Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (249.19 KB, 28 trang )
Trường…………….
Khoa……………….
…………..o0o…………..
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
Công tác quản lý văn bản i
ca c quan
3
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiÖp
MỤC LỤC
...............................................................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................................................4
CHƯƠNG I......................................................................................................................................7
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN SÓC SƠN............................................................................7
I. KHÁI QUÁT CHUNG.................................................................................................................7
2. Vị trí địa lý:..................................................................................................................................8
3. Một số thơng tin về Kinh tế - Văn hố - Xã hội.........................................................................8
Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn.............................................................................9
CHƯƠNG II..................................................................................................................................13
TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI .................................................................................13
VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY..........................................................................................................13
I. HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ...............................................................................................13
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư.................................................................................................13
CÁCH BỐ TRÍ PHỊNG LÀM VIỆC VÀ TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƯ CƠ QUAN
........................................................................................................................................................14
SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA HUYỆN ỦY SĨC SƠN......................................................15
(sau phụ lục)...................................................................................................................................15
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY SÓC SƠN..............15
CHƯƠNG III.................................................................................................................................27
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HUYỆN ỦY SĨC
SƠN................................................................................................................................................27
KẾT LUẬN....................................................................................................................................30
LỜI NĨI ĐẦU
Cơng tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn v v trang nhõn dõn.
4
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo c¸o tèt nghiƯp
Thơng tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái
niệm nơm na là một cơng việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy
tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và cơng việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái
tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan
trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ
quan nói riêng.
Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phịng, bao gồm
những cơng việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải
có đầy đủ thơng tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thơng tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết cơng việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước.
Cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
Qua thời gian 16 tuần thực tập (từ ngày 19/4 đến ngày 06/8/2010 ) tại Văn
phịng Huyện ủy Sóc Sơn (Hà Nội) được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và
tạo điều kiện để tơi có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố
thêm phần kiến thức vẫn cịn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến
thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng
chuyên mơn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công
việc hiện tại của bản thân.
Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quan
tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phịng Huyện uỷ Sóc Sơn nơi
tơi thực tập. Đặc biệt là bác Phạm Thị Thu – Cán bộ văn thư Huyện ủy, tơi đã có
16 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung cơng tác nghiệp vụ văn thư ở Văn phịng
Huyện ủy Sóc Sơn. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn
bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
5
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
Với bài báo cáo của mình, tơi xin được trình bày cụ thể một trong những
nội dung nghiệp vụ văn thư trên là Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Lý
do tơi chọn chun đề này vì tôi thấy đây là một chuyên đề hay và thú vị. Văn
bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản lý. Làm
tốt công tác này sẽ giúp chi các khâu nghiệp vụ khác được tốt hơn.
Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng
với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên
đề của bản thân, tôi cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu
sâu hơn về công tác văn thư và công tác quản lý văn bản đi là việc thống kê số
lượng văn bản đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
tốt. Bên cạnh những thuận lợi đó thì cịn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện
chuyên đề.
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân tơi cũng xin bày tỏ lịng cảm ơn tới tất
cả mọi người đã giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình
học tập cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới các thầy cô trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và
những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang
khi bước vào cuộc sống.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của
Văn phịng Huyện ủy Sóc Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi được tiếp xúc với
thực tế cơng việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình.
Cuối cùng tơi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ tơi hồn
thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công
việc cũng như hc tp ca bn thõn sau ny.
6
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN SÓC SƠN
I. KHÁI QUÁT CHUNG
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và
Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú
Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ-CP
ngày 05/7/1977 của Hội đồng Chính phủ. Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh
Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978, Huyện Sóc Sơn được chuyển về trực thuộc thành
phố Hà Nội và tồn tại đến ngày nay.
Tháng 10-1977, huyện Sóc Sơn hợp nhất có 29 xã (14 xã của huyện Đa
Phúc, 15 xã của huyện Kim Anh và thị trấn Xuân Hoà, trừ hai xã Quang Minh
và Kim Hoa chuyển về huyện Mê Linh).
Ngày 1-4-1979, khi huyện Sóc Sơn chuyển về Thành phố Hà Nội, 4 xã
(Phúc Thắng, Cao Minh, Nam Viêm, Ngọc Thanh) và thị trấn Xuân Hoà chuyển
về huyện Mê Linh; huyện Sóc Sơn lúc này cịn lại 25 xã:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Thanh Xuân
Minh Phú
Quang Tiến
Phú Minh
Phù Lỗ
Nam Sơn
Hồng Kỳ
Tân Hưng
Việt Long
Đức Hồ
Kim Lũ
Tân Minh
•
Minh Trí
Hiền Ninh
Phú Cường
Mai Đình
Đơng Xn
Bắc Sơn
Trung Giã
Bắc Phú
Xuân Giang
Xuân Thu
Phù Linh
•
•
Tiên Dược
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tân Dân
Tháng 3-1987, thị trấn Sóc Sơn được thành lập đã nâng tổng số đơn vị
hành chính của huyện lên 26. Số đơn vị hnh chớnh ny c gi nguyờn cho
n ngy nay.
