đề tài mô tả cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần tư vấn đầu tư bất động sản emaar land

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.27 MB, 62 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>BỘ TÀI CHÍNH </b>

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH </b>

<b>BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 </b>

<b>TÊN ĐỀ TÀI </b>

<b>MÔ TẢ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN </b>

<b>EMAAR LAND</b>

<b>MÃ LỚP HỌC PHẦN: 2411101144305 GVHD: THS. HOÀNG VĂN TRUNG </b>

<b>SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRƯƠNG THÀNH ĐẠT LỚP: 22DQT1 </b>

<b>MSSV: 2221000406 </b>

TP Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 04 năm 2024

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>BỘ TÀI CHÍNH </b>

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH </b>

<b>BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 </b>

<b>TÊN ĐỀ TÀI </b>

<b>MÔ TẢ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN </b>

<b>EMAAR LAND </b>

<b>MÃ LỚP HỌC PHẦN: 2411101144305 GVHD: THS. HOÀNG VĂN TRUNG </b>

<b>SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRƯƠNG THÀNH ĐẠT LỚP: 22DQT1 </b>

<b>MSSV: 2221000406 </b>

TP Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 04 năm 2024

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>LỜI CẢM ƠN </b>

Trong thời gian thực tập, nghiên cứu, để thực hiện đề tài báo cáo tại Trường Đại Học Tài chính – Marketing. Tơi xin trân trọng cảm ơn: Trân trọng cảm ơn quý Thầy, Cô của Khoa Quản trị kinh doanh nói chung, đặc biệt là ThS. Hồng Văn Trung đã nhiệt tình và tận tâm hướng dẫn cũng như truyền đạt lại cho tôi những kiến thức quý báu và bổ ích trong śt q trình thực hiện nghiên cứu.

Gửi lời cảm ơn đến Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land, đặc biệt chân thành cảm ơn Giám đốc Phan Lưu Nhật Quang đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại cơng ty.

Xin kính chúc quý Thầy, Cô luôn dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp giảng dạy cao quý của mình.

Xin chân thành cảm ơn.

<b>Trương Thành Đạt </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>NHẬN XÉT Ở NƠI THỰC TẬP </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN </b>

Tổng điểm: Sớ...; Chữ... Tp. Hồ Chí Minh, ngày... ...tháng... ...năm... ... ...

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN (Ký, ghi rõ họ tên)

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

5. Bố cục báo cáo ... 3

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY ... 4

1.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC ... 4

1.1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ... 4

1.1.2 Mục đích của cơng tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ... 5

1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ... 5

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp ... 6

1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH

1.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp ... 18

1.3.2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội ... 18

1.3.3 Năng lực và trình độ của nhân sự trong tổ chức ... 18

1.3.4 Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp ... 19

1.4. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY ... 19

1.4.1 Nhận thức rõ được mục tiêu của tổ chức: ... 19

1.4.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện ... 19

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

1.4.3 Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể ... 20

1.4.4 Thiết lập phòng ban, các bộ phận... 20

1.4.5 Xây dựng quy chế hoạt động ... 20

1.4.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự ... 20

1.4.7 Định biên ... 20

1.4.8 Thẩm định và tái tổ chức ... 21

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 ... 21

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND ... 22

2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND ... 22

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land ... 23

2.1.2 Quy mô hoạt động Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land ... 23

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm gần nhất ... 31

2.2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND ... 34

2.2.1 Cơ cấu bộ máy và cơ chế vận hành bộ máy tổ chức trong công ty... 34

2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty ... 38

2.2.3 Những nguyên tắc và phương pháp của công ty ... 40

2.2.4 Tiến trình xây dựng bộ máy tổ chức của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land ... 42

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 ... 44

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN EMAAR LAND ... 45

3.1. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ... 45

3.1.1 Nhận xét về ưu điểm ... 45

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

3.1.2 Những mặt hạn chế ... 45

3.2. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN, HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY ... 46

3.2.1 Kết hợp bộ phận Marketing trong phòng hành chính với phịng kinh doanh: 46 3.2.2 Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, tinh thần làm việc của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo ... 47

