hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động cho clb nhà quản lý

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế phát triển chung của kinh tế thế giới, kinh tế nước nhà đã
và đang có những chuyển biến rõ rệt theo hướng tích cực. Sự chuyển đổi cơ
cấu kinh tế từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa đang phát huy tác dụng, khẳng
định được vị thế của nước ta trên trường quốc tế. Khi Việt Nam chính thức
trở thành một thành viên của “ngôi nhà lớn – WTO”, tham gia vào một “sân
chơi mới”, cũng tức là chúng ta đang đứng trước những cơ hội và những
thách thức mới. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp, các tổ chức có thể
khai thác các nguồn lực một cách hiệu quả đáp ứng với nhu cầu phát triển
kinh tế một cách bền vững, thực hiện tốt mục tiêu kinh tế - xã hội? Điều đó,
đòi hỏi Đảng và Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức cần có những kế
hoạch hoạt động cụ thể, quy trình triển khai kế hoạch khoa học, phù hợp với
mục tiêu cũng như chiến lược phát triển của mình nhằm tổ chức, khai thác
các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Đối với những sinh viên Việt Nam nói chung, sinh viên Đại học Kinh
tế Quốc dân nói riêng và đặc biệt là sinh viên CLB Nhà quản lý, những nhà
quản lý tương lai, họ cần được đào tạo, rèn luyện một cách khoa học và có
hệ thống về kế hoạch cũng như quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch. Thông
qua đó, họ có thể tích lũy thêm những kiến thức và kỹ năng để xây dựng cho
mình, cho tổ chức của mình các kế hoạch và quy trình tổ chức thực hiện kế
hoạch một cách tối ưu nhất nhằm nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng như thực hiện được các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả và hiệu lực
cao nhất. Bằng phương pháp thu thập thông tin, phân tích tài liệu và phương
pháp quan sát thực tế, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tổ chức
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thực hiện kế hoạch hoạt động cho CLB Nhà quản lý – Khoa Khoa học
quản lý - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân” nhằm đưa ra một số các giải
pháp để hoàn thiện hơn quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động cho

CLB Nhà quản lý, góp phần vào sự phát triển chung của Câu lạc bộ.
Kết cấu và nội dung nghiên cứu của đề tài
- Lời mở đầu
- Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt
động
- Chương 2: Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch ở
CLB Nhà quản lý
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch tại
CLB Nhà quản lý
- Kết luận
Bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong cô xem xét và đóng góp ý
kiến để bài viết được hoàn thiện hơn!
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
1.1 Tổng quan về kế hoạch hoạt động của tổ chức
Lập kế hoạch là một trong những chức năng của quản lý. Trên giác độ
ra quyết định, lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một
tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Nếu
hình dung, lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó
mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, thì kế hoạch là chức
năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý.
Lập kế hoạch không phải là một sự kiện đơn thuần có bắt đầu và kết
thúc rõ ràng. Nó là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với
những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên nghĩa này,
lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng
việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể
của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những yếu tố không
chắc chắn có nguồn gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất

gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường
không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng,
tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể dự
đoán được. Một loại yếu tố không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hậu
quả, tức là không dự đoán được những hậu quả của các quyết định.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn
các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch
các nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
lực khác của tổ chức một cách hiệu quả, thậm chí không có một ý tưởng rõ
ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch, nhà quản lý và
các nhân viên của họ sẽ có rất ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình,
không biết khi nào và ở đâu phải làm gì. Lúc này, việc kiểm tra sẽ trở nên rất
phức tạp. Ngoài ra, trong thực tế, những kế hoạch tồi tệ cũng thường ảnh
hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức.
Hiện nay, các kế hoạch của một tổ chức có thể phân loại theo rất
nhiều tiêu thức khác nhau, có thể phân loại theo hình thức thể hiện, theo thời
gian thực hiện. Còn cách phân loại theo cấp kế hoạch thì có hai cấp kế hoạch
tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
- Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế
nhằm xác định những mục tiêu tổng thể của tổ chức. Các kế hoạch chiến
lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con
người của những tổ chức khác .
- Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế
hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng,
hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế
hoạch nguyên vật liệu và tồn kho … Mục đích đặt ra đối với các kế hoạch
tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của
tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan thế nào trong việc thực

hiện các mục tiêu đó và tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được những
kết quả dự kiến. Loại kế hoạch này chỉ liên quan đến con người trong chính
tổ chức.
1.2 Quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch
Quá trình tổ chức triển khai kế hoạch có thể coi như một quá trình liên
tục gồm 3 giai đoạn, được mô phỏng qua sơ đồ sau:
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Giai đoạn 1:
Chuẩn bị triển khai
1. Xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức triển
khai kế hoạch
2. Xây dựng chương trình hành động (lập kế hoạch
triển khai)
3.Thể chế hóa thành các văn bản
4. Tổ chức tập huấn
Giai đoạn 2:
1. Truyền thông
2. Tổ chức thực hiện chương trình
3. Vận hành các quỹ
4. Đàm phán và làm trung gian đàm phán
5. Xây dựng cơ chế phối hợp
6. Giải quyết xung đột
Giai đoạn 3:
1. Xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá
2. Tiến hành giám sát, đo lường, đánh giá và đưa ra
các sáng kiến mới
3. Điều chỉnh
4. Tổng kết và kiến nghị
Hiện nay, quy trình này thường được biểu hiện dưới dạng sơ đồ hình

