PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG VÀ MIS

Xem
xét sứ
mạngm
ục tiêu
&
chiến
lược
hiện tại
Thực hiện việc
nghiên cứu môi
trường để xác
đònhcác cơ hội
và đe dọa chủ
yếu
Xác đònh
sứ mạng
Phân tích nội
bộ để nhận
diện những
điểm mạnh,
yếu
Thiết lập
mục tiêu
dài hạn
Xây dựng và
chọn lựa các
chiến lược
để thực hiện
Thiết lập
những
mục tiêu

ngắn hạn
Phân
phối các
nguồn
lực
Đề ra
các
chính
sách
Đo
lườngvà
đánh giá
kết quả
Hình thành chiến lược Thực thi CL Đánh giá CL
Chương IV : PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG & HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.
I. Mô hình M.I.S (Management Information
System).
1. Nhu cầu thông tin.
* Thông tin hiện nay được coi là một trong
những loại tài sản quan trọng đối với bất kỳ
tổ chức nào.
* Thông tin là một nguồn lực then chốt trong
DN cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các
nguồn lực hữu hình khác.
*Thông qua hệ thống thông tin các nhà quản trò có
thể:
-Ra những quyết đònh chủ động và tốt hơn.
-Tăng thêm giá trò sản phẩm, dòch vụ cung cấp
tới khách hàng.

-Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động.
-Giảm chi phí trong sản xuất, kinh doanh.
-Khuyến khích đổi mới hoạt động trong nội bộ và
cung cấp dòch vụ cho bên ngoài.
2.Mô hình M.I.S.

a.M.I.S.(Management Information System)
-Hệ thống thông tin quản trò là khái niệm chung
dành cho tất cả các ứng dụng của con người, của
công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề
trong quản lý và điều hành trong tất cả lónh vực
của DN.
-M.I.S. hướng tới hầu hết các vò trí trong DN, từ
người công nhân phân xưởng tới người quản lý
cấp cao với mục đích hỗ trợ họ, giúp đơn giản
hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và
nâng cao hiệu quả quản lý.
-Hệ thống thông tin quản trò là toàn bộ những qui
tắc, những cách thức mà thông qua đó nhân viên
sử dụng các thiết bò thu thập và phân tích các dữ
kiện tạo ra thông tin cần thiết cung cấp cho các
cấp làm quyết đònh
-M.I.S. mang lại cho nhà quản trò những dữ liệu
cần thiết để vạch ra chiến lược hiệu quả, nó đóng
vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh
tranh cho DN.
b.Các thành phần của M.I.S.
+Nền tảng của hệ thống thông tin.
*Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản
nhất, vai trò của hệ thống thông tin trong các DN.

*Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào
các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của
DN.
+Tổng quan về công nghệ thông tin và truyền
thông.
*Trình bày những kiến thức liên quan về công
nghệ thông tin, bao gồm những kiến thức kỹ
thuật, thực tiễn, phần cứng, phần mềm, cấu trúc
dữ liệu, hệ quản trò cơ sở dữ liệu.
+Các ứng dụng trong DN.
*Hệ thống thông tin cộng tác và tính toán cho
nhân viên.
*Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất kinh
doanh.
*Hệ thống thông tin hỗ trợ và ra quyết đònh cho
các nhà quản trò.
*Hệ thống thông tin cho ‘Chiến lược phát triển
doanh nghiệp’.
+Quản lý công nghệ thông tin trong DN.
*Quản lý tài nguyên thông tin và công nghệ.
*Lên kế hoạch và thực hiện các cơ hội cùng với
công nghệ thông tin, sẳn sàng thực hiện các cơ
hội kinh doanh trong tương lai.
*Các chính sách bảo mật và qui chế tài
nguyên công nghệ thông tin, thực hiện các
qui đònh về bảo mật và áp dụng công nghệ
thông tin trong DN.
c.Các đối tượng liên quan đến M.I.S.
-Người sở hữu thông tin, chòu trách nhiệm về
một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác,

sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông
tin.
-Người chăm sóc thông tin, chòu trách nhiệm
bảo trì thiết bò truyền thông tin và các vấn đề
liên quan đến công nghệ thông tin.
-Người sử dụng thông tin (trong và ngoài đơn
vò) truy cập và sử dụng các thông tin do
người sở hữu thông tin chỉ đònh và được người
chăm sóc thông tin cho phép.
d. Mô hình M.I.S.
-Thiết lập nhu cầu thông tin.
-Xác đònh nguồn thông tin tổng quát.
-Xác đònh nguồn thông tin riêng biệt.
-Xây dựng hệ thống thu thập thông tin.
-Dự báo những thay đổi.
-Phát triển hồ sơ môi trường.
-Phát triển ưu, nhược, cơ hội, đe dọa
-Phát triển những phản ứng chiến lược.
-Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trò.
II. Thiết lập các nhu cầu thông tin.
1.Xác đònh nhu cầu thông tin.
*Nhu cầu thông tin là không giới hạn nhưng
không phải tất cả thông tin đều có giá trò cho quyết
đònh.
*Cần xác đònh chính xác nhu cầu thông tin cho
từng cấp, từng loại quyết đònh phù hợp với các yêu
cầu về phạm vi & các lónh vực.
*Những nhu cầu thông tin quan trọng mà bất cứ
nhà quản trò nào cũng cần tiếp cận gồm các nhóm
sau:

-Thông tin đònh hướng sản xuất kinh doanh, chủ
yếu là các thông tin về quan hệ cung cầu.
-Thông tin bảo đảm lợi thế cạnh tranh như: thông
tin về đối thủ, các cơ hội, nguy cơ đe dọa mà DN đối
mặt
-Thông tin về nguồn lực, liên quan đến việc sử
dụng các yếu tố của sản xuất kinh doanh.
-Thông tin về môi trường vó mô & vi mô nhằm
giúp DN dự đoán xu hướng của tình hình nhằm đề ra
các bước đi hợp lý.
*Thiết lập NCTT là cơ sở cho việc thu thập, xử lý &
cung cấp thông tin sau này
2.Xác đònh nguồn dữ liệu thu thập.
Hai nguồn dữ liệu chủ yếu:
a/Nguồn dữ liệu sơ cấp(chính yếu)
*Nguồn dữ liệu gốc: nguồn dữ liệu mới được DN
trực tiếp thu thập từ gốc và chưa qua quá trình xử lý.
*Phân loại nguồn dữ liệu sơ cấp.
-Dữ liệu sơ cấp nội vi.
-Dữ liệu sơ cấp ngoại vi.
b/Nguồn dữ liệu thứ cấp (thứ yếu)
*Nguồn dữ liệu thứ cấp: nguồn dữ liệu đã qua quá
trình xử lý dùng cho một nhu cầu nào đó nhưng cũng có thể
làm căn cứù phục vụ cho nhu cầu thông tin mới để nghiên
cứu phục vụ cho một nhu cầu mới.
*Phân loại nguồn dữ liệu thứ cấp.
-Dữ liệu thứ cấp nội vi.
-Dữ liệu thứ cấp ngoại vi.
III. Xây dựng hệ thống thu thập thông tin.
1.Phát triển một hệ thống thu thập thông tin.

*Rà tìm là một phương pháp tìm kiếm thông tin
liên hệ tới những hoàn cảnh có liên quan.
*Công việc rà tìm môi trường được phân thành:
rà tìm bất thường, bình thường và liên tục.
a.Thông tin cạnh tranh.
*Một tín hiệu thò trường của đối thủ cạnh tranh là
bất cứ hành động nào của đối thủ cạnh tranh liên quan
trực tiếp hay gían tiếp đến mục tiêu của DN.
*Các loại tín hiệu thò trường:
-Đối thủ cạnh tranh có thể thông báo trước một
hành động nào đó; điều này có nhiều lý do:
+Đi trước đối thủ khác.
+Đe dọa hành động.
+Thử phản ứng của đối thủ.
+Thông báo sự hài lòng hay không đối với
cạnh tranh trong ngành.
-Thông báo những kết quả và hành động nhằm
vào các đối thủ cạnh tranh.
-Những chiến thuật thực sự của đối thủ cạnh
tranh.
b.Thông tin tài nguyên nhân lực.
*Nhằm cung cấp cho nhà quản trò những tiềm
năng chính xác về nguồn nhân lực, những chi phí và
khả năng khai thác tiềm năng phục vụ cho những
chiến lược khác nhau cuả DN.
c.Thông tin sản xuất.
*Thường gắn liền với những chi phí sản xuất, khả
năng sản xuất và các thông tin liên quan đến sản
phẩm.
d.Thông tin về nghiên cứu và phát triển.

