Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín và kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ năng này trong tương lai

MỤC LỤ

PHẦN I: MỞ ĐẦU..........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...............................................................................1
2. Mục đích của bài viết........................................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.................................................................2
4. Kết cấu của bài viết...........................................................................2
PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN..3
2.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kỹ năng giao tiếp bằng
thư tín.....................................................................................................3
2.1.1. Khái niệm thư tín.........................................................................3
2.1.2. Khái niệm thư tín trong kinh doanh:...........................................3
2.1.3. Ý nghĩa của viết thư trong giao tiếp thư tín................................4
2.2. Ưu, nhược điểm trong giao tiếp thư tín.......................................4
2.2.1. Ưu điểm trong giao tiếp thư tín...................................................4
2.2.2. Nhược điểm trong giao tiếp thư tín...........................................12
2.3. Nguyên nhân của ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục:...17
2.3.1. Nguyên nhân của ưu điểm:.......................................................17
2.3.2. Nguyên nhân của nhược điểm:..................................................18
PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG
GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI..............................19
3.1. Kế hoạch rèn luyện với vai trò người viết..................................19
3.2. Kế hoạch rèn luyện với vai trò người nhận...............................20
3.3. Một số điểm chung cần lưu ý......................................................21
i


PHẦN IV: KẾT LUẬN.................................................................................23
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................24

ii

PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Giao tiếp, ứng xử là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục trong
mọi xã hội, trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường
cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người
vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội. Con người với tư cách là thành
viên cộng đồng xã hội không thể thiếu giao tiếp với những người xung quanh.
Nếu khơng có sự giao tiếp, con người khơng thể có sự hiểu biết lẫn nhau. Qua
giao tiếp con người mới thực hiện được q trình xã hội hóa để tự hồn thiện
mình bằng cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử của cộng
đồng xã hội từ thế hệ này sang thế hệ khác. Hoạt động giao tiếp cho phép con
người tổ chức các hoạt động có mục đích. Nếu khơng có hoạt động giao tiếp
sẽ khơng thể có tổ chức xã hội.
Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnh tranh
ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lại càng cần những
người có khả năng giao tiếp tốt trong đó giao dịch thư tín cũng là một phần tất
yếu của giao tiếp. Nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín
hầu như khơng thể thiếu trong suốt quá trình làm việc. Đề thấy hết được tầm
quan trong của giao dịch thư tín trong kinh doanh và những kỹ năng cần có.
Trên cơ sở tài liệu thu thập được nhóm chúng sinh viên đã thực hiện đề tài “
Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín và kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ năng
này trong tương lai” để có cái nhìn sâu và rộng hơn.
2. Mục đích của bài viết
Bài luận được viết với mục đích nêu lên mặt lý luận gồm khái niệm
giao tiếp thư tín, các ưu và nhược điểm của hình thức giao tiếp này trong xã
hội hiện đại, đồng thời đưa ra những nguyên nhân của những tồn tại đó. Qua
các cơ sở lý thuyết trên, nhóm nghiên cứu đưa ra một số kế hoạch cụ thể
nhằm rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng thư từ trong tương lai.

1


3. Phương pháp nghiên cứu
Về phương pháp luận, tiểu luận sử dụng những phương pháp
luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Phương pháp nghiên cứu được sử
dụng trong đề tài này bao gồm phương pháp thống kê, phương pháp so sánh,
phương pháp phân tích tổng hợp và đối chiếu.
4. Kết cấu của bài viết
Ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, cũng như các phần phụ lục
khác, kết cấu đề tài gồm 2 nội dung chính như sau:
Phần II: Tổng Quan Về Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Thư Tín
Phần III: Kế Hoạch Rèn Luyện Và Phát Triển Kỹ Năng Giao Tiếp
Bằng Thư Tín Trong Tương Lai
Do kiến thức và kinh nghiệm chưa nhiều, lại bị hạn chế về thời gian
nên tiểu luận không tránh khái những khiếm khuyết. Với tinh thần thực sự
muốn hiểu biết thêm về đề tài và muốn có nhiều kiến thức thực tế, em rất
mong nhận được sự quan tâm, trao đổi và góp ý của các thầy cơ giáo và các
bạn để hoàn hiện hơn nữa bài tiểu luận cũng như kiến thức của mình.

2


PHẦN II: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN
2.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kỹ năng giao tiếp bằng thư tín
2.1.1. Khái niệm thư tín
Thư tín là văn bản chứa đựng những thơng tin mà một người muốn báo
cho một (hoặc nhiều) người khác biết. Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì
thơng tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định và được
chuyển từ người này (người gửi) sang người khác (người nhận), theo ý chí

của người gửi. Hình thức vật chất đó đồng thời cũng là phương thức bảo quản
thơng tin trong q trình di chuyển từ người sang người. Trong xã hội hiện
đại, hình thức của thư tín rất đa dạng. Có thể ghi nhận bốn hình thức phổ biến
nhất sau:
1) Thư viết trên giấy, là loại thư tín cổ điển. Thơng tin được ghi nhận
trên giấy có thể bằng chữ viết thơng thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu
quy ước giữa chủ thể gửi thông tin và chủ thể nhận thông tin (gọi là mật mã
trong ngơn ngữ thơng dụng);
2) Thơng tin có thể được chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết,
tiếng nói, hình ảnh hoặc cả ba;
3) Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến
một địa chỉ điện tử khác, thông qua mạng internet;
4) Nhắn tin qua điện thoại, đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại
hoặc hộp tin nhắn của một số điện thoại. Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại
dưới dạng lời nói (lời đối thoại) được ghi âm.
2.1.2. Khái niệm thư tín trong kinh doanh:
Một lá thư kinh doanh thường là một lá thư từ công ty này đến công ty
khác, hoặc giữa các tổ chức đó với khách hàng, khách hàng của họ và những
đối tác bên ngoài khác. Phong cách chung của thư phụ thuộc vào mối quan hệ
giữa các bên liên quan. Thư doanh nghiệp có thể có nhiều loại nội dung, ví dụ
3