7
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
2. Vị trí địa lý:
Huyện Sóc Sơn là huyện ở phía Bắc thành phố Hà Nội. Phía Bắc giáp tỉnh
Thái Ngun, phía Đơng giáp tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh, phía Tây giáp Huyện
Mê Linh, phía Nam giáp huyện Đơng Anh. Huyện Sóc Sơn được chia làm 2
vùng. Vùng đồi núi trung du gồm các xã Bắc Sơn, Nam Sơn và một phần các xã
Minh Trí, Minh Phú, Quang Tiến, Phù Linh, Hồng Kỳ, là vùng sản xuất nông
nghiệp và lâm nghiệp, số cịn lại là vùng trũng ven sơng và đồng bằng. Phía Tây
Bắc huyện cịn có đoạn cuối của dãy núi Tam Đảo, có tên là núi Thằn Lằn, cao
trên 100 m và núi Sóc bao bọc, phía Đơng và Nam có 3 con sơng, sơng Phù Lỗ
(sơng Cầu), sơng Cơng, sơng Cà Lồ làm ranh giới.
Địa hình của huyện là bán sơn địa, thuộc vùng trung du phía Nam dãy Tam
Đảo, cao trung bình từ 8 - 20m. Phía Bắc và Tây Bắc là khu vực đồi núi. Huyện
có các sơng như sơng Cầu, sơng Cà Lồ và nhiều hồ, đầm.
3. Một số thông tin về Kinh tế - Văn hố - Xã hội
Hiện nay, huyện Sóc Sơn đang phấn đấu để xây dựng huyện trở thành một
vùng phát triển của thủ đô.
Trong những năm gần đây, kinh tế của huyện phát triển tương đối ổn định,
tăng đều ở mức 14,5%/năm. Cơ cấu kinh tế có sự thay đổi rõ rệt theo hướng
tăng tỷ trọng công nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ. Thu hút đầu tư trên địa bàn
tăng mạnh. Tổng vốn đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật xã hội năm 2007 đạt
1835 tỷ đồng. Hiện nay, huyện đang tập trung triển khai các dự án trọng điểm
bao gồm: dự án triển khai khu công nghiệp tập trung Nội Bài 388 ha, dự án khu
công nghiệp vừa và nhỏ Mai Đình 50 ha, dự án phát triển khu du lịch đền Sóc
Sơn 274,5 ha, dự án làng du lịch sinh thái Đình Phú xã Minh Phú hơn 400 ha, dự
án sân gôn và khu vui chơi giải trí Minh Trí, dự án phát triển khu đơng bắc
huyện, xây dựng trường trung học dạy nghề đa ngành, 2 trường THPT và Phịng
khám đa khoa khu vực.
Nơng nghiệp đã chuyển đổi mạnh mẽ cơ cấu cây trồng, vật nuôi, giá trị trên
một hecta đất canh tác đạt gần 40 triệu đồng. Diện tích rừng trồng từ 234 ha
trước năm 1980 đã nâng lên trên 6.000 ha, cơ bản phủ kín đất trống, đồi núi trọc,
có giá trị về sinh thỏi v phc v du lch - dch v.
8
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN
Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn
Quyết định chương trình cơng tác tồn khóa và chương trình cơng tác
hàng năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của huyện ủy; quy chế làm việc của
ban kiểm tra huyện ủy và kế hoạch kiểm tra tồn khóa.
Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương
hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phịng, xây
dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.
Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và tồn khóa
trên các lĩnh vực cơng tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện.
Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của
Đảng bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức
danh thuộc thẩm quyền theo quy định.
Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định
tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra
trung ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.
1. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Sóc Sơn
Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư và các phó Bí thư Huyện ủy.
Gồm các phịng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy.
1. Ban Tổ chức
2. Ban Dân vận
3. Ủy ban kiểm tra
4. Ban Tuyên giáo
5. Văn phòng Huyện ủy
* Bí thư Huyện ủy là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu
trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ và thường
trực huyện ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban thường cụ huyện ủy
chịu trách nhiệm trước ban thường vụ, trước dảng bộ huyện về sự lãnh đạo trên
mọi lĩnh vực hoạt động của huyện.
* Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Đảng bộ
huyện, giúp bí thư giải quyết cơng việc hàng ngày của Đảng bộ, chịu trách
nhiệm điều hành bộ máy Đảng. Trực tiếp giải quyết những cơng việc do bí thư
huyện ủy phân cơng, thay mặt bí thư hun ủy iu hnh cụng vic khi bớ th y
nhim.
9
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY
VĂN PHềNG HUYN Y
CHNH VN PHềNG
10
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo c¸o tèt nghiƯp
PHĨ CHÁNH
VĂN PHỊNG
TỔNG HỢP
TỔNG
HỢP
VĂN
PHỊNG
VĂN
THƯ
KẾ TỐN
TÀI VỤ
LƯU
TRỮ
CƠNG
NGHỆ
THƠNG
TIN
PHĨ CHÁNH
VĂN PHỊNG
HÀNH CHÍNH
LÁI XE
BẢO VỆ
ĐIỆN
NƯỚC
VỆ SINH
TẠP VỤ
BẾP ĂN
Văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ lãnh đạo
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng: văn phịng có Chánh văn
phịng và hai phó văn phịng
- Chánh văn phịng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn
phòng. Sắp xếp tổ chức, bộ máy văn phòng theo quy đinh, chịu trách nhiệm
trước Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ về tồn bộ hoạt động của văn
phịng.
Chánh văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp.
- Phó văn phịng là người giúp việc cho Chánh văn phịng, được phân
cơng theo dõi từng mảng cơng việc riêng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phịng huyện ủy
• Cơng tác tham mưu thơng tin tổng hợp
Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phịng giúp
cấp ủy xây dựng lịch cơng tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban
Thường vụ và Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường cơng tỏc lónh o, ch
o ca cp y.
11
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy
theo dõi, đơn đốc các phịng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình
cơng tác đề ra.
Giúp cấp ủy chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các
cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục
vụ chu đáo, khoa học. Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết.
Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ
của huyện uỷ và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham
mưu cho cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên
đề với Thành ủy.
• Cơng tác nội chính, tiếp dân
Tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy nắm bắt tình hình nội chính, cơng
tác nội chính và hoat động của cơ quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực
Huyện ủy tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác nội chính.
Thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định.
Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, bố
trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán bộ theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân.
Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải quyết đơn thư góp phần quan
trọng vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân. Ổn định
tình hình chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn.
• Cơng tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính
phủ về cơng tác Văn thư và Quyết định 1559 của Thành ủy về gửi nhận văn bản.
Thực hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi
văn bản đi và lưu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tổ chức thực
hiện tốt, thực hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý cơng văn trên mạng máy tính.
Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con
dấu không xảy ra sự cố.
Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật chất
đáp ứng nhu cầu lưu trữ.
Công tác quản lý tài liệu được tăng cường.
• Cơng nghệ thơng tin
Phối hợp với trung tâm Cơng nghệ thơng tin văn phịng Thành ủy quản lý,
đảm bảo chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy
Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy xã – thị trấn,
duy trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan huyện y.
12
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
• Cơng tác quản trị hành chính
Thực hiện nghiêm túc cơng tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo
phương thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính.
Tăng cường cơng tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ
sở
Đảm bảo tốt chế độ, chính sách của cán bộ cơng nhân viên trong cơ quan.
• Cơng tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ
Công tác lưu trữ tại các đơn vị, cơ sở được quan tâm chỉ đạo. Văn phòng
Huyện ủy đã triển khai, tổ chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu
trữ Đảng ủy các xã, thị trấn
Xây dựng kế hoạch, phối hợp tổ chức mở một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn
phòng cho các đồng chí lãnh đạo, chun viên các ban Đảng, phó Bí thư,
Thường trực Đảng, văn phòng Đảng ủy các chi, Đảng bộ trực thuộc huyện tại
trung tâm bồi dưỡng chính trị.
CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY
I. HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư
Văn thư thuộc văn phịng huyện ủy có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang
tính chất phục vụ (hậu cần) cho huyện ủy. Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ
quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực huyện
ủy, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phịng huyện ủy
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ
lưu trữ
Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. ng ký
cụng vn, vn bn i vo s
13
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi
đóng dấu ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng
gói cơng văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Giúp Thường trực huyện ủy quản lý và tổ chức thực hiện cơng tác văn
phịng, văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản,
… đối với các đơn vị phòng ban theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính chế
độ bảo mật văn thư Nhà nước.
Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của huyện ủy, văn thư phải thực hiện tốt
những nhiệm vụ trên.
