Giáo trình tổ chức sự kiện (nghề kỹ thuật chế biến món ăn) phần 1

BO GIAO THONG VAN TAI
TRUONG CAO DANG GIAO THONG VAN TAI TRUNG UONG I

GIAO TRINH
Mô đun: Tổ chức sự kiện
NGHE KY THUAT CHE BIEN MON AN
TRINH DO: CAO DANG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1955/QĐ- ngày 21 tháng 12 năm 2017 của
Hiệu trưởng trường Cao đăng GTVTTWI)

Hà Nội, năm 2017


TUYEN BO BAN QUYEN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thé

được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiêu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu của các chuyên gia về lĩnh

vực Tô chức sự kiện kêt hợp với yêu câu thực tê của nghê kỹ thuật chê biên món
ăn, Giáo trình này được biên soạn với sự tham gia tích cực có hiệu quả của các

giáo viên có kinh nghiệm trong giảng dạy mơn Tơ chức sự kiện.

Căn cứ vào chương trình dạy nghề _và thực tế hoạt động nghề nghiệp,

phân tích nghé, tiêu chuân kỹ năng nghệ, Tô chức sự kiện là mơn học bơ trợ cho
nghê kỹ thuật chê biên món ăn, giúp cho người học sau khi ra trường có thê ứng

dụng tôt kiến thức về tổ chức sự kiện, lập kê hoạch tô chức và thực hiện các sự

kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau.

Cấu trúc chung của giáo trình Tổ chức sự kiện bao gồm 5 bài:
Bai 1. Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện
Bài 2. Các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện
Bài 3. Các hoạt động cơ bản giai đoạn chuẩn bị sự kiện
Bài 4. Các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện

Bài 5. Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện

_

Sau mỗi bài đều có hệ thống các câu hỏi và bài tập để học viên có thể hệ

thơng lại những kiên thức và rèn luyện các kỹ năng mà mình đã được học.

Cuốn giáo trình được biên soạn trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm thực
tế cùng với việc tham khảo các tài liệu liên quan có giá tri trong nước. Mặc dù
hết sức cố gắng song đây là lĩnh vực khá mới nên cn giáo trình khơng thể
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muôn và thực sự cảm
ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chun gia, các thầy cơ đóng góp
cho việc chỉnh sửa đê giáo trình ngày càng hồn thiện hơn.
Hà Nội,, ngày..... tháng..... năm 2017

MUC LUC
LOT GIOT THIBU o......ceecccsssssssseesscsssssssseeescccsssssussececcesssntsssecessssnnesesseesessssnneesss 2
BAI 1. KHAI QUAT HOAT DONG TO CHUC SỰ KIỆN ..............................-- 9
l4...
na. ........ÔỒÔÔ... 9
I4 6i is...

...................

9

1.2. Khái niệm tô chức sự kiện
1.3. Khái niệm tổ chức sự kiện trong nhà hàng
2. Mục đích sự kiện

8; Yêu cản sự KIÊN GosocontniotiSGGESGDGISHGGGIIIGGISSIAIGSSENGGEQlSiStdqaisuaad 11
4, Phan lodtscnmsaanasmmancnesnnmnmnc

ena

12

4,1;Theo tiêu chí Quy, 16 issssssssesssnsvssssusssousnsesssoavansevassussvesnxcsnenanspnsaessaaseneasromeaanse 12.
4.2. Theo tiêu chí hình thức

4.3. Theo tiêu chí nội dung..
5.Y nghĩa của hoạt động tổ chức SU s0 ...............

15

5.1. Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện............................-------+¿ 15
5.2. Đối với doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện.........................---2-2©czzecvszzcrxe
6. Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện..

6.1. Nhóm nhân tố khách quan...
6.2. Nhóm nhân tố chủ quan

7. Quy trình tổ chức sự kiện
im
7.5. ...............
17
7.2. Đàm phán..........................-++++2CEEV2+2++1E222221112111221711111111222221111112222211111,e2 18
7.3. Xây dựng kế hoạch...

