Chuẩn hoá hồ sơ công việc tại trường đại học nội vụ hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG

CHUẨN HĨA HỒ SƠ CƠNG VIỆC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Mã số đề tài: ĐTCT.2021.127

Chủ nhiệm đề tài : Ths. Trịnh Thị Năm
Thành viên

: Ths. Phạm Thị Hồng Quyên
Cử nhân Phạm Thị Kiều Hoa

Hà Nội, 2021


NHỮNG NGƯỜI THAM GIA THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Chủ nhiệm đề tài:
Ths. Trịnh Thị Năm, Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ.
Những người tham gia:
Ths.Phạm Thị Hồng Quyên - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ
Cử nhân Phạm Thị Kiều Hoa - Giáo vụ Khoa Văn thư - lưu trữ


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài:............................................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu: ....................................................................................... 3

3. Nhiệm vụ nghiên cứu :..................................................................................... 3
4.Tổng quan tình hình nghiên cứu: .................................................................... 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: ................................................................. 5
5.1. Đối tượng nghiên cứu: .................................................................................. 5
5.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài ...................................................................... 5
6. Giả thuyết nghiên cứu ..................................................................................... 6
7. Phương pháp nghiên cứu: ............................................................................... 6
8. Đóng góp mới của đề tài:................................................................................. 7
9. Kết cấu của đề tài ............................................................................................. 7
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CÔNG
VIỆC TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ......................................................... 9
1.1. Một số khái niệm cơ bản .............................................................................. 9
1.1.1. Hồ sơ, hồ sơ công việc ................................................................................ 9
1.1.2. Lập hồ sơ ................................................................................................... 10
1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ ....................................................................................... 11
1.2. Các loại hồ sơ cơng việc hình thành trong hoạt động của các trường
đại học ................................................................................................................. 13
1.3. Lợi ích của việc lập hồ sơ trong các trường Đại học ............................... 15
1.3.1. Giúp Nhà trường quản lý văn bản được chặt chẽ, tra cứu nhanh chóng,
làm căn cứ chính xác để giải quyết cơng việc kịp thời, hiệu quả. .................... 15
1.3.2. Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Nhà trường ...................... 16
1.3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau............................................................. 16
1.4.Yêu cầu và trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ công việc trong các trường
Đại học................................................................................................................. 16


1.4.1. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập ................................................................ 16
1.4.2. Trách nhiệm của các cá nhân trong trường đại học đối với việc lập
hồ sơ .................................................................................................................... 18

1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công việc....................................... 19
1.5. Chuẩn hóa hồ sơ.......................................................................................... 21
1.5.1. Căn cứ chuẩn hố hồ sơ ........................................................................... 21
1.5.2. Mục đích và vai trị của việc chuẩn hoá hồ sơ ........................................ 26
1.5.3. Yêu cầu của chuẩn hoá hồ sơ .................................................................. 28
1.5.4. Nội dung chuẩn hoá hồ sơ ....................................................................... 29
Tiểu kết Chương 1 ............................................................................................. 31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.............................................................. 32
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội ..................................................................................................... 32
2.2. Quy định về chuẩn hoá hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội . 34
2.3. Khảo sát việc chuẩn hoá lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ................................................................................................................. 35
2.3.1. Về quy trình và phương pháp lập hồ sơ .................................................. 36
2.3.2. Về chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ ....................................... 47
2.3.3. Về chuẩn hố cơng cụ lập hồ sơ: ............................................................. 51
2.4. Đánh giá chung về việc lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ................................................................................................................. 51
2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................................... 51
2.4.2. Hạn chế ..................................................................................................... 53
2.4.3. Về nguyên nhân của các hạn chế ............................................................ 55
Tiểu kết chương 2 .............................................................................................. 57
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ..................................................... 58
3.1. Các giải pháp quản lý ................................................................................. 58


3.1.1. Sửa đổi, bổ sung văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. ......................................................................... 58

3.1.2. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo của Ban Giám hiệu và Trường các
đơn vị thuộc Trường trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan ..................................................................................................................... 59
3.1.3. Tiếp tục tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho viên
chức của Nhà trường .......................................................................................... 60
3.1.4. Đầu tư tài chính và cơ sở vật chất cho công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan .......................................................................... 61
3.2. Nhóm giải pháp về chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ ......................... 61
3.2.1. Chuẩn hố cơng cụ lập hồ sơ ................................................................... 61
3.2.2.Chuẩn hoá Danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ.......................... 63
3.2.3. Chuẩn hố quy trình, phương pháp lập hồ sơ ........................................ 67
Tiểu kết chương 3: ............................................................................................. 75
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 78
PHỤ LỤC 1 ............................................................................................................ 80


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những năm gần đây, chuẩn hoá được coi là một yếu tố quan trọng
đảm bảo chất lượng, hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động. Trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, chuẩn hoá đã được áp dụng trong một số tiêu chuẩn của ngành như: tiêu
chuẩn về thuật ngữ, tiêu chuẩn bìa hồ sơ... Nhưng cho đến nay, việc xây dựng và
áp dụng tiêu chuẩn chưa thực sự phổ biến trong các cơ quan, chưa thực sự được coi
là vấn đề thiết yếu trong phạm vi của ngành, đặc biệt trong các hoạt động liên quan
đến lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Như chúng ta đã biết, lập hồ sơ là công việc quan trọng quyết định đến chất
lượng, hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ được lập là minh chứng và
căn cứ đánh giá trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực thi
nhiệm vụ. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ quan trọng kết nối giữa công tác văn thư và
công tác lưu trữ của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Một trong những mục

