Ứng dụng Thương mại Điện tử vào hoạt động logistics của công ty UPS SCS tại Việt Nam

2
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
0O0
BÀI THẢO LUẬN
MÔN: LOGISTICS KINH DOANH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ.
ĐỀ TÀI: MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH VIỆC ỨNG DỤNG TMĐT TRONG
HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA CÔNG TY UPS SCS TẠI VIỆT NAM.
Giáo viên hướng dẫn: Lục Thị Thu Hường.
Nhóm 11: 1. Cấn Thanh Tùng
2. Nguyễn Thị Hồng Tươi
3. Đặng Minh Tuyển
4. Trần Thị Vân

5. Phạm Tuấn Vũ
6. Nguyễn Thị Thanh Xuân
7. Hán Thị Yến
8. Hoàng Thị Yến
9. Nguyễn Thị Yến
10. Trần Thị Hải Yến
Lớp:1353BLOG0611.
Lời nói đầu
Quá trình toàn cầu hóa và phát triển khoa học công nghệ đã thúc đẩy sự phát
triển mạnh mẽ dịch vụ Logistics để đáp ứng quá trình giao lưu buôn bán, trao đổi hàng
hóa toàn cầu góp phần quan trọng vào sự tăng trưởng kinh tế thế giới, bố trí tốt hơn
nguồn tài nguyên và tự do lựa chọn ngành hàng, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên

thị trường quốc tế. Việc tích hợp các hoạt động của Logistics sẽ giảm thiểu các rủi ro
có thể xảy ra, cắt giảm các chi phí phát sinh, và đảm bảo được những cam kết với
khách hàng.
Đến nay có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu thế giới có
mặt tại Việt Nam dưới nhiều hình thức khác nhau. Với vị trí địa lý thuận lợi cho việc
phát triển những trung tâm Logistics tại Việt Nam và dự báo trong thời gian tới ngành
công nghiệp Logistics sẽ có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các công ty trong và ngoài
nước, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng tăng, các doanh nghiệp đã và đang
quan tâm đến hoạt động Logistics, bên cạnh đó lần đầu tiên thuật ngữ Logistics đã
được đưa vào Luật thương mại sửa đổi, đây là những tiền đề quan trọng để Việt Nam
tích cực chuyển biến nâng cao năng lực cạnh tranh về chất lượng dịch vụ và nâng cao
hiệu quả của ngành công nghiệp Logistics.

Chính vì lý do trên mà nhóm tôi quyết định nghiên cứu đề tài: “Mô tả và phân tích
việc ứng dụng Thương mại Điện tử trong hoạt động Logistics của công ty UPS SCS tại
Việt Nam”.
Vì thời gian cũng như năng lực còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót
mong thày, cô và bạn đọc góp ý để bài thảo luận của nhóm hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
3
1. Cơ sở lý thuyết.
1.1. Khái niệm Logistics.
“Logistics là quá trình tối ưu hóa về địa điểm và thời điểm, tối ưu hóa việc lưu
chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ đầu vào nguyên thủy cho đến tay người tiêu
dùng cuối cùng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng với chi phí thích hợp,

thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”. (PGS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân: Quản trị
Logistics – NXB Thống kê 2006).
Như vậy, Logistics là quá trình tối ưu hóa mọi công việc, mọi thao tác từ khâu
cung ứng, sản xuất, vận tải, phân phối và tiêu dùng sản phẩm chứ không chỉ là “kho”
và “ vận”, “giao” và “nhận” như một số người lầm tưởng. Logistics được áp dụng
trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế - xã hội như: quân sự, công
nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, du lịch,….trong mỗi ngành, lĩnh vực
Logistics sẽ có đặc thù riêng. Logistics không phải là một hoạt động riêng lẻ, mà là
một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống qua các bước nghiên cứu,
hoạch định, tổ chức, quản lý, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện. Các hoạt
động này phải tuân thủ đặc tính của dây chuyền : vận tải-lưu kho-phân phối và hơn thế

nữa chúng phải đáp ứng yêu cầu vầ tính kịp thời (JIT-Just In Time).
Ở tầm vi mô, Logistics là việc tối ưu hóa các thao tác, hoạt động trong quá trình
sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh mang lại
hiệu quả kinh tế cao hơn. Ở tầm vĩ mô, có thể coi Logistics là một ngành dịch vụ giúp
tối ưu hóa quá trình phân phối, vận chuyển, dự trữ các nguồn lực, giúp các quốc gia và
nhân loại phát triển bền vững và hiệu quả.
1.2. Phân loại Logistics.
Trên thực tế, Logistics được phân loại theo theo nhiều tiêu chí khác nhau như:
1.2.1. Phân loại theo các hình thức Logistics.
Logistics bên thứ nhất ( 1PL- First party Logistics): người chủ sở hữu hàng hóa tự
mình tổ chức và thực hiện các hoạt động Logistics để đáp ứng nhu cầu của bản thân.
Logistics bên thứ hai ( 2PL- Second Party Logistics): người cung cấp dịch vụ

Logistics bên thứ hai là người cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ trong chuỗi
4
các hoạt động Logistics ( vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, thanh toán,…) để đáp ứng
nhu cầu của chủ hàng chưa tích hợp hoạt động Logistics.
Logistics bên thứ ba (3PL- Third Party Logistics): là người thay mặt cho chủ hàng
quản lý và thực hiện các dịch vụ Logistics cho từng bộ phận chức năng như: thay mặt
người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu và vận chuyển nội địa hoặc thay mặt cho
người nhập khẩu làm thủ tục thông quan và vận chuyển hàng tới địa diểm quy định.
Logistic bên thứ tư (4PL- ourth Party Logistics): là người hợp nhất, gắn kết các nguồn
lực, tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để
thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi Logistics.
Logistics bên thứ 5 (5PL-Five Party Logistics): Phát triển nhằm phục vụ cho

Thương mại Điện tử (TMĐT), các nhà cung cấp dịch vụ 5PL là các 3PL và 4PL, đứng
ra quản lý toàn chuỗi phân phối trên nền tảng TMĐT.
1.2.2. Phân loại theo quá trình.
Logistics đầu vào ( inbound Logistics): là các hoạt động đảm bảo cung ứng tài
nguyên đầu vào (nguyên liệu, thông tin, vốn,…) một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian
và chi chí cho quá trình sản xuất.
Logistics đầu ra ( outbound ogistics): là các loại hoạt động đảm bảo cung cấp
thành phẩm đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về ị trí, thời gian và chi phí
nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
Logistics ngược (Reverse Logistics): là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu,
phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất, phân
phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý.

