HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP pptx

Bài 6
HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ CÔNG TY
CHUYÊN NGHIỆP
1. Nhu cầu hình thành và phát triển các công ty
PR chuyên nghiệp
2. Cấu trúc tổ chức của một công ty PR chuyên
nghiệp
3. Các hoạt động chính của một công ty PR
chuyên nghiệp
4. Vấn đề nhân sự trong công ty PR chuyên
nghiệp
5. Câu hỏi nghiên cứu.

1. Nhu cầu hình thành và phát triển các
công ty PR chuyên nghiệp
1.1. Nhu cầu quảng bá thương hiệu
1.2. Lợi thế so với quảng cáo
1.3. Xu thế hình thành và phát triển
1.4. Xu thế nghề nghiệp.

1.1. Nhu cầu quảng bá thương hiệu
•
Trong thời buổi hội nhập, mọi doanh nghiệp đều
có nhu cầu quảng bá thương hiệu. Nhu cầu này
trở thành một xu hướng kinh doanh quan trọng
và ngày càng phổ biến. Có thể nói, xu hướng
kinh doanh ngày nay chính là kinh doanh
thương hiệu
•
Một thương hiệu tốt là một minh chứng hùng

hồn năng lực của doanh nghiệp. Và trong các
chiến lược xây dựng thương hiệu, không thể
thiếu được vai trò vô cùng quan trọng của PR.

1.2. Lợi thế so với quảng cáo
•
So với quảng cáo thì ngân sách cấp cho hoạt
động PR thấp hơn nhiều nhưng hiệu quả mang
lại không thua kém
•
“Quảng cáo là mình tự nói về mình”, trong khi
“PR là người khác nói về mình”. Do đó, sử dụng
PR trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
thường có sức thuyết phục hơn vì có độ tin cậy
cao hơn
•
Quảng cáo thuyết phục khách hàng bằng lợi ích
của sản phẩm. Còn PR chinh phục khách hàng
bằng những giá trị cao cả hơn.

1.3. Xu thế hình thành và phát triển
•
Hiểu rõ vai trò tích cực của PR, các doanh
nghiệp bắt đầu quan tâm đến hoạt động này
nhiều hơn. Ngoài việc thành lập bộ phận PR
trong doanh nghiệp, trong những thời điểm cần
thiết, các doanh nghiệp còn nhờ đến dịch vụ PR
chuyên nghiệp bên ngoài
•
Không ít doanh nghiệp ký hợp đồng dài hạn với

các công ty PR, và xem những dịch vụ được các
công ty này cung cấp có tầm quan trọng không
nhỏ trong chiến lược phát triển của mình
•
Nhu cầu trên chính là tiền đề cho hàng loạt công
ty PR chuyên nghiệp ra đời và phát triển.

1.4. Xu thế nghề nghiệp
•
Nhận ra ưu thế của PR, nhiều công ty quảng
cáo đã bổ sung thêm PR vào chức năng hoạt
động của công ty và xem nó như một dịch vụ
cung cấp cho khách hàng bên cạnh dịch vụ
quảng cáo
•
Những yêu cầu về sự nhạy bén, năng động, khả
năng sáng tạo trong hoạt động PR cũng là
những yếu tố phù hợp với giới trẻ. Theo đánh
giá của các nhà tuyển dụng, PR đang là một
nghề nghiệp thu hút nhiều sự quan tâm trên thị
trường lao động.

2. Cấu trúc tổ chức của một công ty PR
chuyên nghiệp
2.1. Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp
2.2. Chức năng của từng bộ phận.

2.1. Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp
•
Giống như các công ty khác, công ty PR hoạt

động theo luật doanh nghiệp. Có 4 hình thức là:
doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu
hạn, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh
•
Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp thường
gồm 3 thành phần chính yếu sau:
–
Khối hành chính;
–
Khối tác nghiệp;
–
Khối kỹ thuật.

Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp (Phụ lục 5)
Ban giám đốc
Khối tác nghiệp Khối hành chính Khối kỹ thuật
•
Tư vấn
•
Truyền thông
•
Tổ chức sự kiện
•
Quản trị khủng hoảng
•
Lễ tân
•
Hành chính
•
Kế toán

•
Nhân sự
•
Nghiên cứu
•
Thiết kế
•
Dàn dựng
•
Kỹ thuật

2.2. Chức năng của từng bộ phận
2.2.1. Khối hành chính
2.2.2. Khối tác nghiệp
2.2.3. Khối kỹ thuật.

2.2.1. Khối hành chính
•
Đây là khối “trung tâm đầu não” phụ trách việc
quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động công ty.
Khối hành chính bao quát toàn bộ công việc của
các bộ phận cũng như các vấn đề về nhân sự,
chính sách, thủ tục, quy chế, lương bổng, khen
thưởng, kỷ luật, v.v… cho cán bộ, nhân viên
toàn công ty
•
Thông thường, người giám đốc điều hành sẽ
kiêm nhiệm quản lý khối này.