tròn như dưới đây:
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.2.1 Chuẩn bị triển khai kế hoạch
1.2.1.1 Xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức triển khai kế
hoạch
Việc xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức để triển khai kế
hoạch sẽ nhằm xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những
nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ
của tổ chức. Từ đó, các nhà quản lý sẽ hình thành được một cơ cấu tổ chức
Chỉ đạo
thực hiện
Kiểm tra
thực hiện
Chuẩn bị
triển khai
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
để thực hiện kế hoạch. Sau đó, để đảm bảo những nguồn lực tốt nhất (tài lực,
vật lực, nhân lực, thông tin) ta phải xây dựng được các chương trình, dự án.
1.2.1.2 Xây dựng chương trình hành động
Các bộ phận, phân hệ của bộ máy chịu trách nhiệm tổ chức triển khai
thực hiện kế hoạch, căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ được cấp trên giao phó
sẽ xây dựng các chương trình hành động (các kế hoạch thấp hơn, cụ thể hơn)
để đưa kế hoạch vào thực hiện một cách hiệu quả nhất, phù hợp với thực
tiễn. Tức là phải xây dựng các phương hướng và biện pháp tổ chức triển
khai cụ thể cho tổ chức của mình và trình cấp trên thông qua. Ở đây, các bộ
phận, phân hệ triển khai thực hiện phải lập kế hoạch tác nghiệp để chuẩn bị
triển khai kế hoạch, trong đó cần xác định được các vấn đề cốt yếu sau:
- Thời gian và thời hạn triển khai kế hoạch.

- Mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn.
- Danh mục công việc cần phải thực hiện
- Tiến độ thực hiện công việc.
- Sự phân bổ các nguồn lực cho từng mục tiêu trong từng giai đoạn.
1.2.1.3 Thể chế hóa thành các văn bản
Cho dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, quá trình tổ chức thực hiện nó
có được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả hay không thì việc thể
chế hóa thành các văn bản nhằm hướng dẫn và cụ thể hoá các kế hoạch cho
từng đơn vị, bộ phận, các phân hệ và các đối tượng của kế hoạch được biết
và thực hiện đóng vai trò quan trọng. Nó quy định hay hướng dẫn những
người, những bộ phận nào có chức năng, quyền hạn để thực hiện công việc,
nhiệm vụ.
1.2.1.4 Tổ chức tập huấn
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tiến hành tổ chức tập huấn cho những cá nhân, những bộ phận chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai kế hoạch và cho các đối tượng chủ yếu của kế
hoạch để trang bị cho họ những kiến thức, những kỹ năng cần thiết để họ có
thể thực hiện kế hoạch một cách thành công với hiệu quả và hiệu lực cao
nhất.
1.2.2 Chỉ đạo thực hiện
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch là thực hiện việc tổ chức triển khai kế
hoạch, đưa kế hoạch vào thực tiễn hoạt động của tổ chức bao gồm các bước:
1.2.2.1 Truyền thông
Thông qua hệ thống các kênh thông tin truyền truyền thông như: báo
viết, báo hình, báo đài, báo điện tử, … thì công tác truyền thông, công tác
tuyên truyền sẽ giúp cho việc hướng dẫn tổ chức, thực hiện kế hoạch đến các
cá nhân, bộ phận phân hệ trong tổ chức cũng như các đối tượng chịu ảnh
hưởng của kế hoạch (bên ngoài tổ chức) sẽ nhanh hơn, mọi người có thể tiếp
cận và hiểu nhanh hơn về nội dung kế hoạch, nghĩa vụ hay lợi ích của họ

trong việc thực hiện kế hoạch. Từ đó, vận động được sự đồng tình ủng hộ từ
bên trong tổ chức, của các yếu tố bên ngoài tổ chức.
1.2.2.2 Tổ chức thực hiện chương trình
Tổ chức thực hiện chương trình là quá trình nhằm xác định những công
việc cần phải làm và phân công cho những cá nhân, bộ phận hay phân hệ
đảm nhận các công việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc trong tổ chức. Tùy
vào từng loại kế hoạch, tùy điều kiện mà tổ chức có thể áp dụng những quy
trình tổ chức thực hiện chương trình theo những cách thức khác nhau. Trong
mỗi bước của quá trình đó, cần xác định và đặt những câu hỏi theo phương
pháp 5W + 1H. Phương pháp này có thể hiểu:
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• What: Đặt câu hỏi với What nhằm xác định công việc, chương trình đó là
gì?
• Why: Tại sao phải thực hiện?
• Who: Ai là người thực hiện, làm công việc đó?
• Where: Công việc đó được thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào công việc đó bắt đầu được thực hiện và kết thúc?
• How: Làm thế nào để thực hiện được công việc đó?
Lưu ý rằng, với HOW, có thể mở rộng nghĩa của nó là:
- Bằng cách nào? Với câu hỏi này, tức là cần xây dựng các hướng dẫn hay
hướng dẫn vận hành các bộ phận.
- Đo lường như thế nào? Xác định hệ thống tiêu chuẩn cho từng công việc
cho quy trình.
Sau khi xác định được những yếu tố cốt lõi theo phương pháp 5W +
1H, bước tiếp theo là cần định biên công việc, tức là:
- Xác định một LIST các công việc và bộ phận phải thực hiện các công việc
đó.
- Nhóm các công việc có cùng tính chất vào một nhóm.
- Ước lượng thời gian để thực hiện các công việc đó.