1.2.3. Phân loại theo đối tượng hàng hóa.
• Logistics hàng tiêu dùng nhanh ( FMCG Logistics).
• Logistics ngành ôtô ( Automative Logistics).
• Logistics hóa chất ( chemical Logistics).
• Logistics hàng điện tử ( Electronic Logistics).
• Logistics dầu khí ( Petroleum Logistics).
5
1.3. Vai trò của dịch vụ Logistics.
 Là công cụ liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu ( GVC-Global
Value Chain) như cung cấp, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thị
trường cho các hoạt động kinh tế.
Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt là việc mở

cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, Logistics được các nhà quản lý
coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lượt
doanh nghiệp. Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt
động của doanh nghiệp. Thế giới ngày nay được nhìn nhận như các nền kinh tế liên
kết, trong đó các doanh nghiệp mở rộng biên giới quốc gia và khái nieekm quốc
gia về thương mại chỉ đứng hàng thứ 2 so với hoạt động của các doanh nghiệp, ví
dụ như thị trường tam giác bao gồm ba khu vực địa lý : Nhật , Mỹ- Canada và EU.
Trong thị trường tam giác này, các công ty trở nên quan trọng hơn quốc gia vì
quyền lực kinh tế của họ đã vượt quá biên giới quốc gia, quốc tịch của công ty đã
trở nên mờ nhạt. Ví dụ như hoạt động của Toyota hiện nay, mặc dù phần lớn cổ
đông của Toyota là người Nhật và thị trường quan trọng nhất của Toyota là Mỹ
nhưng phần lớn xe Toyota bán tại Mỹ được sản xuất tại nhà máy của Mỹ thuộc sở

hữu của Toyota. Như vậy, quốc tịch của Toyota đã bị mờ đi nhưng đối với thị
trường Mỹ thì rõ ràng Toyota là nhà sản xuất một số loại xe ôtô và xe tải có chất
lượng cao.
 Logistics có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chu trình lưu chuyển
của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu, phụ kiện,… tới
sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sử dụng.
Từ thập niên 70 của thế kỷ XX, liên tiếp các cuộc khủng hoảng năng lượng
buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới chi phí, đặc biệt là chi phí vận chuyển.
Trong nhiều giai đoạn , lãi suất ngân hàng cũng cao khiến các doanh nghiệp có
nhận thức sâu sắc hơn về vốn, vì vốn bị đọng lại do việc duy trì quá nhiều hàng tồn
kho. Chính trong giai đoạn này, cách thức tối ưu hóa quy trình sản xuất, lưu kho,
vận chuyển hàng hóa được đặt lên hàng đầu. Và với sự trợ giúp của công nghệ

thông tin, Logistics chính là một công cụ đắc lực để thực hiện điều này.
6
 Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiều bài toán
hóc búa về nguồn nguyên liệu cung ứng, số lượng và thời điểm hiệu quả để bổ
sung nguồn nguyên liệu, phương tiện và hành trình vận tải, địa điểm, kho bãi chứa
thành phẩm, bán thành phẩm,… Để giải quyết những vấn đề này một cách có hiệu
quả kho thể thiếu vai trò của Logistics vì Logistics cho phép nhà quản lý kiểm soát
và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu trên để giảm tối đa chi phí phát sinh
đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
 Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng thời gian –

địa điểm.
Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đã làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng
phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với
dịch vụ vận tải giao nhận. Đồng thời, để tránh hàng tồn kho, doanh nghiệp phải
làm sao để lượng hàng tồn kho luôn là nhỉ nhất. Kết quả là hoạt động lưu thông nói
riêng và hoạt động Logistics nói chung phải đảm bảo yêu cầu giao hàng đúng lúc,
kịp thời, mặt khác phải đảm bảo mục tiêu khống chế lượng hàng tồn kho ở mức tối
thiểu. Sự phát triển mạnh mẽ của tin học cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung
ứng , sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả quá
trình này trở nên hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, nhưng đồng thời cũng phức tạp
hơn.
1.4. Những nhân tố tác động đến hoạt động Logistics.

1.4.1. Chính sách của Nhà nước.
Nhà nước cần có chính sách thông thoáng, kịp thời với sự phát triển của thời đại,
hoàn thiện hẹ thống quản lý thông qua các quy định như: cải cách thủ tục hải quan
theo hướng hiện đại, đơn giản và minh bạch nhằm tạo động lực cho sự phát triển của
loại hình dịch vụ này. Bên cạnh đó nhà nước cần khuyến khích sự hợp tác giữa các
công ty trong nước với các công ty nước ngoài trong nghành Logistics: hai bên sẽ liên
doanh, phối hợp hoạt động, tận dụng triệt để thế mạnh của mỗi bên làm cho ngành
dịch vụ Logistics phát triển mạnh và hiệu quả. Ngoài ra, Logistics là loại hình dịch vụ
tổng hợp, quá trình hoạt động có liên quan đến sự quản lý của nhiều bộ, ngành như:
7
giao thông vận tải, thương mại, hải quan, đo lường và kiểm định,… Việc mỗi bộ ban
hành một quy dịnh riêng nhưng không đồng bộ, thậm chí còn mâu thuẫn với nhau đã

gây ra những trở ngại không nhỏ cho ngành dịch vụ Logistics.
1.4.2. Cơ sở hạ tầng.
Là yếu tố quan trọng hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động dịch vụ Logistics. Cơ sở hạ
tầng bao gồm:
Hạ tầng giao thông vận tải: đường bộ, đường sắt, đường sông, đường hàng
không, đường biển, hệ thống cảng biển và hệ thống kho bãi. Các yếu tố này càng hoàn
thiện thì hoạt động Logistics sẽ phát triển mạnh mẽ, phát huy tối đa chức năng vận
chuyển nhanh chóng, an toàn và thuận lợi với chi phí tối thiểu. Một trong những trở
ngại lớn đối với sự phát triển của ngành dịch vụ này là hệ thống cở sở hạ tầng thiếu
đồng bộ. Các trục đường bộ không được thiết kế đúng tiêu chuẩn để có thể kết hợp tốt
giữa các phương thức vận tải bằng đường biển, đường sông, đường bộ và đường hàng
không. Chẳng hạn tại Việt Nam, các quốc lộ chỉ được thiết kế cho xe tải trọng không

quá 30 tấn lưu thông, trong khi theo tiêu chuẩn quốc tế, trọng lượng một cintainer 40
feet đầy hàng đã lên đến 34,5 tấn, như vậy để có thể lưu thông trên đường, doanh
nghiệp buộc phải sang hàng sang container khác làm tăng chi phí và mất thời gian.
Hạ tầng công nghệ thông tin: áp dụng các chương trình EDI, ERP, MRP và
GPS cho quản lý dữ liệu qua mạng, điều phối hoạt động phân phối hàng hóa nhanh
chóng- chuẩn xác với thời gian nhanh nhất, thúc đẩy và phát triển công nghệ thông tin,
trao đổi dữ liệu điện tử trong thương mại / khai quan điện tử để tận dụng ưu thế của
công nghệ thông tin nhằm mang lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm
thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận trong thương mại,xuất nhập khẩu và hải quan. Hơn
thế, nếu hệ thống thông tin phát triển mạnh mẽ sẽ làm gia tăng sự hài lòng và giá trị
cung cấp cho khách hàng của dịch vụ Logistics. Đứng ở góc độ này, Logistics được
xem là công cụ hiệu quả để đạt được lợi thế cạnh tranh lâu dài về sự khác biệt hóa và