2.2.2. Khối tác nghiệp

•
Nếu như xem khối hành chính là “đầu não” thì
khối tác nghiệp có thể được xem là “trái tim” của
cả công ty. Khối này bao gồm các hoạt động
chính của một công ty PR, nó có vai trò quyết
định đến sự tồn tại và phát triển của công ty
•
Một số bộ phận chính gồm:
2.2.2.1. Tư vấn
2.2.2.2. Truyền thông
2.2.2.3. Tổ chức sự kiện
2.2.2.4. Quản trị khủng hoảng.

2.2.2.1. Tư vấn
•
Công việc của bộ phận này bao gồm: liên lạc,
giải đáp thắc mắc, tư vấn, thuyết phục khách
hàng sử dụng các giải pháp PR hiệu quả nhất
cho các vấn đề của khách hàng
•
Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng tư vấn dài hạn
với công ty PR và xem các ý kiến tư vấn là
thành phần không thể thiếu trong chiến lược
quảng bá và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp
•
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là
người có kiến thức cao, am hiểu rộng, năng
động, có tài thuyết phục và kỹ năng diễn đạt
xuất sắc.

2.2.2.2. Truyền thông
•
Bộ phận này đảm đương tất cả các vấn đề liên quan đến
truyền thông và các phương tiện truyền thông như báo
chí, phát thanh, truyền hình
•
Soạn thảo các thông cáo báo chí là việc làm thường
xuyên của bộ phận này. Ngoài ra, bộ phận này còn phải
bố trí các cuộc phỏng vấn, liên lạc với các phóng viên,
điện thoại, gửi thư cho ban biên tập cũng như báo cáo
kết quả với khách hàng
•
Nhân viên phụ trách mảng này phải là người chi tiết, cẩn
thận. Khả năng diễn đạt, trình bày mạch lạc là những tố
chất phải có. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng là yêu
cầu cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền
vững với giới truyền thông.

2.2.2.3. Tổ chức sự kiện
•
Tổ chức sự kiện được chuẩn bị chu đáo từ khâu
ý tưởng cho đến quá trình thực hiện và đánh giá
kết quả. Trong thực thi công việc, bộ phận này
luôn phải kết hợp với bộ phận truyền thông
nhằm quảng bá hình ảnh công ty khách hàng
được trọn vẹn và hiệu quả hơn
•
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là
người tháo vát, nhanh nhạy và hết sức chu đáo.
Bên cạnh đó, khả năng tiên liệu và sự linh hoạt

ứng phó với tình huống bất ngờ cũng là phẩm
chất không thể thiếu.

2.2.2.4. Quản trị khủng hoảng
•
Khủng hoảng luôn là cơn ác mộng của các doanh
nghiệp. Bộ phận quản trị khủng hoảng của một công ty
PR chuyên nghiệp phải có sự am hiểu tình hình và khả
năng giải quyết vấn đề sắc sảo. Bên cạnh đó, phải nắm
chắc quy luật vận động và khuynh hướng của các hiện
tượng thì mới có thể giúp doanh nghiệp khách hàng
vượt qua thử thách đáng sợ này
•
Quản trị khủng hoảng phải là những người nhiều kinh
nghiệm, từng trải, có nền tảng kiến thức vững chắc, có
tầm nhìn, tầm bao quát sự việc và khả năng tiên đoán
các vấn đề có thể phát sinh
•
Giải quyết khủng hoảng không phải chỉ là công việc của
một người, nó đòi hỏi công sức và trí tuệ của cả tập thể.
Xử lý khủng hoảng là nhiệm vụ chung của cả bộ phận,
và thậm chí, của toàn công ty.

