HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ PHÒNG, BAN CỦA TỔ CHỨC pdf

Bài 7
HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ PHÒNG, BAN
CỦA TỔ CHỨC
1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức
2. Mối quan hệ giữa bộ phận PR và các phòng,
ban khác trong tổ chức
3. Các hoạt động chính của bộ phận PR trong tổ
chức
4. Câu hỏi nghiên cứu.

1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức
1.1. Đòi hỏi từ hoạt động kinh doanh
1.2. Lợi thế khi có bộ phận PR trong tổ chức
1.3. Cơ cấu tổ chức có bộ phận PR.

1.1. Đòi hỏi từ hoạt động kinh doanh
•
Trong khoảng vài năm trở lại đây, trước tình
hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước những
xu hướng mới trong kinh doanh, trước yêu cầu
ngày càng cao từ người tiêu dùng, và những ưu
thế vượt trội của công tác quan hệ công chúng,
nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu trang bị cho
mình bộ phận PR trong doanh nghiệp
•
Bộ phận này thường được gọi là PR doanh
nghiệp hay PR nội bộ.

1.2. Lợi thế khi có bộ phận PR trong tổ chức
•

Bộ phận PR sẽ phát ngôn cho doanh nghiệp,
thay mặt doanh nghiệp chuyển tải đến công
chúng những thông điệp về hình ảnh, sản phẩm
và những hoạt động của doanh nghiệp
•
Với tính chất và khối lượng công việc vừa phải,
PR doanh nghiệp sẽ tự lo liệu, không phải thuê
các công ty PR bên ngoài thực hiện, giúp tiết
kiệm được chi phí
•
Vì là “người trong cuộc”, nhân viên PR doanh
nghiệp am hiểu sâu sắc bản sắc văn hóa, tiềm
năng cũng như ưu - nhược điểm của tổ chức, từ
đó, có thể vạch ra những chiến dịch hành động
phù hợp.

1.3. Cơ cấu tổ chức có bộ phận PR
•
PR là một bộ phận trong chiến lược marketing
của doanh nghiệp. Bộ phận PR, vì thế, được đặt
trong bộ phận marketing của doanh nghiệp
•
Trong bộ phận PR có các mảng công việc sau:
–
Truyền thông (nội bộ và bên ngoài)
–
Ấn loát
–
Tổ chức sự kiện
–

Tài trợ cộng đồng
–
Hoạt động phối hợp.

Cơ cấu tổ chức (phụ lục 6)
Ban giám đốc
Kế toánHành chínhMarketing Kinh doanhSản xuất
KhácPRKhuyến mạiQuảng cáo
•
Truyền thông
•
Ấn loát
•
Tổ chức sự kiện
•
Tài trợ cộng đồng
•
Hoạt động phối hợp

2. Mối quan hệ giữa bộ phận PR và các
phòng, ban khác trong tổ chức
•
PR không phải chỉ làm tốt công tác đối ngoại mà còn
phải chú ý đến các mối quan hệ trong nội bộ công ty
•
PR và marketing cần phải duy trì liên lạc thường xuyên
cho sự thống nhất chiến lược. Mối quan hệ giữa PR và
quảng cáo cũng khá thân thiết nên cần có sự hỗ trợ và
hợp tác chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo chung của bộ
phận marketing

•
Không chỉ có thế, PR còn phải có mối quan hệ tốt với
các bộ phận sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán,
v.v… để một mặt, có đủ thông tin cho các hoạt động PR
của bộ phận mình, mặt khác, cung cấp thông tin cho các
bộ phận này về tình hình cũng như tiến độ thực hiện
mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

3. Các hoạt động chính của bộ phận PR
trong tổ chức
3.1. Truyền thông (đối nội và đối ngoại)
3.2. Ấn loát
3.3. Tổ chức sự kiện
3.4. Tài trợ cộng đồng
3.5. Hoạt động phối hợp.

3.1. Truyền thông
3.1.1. Truyền thông đối nội
3.1.2. Truyền thông đối ngoại.

3.1.1. Truyền thông đối nội
3.1.1.1. Khái niệm truyền thông đối nội
3.1.1.2. Phương thức truyền thông đối nội.

3.1.1.1. Khái niệm truyền thông đối nội
•
Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc
trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự,
từ nhân viên chính thức đến cộng tác viên
•

Hoạt động truyền thông đối nội hướng đến tất cả thành viên trong tổ
chức, hỗ trợ cho việc thông đạt và đồng thuận thực hiện mục tiêu
chung. Truyền thông đối nội giúp mọi người hiểu rõ việc gì đang diễn
ra trong tổ chức, thấy được vai trò và vị trí của mình trong tiến trình
thực hiện công việc chung, tin tưởng vào lãnh đạo và tự tin khi làm
việc. Tất cả điều này khiến nhân viên cảm thấy phấn khởi và tự hào
về “màu cờ sắc áo” của tổ chức họ đang phụng sự
•
Hoạt động truyền thông đối nội còn giúp xây dựng và gìn giữ văn hoá
của tổ chức, nói cách khác, là phong cách làm việc của một tổ chức,
là mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các phòng ban và
giữa các nhân viên với nhau, đóng vai trò then chốt trong việc tạo
động lực thúc đẩy mọi người làm việc. Truyền thông nội bộ là một
phương thức quan trọng để xây dựng văn hoá của một tổ chức.

3.1.1.2. Phương thức truyền thông đối nội
3.1.1.2.1. Giao tiếp trực diện
3.1.1.2.2. Bản tin nội bộ
3.1.1.2.3. Bảng thông báo
3.1.1.2.4. Bản ghi nhớ
3.1.1.2.5. Khen thưởng
3.1.1.2.6. Sự kiện
3.1.1.2.7. Mạng máy tính nội bộ.