tập trung.
1.4.3. Nguồn nhân lực.
Là yếu tố quyết định sự thành công trên thương trường đối với tất cả các doanh
nghiệp kinh doanh bất kỳ loại hình dịch vụ nào. Chất lượng nguồn nhân lực là một
trong những yếu tố quyết định cho hoạt động Logistics bởi chính con người sẽ tác
8
động điều phối xuyên suốt quá trình hoạt động Logistics. Nguồn nhân lực trong lĩnh
vực dịch vụ Logistics cần phải có trình độ cao về ngoại ngữ, chuyên môn sâu, có kiến
thức rộng về địa lý, am tường luật lệ liên quan đến xuất nhập khẩu, các quy định và
luật hải quan trong nước và quốc tế, thông thạo và hiểu biết về pháp luật quốc gia và
luật quốc tế, có kiến thức về cả ngân hàng, bảo hiểm và hàng không, máy bay, tàu
biển….

1.5. Khái niệm Thương mại Điện tử và Logistics Thương mại Điện tử.
1.5.1. Thương mại Điện tử.
Có nhiều khái niệm về Thương mại điện tử, nhưng hiểu một cách tổng quát,
TMĐT là việc tiến hành một phần hay toàn bộ hoạt động thương mại bằng những
phương tiện điện tử. TMĐT vẫn mang bản chất như các hoạt động thương mại truyền
thống. Tuy nhiên, thông qua các phương tiện điện tử mới, các hoạt động thương mại
được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí và mở rộng không gian
kinh doanh.
Theo Tổ chức Thương mại thế giới(WTO): "Thương mại điện tử bao gồm việc
sản xuất, quảng cáo, bán hàng và phân phối sản phẩm được mua bán và thanh toán trên mạng
Internet, nhưng được giao nhận một cách hữu hình, cả các sản phẩm giao nhận cũng như những
thông tin số hoá thông qua mạng Internet"

Theo Ủy ban Thương mại điện tử của Tổ chức Hợp tác kinh tế châu Á - Thái
BìnhDương (APEC): "Thương mại điện tử là công việc kinh doanh được tiến hành thông qua
truyền thông số liệu và công nghệ tin học kỹ thuật số"
TMĐT ngày càng được biết tới như một phương thức kinh doanh hiệu quả từ khi
Internet hình thành và phát triển. Chính vì vậy, nhiều người hiểu TMĐT theo nghĩa cụ
thể hơn là giao dịch thương mại, mua sắm qua Internet và mạng (ví dụ mạng Intranet
của doanh nghiệp).
1.5.2. Logistics TMĐT.
- E-logistics được hiểu là quá trình hoạch định chiến lược, thiết kế và thực thi tất cả
các yếu tố cần thiết của hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức và tác nghiệp logistics để
hiện thực hóa và vật chất hóa cho hoạt động Thương mại Điện Tử.
9

2. Phân tích thực trạng dịch vụ Logistics cho hàng xuất khẩu của
UPS SCS tại Việt Nam.
2.1. Tổng Quan về UPS SCS tại Việt Nam (C/O Nam Khải Transportation).
- Tên công ty : UPS SUPPLY CHAIN SOLUTION
C/O NAM KHAI TRANSPORTATION INT’L
- Địa chỉ : 18A CONG HOA ST, WARD 4, TAN BINH DIST.,
- Tel/ Fax.# 84-8-8118728 ( 20 line )/ 84-8-8118721-23.
- Website: www.ups.com
- Logo:

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty.
United parcel service ( UPS) được thành lập tại Mỹ vào năm 1907. Hơn 100 năm

qua, UPS đã trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển. Phát triển từ một
công ty nhỏ chuyên chuyển phát thư thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu
các dịch vụ điện tử trên mặt đất, ngoài đại dương và trên không, UPS đã cho thế giới
thấy rằng khả năng vận chuyển của mình đáng tin cậy, công ty đã giữ vững được danh
tiếng về sự toàn vẹn, sở hữu nhân viên, và dịch vụ khách hàng.
Ngày nay UPS đã trở thành một tập đoàn hoạt động trên toàn cầu, UPS được
đánh giá là một trong những công ty phát chuyển bưu kiện lớn nhất thế giới, nhà cung
cấp các dịch vụ kho vận và vận chuyển chuyên nghiệp đồng thời là nhà cung cấp chuỗi
cung ứng, dịch vụ logistics, TMĐT toàn cầu.
Với chiến lược kinh doanh: giữ vững và phục vụ khách hàng thân thiết của các
công ty có hệ thống hoạt động toàn cầu đặt chi nhánh và văn phòng đại diện tại Việt
Nam, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến, cung cấp dịch vụ cung ứng và

logistics nhằm thu hút thêm khách hàng mới, đặt nền móng cũng như tìm kiếm lợi
nhuận từ loại hình dịch vụ còn ít đối thủ cạnh tranh này.
10
Và UPS có mặt tại Việt Nam từ năm 1994 sau khi Mỹ bỏ cấm vận. Tuy nhiên,
các dịch vụ hiện tại của UPS đang giới thiệu tại Việt Nam còn chiếm một vị trí khiêm
tốn so với quy mô thực sự trên thế giới: liên kết với Công ty cổ phần chuyển phát
nhanh Bưu Điện cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh (Express) và ký hợp đồng đại lý
với công ty Nam Khai Transportation Int’l. Văn phòng chính đặt trụ sở tại địa chỉ: 53
Quang Trung, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Năm 1997 công ty thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, cung cấp các dịch vụ
môi giới vận chuyển (Forwarding), vận chuyển đường biển, hàng không
(Transportation), cung cấp chuỗi cung ứng & Logistics (Supply Chain Solutions &

