THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUẢNG CÁO KẾT NỐI VIỆT.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ QUẢNG CÁO
KẾT NỐI VIỆT.

v GVHD

: Th.S LÊ DUY KHANG

v SVTH

: MAI XUÂN CƯỜNG

v MSSV

: 1110060063

v LỚP

: MATM16A

TP.HCM, tháng 4/2015.


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

LỜI CẢM ƠN
Hai tháng không thể là khoảng thời gian đủ dài để tơi có thể nghiên cứu
sâu hết những vấn đề mà tơi đưa ra trong khóa luận này. Tuy nhiên, nhờ có sự
giúp đỡ tận tình của thầy Lê Duy Khang vầ các anh chị nhân viên Công ty
TNHH TM DV QC Kết Nối Việt mà tơi đã hồn thành tốt báo cáo thực tập của
mình.
Qua đây tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu nhà
trường, cùng tồn thể q thầy cơ Khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường cao
đẳng Kinh Tế Đối Ngoại đã tạo điều kiện cho tôi học tập và rèn luyện, trao dồi
kiến thức, kỹ năng chuyên môn trong suốt 3 năm qua. Và đặc biệt cảm ơn thầy
Lê Duy Khang – người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tơi hồn thành
báo cáo thực tập này.
Đồng thời tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc điều hành –
bà Lê Thị Hồng, P.Giám đốc – bà Lê Thị Hoa và toàn thể anh chị nhân viên
trong công ty đã tiếp nhận và giúp đỡ tôi, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi học
hỏi những kiến thức làm việc thức tế. Với hành trang này sẽ giúp ích cho tôi rất
nhiều trên con đường sự nghiệp của mình.
Với khoảng thời gian 2 tháng ngắn ngủi, báo cáo thực tập của tơi khó
tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô, quý công ty thông ảm và
rất mong nhận được những góp ý chân thành từ quý thầy cô và quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn quý thầy cô và quý công ty!

i
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

Người hướng dẫn

ii
SVTH: Mai Xuân Cường

năm 2015

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

Giáo viên hướng dẫn

iii
SVTH: Mai Xuân Cường

năm 2015


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... i
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .................................................. ii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ....................................... iii
MỤC LỤC....................................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH ................................................... vii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................... viii
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI ....................................................... 1
1.1

Lý do chọn đề tài .................................................................................. 1

1.2

Mục đích của đề tài .............................................................................. 1

1.3

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn .............................................................. 1

1.4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................ 1

1.5

Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2

1.6

Bố cục của đề tài .................................................................................. 2

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ........................ 3
2.1 Khái niệm................................................................................................. 3
2.2 Mục đích của tổ chức sự kiện .................................................................. 3
2.3 Phân loại tổ chức sự kiện ......................................................................... 4
2.4 Mơ hình quy trình tổ chức sự kiện ........................................................... 6
2.5 Tình hình của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam. ........................ 13
CHƯƠNG 3. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH NGHIÊN CỨU................. 15
3.1 Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 15
3.1.1 Các bước tiến hành nghiên cứu ....................................................... 15
3.1.2 Mơ hình nghiên cứu ......................................................................... 16
3.2 Phương pháp chọn mẫu ......................................................................... 17
3.2.1 Địa điểm khảo sát ............................................................................ 17
3.2.2 Kích thước mẫu ............................................................................... 17
3.2.3 Thang đó tiến hành khảo sát ............................................................ 18
3.3 Phương pháp thu thập dữ liệu ................................................................ 18
iv
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