1. Lề lối làm việc của văn thư
Văn phòng huyện ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung
là Chánh văn phòng nên văn thư cũng chịu sự chỉ đạo trực tiếp đó.
Bộ phận văn thư quản lý
- Cơng tác văn bản:
Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ văn thư căn cứ vào thành phần nơi nhận và
số lượng văn bản để gửi đi nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng.
- Công tác tạp vụ:
Làm công tác vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo, phòng văn thư. Chuẩn bị
hội trường, phòng họp phục vụ hội nghị, hội họp do Thường trực huyện ủy tổ
chức, quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị phục vụ trong hoạt động của cơ quan.
Quản lý các loại văn phòng phẩm của cơ quan, các phòng ban. Khi thiếu
hoặc chưa đáp ứng phục vụ cho cơng tác thì phải xin ý kiến với lãnh đạo để có
biện pháp giải quyết
CÁCH BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC VÀ TRANG THIẾT BỊ
TRONG VĂN THƯ CƠ QUAN
Cách bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn thư rất quan trọng,
nếu bố trí nơi làm việc khoa học thì hiệu quả cơng việc sẽ cao.
Văn phịng huyện ủy được bố trí như sau:
1. Cách bố trí nơi làm việc
Trụ sở làm việc của Huyện y Súc Sn l mt tũa nh 5 tng
14
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
SƠ ĐỒ PHỊNG LÀM VIỆC CỦA HUYỆN ỦY SĨC SƠN
(sau phụ lục)
• Ưu điểm
Thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thơng tin, xử lý các cơng việc nhanh chóng,
đảm bảo q trình giải quyết cơng việc, q trình trao đổi cơng tác giữa các
phịng ban, đơn vị với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ.
Thuận lợi cho q trình trao đổi, giải quyết cơng việc.
• Nhược điểm
Có phịng vẫn sắp xếp cán bộ làm việc chung với nhau đôi khi cũng ảnh
hưởng tới quá trình giải quyết và năng suất cơng việc.
2. Các trang thiết bị trong văn phịng
Trong q trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục vụ
hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phịng.Văn phịng được trang
bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công tác cho
mỗi cán bộ.
Các phòng, ban trong huyện ủy được trang bị khá đầy đủ máy móc, văn
phịng phẩm như: máy tính kèm theo máy in; mạng Internet, mạng thơng tin nội
bộ, điện thoại, mạng điện thoại nội bộ trong tất cả các phòng, ban.
Huyện ủy cũng được trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, các
văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, gim, kẹp,…
Nhìn chung văn phịng huyện ủy cũng đã được trang bị đầy đủ nên công việc
được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.Cùng với việc bố
trí nơi làm việc khoa học góp phần đạt kết quả cao. Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu
trong công việc cần mua sắm thiết bị trong văn thư đầy đủ hơn và hợp lý hơn.
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI
HUYỆN ỦY SĨC SƠN
Cơng tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.
Trong văn phịng, cơng tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn
hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phịng
huyện ủy nói riêng. Huyện ủy có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các
văn bản đi – đến của cơ quan. Cán bộ có chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm
lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc.
1. Những nét chung về nghiệp vụ công tỏc Vn th ca Vn phũng huyn
y Súc Sn
15
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để
tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là
bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc
nghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,…
Thực hiện tốt cơng tác quản lý cơng văn là một yếu tố có tính quyết định đến
hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của
công tác quản lý cơng văn, huyện ủy cũng có những quy định về chế độ tiếp
nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết cơng việc, quy trình
soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo
quản hồ sơ.
Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có:
- Cơng tác xây dựng và ban hành văn bản;
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Công tác quản lý văn bản đi;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu cơng tác văn thư tại huyện ủy Sóc
Sơn, nhìn chung văn bản của huyện đều đúng với quy định của Nhà nước. Cụ
thể như sau:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo mọi văn bản của văn phòng huyện ủy được thực hiện nghiêm túc,
đầy đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao. Văn phịng huyện
ủy Sóc Sơn xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước:
Bước 1. Chuẩn bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập
xử lý thông tin.
Bước 2. Xây dựng bản thảo
Bước 3. Duyệt văn bản
Bước 4. Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính
Bước 5. Triển khai văn bản
Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt
động quant lý của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ hiểu
biết sâu rộng và trình độ chun mơn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản
của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, tôi thấy văn thư huyện ủy
Sóc Sơn đã làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn bản
nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên vẫn cịn một số sai sót nhỏ ở phần thể thức do
các phòng ban soạn thảo và vẫn được phát hành văn bản đó.
Quy trình quản lý v gii quyt vn bn n
16
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài
gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi
họp mang về hoặc qua đường bưu điện,...