Logistics).
Thời gian đầu, công ty đặt trụ sở tại địa chỉ : 287 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3,
Tp. Hồ Chí Minh. Đến năm 2003 công ty dời đến địa chỉ mới tại : 19-25 Nguyễn Huệ,
Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh. Đầu năm 2009 công ty đặt trụ sở tại 18A Cộng Hòa,
Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh và hoạt động cho đến nay.
Với tư cách là một công ty TNHH, công ty Nam Khải thực hiện chế độ hoạch
toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại
ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo quy định nhà nước.
Tại TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH Nam Khải hoạt động với tư cách là một chi
nhánh nên số lượng nhiên viên của công ty không nhiều, khoảng 55 người. Tuy nhiên
đây chính là những nhân viên giàu kinh nghiệm, vững vàng nghiệp vụ và có trình độ
chuyên môn cao với thâm niên trên 10 năm trong nghề và một số các nhân viên trẻ 2-4

năm trong nghề cùng với trang thiết bị hiện đại làm cho hoạt động của Công ty Nam
Khải hòa nhập với hệ thống toàn cầu nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc và cung cấp
dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.
Hiện nay Công Ty Nam Khải có thêm trụ sở đặt ở Đà Nẵng.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
2.1.2.1. Chức năng.
- Thực hiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa nội địa và hàng hóa xuất nhập
khẩu: thuê phương tiện vận tải, đưa hàng vào cảng, chất hàng lên tàu, hoặc làm thủ tục
nhận hàng từ tàu, làm thủ tục hải quan, lưu kho hàng đợi nộp thuế, thuê phương tiện
vận tải chở hàng về kho…
11
- Khai báo hải quan: sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục, chứng từ liên quan và

giao hàng cho người vận tải.
- Dịch vụ gom hàng hay tập chung hàng : thực hiện chức năng này công ty phải đảm
nhận công việc quan hệ với khách hàng để thực hiện các yêu cầu có hiệu quả.
- Vận chuyển hàng theo dự án: chủ yếu liên quan đến việc vậy chuyển máy móc, thiết
bị nhập khẩu chuyên dùng, để xây dựng các công trình lớn như sân bay, nhà máy hóa
chất, nhà máy thủy điện, nhà máy lọc dầu.
- Thuê kho hải quan.
2.1.2.2. Nhiệm vụ.
- Sử dụng và quản lý hiệu quả nguồn vốn của công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất và
thự hiện nghĩa vụ đóng góp ngân sách cho nhà nước.
- Quản lý chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, không ngừng nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho những nhân viên còn non trẻ.

- Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách về giao nhận xuất nhập khẩu.
- Liên tục cập nhật thông tin từ nước ngoài để đưa ra các quyết định chính xác.
2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty.
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
KHO
BÃI
P. AIR
P. TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
P.KẾ TOÁN P. NGHIỆP VỤ
KHO
BÃI

DỊCH VỤ
KHÁCH
HÀNG
P. KINH
DOANH
P. SEA
XK
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
XK NK NK
12
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:

Giám đốc : Là người lãnh đạo, điều hành quản lý, là người quyết định kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật và toàn
thể nhân viên.
Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, giúp giám đóc quản
lý công ty, đại diện giám đốc giải quyết vấn đề khi được ủy quyền.
Phòng hành chính: đảm nhận các công việc như theo dõi lịch làm việc của nhân
viên trong công ty, sắp xếp công việc hành chính, hội họp, đại diện công ty liên hệ và
giải quyết công việc với các đối tác khác, giải quyết các chính sách về chế độ lao
động, tiền lương.
Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo của giám đốc, có nhiệm vụ hoạch toán kế toán,
đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng, quý, năm,
quản lý nguồn vốn và tài sản của công ty.

Phòng nghiệp vụ: có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch đề ra từ giám đốc và chia
thành các bộ phân:
* Dịch vụ khách hàng: đại diện công ty quan hệ với khách hàng về các vấn đề
liên quan đến nghiệp vụ, như lịch trình tàu chạy, thông tin về phương tiện chuyên chở,
sự biến động về giao nhận hàng.
*Phòng kinh doanh: nghiên cứu, tìm hiểu khách hàng, cung cấp thông tin cần
thiết về khách hàng, về thị trường.
*Phòng air: thực hiện các hợp đồng chuyên xuất nhập khẩu bằng đường hàng
không, tiến hành thực hiện các thao tác nghiệp vụ giao nhận, chịu trách nhiệm từ khâu
làm chứng từ, theo dõi hồ sơ, liên hệ khách hàng, làm thủ tục hải quan… nhận vận
chuyển, trung chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu ra
sân bay để giao hàng xuất khẩu, và ngược lại đối với hàng nhập khẩu.

*Phòng sea: có chức năng tương tự phòng air, nhưng chịu trách nhiệm cho các lô
hàng chuyên chở bằng đường biển.
*Kho bãi: quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa của từng chủ hàng, sắp xếp
hàng để đáp ứng cho việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng ra cảng cũng như giao cho
người nhận
Nhìn chung sơ đồ tổ chức của công ty có ưu điểm là các phòng ban có thể hổ trợ
cho nhau trong công việc, mọi thông tin truyền tải nhanh chóng kịp thời đến bộ phận
cần thiết, về việc quản lý cũng được dễ dàng hơn.
13
2.2. Giới thiệu hoạt động Logisics tại công ty UPS SCS.
2.2.1. Quản lý hàng hoá.
 Quy trình giao nhận hàng hóa của UPS SCS:

14
NGƯỜI NHẬN HÀNG (CONSIGNEE)
NHẬN
HÀNG
(CONSINEE)
CUNG CẤP
LỊCH TRÌNH
CUNG CẤP
DỊCH VỤ
CUNG CẤP
CƯỚC PHÍ
HƯỚNG

DẪN THỦ
TỤC GỬI
HÀNG
THÔNG TIN
HÀNG HÓA
VẬN
CHUYỂN
UPS SCS VIỆT NAM
VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA THEO YÊU CẦU
LÀM THỦ TỤC VẬN TẢI HÀNG HÓA
THÔNG BÁO VỚI ĐẠI LÝ UPS CẢNG ĐẾN VỀ
LÔ HÀNG

UPS SCS CẢNG ĐẾN
KIỂM TRA,
THÔNG
QUAN HÀNG
HÓA…
LÀM THỦ
TỤC, PHÂN
PHỐI HÀNG
HÓA THEO
SỰ CHỈ ĐỊNH
CUNG CẤP
DỊCH VỤ TẢI

CẢNG ĐẾN
1. PHỐI
HỢP
TRAO
ĐỔI: THỊ
TRƯỜNG
GIÁ
CƯỚC…
2. XEM
XÉT, GIẢI
QUYẾT
MỌI

KHIẾU
NẠI CỦA
KHÁCH
HÀNG
NGUỜI GỬI HÀNG ( SHIPPER)
NHẬN
HÀNG
(CONSINEE)
15
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa của UPS SCS tại Việt Nam
2.2.1.1. Vận chuyển đường biển.
UPS Supply Chain Solutions

