Đồ án tốt nghiêp: Quản lý cấp phát thuốc tại bệnh xá học viện kĩ thuật quân sự

1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, với sự phát triển nhảy vọt của khoa học công nghệ nói chung và
của ngành tin học nói riêng, với những tính năng ưu việt, sự tiện dụng và được ứng
dụng rộng rãi, tin học ngày nay là một phần không thể thiếu được của nhiều ngành
trong cuộc sống xây dựng và phát triển xã hội. Hơn thế nữa, nó còn đi sâu vào đời
sống xã hội.
Tại học viện ta, đi đôi với việc giảng dạy, rèn luyện thể dục thể thao, vấn đề
về chăm sóc sức khỏe cũng hết sức quan trọng, vì thế nên bệnh xá đóng một vài trò
không nhỏ trong cơ cấu tổ chức của học viện. Thế nhưng theo khảo sát của cá nhân
thì em thấy hiện tại ở bệnh xá học viện, công việc cấp phát thuốc cũng như cập
nhật danh mục thuốc, danh mục người bệnh,… của các cán bộ làm việc tại bệnh xá
là hoàn toàn thủ công, vì thế trong quá trình làm việc rất khó tránh khỏi sai sót, cho
nên việc sử dụng một chương trình quản lý cấp phát thuốc là rất cần thiết. Từ đó
em mới đưa ra ý tưởng là xây dựng một phần mềm hỗ trợ việc quản lý cấp phát
thuốc để áp dụng cho bệnh xá học viện.
2
Với đối tượng và phạm vi nghiên cứu khi thực hiện xây dựng phần mềm này
là bệnh xá và ban Quân Y của học viện, em thấy chương trình quản lý cấp phát
thuốc có những lợi ích sau đây. Thứ nhất, phần mềm sẽ hỗ trợ một cách tối ưu nhất
cho cán bộ, tránh xảy ra những sai sót không đáng có so với việc nhập bằng thủ
công. Thứ hai là giúp rút ngắn được thời gian cũng như công sức làm việc, từ đó
công việc đạt hiệu quả cao. Vì các lý do tiện ích như trên nên em chọn đề tài này
làm đồ án tốt nghiệp.
NỘI DUNG
Nội dung chính của báo cáo gồm có 4 chương:
- Chương 1: Khảo sát hệ thống
- Chương 2: Phân tích chức năng hệ thống
- Chương 3: Phân tích dữ liệu hệ thống
- Chương 4: Thiết kế chương trình và cài đặt

3
Chương 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Hệ thống Quản lý cấp phát thuốc tại bệnh xá HV.KTQS có các chức năng cơ
bản như sau:
- Quản lý phát thuốc
- Quản lý cấp thuốc (nhập thuốc)
1.2 Cơ cấu tổ chức
Hệ thống có 2 bộ phận chính:
- Bộ phận phát thuốc:
• Nhận đơn thuốc.
• Lập hóa đơn xuất kho.
• Kiểm tra và phát thuốc.
• Cập nhật danh mục thuốc đã phát.
- Bộ phận cấp thuốc:
4
• Nhận yêu cầu cấp thuốc từ kho; đặt mua thuốc.
• Thanh toán với nhà cung cấp .
• Kiểm tra thuốc nhập theo đơn đặt hàng.
• Cập nhật danh mục thuốc nhập.
• Chuyển thuốc tới kho.
1.3 Quy trình xử lý
1.3.1 Phát thuốc
Người bệnh / đơn vị yêu cầu phát thuốc gửi đơn thuốc yêu cầu phát đến Bộ
phận phát thuốc, Bộ phận phát thuốc sẽ gửi yêu cầu phát thuốc đến kho và hóa đơn
cho người bệnh / đơn vị yêu cầu, sau đó Bộ phận phát thuốc sẽ giao thuốc cho
người bệnh / đơn vị yêu cầu.
• Người bệnh / đơn vị yêu cầu cần phát thuốc sẽ gửi đơn thuốc đến cán bộ
phát thuốc.