3.2.3 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận ... 47

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 ... 47

KẾT LUẬN... 48

TÀI LIỆU THAM KHẢO ... i

PHỤ LỤC ... ii

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>DANH MỤC HÌNH </b>

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến ... 8

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu quản trị chức năng ... 9

Hình 1.3 Sơ đồ quản trị trực tuyến – chức năng ... 10

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu quản trị ma trận ... 11

Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo sản phẩm ... 12

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khách hàng ... 13

Hình 1.7 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khu vực địa lí ... 14

Hình 1.8 Sơ đồ phân chia bộ phận theo chức năng ... 15

Hình 1.9 Sơ đồ phân chia bộ phận theo sản phẩm – dịch vụ ... 15

Hình 1.10 Sơ đồ phân chia bộ phận theo vị trí địa lý ... 16

Hình 1.11 Sơ đồ phân chia bộ phận theo khách hàng... 16

Hình 1.12 Sơ đồ phân chia bộ phận theo q trình dịng cơng việc (Tái cấu trúc) ... 17

Hình 2.1 Logo Emaar Land ... 22

Hình 2.2 Ảnh trụ sở chính Cơng ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản EmaarLand ... 23

Hình 2.3 Sơ đồ các sàn kinh doanh trong phòng kinh doanh ... 24

Hình 2.4 Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận cơng ty giai đoạn 2021 -2023 ... 32

Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Emaar Land ... 34

Hình 2.6 Luật Đất đai sớ 31/2024/QH15 ... 39

Hình 2.7 Sự biến động giá của bất động sản ... 40

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

<b>DANH MỤC BẢNG </b>

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land 2024 ... 25 Bảng 2.2 Bảng phân tích quy mơ tài sản Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land giai đoạn 2021 – 2023 ... 26 Bảng 2.3 Bảng phân tích quy mơ nguồn vốn Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land giai đoạn 2021 – 2023 ... 28 Bảng 2.4 Thông tin một số sản phẩm nổi bất của công ty ... 30 Bảng 2.5 Tình hình hoạt động của cơng ty từ 2021 đến 2023 ... 31

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>PHẦN MỞ ĐẦU </b>

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp ḿn tồn tại và phát triển thì ngồi các điều kiện cần thiết như: Vớn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường.

Hơn thế nữa trong điều kiện ngày nay, doanh nghiệp cần phải linh hoạt để bước kịp với những xu hướng mới, không ngừng cải thiện để cạnh tranh với đối thủ và con đường duy nhất là các nhà quản trị cần hoàn thiện bộ máy tổ chức để tới ưu hóa cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần có sự phân chia phù hợp từ phân cơng, phân cấp đối với lao động quản trị, như vậy đã hình thành nên bộ máy quản trị sẽ góp phần quan trọng nhằm hồn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

Chính vì những lí do trên, việc điều chỉnh và nâng cao chất lượng bộ máy tổ chức là vô cùng quan trọng, là vấn đề then chốt trong mỗi doanh nghiệp. Để từ đó giúp doanh nghiệp phát triển và đứng vững hơn trên thị trường.

Tương tự, đối với Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land, việc phân tích mơ hình và đưa ra phương hướng hoàn thiện bộ máy tổ chức là hết sức cần thiết. Hiện nay, các yếu tố kinh tế không ngừng thay đổi, yếu tố nhân sự cũng dao động khá nhiều khiến cho công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức cũng phải thay đổi để phù hợp với thực tế bằng cách phân tích thị trường, các ́u tớ ảnh hưởng để đưa ra giải pháp mới giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả cơng việc. Chính vì lý do đó, đề tài “Mơ tả cơ cấu tổ chức bộ máy Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land” đưa ra nhằm tìm ra những giải pháp nâng cao chất lượng bộ máy tổ chức của công ty.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Hệ thớng hóa các lý thút cơ bản về mơi trường vi mơ

Tóm lược q trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land.

Mô tả hiện trạng về công tác tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land.