SM
cung cấp hàng loạt các dịch vụ vận chuyển hàng
hóa và vận tải toàn cầu. Từ hầu hết các quốc gia xuất xứ, điểm phát hàng, hay hãng
vận chuyển, UPS SCS có thể cung cấp một nguồn lực được tổ chức hợp lý để đặt trước
chỗ cho hàng hóa của bạn, sắp xếp nhận hàng và quản lý tài liệu vận chuyển. Công ty
có thể cung cấp phương tiện vận tải hầu hết các lô hàng có kích thước bất kỳ, và công
nghệ truy tìm tiên tiến của công ty cung cấp cho khách hàng khả năng nhận dạng các
giai đoạn quan trọng của tiến trình vận chuyển.
Là một trong những “hãng vận chuyển thông thường không chai” (Non Vessel
Operating Common Carrier- NVOCC) hàng đầu trên thế giới, UPS SCS có thể tối đa
hóa các tùy chọn gửi hàng và thời gian vận chuyển bằng cách quản lý giao hàng tận
nơi các lô hàng vận chuyển bằng đường biển của khách hàng một cách rõ ràng, minh

bạch và tầm cỡ toàn cầu. Khách hàng sẽ dựa trên các nhu cầu về thời gian, kích thước
hàng hóa, trang thiết bị của họ và chọn các dịch vụ vận chuyển bằng đường biển linh
hoạt của công ty.
 Dịch vụ chở container đầy (Full Container Loaded)
 Dịch vụ chở trọng lượng ít hơn container (Les Container loaded)
 Dịch vụ đường biển / hàng không ( Sea-Ải services): kết hợp giữa sự tiết kiệm
của vận chuyển bằng đường biển và tốc độ vận chuyển hàng không với các giải
pháp tùy chỉnh từ các chuyên gia vận chuyển đường biển và hàng không của
công ty.
• Vận chuyển đường biển của công ty có các đặc điểm sau:
• Lịch vận chuyển và nhổ neo đáng tin cậy từ các cảng lớn trên toàn thế
giới.

• Mạng lưới các trung tâm kết hợp hàng và các cổng vào khu vực để
quản lý các luồng hàng.
• Khả năng kết nối “ trao đổi dữ liệu điện tử” (EDI) với các hãng vận
chuyển tốt.
• Dịch vụ giao hàng tận nơi.
16
• Nhiều mức dịch vụ vận chuyển bằng đường biển để đáp ứng nhu cầu
của từng khách hàng.
• Ưu điểm :
• Tối đa hóa các tùy chọn gửi hàng và vận chuyển qua nhiều lần nhổ neo trong
một tuần tới các điểm đến toàn cầu thông qua việc lựa chọn các hãng vận chuyển ưu
tiên.

• Đơn giản hóa các quy trình vận chuyển với một nhà cung cấp có thể quản lý
chuỗi cung ứng của khách hàng.
• Tăng cường khả năng nhận dạng các lô hàng của bạn thông qua việc sử dụng
công nghệ tiến tiến của công ty.
• Đáp ứng các nhu cầu về khối lượng, thời gian và giá cả sử dụng các dịch vụ.
• Nhược điểm
• Vận tải đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên.
• Tốc độ của tàu biển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tàu biển còn hạn
chế.
2.2.1.2. Hàng hóa quan trọng kết hợp tùy chọn dịch vụ.
UPS Supply Chain Solutions
SM

là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh hàng
đầu thế giới có khả năng tiếp cận hầu hết với mọi loại máy bay hoặc phương tiện trên
toàn thế giới. Khách hàng được hưởng lợi ích từ các tùy chọn mạng lưới vận chuyển,
thiết bị chuyên dụng, liên lạc tích cực, truy tìm nâng cao và phạm vi toàn cầu.
Dịch vụ bằng hàng không tới các thành phố trọng điểm toàn cầu, giao hàng tận
nơi, từ sân bay tới sân bay, giữ hàng lại để lấy hàng hoặc phát hàng từ điểm này đến
điểm khác. Khả năng vận chuyển trong khu vực Bắc Mỹ, dịch vụ vận chuyển mặt đất
với việc giao hàng tận nơi trên toàn nước Mỹ, và vào Canada và Mexico. Dịch vụ thuê
hàng không toàn cầu không giới hạn về kích thước hoặc trọng lượng hàng hóa. Dịch
vụ giá trị gia tăng như xử lý lô hàng và thiết bị chuyên dụng phù hợp để đáp ứng nhu
cầu vận cuyển và quốc tế của khách hàng.
• Đặc điểm :

• Nhiều chế độ vận chuyển: hàng không, mặt đất,…
• Khả năng tối ưu hóa chế độ gửi.
• Hệ thống thông tin điện tử riêng để xử lý và truy tìm lô hàng.
• Truy tìm nâng cao có thể truy cập qua Web.
• Thiết bị chuyên dụng và dịch vụ giá trị gia tăng.
17
• Ưu điểm:
• Thu xếp vận chuyển nhanh hoặc kết hợp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu vận
chuyển nhanh lô hàng của người gửi.
• Cho phép truy tìm lô hàng theo thời gian từ lúc nhận hàng đến lúc phát hàng.
• Tối ưu hóa đường gửi hàng để phát hàng kịp thời và kiểm soát chi phí.
2.2.1.3. Vận chuyển hàng không.

Để đáp ứng thời hạn vận chuyển hàng hóa, khách hàng cần một nhà cung cấp
dịch vụ vận chuyển hàng không có tiêu chuẩn hoạt động cao và có sự linh hoạt để đáp
ứng nhu cầu thay đổi của họ. Bằng danh mục toàn diện các tùy chọn tiết kiệm chi phí,
có đảm bảo, chính xác thời gian của công ty, UPS SCS có thể đáp ứng yêu cầu vận
chuyển hàng không một cách đáng tin cậy.
• Theo dõi và kiểm soát:
Sử dụng công nghệ trực tuyến, tiên tiến để tính toán mức giá và tạo các lô hàng.
Sau đó, theo dõi sự di chuyển của hàng hóa của khách hàng trong thời gian thực hoặc
truy cập vào giao diện có đầy đủ các chi tiết về lô hàng nhập hoặc xuất của khách
hàng.
• Truy cập toàn cầu để mở rộng phạm vi hoạt động :
Để kết hợp tốc độ, tính linh hoạt và giá trị, chọn dịch vụ xác định ngày, từ sân

bay tới sân bay của công ty để vận chuyển hàng hóa ở phạm vi toàn cầu trong thời
gian ngắn nhất. Công ty cung cấp hàng loạt các tùy chọn dịch vụ giá trị gia tăng nhằm
giúp cho việc xử lý tốt các lô hàng lớn và được thuận lợi, đơn giản hơn cho các lô
hàng nhỏ lẻ. Là một trong những nhà môi giới hải quan lớn nhất thế giới có văn phòng
tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, công ty thậm chí còn có thể giúp giảm thời gian chậm
trễ và chi phí khi khách hàng chọn dịch vụ thông quan của công ty.
• Đặc điểm :
• Các dịch vụ vận chuyển bằng hàng không xác định về thời gian toàn cầu.
• Tiếp cận với nhiều chuyến bay hàng ngày thông qua mạng cổng quốc tế.
• Hệ thống hoạt động toàn cầu đảm bảo sự toàn vẹn dữ liệu quốc tế từ lúc nhận
hàng tới lúc phát hàng.
• Hầu như không bị giới hạn về kích thước hoặc trọng lượng.