2.2.3. Khối kỹ thuật
•
Khối kỹ thuật gồm các bộ phận hỗ trợ hoặc có
liên quan đến khía cạnh kỹ thuật của các hoạt
động trong một công ty PR
•
Khối này thường bao gồm các bộ phận:

2.2.3.1. Nghiên cứu
2.2.3.2. Thiết kế
2.2.3.3. Dàn dựng
2.2.3.4. Kỹ thuật.

2.2.3.1. Nghiên cứu
•
Song song với các hoạt động tác nghiệp thì việc
nghiên cứu thị trường là hoạt động không thể
thiếu ở các công ty PR chuyên nghiệp
•
Các phương pháp nghiên cứu thị trường thường
được áp dụng trong PR là nghiên cứu những
thông tin có sẵn, thăm dò ý kiến cũng như
nghiên cứu hình ảnh của tổ chức đối với công
chúng
•
Người phụ trách công tác nghiên cứu này, phải
là người có trình độ nghiên cứu nhất định, am
hiểu về thị trường và có khả năng làm việc độc
lập cao.

2.2.3.2. Thiết kế
•
Khâu thiết kế rất cần thiết cho mọi hoạt động, từ
việc lập kế hoạch cho đến xây dựng các biểu
mẫu, hình ảnh, biểu trưng hoặc các phương tiện
nhận dạng khác. Công tác thiết kế tốt sẽ giúp
tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí
khi triển khai thực hiện

•
Bộ phận thiết kế cần những con người làm việc
tỉ mỉ, cẩn thận nhưng đồng thời cũng phải có óc
thẩm mỹ và khả năng sáng tạo cao.

2.2.3.3. Dàn dựng
•
Là một khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị của mọi
hoạt động tác nghiệp. Từ việc xây dựng một kịch bản
PR cho đến thiết kế, trang hoàng một địa điểm tổ chức
sự kiện đều cần đến “bàn tay dàn dựng”
•
Người làm công tác dàn dựng không chỉ lên chương
trình, chuẩn bị các khâu âm thanh, ánh sáng, xe cộ, vệ
sinh, an ninh, v.v… mà còn phải bám sát chương trình
từ đầu đến cuối. Họ phải “đi trước, về sau” để chỉ đạo
mọi công việc dàn dựng chương trình cho đến “thu dọn
chiến trường” sau khi kết thúc
•
Công tác dàn dựng đòi hỏi sức khoẻ tốt, chịu đựng áp
lực cao trong việc chạy đua với thời gian sao cho kịp
tiến độ chương trình. Nhưng cũng được niềm vui khi
thấy được công trình của mình tạo được hiệu ứng tốt.

2.2.3.4. Kỹ thuật
•
Bộ phận kỹ thuật có mặt trong hầu hết các công
ty. Với công ty PR, bộ phận này chủ yếu giúp
quản trị trang web - một kênh liên lạc với các
khách hàng rất có hiệu quả

•
Bên cạnh đó, bộ phận này cung cấp sự hỗ trợ
cần thiết có liên quan đến khía cạnh kỹ thuật cho
tất cả các bộ phận khác trong công ty.

3. Các hoạt động chính của một công ty
PR chuyên nghiệp
3.1. Tư vấn cho lãnh đạo các doanh nghiệp
3.2. Xây dựng và củng cố mối quan hệ với giới
truyền thông
3.3. Truyền thông về những chính sách hoạt động
của các doanh nghiệp
3.4. Tổ chức các sự kiện
3.5. Quản trị khủng hoảng.

3.1. Tư vấn cho lãnh đạo các doanh nghiệp
•
Hướng quảng bá thương hiệu, thông qua việc
phân tích các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và
môi trường nhân văn nơi doanh nghiệp hoạt
động
•
Tư vấn chiến lược kinh doanh và dự báo sự
phát triển của doanh nghiệp
•
Ngoài ra, còn tư vấn những cách thức giao tế,
phát ngôn, diễn văn, v.v… để việc xuất hiện
trước công chúng của lãnh đạo các doanh
nghiệp gây được những ấn tượng tích cực.

3.2. Xây dựng và củng cố mối quan hệ
với giới truyền thông
•
Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các cơ
quan thông tấn, báo chí, phát thanh, truyền hình
thông qua việc cộng tác cung cấp tin, bài cho
các cơ quan này
•
Bên cạnh đó, là các hoạt động tổ chức họp báo,
sắp xếp các buổi phỏng vấn, trả lời giới truyền
thông, soạn thảo thông cáo báo chí, gửi thư cho
ban biên tập, v.v…

3.3. Truyền thông về những chính sách
hoạt động của các doanh nghiệp
•
Truyền thông những chính sách của các doanh
nghiệp về sản phẩm cũng như dịch vụ đến công
chúng, nhất là công chúng mục tiêu
•
Tư vấn và đưa ra các giải pháp cho các doanh
nghiệp khách hàng thay đổi các chiến lược
truyền thông không hiệu quả của họ.