đích quan trọng của lập và nộp lưu hồ sơ chính là nâng cao chất lượng, hiệu suất
cơng tác của cán bộ, công chức, viên chức. Hơn nữa, chất lượng lập hồ sơ ở giai
đoạn văn thư tác động trực tiếp đến kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cũng
như chất lượng công tác lưu trữ. Nhận thức được điều này, các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp nói chung và các trường đại học nói riêng đã quan tâm đến công tác
lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là nhóm hồ sơ phản ánh kết quả
thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ. Kết quả là các hồ sơ được lập đã phục vụ đắc
lực cho hoạt động quản lý chuyên môn như công tác đào tạo, cơng tác chính trị &
cơng tác sinh, nghiên cứu khoa học...
Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đã đạt được, công tác lập hồ sơ trong các cơ
quan tổ chức, các trường Đại học vẫn cịn có một số hạn chế cần khắc phục: Số
lượng hồ sơ, tài liệu đã nộp chưa đủ so với các công việc đã giải quyết của các
phịng, khoa chun mơn. Chất lượng hồ sơ được lập của các trường đại học hoặc
các phòng ban trực thuộc các trường đại học chưa đảm bảo, chưa thống nhất theo
quy định của Nhà nước, đặc biệt trong thành phần tài liệu bên trong của các hồ sơ
cơng việc cịn thiếu; nhiều văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ vẫn còn tồn tại bản
1


trùng, bản nháp, bản hết giá trị; tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung tài liệu
trong hồ sơ; quy trình và phương pháp lập hồ sơ thực hiện chưa thống nhất. Việc
này làm suy giảm giá trị của các hồ sơ trong việc phục vụ quản lý, điều hành.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ, có
chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình đại học và sau đại
học trong lĩnh vực cơng tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan, hợp tác
quốc tế, nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Hàng năm, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
và phục vụ việc quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã ban hành hàng ngàn văn bản đi và tiếp nhận hàng ngàn văn bản đến. Việc
lập hồ sơ giúp Nhà trường quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ góp phần đảm bảo

thơng tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin
cậy phục vụ cho mục đích kiểm tra, thanh tra và q trình giải quyết cơng việc
nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngồi ra, việc lập hồ sơ cịn góp phần bảo vệ bí
mật thơng tin có liên quan đến hoạt động của nhà trường. Thực tế hiện nay, việc
lập hồ sơ công việc không chỉ đơn giản tập hợp văn bản, tài liệu, mà là cả một q
trình địi hỏi phải có trình độ chun mơn để sắp xếp một cách có hệ thống, khoa
học. Tuy nhiên, trong thực tế, cũng như các trường Đại học khác, việc lập hồ sơ
công việc của một số đơn vị chưa được coi trọng, hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng đúng
yêu cầu và quy định dẫn đến việc lập hồ sơ cịn nhiều bất cập, tình trạng hồ sơ còn
chưa đầy đủ, thiếu thống nhất theo quy định của Nhà nước, của Trường. Điều đó
khiến cho việc kiểm tra, thanh tra đặc biệt là việc phục vụ đánh giá ngồi của Nhà
trường cịn nhiều bất cập. Kết quả, một số vấn đề trong báo cáo tự đánh giá của
Nhà trường một số tiêu chí, thơng tin và minh chứng “chưa đảm bảo độ chắc chắn
và đầy đủ”.1
Do vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác lập hồ sơ, việc chuẩn hố
cả hình thức và nội dung của hồ sơ, trong đó quan trọng nhất là thành phần tài liệu
trong hồ sơ là việc làm hết sức cần thiết. Chuẩn hố hồ sơ sẽ khơng chỉ tạo điều

Báo cáo đánh giá ngoài của Trường Đại học Nội vụ kèm theo (Kèm theo Công văn số 07/KĐCL-ĐG&CNCLGD
ngày 10 tháng 01 năm 2020 của Trung tâm Kiểm định chất lượng giáo dục-ĐHQGHN)
1

2


kiện cho việc lập mà cịn thực sự góp phần cho việc bảo đảm tối ưu hoá thành phần
tài liệu của hồ sơ lưu trữ hình thành trong hoạt động các trường đại học.
Với ý nghĩa như vậy, chúng tôi đã chọn nghiên cứu đề tài “Chuẩn hố hồ sơ
cơng việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” với mong muốn giúp cán bộ, viên chức
của Trường thuận lợi hơn trong việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác, khoa học.

2. Mục tiêu nghiên cứu:
Thực hiện đề tài, chúng tôi mong muốn đạt được mục tiêu chủ yếu sau:
Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ công việc của Trường, đề xuất các
giải pháp chuẩn hóa hồ sơ cơng việc (trong đó tập trung chuẩn hố thành phần tài
liệu trong hồ sơ) hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ của Nhà trường.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu :
Để triển khai thực hiện đề tài và đạt mục tiêu nghiên cứu, nhóm nghiên cứu
sẽ phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về lập hồ sơ và chuẩn hố việc lập
hồ sơ cơng việc
- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng việc lập hồ sơ công việc tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ đó rút ra ưu điểm và tồn tại của việc lập hồ sơ
công việc của Nhà trường.
- Từ những tồn tại của việc lập hồ sơ, đề xuất các giải pháp nâng cao việc
lập hồ sơ và chuẩn hố hồ sơ cơng việc phản ánh các hoạt động chun mơn chính
của Nhà trường như hoạt động đào tạo, khảo thí và kiểm định chất lượng, nghiên
cứu khoa học, quản lý học sinh, sinh viên...
4.Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Ở Việt Nam, nghiên cứu về việc lập hồ sơ đã được một số nhà khoa học, nhà
quản lý trong và ngoài ngành văn thư - lưu trữ quan tâm. Các giáo trình, đề tài,
luận văn, luận án, bài viết đăng trên tạp chí đa dạng và phong phú. Có thể kể đến
các cơng trình nghiên cứu sau:
Về giáo trình: Hai cuốn giáo trình đề cập đầy đủ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý
và thực tiễn lập hồ sơ tại các cơ quan tổ chức là giáo trình Lý luận và phương pháp
3


cơng tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền và Giáo trình cơng tác văn thư của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các giáo trình đã khái quát những vấn đề cơ bản

về lập hồ sơ như khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu, trách nhiệm và quy trình lập hồ
sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Về đề tài, luận văn, luận án: Liên quan đến công tác lập hồ sơ trong các
trường đại học nói chung và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước đây là Trường
Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ và Cao đẳng Nội vụ), đã có một số đề tài nghiên cứu
đề cập đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường. Có thể kể
đến các đề tài như: “Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I” của
thạc sĩ Trần Thị Loan; , đề tài NCKH cấp trường "Giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”
của thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh; luận án tiến sĩ của tác giả Trần Thị Loan năm 2019
với đề tài “Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong
hoạt động của các trường Đại học Việt Nam”; khoá luận tốt nghiệp với các đề tài
“Quản lý hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” của sinh viên
Nguyễn Thị Hồng Liên (2020); “ Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại Trường Đại học
Nội vụ” của sinh viên Phạm Thảo Lan (2020).
Liên quan đến chuẩn hoá hồ sơ, đã có một số cơng trình nghiên cứu và bài
báo đề cập đến vấn đề này. Có thể kể đến luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị
Kim Liên (2014) với đề tài " Xây dựng Danh mục và chuẩn hố hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tướng Chính phủ"; khố luận tốt nghiệp của tác giả
Nguyễn Thị Thuý (2014) với đề tài " Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ năm
2015 và chuẩn hóa thành phần tài liệu trong một số hồ sơ về tổ chức cán bộ thuộc
phòng tổ chức cán bộ thuộc Ban Tổ chức Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh";
tác giả Nguyễn Minh Phương với bài viết "Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào
lưu trữ" trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ năm 2002; tác giả Hoàng Minh Cường với
bài báo “Bàn về hồ sơ hành chính và vấn đề chuẩn hố hồ sơ hành chính” trên tạp
chí Văn thư - Lưu trữ năm 2003…
Có thể nói, các giáo trình, các cơng trình nghiên cứu và bài báo khoa học đã
4

đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ, vị
trí, ý nghĩa, yêu cầu, trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, xây dựng
bảng thời hạn và công cụ xác định giá trị tài liệu, thực trạng công tác lập hồ sơ tại
các cơ quan, tổ chức. Một số cơng trình đã đề cập việc chuẩn hoá việc lập hồ sơ
trong một số cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, các cơng trình nghiên cứu về chuẩn hoá
hồ sơ (đặc biệt là chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ) hình thành trong hoạt
động của các trường Đại học nói chung thì hồn tồn vắng bóng. Chính vì vậy,
nhóm nghiên cứu đã lựa chọn "Chuẩn hố hồ sơ cơng việc tại Trường Đại học Nội
vụ" với mong muốn hướng dẫn việc lập hồ sơ chuẩn, nâng cao chất lượng hồ sơ
được lập tại Trường Đại học Nội vụ nói riêng và làm tài liệu cho việc lập hồ sơ
trong hệ thống các trường đại học tại Việt Nam nói chung.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
5.1. Đối tượng nghiên cứu:
Chuẩn hoá hồ sơ cơng việc hình thành trong hoạt động của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
5.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
5.2.1. Về thời gian: Từ năm 2016-2021
5.2.2. Về nội dung: Đề tài khái quát việc chuẩn hoá việc lập hồ sơ cơng việc
như: Chuẩn hố phương pháp lập hồ sơ, chuẩn hố thành phần tài liệu và cơng cụ
lập hồ sơ. Trong đó, chúng tơi tập trung xây dựng và chuẩn hoá thành phần tài liệu
trong một số hồ sơ công việc phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của Nhà trường
như hoạt động đào tạo, khảo thí và kiểm định chất lượng, nghiên cứu khoa học,
quản lý học sinh, sinh viên... Trong đề tài, chúng tôi không chuẩn hố lập hồ sơ
điện tử.
5.2.3. Về khơng gian:
Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng và chuẩn hoá việc lập hồ sơ
công việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (cơ sở chính) , khơng nghiên cứu việc
chuẩn hố lập hồ sơ cơng việc tại phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh và phân hiệu
Quảng Nam.

