Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh thương mại dịch vụ kỹ thuật nam hải
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (488.79 KB, 70 trang )
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
GTGT: Giá trị gia tăng
SH: Số hiệu
TK: Tài khoản
NT: Ngày tháng
ĐVT: Đơn vị tính
QĐ-CT: Quyết định công ty
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
QĐ- BTC: Quyết định bộ tài chính
DVKT: Dịch vụ kỹ thuật
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
1
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền
ngay trực tiếp
Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền
ngay qua ngân hàng
Sơ đồ 03: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Biểu 01: Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng
Biểu 01: Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng
Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế tốn chi tiết doanh thu
Biểu 3: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Biểu 4: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Biểu 5: Trích sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại:
Biểu 06: Trích sổ nhật ký chung
Biểu 07 : Trích sổ cái
Biểu 8 : phiếu xuất kho
Biểu 9 : phiếu xuất kho
Biểu 10: Trích Thẻ kho
Biểu 11: Trích Thẻ kho
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Biểu 12: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
2
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
Biểu 13: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán:
Biểu 14 : Trích sổ nhật ký chung
Biểu 15 :Trích sổ cái TK 632
Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ kế tốn chi tiết chi phí bán hàng
Biểu 16. Hóa đơn GTGT
Biểu 17. Phiếu chi
Biểu 18: Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt
Biểu 19 : Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ tổng hợp về chi phí bán hàng:
Biểu 20 : Trích sổ nhất ký chung
Biểu 21 : Trích sổ cái
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
3
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................1
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU.........................................................................2
MỤC LỤC.................................................................................................................4
Lời mở đầu................................................................................................................6
Chương 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT NAM HẢI...8
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty.....................................................8
1.1.1. Danh mục hàng bán của công ty...........................................................8
1.1.2. Thị trường của công ty..........................................................................9
1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty TNHH và DVKT Nam Hải ......9
1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TM và DVKT Nam
Hải.......................................................................................................................11
1.2.1 Tổng giám đốc.......................................................................................11
1.2.2 Phòng kế hoạch......................................................................................11
1.2.3 Phòng kinh doanh.................................................................................12
c. Bộ phận bán hàng.......................................................................................13
1.2.4. Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm..............................................13
1.2.5 Bộ phận kho...........................................................................................14
1.2.6 Phịng kế tốn........................................................................................14
CHƯƠNG 2:............................................................................................................16
Thực trạng kế tốn bán hàNg tại công ty TNHH Thương mại & dịch vụ kỹ thuật
nam hải
2.1.Kế toán doanh thu..........................................................................................16
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán................................................................16
2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu...................................................................23
4
Nguyễn Mai Phương
Chuyên đề thực tập
chuyên ngành
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
2.1.4. Kế toán tổng hợp về doanh thu...........................................................27
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán.............................................................................30
2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán................................................................30
2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán.......................................................34
2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán...............................................38
2.3. Kế tốn chi phí bán hàng..............................................................................43
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế tốn................................................................43
2.3.2. Kế tốn chi tiết chi phí bán hàng........................................................43
2.2.3. Kế tốn tổng hợp về chi phí bán hàng................................................48
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC
KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ KỸ
THUẬT NAM HẢI.................................................................................................51
3.1. Nhận xét về tình hình tổ chức kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ kỹ thuật Nam Hải:..............51
3.1.1. Ưu điểm về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
tại Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Kỹ Thuật Nam Hải..............51
3.1.2. Nhược điểm về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh tại Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Kỹ Thuật Nam Hải.. 53
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện...................................................................54
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại Công
ty TNHH Thương mại & Dịch vụ kỹ thuật Nam Hải..........................................55
3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng.............................................................55
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá...............................56
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ...............................................59
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết............................................................................59
3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng......................................64
Kết Luận..................................................................................................................65
Tài liệu tham khảo...................................................................................................66
5
Nguyễn Mai Phương
Chuyên đề thực tập
chuyên ngành
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
Lời mở đầu
1. Sự cần thiết của đề tài: Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là mối
quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp
thương mại nói riêng. Thực tiễn cho thấy thích ứng với mỗi cơ chế quản lý, công
tác tiêu thụ vào xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện bằng các hình thức khác
nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếu
bằng mệnh lệnh. Các cơ quan hành chính kinh tế can thiệp sâu vào nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhưng lại không chịu trách nhiệm về các
quyết định của mình. Hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa trong thời kỳ này chủ
yếu là giao nộp sản phẩm, hàng hóa cho các đơn vị theo địa chỉ và giá cả do Nhà
nước định sẵn. Tóm lại, trong nền kinh tế tập trung khi mà ba vấn đề trọng tâm:
Sản xuất cái gì? Bằng cách nào? Cho ai? đều do Nhà nước quyết định thì cơng tác
tiêu thụ hàng hố và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm,
hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước. Trong nền
kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trọng tâm
thì vấn đề này trở nên vô cùng quan trọng và nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt
nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí bỏ
ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển.
Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hố của mình, xác định
khơng chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “ lãi giả, lỗ thật” như vậy
sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản. Thực tế nền kinh tế thị trường đó đã và đang
cho thấy rất rõ điều đó.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết
quả kinh doanh, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường Đại học kinh
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
6
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
tế Quốc Dân, đồng thời thơng qua q trình thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế kế
tốn đối với các phần hành kế toán, đặc biệt là phần hành “Kế tốn bán hàng” tại
Cơng ty TNHH Thương mại & Dịch vụ kỹ thuật Nam Hải, em đã mạnh dạn lựa
chọn đề tài nghiên cứu
“Hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ kỹ thuật
Nam Hải ”.
2. Nội dung nghiên cứu:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của chuyên đề gồm 3
phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty TNHH
Thương Mại & Dịch vụ Kỹ Thuật Nam Hải.
Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương Mại & Dịch
vụ Kỹ Thuật Nam Hải.
Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty
TNHH Thương Mại & Dịch vụ Kỹ Thuật Nam Hải.
Do thời gian cũng như khả năng nghiên cứu cịn hạn chế nên bài viết của em
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết nhất định. Em kính mong nhận
được sự góp ý, bổ sung của các thầy cơ giáo trong bộ mơn Khoa Kế tốn - Kiểm
tốn và các cơ chú, các anh chị trong phịng Kế tốn của cơng ty chun đè tốt
nghiệp của em có chất lượng hơn nữa.
Trong quá trình thực tập, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn và giúp đỡ hết sức
tận tình của các thầy, các cơ trong Khoa Kế toán - Kiểm toán của trường và trực
tiếp là giáo viên hướng dẫn TS. Nguyễn Hữu Ánh . Em xin chân thành cảm ơn các
cô chú, các anh chị cán bộ kế tốn Cơng ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ Kỹ
Thuật Nam Hải đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này .
Hà Nội , ngày 12 tháng 05 năm 2012
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
7
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Mai Phương
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
KỸ THUẬT NAM HẢI
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty
1.1.1. Danh mục hàng bán của công ty.
Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ kỹ thuật Nam Hải tiền thân từ công
ty TNHH Thương mại & Giao nhận Vận chuyển Nam Hải được thành lập từ năm
2003, Ban đầu hoạt động trên lĩnh vực Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá
trong nước và Quốc tế. Từ năm 2005 đến nay hoạt động trên hai lĩnh vực chính là
KD Thiết bị Y tế, vật tư tiêu hao và lĩnh vực Giao nhận vận chuyển hàng hoá.
Với lĩnh vực giao nhận vận chuyển chúng tơi có mạng lưới đại lý rộng
khắp, cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển, hàng không, đường
sông, đường bộ đến tất cả các tỉnh thành trong nước và trên thế giới.