Văn bản đến tại huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư thực hiện theo các
bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản;
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến,
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Văn phòng huyện ủy
cũng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Đảng nhưng vẫn cịn
nhiều hạn chế như khơng có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi
các đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý, giải quyết văn bản thuộc
về đơn vị nào thì cán bộ văn thư lại tìm trong sổ đăng ký văn bản đến. Như vậy,
rất khó khăn và khơng được nhanh chóng. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ
văn thư gửi đến các phòng ban nhưng lại khơng có sổ ký nhận và khi văn bản bị
mất thì văn thư sẽ lại phải chịu trách nhiệm.
Cơng tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý
công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến
các đối tượng có liên quan.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
- Kiểm tra thể thức;
- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng văn bản;
- Đóng dấu văn bản;
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
- Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu.
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của huyện ủy Sóc
Sơn được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy
định của Đảng và Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về
thể thức văn bản nhưng tơi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được
khắc phục để công tác quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn.
Công tác quản lý và sử dụng con du
17
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo bản hướng
dẫn của Nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29 tháng 9 năm 2001
của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư
quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu
đóng khơng bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản khơng đúng thẩm
quyền. Bên cạnh đó vẫn cịn một số hạn chế như cán bộ văn thư có nhiều việc
nên đóng dấu nhầm của huyện ủy thành dấu của của văn phòng
Các loại dấu: dấu cơ quan huyện ủy, dấu văn phòng, dấu tên, dấu chức danh,
dấu đến, dấu chuyển,…
Trường hợp khắc lại con dấu do bị mịn, méo thì phải có cơng văn của cơ
quan dùng dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an cho phép khắc lại con
dấu. Huyện ủy Sóc Sơn cũng đã khắc lại dấu bị mịn do quá trình sử dụng. Sau
khi việc khắc lại con dấu được hoàn thành và được đưa vào sử dụng thì Văn
phịng thực hiện cơng việc thơng báo thay đổi mẫu dấu mới để các cơ quan, ban,
ngành có liên quan biết về việc thay đổi mấu dấu mới của cơ quan. Như Thông
báo số 424-TB/HU ngày 14/7/2010 về việc thay đổi mẫu dấu của các tổ chức
Đảng, cơ quan Đảng trong toàn Đảng bộ Thành phố Hà Nội (xem phụ lục 1).
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đây là cơng việc thường xun mà cán bộ văn phịng nào cũng làm khi giải
quyết cơng việc do mình quản lý. Việc lập hồ sơ hiện hành tại huyện ủy Sóc Sơn
nhìn chung là đúng quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ. Tuy nhiên, một số
phòng ban còn chưa lập hồ sơ, các tài liệu cịn lộn xộn, gây khó khăn cho việc
thu thập tài liệu để nộp lưu trữ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện
vào cuối năm.
2. Chuyên đề ‘Quản lý và giải quyết văn bản đi’ thực trạng và giải pháp
Văn bản đi của văn phòng huyện ủy do cán bộ văn thư quản lý và giải quyết
là những văn bản của huyện ủy do lãnh đạo huyện ủy ký. Sau đó văn thư đóng
dấu và làm thủ tục ban hành văn bản.
Văn bản do cơ quan ban hành ra phản ánh toàn bộ các mặt công tác trong
hoạt động của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải qua cán bộ văn thư quản
lý, tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan và phải đảm bảo nhanh chóng, chính
xác, kịp thời, bí mật và đúng đối tượng.
Đối với các văn bản khẩn cần được làm thủ tục chuyển phát ngay sau khi văn
bản được hoàn thiện. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh
máy và trình bày sạch sẽ,gọn gàng trên khổ giấy A4.
Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn nm 2009.
18
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
Huyện ủy đã ban hành được 1284 văn bản đi bao gồm: quyết định, chỉ thị, báo
cáo, công văn, tờ trình, thơng báo, thơng tri, kế hoạch,..
Mỗi loại có một quyển sổ đăng ký riêng nên văn bản thuộc loại nào thì đăng
ký vào quyển sổ đó.
