Bài giảng Kỹ năng đàm phán - thương lượng trong hoạt động doanh nghiệp - TS. Lưu Trường Văn

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 1
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN-THƯƠNG
LƯỢNG TRONG HOẠT ðỘNG
DOANH NGHIỆP
HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ & XÂY DỰNG
ðƠ THỊ
Tài liệu lưu hành nội bộ dành cho Học viên lớp CEO của
Tập đồn dầu khí Việt Nam
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2
• Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN
• Năm sinh: 1965
• Giáo dục:
 Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.
 Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP) “Kinh
tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.
 Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction Management,
Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.
 Tiến sỹ chuyên ngành Kỹ thuật & Quản lý xây dựng tại
Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2-2009
• Cơ quan cơng tác hiện nay: Bộ mơn Kỹ thuật và Quản lý xây dựng
• Lónh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích & thẩm định đầu
tư XD - bất động sản, Quản lý rủi ro, Kinh tế xây dựng
• Email: or
• Website: />Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 3
KHÁI NIỆM ðÀM PHÁN
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 4
Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ
thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông
qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của
hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả,
thời gian thi công…v.v

Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan
điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa
thuận hài lòng lẫn nhau
Đàm phán là một quá trình giao tiếp trong đó
người ta muốn điều hòa lợi ích giữa hai bên
thông qua thảo luận mà đi tới ý kiến thống nhất
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 5
KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN
Quá trình đàm phán bao gồm:
• Trình bày lập trường của mỗi bên
• Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia
• Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh lập trường
của bên mình càng theo quan điểm của bên
kia (hiểu theo nghóa hẹp là nhượng bộ bên
kia)  Điều này nói dể nhưng khó làm!
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 6
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN
a. Bối cảnh của đối tác: bao gồm:
• Tình hình kinh tế của đối tác, như khả năng tài chính.
• Các mối quan hệ trong kinh doanh, điểm mạnh, điểm
yếu của họ.
• Tình trạng pháp lý của họ: Có tư cách pháp nhân
không, có có vướng mắc vào vụ án nào không, có bò
tranh chấp với ai không
• Yêu cầu của họ trong cuộc đàm phán là gì, yêu cầu
nào là ưu tiên hàng đầu của họ: giá cả, chất lượng hay
thời hạn mua bán…
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 7
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN
b. Thời gian: Cần tìm hiểu về “điểm chết” của

đối tác, tức là khi nào thì họ cần kết thúc cuộc
đàm phán, khi nào thì họ cần phải quyết đònh
xong vấn đề mua bán.
– Chú ý: Nguyên tắc chung trong đàm phán là cần
tìm hiểu bối cảnh và thời gian của đối tác càng kỹ
càng tốt, nhưng cần giấu kín bối cảnh và thời gian
của mình.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 8
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN
c. Quyền lực: Là sức mạnh của nhà thương thuyết trong
đàm phán với đối tác. Quyền lực trong đàm phán của
bên này đối với bên kia được tạo bởi 2 yếu tố:
• Quyền lực tiềm ẩn: là quyền lực được tạo bởi tài
năng uy tín của nhà thương thuyết thể hiện ở khả
năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, trình độ
chuyên môn, việc nắm rõ thò trường mua bán.
• Quyền lực thực tế: là quyền lực được tạo bởi uy tín
đối với khách hàng, tính trung thực trong kinh doanh,
sản phẩm chất lượng cao cùng những mối quan hệ
mạnh chi phối trong kinh doanh.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 9
CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN
• Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán
không phải là một tiến trình cạnh tranh
• Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bò
sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì
đó.
• Các mối quan tâm chung: Đàm phán đòi hỏi hai bên
phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung
• Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy

rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng
xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng
bộ là mất mát. Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 10
Các hình thức & phương pháp
ñàm phán
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 11
Các phương pháp ñàm phán
Cùng tìm kiếm lợi ích
chungUy hiếp bên kiaðề xuất kiến nghịCách làm
Trọng ñiểm ñặt ở lợi
ích chứ không ở lập
trường
Giữ vững lập
trường
Dễ thay ñổi lập trườngLập trường
Sự tín nhiệm không
liên quan ñến ñàm
phán
Không tín nhiệm
ñối tác
Tín nhiệm ñối tác
Mức ñộ tín
nhiệm
Phân tích công việc và
quan hệ ñể trao ñổi
nhượng bộ
Yêu cầu bên kia
nhượng bộ
Nhượng bộ ñể tăng

tiến quan hệ
Nhượng bộ
Giải quyết công việc
hiệu quả
Giành ñược thắng
lợi
ðạt ñược thỏa thuậnMục tiêu
Người cộng tácðịch thủBè bạnðối tác
ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn ñề
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 12
Các phương pháp ñàm phán
Khuất phục nguyên tắc
chứ không khuất
phục sức ép
Tăng sức ép khiến
bên kia khuất
phục hoặc ñổ
vỡ
Khuất phục trước sức
ép của
ñối tác
Kết quả
Căn cứ vào tiêu chuẩn
khách quan ñể ñạt
ñược
thỏa thuận
Thi ñua sức mạnh ý
chí giữa ñôi bên
Hết sức tránh tính
nóng nảy

Biểu hiện
Kiên trì tiêu chuẩn
khách
quan
Kiên trì giữ vững
lập trường
Kiên trì muốn ñạt
ñược thỏa
thuận
Kiên trì
Vạch ra nhiều phương
án
cho 2 bên lựa chọn
Tìm ra phương án
mà mình chấp
thuận
Tìm ra phương án ñối
tác có thể chấp
thuận
Phương án
Cả 2 bên cùng có lợi
Chịu thỏa thuận khi
ñạt ñược cái
muốn có
Nhượng bộ ñể ñạt
ñược thỏa thuận
ðiều kiện ñể
thỏa
thuận
ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn ñề

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 13
Các hình thức ñàm phán
• ðàm phán bằng văn bản,
• ðàm phán bằng gặp mặt và
• ðàm phán qua ñiện thoại
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 14
Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng văn bản
Các dạng ñàm phán bằng văn bản thường thấy
trong hoạt ñộng kinh doanh là:
• Hỏi giá: Do người mua ñưa ra và không
ràng buộc người hỏi phải mua
• Chào hàng
– Chào hàng cố ñịnh: Người chào hàng bị ràng
buộc với chào hàng của mình trong thời hạn
hiệu lực của chào hàng
– Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị
ràng buộc với chào hàng của mình
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 15
Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng gặp mặt
Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp mặt:
• Bắt tay
– C
ầ
n tránh:
ñ
eo g
ă
ng tay, bóp quá m
ạ
nh, c

ầ
m tay h
ờ
h
ữ
ng, l
ắ
c
quá m
ạ
nh, gi
ữ
quá lâu.
– M
ắ
t nhìn th
ẳ
ng, t
ậ
p trung, nét m
ặ
t vui v
ẻ
• Khi trao danh thiếp cần:
–
ðư
a m
ặ
t có ch
ữ

d
ễ ñọ
c
–
ðư
a b
ằ
ng hai tay
– V
ừ
a
ñư
a v
ừ
a t
ự
gi
ớ
i thi
ệ
u h
ọ
tên mình
– Trao cho t
ấ
t c
ả
nh
ữ
ng ng

ườ
i có m
ặ
t
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 16
Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng gặp mặt
Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp
mặt:
• Khi nhận danh thiếp cần:
– Nhận bằng 2 tay với thái ñộ trân trọng
– Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới
cất ñi
– Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin
lỗi, hẹn lần sau
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 17
Các hình thức ñàm phán: ðàm phán bằng ñiện thoại
Những nội dung cần chú ý khi ñàm phán bằng gặp
mặt:
• ðiện thoại:
– Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở ñâu? Lý do gọi?
– Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe
– Hãy mỉm cười khi nói chuyện ñiện thoại
– Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn ñang cầm
máy. Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi
xem mình có thể gọi lại cho họ không?
– Sẵn sàng ghi chép khi ñiện thoại
– ðể người gọi kết thúc cuộc nói chuyện
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 18
CHUAÅN BÒ CHO MOÄT CUOÄC ÑAØM
PHAÙN

Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 19
1. Chuẩn bò
A. Phân tích cơ hội thương lượng (S,W, O, T).
– Phân tích bản thân:
– Phân tích đối tác:
• M
ụ
c tiêu, l
ĩ
nh v
ự
c ho
ạ
t
độ
ng và nh
ữ
ng kh
ả
n
ă
ng
• T
ổ
ch
ứ
c nhân s
ự
: Tìm hi
ể

u quy
ề
n h
ạ
n bên kia, ai là ng
ườ
i
có quy
ề
n quy
ế
t
đị
nh
• L
ị
ch làm vi
ệ
c: N
ế
u n
ắ
m
đượ
c l
ị
ch làm vi
ệ
c c
ủ

a bên kia,
có th
ể
s
ử
d
ụ
ng y
ế
u t
ố
th
ờ
i gian
để
gây s
ứ
c ép
• Xác
đị
nh nhu c
ầ
u, mong mu
ố
n c
ủ
a
đố
i tác. S
ơ

b
ộ đị
nh
d
ạ
ng
đố
i tác
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 20
1. Chuẩn bò
A. Phân tích cơ hội đàm phán (S,W, O, T).
– Sau đó so sánh  rút ra S,W.
– Phân tích tình hình trong đó diễn ra cuộc đàm phán
để phát hiện O, T
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 21
1. Chuẩn bò
B. Lập mục tiêu và kế hoạch đàm phán dựa vào ma
trận SWOT.
C. Lập đội ngũ đàm phán dựa vào qui mô đàm phán.
Lập theo 4 chức năng:
• Chức năng đàm phán do trưởng đoàn đảm nhận.
• Chức năng phân tích do các chuyên viên thương
lượng.
• Chức năng quan sát do các quan sát viên.
• Chức năng thông dòch do thông dòch viên đảm nhận.
• Tuỳ vào quy mô đàm phán mà sẽ tổ chức đội ngũ
đàm phán như thế nào.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 22
1. Chuẩn bò
• Các phẩm chất cần thiết của chuyên gia đàm phán:

– Về kiến thức và năng lực: hầu như toàn diện.
– Về phẩm chất tâm lý: Tư duy nhạy bén, dám chấp nhận
mạo hiểm, kiên nhẫn, không nóng vội.
– Các kỹ năng: Kỹ năng ngôn ngữ và kỹ năng thuyết phục.
D. Thương lượng thử.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 23
2. Giai đoạn tiếp xúc:
3. Giai đoạn thực chất.
• Hai bên ra yêu cầu:
• Hai bên điều chỉnh yêu cầu:
– Nếâu hai bên chấp nhận yêu cầu của nhau là hợp lý thì kết thúc đàm
phán
– Nếu đối tác hợp lý, ta vô lý thì cần nhượng bộ
– Nếu đối tác là vô lý còn ta là hợp lý thì cần thuyết phục họ
– TUY NHIÊN TRONG THỰC TẾ CÓ THỂ DẪN TỚI THẾ GĂNG.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 24
Nguyên nhân gây ra bế tắc
• Chưa hiểu biết lẫn nhau
• Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau
• Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc
về quan ñiểm lập trường và sẽ không nhượng bộ
ngay cả ñể giữ cho một cuộc ñàm phán tồn tại.
• Vì một chiến thuật thận trọng trong ñàm phán ñể
bắt ép phía bên kia xem xét lại quan ñiểm của họ
và nhượng bộ
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 25
Xử lý bế tắc
• Quay trở lại những thông tin thu ñược và tạo sự hiểu
biết ñể tạo thêm những lựa chọn bổ sung
• Tìm ra phương án khác ñề cùng ñạt ñược mục ñích

• Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không ñạt
ñược một giải pháp nào cả
• Chuyển sang thảo luận một vấn ñề khác ít quan trọng
hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận
• Nhượng bộ một ñiểm nào ñó không quan trọng
• Tạo ra thời gian ngừng ñàm phán ñể suy nghĩ vấn ñề và
ñàm phán lại sau ñó. ðưa ra yêu cầu nếu cần những
thông tin bổ xung