- Phân công công việc để thực hiện sao cho đảm bảo thời gian, đúng thời
lượng, đảm bảo tiến độ của chương trình.
1.2.2.3 Vận hành các quỹ
Tổ chức các quỹ và sự vận hành của các quỹ, thực chất là việc sử
dụng đồng tiền vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ở đây, cần xác định rõ
nguồn huy động của các quỹ, quản lý thống nhất và minh bạch, rõ ràng từ
việc hình thành quỹ đến khâu sử dụng nó để việc thực hiện các công việc
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
một cách suôn sẻ, đảm bảo mục tiêu của kế hoạch được thực hiện một cách
hiệu quả.
1.2.2.4 Đàm phán và làm trung gian đàm phán
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn có
được từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp qua lại được thiết kế nhằm đạt
được thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia
sẻ và những quyền lợi đối kháng. Như vậy, với việc đàm phán và làm trung
gian đàm phán, bằng những nghệ thuật đàm phán, chúng ta có thể sẽ thu
được nhiều những lợi thế từ phía đối tác, từ phía những nhà tài trợ để có thể
đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc.
1.2.2.5 Xây dựng cơ chế phối hợp
Trong thực tế, phối hợp là quá trình năng động và liên tục được thực
hiện nhờ cả các công cụ chính thức và phi chính thức. Quá trình tổ chức
triển khai kế hoạch có được thực hiện đúng tiến độ, các nguồn lực có được
huy động và sử dụng một cách hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào
việc xây dựng một cơ chế phối hợp. Đó là sự phối hợp giữa các cá nhân,
giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hay giữa những chủ thể này với
những lực lượng bên ngoài tổ chức. Sự phối hợp đó được thực hiện thông
qua các kế hoạch, qua các hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, các công cụ
cơ cấu, giám sát trực tiếp, qua các công cụ của hệ thống thông tin, truyền
thông và tham gia quản lý; văn hóa tổ chức cũng là một công cụ hữu hiệu

giúp cho sự phối hợp thêm nhịp nhàng hơn, gắn kết giữa các bộ phận và con
người của tổ chức trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch thành một khối
thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.
1.2.2.6 Giải quyết xung đột
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch xuất hiện nhiều những mâu
thuẫn, xung đột xảy đến là không tránh khỏi. Xung đột có thể xảy ra ở nhiều
cấp độ từ nhỏ tới lớn. Mức độ xung đột cao sẽ làm giảm sự phối hợp, giảm
năng suất lao động, tạo sự mất kiểm soát trong tổ chức,… Những mâu thuẫn,
xung đột này có thể do đụng độ về tính cách hay va chạm trong giao tiếp,
hoặc xuất hiện trong quá trình tổ chức khi một đối tượng bị xâm phạm tới lợi
ích của họ. Do đó việc giải quyết xung đột sẽ phần nào quyết định đến sự
thành bại của việc tổ chức triển khai kế hoạch thông qua các bước như:
- Lắng nghe
- Ra quyết định đình chiến
- Tìm gặp các bên liên quan tìm hiểu thông tin
- Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
- Vận dụng nghệ thuật giải quyết xung đột để giải quyết
1.2.3 Kiểm tra sự thực hiện
1.2.3.1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ
chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện kế
hoạch có hiệu quả.
Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính chất hoạt động của
các tổ chức, các bộ phận và các cá nhân; hoặc do sự đa dạng của các sản
phẩm dịch vụ được tạo ra; hoặc do có nhiều những kế hoạch, chương trình
được xây dựng. Tuy nhiên do các kế hoạch có thể rất khác nhau, do tính
phức tạp của các hoạt động thực hiện kế hoạch, và do các nhà quản trị không
quan sát hết được mọi thứ nên sẽ có những tiêu chuẩn đặc biệt được xây

