Bài thuyết trình Quản trị xuất nhập khẩu: Tìm hiểu bộ chứng từ trong kinh doanh xuất khẩu

Môn : Quản trị Xuất Nhập khẩu
Giảng viên: Th.s Nguyễn Hồng Hải
UEH
Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh
B
À
I

T
H
U
Y
Ế
T

T
R
Ì
N
H

Đ
ề

t
à
i

:
T
ì

m

h
i
ể
u

B
C
T

t
r
o
n
g

k
i
n
h

d
o
a
n
h

X
u

ấ
t

k
h
ẩ
u




Đ
ề

t
à
i

:
T
ì
m

h
i
ể
u

B
C

T

t
r
o
n
g

k
i
n
h

d
o
a
n
h

X
u
ấ
t

k
h
ẩ
u

Nhóm 3 :
Nhóm 3 :
1. Phan Anh Đức
2. Trần Bảo Hà
3. Nguyễn Thị Hồng
4. Trần Xuân Hòa
5. Hà Thị Ngọc Luyến
6. Nguyễn Thị Yến Nhi
7. Nguyễn Thị Kim Oanh
Những sai sót thường gặp khi lập BCT
Những sai sót thường gặp khi lập BCT
Nội Dung
Nội Dung
Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở 1 số ngành hàng chủ yếu
Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở 1 số ngành hàng chủ yếu
Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh toán Xuất Nhập khẩu
Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh toán Xuất Nhập khẩu
I
II
III
1. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
•
Tên và địa chỉ của các bên liên quan được ghi trên hóa đơn thương mại khác với L/C
( nếu thanh toán bằng thư tín dụng ) và các chứng từ khác
Name & Address
Name & Address
Invoice L/C
Những sai biệt thường gặp khi lập Hóa đơn thương mại:
1. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

•
Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C. Ví dụ: L/C quy định “Signed
commercial invoice in duplicated and one copy”. Nhưng khi lập BCT thì chỉ có 2 bản chính và không có
bản sao
•
Sai sót về bản Invoice cần xuất trình
Ví dụ: L/C quy định “Original and two coppies commercial invoice”. Nhưng khi lập hóa đơn, các Cty XK lại lập
các bản giống nhau, không có quy định riêng nên khó phân biệt đâu là bản chính, bản sao → Sự không phù hợp
của chứng từ so với L/C
1. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
•
Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hóa, tổng giá trị,
đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói, ký hiệu mã
hàng… Không khớp với L/C và các chứng
từ khác
Hoặc những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong hóa đơn
thương mại
→ Đây là phần mà các Cty XNK Việt Nam hay bị sai sót nhất
1. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
•
Số L/C và ngày mở L/C không chính xác
•
Sai sót về ngày ký hóa đơn: ngày ký lập hóa đơn phải trước
ngày ký lập vận đơn ( B/L ).
Nếu ngày ký hóa đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở
L/C không thanh toán.
•
Các dữ kiện về vận tải hàng hóa ( ví dụ: tên cảng xếp hàng, dỡ hàng ) không phù hợp với
quy định L/C
1. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

•
Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc
M/V
M/S
Name of ocean vessel
– Mục tên tàu: thiếu ký hiệu
M/V hoặc M/S trước tên tàu
Name of
ocean ship
“the number and date of the credit and name of our
bank must be quoted on all drafts and invoices”
Ví dụ: trên L/C quy định
– Thiếu ghi chú bắt buộc được quy định trên L/C
– Mục số vận đơn ( B/L ) không
ghi rõ
2. Vận đơn đường biển ( B/L )
•
Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù
hợp với các quy định của L/C
Phần thường sai sót nhiều nhất trên vận đơn là tên và địa chỉ người nhận hàng ( consignee ) vì thường được
quy định khác nhau trên từng L/C
2. Vận đơn đường biển ( B/L )
Vì các Cty lập luận: “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên người mở L/C (người mua)”
Thực tế thì ai cầm vận đơn thì người đó có quyền với hàng hóa. Ngân hàng mở L/C thường giành quyền này
để tránh người mua không chịu thanh toán. Vì thế, sai sót phần này dễ làm Ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán
2. Vận đơn đường biển ( B/L )
•
Cảng bốc hoặc cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C. Điều này chủ yếu do người lập đơn không nắm
vững L/C
Ví dụ: L/C quy định “shipment from HoChiMinh Port to Pusan Port”…