• Cán bộ phát thuốc kiểm tra lượng thuốc yêu cầu trong đơn thuốc, nếu
không còn thuốc trong kho thì có thể hẹn người bệnh / đơn vị yêu cầu vào
dịp khác. Nếu còn thuốc trong kho thì tiến hành lập Phiếu xuất kho
(MB1) với đầy đủ thông tin các loại thuốc được yêu cầu trong đơn thuốc
cùng với thông tin của người bệnh / đơn vị yêu cầu.
• Người bệnh / đơn vị yêu cầu sau khi nhận Phiếu xuất kho này sẽ kiểm tra
các loại thuốc đã yêu cầu với đơn thuốc, nếu đồng ý thì ký vào phiếu rồi
trực tiếp làm thủ tục nhận thuốc với cán bộ phát thuốc.
• Sau khi người bệnh / đơn vị yêu cầu ký nhận đầy đủ, cán bộ phát thuốc sẽ
ký xác nhận vào Phiếu xuất kho.
• Phiếu xuất kho được in thành 03 bản, một bản gửi đến phía bộ phận kho,
một bản giao cho người bệnh / đơn vị yêu cầu, một bản cán bộ phát thuốc
giữ lại để cập nhật danh mục thuốc.
5
• Sau khi đã có xác nhận đầy đủ từ phía người bệnh lẫn cán bộ phát thuốc,
cán bộ phát thuốc sẽ giao thuốc cho người bệnh / đơn vị yêu cầu. Và sau
đó sẽ cập nhật danh mục thuốc đã phát.
• Bộ phận phát thuốc sẽ quản lý danh mục phiếu xuất, danh mục người
bệnh
Sơ đồ hoạt động quy trình phát thuốc:
6
Hình 1.1 Sơ đồ hoạt động của quy trình phát thuốc
7
1.3.2 Cấp thuốc
Bộ phận cấp thuốc sẽ lập danh mục thuốc cần mua khi có yêu cầu cấp thuốc
từ kho. Bộ phận cấp thuốc gửi yêu cầu cấp thuốc cho Ban Quân y hoặc lập đơn đặt
hàng cho phía nhà cung cấp. Phía Ban Quân Y / nhà cung cấp sẽ gửi thuốc đến
bệnh xá, Bộ phận cấp thuốc nhận thuốc và đối chiếu với danh mục thuốc trên phiếu
yêu cầu / đơn đặt hàng, nhận hóa đơn nhập và thanh toán. Thuốc sẽ được chuyển
đến kho sau đó cùng với hóa đơn nhập. Bộ phận kho sẽ kiểm tra các loại thuốc

được chuyển đến rồi thông báo lại với Bộ phận cấp thuốc.
• Bộ phận kho sẽ căn cứ vào tình trạng chất lượng, số lượng các loại thuốc còn lại
trong kho để lập Phiếu yêu cầu cấp thuốc (MB2) gửi cho phía Bộ phận cấp
thuốc.
• Bộ phận cấp thuốc sẽ căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp thuốc để gửi phiếu yêu cầu
cấp thuốc tới Ban Quân Y. Trong trường hợp Ban Quân Y không đáp ứng được
thì lập Đơn đặt hàng (MB3) và gửi tới phía nhà cung cấp. Đơn đặt hàng in
thành 02 bản, một bản gửi cho phía nhà cung cấp, một bản phía Bộ phận cấp
thuốc sẽ giữ lại.
• Phía nhà cung cấp khi nhận được đơn đặt hàng sẽ gửi lại xác nhận tới phía bệnh
xá về khả năng cung ứng thuốc của mình. Trong trường hợp phía nhà cung cấp
không thể cung cấp đầy đủ số thuốc đã đặt hàng, phía Bộ phận cấp thuốc có thể
gửi đơn đặt hàng những loại còn thiếu tới các nhà cung cấp khác.
• Phía nhà cung cấp nhận được Đơn đặt hàng của phía hiệu thuốc sẽ chuyển các
loại thuốc có thể cung cấp cùng với một Phiếu giao hàng (MB4) đến phía bệnh
xá.
• Khi thuốc được phía Ban Quân Y / nhà cung cấp đưa đến, Bộ phận cấp thuốc sẽ
kiểm tra lượng thuốc mang tới với lượng thuốc đã đặt. Nếu có chênh lệch sẽ gửi
yêu cầu kiểm tra làm rõ đến phía nhà cung cấp. Nếu số lượng trùng khớp, cán
bộ cấp thuốc sẽ ký vào Phiếu giao hàng và thanh toán trực tiếp với nhân viên
8
giao hàng của nhà cung cấp. Nếu thuốc được chuyển từ Ban Quân Y thì bỏ qua
bước thanh toán.
• Phía bệnh xá phải thanh toán đầy đủ với phía nhà cung cấp mới có thể nhận
thuốc, sau khi thanh toán đầy đủ, nhân viên giao hàng của phía nhà cung cấp
mới ký xác nhận vào Phiếu giao hàng.
• Sau khi đã thanh toán với phía nhà cung cấp, lượng thuốc được chuyển đến kho.
Cán bộ kho sẽ làm thủ tục đưa thuốc vào kho. Nếu số lượng thuốc đưa tới không
trùng với lượng thuốc đã yêu cầu cấp, lập tức liên hệ với cán bộ cấp thuốc để
giải quyết, nếu số lượng thuốc đưa tới không trùng với lượng thuốc đã yêu cầu