Nghiệp vụ tổ chức văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan huyện ủy gồm các quy trình sau:
Kiểm tra lại thể thức văn bản
Văn bản sau khi hoàn thành, trước khi trình ký sẽ được cán bộ văn phịng
kiêm nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản và khi
trình ký xong thì chuyển sang cho cán bộ văn thư để đóng dấu. Cán bộ văn thư
sẽ kiểm tra lại một lần nữa, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo cho người
được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
• Thực tế tồn tại:
Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản:
Thì mỗi căn cứ lùi vào đầu dòng và sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy( ;) và
căn cứ cuối cùng là dấu phẩy( ,), trước căn cứ khơng có gạch đầu dịng và chữ
Quyết định thứ hai cỡ chữ 14 và có dấu 2 chấm (:)
Vẫn cịn một số văn bản sai thể thức trình bày
Ví dụ: Quyết định số 5086–QĐ/HU ngày 28 tháng 5 năm 2010
(xem phụ lục 2)
Trước Căn cứ lại là một gạch đầu dòng, sau mỗi căn cứ là dấu chấm. Quyết
định thì dùng cỡ chữ 12, khơng có dấu hai chấm (:). Nơi nhận không nghiêng,
sai phông chữ và không có gạch chân.
Và cịn một phần nữa là các điều khoản thì được in đậm và sau mỗi điều là
dấu chấm.
Như Quyết định số 5040-QĐ/HU ngày 06/3/2010
(xem phụ lục 3)
thì các điều khoản lại không được in đậm và sau mỗi điều lại là dấu hai chấm( :).
Nơi nhận cũng khơng được in đậm và in nghiêng.
Và cịn một số cơng văn thiếu phần trích yếu, khi trình lãnh đạo ký được
đồng ý và chuyển cán bộ văn thư đóng dấu. Sau khi cán bộ văn thư xem xét phát
hiện thì thơng báo cho cán bộ chun mơn làm lại văn bản để hoàn thiện văn
bản theo đúng thể thức ca Nh nc ra.
Trỡnh vn bn
19
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
Cơng tác trình ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn thực hiện theo văn bản
thuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì phịng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phải
được kiểm định tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Sau đó văn bản sẽ
được trình ký thơng qua văn phịng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan.
Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản của cơ quan. Khi soạn thảo văn bản,
người soạn thảo văn bản phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo huyện ủy
thực hiện nội dung văn bản.
Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộ
phận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn
mà mình phụ trách, các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng liên quan
thống nhất và ra văn bản.
Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện và kiểm tra lại và sau đó trình lãnh đạo ký.
Ghi số, ngày, tháng văn bản
Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn đều được đánh số theo tên loại của văn
bản đi do cán bộ văn thư kiêm nghiệm thống nhất quản lý. Mỗi loại đều được
đánh số từ số 01 bắt đầu của một nhiệm kỳ cho đến số cuối cùng khi nhiệm kỳ
kết thúc. Sau khi ghi số phải ghi ngày tháng của văn bản, việc ghi ngày tháng
văn bản phải được thực hiện theo quy định tại điểm B khoản 4 mục II của thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BNVVPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản của huyện ủy nhìn chung là đúng thể thức, số ký hiệu đầy đủ.Tuy
nhiên vẫn còn một số văn bản bị trùng lặp số vì có một số phòng ban khi tới văn
thư thống nhất lấy số sau đó khơng giả lại cho văn thư để vào sổ làm cho cán bộ
văn thư đôi khi không nhớ nên khi có phịng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư
ghi số tiếp theo sau số đã đăng ký vào sổ và còn một số văn bản sai ngày tháng.
Đóng dấu văn bản
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo của Văn phịng chính
phủ được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về cơng tác văn thư. Dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định
trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Về phần đóng dấu thì cán bộ văn thư cơ quan huyện ủy làm tương đối là tốt.
Ví dụ: Thơng báo số 335-TB/HU ngày 08/02/2010 (xem phụ lục 4) và Thông
báo số 418-TB/HU ngày 22 tháng 6 năm 2010 (xem phụ lục 5).
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định thì dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hay phụ lục. Như danh sách được gửi kèm theo công văn số 1148-CV/HU ngày
16 tháng 6 năm 2010 thì khơng được đóng dấu điều này sẽ làm cho việc chỉnh
sửa danh sách được dễ dàng sẽ gây sai sút cho vn bn ban hnh (xem ph lc
20
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
6). Và bản danh mục kèm theo Thông báo số 417-TB/HU ngày 22 tháng 6 năm
2010 thì dấu lại khơng được đóng đúng vị trí là trùm lên một phần tên của phụ
lục (xem phụ lục 7)
Đăng ký văn bản đi
Sau khi hoàn thiện văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký. Việc đăng ký văn
bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo thuận lợi cho
việc tra tìm và quản lý số lượng ban hành trong năm.
Sổ đăng ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký theo nhiệm kỳ nên
khi hết một nhiệm kỳ thì bắt đầu sổ mới. Sổ phải được Chánh văn phòng ký
duyệt sử dụng và đóng dấu cơ quan ở trang đầu trước khi dùng. Văn thư chịu
trách nhiệm về chất lường đăng ký và giữ gìn, bảo quản sổ
Trang cuối sổ dùng ghi chứng từ kết thúc: trong đó ghi rõ những đặc điểm
của sổ trong quá trình đăng ký, sử dụng và bảo quản như tình trang nhảy số,
trùng số, trang nào bị rách, hỏng. Chứng từ kết thúc do Chánh văn phịng ký xác
nhận và đóng dấu cơ quan, văn thư ký và ghi rõ họ tên.
Khi đăng ký công văn thì dùng một loại mực bền màu, khơng dùng mực đỏ,
bút chì, chữ viết rõ ràng, sạch sẽ, khoảng cách giữa các cơng văn là một dịng,
khơng tẩy xóa, xé trang.
Sổ được sử dụng và bảo quản theo chế độ mật của Đảng, hết năm hoặc hết
nhiệm kỳ nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
Trong những năm trước văn bản của huyện ủy Sóc Sơn đăng ký văn bản đi
bằng sổ đăng ký văn bản đi. Trong những năm gần đây thì huyện ủy đăng ký
cơng văn đi bằng sổ cùng với việc đăng ký văn bản trên máy tính.
Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào
sổ ngày đó.
Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản vẫn còn một số vấn đề nhỏ là khi có một số
văn bản ngày tháng ban hành văn bản trước thì số sau mà có số văn bản ngày
tháng ban hành sau lại là số trước. Như vậy, rất khó khăn trong việc đăng ký văn
bản vào sổ và cịn có một số phịng ban khi lấy số không gửi lại bản gốc làm
chậm quá trình đăng ký vào sổ và làm cho cán bộ văn thư có thể qun dẫn đến
việc phịng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư đọc số tiếp theo trong sổ dẫn
tới việc trùng lặp số.
Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký vo s theo mu:
Bỡa s:
21
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (1)
HUYỆN ỦY SÓC SƠN (2)
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
………………..
Năm:…. (3)
Từ ngày…..đến ngày…. (4)
Từ số…..đến số….. (5)
Quyển số…. (6)
Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:
(1): Tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc( nếu có)
(2): Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong sổ
(6): Số thứ tự của quyển số
Khi thực hiện công việc đăng ký văn bản đi, tôi nhận thấy các văn bản
trong sổ đều đúng quy định. Tuy nhiên, còn nhiều văn bản đăng ký được viết tắt
nên nhiều văn bản còn gây khó khăn cho cơng tác tra tìm và một số lỗi ở phần
trên như trùng lặp số, ngày tháng,…
Phần đăng ký bên trong:
Ngày
tháng
văn
bản
1
Số
ký
hiệu
văn
bản
2
Tên loại và Người
Nơi
Số
Số
trích yếu
ký
nhận
trang bản
nội dung
văn bản
văn bn
3
4
5
6
7
Lu Ghi
h s chỳ
s
8
9
Hng dn ng ký:
22
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
B¸o c¸o tèt nghiƯp
Cột 1: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước số đó. Ví dụ: 03/01, 05/02
Cột 2: Ghi rõ số và ký hiệu văn bản
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
Cột 6: Ghi rõ số trang văn bản
Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được phát hành
Cột 8: Ghi rõ số lượng văn bản lưu
Cột 9: Ghi những điều cần thiết
Mẫu “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” đi giống như “sổ đăng ký văn
bản đi” (loại thường), phần đăng ký bên trong có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”.
Thực tế thì huyện ủy văn bản mật số lượng ít nên được đăng ký chung
với sổ đăng ký văn bản thường.
Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan
đều phải thực hiện đúng nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, chính xác và đúng đối
tượng.
Văn bản có 2 loại: Loại gửi trong nội bộ huyện ủy và loại gửi cho cơ quan
cấp trên, các cơ quan có liên quan.Nếu chuyển giao nội bộ thì khơng cần làm bì,
cịn nếu chuyển giao qua bưu điện thì phải có bì riêng.
- Mẫu bì văn bản:
23
TrÇn Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
HUYỆN ỦY SÓC SƠN
___________________
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
------------- *** ------------
………………...............
Kính gửi:…………………
…………………………….
……….................................