7.4. Ký kết
se
7.5. Tổ chức thực hiện........................---22£ ©+£2E++t+EE+EEEEEEEEEAEEEEEAEEEE2Ae211222222 cv
7.6. Kiểm tra đánh giá.....................----2222222+++t22E2EE E221... xe.
CÂU HỎI ÔN TẬP BÀI 1 .............................2--2+£V2++£22E++++2EEEYEeetECvvrrrrrrrrrrrrrrre
BAI 2. CAC HOAT DONG CO BAN GIAI DOAN XUC TIEN SỰ KIỆN......

22
23
24
25

1. Công tác thu thập thông tin....

1.1. Khái niệm thông tin
1.2. Vai trò của thong tin

I8...

.............

26


LAL XU AY tines cscccccccesssssscsssecessssssssscseeceseensssssesssesesssssssseseeessssssnsanssssseeetssnsssset 27
2. Tiếp xúc
2.1. Tiếp xúc trực tiếp...
22: Tiép xúc gián tiếp
3:ĐAäHI,DHẤT sua ngttodinttttGLSAG0GG300XQBEGGGSGBWRGSDIIGSIRNGIAGESNSRNGISN%SQNSAiGã23gqi 33
3.1. Nghệ thuật mở đầu câu HUYỆN

nuoc stGiA11806022518860051033603811684.010
08008 33

ko
c8...
3.3. Nghệ thuật kết thúc ...

.ẽ........

34

4. Ký kết hợp đồng

4..1.Khái niệm.........................--2¿-2¿SEE+e+SE+EEEEEAEEE112E11527131221112711171110121122
2112 r1.
4.2.Nội dung và cách thức ký kẾt..........................-----2222222c+etttEEEvErrrrrrtrrrrrrrrrrrree 39
CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 2......... 45
BÀI 3. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN..... 46
1. Xây dựng chương trình
1.1.Khái niệm

xa... ..............
1,5,;Cần cứ xây dựng chương tRÌHL.‹:s,,-:s;sssxcg6x6sg1661316630121501661346355116615/38868384 4
1,4, Nội. dUHEssstng

ung tcbinEVgS0GEEE55G050AG1558114134001318990150136g355114015088g
8u.

2. Chuẩn bị tài chính
2.1. Xác định nguồn thu...

2.2. Xác định nguồn chỉ ............................-2--2+£+EE++e+£CE++eettEExxerrrrrvrrrrrrrrrrerrrre 55
2.3. Dự kiến phát sinh ...........................-2--2£©+++£+EEE++ttEEE++rtttEEExrerrrrkxrrrrrrrrrrrrrre 58
3. Chuẩn bị cơ sở vật chất ........................---2-s xz+E+E+EEk£+EEE+EEESEEEEEEEEEEEEEEEkrerkeerrerre 60

3.1. Địa điểm
3.2. Hội trường
3.3.Trang thiết bị

xi

4. Chuẩn bị nhân sự.....................---2-2£©V+2+2E++e2EE+E2EEE1222E15222232122112121122171122X. 68
4.1. Về số lượng,......................---..--¿--2©2+2+++++2222222122222212111111122111111111..121111111

re 68
4.2. Về chất lượng.......................-----22222++++2222222222222121111111222121111112..1211111111
re 71

CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 3......... 74
BAI 4. CAC HOAT DONG CO BAN GIAI DOAN DIEN RA SU KIEN........ 75
ho
n.ố..ố..ố.ẻ.ốẻố.ẻ.ẻ.ẻ.ẻ T5
1.1. Cae hinh thite on

.......................

75


1.1.1. Don khach tai sn bay, nha ga........eeecesseessseeesesseseseessseseeseseeessseeeseeeseseees 75

1.1.2. Đón tiếp tại cơ sở lưu trú

1.1.3. Đón tiếp tại phịng hội nghi..
1.1.4. Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện...