dựng ở những hoạt động thiết yếu.
Một số dạng tiêu chuẩn chủ yếu:
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Các mục tiêu của tổ chức, của kế hoạch, bộ phận, con người. Mục tiêu là
những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các
kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức và mức độ hoàn
thành công việc của các cá nhân, tập thể, các phân hệ. Các mục tiêu này
thường được biểu hiện dưới dạng định tính và định lượng.
- Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: là cơ sở để đánh giá việc thực hiện
các chương trình có hiệu quả hay không? Đó là các chỉ tiêu về thời hạn, chi
phí các nguồn lực, các tiêu chuẩn phi chính thức khác.
- Các chỉ tiêu chất lượng về đối với sản phẩm và dịch vụ, tiêu chuẩn về vốn,
các định mức kinh tế - kỹ thuật trong phân phối sản phẩm cũng được xây
dựng.
Tuy nhiên, khi xây dựng các hệ thống tiêu chuẩn này cũng cần chú ý
tới một số yêu cầu:
Thứ nhất, cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra tới mức có
thể và số lượng các tiêu chuẩn cần được hạn chế ở mức tối thiểu.
Thứ hai, các tiêu chuẩn được xác định cần phải linh hoạt, phù hợp với
đặc điểm của từng tổ chức, từng bộ phận, con người trong tổ chức, hợp lý
với từng quá trình thực hiện kế hoạch cụ thể.
Thứ ba, cần có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong
quá trình xây dựng các tiêu chuẩn để kiểm tra hoạt động của chính họ.
1.2.3.2 Tiến hành giám sát, đo lường và đánh giá việc thực hiện kế
hoạch
Công việc giám sát, đo lường và kiểm tra được thực hiện trong suốt
quá trình tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch. Đó là những sự giám sát,
kiểm tra ở từng bộ phận, phân hệ nhằm xác định được những sai lệch hay
yếu điểm để khắc phục tức thời. Tuy vậy, cũng cần xem xét sự phù hợp giữa

12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
kết quả đo lường so với hệ thống các tiêu chuẩn. Nếu thực sự phù hợp với
các tiêu chuẩn, nhà quản trị sẽ có kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế
hoạch và không cần sự điều chỉnh. Nhưng nếu kết quả thực hiện không phù
hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh là cần thiết. Lúc này, cần phân tích các
nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với cả quá trình
thực hiện cũng như sự tác động tiêu cực của nó đến hoạt động của tổ chức.
Từ đó đưa ra những sự điều chỉnh phù hợp hay những sáng kiến mới nhằm
khắc phục tình trạng đó cũng như phát huy thế mạnh sẵn có, đổi mới quá
trình thực hiện.
1.2.3.3 Điều chỉnh
Bước này cần thiết nếu trong quá trình giám sát, đo lường và kiểm tra
thấy có sự thiếu sót, sai lệch của hoạt động và kết quả so với các tiêu chuẩn
và qua phân tích thấy rằng sự điều chỉnh là cần thiết. Đó là những tác động
bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch của quá trình tổ
chức thực hiện trong thực tiễn hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch đề ra
nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ một số nguyên tắc:
- Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết
- Điều chỉnh đúng mức đọ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu
- Phải tính đến hậu quả khi tiến hành điều chỉnh.
- Tránh bỏ lỡ thời cơ
- Tùy theo điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh thu được kết quả cao cần xây dựng mọt
chương trình điều chỉnh khoa học và hợp lý, trong đó cần trả lời các câu hỏi
như: Mục tiêu điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh là
gì? Sử dụng những biện pháp điều chỉnh nào? Thời gian điều chỉnh? …
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368

1.2.3.3Tổng kết việc thực hiện kế hoạch
Đây là bước cuối cùng của giai đoạn kiểm tra sự thực hiện kế hoạch
và cũng là nhiệm vụ cuối cùng của quá trình tổ chức triển khai thực hiện kế
hoạch của các tổ chức nhằm đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch
để có thể đánh giá được những “cái được”, “cái mất” của kế hoạch. Đồng
thời, cũng đánh giá được những tiềm năng chưa được huy động để có thể
đưa vào sử dụng trong những kế hoạch sau.
Công việc tổng kết thực hiện kế hoạch phải được tổ chức khoa học,
khách quan với chi phí thấp nhất và nó thường được giao cho những tổ chức
chuyên trách thực hiện. Sau khi tổng kết và rút kinh nghiệm, có thể đưa
những kiến nghị lên cấp trên để thực hiện các kế hoạch khác một cách hiệu
quả và thành công hơn.
1.3 Các yếu tố tác động lên quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch
Việc đưa các kế hoạch kinh tế xã hội vào thực tiễn thực hiện không
phải là đơn giản, nhanh chóng mà đó là một quá trình phức tạp, đầy biến
động, chịu tác động của một loạt các yếu tố, làm thúc đẩy hoặc cản trở việc
tổ chức thực hiện các kế hoạch. Nếu đó là những vấn đề phức tạp, có liên
quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động, hay vấn đề xuất phát từ nhiều nguyên
nhân, khía cạnh khác nhau thì sẽ làm cho quá trình tổ chức thục hiện gặp
nhiều khó khăn, phức tạp đòi hỏi mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch các nhà quản lý cũng đã tiến hành
nghiên cứu và dự báo môi trường, nhằm xác định các cơ hội thách thức tác
động đến kế hoạch, các cơ hội và thách thức đó cũng là các yếu tố cơ bản tác
động lên quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch. Các yếu tố tác động này có
thể chia 2 nhóm:
1.3.1 Môi trường bên trong
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sự ảnh hưởng, tác động của các yếu tố thuộc về môi trường bên trong
được thể hiện ở một số yếu tố như sau:

Thứ nhất, các yếu tố về giao tiếp và truyền đạt gồm công tác tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục cho những người thực hiện kế hoạch về nội dung
và các yếu tố của kế hoạch. Nếu thông tin hay mối quan hệ trong tổ chức
không trọn vẹn, sự truyền đạt không rõ ràng thì hoạt động thực hiện kế
hoạch sẽ đi chệch hướng, không đạt được mục tiêu chính của kế hoạch đã
vạch ra.
Thứ hai, bộ máy tổ chức thực hiện kế hoạch. Nếu bộ máy này hoạt
động kém hiệu quả, những cá nhân, bộ phận làm nhiệm vụ tổ chức thực hiện
kế hoạch thiếu tinh thần trách nhiệm thì sẽ làm cho việc thực hiện gặp nhiều
khó khăn. Hoặc dẫn đến không thực hiện được hết quá trình tổ chức thực
hiện kế hoạch.
Thứ ba, thủ tục hành chính, để có thể đưa các kế hoạch vào thực hiện
thì cần hợp lý hoá, hợp pháp hoá các kế hoạch; Các bộ phận chức năng trong
tổ chức lập ra những quy chế, thủ tục cần thiết để tạo môi trường thực hiện
kế hoạch, tạo trình tự ổn định và rành mạch cho quá trình tổ chức thực hiện
kế hoạch cũng như sự quản lý rõ ràng hơn., tránh sự xáo trộn hay cản trở
việc thực hiện các kế hoạch.
Thứ tư, nguồn kinh phí thực hiện, việc thực hiện bất kỳ một kế hoạch
nào cũng đòi hỏi phải có nguồn kinh phí nhất định. Trong quá trình tổ chức
thực hiện các tổ chức cần khai thác triệt để các nguồn đầu tư và sử dụng
nguồn kinh phí phải đúng mục đích, mang tính hiệu quả.
1.3.2 Môi trường bên ngoài
Sự tác động của các nhóm đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp hay
gián tiếp của kế hoạch và quá trình tổ chức thực hiện. Nó có thể là những tác
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
động tích cực nhưng cũng có thể đó là những tác động mang tính tiêu cực.
Nếu như các kế hoạch được mọi người ủng hộ và góp sức thì tiến độ cũng
như quá trình tổ chức thực hiện sẽ được nhanh chóng và hiệu quả hơn rất
nhiều.

Bối cảnh về kinh tế - xã hội, về chính trị, luật pháp, chính là môi
trường của kế hoạch, môi trường của quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch.
Những thay đổi trong điều kiện về xã hội sẽ giúp cho quá trình nhận thức
vấn đề của kế hoạch nhanh chóng hơn, xã hội càng hiện đại văn minh, tiến
bộ bao nhiêu thì việc tổ chức thực hiện kế hoạch càng thuận lợi bấy nhiêu.
Hay sự biến động về chính trị cũng ảnh hưởng nhiều đến quá trình thực hiện,
nếu xã hội rối ren, tình hình chính trị không ổn định thì việc thực hiện quá
trình tổ chức thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Và những thay đổi
theo hướng tích cực những điều kiện về kinh tế thì có thể coi là “chất xúc
tác”, giảm bớt sự khó khăn cho quá trình đó
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
KẾ HOẠCH Ở CLB NHÀ QUẢN LÝ
2.1 Tổng quan về CLB Nhà quản lý và kế hoạch hoạt động
Câu lạc bộ Nhà quản lý là câu lạc bộ sinh viên trực thuộc khoa Khoa
học quản lý - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, hoạt động dưới sự chỉ đạo
và định hướng của Ban chủ nhiệm khoa Khoa học quản lý. Câu lạc bộ được
thành lập vào ngày 20/09/2006 lấy tên là Câu lạc bộ Sinh viên Khoa học
quản lý sau được đổi tên thành CLB Nhà quản lý.
Mục đích hoạt động của CLB là tạo ra một môi trường lành mạnh,
một sân chơi bổ ích cho sinh viên trong Khoa có thể học tập và hoạt động, là
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nơi sinh viên trong Khoa đoàn kết, chủ động và sáng tạo trong học tập và
hoạt động. Tạo cho mình một niềm tin, bản lĩnh vững bước khi ra trường.
Nguyên tắc hoạt động CLB là hoạt động trên nguyên tắc tinh thần tự
nguyện, bình đẳng, các sinh viên đều có thể là sinh viên của CLB, khi được
phỏng vấn và tuyển chọn.
Các hoạt động của Câu lạc bộ chủ yếu tập trung vào bốn mảng chính là:
Học tập và rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm;
 Tổ chức kinh doanh;