5


6. Giả thuyết nghiên cứu
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc lập và chuẩn hố hồ sơ cơng việc
tại Đại học Nội vụ Hà Nội, nhóm nghiên cứu đưa ra các giả thuyết nghiên cứu sau:
Hiện nay, việc lập hồ sơ công việc tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội còn
một số bất cập như: văn bản tài liệu trong hồ sơ chưa đầy đủ, việc giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ còn hiện tượng giao nộp tài liệu bó, gói…vì vậy, hồ sơ cơng
việc chưa phát huy hết tầm quan trọng và tác dụng trong phục vụ việc chỉ đạo, điều
hành hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, kiểm định chất lượng giáo dục của
Nhà trường. Vì thế, đề tài đưa ra một số giả thuyết nghiên cứu sau đây:
- Nhận thức về tầm quan trọng của lập hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của BGH
và lãnh đạo các phòng, khoa, viên chức Nhà trường là yếu tố quyết định đến chất
lượng của hồ sơ được lập.
- Quy định pháp lý đầy đủ sẽ tạo thành hành lang pháp lý thúc đẩy việc lập và
chuẩn hoá hồ sơ trong cơ quan, tổ chức nói chung và các trường Đại học nói riêng.
- Chuẩn hố hồ sơ cơng việc sẽ tạo được mơi trường làm việc hiện đại, tiết
kiệm chi phí về thời gian, công sức và tiền bạc, nâng cao hiệu quả hoạt động của
trường và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, giữ được các minh chứng phục
vụ cho việc kiểm tra đánh giá từ đó nâng cao vị thế và uy tín của Nhà trường.
7. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp hệ thống: Sử dụng phương pháp này để hệ thống các quy
định pháp lý về lập hồ sơ; để khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trường;
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng để điều tra,
khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin vể thực trạng lập hồ sơ công việc tại các
đơn vị thuộc Trường. Nhóm nghiên cứu đã khảo sát viên chức đang làm việc tại các

phòng, khoa, trung tâm của trường. Kết quả khảo sát là nguồn thông tin quan trọng để
đưa ra các nhận định liên quan đến việc chuẩn hố hồ sơ cơng việc tại Trường.
- Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp
này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực trạng lập hồ sơ tại Trường, từ đó so
6


sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế để tìm ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
của hạn chế.
- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng để phỏng vấn một số viên chức
trực tiếp tham gia công tác lập hồ sơ công việc tại các đơn vị thuộc Trường.
Các phương pháp này đều được tác giá sử dụng đan xen và kết hợp linh
hoạt với nhau.
8. Đóng góp mới của đề tài:
- Về mặt lý luận:
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ bổ sung vào hệ thống lý luận về lập hồ sơ
và chuẩn hoá hồ sơ công việc trong cơ quan, tổ chức.
- Về mặt thực tiễn:
Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong một số hồ sơ cơng việc hình thành
trong hoạt động của Nhà trường để các đơn vị có căn cứ lập hồ sơ đầy đủ, chính
xác, có hệ thống.
Ngồi ra kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tham khảo cho các Trường
Đại học trong quá trình lập và quản lý hồ sơ; là tài liệu tham khảo cho học viên,
sinh viên khi nghiên cứu về lĩnh vực này.
9. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu,kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ
Trong chương 1, nhóm tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận về lập hồ sơ và
chuẩn hóa hồ sơ. Đó là hệ thống các khái niệm, yêu cầu, lợi ích, trách nhiệm và
quy trình lập hồ sơ; căn cứ, yêu cầu, mục đích và nội dung của việc chuẩn hố hồ

sơ. Nghiên cứu này giúp chúng tơi
Chương 2: Thực trạng lập hồ sơ công việc tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ở chương này, chúng tôi nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
của Nhà trường và khảo sát thực trạng lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội. Từ kết quả khảo sát, chúng tôi đánh giá kết quả đã đạt được và những
điểm cịn tồn tại của cơng tác này thời gian qua để có cơ sở chuẩn hố một số hồ sơ
cơng việc hình thành trong hoạt động của Nhà trường.
7


Chương 3: Đề xuất các giải pháp chuẩn hoá hồ sơ công việc tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Những vấn đề thuộc chương 3 là một trong những nội dung chính của đề tài.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn tại chương 1 và chương 2,
nhóm tác giả đã đưa ra một số giải pháp hồn thiện và nâng cao hiệu quả cơng tác
lập hồ và đề xuất chuẩn hoá thành phần tài liệu trong một số hồ sơ tiêu biểu phản
ánh các mặt hoạt động chủ yếu của Nhà trường. Đó là căn cứ để viên chức tại các
đơn vị của Nhà trường chủ động trong việc lập và sắp xếp văn bản, tài liệu trong
hồ sơ công việc mà họ được phân công phụ trách, giữ lại đầy đủ minh chứng cho
hoạt động của Nhà trường, phục vụ công tác kiểm tra đánh giá và phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu lâu dài.