• Sổ gửi văn bản đi bưu điện
Mẫu sổ
- Bìa sổ:
ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI (1)
HUYỆN ỦY SÓC SƠN (2)
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm:…(3)
Từ ngày….đến ngày….(4)
Quyển số:…..(5)
- Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:
(1): Tên cơ quan chủ quản (nếu có)
(2): Tên cơ quan ban hành ra văn bản
(3): Năm mở sổ chuyển giao văn bản đi
(4): Ngày bắt đầu chuyển giao và kết thúc văn bản đi
(5): Thứ tự quyển số
Phần đăng ký bờn trong:
24
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiÖp
Ngày
chuyển
(1)
Số, ký
hiệu văn
bản
(2)
Nơi nhận văn
bản
(3)
Số
lượng
bì
(4)
Ký nhận,
dấu bưu
điện
(5)
Ghi
chú
(6)
- Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản; đối với những ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 01/12
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi
Côt 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của
bưu điện (nếu có)
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác
Huyện ủy Sóc Sơn đã có những mẫu sổ như theo quy định của Nhà nước
đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ nên việc thống
kê số lượng văn bản gửi cho các phòng ban trong năm tạo sự khó khăn cho cán
bộ văn thư và các phòng, ban.
Sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện được cán bộ văn thư làm rất tốt cơng
tác này, khi có cơng văn cần gửi cho các cơ quan có liên quan thì cán bộ văn thư
cần xem lại những đơn vị cần gửi và cho vào bì rồi thống kê số lượng và đăng
ký vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu
Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý
đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại
tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng
để làm căn cứ pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu
là văn bản chính và được sắp xếp theo số, ký hiệu.
Văn bản lưu của huyện ủy được cán bộ văn thư sắp xếp rất gọn gàng và khoa
học nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản.
Văn bản lưu của huyện ủy được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập
văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì
xếp trước. Văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thỡ xp sau.
25
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiÖp
Tại Văn phịng huyện ủy, tập lưu được hình thành vào cuối năm, cán bộ văn
thư đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc
và viết bìa tập lưu.Tập lưu văn bản được cán bộ văn thư sắp xếp theo một trật tự
nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.
Ngoài ra, một số phòng ban, đơn vị mượn bản lưu để phục vụ cho cơng việc
của mình sau đó khơng mang trả lại cho cán bộ văn thư. Do vậy mà vẫn cịn một
số văn bản đến khi lập tập lưu thì khơng đủ và sẽ gây khó khăn cho cơng tác lập
hồ sơ nộp vào lưu trữ. Nhiều khi các cán bộ đến mượn văn bản, tài liệu cho cơng
việc thì cán bộ văn thư lại khơng tìm thấy mà cũng khơng biết là văn bản đó
đang nằm ở đâu nữa,vì vậy mà cán bộ văn thư cần phải chặt chẽ hn na trong
vic sp xp, bo qun tp lu.
26
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA HUYỆN ỦY SĨC SƠN
Cơng tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan. Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều
người, nhiều bộ phận.
Nhìn chung cơng tác văn thư ở huyện ủy Sóc Sơn đã đi vào nề nếp và có
những thành tích tốt. Do cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên
việc tập trung cho công tác văn thư vẫn còn gặp nhiều hạn chế.
Là một sinh viên vừa học vừa làm nên thời gian thực tập của tôi cũng gặp
rất nhiều thuận lợi, với sự giúp đỡ của các bác, các cô, chú, anh chị ở cơ quan và
đặc biệt là bác Thu, người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong thời gian tiếp
cận thực tế để tôi hiểu sâu hơn về công tác văn thư.
Giữa việc học lý thuyết ở trường và khi áp dụng vào thực tế để sau này sẽ
khơng cịn bỡ ngỡ khi bước vào công việc và cùng với sự học hỏi trong 16 tuần
thực tập tại cơ quan và nỗ lực của bản thân, tôi cũng đã đạt được những kết quả.
1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trang cơng tác văn thư tại Huyện
ủy Sóc Sơn
Cơng tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục. Đây là công việc
được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân tơi đã rất cố gắng hồn thành tốt
nghiệp vụ. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra các ý kiến của bản thân để góp ý
với cơ quan cho cơng tác văn thư đạt kết quả cao hơn.
Qua 16 tuần thực tập và làm việc tại Văn phòng huyện ủy, bản thân tôi
thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là hết sức cần thiết và giữa thực tế với
những gì đã được học cịn rất nhiều khác nhau nên đợt thực tập chính là sự rèn
luyện, học hỏi và rút kinh nghiệm cho sự thiếu sót trong quá trình học tập và
hiểu rõ về nghiệp vụ của mình trong thực tế.
Cơng tác văn thư tại Huyện ủy Sóc Sơn đã đạt được nhiều thành tích tốt,
bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục để công tác văn thư tại
cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa.
Ưu điểm
Huyện ủy Sóc Sơn ln quan tâm chú trọng đầu tư các trang thiết bị cần
thiết phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photo, điều
hòa, … Đặc biệt chú trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ
trong cơ quan và cán bộ làm công tác văn th.
27
Trần Thị Thạch - HCVT K36A
Báo cáo tốt nghiệp