 Công tác từ thiện;
 Tổ chức chương trình – sự kiện.
Để có thể duy trì hoạt động và phát triển CLB thì hàng năm, CLB
luôn hoạt động dưới định hướng của Ban chủ nhiệm khoa và theo kế hoạch
mà Ban chủ nhiệm Câu lạc bộ lập ra.
Kế hoạch hoạt động của CLB Nhà quản lý được lập ra nhằm xác định
những mục tiêu hoạt động cho CLB và phương thức để đạt được những mục
tiêu đó. Đó là những kế hoạch về nhân sự (kế hoạch tuyển thành viên, kế
hoạch tổ chức kiện toàn Ban chủ nhiệm CLB và kết nạp thành viên mới, kế
hoạch về tập huấn cho các thành viên trong CLB, …); Các kế hoạch về tổ
chức kinh doanh; Các kế hoạch về tổ chức thực hiện và tham gia công tác xã
hội (kế hoạch tổ chức chương trình từ thiện “Trái tim Nhà quản lý”, kế
hoạch tổ chức quyên góp quần áo, sách vở cho những em học sinh nghèo ở
một số tỉnh miền núi, …); Các kế hoạch về tổ chức rèn luyện kỹ năng (kế
hoạch tổ chức hội thảo tiếng Anh, kế hoạch tổ chức các lớp học về kỹ năng
mềm, kế hoạch sinh hoạt tuần, tháng, …)
Thông qua những chương trình, những hoạt động bổ ích này, các
thành viên trong CLB Nhà quản lý sẽ có được những cái nhìn sâu sắc hơn về
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cuộc sống thường nhật, nâng cao tinh thần trách nhiệm. Đồng thời, tự khắc
nâng cao được kỹ năng cơ bản cần thiết cho bản thân ngoài những buổi trao
đổi về kỹ năng được tổ chức vào các buổi sinh hoạt hàng tuần.
2.2 Thực trạng triển khai
Các kế hoạch hoạt động ở CLB Nhà quản lý rất đa dạng và phong phú
tùy từng lĩnh vực hoạt động của CLB cũng như tính chất của từng bản kế
hoạch. Tuy nhiên, trong khuôn khổ đề tài này, chúng ta sẽ làm rõ hơn quá
trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động tại CLB Nhà quản lý thông qua
phân tích thực trạng triển khai kế hoạch tổ chức chương trình từ thiện “Trái
tim Nhà quản lý” vì đây là vì đây là một kế hoạch lớn hàng năm của Câu lạc

bộ, các hoạt động của Câu lạc bộ thường hướng đến và bổ trợ cho kế hoạch
chương trình này, qua đó ta có thể thấy rõ được thực trạng công tác triển
khai kế hoạch tại Câu lạc bộ Nhà quản lý. Vậy quy trình tổ chức thực hiện
chương trình này cụ thể ra sao?
2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị triển khai kế hoạch
Xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức triển khai kế hoạch
Hiện nay, bộ máy tổ chức để triển khai thực hiện “kế hoạch chương
trình Trái tim Nhà quản lý” cũng chính là bộ máy quản lý của Câu lạc bộ, do
đây là một kế hoạch chương trình lớn, Câu lạc bộ tập trung mọi nguồn nhân
lực hiện có của CLB cho chương trình, cơ cấu tổ chức đó được thể hiện theo
mô hình dưới đây:
18
BAN CHỦ NHIỆM
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ban chủ nhiệm CLB là cơ quan có quyền lực cao nhất quyết định các
vấm đề quan trọng trong CLB như
- Xem xét và thông qua phương hướng kế hoạch chương trình Trái
tim Nhà quản lý;
- Ban hành các quy định, quy chế hoạt động của chương trình;
- Giám sát, kiểm tra sự thực hiện kế hoạch chương trình
Ban chủ nhiệm CLB hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
biểu quyết thông qua khi được ít nhất hai phần ba số UV BCN tán thành và
đề cao vai trò thủ trưởng Chủ nhiệm khi thực thi, triển khai công việc đã
được BCN thông qua.
19
CHỦ NHIỆM
Trưởng ban
Truyền thông – Đối
ngoại
Trưởng ban

Văn nghệ - Đời sống
Trưởng ban
Hậu cần – Tài chính
Chương trình từ
thiện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Chủ nhiệm CLB: Là trưởng ban tổ chức chương trình, là người đứng đầu
bộ máy tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, chịu trách nhiệm triển khai
thực hiện kế hoạch do Ban chủ nhiệm đã thông qua, trực tiếp chỉ đạo phân
công nhiệm vụ cho các thành viên trong ban tổ chức.
+ Trưởng ban Tài chính – Hậu cần: Phụ trách mảng tài chính, hậu cần trong
suốt quá trình tổ chức triển khai thực hiện chương trình. Đảm bảo thu chi
hợp lý, minh bạch và rõ ràng, chịu trách nhiệm trước những phát sinh trong
quá trình thực hiện.
+ Trưởng ban Truyền thông – Đối ngoại: Chịu trách nhiệm các hoạt động
đối ngoại của CLB, chỉ đạo và thực hiện việc xin tài trợ, mời tài trợ, mời bảo
trợ thông tin; đảm bảo thông tin một cách thống nhất và thông suốt từ trong
ra ngoài.
+ Trưởng ban Văn nghệ - Đời sống: Xây dựng và chỉ đạo về việc tập, tuyển
chọn và diễn các tiết mục văn nghệ trong đêm giao lưu, tổ chức sinh hoạt
văn nghệ cho toàn CLB.
Thực trạng hiện nay, bộ máy quản lý chương trình mang tính chất
tổng hợp hóa cao, mang tính kiêm nhiệm nên cũng tạo ra nhừng hạn chế
nhất định, đó là khó đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý kế cận trong khi, cán bộ
quản lý lại có sự thay đổi thường xuyên theo nhiệm kỳ của Ban chủ nhiệm.
Cán bộ quản lý cảu CLB có thể làm được nhiều công việc khác nhau nhưng
sự chuyên môn hóa sâu lại rất hạn chế.
Tuy nhiên, với tính tổng hợp hóa cao đó cũng đã năng cao khả năng
thích nghi của các nhà quản lý trước sự thay đổi của moi trường và nâng cao
được sự sáng tạo của các nhà quản lý. Bộ máy quản lý của CLB được thiết