*Liên quan đến sản phẩm mới, công nghệ mới, các qui
trình sản xuất mới…liên quan về kỹ thuật.
e.Thông tin tài chính.
*Đây là thông tin quan trọng, về sức mạnh cuả DN,
những thuận lợi và đe dọa.
*Những chính sách tài chính của đối thủ cạnh tranh,
của ngành, của Nhà nước.
f.Thông tin tiếp thò.
*Đây là nguồn thông tin giử vai trò quan trọng trong
việc cung cấp thông tin cho các cấp quản trò.
*Từ những thông tin này nhà quản trò đề ra những phân
tích đối thủ, sản phẩm, thò trường và những chính sách
chiến lược thích hợp.
g.Thông tin văn hoá của tổ chức.
*Những thông tin này cung cấp cho các nhà quản trò
thái độ của nhân viên, tinh thần làm việc nhằm giúp các
nhà quản trò xác đònh các phương thức quản trò hữu hiệu
nhất.
2.Thực hiện hệ thống rà tìm để quan sát môi trường.
*Mục đích nghe ngóng môi trường là để ấn đònh
hướng đi, phương hướng, tốc độ và mức độ của những thay
đổi nhằm xác lập những yếu tố thay đổi liên quan đến các
chiến lược của DN.
*Mỗi DN có thời hạn thu thập dữ liệu khác nhau tuỳ
thuộc vào môi trường, tuy nhiên khoảng cách giữa các kỳ
thu thập càng xa thì càng khó khăn trong việc xử lý và
phân phối thông tin.
IV.Dự báo sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
1.Những tiên đoán thay đổi của môi trường.
*Để thực hiện những chiến lược trong tương lai

của DN thì cần tiên đoán những hoàn cảnh mà DN
phải đối diện.
*Mục đích của việc tiên đoán hoàn cảnh là ước
tính cường độ và thời điểm của những thay đổi ảnh
hưởng đến DN, nói cách khác là khi nào những ảnh
hưởng đó xảy ra và xác suất việc xảy ra thế nào.
*Một số phương pháp tiên đoán thường dùng:
a.Ý kiến của các chuyên gia.
-Tập hợp các chuyên gia có kiến thức và kinh
nghiệm sau đó yêu cầu cho các giải pháp để giải
quyết vấn đề.
b.Xu hướng ngoại suy
-Dùng toán học và các hàm ngoại suy.
-Phương pháp này thường không đạt độ tin cậy
cao do những yếu tố môi trường thay đổi lớn trong
tương lai.
c.Xu hướng liên hệ.
-Dùng tương quan giữa các chuỗi thời gian với
những kết quả khác nhau nhằm tìm ra mối liên hệ
trong tương lai.
d.Đặt mô hình năng động.
-Sử dụng những hệ thống phương trình toán
và thống kê để tiên đoán sự thay đổi của môi
trường.
e.Phân tích tác động đan chéo.
-Nhằm nhận ra một bộ những xu hướng then
chốt bằng cách đặt câu hỏi: ‘Nếu biến cố A xảy ra
thì nó tác động tới những xu hướng khác như thế
nào?’ sau đó thu thập tấùt cả những kết quả lại
thành một bộ những liên kết, biến cố này sẽ lôi

kéo biến cố khác.
f.Những kòch bản đa dạng
-Xây dựng những hình ảnh của tương lai có thể
thay thế cho nhau, nêu rõ xác suất nào đó có thể xảy
ra.
g.Yêu cầu tiên đoán sự may rủi.
-Tìm tất cả những biến cố chủ yếu ảnh hưởng
quan trọng tới DN, mỗi biến cố được cho điểmvề tính
phù hợp và sự lôi cuốn, biến cố nào có điểm cao sẽ
được chú ý nghiên cứu.
2.Thể hiện những hồ sơ môi trường.
*Đây là một công cụ hữu ích phân tích môi trường,
nhiệm vụ và tình hình nội bộ.
*Một hồ sơ môi trường là tóm tắt tất cả
những yếu tố môi trường then chốt đối với DN,
mỗi yếu tố được liệt kê và đánh giá theo ảnh
hưởng (tích cực hay tiêu cực) đến DN và ý nghóa
của nó (Ma trận E.F.E).
*Lợi ích của hồ sơ môi trường là những cơ
hội và đe dọa được thể hiện rõ ràng, giúp các
nhà quản trò đònh hướng và giải quyết công việc
chính xác và nhạy bén hơn.
3.Theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin quản trò.
*Phải không ngừng theo dõi và cập nhật hệ thống
thông tin quản trò để đảm bảo chắc chắn là hệ thống
này hoạt động như dự kiến.
*Bất kỳ lúc nào không có sẳn thông tin cần thiết
thì có nghóa là hệ thống thông tin quản trò có vấn đề
và hệ thống cần được điều chỉnh, mức độ điều chỉnh
có thể không nhiều (như chỉ thay đổi hình thức của

một số báo cáo) hoặc cũng có thể đòi hỏi phải xem
xét lại toàn bộ hệ thống nhưng phải đảm bảo làm sao
cho các thông tin được tạo ra xứng đáng với chi phí hệ
thống thông tin quản trò của DN.