1;2./Gáo phi tHỮG đĨcaisioidigoeiditttioststisotstGSNIISGIAIGiS0SSg8930043G5g089a8080800g4 82

1,2,1, Đến theo nghÍ le scscsssssecessssinssssercnsessnssarsernremensenmsnemnarineannennnnan §2
[2.2 DGn thong thw ssesssssssesssnsvssssssssusasesssonvansevacansseonnxcsnsnanspoavsssasereasreomeaeanse 83
2. Phục vu....

2.1. Giải trí...

cà

NI

CC...

.

. .. .

. . ..

85

2.3.Các hoạt động khác ........................- - «s5
HH T1 tre
3. Đảm bảo an toàn an
3.1. An

88

ninh.............................¿+ +s +2 x2 S+sSeE£eE£eEeE£eE+eEeseeteeseesesresrsresre 9

toàn....

.

3.2. An ninh....
...02
3.3.Tổ chức xử lý các trường hợp khẩn cất

dữ
CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 4......... 99
BÀI 5. CÔNG TÁC TÔ CHỨC GIAI ĐOẠN KÉT THÚC SỰ KIỆN............ 100
1. Chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách ............................------cc¿¿222vvvvvcceezee 100
1.1.Theo yêu cầu đặt trước..

1.2.Theo u cầu bổ sung....
2. Chuẩn bị lễ bế mạc.........................--222£ ©£+©E+Et£EE+E£EE+EEEEEEEELAEEEEEEE2A2eEExerrre
2.1.Hình thức trang trí...........................---¿¿+ + 5+ +eSx+kxtrkekerkrkerrkrrrkrrrrsrkrrrrrrrre
2.2. Tài liệu liên quan...........................----¿2-5555 +S*+x+£xexerrterrsrrrxrrrrrrrrrrrrrre

2.3. Biểu diễn văn nghệ
2.4. Tham quan sau hội nghị
2.5.Tiệc chia tay

B."Tiển há

TtoreossrnnntttttllttlidtttGIEGIEIRGHIGEIAGHEGSiHAETttayiexauna

3.1.Tiễn khách tại cơ sở lưu trú.......................----¿2©££©++2©++£++££+z+xzerrxszrrerrxee 108

3.2.Tiễn khách tại sân bay, nhà ga......................---.----2¿222+vv+ttEvvverrtrrrerrrrrrrree 108

4. Thu dọn sau tổ chức sự kiện...
4.1. Hội trường
4.2. Khu vực xung quanh nơi tổ chức sự kiện ..........................------¿-©czecccxse+rxee 110
4.3. Cac Khu vue KN

an.

....ố...........

110


5. Đánh giá và rút kinh nghiỆm...........................
- - (+ + 5% S*+*+*+*££k££veveexexererrkrkrvre
5.1. Đánh giá và rút kinh nghiệm chung...

5.1.1.Ưu điểm.
5.1.2.Nhược điêm..

sim

5.2. Rút kinh nghiệm cụ ””..........

Š:2,1 Từng KhẨM:össsssessosaoinnadilioialits1caE10046G11ã831816636455133800540356331816435338038
Š.2.2,Từng:cá THÊ: ssccscnsg10665160318515160100363016886181663600838580054836631316135938g638

CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI
5....... 116
HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI VÀ BÀI
TẬP.............................--- 117
CÁC THUẬT NGỮ CHUN MƠN............................----¿¿©s2+2E+e2+Evxzz+crxzerre
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................---2-2£©+£££E++2£EE+E£E++£EE+EEEErrrverrre
PHẢN PHỤ LỤC............................-2£ ©¿£©V+££2E+E£EE+E2EE+E2EEEESEEEEEEEEEErEExerrrrkerrre
PHỤ LỤC 1 : HỢP ĐỒNG CUNG CÁP DỊCH VỤ.
PHỤ LỤC 2
PHỤ LỤC 3....

PHỤ LỤC
6........................-----2222EEEEEEEEEE11212122111212221212112111111111111122EcE....
1. me
PHU LUC 7 necssssssssssssssssssssssssessesssssssssssssssssssusssssesesseseeesessssssssssssssssesssssesseeseeeees