lập trên cơ sở hợp nhóm những chức năng, nhiệm vụ cần phải triển khai để
20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thực hiện kế hoạch chương trình, đó là các nhiệm vụ và hoạt động trọng tâ,
quyết định sự thành bại của kế hoạch chương trình như: Đối ngoại –
Truyền thông, Tài chính – Hậu cần, Văn nghệ – Đời sống.
Hiện nay, bộ máy quản lý để tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch
chương trình đang gặp rất nhiều khó khăn, khí đưa các bạn sinh viên năm
thứ nhất, thứ hai vào Ban chủ nhiệm thì kinh nghiệm và kỹ năng của đội ngũ
này còn non yếu chưa đáp ứng được những đòi hỏi và yêu cầu của công
việc. Khi các thành viên Ban chủ nhiệm có kinh nghiệm và kỹ năng tốt thì
đã là những sinh viên năm thứ ba, thậm chí kéo dài sang năm thứ tư, do vậy
cũng chỉ tham gia công tác, hoạt động được khoảng 1 năm, thời gian công ác
ngắn nên có thể họ không phát huy hết được tài năng, kinh nghiệm công tác.
Xây dựng các chương trình hành động
Các ban, nhóm chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch
xây dựng các phương án thực hiện để trình lên Ban tổ chức chương trình để
được thông qua và đưa vào thực hiện.
Ban chương trình xác định bảng tiến độ thực hiện công việc, ứng với
mỗi công việc sẽ có những kế hoạch nhỏ hơn nhằm thực hiện những mục
tiêu cho từng giai đoạn cụ thể. Bảng tiến độ thực hiện công việc có thể được
miêu tả như sau:
Stt Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Đơn vị phụ trách
Thể chế hóa thành các văn bản
21
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Đó là việc Ban tổ chức xây dựng các văn bản mang tính chất tạo
khung hướng dẫn việc thực hiện, và những văn bản về phân công nhiệm vụ,
những nội quy, quy định khi tham gia tổ chức thực hiện chương trình.
Tổ chức tập huấn

Hiện nay, các bạn thành viên CLB, những người trực tiếp triển khai
thực hiện kế hoạch chương trình thường là những sinh viên năm thứ nhất,
thứ hai. Do vậy, họ chưa có nhiều những kinh nhiệm và kỹ năng mềm cần
thiết để thực hiện việc triển khai kế hoạch một cách hiệu quả, ngay cả bản
thân một số đồng chí trong Ban chủ nhiệm cũng còn rất yếu. Vì vậy, trước
khi triển khai thực hiện chương trình. Ban chủ nhiệm tổ chức các buổi tập
huấn về những kỹ năng mềm cơ bản nhất như: thuyết trình, kỹ năng lập kế
hoạch, kỹ năng tổ chức chương trình, kỹ năng quản lý sự thay đổi, kỹ năng
làm việc theo nhóm… dưới sự hướng dẫn của một số chuyên gia ở trung tâm
phát triển kỹ năng (như Tâm Việt) tới CLB để nói chuyện và trao đổi về các
kỹ năng.
Bên cạnh đó, trong những buổi sinh hoạt hàng tuần (CLB sinh hoạt
định kỳ vào tối thứ 2 hàng tuần) thì mời các anh chị khóa trên đã từng tham
gia các công tác Đoàn, Hội có nhiều kinh nghiệm để chia sẻ những kinh
nghiệm về tổ chức chương trình, về xin tài trợ, mời tài trợ, cách thức tổ chức
các trò chơi, cách tiếp cận với những đối tượng khuyết tật hay cách tiếp
chuyện, chia sẻ với những người có hoàn cảnh éo le tại những nơi mà CLB
sẽ tiến hành tổ chức chương trình Trái tim Nhà quản lý.
2.2.2 Chỉ đạo thực hiện
Truyền thông
22
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công tác truyền thông được thực hiện ngay từ khi khởi động tổ chức
chương trình. Đầu tiên là truyền thông trong nội bộ CLB để tất cả các thành
viên có được những thông tin và hiểu được ý nghĩa, nội dung của chương
trình và các nhiệm cụ cần phải làm.
Tiến hành truyền thông ra bên ngoài CLB nhằm kêu gọi sự ủng hộ, giúp
đỡ và mời tài trợ từ tất cả những cá nhân, tổ chức, các cơ quan ban nghành,
những tấm lòng hảo tâm trong cộng đồng. Ban Truyền thông đối ngoại đã
làm việc và mời bảo trợ, đăng tin trên một số các phương tiện thông tin đại