để yêu cầu thông tin trực tiếp hoặc hành động từ một bên khác, đặt hàng cung
cấp từ nhà cung cấp, để chỉ ra lỗi của người nhận thư, trả lời trực tiếp yêu cầu,
xin lỗi vì đã sai hoặc để truyền đạt thiện chí.
Một lá thư kinh doanh đơi khi hữu ích vì nó tạo ra một hồ sơ bằng văn
bản vĩnh viễn và có thể được người nhận thực hiện nghiêm túc hơn so với các
hình thức giao tiếp khác.
2.1.3. Ý nghĩa của viết thư trong giao tiếp thư tín

Trong thời đại cơng nghệ số phát triển như ngày nay, nhu cầu giao tiếp
trao đổi thông tin giữa người với người trở nên cần thiết, trong đó có hình
thức giao tiếp thư tín cũng có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, các công ty,
doanh nghiệp vẫn thường xuyên nhận và gửi các thông tin, tài liệu cho các đối
tác bằng hình thức thư tín. Giúp truyền tải thơng tin nhanh chóng, tiết kiệm
được tối đa các chi phí.
Một bức thư với nội dung dễ hiểu, bố cục tốt, logic, sẽ giúp công ty ghi
điểm trong mắt những khách hàng và đối tác, quan trọng hơn là giải quyết
chính xác các vấn đề mà cơng ty gặp phải.
Trong cuộc sống, hình thức giao tiếp thư tín càng trở nên thơng dụng,
và thật sự cần thiết. Mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau ở bất kì địa
điểm, thời gian nào một cách nhanh chóng. Hơn nữa, trong học tập các bạn
học sinh cũng có thể nhận các bài tập, tài liệu từ giáo viên một cách nhanh
chóng. Học sinh cũng có thể gửi bài tập cho giáo viên của mình mà khơng cần
phải gặp trực tiếp.
2.2. Ưu, nhược điểm trong giao tiếp thư tín
Hình thức giao tiếp thư tín ln có những ưu điểm và nhược điểm sau
đây:

4


2.2.1. Ưu điểm trong giao tiếp thư tín
Trong thời đại ngày nay, phần lớn muốn giao tiếp, muốn trao đổi thông
từ người gửi đến người nhận thông tin thường được trao đổi qua mạng xã hội
như facebook, zalo,… hay qua gmail thay vì phải gặp trực tiếp để truyền đạt
hay trao đổi thông tin với nhau. Trong môi trường doanh nghiệp cũng giống
vậy, bên cạnh việc giao tiếp, trao đổi và truyền thông tin giữa các nhân viên
với nhau, hay giữa cấp trên với cấp dưới bằng mạng xã hội hay gmail thì đa
phần trong mỗi doanh nghiệp sẽ có những group, những trang thông tin nội

bộ nhằm thuận tiện cho việc giao tiếp, truyền và trao đổi thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp, cũng như góp phần nâng cao, cải thiện mối quan hệ giữa
các nhân viên cũng như giữa cấp trên và cấp dưới trong doanh nghiệp trở nên
khắn khít hơn.
Đối với trong mơi trường kinh doanh thì thư tín sẽ giúp các doanh
nghiệp thuận tiện cho việc trao đổi thơng tin, hợp tác, góp phần thuận lợi
trong việc hợp tác giữa các doanh nghiệp.
Nhìn chung, giao tiếp qua thư tín giữa những cá nhân, giữa những
người trao đổi thông tin với nhau, cũng như giữa các doanh nghiệp trong môi
trường kinh doanh với nhau sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn rất nhiều. Từ đó, có
thể thấy rằng thư tín có rất nhiều ưu điểm đối với việc kinh doanh trong mơi
trường kinh doanh nói riêng và đối với tất cả mọi người trong cuộc sống nói
chung. Một số ưu điểm của thư tín trong kinh doanh như:
-

Chi phí thấp và tiện lợi cho doanh nghiệp:

Hiện nay thư tín là phần khơng thể thiếu đối bất kì doanh nghiệp nào.
Bởi vì chi phí chi trả cho thư tín tương đối thấp và thư tín lại tiện lợi trong
mơi trường doanh nghiệp. Khi truyền đạt và trao đổi thông tin qua thư tín thì
có thể cùng lúc truyền thơng tin đến cho nhiều người, nhiều bộ phận trong
doanh nghiệp với cùng một nội dung, với tốc độ nhanh mà không cần đến
5


người vận chuyển, không cần tốn nhân lực và thời gian cho việc truyền thông
tin đến từng nhân viên hay từng bộ phận trong doanh nghiệp bằng cách xưa
cũ. Bên cạnh đó, thơng tin có thể được truyền trực tiếp đến người muốn
truyền mà không cần phải qua trung gian. Cũng như truyền thơng tin bằng thư
tín trong doanh nghiệp cịn khơng cần tốn chi phí và thời gian để viết, sao

chép hay in ấn nội dung, thông tin, công việc cần truyền đạt ra giấy. Và cũng
không cần sao chép nội dung hay thông tin muốn truyền đi ra thành nhiều bản
nếu như muốn gửi hay truyền thông tin cho nhiều người với nội dung thông
tin giống như cách trước khi thư tín xuất hiện.
Đối với mỗi doanh nghiệp thì có nhiều bộ phận có nhiều nhân viên,
mỗi bộ phận tuy có trưởng bộ phận hay trưởng phịng nhưng họ cũng có
nhiệm vụ của riêng mình trong cơng ty, cũng như họ cũng có cơng việc của
bản thân để góp phần phát triển và mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Đối với
trưởng phịng hay trưởng bộ phận nếu cấp trên như giám đốc muốn truyền,
thông báo thông tin hay nội dung cơng việc gì cũng khơng thể gọi từng nhân
viên lên gặp mặt trực tiếp cũng như không thể đi in từng văn bản, văn kiện rồi
bảo nhân viên cấp dưới trực tiếp lên lấy hay là bảo thư kí mang xuống cho
những nhân viên cần nhận thơng tin. Vì nếu làm như thế với tất cả các nội
dung, thông tin, công việc dù lớn hay nhỏ, quan trọng hay không quan trọng,
cần thiêt phải gặp mặt hay khơng cần thiết gặp mặt trực tiếp thì rất là tốn thời
gian, phí cơng sức từ đó sẽ kéo theo hiệu suất làm việc của nhân viên trong
doanh nghiệp giảm đi.
Mặc khác, đối với các nhân viên cấp thấp bình thường với nhân viên
cấp trung là trưởng phòng, trưởng bộ phận hay nhân viên cấp cao là giám đốc
cũng tương tự, không thể dù công việc, nội dung hay bất kì thơng tin nào
cũng gọi lên gặp mặt trực tiếp. Vì thế, truyền và trao đổi thơng tin, nội dung,
cơng việc trong doanh nghiệp qua thư tín đối với những thông tin, công việc,
nội dung không quan trọng, không nhất định phải gặp mặt trực tiếp là thích
6


hợp nhất vừa tiết kiệm thời gian, công sức mà không làm giảm đi hiệu suất
làm việc của nhân viên. Vì thế trao đổi thư tín trong nội bộ doanh nghiệp là
hợp lý và cần thiết vì như thế khơng những khơng lãng phí thời gian mà cịn
giúp giữ và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Còn đối với các doanh nghiệp với nhau cũng như thế, các cấp cao, ban
giám đốc giữa các công ty cũng rất bân khơng phải lúc nào cũng có thời gian
rảnh, hay có thể sắp xếp để gặp mặt trao đổi trực tiếp với nhau với những nội
dung, những công việc nhỏ lẻ, không quan trọng, không nhất thiết phải gặp
mặt. Vì thế nên, giữa các doanh nghiệp với nhau trao đổi thư tín sẽ thuận tiện,
dễ dàng và góp phần tạo ra hiệu suất công việc giữa các doanh nghiệp sẽ tốt
hơn cũng như khơng phải lãng phí thời gian giữa các cấp cao, ban giám đốc
của các doanh nghiệp. Và chỉ nên gặp tạo ra các cuộc họp, các cuộc gặp mặt
trực tiếp giữa các ban giám đốc, các cấp cao của các doanh nghiệp cho những
công việc, những nội dung, những thông tin thật sự quan trọng, thật sự cần
thiết gặp mặt để khơng phải lãng phí thời gian, công sức của đôi bên, giữa các
đối tác với nhau.
Từ đó có thể chứng minh việc trao đổi thông tin, nội dung công việc
trong môi trường doanh nghiệp nói riêng và kinh doanh, hợp tác trao đổi giữa
các doanh nghiệp nói chung sẽ tạo ra thuận lợi trong cơng việc của các nhân
viên cũng như tạo lợi ích cho doanh nghiêp. Sử dụng thư tín trong mơi trường
doanh nghiệp có thể thấy là tiện lợi, thuận tiện và rất cần thiết.
-

Có tính lưu trữ cao và đảm bảo tính tính bảo mật:

Thơng đi được truyền, trao đổi qua thư tín sẽ được lưu trữ lâu dài hơn
và có thể lưu trữ vĩnh viễn nếu như khơng xóa đi, đã thế khơng cịn tốn diện
tích khơng gian, vị trí như lưu trữ những loại tài liệu, thông tin, nội dung được
viết bằng tay hay in ấn như thư tay hay sách vỡ,….đã vậy thông tin, nội dung
được trao đổi và truyền đi bằng thư tín được lưu trữ sẽ được dễ dàng tìm kiếm