8


Chương 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Hồ sơ, hồ sơ công việc

Hồ sơ được định nghĩa trong Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 về Thông tin
và tư liệu - Quản lý hồ sơ

2

là “Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp

nhận và lưu giữ để làm bằng chứng và thông tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc
trong giao dịch công việc”. Theo tiêu chuẩn này, thông tin trong hồ sơ là nguồn lực
có giá trị và là tài sản quan trọng của cơ quan, quản lý hồ sơ là rất cần thiết nhằm
bảo vệ và bảo toàn hồ sơ như là bằng chứng cho các hoạt động.
Theo khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam3 đưa ra định nghĩa:
“Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một
vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong q
trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc
của một cá nhân.
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng
tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Tuy nhiên, theo chúng tôi, cách định nghĩa về hồ sơ theo Tiêu chuẩn quốc tế
ISO 15489-1 về Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ là rõ ràng, đầy đủ nhất. Tiêu
chuẩn đã định nghĩa đủ 2 chức năng chính của hồ sơ là: chức năng thơng tin và
chức năng là minh chứng.
2

3

Ban hành năm 2001
PGS.TS Dương Văn Khảm, NXB VHTT, H.2011]

9


Hồ sơ công việc
Theo các khái niệm chung về hồ sơ, trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân hình thành 3 loại hồ sơ sau là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc
và hồ sơ nhân sự. Trong khuôn khổ của đề tài, chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu
hồ sơ cơng việc hình thành trong hoạt động của các trường đại học, không nghiên
cứu hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Từ khái niệm về hồ sơ, có thể hiểu: Hồ sơ cơng việc là tập hợp các văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, hồ sơ công việc
- Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau.
- Liên quan về một vấn đề, một đối tượng hoặc có đặc điểm chung
- Hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chính vì vậy, chuẩn hóa hồ sơ cơng việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được nghiên cứu trong đề tài này tập trung xác định thành phần văn bản, tài liệu
trong hồ sơ với mục đích cung cấp thông tin để phục vụ làm minh chứng trong các
hoạt động của đơn vị, cá nhân trong Trường.
1.1.2. Lập hồ sơ
Cũng như khái niệm “hồ sơ”, khái niệm “lập hồ sơ” cũng được đề cập trong

nhiều tài liệu và văn bản quy phạm pháp luật.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam4 Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992: “Lập
hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên
tắc và phương pháp quy định”.
Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ qua, tổ chức,
cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác
4

Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992

10


văn thư giải thích: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Như vậy, thuật ngữ “Lập hồ sơ” được giải thích trong các tài liệu khác nhau
tuy khơng thống nhất về cách diễn đạt nhưng nội hàm có cùng điểm chung là việc
tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ
Khái niệm "Chuẩn"
Theo Từ điển Hán Việt5 “chuẩn” được cho là làm “đúng theo quy định”.
Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học6 “ chuẩn” là “cái được chọn
làm căn cứ đề đối chiếu, để hướng theo đó mà làm cho đúng” hay “cái được cơng
nhận là đúng theo quy định hoặc quen thói trong xã hội”.
Theo Đại từ điển tiếng Việt,7 "chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ
để đối chiếu, để làm
Khái niệm "chuẩn hoá"

Theo Đại từ điển tiếng Việt, "chuẩn hố" là xác lập chuẩn mực. Trong đó,
chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu.
Theo tác giả Jane Thacker trong bài viết "Tiêu chuẩn hố thư viện"8 thì "
Chuẩn hố là một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự
chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tuỳ tiện đến sự hành xử theo
quy luật". Với quan niệm như vậy, chuẩn hố là việc thực hiện một việc gì đó theo
một phương thức nhất định bằng cách xác định một số nguyên tắc thống nhất.
Chuẩn lúc đó sẽ trở thành một phương tiện kiểm soát chất lượng, tạo ra thước đo để
xác định được chất lượng công việc. Công cụ thực hiện chuẩn hoá là các quy chuẩn
bao gồm: tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, văn bản pháp quy.
Như vậy, chuẩn hoá là hoạt động làm ra tiêu chuẩn, quy chuẩn và áp dụng
các tiêu chuẩn, quy chuẩn vào một lĩnh vực để nâng cao hiệu quả của dịch vụ, sản
phẩm, mơi trường.
NXB Văn hố Thơng tin, H.2011, tr.82
NXB Đà Nẵng năm 2000,tr.181
7
Nguyễn Như Ý, NXB Văn hố Thơng tin Hà Nội,1999
8
Báo cáo khoa học hội thảo "Tiêu chuẩn hố và hoạt động thơng tin thư viện".Hà Nội, tháng 02/2002
5
6

11


Tiêu chuẩn: Là những điều được quy định làm chuẩn để đánh giá9. " Tiêu
chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân
loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, q trình, mơi trường và các đối tượng
khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của
các đối tượng này."10

Quy chuẩn kỹ thuật: là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và
yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, mơi trường và các đối
tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh
con, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, mơi trường; bảo vệ lợi ích và
an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác."11
Chuẩn hố hồ sơ
Từ cách giải thích thuật ngữ “chuẩn” và “chuẩn hóa” như trên, theo chúng
tơi " Chuẩn hóa hồ sơ là việc xác lập và áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn nhằm
kiểm soát và đánh giá các hoạt động lập hồ sơ như xác định tiêu đề hồ sơ, thành
phần tài liệu trong hồ sơ, lập và bảo quản hồ sơ đúng quy định, đảm bảo chất
lượng phục vụ cho việc cung cấp thông tin và là minh chứng trong q trình giải
quyết cơng việc."
Hồ sơ được coi là chuẩn khi:
(1) Thành phần tài liệu trong hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải
quyết cơng việc.
- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy
- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ,
(2) Quy trình lập hồ sơ phải thực hiện đúng quy định.
(3) Hồ sơ phải được bảo quản trong công cụ đạt tiêu chuẩn theo quy định.