cấp thì sẽ lập Phiếu nhập kho (MB5) và chuyển thuốc vào kho rồi thông báo
với phía Bộ phận cấp thuốc.
• Bộ phận cấp thuốc sẽ quản lý phiếu yêu cầu, phiếu nhập, danh mục nhà cung
cấp và danh mục thuốc
Sơ đồ hoạt động quy trình nhập thuốc:
9
Hình 1.2 Sơ đồ hoạt động của quy trình nhập thuốc
Chú ý: (*) Thuốc được cấp từ Ban Quân Y
10
1.4 Các loại mẫu biểu
1.4.1 Mẫu biểu 1 - Phiếu xuất kho (kiêm hóa đơn phát thuốc): sử dụng trong quá
trình phát thuốc cho người bệnh.
Bệnh xá - Học viện Kỹ Thuật Quân Sự
Phiếu xuất kho
Số hóa đơn: Ngày Tháng Năm
Tên người bệnh:
Địa chỉ: Số điện thoại:
Mã thuốc Tên thuốc Đơn vị tính Giá Số lượng

Cán bộ phát thuốc Cán bộ kho thuốc Người bệnh
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ
tên)
Hình 1.3 Mẫu biểu – Phiếu xuất kho
1.4.2 Mẫu biểu 2 – Phiếu yêu cầu cấp thuốc (từ bộ phận kho): dùng để nhận
yêu cầu cấp thuốc của bộ phận cấp thuốc từ bộ phận kho.
Bệnh xá - Học viện Kỹ Thuật Quân Sự
Phiếu yêu cầu cấp thuốc
Số: Ngày Tháng Năm
11
Tên thuốc Lượng tồn Lượng cần mua Đơn vị tính

Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hình 1.4 Mẫu biểu – Phiếu yêu cầu cấp thuốc
1.4.3 Mẫu biểu 3 - Hóa đơn mua hàng (gửi đến nhà cung cấp): dùng để đặt
mua thuốc với nhà cung cấp từ bộ phận cấp thuốc.
Bệnh xá - Học viện Kỹ Thuật Quân Sự
Đơn đặt hàng
Số: Ngày Tháng Năm
Nhà cung cấp:
Địa chỉ: Số điện thoại:
STT Tên thuốc Số lượng Đơn vị tính
12
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hình 1.5 Mẫu biểu – Đơn đặt hàng
1.4.4 Mẫu biểu 4 - Phiếu giao hàng (từ phía nhà cung cấp): dùng cho quá
trình giao dịch giữa nhà cung cấp và bộ phận cấp thuốc.
Bệnh xá - Học viện Kỹ Thuật Quân Sự
Phiếu giao hàng
Số: Ngày Tháng Năm
Tên đơn vị đặt mua:…
Địa chỉ: Số điện thoại:
Theo đơn hàng số:
STT Mã thuốc Tên thuốc Số lượng Đơn vị tính Giá Thành
tiền
Tổng tiền:
Nhân viên giao hàng Người nhận hàng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ
tên)
13

Hình 1.6 Mẫu biểu – Phiếu giao hàng
1.4.5 Mẫu biểu 5 - Phiếu nhập kho: dùng trong quá trình nhập thuốc vào kho
của bộ phận cấp thuốc và để bộ phận kho xác nhận đã nhập.
Bệnh xá - Học viện Kỹ Thuật Quân Sự
Phiếu nhập kho:
Số: Ngày Tháng Năm
Người giao hàng:
Địa chỉ: Số điện thoại:
Theo đơn hàng số:
STT Mã thuốc Tên thuốc Số lượng Đơn vị tính
Người giao hàng Người nhận hàng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Hình 1.7 Mẫu biểu – Phiếu nhập kho
14
1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ
1.5.1 Các kí hiệu sử dụng
Bộ phận trong hệ thống
Tác nhân tác động vào hệ thống
Luồng thông tin

15
1.5.2 Mô hình tiến trình nghiệp vụ
Hình 1.8 Mô hình tiến trình nghiệp vụ
Chú thích: trường hợp gửi phiếu yêu cầu cấp thuốc tới Ban Quân Y thì bỏ qua
bước “Thanh toán”
16
Kết luận:
Qua quá trình khảo sát hệ thống ta có thể nắm rõ quy trình nghiệp vụ của
bệnh xá trong việc cấp phát thuốc, từ đó có thể tiến hành các bước phân tích thiết
kế tiếp theo.