7

khi cần thiết và thuận tiện hơn so nhiều với việc lưu trữ thông tin, nội dung
được truyền và lưu trữ bằng cách xưa cũ.
Đối với bất kì doanh nghiệp nào dù quy mơ lớn hay quy mơ nhỏ thì
thơng tin, dữ liệu, công việc cần truyền và trao đổi trong nội bộ doanh nghiệp
đó đều khơng ít vì thế nếu tất cả thông tin, dữ liệu, nội dung đã được truyền
tải đều được lưu trữ bằng cách cũ thì rất tốn diện tích khơng gian cũng như
khơng dễ dàng trong việc tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết. Vì thế, các doanh
nghiệp để thuận tiện, dễ dàng cho việc tra cứu, tìm kiếm thơng tin đã được
truyền, thơng báo hay trao đổi thì các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại sẽ
lựa chọn cách truyền qua thư tín và lưu trữ bằng thư tín. Vì như thế sẽ được
lưu trữ trong thời gian dài mà không cần lo ngại việc tốn diện tích hay khó
khăn khi cần tìm kiếm, đối chiếu.
Mỗi doanh nghiệp khơng chỉ có thơng tin, dữ liệu trong nội bộ mà cịn
có những thơng tin được trao đổi, những bản hợp đồng, thỏa thuận hợp tác
giữa các doanh nghiệp với nhau. Mà mỗi bản hợp đồng, mỗi thỏa thuận giữa
các doanh nghiệp đều có giá trị về doanh thu cũng như lợi nhuận của các
doanh nghiệp khơng hề nhỏ.
Vì vậy, nếu như những văn kiện đó khơng được lưu trữ kĩ càng, cẩn
thận thì sẽ mang đến một hậu quả lớn không kém. Không những các văn kiện
đó mang giá trị lợi nhuận, doanh thu khơng nhỏ mà những văn kiện đó cịn
mang giá trị pháp lý về mặt pháp luật rất cao. Thế nên, nếu như các văn kiện
không được lưu trữ cẩn thận và tốt thì sẽ mang đến một hậu quả rất lớn có thể
ảnh hưởng đến sự tồn tại của cả doanh nghiêp cũng như kéo theo sự ảnh
hưởng của rất nhiều nhân viên trong doanh nghiệp.
Do tính chất của cơng việc, mức độ quan trọng của các văn kiện đối với
các doanh nghiệp mà các doanh nghiệp đó cần phải lưu trữ cẩn thận , kĩ càng
trong một thời gian không ngắn, nói cách khác cần phải lưu trữ trong một thời
8

gian dài để có thể tìm kiếm, tra lại, đối chiếu khi cần thiết. Vì những bản hợp
đồng, thỏa thuận của các doanh nghiệp với nhau nó có thể ảnh hưởng đến
cuộc sống của nhiều người, nhiều nhân viên trong doanh nghiệp cũng như ảnh
hưởng đến sự tồn tại của cả cơng ty, cả doanh nghiệp.
Có thể cho thấy, trong mơi trường kinh doanh thì việc lưu trữ thơng tin
được trao đổi và truyền đạt bằng thư tín là rất cần thiết vì thời gian lưu trữ
được lâu dài, dễ tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết cũng như thuận tiện cho việc
đối chiếu lại khi cần. Mặc khác, nếu thơng tin được truyền và lưu trữ bằng thư
tín sẽ không dễ dàng mất đi, đánh tráo, hay tiêu hủy những những nội dung,
thông tin đã được truyền và lưu trữ trên giấy hay là truyền miệng.
-

Trình bày được nội dung cần truyền tải một cách trọn vẹn và chính

xác:
Các nội dung, thơng tin khi được truyền qua thư tín sẽ được truyền một
cách trực tiếp đến người cần nhận được thông tin mà không cần phải qua
trung gian. Khi đó thơng tin khi đưa đến người nhận sẽ được trọn vẹn thơng
tin, trọn vẹn ý và chính xác khơng sợ bị thay đổi, đánh tráo hay cố ý làm sai
lệch nội dung, ý nghĩa cơ bản ban đầu mà người gửi muốn gửi đến người
nhận.
Mà để hạn chế việc đó xảy ra thơng tin cần được trao đổi một cách
chuẩn xác, đầy đủ, trọn vẹn ý nghĩa thì việc trao đổi trực tiếp giữa người
truyền và người nhận thông tin qua văn bản thư tín là hợp lý và thuận tiện
nhất mà không cần phải gặp trực tiếp mặt đối mặt giữa người truyền và người
nhận thông tin với những công việc không quá quan trọng, không cần thiết
phải gặp mặt trực tiếp giữa người truyền và nhận thông tin.
trực tiếp:

Rút ngắn được khoảng cách trung gian và thời gian so với giao tiếp

Truyền, trao đổi thông tin qua thư tín trong các mối quan hệ xã hội nói
chung và trong kinh doanh nói riêng sẽ rút ngắn được thời gian giao tiếp. Khi
9