Từ điển tiếng Việt online
Điều 3, Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006
11
Điều 3, Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006
9

10

12


1.2. Các loại hồ sơ cơng việc hình thành trong hoạt động của các trường
đại học
Trường đại học là một trong các cơ sở giáo dục trong hệ thống giáo dục
Quốc dân của Việt Nam. Hoạt động của hệ thống trường đại học rất phong phú và
đa dạng, gồm các nội dung chủ yếu như: quản lý, giảng dạy, học tập, nghiên cứu
khoa học, ứng dụng những tiến bộ khoa học vào lao động sản xuất và hoạt động
thực tiễn của xã hội. Hiện nay, các trường đại học ở Việt Nam đều có 2 chức năng
cơ bản là đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Theo khoản 8, Điều 1 của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo
dục Đại học số 34/2018/QH14, cơ cấu tổ chức của trường Đại học bao gồm:
a) Hội đồng trường đại học, hội đồng học viện (sau đây gọi chung là hội
đồng trường);
b) Hiệu trưởng trường đại học, giám đốc học viện (sau đây gọi chung là hiệu
trưởng trường đại học); phó hiệu trưởng trường đại học, phó giám đốc học viện
(sau đây gọi chung là phó hiệu trưởng trường đại học);
c) Hội đồng khoa học và đào tạo; hội đồng khác (nếu có);
d) Khoa, phịng chức năng, thư viện, tổ chức khoa học và công nghệ, tổ chức
phục vụ đào tạo khác;
đ) Trường, phân hiệu, viện nghiên cứu, cơ sở dịch vụ, doanh nghiệp, cơ sở
kinh doanh và đơn vị khác (nếu có) theo nhu cầu phát triển của trường đại học.
Trên cơ sở Luật Giáo dục Đại học, cơ cấu tổ chức của các trường đại học
thường có các đơn vị sau:
1. Hội đồng trường
2. Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng
3. Các đơn vị chức năng như: Văn phịng (hoặc Phịng Hành chính, Phịng
Tài chính - Kế tốn, Phịng Tổ chức - Cán bộ, Phịng Quản trị - Thiết bị, Phòng

Hợp tác quốc tế, Phòng Đào tạo đại học, Phòng Đào tạo sau đại học, Phịng Quản
lý khoa học, Phịng Cơng tác sinh viên, Ban Thanh tra.
4. Các khoa, bộ môn
5. Các tổ chức phục vụ đào tạo Trung tâm Thư viện, Trung tâm Tin học.
13


6. Các Hội đồng: Hội đồng Khoa học, Hội đồng Đào tạo, Hội đồng Thi đua
khen thưởng.
7. Các tổ chức đồn thể
Như vậy hồ sơ cơng việc là hồ sơ hình thành trong q trình giải quyết cơng
việc của Hội đồng Trường, Ban giám hiệu và các phòng ban thuộc trường có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chúng. Hồ sơ cơng việc hình thành trong hoạt động của các trường đại học trong
hoạt động của các trường đại học đa dạng về thể loại, phong phú về chất liệu mang
tin như tài liệu giấy, phim , ảnh, băng đĩa ghi hình, ghi âm, tài liệu điện tử và tài
liệu trên các vật mang tin khác. Hồ sơ cơng việc hình thành trong q trình xử lý
cơng việc, ví dụ Phịng Quản lý đào tạo đại học có chức năng tham mưu, giúp Hiệu
trưởng quản lý, tổ chức triển khai thực hiện công tác đào tạo với nhiệm vụ thực
hiện kế hoạch tuyển sinh đại học chính quy, hàng năm sẽ hình thành hồ sơ tuyển
sinh đại học chính quy; với nhiệm vụ phối hợp với các Khoa, trung tâm và các đơn
vị khác đề xuất xây dựng, cập nhật chương trình đào tạo sẽ hình thành hồ sơ công
việc về xây dựng, điều chỉnh, bổ sung chương trình đào tạo… Như vậy, hồ sơ cơng
việc hình thành trong hoạt động của trường đại học là những hồ sơ thuộc chức
năng, nhiệm vụ của các cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc trường đại học.
Có thể kể đến các hồ sơ như sau:
- Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập hoặc cho phép thành lập Trường Đại học
- Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập hoặc cho phép thành lập Phân hiệu
Trường Đại học
- Hồ sơ thành lập Hội đồng Trường và bổ nhiệm chủ tịch Hội đồng Trường

- Hồ sơ mở ngành đào tạo đại học, thạc sĩ, tiến sĩ
- Hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ, tuyển sinh, cho phép đào tạo ngành,
chuyên ngành thạc sĩ, tiến sĩ
- Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình đào tạo đại học
- Hồ sơ biên soạn giáo trình, tập bài giảng, tài liệu bồi dưỡng giảng dạy trình
độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ
- Hồ sơ liên kết đào tạo với các cơ sở giáo dục trong nước và nước ngoài
14


- Hồ sơ cho phép đào tạo liên thơng trình độ đại học
- Hồ sơ cho phép đào tạo văn bằng thứ hai
- Hồ sơ về tuyển sinh đại học, thạc sĩ, tiến sĩ
- Hồ sơ tổ chức lớp
- Bảng điểm tổng hợp kết quả theo kỳ, năm học hoặc khoá học
- Hồ sơ giảng dạy của giảng viên
- Hồ sơ về thi hết học phần
- Hồ sơ kiến tập, thực tập
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp bằng cử nhân/kỹ sư, thạc sĩ, tiến sĩ
- Hồ sơ về nghiên cứu khoa học của sinh viên, giảng viên, nghiên cứu viên
- Hồ sơ về kiểm định chất lượng giáo dục
- Hồ sơ về học bổng, học phí, chính sách hỗ trợ người học
- Hồ sơ về công tác học sinh,sinh viên như: Khen thưởng, kỷ luật, phát triển
đảng, tuần sinh hoạt công dân, tư vấn học tập, nghề nghiệp và việc làm cho sinh viên.
- Hồ sơ xây dựng và ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triển viên chức, nhà
giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục
- Hồ sơ tuyển dụng viên chức
- Hồ sơ về đào tạo cán bộ, giảng viên và đội ngũ hỗ trợ đào tạo
- Hồ sơ tổ chức thi thăng hạng
- Hồ sơ đề nghị, xét duyệt và công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư, Nhà

giáo ưu tú, nhà giáo nhân dân...
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo...
1.3. Lợi ích của việc lập hồ sơ trong các trường Đại học
Văn bản, tài liệu là một công cụ phản ánh tình hình, liên hệ sự việc, truyền
đạt ý kiến, xử lý các hoạt động nghiệp vụ, góp phần hồn thành chức năng của Nhà
trường. Lập hồ sơ có ý nghĩa sau:
1.3.1. Giúp Nhà trường quản lý văn bản được chặt chẽ, tra cứu nhanh
chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết cơng việc kịp thời, hiệu quả.
Trong q trình giải quyết công việc các cá nhân phải căn cứ vào hồ sơ để
giải quyết cơng việc vì đó là căn cứ pháp lý giúp cho việc giải quyết đúng chế độ
15


chính sách, qui định của nhà nước. Nếu khơng có hồ sơ thì giải quyết cơng việc sẽ
sai sót hoặc sẽ gây ách tắc trong q trình giải quyết cơng việc.
Sau khi giải quyết xong công việc văn bản tài liệu được lập thành hồ sơ,
được phân loại, sắp xếp theo một trật tự khoa học, vấn đề nào để riêng theo vấn đề
đó giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề
được hồn chỉnh, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Đối với từng cán bộ, viên chức trong q trình giải quyết cơng việc cần lập đầy đủ
các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng
cao hiệu suất và chất lượng công tác.
1.3.2. Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Nhà trường
Lập hồ sơ tốt, đúng qui định sẽ góp phần quản lý văn bản tài liệu không để
xảy ra mất mát, thất lạc những thông tin trong văn bản tài liệu khơng bị lọt ra
ngồi, bí mật của Đảng, Nhà nước, của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc.
1.3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công
tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau.
Lập hồ sơ tốt bước đầu xác định giá trị, phân loại tài liệu trên cơ sở đó lựa
chọn những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt ở

giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: không phải khôi
phục lại hồ sơ, thuận lợi trong việc xác định giá trị tài liệu và nhanh chóng tổ chức
khoa học tài liệu ra phục vụ các yêu cầu nghiên cứu tài liệu của cơ quan một cách
thuận lợi nhất.
Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong cơng tác văn thư;
tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ
lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác
khai thác, nghiên cứu.
1.4.Yêu cầu và trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ công việc trong các
trường Đại học.
1.4.1. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1.4.1.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hình thành hồ sơ, đúng cơng việc mà cá nhân chủ trì giải quyết
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho những
hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
16


trường được quy định trong quyết định thành lập đơn vị. Hồ sơ được lập phải thể
hiện quá trình giải quyết công việc của cơ quan thông qua văn bản, nghĩa là phản
ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mà thời điểm hồ sơ đó hình
thành. Do đó, văn bản, tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của mỗi đơn vị
phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ và hoạt động trong lĩnh vực chun mơn
của đơn vị đó hay nói cách khác chúng phản ánh hoạt động của đơn vị, cá nhân
trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Như vậy, văn bản hình thành
trong hoạt động của Trường sẽ phản ánh các hoạt động về công tác tuyển sinh, đào
tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,… vì vậy cần phải lựa chọn những loại
tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm
phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những văn
bản gửi đến để biết hoặc những văn bản, tài liệu tham khảo không thuộc chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan thì khơng cần lập hồ sơ.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ phản ánh hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, góp phần làm giảm nhẹ khối tài liệu của cơ
quan do tránh được tình trạng cùng một một vấn đề những có nhiều hồ sơ ở các
đơn vị khác nhau.
1.4.1.2. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh và có mối liên
hệ chặt chẽ với nhau hoặc trình tự giải quyết cơng việc
Trong quá trình lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một
vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Phải thu thập đầy đủ tài liệu và sắp xếp
theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu
với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề,
một sự việc hoặc một con người.
Việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo phương án tối ưu và trình tự khoa học
sẽ giúp người khai thác sử dụng thông tin tài liệu nhanh chóng hình dung và tra tìm
văn bản liên quan mà mình đang cần khai thác thơng tin.
1.4.1.3. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý hoặc có độ tin
cậy cao
Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng
17


pháp lý thì địi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do cơ quan
có thẩm quyền qui định. Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ khơng có giá trị
pháp lý cao. Xét về mặt lâu dài, những văn bản như vậy sẽ khơng thể trở thành
nguồn sử liệu đáng tin cậy.
Có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao là căn cứ trung thực để giải quyết các
vấn đề liên quan khi có nhu cầu sử dụng. Vì thế, văn bản tài liệu thu thập đưa vào
lập hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
1.4.1.4. Hồ sơ lập ra cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Thơng tin về hồ sơ phải được biên mục bên trong và bên ngoài nhằm giới

thiệu thành phần và nội dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để phục vụ cho
việc tra tìm được nhanh chóng, thuận tiện và phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài
liệu. Việc mô tả thông tin trong hồ sơ đầy đủ, chính xác giúp cho người tra cứu
nắm và cập nhật các thông tin tổng quát về hồ sơ trước khi sử dụng.
Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và
biên mục văn bản trong hồ sơ.
1.4.2. Trách nhiệm của các cá nhân trong trường đại học đối với việc lập
hồ sơ
Hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các trường đại học là tài
sản của cơ quan, vì vậy các cá nhân trong trường phải có trách nhiệm trong việc
lập và quản lý hồ sơ. Điều này đã được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2001
và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 như sau:
- Trách nhiemj của Hiệu trưởng trong phạm vi, quyền hạn có trách nhiệm
quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Chánh Văn phịng hoặc Trưởng phịng Hành chính:
+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với
các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường..
+ Tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường.
-18


- Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị: chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ , bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị
vào Lưu trữ cơ quan.
- Cán bộ, viên chức (Chun mơn) trong q trình theo dõi, giải quyết công
việc phải lập hồ sơ và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu
trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp
vào lưu trữ cơ quan.

- Văn thư Trường
+ Giúp Ban giám hiệu và Chánh văn phòng xây dựng Danh mục hồ sơ của
Nhà trường
Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, viên
chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ
giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
+ Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra
việc lập hồ sơ trong cơ quan.
1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ cơng việc.
Quy trình ln đi với phương pháp, quy trình chỉ ra các bước phải tiến hành,
phương pháp chỉ ra cách thức tiến hành. Theo quy định hiện hành, quy trình chung
về lập hồ sơ gồm 3 bước: Mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ,
kết thúc hồ sơ
1.4.3.1. Mở hồ sơ:
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ
theo danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác năm. Cập nhật những thông tin
ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ như: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của
hồ sơ. Trường hợp các hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, các cá nhân được
giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo
quản,thời gian bắt đầu vào bìa hồ sơ. Bìa hồ sơ theo mẫu TCVN 9251:2012 ban
hành theo Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và
Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia)

19


1.4.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Để lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ,
nhân viên trong quá trình giải quyết cơng việc cần phải thu thập kịp thời các
văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ đã mở,bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo

đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Văn bản thuộc hồ sơ nào, đưa vào hồ sơ đó.
Các văn bản tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc
bản sao hợp pháp (sao y bản chính, sao lục, trích sao).
1.4.3.3. Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Để hồn chỉnh hồ sơ về
cơng việc mình theo dõi, giải quyết thì người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra
mức độ đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản,
tài liệu còn thiếu để đưa vào hồ sơ. Xem xét, loại bỏ những văn bản tài liệu trùng
thừa, tài liệu tham khảo (trừ bản thảo về những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan, hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản
thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết giữ lại), văn bản tài liệu hết giá trị…. ra
khỏi hồ sơ.
Rà xét lại thời hạn bảo quản cho hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và tài
liệu trong hồ sơ)
Hồ sơ sau khi đã làm thủ tục kết thúc, nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều
(quá 3cm hoặc 200 tờ, không nên tách dưới 01cm) thì phải phân chia thành các
đơn vị bảo quản để thuận lợi cho việc bảo quản.Khi phân chia đơn vị bảo chúng ta
phải dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian, giá trị của văn bản, tài liệu để
phân chia cho hợp lý. Mỗi văn bản trong hồ sơ chỉ giữ lại 1 bản chính, nếu khơng
có bản chính thì giữ bản sao có giá trị như bản chính
- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
Là việc cố định trật tự vị trí của văn bản tài liệu trong hồ sơ sao cho văn bản
tài liệu đó thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể và có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Cùng phản ánh chính xác về một đối tượng cụ thể, một sự việc, một vấn đề giúp
cho việc nghiên cứu được thuận tiện.
20