chúng như:
- Báo Sinh viên Việt Nam
- Báo Nhân dân
- Báo điện tử VOVNEWS
- Forum của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Đài phát thanh và truyền hình Hà Nội
- Đài phát thanh quận Hà Đông
- Loa phát thanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Bandroll, Poster được treo ở trong khuôn viên nhà trường …
Hoạt động đối ngoại truyền thông tưởng chừng rất đơn giản nhưng trên
thực tế thực hiện lại gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là những khó khăn
trong việc đi xin tài trợ, kêu gọi sự giúp đỡ. Những khó khăn đó là do:
Thứ nhất, đội ngũ đi mời tài trợ chưa được chuyên nghiệp, thiếu kinh
nghiệm.
Thư hai, thiếu các đầu mối thông tin liên kết giữa các doanh nghiệp và
Câu lạc bộ.
Thứ ba, sự đòi hỏi của Doanh nghiệp khá cao, trong khi thực lực của Câu
lạc bộ lại không đáp ứng được những yêu cầu đó.
23
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tổ chức chương trình
Ban tổ chức tiến hành tổ chức thực hiện chương trình theo đúng kế
hoạch và tiến độ của chương trình. Đây chính là quá trình đưa kế hoạch vào
thực tiễn để triển khai thực hiện. Có thể vận dụng phương pháp 5W + 1H để
phân tích quá trình này như sau:
What: Tổ chức chương trình bao gồm những công việc cụ thể gì? Ví
dụ như: Hoạt động của Ban tài chính – Hậu cần gồm những công việc cụ thể
như: quản lý việc thu chi, hạch toán ngân quỹ, số tiền chi cho việc tặng quà
là bao nhiêu? Dùng để chi cho âm thanh, ánh sáng hay trang phục diễn văn
nghệ mất khoảng bao nhiêu chi phí? Hay đảm bảo cho việc ăn uống của các

thành viên là như thế nào? …
Why: Nhằm xác định những mục đích của việc tổ chức chương trình.
Và với Trái tim Nhà quản lý thì mục đích cụ thể của nó là:
- Góp phần nào giúp đỡ, chia sẻ và thể hiện sự quan tâm tới những
hoàn cảnh éo le, những mảnh đời không may mắn trong xã hội.
- Tạo điều kiện cho các bạn sinh viên nâng cao tinh thần tương thân
tương ái, lá lành đùm lá rách, tham gia giúp đỡ các cụ già và các em nhỏ tại
nơi mà chương trình được thực hiện.
- Tăng cường mối quan hệ giao lưu với các Câu lạc bộ bạn, gắn kết
các thành viên với nhau.
Where, When, Who: Chương trình sẽ được tổ chức ở đâu? Khi nào và
ai sẽ là người thực hiện, ai là người phải chịu trách nhiệm chính?
How: Với câu hỏi bắt đầu bởi từ HOW giúp chúng ta xác định được
chương trình được diễn ra như thế nào? Ban tổ chức, các bộ phận đã thực
24
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hiện các công việc của mình ra sao? Nội dung chương trình sẽ diễn ra theo
đúng tiến độ hay không? …
Có thể nói, việc áp dụng phương pháp 5W + 1H được Ban tổ chức thể
hiện khá rõ trong bảng phân công công việc.
Stt Nội dung công việc
(What)
Mục đích
(Why)
Người phụ
trách
(Who)
Phương án
thực hiện
(How)

Ghi chú
(When,Where)
Vận hành các quỹ
Việc tổ chức và vận hành các quỹ sẽ giúp cho bộ máy tổ chức thực
hiện kế hoạch chương trình, các bộ phận, các cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ
được tiến hành một cách nhịp nhàng hơn. Đặc biệt là những công việc liên
quan đến Tài chính – Hậu cần như: Mua các tặng phẩm; Mua và thuê các
dụng cụ, thiết bị phục vụ cho việc tổ chức chương trình (âm thanh, ánh sáng,
khung trại, thuê trang phục diễn văn nghệ…); Các công việc liên quan đến
việc ăn, ngủ, nghỉ cho các thành viên.
Đàm phán và làm trung gian đàm phán
Hoạt động đàm phán thường xảy ra trong quá trình Ban tổ chức làm
việc với các nhà tài trợ về nghĩa vụ và trách nhiệm của Câu lạc bộ cũng như
từ phía nhà tài trợ. Ví dụ như, đại diện của nhà tài trợ muốn được phát biểu
trong chương trình giao lưu văn nghệ trong khi Ban tổ chức đã lên List
chương trình cụ thể và chi tiết (không có lời phát biểu từ phía các nhà tài
25