giao tiếp, truyền thơng tin qua thư tín thì giữa người truyền thông tin và người
nhận thông tin không cần phải gặp mặt, từ đó giữa người truyền thơng tin và
người nhận thông tin không cần phải sắp xếp thời gian để gặp mặt trực tiếp
trao đổi.
Trong môi trường nội bộ doanh nghiệp, mặc dù ở cùng một nơi, trong
cùng một mơi trường nhưng nhân viên nào, bất kì ai cũng có cơng viêc, nhiệm
vụ của riêng mình, khơng thể lúc nào cũng có thể gặp mặt trực tiếp để trao đổi
hay truyền thông tin, thế nên dù trong cũng một doanh nghiệp để dễ dàng,
thuận tiện thì trao đổi, truyền thông tin không quá quan trọng, không nhất
thiết phải gặp mặt trực tiếp thì trao đổi hay truyền qua thư tín là hợp lý, thích
hợp và thuận lợi cho đơi bên nhất.
Trong mơi trường kinh doanh thì giữa những đối tác doanh nghiệp với
nhau càng không thể lúc nào cũng có thể sắp xếp thời gian để gặp mặt trực
tiếp vì thế trao đổi và truyền đạt thơng tin bằng thư tín với nội dung, thơng tin,
cơng việc có thể trao đổi, thỏa thuận qua thư tín thì vẫn nên truyền qua thư tín
vì như thế vừa tiết kiệm thời gian, vừa nhanh chóng, tiện lợi và dễ dàng.
Nhưng bên cạnh đó, có những việc trong kinh doanh như ký kết hợp đồng, …
thì nhất định phải gặp mặt trực tiếp để dễ dàng, thuận tiện mà không thể trao
đổi qua thư tín thì nhất định phải gặp mặt để trao đổi trực tiếp.
Trao đổi qua thư tín khơng những có thể rút ngắn, tiết kiệm thời gian
giữa việc truyền và nhận thơng tin thì cịn có thể rút ngắn khoảng cách giữa
người truyền và nhận thông tin, rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ, góp
phần tạo nên sự khắng khít, thấu hiểu, cảm thơng cho nhau vì khi trao đổi qua
thư tín thì khơng cần phải truyền qua người trung gian, cũng cần lo sợ bị

truyền đạt sai ý, bị đánh tráo, làm nhiễu loạn thông tin mà người truyền muốn
truyền đến người nhận.
-

Có nhiều thời gian để chuẩn bị thông tin cần truyền đạt:
10


Nếu trao đổi, truyền thơng tin bằng lời nói thơng qua việc gặp mặt trực
tiếp để nói, trao đổi thì cho dù người nói có chuẩn bị chu đáo, kĩ càng trước
khi giao tiếp như thế nào đi chăng nữa thì cũng khơng thể tránh khỏi nữa lời
nói được nói ra có sai sót, khơng đủ kĩ càng trong lúc giao tiếp cũng như thời
gian để chuẩn bị cho thông tin cần truyền. Khác với giao tiếp bằng cách gặp
mặt trao đổi trực tiếp thì trao đổi, truyền thơng tin qua văn bản thư tín sẽ được
chuẩn bị chu đáo, kĩ càng hơn rất nhiều và thời gian để chuẩn bị cũng đủ dài,
đủ lâu và đảm bảo thông tin được truyền ra chuẩn xác và đúng nhất trước khi
thông tin, nội dung được truyền đi. Khi truyền, trao đổi thơng tin bằng văn
bản thư tín thì người truyền sẽ có thời gian thay đổi, chỉnh sửa nội dung cần
truyền trước khi được gửi, truyền đi.
Trong môi trường doanh nghiệp hay trong kinh doanh thì cũng như thế.
Trong doanh nghiệp và kinh doanh lại cần nhất là sự chuẩn xác vì thế giao
tiếp qua văn bản thư tín là lựa chọn thích hợp nhất để có thể truyền ra những
thơng tin, những nội dung công việc, những quyết định đúng đắn và hợp lý để
không dẫn đến những kết quả, hậu quả khơng mong muốn vì tính chất của
cơng việc mà kết quả của mỗi việc trong kinh doanh đều khơng hề nhỏ, mức
độ ảnh hưởng cũng rất lớn. Vì thế giao tiếp, truyền, trao đổi thông tin, nội
dung, công việc qua văn bản thư tín là thích hợp và thuận lợi nhất trong môi
trường kinh doanh.
2.2.2. Nhược điểm trong giao tiếp thư tín
Mọi thứ, mọi việc trong cuộc sống đều có hai mặt của nó, thư tín cũng

thế bên cạnh những ưu điểm thư tín cũng có nhược điểm.
-

Trao đổi qua thư tín khó nắm bắt tâm lý của người giao tiếp:

Khi giao tiếp, trao đổi thông tin qua thư tín thì khơng cần gặp mặt trực
tiếp, mặt đối mặt để truyền, trao đổi thơng tin, đó là ưu điểm của thư tín
nhưng có cũng tạo nên nhược điểm của thư tín.

11


Nhược điểm đó của thư tín chính là người truyền và nhận thơng tin
khơng thể nhìn thấy, nắm bắt và hiểu được tâm lý của nhau. Cũng vì khơng
thể nắm bắt, thấu hiểu được tâm tư tình cảm của người truyền và nhận thông
tin được trao đổi hay truyền nên không thể điều chỉnh thông tin, nội dung
muốn truyền, muốn trao đổi cho phù hợp với tâm lý của đối phương.
Chẳng hạn, khi viết thư tín để nêu ý kiến, thì người đọc có khơng đồng
tình hoặc có thái độ khơng vui thì chúng ta khơng thể dừng lại được. Bởi vì đã
viết ra tất cả những ý kiến đó vào thư tín và đã gửi đến người đọc. Cũng
khơng thể biện minh hoặc thể hiện cảm xúc, sự đồng cảm hay vui mừng, hay
cảm ơn bằng cái bắt tay chân thành đối với người đọc, với đối tác kinh doanh.
nhất định:

Thư tín bắt buộc phải viết theo một trình tự và những ngun tắc

Khi viết thư tín thì người viết sẽ phải trình bày theo hình thức và
nguyên tắc nhất định. Khơng được trình bày theo cảm xúc và suy nghĩ của
bản thân người viết khơng có mở đầu, kết thúc, ý chính khơng rõ ràng, thích
viết như thế nào cũng được,…

Để viết được một bức thư tín kinh doanh thì người viết bắt buộc phải
theo trình tự 5 bước: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích, Xác định
người đọc và bối cảnh có liên quan, viết phát thảo bức thư, kiểm tra phát hiện
những thiếu hụt sai sót, phát hành thư. Nếu trật tự bị đảo lộn hay thiếu một
trong những bước đó thì thư tín khinh doanh có thể sẽ khơng thành cơng dẫn
đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như bị thiếu ý chính, sai sót về ngữ điệu, về
chính tả,…
Hình thức của thư tín cũng sẽ gây ấn tượng đầu tiên đối với người đọc
nên cần phải viết theo thứ tự các đề mục. Chằng hạn, mở đầu một lá thư kinh
doanh thì trước hết là phải trình bày tiêu đề, rồi đến phần địa chỉ trả lời thư,
đến ngày tháng năm, địa chỉ người nhận, dòng lưu ý, lời chào mở đầu, dịng
chủ đề, phần chính của thư, lời chào kết thúc, chữ ký, tên và chức danh người
12


gửi, chữ viết tắt tham khảo, nơi nhận khác, đính kèm và cuối cùng là tái bút.
Tất cả những khoản này chính là trình tự để trình bày lá thư một cách chính
xác. Nếu viết thiếu hoặc những đề mục đó bị xáo trộn có thể gấy ấn tượng
khơng tốt với đối tác tác kinh doanh về sự tôn trọng người đọc, về tác phong
làm việc của doanh nghiệp.
-

Việc điều chỉnh thư tín kinh doanh hạn chế và gặp khó khăn:

Bởi thư tín là hình thức viết và in ra giấy nên một khi đã gửi cho khách
hàng hay đối tác thì khơng thể lấy lại để chỉnh sửa được. Người ta thường nói:
“ bút sa là gà chết ”, thật đúng như vậy bởi không thể chỉnh sửa được lá thư
mà doanh nghiệp đã gửi đi.
Trong quá trình giao tiếp trực tiếp nếu có nói sai chỗ nào, mà chúng ta
kịp nhận ra hoặc chưa kịp nhận ra thì cũng có thể điều chỉnh lời nói ngay

trong lúc đó hoặc có thể gọi điện thoại hay cách nào đó về sau để xin lỗi hoặc
điều chỉnh ngôn ngữ lại dễ dàng hơn.
Cịn đối với thư tín thì việc điều chỉnh này khó khăn rất nhiều, bởi vì
khi phát hiện ra thì doanh nghiệp phải liên hệ khách hàng hay đối tác để thơng
báo rằng có lỗi cần chỉnh sửa lại, rồi sau đó lại phải viết bức thư tín khác với
nội dung đúng như mong muốn, gửi lại cho đối tác. Hoặc muốn bổ sung thêm
ý kiến, ý tưởng về vấn đề đang bàn bạc cũng khó có thể thực hiện được vì nó
cần thơng qua việc chỉnh sửa văn bản. Việc chỉnh sửa này thật sự mất thời
gian và làm phiền cả đôi bên. Làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc và sự
quý trọng của người khác hoặc doanh nghiệp khác đối với chúng ta, sẽ làm
mất đi thiện cảm, ấn tượng đầu tiên dành cho doanh nghiệp.
-

Dễ mắc sai sót về cách trình bày và lỗi chính tả:
Cách trình bày và lỗi chính tả là những sai sót gặp rất thường xuyên

trong giao tiếp qua thư tín. Nó dễ gây ra hiểu nhầm về nghĩa, về mục đích viết
thư và đơi khi nó vi phạm về nhu cầu được tơn trọng nhau trong q trình đọc
thư.
13


Chẳng hạn, về bố cục và cách trình bày: khơng có chào hỏi hoặc giới
thiệu bản thân mà vơ vấn đề chính, do viết các ý kiến suy nghĩ trong thư dài
nên nội dung bị lủng củng, lan man, dài dịng mà khơng có trọng tâm, vi
phạm các ngun tắc, thứ tự trình bày.
Về chính tả: viết ngơn từ cịn bị thiếu dấu, cịn sử dụng tiếng “lóng”
hay từ địa phương dễ gây hiểu nhầm nghĩa của từ này sang nghĩa khác, sử
dụng nhiều font và kích thước chữ trong một lá thư gây khó chịu cho người
đọc.

Một phần lý do là người viết thư có kiến thức sâu về kinh doanh và có
nhiều thơng tin về doanh nghiệp, về đối tác, nhưng để hoàn thành bức thư cả
về cách trình bày thì đơi khi người viết lại thiếu am hiểu về cơng nghệ, về sử
dụng máy vi tính dẫn đến một chút vấn đề về chính tả và cấu trúc trong văn
bản.
Vì thế để viết một lá thư hồn chỉnh hoặc thành cơng trong việc sử
dụng thư tín hợp tác kinh doanh thì người viết cần phải có kinh nghiệm
chun sâu về qui trình và cách viết thư tín sao cho đạt hiệu cao. Tạo ấn
tượng tốt đối với người nhận,với đối tác kinh doanh, nhằm tạo mối quan hệ
rộng rãi giúp doanh nghiệp ngày càng thành công hơn.
-

Cần chuẩn bị nhiều thông tin và thiết bị hỗ trợ để hồn thành thư

tín:
Đối với giao tiếp kinh doanh qua thư tín thì ngồi việc tham khảo cách
viết như thế nào, cách trình bày, tìm kiếm nội dung sao cho đúng mục đích
của việc giao tiếp cịn phải chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cho việc viết thư.
Nếu như viết tay thì đầu tiên là chuẩn bị thơng tin cụ thể, rõ ràng, để
trong q trình viết thư khơng bị sai sót, khơng bị viết lại, chuẩn bị bút, thước,
giấy, bên cạnh đó cần phải có sự chỉnh chu trong từng nét chữ,…

14


Nhưng thời đại công nghệ lên ngôi như hiện nay, để thuận tiện cho
cơng việc, thì viết tay đã khơng cịn phổ biến nhiều mà thay vào đó là viết
thư bằng cách đánh máy. Đây lại là việc làm cần nhiều các thiết bị để hỗ trợ
như là laptop, máy in, giấy A4, thơng tin trên Internet để có tư liệu viết,…
Đặc biệt người viết thư tín cần phải có sự am hiểu cơng nghệ cũng như

trang bị trong mình cách thức sử dụng, trình bày theo cơng nghệ điện tử để
viết thư tín một cách chính xác.
Áp lực khi viết thư rằng người đọc không hiểu đúng ý tưởng và suy
nghĩ của người gửi:
Người viết thư tín có vai trị rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì
họ sẽ là người tạo sự kết nối,tạo sự thuận lợi và tạo mối quan hệ giữa doanh
nghiệp với đối tác kinh doanh. Vậy nên việc viết thư tín đúng, đầy đủ nội
dung và khiến người đọc dễ hiểu là điều khó khăn đối với họ.
Q trình giao tiếp qua thư tín chỉ thành công khi người đọc hiểu được
đúng ý tưởng và mục đích của người gửi. Trong nội bộ doanh nghiệp nếu như
thông tin, nội dung công việc được truyền hay trao đổi mà bị thay đổi tạo nên
sai lệch trong nội dung, ý nghĩa thì sẽ tạo nên kết quả khác, khơng những thế
cịn có thể dẫn đến một hậu quả không hề nhỏ trong những mối quan hệ trong
doanh nghiệp, lớn hơn nữa là trong công việc sẽ có một kết quả sai, dẫn đến
hậu quả có thể ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp, làm ảnh hưởng đến doanh
thu, lợi nhuận, lợi ích của cả doanh nghiệp.
Nếu trong nội bộ doanh nghiệp việc truyền đạt, trao đổi thông tin, nội
dung công việc, ý nghĩa mà bị sai lệch hay thay đổi chỉ ảnh hưởng trong nội
bộ công ty cịn đối với mơi trường kinh doanh hợp tác, thỏa thuận giữa các
doanh nghiệp với nhau thì hậu quả của việc truyền, hiểu sai ý hay không đầy
đủ, trọn vẹn ý mà người truyền muốn truyền cho người nhận sẽ càng trầm
trọng và nặng gấp bội, có thể khiến cho một doanh nghiệp thua lỗ hay sụp đỗ
và không thể tồn tại được nữa.
15


Việc trao đổi, truyền thông tin giữa người với người trong cuộc sống đã
quan trọng và cần được truyền tải, trao đổi một cách trọn vẹn, đúng và đủ ý
thì trong kinh doanh việc trao đổi, truyền thông tin giữa các doanh nghiệp
cũng cần phải trọn vẹn, chuẩn xác, đúng và đủ ý như thế. Vì chỉ cần truyền

đạt thiếu sót, hay sai ý nghĩa thì hậu quả của việc đó mang lại khơng hề nhỏ,
khơng những ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa những người giao tiếp với
nhau mà cịn ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận, sống cịn và tồn tại của cả một
doanh nghiệp.
Vì thế mà trong quá trình viết thư họ sẽ bị áp lực bởi những câu hỏi
như: Làm sao để người đọc hiểu đúng tâm ý của doanh nghiệp, làm sao để
thông điệp được truyền qua thư tín một cách trọn vẹn mà khơng bị hiểu sai
cách, làm sao lá thư sẽ được gửi đi thành cơng mà khơng ảnh hưởng gì đến
doanh nghiệp? Khi người viết lựa chọn từ ngữ để viết thì phải chọn sao cho
phù hợp với văn hóa, phải chú ý đến kỹ năng giao tiếp, thái độ, xuất thân và
kinh nghiệm của người nhận thông tin bằng cách tự mình trả lời những câu
hỏi như từ ngữ, hình ảnh được lựa chọn này có ảnh hưởng như thế nào đến
người nhận?
2.3. Nguyên nhân của ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục:
2.3.1. Nguyên nhân của ưu điểm:
-

Yếu tố về mặt không gian và thời gian không cho phép nên thơng

qua thư tín để trao đổi thơng tin kịp thời :
Giao tiếp kinh doanh thông qua gặp mặt trao đổi trực tiếp là việc cần
thiết và vô cùng quan trọng nhưng nó lại tiêu tốn khá nhiều thời gian cho việc
di chuyển, việc sắp xếp lịch để gặp mặt, việc chuẩn bị ngơn ngữ và cách trình
bày sao cho trang trọng, lịch sự, trong đó bao gồm cả việc phải trau chuốt cho
vẻ bề ngoài để tạo ấn tượng tốt đối với người đối diện. Bên cạnh đó cịn phải
chọn không gian phù hợp với công việc, đa phần nơi đó là những nơi có
khơng gian thống mát, n tĩnh để phù hợp cho việc trao đổi bàn bạc công
16

việc quan trọng của doanh nghiệp mà không bị phân tâm bởi những tác động
bên ngoài. Làm cho đối tác, khách hàng thoải mái thì cơng việc mới diễn ra
thuận lợi.
Do đó việc trao đổi, bàn bạc cơng việc qua thư tín là nhu cầu có thể
thay thế và là công cụ cần thiết đối với các doanh nghiệp, các cá nhân, khách
hàng hiện nay. Nhằm tiết kiệm thời gian, khơng gian cũng như chi phí di
chuyển, chi phí ăn uống trong khi trao đổi cơng việc. Thư tín thì khơng cần
tốn nhiều thời gian, nhiều chi phí như thế mà vẫn đạt được hiệu quả cao trong
kinh doanh, hợp tác. Giao dịch, trao đổi qua thư tín.
-

Các thơng tin cần tính bảo mật cao, cần lưu lại để sau này cần

thiết thì dể dàng tìm kiếm lại:
Thơng tin trong q trình giao tiếp trực tiếp có thể bị rị rỉ, bị người
xung quanh nghe được mặc dù có vơ tình hay cố ý, hay tinh vi hơn đó là nghe
lén để có những hành vi phá hoại, làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của
doanh nghiệp.
Thông tin lưu trong thư tín tại sao có ưu điểm này, bởi vì nó được lưu
trữ khơng qua truyền miệng, có tài liệu chứng minh rõ ràng, không dễ dàng bị
trưng bày ra nên độ bảo mật cao, đem đến sự an tâm cho người sử dụng.
2.3.2. Nguyên nhân của nhược điểm:
Khi đã gửi thư tín thành cơng rồi thì khó có thể điều chỉnh khi sai sót
nên dẫn đến người đọc khó hiểu được ý nghĩa một số từ vì sai chính tả. Địi
hỏi người viết thư tín phải nắm được cách thức, quy trình để trình bày một
cách logic dẫn đến áp lực khi viết thư tín. Vì là thư viết nên gửi đi rồi thì
khơng thể điều chỉnh ngơn ngữ như giao tiếp bằng lời.

Chưa xác định rõ

được mục đích chính của việc viết thư. Chưa tìm hiểu kỹ về cách trình bày và
ngơn ngữ chính tả cịn chưa thơng thạo.

17


PHẦN III: KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG
GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN TRONG TƯƠNG LAI
3.1. Kế hoạch rèn luyện với vai trò người viết
Cần chú ý đến việc thể hiện phong cách của bản thân trong lá thư. Đối
với thư tín thì phong cách của người viết sẽ được thể hiện qua câu văn, qua
câu chữ chứ khơng cịn được thể hiện qua giọng nói, thái độ, nét mặt, phong
cách ăn mặc như giao tiếp bằng cách gặp mặt giao tiếp, trao đổi trực tiếp. Và
cũng chính phong cách, thái độ của người muốn truyền, trao đổi thơng tin
trong thư tín là hình ảnh đại diện cũng có thể tạo nên điểm nhấn, ấn tượng cho
người nhận thông tin hoặc là ngược lại khiến cho người nhận thơng tin cảm
thấy khó chịu, khơng thích, khơng muốn nhìn thấy thư tín, khơng muốn nhận
được thơng tin từ người gửi.
Thư tín cần được viết đúng chính tả, rõ ràng, đúng số liệu, dùng từ ngữ
phổ thông, không dùng từ địa phương, viết đầy đủ dấu, câu phải đẩy đủ ý,
trọn vẹn nghĩa,… khi đó thư tín khi gửi đến người nhận không khiến người
nhận thông tin, đọc sai, hiểu sai nội dung, ý nghĩa mà người gửi muốn truyền
đến người nhận tránh xảy ra việc hiểu lầm mà mang đến những kết quả, hậu
quả không mong muốn.
Trong kinh doanh, giữa các doanh nghiệp với nhau thì càng cần phải
chú trọng hơn trong từng lá thư tín khi giao tiếp, trao đổi với nhau vì kết quả
của việc người gửi thư tín, gửi sai thơng tin, nội dung, số liệu, sai ý thì kết quả
của hoạt động hợp tác kinh doanh, trao đổi đó cũng sai. Nếu có thể thay đổi,
sửa kịp thời thì cũng khiến lung lay, giảm bớt niềm tin của chính doanh
nghiệp mình với đối tác, hoặc là kết quả, hậu quả của cuộc hợp tác đó khơng

q lớn, thua lỗ qua q lớn vẫn có thể kiểm soát và phục hồi. Mặc khác, nếu
kết quả, hậu quả lớn có thể dẫn đến thua lỗ trầm trọng, kéo đến kết quả doanh
nghiệp đóng cửa, phá sản. Cũng có những cái sai trong kinh doanh, hợp tác
dẫn kết bồi thường hợp đồng, phải nhờ đến pháp luật, doanh nghiệp không thể
18