3.4 Thiết kế bảng câu hỏi và tiến hành khảo sát .......................................... 18
CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CƠNG TY TNHH TMDV QC KẾT NỐI VIỆT
......................................................................................................................... 20
4.1 Giới thiệu vắn tắt địa bàn, địa điểm, ngành, cơ quan ............................ 20
4.1.1 Giới thiệu khái quát ......................................................................... 20
4.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ................................................... 21
4.1.3 Định hướng hoạt động của công ty .................................................. 22
4.1.4 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 23
4.1.5 Các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh ................................... 25
4.1.6 Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động SXKD ......................... 27
4.2 Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty từ
năm 2012 đến nay ........................................................................................ 31
4.2.1 Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện ................................ 31
4.2.2 Đánh giá, nhận xét quy trình tổ chức sự kiện .................................. 40
4.2.3 Các đánh giá khác ............................................................................ 44
4.3 Phân tích và đánh giá kết quả khảo sát .................................................. 45
4.4 Những mặt tồn tại .................................................................................. 53
CHƯƠNG 5. MỘT SỐ GIẢI PHÁI, ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TMDV QC KẾT NỐI
VIỆT ............................................................................................................... 54
5.1 Kết luận. ................................................................................................. 54
5.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty
Kết Nối Việt. ................................................................................................ 55
5.3 Kiến nghị. .............................................................................................. 59
5.3.1 Về định hướng chiến lược kinh doanh công ty................................ 59
5.2.2 Về hoạt động Marketing .................................................................. 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 63
PHỤ LỤC 1: BẢNG CÂU HỎI ................................................................... 64
PHỤ LỤC 2: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA CÁC NĂM
CỦA CÔNG TY KẾT NỐI VIỆT ............................................................... 67
v
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

PHỤ LỤC 3: BẢNG TỔNG KẾT SỐ CÂU HỎI TRONG BẢNG CÂU HỎI
......................................................................................................................... 69

vi
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH
Sơ đồ 2.1. Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện .................................................... 7
Sơ đồ 2.2. Mơ hình tổ chức nhân sự cho một sự kiện..................................... 10
Sơ đồ 3. Các bước tiến hành nghiên cứu ........................................................ 15
Sơ đồ 4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty .................................................. 23
Bảng 4.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Kết Nối Việt ........................ 25
Bảng 4.3 Bảng tóm tắt Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm của

công ty Kết Nối Việt (Đơn vị: Đồng) ............................................................. 27
Biểu đồ 4.4 Biểu đồ lợi nhuận công ty Kết Nối Việt qua các năm 2012 đến 2014
......................................................................................................................... 30
Sơ đồ 4.5 Sơ đồ mơ tả quy trình tổ chức sự kiện ............................................ 31
Sơ đồ 4.6. Sơ đồ tổ chức thực hiện ................................................................. 35
Sơ đồ 4.7 Sơ đồ bố trí nhân lực trong tổ chức sự kiện công ty Kết Nối Việt . 36
Hình 4.8. Biểu đồ khách hàng ......................................................................... 46
Hình 4.9 Biểu đồ sự lựa chọn của khách hàng với Kêt Nối Việt.................... 46
Hình 4.10 Biều đồ đánh giá về ý tưởng sự kiện.............................................. 47
Hình 4.11 Biểu đổ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về tiến độ thực hiện
chương trình .................................................................................................... 48
Hình 4.12 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về nhân sự .............. 48
Hình 4.13 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về quảng bá, truyền
thơng cho sự kiện ............................................................................................ 49
Hình 4.14 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về cơng tác quản lý 50
Hình 4.15 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về công tác chuẩn bị
......................................................................................................................... 50
Hình 4.15 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về địa điểm tổ chức sự
kiện .................................................................................................................. 51
Hình 4.16 Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của khách hàng về trang thiết bị kỹ
thuật trong chương trình ................................................................................. 52
Hình 4.17 Biểu đồ đóng góp ý kiến của khách hàng ...................................... 52

vii
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
TNHH TM DV QC Kết Nối Việt: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại
Dịch vụ Quảng cáo Kết Nối Việt.
TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh.