Với lĩnh vực kinh doanh Trang thiết bị y tế: Chúng tôi là đại lý độc quyền và
là nhà phân phối chính thức của nhiều hãng sản xuất dược phẩm và thiết bị y tế
nổi tiếng và có uy tín trên thế giới như: Zhanjiang Haibin, Edan, Neijiang,
Mindray với nhiều chủng loại máy móc thiết bị :
Máy tán sỏi ngồi cơ thể, Máy răng, Máy sinh hố, huyết học, phân tích
nước tiểu, Máy siêu âm, Monitor theo dõi bệnh nhân, monitor sản khoa, doppler
tim thai, điện tim, lồng ấp trẻ sơ sinh.
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
8
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
Máy X-Quang, bàn mổ, đèn mổ, giường bệnh nhân, máy trị liệu, nồi hấp, tủ
sấy, máy hút, hoá chất, máy đo độ ơ hố oxi trong máu, test thử nhanh và các loại
vật tư tiêu hao.v.v
Các dịch vụ tư vấn, bảo hành, bảo trì, lắp đặt, sửa chữa và cung cấp vật tư
tiêu hao, phụ tùng thay thế cho các sản phẩm của công ty cung cấp.
Với đội ngũ kỹ sư có trình độ, tính chun nghiệp cao được đào tạo từ chính
các hãng sản xuất. Cơng ty TNHH TM & DV KT Nam Hải đang từng bước khẳng
định năng lực và sức mạnh của mình trong lĩnh vực nhập khẩu và cung cấp các sản
phẩm TBYT chất lượng tốt, cùng với dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo, công nghệ
tiên tiến,
đạt các tiêu chuẩn Hoa Kỳ & EU.
Với tiêu chí nâng cao chất lượng cuộc sống " Quality of life ". Tất cả các sản
phẩm được công ty cung cấp với chất lượng Quốc tế và giá cả phù hợp với người
Việt Nam. Bên cạnh đó cơng ty ln chấp hành và thực hiện đầy đủ các chính sách
(đặc biệt về hạch toán và kế toán) của nhà nước, làm trịn nhiệm vụ với ngân sách
Nhà nước.
Cơng ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ Kỹ thuật Nam Hải luôn mong muốn
được hợp tác kinh doanh với tất cả các tổ chức trong và ngoài nước với nguyên tắc
hai bên cùng có lợi.
1.1.2. Thị trường của cơng ty
Do đặc thù hàng hố kinh doanh tại Cơng ty chủ yếu là hàng thiết bị Y tế,
vật tư tiêu hao có uy tín trên thế giới . Chính vì vậy thị trường tiêu thụ hàng hố
của cơng ty rất đa dạng gồm:
Thị trường tiêu thụ ở khu vực Hà Nội với đối tượng khách hàng bao gồm:
Các bệnh viện, phòng khám, cửa hàng thiết bị y tế..
Thị trường tiêu thụ hàng hoá ngoài khu vực Hà Nội tập chung vào các tỉnh:
Bắc giang, Bắc ninh, Vĩnh Yên, Thanh Hoá, Nam Định, Hưng Yên, Hải dương,
Hải phòng, Huế, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Đối với thị trường ngồi khu
Nguyễn Mai Phương
chun ngành
9
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
vực Hà Nội này đối tượng khách hàng của cơng ty chủ yếu là các bệnh viện và các
phịng khám.
1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty TNHH và DVKT Nam Hải .
Do đặc thù kinh doanh mặt hàng của công ty chủ yếu là mua bán trang thiết
bị y tế, khách hàng của công ty chủ yếu là các bệnh viện, phòng khám, cửa hàng
thiết bị y tế trong Hà Nội, và các tỉnh thành khác trong cả nước nên công ty sử
dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là:
*Bán buôn
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hóa được bán
bn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Khi nghiệp vụ bán bn phát sinh tức là
khi hợp đồng kinh tế đó được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đó được ký kết phịng
kế tốn của cơng ty lập hố đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1(lưu
tại gốc), liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh thanh toán. Phiếu xuất
kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên do thủ kho lập.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT
được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế tốn và thủ quỹ dựa vào đó để viết
phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
Khi đó kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế
toán cùng thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên
phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán viết 3 liên phiếu thu sau đó xé liên 2 của
phiếu thu đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh tốn đó hồn tất.
Trong phương thức bán bn, Cơng ty sử dụng hình thức bán bn qua kho:
Theo hình thức này, cơng ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán
hàng. Nhân viên bán hàng cầm phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cùng biên bản
bàn giao hàng hố do phịng kế tốn lập kiểm tra nhận đủ hàng và mang hàng giao
cho người mua. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đó nhận và ký xác
nhận trên biên bản bàn giao hàng hoá, phiếu xuất kho và hố đơn GTGT. Việc
thanh tốn tiền hàng có thể bằng tiền mặt, séc, hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (
theo các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế hoặc các văn bản thoả thuận khác)
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
10
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
* Bán lẻ lớn
Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bán buôn
tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán bn, khách hàng không thường xuyên như
bán buôn.
Trên cơ sở đặt hàng của người mua, phịng kế tốn lập phiếu xuất kho, hố
đơn GTGT và biên bản bàn giao hàng hoá. Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, cùng
biên bản bàn giao hàng hoá được viết thành 3 liên: liên1 lưu tại gốc, liên 2 giao
cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán.
Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào phiếu thu
đó để thu tiền hàng. Khi đó nhận đủ số tiền hàng theo hố đơn của nhân viên bán
hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu.
Phương thức bán lẻ lớn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho.
* Bán lẻ nhỏ
Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại kho của công ty, khách hàng đến
trực tiếp kho của công ty để mua hàng. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức
thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hố thì kế tốn lập
phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng u cầu
đưa hàng đến tận nhà thì kế tốn hàng hoá cũng lập phiếu xuất kho và hoá đơn
GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi giao hàng và thu tiền
xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phịng kế toán kèm
hoá đơn GTGT (liên 3- liên xanh).
Hiện tại doanh nghiệp chủ yếu bán hàng theo hình thức bán bn lên trong
bài luận văn của mình em xin trình bày chủ yếu vào hình thức này.
1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TM và DVKT
Nam Hải
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong q trình bán hàng có sự kết
hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phịng kinh doanh (tiến hành các
chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng); ban giám đốc
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
11
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
(ký duyệt); phịng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất
hàng); phịng kế tốn (tiến hành ghi sổ và thanh toán với khách hàng)… Qua đó, có
thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng
ban với nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa
các bộ phận là rất quan trọng.
1.2.1 Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do phịng
kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
1.2.2 Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch tiến hành lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn hạn đối
với từng mặt hàng và từng khách hàng.
1.2.3 Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo
cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng.
a. Bộ phận Marketing
Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay khách
hàng. Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng rất quan
trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộ phận Marketing
sản phẩm thuộc phịng kinh doanh chun tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm
năng cho Công ty. Công ty giới thiệu sản phẩm của mình đến khách hàng bằng
cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giá đến khách hàng và đặc biệt
khi Công ty mới nghiên cứu thành công một số sản phẩm mới nhằm thu hút thêm
nhiều khách hàng mới. Ngồi ra, Cơng ty cịn tiến hành quảng cáo sản phẩm của
mình tại các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với
khách hàng nhiều hơn. Vì vậy, nhiều khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của
Cơng ty với số lượng lớn đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Cơng ty.
Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Cơng ty sẽ đến phịng
kinh doanh đặt hàng. Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất nhiệt tình của
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
12
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
nhân viên Cơng ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ đó sẽ đi đến thống
nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế.
b. Trưởng phòng kinh doanh
Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phịng kinh doanh sẽ trình
với ban giám đốc ký duyệt. Đối với Cơng ty thì hợp đồng kinh tế là rất cần thiết vì
Cơng ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên rủi ro lớn. Hợp
đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên
bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền địi tiền khi đến hạn trả tiền.
Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thơng báo
cho phịng sản xuất và các phịng ban khác có liên quan để chuẩn bị những yếu tố
cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.
c. Bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm tồn bộ các cơng việc liên quan đến đóng gói,
bảo quản thành phẩm và giao hàng. Như:
- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài
nước).
- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/O cho
các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…)
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất.
- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên quan
và khách hàng.
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
13
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
d. Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa của Cơng ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua đường
hàng không, đường thủy, đường bộ (cả trong nước và xuất khẩu) là chủ yếu. Vì
vậy, Cơng ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số công ty vận chuyển
quen thuộc. Đảm bảo khơng có hư hại gì đối với chất lượng, thiệt hại về số lượng
hàng hóa trong khâu vận chuyển.
1.2.4. Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm
Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty TNHH Thơng mại &
Dịch vụ kỹ thuật Nam Hải đã đề những biện pháp quản lý thành phẩm
chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng sản
phẩm. Thành phẩm được kiểm soát ở tất cả các khâu, từ khâu sản xuất đến khâu
nhập kho cho đến khi bàn giao cho khách hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm
hoàn thành phải được xác nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau khi loại bỏ
những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói
và được tổ trưởng các tổ sản xuất chuyển đến kho làm thủ tục nhập kho và tiến
hành nhập kho thành phẩm. Khi xuất hàng giao bán thành phẩm được kiểm tra lại
một lần nữa để đảm bảo chất lượng của thành phẩm khi giao bán, đủ về số lượng,
và đúng về chủng loại.
1.2.5 Bộ phận kho
Khi thành phẩm được chuyển đến kho, tổ trưởng các tổ sản xuất viết phiếu
nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếp nhận hàng
chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặt hàng. Nhập kho
xong, thủ kho ghi vào thẻ kho để theo dõi.
Khi xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi trên phiếu
xuất kho. Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối chiếu số liệu với
phòng kế tốn.
1.2.6 Phịng kế tốn
Lập các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho ban giám đốc.
a. Kế toán kho
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
14
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
Phịng kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân loại
sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm. Đồng thời, kế toán kho vào sổ chi tiết
theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng).
b. Kế toán bán hàng
Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi nhận
doanh thu, vào sổ sách có liên quan.
c. Kế tốn thanh tốn
Khi khách hàng thanh tốn có thể đến thẳng Cơng ty thanh tốn cho phịng kế
tốn hoặc có thể thanh tốn qua ngân hàng.Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp
điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị nộp tiền, nộp cho phịng kế tốn. Sau khi
kiểm tra lại thơng tin nhân viên phịng kế tốn sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng
mang tiền nộp cho thủ quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu
tiền. Căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu
khách hàng.
Nếu khách hàng thanh tốn qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài khoản
ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Cơng ty. Căn cứ vào giấy báo có kế tốn vào
sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượng cũng
như số lượng. Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên mua khi ký
kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh tốn, cịn những sản phẩm chưa
đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Cơng ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT
và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và lượng hàng hóa bị gửi trả lại do
khơng đáp ứng được u cầu, Công ty sẽ tiến hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng
bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau đó lập các khoản phải thu tương ứng với
từng khách hàng. Vì hàng hóa sản xuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết
giữa 2 bên nên Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá
hàng bán, chiết khấu thương mại.
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
15
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT NAM HẢI
2.1.Kế tốn doanh thu
Cơng ty TNHH TM và DVKT Nam Hải là một doanh nghiệp thương mại nên
doanh thu từ bán thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất và nguồn thu chủ yếu của
Công ty. Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây làm lợi
nhuận cũng như vốn chủ sở hữu của Công ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính
tự chủ của Cơng ty.
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Kế toán khoản doanh thu
Theo chế độ quy định Công ty sử dụng các chứng tư kế toán sau để hạch toán
doanh thu:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
16
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh tốn,
Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê của Ngân hàng...)
- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hố bán ra…
* Hố đơn giá trị gia tăng
Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phịng kinh
doanh sẽ báo lên phịng kế tốn để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lập hoá đơn
GTGT. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban hành. Trong đó,
ghi rõ các thơng tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty, đơn vị tính, số lượng,
đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần)
- Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Được dùng để thanh toán.