• Thông báo các mốc thời gian, địa điểm thông qua e-mail và văn bản.
• Kết nối trao đổi “Dữ liệu điện tử” (EDI) với hãng vận chuyển và khách hàng.
• Ưu điểm:
• Nâng cao khả năng nhận diện của lô hàng thông qua việc sử dụng công nghệ
tiên tiến và mạng hàng không mở rộng.
• Tạo báo giá cho từng khách hàng và loại hàng cụ thể.
18
• Dễ dàng truy tìm và báo cáo về vận đơn hàng không trong nước, khách hàng /
số tham chiếu nội bộ, tên người gửi, tên người nhạn, hoặc số mục / phần.
• Nâng cao luồng dữ liệu tới quá trình thanh toán giúp tạo hóa đơn chính xác.
• Tổ chức hợp lý hóa việc đặt lô hàng thông qua hệ thống kê khai lô hàng trên
máy tính hoặc công cụ trực tuyến.

• Nâng cao kết nối EDI sử dụng dữ liệu nguồn để nâng cao đồng bộ và giảm rủi
ro do lỗi.
• Nhược điểm :
• Nhược điểm của vận chuyển hàng không là giá thành cao.
2.2.1.4. Dịch vụ thanh toán khi phát hàng (C.O.D)
• Cung cấp phương thức thanh toán thay thế nhanh, đảm bảo và đơn giản cho
thương mại quốc tế. Dịch vụ này giảm thiểu mức độ phụ thuộc, chi phí, và tính
phức tạp liên quan đến: thư tín dụng, thu hồi tài liệu hoặc nhà cung cấp dịch vụ
là chủ thể thứ ba. Các lô hàng có thể được vận chuyển từ 60 quốc gia và lãnh
thổ trên toàn thế giới.
• Tăng luồng tiền mặt và đảm bảo rằng thanh toán được thực hiện trước khi phát
hàng.

• Giảm nguy cơ khi khách hàng thực hiện kinh doanh với các đối tác quốc tế.
• Lý tưởng để vận chuyển tới các khách hàng thanh toán chậm.
2.2.2. Gom hàng tại kho (Consolidation/Cross Docking)
Công ty tự chủ và có thể tập hợp nhiều lô hàng nhỏ có cùng chủng loại, cùng
điểm đến, cùng người nhận hàng,… thành một lô hàng lớn nhằm giảm thiểu chi phí
vận tải, dịch vụ cho khách hàng. Và ngược lại khi nhận một lô hàng lớn đến kho, tại
đây lô hàng sẽ được tách ra, chuẩn bị theo yêu cầu cần thiết rồi gửi đi theo yêu cầu của
khách hàng. Và do đã được chuẩn bị đầy đủ, nên khi vận chuyển đến nơi hàng hóa
được đưa ngay vào sử dụng mà không cần qua kho nữa.
Volume shipment
Sơ đồ 2.2 : Consolidation warehouse
19

Factory A
Factory A
Factory A
Consolidation
Warehouse
Customer
(Goods from
Factory A,
Factory B and
Factory C)
Factory A
Products

Cross-docking
Warehouse
Factory B
Products
Factory C
Products
Factory A
Products
Factory B
Products
Factory C
Products

Sơ đồ 2.3 : Cross-docking warehouse
• Gom hàng tại kho có các ưu điểm điểm sau:
 Giảm thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian chi phí.
 Giảm chi phí bằng việc xóa bỏ lưu trữ hàng trung gian và quản lý danh mục kê
khai.
 Cung cấp thời gian vận chuyển xác định cũng như cửa khẩu được định trước.
 Đảm bảo chi phí xác định mà không thêm phụ phí.
 Được cung cấp theo hợp đồng cho các lô hàng gửi giữa hơn 70 quốc gia.
 Được cung cấp cho các khách hàng sử dụng phần mềm vận chuyển UPS có thể
được tích hợp với các hệ thống nội nộ hoặc hệ thống máy chủ đến máy chủ.
2.2.3. Quản lý đơn hàng và theo dõi cam kết của nhà cung cấp (PO
Management/Compliance).

UPS SCS thiết lập và thực hiện các quy trình làm hàng riêng biệt (SOP- Standard
Operating Procedure) theo yêu cầu của từng khách hàng. Những khách hàng lớn có
chuỗi cung cấp toàn cầu thường có những yêu cầu đặc biệt khi làm dịch vụ cho họ.
UPS sẽ tổng hợp tất cả các yêu cầu thành một qui trình làm hàng và sau tiến trình thảo
luận, khách hàng và UPS sẽ đưa ra một quy trình thống nhất thì tất cả các thành viên
UPS phải tuân thủ quy trình này. SOP thường có các nội dung:
• Quy định về việc giao nhận hàng
 Quy định về thời gian xếp hàng
 Quy định về chứng từ
 Quy định về số liệu và thời gian cập nhật truyền dữ liệu hàng hóa.
 Quy định về tuyến đường, kế hoạch phân phối,
 Quy định về cách thức giải quyết các tình huống bất trắc.

• Đặc điểm của phương pháp này như dưới đây
20
 Quy định thống nhất cho tất cả các bên (người mua, người bán, nhà vận chuyển,
…) khi tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa.
 Dễ dàng phân rõ trách nhiệm nếu xảy ra lỗi trong quá trình giao nhận hàng hóa
và đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất.
• Các ưu điểm nổi trội:
 Hoàn tất quá trình làm hàng với tiêu chuẩn tốt nhất, thời gian hợp lý nhanh
nhất, giảm thiểu sai sót.
 Cả người mua, người bán và các bên liên quan đều truy cập được tiến trình giao
nhận hàng hóa thông qua dữ liệu điện tử.
2.2.4. Dịch vụ kho ( Warehousing).

Với hệ thống các nhà kho lớn tại thành phố Hồ Chí Minh ( 41 ICD Transimex),
tại Hải Phòng (cách cảng Chùa Vẽ 1km) UPS SCS có thể cung cấp cho khách hàng
những dịch vụ sau:
 Gom hàng ( Consolidation, Cross-docking)
 Đóng gói hàng hóa (Packing / Re- Packing)
 Dán nhãn hàng hóa (Labeling)
 Kiểm tra mã số mã vạch ( Barcoding and Scanning)
 Đóng Pallet (Palletizing)
 Phân loại hàng hóa ( sorting).
2.2.5. Quản lý dữ liệu và cung cấp dữ liệu đầu cuối cho khách hàng (Data
Management / EDI clearing house).
Với phần mềm WorldShip

®
cho phép khách hàng truy cập vào tất cả các dịch vụ
của UPS và là phầm mềm lý tưởng đối với khách hàng có nhu cầu vận chuyển khối
lượng lớn. WorldShip
®
có ở 129 quốc gia và bằng 16 ngôn ngữ.
• Đặc điểm.
 Kết nối WorldShip

với các hệ thống dịch vụ và kế toán của khách hàng với
công ty để hợp lý hóa các quy trình công việc.
 Xem các mức giá UPS thương lượng của khách hàng với từng khách hàng.

 Gửi thông báo bằng e-mail
®
Quantum View để khách hàng biết các lô hàng của
họ đang ở đâu và khi nào chúng sẽ tới.
21
 Sử dụng UPS WorldShip

để truy cập các dịch vụ vận chuyển bằng hàng không
quốc tế của UPS SCS.
 In tài liệu vận chuyển quốc tế và hàng hóa nguy hiểm mà không cần phầm mềm
bổ sung.
 Chi tiết hàng hóa được đồng bộ từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, cũng như

thông báo tiến trình của lô hàng qua các chặng trung chuyển rõ ràng minh bạch
qua hệ thống EDI.
• Ưu điểm.
 Theo dõi hàng từ bất kỳ máy tính nào truy cập trang web.
 Quản lý trọng tâm các mức độ dịch vụ UPS SCS.
 Chia sẻ thông tin về địa chỉ phổ biến thông qua tổ chức.
 Thông báo cho người nhận tình trạng lô hàng qua thư điện tử.
 Cho phép người gửi có thể đồng thời tự quản lý hàng hóa và có thể quản lý chi
phí.
 Hoàn tất các thiếu sót trong thanh toán nhanh chóng, phân bổ chi phí hợp lý đến
các phòng ban và các khách hàng.
 Giảm thiểu đáng kể các sai sót của khách hàng nhờ vào các danh mục địa chỉ cá

nhân và toàn cầu.
 Xác nhận các địa chỉ có giá trị hiệu lực trong suốt tiến trình gửi hàng.
 Phầm mềm có sẵn miễn phí.
 Giảm thiểu huấn luyện người sử dụng
2.3. Dịch vụ phân phối hàng (Deconsolidation).
Mở rộng phạm vi và nâng cao độ tin cậy của mạng lưới toàn cầu UPS, cung cấp
sự kết hợp vận chuyển hàng hóa quốc tế, vận chuyển đa phương thức, làm hải quan, và
phát hàng trực tiếp cho nhiều địa chỉ tại nước đến thông qua một nguồn duy nhất là
UPS Trade Direct
SM .
UPS sẽ nhận hàng hay từng lô hàng đơn lẻ của một khách hàng
hay nhiều khách hàng sau đó cung cấp sự kết hợp, vận chuyển lô hàng đến nước đến,

cung cấp thủ tục làm hải quan, tách thành các lô hàng cá nhân, đưa hàng vào hoặc
mạng lưới gói hàng UPS, hoặc mạng lưới tải trọng ít hơn và phát hàng trực tiếp đến
từng khách hàng theo yêu cầu nhằm đáp ứng nhu cầu về chuỗi cung cấp quốc tế của
khách hàng.
2.3.1. UPS Trade Direct Ocean.
22
UPS Trade Direct Ocean
SM
Ocean cung cấp giải pháp phát hàng từ cảng đến nhà
và phát hàng tận nơi người nhận cho các khách hàng muốn đơn giản hóa việc quản lý
kho vận, giảm chi phí, và giảm thiểu nguy cơ thất thoát hoặc hư hại sản phẩm. UPS
Trade Direct Ocean có thể vận chuyển hàng ngày từ chuỗi cung ứng của khách hàng –

phát hàng trực tiếp từ nước ngoài tới khu vực của khách hàng của bạn.
Dựa trên các thông tin phân bổ và phân phối đặt mua hàng, các gói hàng của
khách hàng có thể được dán nhãn và đưa trực tiếp vào mạng lưới phát hàng UPS sau
khi hàng đến và thông quan tại nước đến. Sự kết hợp giữa các dịch vụ này cho phép
UPS SCS mở rộng cơ hội thực hiện đơn đặt hàng và nâng cao khả năng truy tìm của
khách hàng giúp vận chuyển hàng nhanh hơn và đỡ tốn kém hơn khi khách hàng kinh
doanh ở nước ngoài.
• Đặc điểm
 Dịch vụ phát hàng từ cảng đến tận nhà và dịch vụ giao nhận tận nơi từ người
gửi tới người nhận.
 Dịch vụ tích hợp bao gồm các dịch vụ dán nhãn thùng các tông, vận chuyển
hàng hóa, làm thủ tục hải quan, và phát hàng.

 Thanh toán kết hợp bao gồm tất cả các dịch vụ vận chuyển, làm thủ tục hải
quan, thuế nhập khẩu, thuế hàng hóa và phát hàng.
 Thông quan kết hợp
• Ưu điểm
 Việc kết hợp giảm tổng chi phí vận chuyển bằng đường biển và làm thủ tục hải
quan.
 Việc bổ qua trung tâm phân phối giúp giảm thời gian lưu kho, giảm thời gian
đưa vào thị trường.
 Truy cập 24h vào thông tin vận chuyển trực tuyến.
 Tổ chức hợp lý các quy trình bằng cách loại bỏ việc phát hành nhiều howsa đơn
vận chuyển.
2.3.2. UPS Trade Direct Air

UPS Trade Direct
SM
Hàng không quản lý một cách hiệu quả các lô hàng vận
chuyển nhanh bằng đường hàng không tới Hoa Kỳ từ các sân bay được chọn ở Châu
Á, Châu Âu và Châu Mỹ. Các lô hàng vận chuyển trực tiếp từ nhà máy tới khách hàng
cuối hoặc các cửa hàng bán lẻ, đưa các sản phẩm mới và giá trị cao tới thị trường
nhanh hơn trong khi giảm chi phí xử lý và cất giữ trong cả quá trình.
Bằng cách kết hợp vận chuyển bằng đường hàng không quốc tế, bộ phận làm thủ
tục hải quan và các dịch vụ phát hàng đa phương thức của UPS, Trade Direct Air có
thể giúp tổ chức chuỗi cung ứng tốt hơn và tăng tốc độ tiếp thị của khách hàng. Với tất
23
cả các dịch vụ Trade Direct UPS kết hợp lô hàng của bạn, làm dịch vụ hải quan và vận

chuyển tới nước đến. Khi thông quan và đến cửa khẩu, UPS tách lô hàng lớn thành các
lô hàng lẻ và phát hàng nhanh chóng tới khách hàng hoặc của hàng bán lẻ của bạn, bỏ
qua kho bãi và các trung tâm phân phối.
• Đặc điểm
 Dịch vụ giao hàng tận nơi hoặc từ sân bay đến người nhận
 Thông quan lô hàng lớn
 Các dịch vụ gói hàng hàng phát hàng nhờ dịch vụ tải trọng ít hơn
 Được thiết kế để kết hợp nhiều lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không với
tổng trọng lượng lớn hơn 100 Kg (220Lb)
• Ưu điểm
 Nâng cao dịch vụ và tốc độ tới thị trường
 Giảm chi phí xử lý