3.1.1.2.1. Giao tiếp trực diện
•
Tuy phương tiện thông tin liên lạc ngày nay rất
tiến bộ, cho phép con người giao tiếp từ xa
nhanh chóng, dễ dàng, nhưng giao tiếp trực diện
vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động

truyền thông
•
Giao tiếp trực diện cho phép thể hiện ngôn ngữ
cử chỉ, điệu bộ, phản ánh thông tin một cách
sinh động và rõ nét mà không phải bất cứ
phương tiện truyền thông nào cũng có thể thông
đạt được
•
Gặp gỡ trực tiếp, trao đổi, họp mặt là những cơ
hội lý tưởng để truyền thông đối nội.

3.1.1.2.2. Bản tin nội bộ
•
Là một loại báo chí nội bộ, phát hành định kỳ và
lưu hành trong nội bộ cơ quan.
•
Bản tin thường đề cấp tới những chính sách
cũng như những hoạt động đang diễn ra trong tổ
chức. Đây cũng là “diễn đàn” để mọi người trong
tổ chức có thể chia sẻ ý kiến, suy nghĩ của
mình. Và đồng thời cũng là phương tiện truyền
thông đối nội và thu thập thông tin phản hồi.

3.1.1.2.3. Bảng thông báo
•
Là vật dụng thông tin truyền thống của mọi loại
hình cơ quan qua mọi thời kỳ
•
Để thu hút sự chú ý, bảng thông báo phải đặt ở
nơi đông người lui tới, luôn có những thông tin

mới, hình thức trình bày sạch, đẹp, sáng, rõ. Nội
dung trình bày ngắn gọn, đơn giản, mang tính
phổ biến
•
Tuy là loại phương tiện truyền thông cổ điển,
nhưng bảng thông báo rất hiệu quả, mang tính
chính thức cao và sẽ tồn tại mãi với thời gian.

3.1.1.2.4. Bản ghi nhớ
•
Là một loại văn bản lưu hành nội bộ, trình bày
ngắn gọn với nội dung là một thoả thuận,
thường là giữa cấp quản trị và nhân viên, về các
vấn đề nội bộ như: đề bạt, nâng lương, khen
thưởng, kỷ luật, cam kết v.v…
•
Bản ghi nhớ có giá trị pháp lý thấp hơn hợp
đồng hay quyết định, chỉ mang tính xác định sự
việc và mốc thời gian hiệu lực.

3.1.1.2.5. Khen thưởng
•
Là hình thức công nhận, đánh giá cao hoạt động
của một tập thể hay cá nhân, với mục tiêu động
viên mọi người khác trong tổ chức noi theo
•
Hình thức khen thưởng có thể mang tính chất tài
chính như tiền hoặc phi tài chính như giấy khen,
chấm điểm thi đua, quà tặng hoặc một chuyến đi
du lịch, v.v…

3.1.1.2.6. Sự kiện
Là những cơ hội để các nhân viên trong tổ chức
sinh hoạt tập thể, giao lưu, gắn bó với nhau
hơn. Các sự kiện thường là: liên hoan hoặc tổ
chức đi chơi vào các ngày lễ lớn, tiệc tất niên,
trình diễn văn nghệ, thi đấu thể thao, hoặc có khi
chỉ đơn giản là tiệc sinh nhật ai đó trong tổ chức.

3.1.1.2.7. Mạng máy tính nội bộ
Ứng dụng những thành tựu của công nghệ
thông tin, một số lớn tổ chức thiết lập mạng nội
bộ giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận
phản hồi nhanh.

3.1.2. Truyền thông đối ngoại
3.1.2.1. Khái niệm truyền thông đối ngoại
3.1.2.2. Phương thức truyền thông đối ngoại.

3.1.2.1. Khái niệm truyền thông đối ngoại
•
Tất cả đối tượng công chúng bên ngoài tổ chức
như: công chúng mục tiêu, khách hàng, nhà
cung cấp, nhà đầu tư, giới truyền thông, chính
phủ, các nhóm công chúng có liên quan, v.v…
đều là những đối tượng mà truyền thông đối
ngoại của doanh nghiệp hướng đến
•
Mục tiêu của hoạt động truyền thông với các đối
tượng công chúng này để nhằm tạo sự thiện

cảm và thông hiểu lẫn nhau, qua đó, quảng bá
hình ảnh của tổ chức.

3.1.2.2. Phương thức truyền thông đối ngoại
3.1.2.2.1. Soạn thảo thông cáo báo chí
3.1.2.2.2. Tổ chức họp báo
3.1.2.2.3. Tham gia hội nghị, hội thảo
3.1.2.2.4. Biên tập và phát hành các ấn phẩm, thư
từ cho khách hàng.

3.1.2.2.1. Soạn thảo thông cáo báo chí
Soạn thảo thông cáo báo chí gửi tới các cơ
quan truyền thông đại chúng, đồng thời phân
công nhân sự chuyên trách mảng cung cấp tin
cho các phương tiện truyền thông này.

3.1.2.2.2. Tổ chức họp báo
•
Tổ chức các buổi họp báo, động thổ, khánh
thành, khai trương, đại hội cổ đông, hội nghị
khách hàng, trưng bày, triển lãm, v.v… có sự
tham gia của giới truyền thông
•
Trong những dịp như trên, PR đồng thời phải
đảm đương nhiệm vụ sắp xếp các buổi phỏng
vấn cho giới truyền thông với ban lãnh đạo của
doanh nghiệp.

3.1.2.2.3. Tham gia hội nghị, hội thảo
Là người đại diện cho doanh nghiệp tham gia

các hội nghị, hội thảo. Qua đó, góp tiếng nói của
doanh nghiệp trong các sự kiện truyền thông
quan trọng này.