Tuy nhiên, nhân viên lập chứng từ không chú ý quy định trong L/C nên ghi sai tên cảng bốc hàng là
“Saigon Port”
HoChiMinh Port
Saigon Port
2. Vận đơn đường biển ( B/L )
•
B/L xuất trình cho Ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau khi lập vận đơn, hoặc xuất trình khi L/C đã hết thời hạn
•
Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu ( on deck cargo ) thay vì phải ghi hàng đã để trong hầm tàu ( on
board )
•
Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với quy định của L/C: số L/C, ngày mở L/C không chính xác…
•
Các thay đổi, bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập ( chữ ký và con dấu )
•
Số hiệu Container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như: chứng từ bảo hiểm, hóa đơn…
2. Vận đơn đường biển ( B/L )
Cty A, VN
Vietcombank HCM
Firstbank, Seoul
Cty B, Hàn Quốc
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Ví dụ:
(6)
Lý Do
Vận đơn “nhận hàng để chở” và ghi chú “giao hàng

lên tàu” không đề ngày như quy định UCP 600 ( điều
20a (ii))
3. Chứng từ bảo hiểm
•
Ghi sai tên người mua bảo hiểm, các yếu tố về tàu, số vận đơn
cảng bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số tiền… trên hợp đồng
•
Mua bảo hiểm sau ngày giao hàng, sau ngày ký tên trên vận đơn hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo
hiểm.
Ví dụ: ngày ký vận đơn “Clean on board” là 20/03/2012; nhưng ngày ký hợp đồng lại là 21/03/2012. Bất hợp lý
này do người lập chứng từ không nắm rõ các điều lệ liên quan đến phương thức thanh toán bằng L/C và hoạt
động bảo hiểm
3. Chứng từ bảo hiểm
•
Người mua bảo hiểm không ký hậu hay ký hậu không hợp lệ
•
Số bản chính thức xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C
•
Mức bảo hiểm không đúng theo quy định của L/C
Ví dụ: L/C quy định mức bảo hiểm là 110% trị giá của CIF. Nếu người XK xuất trình chứng từ
bảo hiểm dù lên tới 120% trị giá của CIF thì cũng sẽ không được Ngân hàng chấp nhận
3. Chứng từ bảo hiểm
•
Không nêu được số lượng bản chính phát hành
•
Không nêu hoặc nêu không đủ các điều kiện bảo hiểm
•
Không nêu tổ chức giám định hàng hóa hoặc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định của L/C
•
Các chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp cũng có thể bị các Ngân hàng từ

chối thanh toán.
3. Chứng từ bảo hiểm
Benz Corp
Savico
Savahn
35.000 USD/chiếc
7
0
0
.
0
0
0

U
S
D
20 Chiếc
20 Chiếc
40.000 USD/chiếc
800.000 USD
Vietcombank HCM Laocombank, Vientiance
22/09/2012
T
r
ị