 Truy cập 24h vào thông tin vận chuyển và truy tìm trực tuyến
 Giải pháp một nguồn.
2.4. Quản lý hoạt động dịch vụ Logistics.
Như chúng ta đã biết Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một
chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau được thực hiện một cách
khoa học. Chính vì vậy, UPS SCS đã tuân thủ một số các tiêu chí cơ bản của quản trị
Logistics để thực hiện chiến lược Logistics ngày càng hoàn thiện hơn, nâng cao vị thế
cạnh tranh, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng với chi phí tối thiểu nhất.
2.4.1. Quản lý dịch vụ khách hàng.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ với khách hàng (Người mua và Người bán), quá
trình trao đổi thường xuyên thông qua các kênh: tiếp xúc trực tiếp, mahjng điện tử,
hoạt động PR,… Kết quả của quá trình này là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay

dịch vụ được trao đổi. Công ty xác định dịch vụ khách hàng là đầu ra của toàn bộ hệ
thống Logistics và phần nối quan trọng giữa hoạt động Marketing và hoạt động
Logistics. Hơn thế nữa, dịch vụ khách hàng đóng vai trò quyết định trong việc thõa
mãn nhu cầu của khách hàng, giúp duy trì và phát triển lòng trung thành của khách
24
hàng đối với công ty và đây cũng chính là điều đã đem lại thành công cho thương hiệu
UPS SCS trên toàn cầu.
2.4.2. Quản lý đơn hàng.
Sau khi quy trình làm hàng đã được thiết lập, UPS SCS sẽ cung cấp cho khách
hàng một mã số khách hàng để từ đó khách hàng có thể chuyển toàn bộ đơn hàng vào
hệ thống mạng của UPS SCS, hoặc UPS SCS sẽ nhập dữ liệu hàng hóa cho khách
hàng nếu họ yêu cầu. Từ đây tất cả các trạm của UPS trên toàn cầu đều có thể quản lý

đơn hàng của khách hàng xuất đi từ mỗi nước.
2.4.3. Quản lý hệ thống thông tin.
Logistics toàn cầu phát triển và hệ thống thông tin có vai trò đặt biệt quan trọng.
Và một hệ thống thông tin hiện đại cũng là dấu hiệu quan trọng để phân biệt một công
ty Logistics với một công ty giao nhận truyền thống. Tại UPS SCS, các nhân viên sử
dụng thành thạo hệ thống thông tin toàn cầu để trao đổi thông tin với khách hàng, phát
hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hóa, phân
tích và tập hợp số liệu để lập các báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt là thông báo với
khách hàng về tình trạng hàng hóa của họ mọi lúc, mọi nơi. Hiện UPS SCS đang sử
dụng hệ thống thông tin sau:
• Eudora System:
Hệ thống này được toàn bộ nhân viên UPS sử dụng thường xuyên trong ngày để

liên lạc với các văn phòng của UPS trên toàn thế giới cũng như được sử dụng để trao
đổi E-mail với khách hàng nhằm giúp cho bên sử dụng tiết kiêm thời gian và trao đổi
thông tin nhanh chóng.
• Global Business System Purchase Order ( GBSPO):
Đây là một những hệ thống quan trọng nhất của UPS SCS được thiết kế cho quy
trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). GBSPO được sử dụng để quản lý
đơn hàng của khách hàng, hệ thống này sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các
đơn hàng mà khách hàng cung cấp từ trước (PO Upload). Hệ thống này có các đặc
điểm chính như:
 Cài đặt nhận biết lô hàng (Purchase Order-PO), cập nhật số liệu đúng sai. Nhân
viên UPS SCS có thể thông qua đó kiểm tra sự trùng khớp hay không về số PO,
số lượng hàng hóa, khi người cung cấp hàng hóa gửi booking với dữ liệu hàng

25
hóa đã được cập nhật từ trước. Từ đó có những thông báo điều chỉnh kịp thời
với khách hàng.
 Hệ thống cũng thông báo về thời hạn xuất hàng sớm nhất hay trễ nhất mà nhà
cung cấp có thể giao hàng. Sau khi đơn hàng hay một phần của đơn hàng được
xuất đi, nhân viên UPS SCS sẽ cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có và
đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Và cũng nhờ hệ thống này mà công ty có
thể biết rõ nhà cung cấp đã cung cấp đủ số lượng hàng hóa hay chưa? Giao
hàng mấy lần? vào thời điểm nào?
 Đặc biệt là nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng mà PO trong hệ thống
chưa cập nhật thì hệ thống sẽ tự động gởi thông báo giao hàng trễ (Delay
Delivery Notice-DDN) đến cho khách hàng.

 GBSPO có những chương trình nhỏ để phục vụ cho quá trình làm hàng như:
nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order), nhận hàng vào kho (Cargo Receipt),
hàng được xếp lên tàu / máy bay ( load Plan), chứng từ được gửi đi (Shiiping
Advice),… các chương trình này đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá
trình vận chuyển từ khi UPS SCS nhận được yêu cầu gửi hàng cho đến khi hàng
được giao đến tay người nhậnE
• E2K ( Emcon 200):
 Hệ thống này cho phép khách hàng của công ty gửi yêu cầu xếp hàng/đặt chỗ
(booking Note) qua mạng Internet rất nhanh chóng và tiện lợi thay thế cho hình
thức gửi yêu cầu xếp hàng / đặt chỗ bằng fax hay điện thoại. Hình thức này
thuận tiện cho cả khách hàng lẫn UPS SCS trong việc xác nhận yêu cầu một
cách nhanh chóng và chính xác.

 Thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange- EDI). Cho
phép gửi và nhận dữ liệu với tốc độ nhanh nhất, giảm thiểu sai sót, đồng bộ
chứng từ với các bên liên quan.
 Thực hiện các bước của một quy trình chu chuyển hàng hóa, thiết lập vận đơn,
tính toán cước phí và phát hành chứng từ thanh toán, gửi hướng dẫn chi tiết B/L
cho các hãng tàu có liên quan.
• Flex Global View (FGV):
26