17
Chương 2
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HỆ THỐNG
2.1 Xác định chức năng nghiệp vụ
2.1.1 Xác định chức năng chi tiết
- Kiểm tra lượng thuốc trong kho
- Quản lý phiếu xuất
- Quản lý phiếu yêu cầu
- Quản lý phiếu nhập
- Quản lý danh mục người bệnh
- Quản lý danh mục nhà cung cấp
- Quản lý danh mục thuốc
- Cập nhật danh mục thuốc phát
- Lập đơn đặt hàng
- Kiểm tra lượng thuốc nhập
- Cập nhật danh mục thuốc nhập
- Thống kê, báo cáo
2.1.2 Gom nhóm chức năng
Hệ thống Quản lý cấp phát thuốc gồm 2 bộ phận tương đương 2 chức năng chính:
- Phát thuốc
- Cấp thuốc (Nhập thuốc)
Các chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau:
• Phát thuốc:
- Làm thủ tục phát thuốc với người bệnh:
18
+ Kiểm tra lượng thuốc trong kho
+ Lập / quản lý phiếu xuất
- Cập nhật thông tin:
+ Cập nhật danh mục thuốc phát
+ Quản lý danh mục người bệnh

• Cấp thuốc:
- Giao dịch với phía nhà cung cấp:
+ Lập đơn đặt hàng
+ Lập / quản lý phiếu yêu cầu
+ Lập / quản lý phiếu nhập
+ Kiểm tra lượng thuốc nhập
- Cập nhật thông tin:
+ Cập nhật danh mục thuốc nhập
+ Quản lý danh mục nhà cung cấp
+ Quản lý danh mục thuốc
+ Thống kê, báo cáo
Lập đơn đặt hàng
Cấp thuốc
Quản lý cấp
phát thuốc
Lập / quản lý phiếu yêu cầu
Lập / quản lý phiếu nhập
Quản lý danh mục nhà cung cấp
Quản lý danh mục thuốc
Kiểm tra lượng thuốc nhập
Cập nhật danh mục thuốc nhập
Lập / quản lý phiếu xuất
Phát thuốc
Quản lý danh mục người bệnh
Kiểm tra lượng thuốc trong kho
Cập nhật danh mục thuốc phát
Thống kê, báo cáo
19
2.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

20
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Ký hiệu sử dụng:
Tiến trình
Luồng dữ liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
21
2.2.1 DFD mức khung cảnh (mức 0)
Hình 2.2 DFD mức khung cảnh (mức 0)
22
2.2.2 DFD mức đỉnh (mức 1)
Hình 2.3 DFD mức đỉnh (mức 1)
23
2.2.3 DFD mức dưới đỉnh (mức 2)
• Chức năng Phát thuốc:
Hình 2.4 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng phát thuốc
24
• Chức năng Cấp thuốc:
Hình 2.4 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng cấp thuốc
25
2.3 Đặc tả chức năng chi tiết
2.3.1 Chức năng Phát thuốc
• Tiến trình Kiểm tra lượng thuốc trong kho
- Đầu vào: Đơn thuốc của người bệnh
Lượng thuốc còn trong kho
- Đầu ra: Danh mục thuốc sẽ phát
- Nội dung xử lý:
Lặp:

Lấy 01 loại thuốc trong đơn thuốc của người bệnh
Tra cứu trong danh mục thuốc còn trong kho của bệnh xá
Nếu: Số lượng trong kho >= số lượng trong đơn thuốc của
người bệnh
Thì: Ghi thuốc đó vào danh sách thuốc sẽ phát
Đến khi: Hết thuốc theo đơn thuốc của người bệnh
• Tiến trình Lập phiếu xuất kho
- Đầu vào: Kết quả của tiến trình Kiểm tra lượng thuốc trong kho (có ít
nhất 1 kết quả) – danh mục thuốc sẽ phát
- Đầu ra: Phiếu xuất kho
- Nội dung xử lý:
Lặp:
Lấy 01 loại thuốc trong danh mục thuốc sẽ phát
Ghi vào trong Phiếu xuất kho
Đến khi: Hết thuốc trong danh mục
• Tiến trình Cập nhật danh mục thuốc phát
- Đầu vào: Phiếu xuất kho
- Đầu ra: Danh mục thuốc đã phát lưu trong máy tính
- Nội dung:
Lặp:
Lấy 01 loại thuốc trong Phiếu xuất kho
Thêm vào trong danh mục thuốc đã phát lưu trên máy tính
Đến khi: Hết thuốc ghi trên Phiếu xuất kho