* Phiếu thu : Khi khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử
dụng là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặt
giấy than viết 1lần)
- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty.
- 1 liên giao cho khách hàng.
- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.
* Giấy báo Có.
Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng chuyển khoản thơng qua Ngân
hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phịng kế tốn của Cơng
ty. Khi nhận được giấy báo Có kế tốn tiến hành ghi sổ kế tốn và lưu giữ tại
phịng kế tốn.
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết các điều
khoản, phòng sản xuất sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Khi sản phẩm hoàn thành
về số lượng, chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành đóng gói xuất bán.
Phịng kế tốn lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1
(màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng; Liên 3
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
17
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
(màu xanh): dùng trong nội bộ Cơng ty để ghi sổ. Đồng thời, Thủ kho lập Phiếu
xuất kho và làm thủ tục xuất kho. Sau khi Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được
chuyển tới phịng kế toán.
Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu thu
được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2
chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ. Thủ quỹ thu
tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó, người nhận hàng mang đầy
đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho
và Phiếu thu (liên 2). Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hố đơn GTGT đã hồn thành
thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng rồi ghi thẻ kho cho từng loại thành
phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2)
lên phòng kế toán. Kế toán tổng hợp nhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành
ghi sổ.
Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu
tiền ngay trực tiếp
KH
Đơn
đặt
hàng
Phịng
SXKD
Tổng
giám
đốc
KT
bán
hàng
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Lập
hóa
đơn
GTGT
Nguyễn Mai Phương
chun ngành
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
18
KT
thanh
tốn
Lập
phiếu
thu
Thủ
quỹ
Thu
tiền
KT
tổng
hợp
Ghi
sổ
Chun đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Kế Toán – Kiểm Tốn
Nếu khách hàng thanh tốn qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từ cũng
được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụng Giấy báo
có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ.
Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu
tiền ngay qua ngân hàng
KH
Đơn
đặt
hàng
Phịng
SXKD
Hợp
đồng
kinh
tế
Tổng
giám
đốc
KT
bán
hàng
Ký
duyệt
Lập
hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
KT
thanh
tốn
Giấy
báo có
của
NH
KT
tổng
hợp
Ghi
sổ
Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng bán
chịu nhân viên kế tốn của Cơng ty phải phân tích khả năng thanh toán của khách
hàng. Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được quy định cụ thể
trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Quy trình luân chuyển chứng từ trong
trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng thanh toán ngay chỉ khác là
kế tốn thanh tốn khơng viết phiếu thu mà viết giấy nợ cho khách hàng.
Sơ đồ 03: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Nguyễn Mai Phương
chuyên ngành
19
Chuyên đề thực tập
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
KH
Phịng
SXKD
Đơn
đặt
hàng
Hợp
đồng
kinh
tế
Tổng
giám
đốc
Ký
duyệt
Khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn
KT
bán
hàng
Hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
KT
thanh
tốn
KT
tổng
hợp
Viết
giấy
nợ
Ghi
sổ
Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán giảm giá hàng bán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của Cơng ty có
chất lượng và uy tín trên thị trường. Các sản phẩm của Công ty luôn qua khâu
kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập kho. Do
đó, hiện nay Cơng ty TNHH Th¬ng mại & Dịch vụ kỹ thuật Nam
Hải khụng cú chớnh sách giảm giá hàng bán cho khách hàng.
Hạch toán chiết khấu
Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởng khi
khách hàng mua với số lượng lớn. Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt
được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu được ghi giảm
trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiết khấu thương mại này
được hạch toán vào TK 521. Tài khoản này phản ánh khoản chiết khấu thương mại
người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu
thương mại đã quy định. Nhưng do tại Công ty không thực hiện chính sách chiết
khấu cho khách hàng nên sẽ khơng xét trường hợp này.
Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng người mua
từ chối, trả lại. Do các lỹ do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém phẩm chất,
20
Nguyễn Mai Phương
Chuyên đề thực tập
chuyên ngành