g
i
á

B
H
7
0
0
.
0
0
0

x

1
1
0
%

=

7
7
0
.
0
0
0

U
S

D
Ví dụ:
3. Chứng từ bảo hiểm
Bốn ngày sau khi gửi chứng từ, Savico nhận được thông báo từ chối thanh toán qua
Vietcombank với lý do trị giá bảo hiểm
770.000 USD < 880.000 USD = 800.000 x 110%
Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C
Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C
Thông tin liên quan các bên không đầy đủ và chính xác
Thông tin liên quan các bên không đầy đủ và chính xác
Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng
Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng
Mô tả hàng hóa trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ trong
Bộ chứng từ
Mô tả hàng hóa trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ trong
Bộ chứng từ
4. Phiếu đóng gói ( Packing List )
4. Phiếu đóng gói ( Packing List )
Ví dụ: Cty Packexim, VN có XK 1 lô hàng áo lụa cho Cty Jet Tide, HK… Ngân hàng mở L/C là
Hongbank, HK; ngân hàng thông báo là Vietcombank, HCM; có quy định như sau:
-
Mặt hàng: 600 chiếc áo dài nữ, 100% lụa – Kiểu LD 4060
-
Đơn giá: 6,300 USD/chiếc; Trị giá hóa đơn : 3,780,000 USD
Tuy nhiên, trong phiếu đóng gói của Packexim chỉ ghi trọng lượng, số lượng hàng, mã hàng và số hóa
đơn thương mại tương ứng mà không có mô tả hàng hóa
4. Phiếu đóng gói ( Packing List )
Điều này dẫn đến tranh chấp là Jet Tide từ chối thanh toán do phiếu đóng gói không phù
hợp với yêu cầu của L/C. Mặc dù là xét theo UCP 600 ( điều 14 e ) thì phiếu đóng gói này vẫn
hợp lệ ( mô tả hàng hóa chỉ cần không mâu thuẫn với L/C chứ không nhất thiết phải

giống chi tiết từng chữ ) nhưng cũng gây chậm trễ thanh toán cho Packexim
5. Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )
•
Loại C/O không đúng với đòi hỏi của L/C
Ví dụ: Có 2 loại C/O là loại thường và loại ưu đãi
Các quốc gia thuộc hệ thống ưu đãi phổ cập sẽ áp dụng chính sách ưu đãi cho 1 số nước và trong L/C sẽ yêu
cầu loại C/O FORM A như sau: “Certificate of Origin, form A”
Nếu C/O lập không đúng loại thì hàng hóa sẽ không được hưởng các quy chế ưu đãi tại nước xuất khẩu, và bộ
chứng từ thanh toán xuất trình lên Ngân hàng sẽ bị coi là sai biệt chứng từ
•
Tên người gửi hàng, nhận hàng, tên cảng bốc, cảng dỡ không được ghi đúng theo L/C và B/L
•
Phần mô tả hàng hóa còn thiếu sót: các điều trình bày trên C/O về hàng hóa như: tênhàng, số hiệu, trọng lượng,
bao bì… không khớp với L/C và các chứng từ khác
5. Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )
•
Người chứng thực C/O không hợp lệ.
Đối với C/O thì phần chứng nhận rất quan trọng, đòi hỏi theo đúng yêu cầu L/C; có những L/C
quy định rõ ràng C/O phải do ai chứng thực
Ví dụ: “Certificate of Origin of Vietnam issued by the chamber of commerce of Vietnam” thì
trường hợp này người ký nhận C/O là Phòng thương mại Việt Nam.
“Certificate of Origin, country of Origin: Vietnam” thì người sản xuất hoặc người thụ hưởng
L/C có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó.
5. Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )
Thường trên L/C không ghi ai là người phải ký chứng nhận mà chỉ ghi loại C/O được yêu cầu.
Tại Việt Nam, có quy định như sau:
- C/O FORM A do người XK kê khai, ký chứng nhận
- C/O FORM B do ICC lập và ký chứng nhận
- C/O FORM O, FORM X, FORM T do ICC lập và ký xác nhận
•

Ngày ký lập C/O sai: ngày này không được lập sau ngày giao hàng hay ngày ký vận đơn
•
Thiếu sót các yêu cầu mà L/C yêu cầu phải bổ sung
6. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa
•
Mô tả chất lượng hàng hóa trên giấy chứng nhận sai khác so với quy định của L/C và các
chứng từ khác
•
Cơ quan cấp giấy chứng nhận không phải là cơ quan như L/C quy định
•
Người ký giấy chứng nhận khác với L/C quy định
•
Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng