Bài Giảng Đàm Phán Kinh Doanh

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH


Bài giảng

ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Người biên soạn
LÊ NGỌC ANH VŨ

Huế, 06/2012
1


Mục lục
Chương 1: Tổng quan về đàm phán trong kinh doanh
1.1. Khái niệm đàm phán......................................................................................5
1.2 Vai trò của đàm phán......................................................................................6
1.3 Đặc điểm của đàm phán.................................................................................6
1.3.1 Đàm phán là một quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các
mặt đối lập..............................................................................................................6
1.3.2 Đàm phán vừa mang tính khoa học và mang tính nghệ thuật......................8
1.4 Đàm phán trong kinh doanh............................................................................9
1.4.1. Khái niệm................................................................................................9
1.4.2 Tính tất yếu của đàm phán kinh doanh......................................................9
1.4.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán kinh doanh.....................................10
1.5 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh................................................10
1.5.1 Đàm phán qua thư tín, văn bản...............................................................10
1.5.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử............................................................11

1.5.3 Đàm phán trực tiếp.................................................................................12
1.6 Phân loại đàm phán kinh doanh.....................................................................13
1.7 Các phong cách đàm phán trong kinh doanh..................................................14
1.7.1 Giới thiệu về các phong cách đàm phán...................................................14
1.7.1.1 Phong cách hợp tác..........................................................................14
1.7.1.2 Phong cách cạnh tranh.....................................................................15
1.7.1.3 Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp......................................................15
1.7.1.4 Phong cách lẩn tránh........................................................................16
1.7.1.5 Phong cách chấp nhận......................................................................17
1.7.2 Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán................18
1.8 Các kiểu đàm phán.......................................................................................18
1.8.1 Đàm phán phân bổ và đàm phán hòa hợp................................................18
1.8.2 Đàm phán lập trường và đàm phán nguyên tắc........................................19
1.8.1.1 Đàm phán kiểu mềm (đàm phán kiểu hữu nghị).................................19
1.8.1.2 Đàm phán kiểu cứng.........................................................................19
1.8.1.3 Đàm phán theo kiểu nguyên tắc

20

Chương 2: Quá trình đàm phán kinh doanh
2


2.1 Các mơ hình đàm phán.................................................................................23
2.1.1 Các xu hướng nghiên cứu đàm phán........................................................23
2.1.2 Các mơ hình của q trình đàm phán.......................................................24
2.2 Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại/ ngoại thương...............................28
2.2.1 Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị...............................................................30
2.2.1.1 Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán............................................30
2.2.1.2 Những công việc cần chuẩn bị trước cho một cuộc đàm phán cụ thể. . .37

2.2.1.2.1 Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng.................................38
2.2.1.2.2 Đưa ra các giả thiết....................................................................38
2.2.1.2.3 Tự đánh giá mình và đối tác........................................................41
2.2.1.2.4 Lập phương án kinh doanh..........................................................44
2.2.1.2.5 Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán................44
2.2.2 Giai đoạn 2: Giai đoạn tiếp xúc................................................................46
2.2.2.1 Nhập đề...........................................................................................47
2.2.2.2 Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau...........................................47
2.2.3 Giai đoạn 3 : Giai đoạn đàm phán............................................................47
2.2.3.1 Đưa ra yêu cầu và nghe đối tác trình bày...........................................48
2.2.3.2 Nhận và đưa ra nhượng bộ...............................................................49
2.2.3.3 Phá vỡ những bế tắc.........................................................................50
2.2.4 Giai đoạn 4: Giai đoạn kết thúc - ký kết hợp đồng....................................51
2.2.5 Giai đoạn 5 : Giai đoạn rút kinh nghiệm...................................................52

Chương 3: Tổ chức đàm phán trong kinh doanh
3.1. Các công việc của tổ chức đàm phán............................................................54
3.1.1. Khái niệm tổ chức đàm phán..................................................................54
3.1.2. Các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán......................................54
3.2 Tổ chức thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho đàm phán......................55
3.2.1 Vai trị của thu thập thơng tin và xử lý các thông tin cần thiết cho đàm
phán...............................................................................................................55
3.2.2 Các thơng tin cần thiết cho q trình đàm phán........................................56
3.2.3 Các kĩ thuật thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán
......................................................................................................................57
3.3. Tổ chức nhân sự của đồn đàm phán............................................................58
3.3.1 Vai trị của việc tổ chức nhân sự đoàn đàm phán......................................58
3

3.3.2 Nhân sự của đoàn đàm phán...................................................................58
3.3.3 Tổ chức nhân sự đồn đàm phán.............................................................59
3.3.3.1. Những cơng việc phải tiến hành trong tổ chức nhân sự......................59
3.3.3.2.Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị của các cá nhân trong
đoàn đàm phán.....................................................................................................59
3.4. Lập kế hoạch và xây đựng chương trình đàm phán........................................63
3.4.1 Lập kế hoạch đàm phán..........................................................................63
3.4.2. Chương trình đàm phán.........................................................................64
3.4.3 Điều chỉnh kế hoạch và chương trình đàm phán.......................................67
3.5. Tổ chức nghỉ ngơi và giải trí trong q trình đàm phán..................................67

Chương 4:Kĩ thuật đàm phán trong kinh doanh
4.1 Kĩ thuật mở đầu đàm phán............................................................................70
4.1.1 Sự cần thiết và tầm quan trọng của kĩ thuật mở đầu cuộc đàm phán.........70
4.1.2. Nguyên tắc mở đầu đàm phán................................................................71
4.1.3. Các phương pháp mở đầu cuộc đàm phán kinh doanh.............................71
4.2. Ba kĩ thuật cơ bản trong đàm phán...............................................................74
4.2.1. Kĩ thuật truyền đạt thông tin..................................................................75
4.2.1.1 Kĩ thuật đặt câu hỏi..........................................................................75
4.2.1.1.1 Tại sao phải đặt câu hỏi..............................................................75
4.2.1.1.2 Các loại câu hỏi..........................................................................75
4.2.2.2. Kĩ thuật nghe..................................................................................78
4.2.2.2.1. Tại sao phải nghe......................................................................78
4.2.2.2.2 Một số lưu ý khi lắng nghe..........................................................78
4.2.2.3 Kĩ thuật trả lời các câu hỏi (Kĩ thuật truyền đạt thông tin)...................79
4.2.2 Kĩ thuật lập luận.....................................................................................80
4.2.2.1 Vai trò và ý nghĩa của lập luận..........................................................80
4.2.2.2 Một số chú ý khi tiến hành lập luận....................................................81
4.2.2.3 Phương pháp lập luận.......................................................................82
4.2.3 Kĩ thuật vơ hiệu hóa ý kiến đối tác...........................................................86

4.2.3.1 Tại sao phải cần vô hiệu hóa ý kiến đối tác........................................86
4.2.3.2 Các bước vơ hiệu hóa ý kiến đối tác...................................................86
4.2.3.3 Các phương pháp vơ hiệu hóa ý kiến đối tác......................................87
4.2.3.4 Chiến thuật vơ hiệu hóa ý kiến đối tác...............................................88
4


4.3 Kĩ thuật kết thúc đàm phán...........................................................................88
4.3.1 Một số nguyên nhân dẫn đến cuộc đàm phán không thành công...............89
4.3.2 Các nguyên tắc kết thúc một cuộc đàm phán...........................................89
4.3.3 Các phương pháp để kết thúc một cuộc đàm phán...................................90
4.3.3.1 Phương pháp kết thúc đàm phán trực tiếp.........................................90
4.3.3.2 Phương pháp kết thúc đàm phán gián tiếp.........................................90

Chương 5:Văn hoá trong đàm phán kinh doanh
5.1. Khái niệm văn hoá và các thành phần của văn hoá........................................93
5.1.1 Khái niệm văn hoá..................................................................................93
5.1.2 Các thành phần của văn hố...................................................................94
5.1.2.1 Yếu tố văn hóa vật chất....................................................................95
5.1.2.2 Yếu tố tổng thể xã hội......................................................................95
5.1.2.3 Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin...............................................96
5.1.2.4 Nhóm yếu tố văn hóa thẩm mĩ..........................................................97
5.1.2.5 Nhóm yếu tố ngôn ngữ.....................................................................97
5.2 Nhận diện sự thay đổi của văn hoá trong giao dịch, đàm phán........................98
5.2.1 Vay mượn và giao thoa của văn hóa........................................................99
5.2.2 Phản ứng đối với sự thay đổi.................................................................100
5.3 Ảnh hưởng của văn hoá đối với hành vi giao dịch, đàm phán kinh doanh.......101
5.3.1 Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời.......................102
5.3.2 Sự khác biệt về quan niệm giá trị...........................................................105
5.3.3 Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định...................................106

5.4 Vận dụng sự khác biệt về văn hoá trong đàm phán.......................................107
5.4.1 Lựa chọn phái đồn đàm phán theo khía cạnh văn hóa...........................108
5.4.2 Bồi dưỡng kiến thức về văn hóa chéo cho các thành viên đàm phán........109
5.4.3 Phong cách văn hóa trong đàm phán.....................................................110
5.4.3.1 Nói chuyện ngồi lề........................................................................112
5.4.3.2 Trao đổi thơng tin...........................................................................113
5.4.3.3 Thuyết phục...................................................................................114
5.4.3.4 Nhượng bộ và thỏa thuận................................................................115
5.4.4 Các vấn đề văn hóa sau khi kết thúc đàm phán......................................115

5


Chương 1:
Tổng quan về đàm phán trong kinh doanh
1.1. Khái niệm đàm phán
Đàm phán là một hiện tượng xã hội, một hành vi cơ bản của con người và
gắn liền với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời, từ lúc sinh ra đến lúc chết đi.
Nó cịn là một hình thức giao tiếp mang tính mục đích cao nhằm giải quyết
thỏa đáng các hồn cảnh có vấn đề giữa các tập thể hoặc cá nhân với nhau
trong sinh hoạt xã hội hoặc cộng đồng.
Để hiểu hơn về đàm phán, chúng ta cùng tìm hiểu xét ví dụ sau đây:

Cơng ty xuất nhập khẩu Gạo Cửu Long chuyên về kinh doanh, xuất nhập
khẩu mặt hàng gạo. Công ty đang chuẩn bị kí hợp đồng xuất khẩu gạo với
cơng ty Khater của Hồng Kơng-đối tác quen thuộc trong nhiều năm qua. Do
tình hình thế giới có nhiều biến động nên giá lương thực tăng nhanh, trong đó
có mặt hàng gạo. Hai bên đã nêu ra những khó khăn của mình, đưa ra những
phương án của các bên. Lúc đầu, hai công ty chỉ trao đổi qua email và điện
thoại nên còn nhiều điểm chưa thống nhất được với nhau. Hai bên đã quyết

định gặp mặt trực tiếp để bàn công việc. Sau nhiều cuộc thảo luận, tranh luận
thì cả hai cơng ty đã tìm ra được một giải pháp chung phù hợp cho cả đôi
bên. Công ty Gạo Cửu Long đã thành công trong việc giữ chân được bạn hàng
truyền thống nhưng cũng không bị thiệt hại do giá gạo tăng đột biến.
Hành vi đàm phán là đối tượng nghiên cứu của nhiều môn học khác nhau
như: tâm lý xã hội học, quản trị kinh doanh, khoa học chính trị…chính vì vậy,
có rất nhiều khái niệm về đàm phán. Muốn hiểu được một cách đầy đủ thì
chúng ta cần phải xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau, sau đây là một số
khái niệm về đàm phán.
- Đàm phán là một khái niệm rộng, xét về mặt từ nguyên trong tiếng
Việt, đàm phán có nghĩa là thảo luận (đàm) và ra quyết định chung (phán).
Trong tiếng Anh, từ đàm phán (negotiation) là một từ gốc La tinh (negotium),
có nghĩa là trao đổi kinh doanh.
6


- Hình dưới đây cho chúng ta thấy một số cách hiểu về đàm phán, được
lấy ý kiến từ các cuộc thảo luận của các nhà đàm phán chuyên nghiệp.

(Mastering Negotiations - Eric Evans)

Sự tranh luận
Sự trao đổi bình đẳng

Chiến tranh tâm lý

Đàm
phán

Nhượng bộ, thỏa hiệp

Đi đến thỏa thuận

Muốn theo ý mình

Tìm kiếm một giải pháp
cùng chấp nhận được
Thảo luận

Hình 1: Một số cách hiểu về đàm phán

- Theo các nhà tâm lý xã hội học Sawyer và Guetzkow thì đàm phán là
một q trình chuẩn bị mà qua đó hai hay nhiều bên, bao gồm các cá nhân
hay các tổ chức xã hội cùng ngồi lại với nhau để chuẩn bị cho một thỏa thuận
trong tương lai.
- Theo Nierenberg-một nhà nghiên cứu thiên về chiến lược tâm lý trong
các tình huống đàm phán đã nhấn mạnh rằng: Mọi tham vọng cá nhân được
thực hiện nhằm mục đích thỏa mãn một nhu cầu nhất định, do đó có thể xem
đàm phán là một hành vi, một quá trình nhằm thỏa mãn một nhu cầu nhất
định của con người.
- Joseph Burnes cho rằng đàm phán lại là một cuộc thảo luận giữa hai
hay nhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được thoả thuận về
những vấn đề ngăn cách các bên mà khơng bên nào có đủ sức mạnh - hoặc
7


có sức mạnh nhưng khơng muốn sử dụng - để giải quyết những vấn đề ngăn
cách đó. Rõ ràng định nghĩa đàm phán của Burnes coi nguyên nhân của đàm
phán là xung đột và mục đích của đàm phán là giải quyết các xung đột bằng
phương pháp tránh sử dụng vũ lực. Khi nói đến xung đột, người ta hay nghĩ

đến xung đột chính trị hoặc vũ trang nhưng thực chất thì xung đột là một
khái niệm chỉ sự dị biệt về quan điểm hay lợi ích giữa các cá nhân hay tập thể.
- Còn theo Roger Fisher & Wililam Ury thì lại nhìn đàm phán ở một
góc độ khác, xem đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong
muốn từ người khác. Ðó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm
đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có
thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng. Như vậy, theo Roger Fisher và
Willam Ury, nguyên nhân của đàm phán là quyền lợi hối thúc và mục đích của
đàm phán là chia sẻ quyền lợi trong khi có những bất đồng.
Tóm lại, chúng ta có thể rút ra một số kết luận như sau:
 Dưới góc độ xã hội học, có thể coi đàm phán là một lĩnh vực thuộc mọi
lứa tuổi, mọi tầng lớp xã hội và mọi nền văn hóa. Nó diễn ra hằng ngày
trong mọi tình huống khác nhau và liên quan đến mọi khía cạnh của xã hội,
từ những việc nhỏ nhất đến những vấn đề mang tầm vóc quốc gia, quốc
tế.
 Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán đều là q trình sử dụng lời nói,
hành động có chủ định nhằm bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối
phương vì một mục đích nhất định nào đó và các bên có thể đi đến thỏa
thuận sau khi đã thống nhất và nhượng bộ nhau.
 Dưới góc độ kinh tế thì đàm phán là quá trình trao đổi, thuyết phục
giữa các bên có quan hệ kinh tế với nhau vì mục tiêu chính là những lợi ích
kinh tế mà các bên đạt được.
Có khá nhiều khái niệm về đàm phán, trong chương trình học của chúng
ta thì đàm phán có thể được hiểu như sau:
“Đàm phán là hành vi và q trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến
hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn
bất đồng, để đi đến một thoả thuận thống nhất.”
( Đàm phán trong kinh doanh quốc tế- NXB Thống Kê, 2004)

8

1.2 Vai trị của đàm phán
Đàm phán có vai trị quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Dựa vào
đối tượng thì chúng ta có thể chia vai trị của đàm phán đối ở tầm vĩ mơ và vi
mơ.
Vai trị của đàm phán ở tầm vĩ mô (quốc gia, quốc tế): Ngày nay thì xu
hướng hợp tác giữa các quốc gia ngày càng được diễn ra nhiều hơn, đó là một
tất yếu của thời đại. Không một quốc gia nào có thể phát triển mà khơng cần
ngoại giao, hợp tác, giao dịch, trao đổi công nghệ…với các quốc gia khác. Việc
hợp tác không những giúp cho các quốc gia phát triển hơn về mặt kinh tế, xã
hội mà nó cịn giúp giải quyết các vấn đề toàn cầu như sự nóng lên của trái
đất, khủng bố, thiên tai hay khủng hoảng. Nhờ có đàm phán mà các quốc gia
tăng cường hợp tác, hiểu biết lẫn nhau, tránh được những cuộc đụng độ
khơng cần thiết có lúc dẫn đến hận thù, chiến tranh gây hủy hoại về kinh tế,
chính trị, xã hội.
Vai trị của đàm phán ở tầm vi mơ:
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Có thể khẳng định trong nền kinh tế
thương mại, không một công ty, tổ chức nào phát triển và thành công mà
không đàm phán thành công. Từ việc đàm phán với nhân viên trong công ty
đến việc đàm phán với các đối tác, khách hàng. Tất cả đều ảnh hưởng chung
đến hoạt động của tổ chức hay quá trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Việc đàm phán thành công sẽ giúp cho các doanh nghiệp tăng cường
các mối quan hệ với đối tác, khách hàng của mình. Bên cạnh đó, nó cũng sẽ
giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ổn định, giảm thiểu được các chi phí
khơng cần thiết vì các vấn đề phát sinh. Khi đàm phán thất bại sẽ kéo theo
nhiều hệ lụy khó lường trước được.

VD: Gần đây nhất cơng ty bảo hiểm của nước Anh là Prudential đã thất bại
trong việc đàm phán để mua lại công ty bảo hiểm AIG của Mĩ ở Châu Á là AIA,

9


Prudential phải chịu chi phí thiệt hại lên đến 450 triệu Bảng tương đương 660
triệu USD ở thời điểm đó.
- Đối với các cá nhân thì đàm phán có những lợi ích sau:
 Có cơ hội đưa ra những u cầu của mình.
 Tìm được điều kiện yêu cầu tốt hơn cho cả hai bên.
 Đạt được sự hợp tác, thỏa thuận và đáp ứng mọi nhu cầu.
 Thiết lập, cải thiện các mối quan hệ.
 Tìm được các vấn đề phát sinh mà tưởng chừng như không cần
thiết.
 Tạo ra một nền tảng thống nhất mà trong đó những vấn đề được
đem ra thảo luận và mổ xẻ, đáp ứng nhu cầu thỏa hiệp.
Trong đó, vai trị quan trọng nhất của đàm phán đối với các cá nhân đó
là họ có cơ hội đưa ra những yêu cầu của mình và giải quyết những u cầu
đó trên một nền tảng thống nhất. Vì nếu khơng có đàm phán thì các bên sẽ
khơng có cơ hội trao đổi, thảo luận với nhau và có thể sẽ vì những hiểu nhầm
hay những bất đồng mà mất đi những hợp đồng, đối tác có tiềm năng.
Nói tóm lại, đàm phán có một vai trị quan trọng và là một phần khơng
thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày của mỗi con người, từ những vấn đề
lớn mang tầm quốc gia, quốc tế đến những vấn đề của cá nhân, tổ chức.
Đàm phán với vai trò quan trọng như vậy mà mỗi người trong chúng ta
đã, đang và sẽ đàm phán mỗi ngày nên cần phải hiểu rõ và nắm vững
các phương pháp để đàm phán đạt được thành công.
1.3 Đặc điểm và bản chất của đàm phán
1.3.1 Đàm phán là một quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống
nhất giữa các mặt đối lập
Đặc điểm cơ bản nhất của đàm phán đó là vừa hợp tác và vừa cạnh tranh.

Đây chính là việc thỏa hiệp, thương lượng về những lợi ích của các bên tham
gia vào quá trình đàm phán; đồng thời trong q trình đàm phán sẽ ln có
những bất đồng, xung đột do mỗi bên đều muốn đối tác đáp ứng những yêu
10


cầu của mình. Việc dung hịa được những lợi ích và những bất đồng này với
nhau sẽ được thực hiện bởi q trình đàm phán.
Mục đích của các bên khi tham gia vào q trình đàm phán chính là đáp
ứng những nhu cầu của họ. Lợi ích bắt nguồn từ nhu cầu và là cái để đáp ứng
nhu cầu, do đó khi chúng ta dung hịa được lợi ích của các bên thì xem như
cuộc đàm phán đã thành cơng. Khi các bên tham gia vào quá trình đàm phán
thì sẽ xuất hiện những loại lợi ích sau:

Lợi ích
chung
Lợi ích
riêng
Lợi ích đối
kháng
Hình 2: Lợi ích các bên khi tham gia q trình đàm phán

Qua đó chúng ta có thể nhận thấy rằng lợi ích của các bên tham gia vào
quá trình đàm phán sẽ có những lợi ích chung để các bên cùng quan tâm đến
một vấn đề, lợi ích riêng của từng bên và những lợi ích đối kháng do sự khác
biệt về quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề. Do vậy, nếu các bên tham gia chỉ
quan tâm đến lợi ích của riêng mình, mà khơng tập trung giải quyết những lợi
ích của đối tác và lợi ích đối kháng thì rất khó để đạt được thỏa thuận. Nếu
đàm phán thất bại thì lợi ích cả hai bên đều bị giảm đi hoặc thậm chí là khơng
có.

Tóm lại, bản chất của đàm phán là một quá trình thỏa hiệp về lợi ích của
các bên hay đây là sự thống nhất của các mặt đối lập. Giả sử A, B là 2 bên
tham gia đàm phán thì khi đó các quan hệ vừa đối lập, vừa thống nhất với
nhau:

11


Hình 3: Mơ hình các khoảng chấp nhận của hai bên đàm phán

- Việc tiến tới giải quyết ổn thỏa các quan hệ trong mơ hình trên nhằm đưa
các bên đi đến thỏa thuận và chấp nhận một khu vực có thể đáp ứng mục
tiêu của hai bên.
Khu vực 1: là khu vực lý tưởng vì cả 2 bên đều đạt được lợi ích.
Khu vực 2: là khu vực mà B phải chịu chấp nhận mục đích của A.
Khu vực 3: là khu vực mà A phải chịu chấp nhận mục đích của B.
1.3.2 Đàm phán vừa mang tính khoa học và mang tính nghệ thuật

1.3.2.1

Đàm phán là một khoa học

Nói đàm phán là một khoa học vì đàm phán có đối tượng và phương pháp
nghiên cứu cụ thể rõ ràng. Đối tượng nghiên cứu của đàm phán chính là hành
vi đàm phán ở người. Việc nghiên cứu nhằm mục đích xây dựng các khái niệm
và mối quan hệ giữa các khái niệm đó (quy luật). Khi đã xây dựng và nắm
vững được các khái niệm và quy luật trong đàm phán thì trước hết sẽ giúp
chúng ta giải thích các hành vi của các nhà đàm phán và sau đó quan trọng
hơn đó là có thể vận dụng để giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình
đàm phán. Phương pháp nghiên cứu của đàm phán chính là khoa học hành vi.

Đàm phán có tính phổ biến rộng rãi như vậy nên các nhà nghiên cứu rất
quan tâm và đã có nhiều nghiên cứu trong thời gian gần đây, điều đó cũng
nhằm mục đích giúp cho đàm phán đạt kết quả tốt hơn. Ví dụ như tại trường
đại học Harvard của Mĩ đã xây dựng một chương trình nghiên cứu và giảng
dạy khá sâu về đàm phán. Ở đó thì Giáo sư - Tiến sĩ William Ury là một trong
những người sáng lập và chỉ đạo thực hiện chương trình này.

12


Đàm phán cịn là mơn khoa học liên ngành vì nó liên quan và chịu sự tác
động của nhiều ngành khoa học khác như: Khoa học tâm lý, Khoa học giao
tiếp, Khoa học về kinh tế-quản lý, luật, văn hóa học…
1.3.2.2 Đàm phán là một nghệ thuật
Trước tiên, đàm phán là một nghệ thuật là do nó liên quan đến vấn đề con
người. Tất cả những việc liên quan đến con người đều địi hỏi phải có nghệ
thuật, từ việc ứng xử, giao tiếp đến việc thuyết phục, sau đó là duy trì mối
quan hệ đối tác. Trong quá trình đàm phán thì tính nghệ thuật cịn được thể
hiện ở việc sử dụng thuần thục các kĩ năng giao dịch, bao gồm kĩ năng thuyết
phục, kĩ năng ứng xử một cách linh hoạt, khả năng sử dụng các kĩ thuật đàm
phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian, địa điểm và cách thức thực hiện kĩ
thuật đó.
Với cùng một nội dung nhưng những người đi đàm phán khác nhau thì có
thể sẽ cho những kết quả khác nhau. Lý do là vì mỗi nhà đàm phán sẽ có
năng lực khác nhau, năng lực của nhà đàm phán lại phụ thuộc vào kiến thức,
kĩ năng và kinh nghiệm của từng người. Bên cạnh đó thì các tình huống xuất
hiện trong đàm phán cũng sẽ khơng giống nhau. Do đó mà cách xử sự, giải
quyết vấn đề của mỗi người trong từng trường hợp cụ thể cũng sẽ khác nhau.
Từ đó dẫn đến kết quả của cuộc đàm phán có thể sẽ khác nhau.
Đàm phán là một khoa học, đồng thời cũng là nghệ thuật. Do đó, một

nhà đàm phán giỏi là người biết kết hợp nhuần nhuyễn giữa tính khoa học
và tính nghệ thuật của đàm phán để đạt được hiệu quả cao nhất. Hoạt
động đàm phán do con người tiến hành nên nó chịu sự chi phối khơng
những bởi lý trí mà cịn có cả tình cảm và tâm lý của họ, ngồi ra cịn chịu
sự ảnh hưởng của nền văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền thống của
họ. Chỉ khi kết hợp được hài hòa những yếu tố trên và hiểu rõ được tâm lý
đối tác thì mới hy vọng đạt được thành công.

13


1.4 Đàm phán trong kinh doanh
1.4.1. Khái niệm
Từ đàm phán nói chung, nảy sinh ra rất nhiều loại hình đàm phán trong
nhiều lĩnh vực khác nhau như đàm phán ngoại giao, đàm phán chính trị, đàm
phán quân sự, đàm phán kinh doanh…
Nhìn chung các cuộc đàm phán này khơng thể tránh khỏi liên quan đến lợi
ích kinh tế nhưng thơng thường nó lại xoay quanh một lợi ích căn bản nào đó
mà trọng điểm khơng phải là lợi ích kinh tế như đàm phán ngoại giao thì lấy
lợi ích quốc gia đặt lên hàng đầu, đàm phán chính trị thì chú trọng lợi ích của
các chính đảng hay đàm phán qn sự coi trọng lợi ích an tồn của hai bên
tham chiến…
Còn đàm phán trong kinh doanh rất rõ ràng, người tham gia đàm phán lấy
việc đạt được lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản, rồi sau đó mới đề cập đến
những lợi ích phi kinh tế khác. Tuy nhiên trong q trình đàm phán thì có thể
điều động và vận dụng các lợi ích phi kinh tế để tác động, giúp cho cuộc đàm
phán có kết quả tốt hơn. Chính vì vậy, đàm phán trong kinh doanh được hiểu
như sau:
Đàm phán trong kinh doanh là quá trình mặc cả và thuyết phục thông
qua giao tiếp, trao đổi thơng tin trực diện hoặc bằng văn bản vì lợi ích

kinh tế giữa các bên có quan hệ kinh tế với nhau nhằm đạt được những
cam kết bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng dựa trên cơ sở bình
đẳng và tự nguyện giữa các bên.
1.4.2 Tính tất yếu của đàm phán trong kinh doanh
Về mặt lịch sử, từ xa xưa khi các dân tộc xảy ra xung đột dù phải dùng đến
vũ lực để giải quyết thì trước và sau đó người ta vẫn tiến hành các cuộc tiếp
xúc ngoại giao và đàm phán với hy vọng giải quyết tranh chấp bằng đối thoại
hoặc nhằm khẳng định vị thế của họ sau khi kết thúc xung đột.
Về mặt xã hội thì con người tồn tại và phát triển đều gắn liền với cộng
đồng, với xã hội. Do đó, việc giao tiếp, tiếp xúc, giao lưu, trò chuyện là một
điều tất yếu trong quá trình vận động và phát triển của một con người. Nhìn
14


một cách khái quát những mối quan hệ hằng ngày thường gặp thì có thể nhận
thấy rằng cuộc sống là một chuỗi những thỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như
giữa các tổ chức, rồi rộng lớn hơn là các quốc gia. Trên một phương diện nào
đó, có thể xem thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ mà cuộc sống con
người gắn liền với nó từ khi sinh ra đến khi mất đi.
Khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động, mỗi người sản xuất ra một
loại hàng hóa hoặc một nhóm hàng hóa, để có được những hàng hóa khác
cho tiêu dùng người ta phải tiến hành trao đổi. Trong trao đổi, thông thường
mỗi người đều tìm cách sao cho có được nhiều nhất nhưng chỉ phải mất ít
nhất, do đó để có thể dung hịa được lợi ích của các bên người ta phải tiến
hành thương lượng với nhau. Từ đó, đàm phán xuất hiện trong lĩnh vực kinh
tế. Hoạt động kinh tế là hoạt động thường xuyên cơ bản của loài người nên
đàm phán trong lĩnh vực kinh tế diễn ra ngày càng phổ biến và có ý nghĩa
quan trọng. Tuy nhiên, đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và
phát huy vai trị quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến
trình độ cao, hàng hóa sản xuất ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất

kinh doanh và mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không chỉ trong phạm vi
của một quốc gia và cịn trên tồn thế giới.
Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung, phần lớn
các hoạt động sản xuất-tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ diễn ra theo chỉ tiêu
pháp lệnh, giá cả được định trước nên ý nghĩa của hoạt động đàm phán bị
hạn chế. Ở nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, quy mô sản xuất,
tiêu dùng cũng như giá cả của hàng hóa dịch vụ là do quan hệ cung cầu quyết
định, các doanh nghiệp phải cạnh tranh mạnh mẽ cho nên luôn cần đến công
tác đàm phán.
1.4.3 Các yếu tố chi phối đến đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán trong kinh doanh diễn ra trong lĩnh vực kinh tế nên nó chịu sự
chi phối của các quy luật kinh tế như quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy
luật cạnh tranh… Đồng thời nó cũng chịu sự chi phối của các phương pháp và
thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp cạnh tranh, phương pháp
marketing… Do đó, nhà đàm phán cần phải nắm vững những quy luật và
15


phương pháp trên để có những tác động phù hợp nhằm thúc đẩy quá trình
đàm phán diễn ra theo chiều hướng mong đợi.
Hoạt động đàm phán còn diễn ra trong sự điều chỉnh của một hệ thống
pháp luật nhất định, tùy thuộc vào nội dung mà cuộc đàm phán đề cập đến.
Đặc điểm này đòi hỏi nhà đàm phán cần am hiểu về luật lệ điều chỉnh nội
dung mà mình đã, đang và sẽ tiến hành để tránh những trở ngại, rủi ro khơng
đáng có.
Ngồi ra đàm phán cịn chịu sự chi phối của yếu tố văn hóa, sự khác biệt
về nền tảng văn hóa của các bên là một rào cản quan trọng. Vì vậy, để thành
cơng trong các giao dịch kinh doanh quốc tế, các nhà đàm phán cần thiết phải
có sự am hiểu nhất định về văn hóa của đối tác để có cách ứng xử thích hợp,
giúp cho cuộc đàm phán tránh những hiểu lầm đáng tiếc do sự khác biệt về

văn hóa gây ra.
1.5 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh
1.5.1 Đàm phán qua thư tín, văn bản
Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thơng tin giữa các đối tác
bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và
mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy thì
phương thức này đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì
vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì một mối quan
hệ lâu dài. Hình thức thường gặp: Hỏi giá, chào hàng, chấp nhận, xác nhận…
 Ưu điểm: Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán
được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí cho đàm phán. Các
quyết định đưa ra được cân nhắc một cách kĩ lưỡng vì có sự chuẩn bị
trước của cả một tập thể.. Nó cịn có ưu điểm là dễ dàng dấu kín được ý
định của mình và ln có những bằng chứng cho những điều đã thỏa
thuận.
 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư
tín có những hạn chế là khó kiểm sốt được ý đồ của đối tác, hơn nữa
tốc độ truyền đạt thông tin cịn chậm, có thể bị thất lạc trong q trình
gửi và dễ bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
16


Đàm phán qua thư tín thường được sử dụng cho các hợp đồng đơn giản,
có quy mơ vừa và nhỏ. Nhờ sự phát triển của khoa học kĩ thuật và nếu khi
điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh cịn đàm phán qua
telex, fax… Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép
kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng
hiện nay. Tuy hình thức thư tín hiện nay khơng cịn được sử dụng phổ biến
như trước nhưng chúng ta vẫn có thể sử dụng nó nhằm mục đích tạo mối
quan hệ làm ăn ban đầu hay giới thiệu về công ty, sản phẩm của mình với

khách hàng thơng qua các mẫu catalogue, thư chào hàng…
Khi tiến hành đàm phán bằng thư tín thì cần lưu ý những vấn đề sau:
 Nên chọn thứ tiếng mà người đối tác quen dùng để gây mối thiện cảm.
 Nội dung cần ngắn gọn, lịch sự, rõ ràng, đầy đủ nhưng cần phải giữ
được sự đơn giản và dễ hiểu. Tập trung vào vấn đề chính.
 Khẩn trương trả lời cho khách hàng nhưng cần cân nhắc kĩ trước khi gửi
các văn bản.
 Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề.
 Nên thông báo và cảm ơn phía đối tác về việc giao dịch vừa qua cho dù
cuộc đàm phán không đạt được kết quả mong muốn.
 Theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm
thiết lập được mối quan hệ lâu dài.
1.5.2 Đàm phán qua điện thoại, internet

a) Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kĩ thuật thơng
tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ
biến.
 Ưu điểm nổi bật của phương thức đàm phán này là tiết kiệm được thời
gian, nhanh chóng nhận được sử phản hồi từ đối tác hơn so với phương
thức đàm phán qua thư tín; giúp chúng ta tận dụng được cơ hội kinh
doanh nhanh chóng.

17


 Tuy nhiên thì đàm phán qua điện thoại cũng có nhược điểm đó là chi
phí cho việc đàm phán khá cao, nhất là điện thoại đường dài quốc tế và
đặc biệt là chưa có văn bản làm bằng chứng hợp pháp cho những điều
đã thỏa thuận giữa các bên. Do đó, người ta thường sử dụng kết hợp

đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax.
Một số lưu ý khi sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại:


Chỉ sử dụng khi cần hoặc đối với khách hàng quen

thuộc, thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hay hợp đồng kinh
doanh đơn giản với quy mô nhỏ.
 Cần chuẩn bị đủ tài liệu cần thiết cho cuộc đàm phán trước khi tiến
hành và ngay sau khi thỏa thuận phải xác nhận lại ngay bằng văn bản.


Người đàm phán cần phải nắm vững ngôn ngữ đàm phán.

b) Đàm phán qua Internet
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm cho quá trình đàm phán
phong phú về nội dung và hình thức mà điển hình là đàm phán qua Internet.
Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt thế
giới. Hầu hết các công ty, tổ chức hiện nay đều được trang bị Internet, thậm
chí là mạng Internet khơng dây; đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và
giao dịch rất lý tưởng. Hình thức thư tín như trước đây đã được thay thế dần
bởi sử dụng hình thức thư điện tử, vừa nhanh chóng lại vừa có chi phí rẻ hơn.
Ngồi ra, hiện nay thì nhờ vào mạng Internet cho phép nhà đàm phán
song phương, đa phương, với địa điểm và thời gian trải rộng tồn cầu. Nhờ
vậy, nó giúp tiết kiệm thời gian đối với các doanh nhân bận rộn với nhiều cuộc
đàm phán và thương vụ kinh doanh. Đó chính là hình thức đàm phán trực
tuyến, qua phương thức này giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu
của nhau nhờ vào việc nhìn thấy được nhau, đây chính là ưu thế so với việc
đàm phán qua thư tín hay điện thoại. Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà
kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ khó có thể thực hiện được khi sử

dụng các cơng nghệ hiện đại; bên cạnh đó thì hiện nay độ bảo mật của thông
tin cũng là một vấn đề đáng quan tâm.

18


1.5.3 Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để
thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực
tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực
tiếp thơng qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ… qua đó các bên có thể tác động đến
quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể đi đến sự thống
nhất chung, tìm ra giải pháp dung hịa lợi ích của các bên.
 Ưu điểm: Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải
quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua
điện thoại, thư tín đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt được kết quả. Khi áp
dụng phương thức này phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh
hoạt trong giải quyết các tình huống. Ngồi ra, việc đàm phán trực tiếp
tại cơng ty đối tác cịn giúp cho chúng ta tìm hiểu về các cơng nghệ của
họ sử dụng, cách bố trí văn phịng…hay qua những cuộc tiếp xúc, nói
chuyện ngồi lề sẽ giúp cho chúng ta hiểu hơn về văn hóa, đất nước,
con người của họ (đàm phán ngoại thương). Chúng ta cũng sẽ thu thập
thêm được nhiều thông tin từ việc gặp gỡ trực tiếp với đối tác và qua đó
cũng sẽ củng cố hơn mối quan hệ bạn hàng, đối tác chiến lược.
 Nhược điểm: Tuy có nhiều ưu điểm như vậy nhưng phương thức đàm
phán trực tiếp địi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đi lại, ăn ở và đón
tiếp của các bên tham gia đàm phán. Do phải chịu chi phí cao cả về thời
gian và tiền bạc nên nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn,
phức tạp cần có sự chi tiết.
Cơng nghệ điện tử và viễn thông phát triển đã đưa khái niệm truyền thống

về gặp gỡ trực tiếp sang những nội dung và hình thức mới. Đó chính là hình
thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp, nó cũng tương tự như đàm
phán trực tuyến nhưng sử dụng phương tiện khác đó là qua cầu truyền hình,
điện thoại vơ tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch
và đàm phán nhưng nó lại có giá thành, chi phí q cao. Hình thức này thơng
thường chỉ được sử dụng trong các cuộc đấu thầu, đấu giá quốc tế lớn, có
nhiều cơng ty, tập đồn lớn tham gia.
19


Dưới đây là bảng so sánh các phương thức đàm phán với một số tiêu chí
cụ thể.
Phương thức

Đàm phán qua

Đàm phán qua

Đàm phán

Đàm phán

Tiêu chí

thư tín

điện thoại

qua mạng

trực tiếp

Nhanh chóng

Nhanh

Nhanh

Tốc độ
truyền đạt
thơng tin

Chậm, có khi bị
thất lạc
Thấp, đàm phán

Chi phí

được nhiều đối

Cao

tác

Quyết định

Được cân nhắc kĩ

đưa ra

trước tập thể

Khai thác
thông tin

Khó thực hiện

từ đối tác
Đốn ý đồ
đối tác
Văn bản
làm chứng
hợp pháp

Khó thực hiện

Tùy loại hình
sử dụng

Phụ thuộc vào

Phụ thuộc vào

người đàm

người đàm

phán

phán

Có thể thực

Có thể thực

hiện

hiện

Có thể thực

Có thể thực

thơng tin nhất
Qua cử chỉ,

hiện qua giọng

hiện qua hình

giọng nói, điệu

nói

ảnh

bộ, ánh mắt…
Có văn bản hợp

Khơng có

Khơng có

Có các thư xác
nhận và chấp
nhận làm bằng
chứng

Cao

Phụ thuộc vào
đoàn đàm phán
Thu thập
được nhiều

pháp, ngồi ra
cịn có hợp
đồng

20