viii
SVTH: Mai Xuân Cường


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
1.1 Lý do chọn đề tài
Được thành lập từ năm 2010 và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh
doanh sản xuất phim và phóng sự trên truyền hình nhưng sau khi đã định hướng
lại lại hướng phát triển của công ty, Kết Nối Việt đã chuyển sang kinh doah
lĩnh vực chính là tổ chức sự kiện vào năm 8/2012. Chính vì mới hoạt động kinh
doanh tổ chức sự kiện nên quy trình tổ chức sự kiện của Kết Nối Việt còn gặp
nhiều hạn chế và chưa thực sự chun nghiệp, Vì vậy nhằm hồn thiện cũng
như để nâng cao hiệu quả trong quy trình tổ chức sự kiện cho công ty, em xin
chọn đề tại: “Thực trạng và giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại
công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quảng cáo Kết Nối Việt”.
1.2 Mục đích của đề tài
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện, từ đó rút ra được
những mặt hạn chết chần được khắc phục và hoàn thiện; dựa trên cơ sở lý luận
về tổ chức sự kiện đã được học và nghiên cứu và qua thực tiễn thực tập tại công
ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện của

cơng ty TNHH Quảng cáo Thương mịa Dịch vụ Kết Nối Việt.
1.3 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Ý nghĩa khoa học: chứng minh sự liên kết giữa thực tiễn và lý luận.
- Ý nghĩa thực tiễn: Việc áp dụng các lý luận của quy trình tổ chức sự kiện
và việc nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện hiện tại của cơng ty sẽ thấy
được các ưu nhược điểm của quy trình hiện tại mà cơng ty đang áp dụng,
từ đó đưa ra các kiện nghị nhằm hồn thiệ nquy trình cho công ty.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiện cứu:
- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình
hình hoạt động thực tế của công ty Kết Nối Việt.
1


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

- Bên ngoài: Các khách hàng (doanh nghiệp và cá nhân) đã và đang trực
tiếp sử dụng dịch vụ của công ty.
Khách thể nghiên cứu: Công ty TNHH Quảng cáo Thương mại Dịch vụ Kết
Nối Việt.
Thời gian thực hiện: 1/04/2015 – 25/05/2015.
Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2012 đến nay.
1.5 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
• Thơng tin sơ cấp: thu thập tại cơng ty
• Thơng tin thứ cấp: từ các giáo trình biên soạn về mơn marketing,
tạp chí, internet, báo cáo tài chính tại bộ phận Kế tốn, bộ phận
sale – marketing của cơng ty.

- Phương pháp phân tích dữ liệu: phân tích kết quả khảo sát qua excel và
word.
1.6 Bố cục của đề tài
Đề tài bao gồm 5 chương:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài.
Chương 2: Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện.
Chương 3: Phương pháp tiến hành nghiên cứu.
Chương 4: phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của
công ty Kết Nối Việt.
Chương 5: Một số giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiệ tại cơng ty
Kết Nối Việt

2


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1 Khái niệm
Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định việc thực hiện và giám sát
những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hoá - nghệ thuật - tuyên
truyền - công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ pháp
luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức.
2.2 Mục đích của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong chiến lược quảng bá và tiếp thị của
doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện cịn nhằm
mục đích truyền tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một thông điệp đồng
nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động trong tiếp thị với

mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hay dịch vụ, tạo sự quan tâm hơn nữa
từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh thu của cơng ty. Đồng thời tạo cơ hội để
daonh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ quan
truyền thông, cơ quan công quyền giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng
cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Thơng điệp của tổ chức sự kiện có thể đươc thề hiện dưới dạng:
• Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rơn, bảng tên, q tặng, đồng phục,
bannner,…
• Lời: chủ đề, bài phát biểu, thơng các báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm,…
Hoạt động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp, tùy theo mục đích
khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi:
• Media Kit: quan hệ báo chí – truyền thơng.
• Crisic Management: quản lý khủng hoảng.
• Government Relations: quan hệ với chính phủ.
• Repution Management: quản lý danh tiếng cơng ty.
• Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
3


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

• Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
2.3 Phân loại tổ chức sự kiện
Một số hoạt động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:
§ Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi cơng.
§ Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
§ Hội chợ.
§ Hội nghị, hội thảo, họp báo.

§ Diễn trình, phát biểu của CEO trước cơng chúng.
§ Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
§ Chương trình team building.
§ Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
§ Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
§ Tổ chức các trị chơi và cuộc thi (thể thao).
Để phân loại tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta dựa vào nhiều
tiêu thức khác nhau:
v Theo địa điểm làm sự kiện.
Trong phịng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, giới thiệu sản
phẩm,…
Ngoài trời: thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao,…
v Theo mục đích sự kiện.
o Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ,…
Các chương trình này là các chương trình lớn, có thể là ca múa nhạc
ngồi trời, các hội chợ ẩm thực, triển lãm cơng nghệ, game, bóng đá,…
o Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học.

4


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

Các chương trình này có thể đươn thuần là chính trị, khoa học mang tính
nghiên cứu, hoặc cũng có thế là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt sản
phẩm.
o Chương trình nhân dịp đặc biệt.
Vào các ngày đặc biệt như các ngày lễ lớn, tổng kết năm học, tất niên,

các chương trình liên hoan giao lưu của các cơng ty.
o Chương trình tri ân khách hàng.
Nhằm cản ơn sự yêu mến, trung thành của khách hàng với sản phẩm,
dịch vụ của doanh nhiệp, các công ty thường tổ chức các chương trình
có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời khách hàng thân thiết và khách
hàng mục tiêu đến tham dự. Thơng thường các chương trình này hay kết
hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc
tiến mới.
o Chương trình kỷ niệm cơng ty.
Thơng thường tổ chức sự kiện theo loại này có ba mục đích chính:
§ Cảm ơn khách hàng, lãnh đạo.
§ Quảng bá thương hiệu.
§ Nhân viên trong cơng ty gặp gỡ giao lưu và gắn kết.
o Chương trình quảng cáo đơn thuần.
Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng
bá tên tuổi, thương hiệu của công ty nhân dịp ra mắt sản phẩm mới hoặc
khai trương công ty…nhằm gây sự chú ý đến người tiêu dùng mọi lúc,
mọi nơi.
Thông thường những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi
kèm với các chương trình giải trí và biểu diễn.
5


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

v Theo chủ đề làm sự kiện.
o Làm sự kiện cho các tổ chức phi lợi nhuận.
o Làm sư kiện cho các tổ chức có lợi nhuận.

§ Sự kiện do nội bộ công ty tổ chức.
Vào các dịp lễ, kỷ niệm công ty hay những sự kiệ ncó quy mơ nhỏ, một
số cơng ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên
hoan…ngồi mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì vẫn có những
sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban
lãnh đạo trong công ty. Đối với việc này thường có một nhóm người
trong cơng ty phụ trách, cơng ty có thể có phịng sự kiện riêng hoặc lấy
nguồn nhân lực từ bộ phận Marketing hoay PR.
§ Sự kiện do các công ty tổ chức sự kiện tổ chức.
Nếu cơng ty có nguồn kinh phí lớn để đảm bảo sự kiện được thành công
và đạt hiệu quả cao, các cơng ty này thường th ngồi các cơng ty
chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào mỗi sự kiện, mục đích sự kiện
khách nhau mà cơng ty có những phương án, kế hoạch thuê các dịch vụ
tổ chức sự kiện thích hợp: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ cung cấp
nhân sự (PGs, PBs, MC, ca sĩ, nhóm nhảy, người mẫu,…),…
Hơn nữa, với quy mơ sự kiện rất lớn, các cơng ty có nhu cầu th nhiều
cơng ty chuyên tổ chức sự kiện cũng một lúc để đảm bảo thực hiện đúng
mục đích cũng như yêu cầu của cơng ty. Khi đó, nhiều cơng ty chun
tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.
2.4 Mơ hình quy trình tổ chức sự kiện
1. Hình thành ý tưởng
2. Thiết kế sự kiện
3. Lập kế hoạch
6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

4. Triển khai thực hiện và giám sát
5. Tiến hành tổ chức
6. Kết thúc
7. Đánh giá
Sơ đồ 2.1. Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

(Nguồn: Chương 2: Bản chất của tổ chức sự kiện - Tổ chức sự kiện –
PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Đại học Kinh tế Quốc dân )
Bước 1: Hình thành ý tưởng:
§ Mục đích của sự kiện: xác định loại hình sự kiện để tổ chức cho phù hợp.
§ Mục tiêu: đánh giá hiệu quả sự kiện.
§ Đối tượng chính của sự kiện.
§ Địa điểm.
§ Thời gian diễn ra sự kiện.
§ Ngân sách.
§ Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả.
Ý tưởng (chủ đề của sự kiện) còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau
như: Luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng khách
hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vẫn đề về quy mô
như địa điểm tổ chức (venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các
kỷ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Bước 2: Thiết kế sự kiện (viết proposal)
Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hồn hảo, khơng
chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm
sao cho sản phẩm đó được trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng.
- Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dang word hoặc power
point.
7

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

- Thể hiện nội dung, ý tưởng chương trình, đồng thời kèm theo bảng
báo giá.
Thông thường đối với một sự kiện , đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo
sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý
tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành cơng của sự kiện bởi cịn phụ
thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Nội dung chính thường bao gồm:
- Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng qt và nói ra được cái mà khách
hàng cần.
- Các ý tưởng phác thảo một cảnh tổng quan về chương trình.
- Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc các hình ảnh minh họa cho bản
thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý
tưởng của người thiết kế sự kiện.
- Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form cần
thiết,…càng chi tiết sẽ càng thuyết phục.
Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm:
- Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm sự kiện, mục tiêu định
lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua sự
kiện.
- Mô tả địa điểm tổ chức sự kiện: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm,…
- Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc
tài trợ.
- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho sự kiện.
- Cấu trúc nhân sự, nhóm làm sự kiện.
- Kinh phí dự kiến.
- Khách hàng nhận được gì thơng qua sự kiện.

Bước 3: Lập kế hoạch.
8


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

Để thực hiện sự kiện thành công, ta sẽ căn cứ vào thời gian thực hiện sự
kiện, từ đó lên danh sách những công việc cần thực hiện, tổ chức thực hiện,
nhân sự và giám sát các hoạt động một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi
tiết thì việc tổ chức, giam sát và thực hiện sẽ càng thuận tiện.
Mơ hình sơ đồ tổ chức nhân sự cho một sự kiện được bố trí theo sơ đồ 2.
-

Đội kỹ thuật, tổ chức, trang trí: 3 nhóm nhân sự này kết hợp với nhau
phụ trách trang trí tồn bộ sân khấu, nhạc chương trình, trình chiếu, âm
thanh ánh sáng,…Thường đội kỹ thuật và đơi trang trí sẽ được th từ
các cơng ty chuyên cung cấp âm thanh ánh sáng và họ sẽ lo tồn bộ
khâu trang trí sân khấu cho cơng ty sự kiện. Và đội tổ chức sẽ quản lý
công việc trang trí, dàn dựng sân khấu và trình chiếu.

-

Đội hậu cần và F&B: phụ trách toàn bộ vật dụng trong chương trình:
trang phục cho các nhân sự, quà tặng, nước uống, đồ ăn,…xuyên suốt
trong quá trình diễn ra sự kiện.

-

Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo đến tham dự
chương trình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để viết các bài
PR cho chương trình, đồng thời giai thích tất cả các thắng mắc với họ.
Nếu chương trình này do cơng ty tổ chức sự kiện tự tổ chức thì do cơng
ty sự kiện đảm nhận tồn bộ cơng việc giao tế, cịn nếu chương trình
được làm cho khách hàng thì cơng việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp.

9


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

Sơ đồ 2.2. Mơ hình tổ chức nhân sự cho một sự kiện
Địa điểm tổ chức

Ăn uống, quà tặng

Đội kỹ thuật

Đội hậu cần

Đội tổ chức

Đội F&B

Đội trang trí

Thiết kế, sắp xếp

Event manager + điều
hành chương trình

Tiền vé, tài trợ

Đội tài chính
Đội giao tế đối
ngoại

Đội thu ngân

Báo chí, khách mời
Đội chương
trình
Nội dung chương
trình – nhân sự

Đội hành
chính – giấy
tờ

Giấy phép

(Nguồn: Tổ chức sự kiện – PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Đại học Kinh tế Quốc
dân)
10


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

- Đội chươn trình và đội hành chính giấy tờ: sẽ lo tồn bộ thủ tục vơng
việc pháp lý, xin giấy tờ cơng văn từ cơ quan có thẩm quyền về giấy
phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ (nếu
có), thuê mặt bằng,…để cho chương trình được diễn ra theo đúng kế
hoạch đã định sẵn trong nội dung chương trình.
- Event Manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành
tồn bộ đội ngũ thực hiện chương trình. Nhiệm vụ của quản lý dự án,
cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực
hiện thông suốt sự kiện. Người quản lý phải lên các bảng mô tả, phân
cơng cơng việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn
(deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng
bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt, đồng thời phải nắm
bắt tồn bộ tiến độ cơng việc đang diễn ra thơng qua việc nhận thông
tin từ các đội, để can thiệp kịp thời và giải quyết các tình huống xấu có
thể xảy ra.
Những hàng mục thường có trong một bản kế hoạch:
- Những cơng việc cần làm: kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông,
kế hoạch tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác hậu cần, kế hoạch
biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý,…), tùy bài
sự kiện mà có kế hoạch các cơng việc cần làm khác nhau.
- Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng
cơng việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự trong sự
kiện.
Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát.
§ Lúc này mọi người sẽ thực hiện cơng việc theo kế hoạch và có sự giám
sát của người phụ trách từng bộ phận.
§ Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngồi (cơng ty cho th trang thiết

bị, vật dụng, các nhân sự biểu diễn,…).
11


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

§ Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện
để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai đúng tiến độ.
Bước 5: Tiến hành tổ chức.
• Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành:
Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân
sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thơng cho chương
trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt
(rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hồn thành.
Ngồi ra cịn phải dự phịng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện
pháp ứng biến phù hợp nữa.
• Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não
chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành
guồng máy của mình sn sẻ, đem lại một Event làm hài lịng người tham
dự lẫn Cơng ty/Khách hàng.
Bước 6: Kết thúc.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật
dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho
khách hàng và tổng kết, quyết toán với cơng ty:
• Quyết tốn chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn thù lao,
thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
• Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả

chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua
hàng (nếu có), phản hồi của họ
• Cơng tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao
nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
• Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
12


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

Bước 7: Đánh giá.
Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo
cáo ghi nhận lại những thiếu sót về q trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá
trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
2.5 Tình hình của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, sự đổ
bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của nghành quảng cáo và
tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp này càng tăng. Tại Việt
Nam, số lượng các công ty chuyển về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Chỉ
riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng cơng ty quảng cáo, tổ chức sự kiện
và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã lên mức hơn 5000 công ty. Tuy
nhiên trong số đó chỉ có khoảng hơn 250 cơng ty thật sự đạt được hiệu quả
trong kinh doanh và có danh tiếng. Bên cạnh đó, các cơng ty chun về tổ chức
sự kiện được thành lập từ các công ty quảng cáo đang ngày một phát triển theo
cấp số nhân.
Lĩnh vự tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo
bài bản, chính quy mà chủ yếu là học về sự thành bại của mỗi sự kiện và từ sự
đòi hỏi của khách hàng. Tuy nhiên, trong vài năm trở lại đây đã có ngày càng

nhiều các trung tâm, học viện chuyển tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện
một cách chuyên nghiệp. Hy vọng trong một tương lai không xa, các hoạt động
tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp hơn và có bước tiến xa hơn.
Nhìn chung tình hình diễn biến của dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam
chuyển biến rất đa dạng và phức tạp. Nhưng vấn đề đặt ra ở đây là các công ty
tổ chức dịch vụ tổ chức sự kiện vẫn chưa cung cấp được một chất lượng hoàn
hảo như yêu cầu của các khách hàng doanh nghiệp. Mặt khác bên khách hàng
thì muốn bỏ ra chi phí thấp nhưng lại ln địi hỏi quá mức từ các công ty tổ
chức sự kiện cho họ, nên các công ty sự kiện gặp rất nhiều khó khăn trong việc
thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Và nhìn một cách tổng qt thì các cơng ty tổ
13


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

chức sự kiện tại Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ
của mình, và cần có những giải pháp tốt hơn để tránh tình trạng kinh doanh
khơng hiệu quả mà còn bị ăn cắp ý tưởng.

14


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

CHƯƠNG 3. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH NGHIÊN CỨU
3.1 Phương pháp nghiên cứu

3.1.1 Các bước tiến hành nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu gồm 5 bước:
Xác định vấn đề và
mục tiêu nghiên cứu
Cơ sở lý luận
Thảo luận tay đôi và
thu thập dữ liệu
Tiến hành khảo sát
Phân tích kết quả và
tổng hợp
Sơ đồ 3. Các bước tiến hành nghiên cứu

Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu nghiên cứu
Vấn đề: Kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng quy trình tổ chức sự
kiện tại công ty TNHH TM DV QC Kết Nối Việt.
Mục tiêu:
• Tìm hiểu, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh và thực
trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty trong 3 năm vừa qua (từ năm
2012 đến nay).
• Thực hiện nghiên cứu nhu cầu khách hàng, đồng thời thăm dò ý kiến
khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của cơng ty.
• Đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện nhằm nâng cao
khả hiệu quả hoạt động kinh doanh.
15


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

GVHD: Lê Duy Khang

Bước 2: Cơ sở lý luận
Cơ sở lý luận để nghiên cứu bao gồm các khái niệm liên quan đến tổ chức
sự kiện, mục đích, phân loại và quy trình tổ chức sự kiện.
Bước 3: Thảo luận tay đôi và thu thập dữ liệu
Tiến hành phỏng vấn tay đôi với doanh nghiệp, cụ thể là với các nhân viên
trong công ty. Nội dung phỏng vấn chủ yếu là các thông tin về quy trình tổ chức
sự kiện của cơng ty, tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong thời
gian vừa qua, các phản hồi của khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ tổ chức
sự kiện của công ty, cảm nhận và ý kiến riêng của mỗi nhân viên về quy trình
hoạt động tổ chức sự kiện của cơng ty.
Bước 4: Tiến hành khảo sát
Sau khi phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty, tiến hành
tạo phiếu khảo sát đánh giá ý kiến và chất lượng dịch vụ của công ty Kết Nối
Việt, thông qua email gửi cho khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ tổ chức
sự kiện của công ty và chờ phản hồi. Mục đích của việc khảo sát là thu thập các
thông tin và dữ liệu để phục vụ cho cơng tác nghiên cứu.
Bước 5: Phân tích kết quả và tổng hợp
Phân tích dữ liệu thơng tin thu thập được: thống kế, phân loại và xử lý dữ
liệu thu thập được bằng các phần mềm thống kê đơn giản như excel.
Tổng kết đánh giá kết quả thu thập được: qua kết quả thống kê ta có thể đưa
ra những nhận xét gì và những vấn đề gì mà doanh nghiệp đang gặp phải.
3.1.2 Mơ hình nghiên cứu
Vời đề tài nghiên cứu này thì mơ hình nghiên cứu được áp dụng là mơ hình
nghiên cứu tồn diện và mơ hình thử nghiệm.

16