Đề xuất các giải pháp và kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land.

Các lý thuyết liên quan đến công tác tổ chức cơ cấu bộ máy doanh nghiệp

Q trình hình thành và phát triển của Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động

Phương pháp tổng hợp và phân tích lý thuyết: Phương pháp này dựa trên những thông tin, dữ liệu, lý thút có sẵn trong giáo trình quản trị chuỗi cung ứng, quản trị vận hành, quản trị chất lượng

Phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tại bàn: Từ những số liệu đã thu thập được tại Công ty, tiến hành thớng kê, phân tích các sớ liệu thực tế, từ đó rút ra kết luận về hoạt động quản trị sản xuất và xuất nhập kho tại công ty.

Phương pháp quan sát trực tiếp, đi thực tế điều tra, thu thập dữ liệu trực tiếp từ đối tượng liên quan như tập trung vào các đới tượng là Trưởng, Phó các phịng ban Cơng ty, nhân viên lâu năm có kinh nghiệm để thơng tin thu thập có độ chính xác cao.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

Phương pháp thống kê so sánh: Thu thập dữ liệu tại Công ty và thông tin thị trường

Phương pháp phân tích sớ liệu: Sau khi đã có đầy đủ các thơng tin và số liệu từ những phương pháp trên, tiến hành phân tích sớ liệu và đánh giá các sớ liệu liên quan đề tài.

Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy

Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Bất Động Sản Emaar Land

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>CHƯƠNG 1: LLÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY </b>

<b>1.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC </b>

<b>1.1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy của doanh nghiệp </b>

Tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mới quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mơ hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người. Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và cơng nghệ thơng tin thể hiện qua các chi phí đầu vào. Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra. (Cảnh Chí Hồng, 2021)

Theo Chester I. Barnard thì “tổ chức là một hệ thớng những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức” (Gabor & Mahoney, 2010).

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì “Cơng tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong bộ máy của doanh nghiệp” (Harold Koontz, Cyril O’donnell & Heinz Weihrich, 1993). Một cách ngắn gọn, tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực nhằm xác định cơ cấu và liên kết hoạt động của hai hay nhiều người với nhau.

Ngoài ra, bộ máy tổ chức còn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị, nó tổng hợp các bộ phận khác nhau về chun mơn hóa, có những trách nhiệm qùn hạn nhất định được bớ trí nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Như vậy, tổ chức bộ máy doanh nghiệp là hoạt động xác định công việc, phân chia công việc và trách nhiệm phù hợp với khả năng của từng cá nhân, bộ phận trong tổng thể cơ cấu nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia cơng việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau nhau thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào (Lưu Đan Thọ, 2014).

<b>1.1.2 Mục đích của cơng tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp </b>

Mục đích của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cơ cấu tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách liên tục, không bị gián đoạn. Cụ thể:

Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực

Xác định vị trí, vai trị của từng cá nhân trong tổ chức Xây dựng nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh

Tổ chức công việc khoa học

Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ

Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài ngun vớn có

Một tổ chức ḿn tồn tại và phát triển thì mỗi con người khơng thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Hiện nay, thị trường ngày càng mở rộng, u cầu các doanh nghiệp phải có phân cơng hợp tác của những con người trong tổ chức thật hợp lý.

<b>1.1.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp </b>

Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa vào cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vớn, cơ sở vật chất kĩ thuật,… Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được hiệu xuất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hố tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Ngoài ra, khi cơ cấu tổ chức bộ máy càng hồn thiện theo hướng chun sâu và có chọn lọc, gọn nhẹ thì cơng việc quản trị càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, cơ cấu tổ chức càng cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan qùn hạn, xếp đặt nhân viên khơng đúng thì nó sẽ trở thành nhân tớ kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. Vì vậy, việc ln ln phát triển và hồn thiện những cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động v.v…

<b>1.1.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp </b>

Cơng tác tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó qút định tồn bộ q trình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngược lại, nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ phận chồng chéo lên nhau thì sẽ dẫn đến sự đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả.

Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức cịn giúp xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thớng phân cấp qùn hạn trong tổ chức. Bất kì công việc nào nếu được sắp xếp khoa học trong hệ thớng tổ chức thì khi thực hiện đều đem lại kết quả như mong đợi. Chính vì thế, mọi kế hoạch, quá trình lãnh đạo và kiểm sốt sẽ khơng thực hiện được hoặc thực hiện khơng có hiệu quả nếu khơng biết cách xây dựng một tổ chức khoa học, hoàn chỉnh. Tổ chức khoa học trong việc xây dựng luồng máy hoạt động sẽ đảm bảo

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

nề nếp, quy cũ, kỷ cương, tính khoa học, tính thớng nhất và giúp phát huy hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.

<b>1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP </b>

<b>1.2.1 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức </b>

Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Cơ cấu quản trị phải phù hợp với mục tiêu và các kế hoạch của tổ chức vì mục tiêu là cơ sở để phát sinh các hoạt động của tổ chức.

Nguyên tắc hiệu quả : Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí. Ngun tác này địi hỏi phải có một bộ máy quản trị “gọn nhẹ”.

Nguyên tắc cân đối : Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự mất cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm đều dẫn đến hệ lụy không tốt.

Nguyên tắc thông nhất chỉ huy : Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.

Nguyên tắc linh hoạt : Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đới phó kịp thời với sự thay đổi của mơi trường bên ngồi và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.

<i><b>1.2.2.1 </b>Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến </i>

Đây là kiểu cơ cấu quản trị khá đơn giản và xuất hiện khá lâu đời. Mô hình này đặc biệt phù hợp những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp và tính chất sản xuất liên tục (Cảnh Chí Hồng, 2021).

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp.

Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc. Công việc quản trị được tiến hành theo tún.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

Ưu điểm của mơ hình này:

Tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng

Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràng.

Nhược điểm của mơ hình:

Địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện Hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trường

Mơ hình tổ chức quản trị theo chức năng được xây dựng dựa trên các nguyên lý:

Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến. Khơng theo tún.

<b>Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

Ưu điểm:

Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị. Khơng địi hỏi ở người quản trị phải có kiến thức tồn diện.

Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị phù hợp. Nhược điểm:

Chế độ trách nhiệm không rõ ràng. Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy.

Sự phối hợp giữa lãnh đạo và giữa các phịng chức năng có nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

<i><b>1.2.2.3 </b>Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp (trực tuyến – chức năng) </i>

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chun mơn, khơng có qùn chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn

<i><b>quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. </b></i>

Ưu điểm:

Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ.

Nhược điểm:

Nhiều tranh luận vẫn xảy ra, nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết. Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn.

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.

<b>Hình 1.3 Sơ đồ quản trị trực tuyến – chức năng </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức. Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm.

Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án. Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau.

Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án.

Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định. Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Ít tớn kém, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.

Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động. Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng.

Nhược điểm:

Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận. Nhà quản trị phải có sức ảnh hưởng lớn.

Phạm vi sử dụng còn hạn chế.

<i><b>1.2.2.5 </b>Cơ cấu tổ chức quản trị phân nhánh theo sản phẩm </i>

Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm.

Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có qui trình cơng nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau. Ví dụ, các cơng ty xe hơi ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại xe hơi. Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chun mơn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ (Cảnh Chí Hồng, 2021).

Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chun mơn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

<i><b>1.2.2.6 </b>Cơ cấu tổ chức quản trị theo khách hàng </i>

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng. Hình 1.6 chỉ ra sự phân chia theo khách hàng và những ưu nhược điểm của cách thức phân chia này.

Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở kinh doanh, và càng ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chánh sự nghiệp.

Ưu điểm:

Hiểu rõ nhu cầu khách hàng.

Tác động tốt tới tấm lý đối với khách hàng. Nhược điểm:

Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng. Các nhóm khách hàng khơng phải ln xác định rõ ràng.

Là cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địa bàn khá rộng và thường thì kinh doanh những sản phẩm giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các Phòng Thương nghiệp ở Quận, Huyện. Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc

<b>Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu quản trị theo khách hàng </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm. Hình 1.7 chỉ ra việc phân chia bộ phận theo lãnh thổ của một công ty kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam và những ưu nhược điểm của cách thức phân chia này (Cảnh Chí Hồng, 2021).

Ưu điểm:

Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương. Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng.

Có thơng tin trực tiếp tớt hơn với những đại diện của địa phương. Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị.

Nhược điểm:

Cần nhiều người có năng lực quản lý chung. Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức.

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

<b>1.2.3 Phương pháp tổ chức bộ máy </b>

Phân chia bộ phận theo chức năng các công việc theo hoạt động được thực hiện. Dạng thức chức năng sản xuất – tài chính – tiếp thị là dạng phân chia phổ biến nhất.

Phân chia bộ phận theo chức năng có tính phổ biến, bởi vì nó cho phép chun viên có chun mơn kỹ thuật tương tự làm việc phân chia bộ phận chức năng là nó tạo ra “các (Cảnh Chí Hồng, 2021)đường biên kỹ thuật”, trong đó quan tâm bộ phận có thể vượt trên quan tâm chiến lược của tổ chức.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

Vì phân chia bộ phận theo chức năng khún khích sự khác biệt hóa ảnh hưởng đến hợp nhất, nên một phương án cấu trúc có vẻ hữu cơ hơn đã xuất hiện, theo đó một sản phẩm (hay dịch vụ) là chủ đề hợp nhất (thay vì một loại cơng việc chức năng), các sản phẩm sẽ được quản trị như doanh nghiệp bán tự chủ (semiautonomous).

Trong tình h́ng các tổ chức có thị trường qua các q́c gia hay tồn thế giới thì địa lý đóng vai trị dạng thức cấu trúc. Sự phân tán địa lý của các nguồn lực (như các công ty mỏ), phân tán địa lý của cơ sở (như hệ thống đường xe lửa), hoặc khách hàng phân tán (chuỗi siêu thị) có thể khún khích việc dùng dạng thức địa lý để đưa các nhà điều hành ”gần hơn với hoạt động”.

<i><b>1.2.3.4 </b>Phân chia theo khách hàng </i>

Lý lẽ là để phục vụ tốt hơn các nhu cầu khác biệt của các nhóm khách hàng. Phân chia bộ phận theo khách hàng có chung một yếu điểm với Cấu trúc Sản phẩm – Dịch vụ hay Vị trí Địa lý, do tạo ra sự trùng lắp tốn kém về nhân sự và cơ sở vật chất. Thiết kế theo chức năng sẽ giải quyết vấn đề trùng lắp (duplication).

<b>Hình 1.11 Sơ đồ phân chia bộ phận theo khách hàng Hình 1.10 Sơ đồ phân chia bộ phận theo vị trí địa lý </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

<i><b>1.2.3.5 </b>Phân chia theo q trình dịng cơng việc (Tái cấu trúc) </i>

Tái cấu trúc là khái niệm khởi sự từ tờ giấy trắng, và tái thiết kế tồn bộ tổ chức để tăng tớc tồn bộ quá trình kinh doanh. Tác lực thúc đẩy tái cấu trúc là chi phí thấp, chất lượng tớt hơn, tốc độ nhanh hơn, sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin hiện đại, và cải thiện sự thỏa mãn khách hàng. Các tổ chức với các bộ phận q trình dịng cơng việc được gọi là các tổ chức theo chiều ngang (Horizontal Organizations) bởi vì nó nhấn mạnh trên dịng cơng việc thơng śt và tốc độ giữa hai điểm then chốt sau:

(1) Xác định nhu cầu khách hàng. (2) Thỏa mãn khách hàng.

Đây là một tiêu diểm hướng ra bên ngoài (outward focus) ngược với tiêu điểm hướng về bên trong (inward focus) của phân chia bộ phận chức năng.

Trong thực tiễn thường xuất hiện các cấu trúc phối hợp các dạng thức phân chia bộ phận trên. Các tổ chức lớn phục vụ các thị trường rộng có thể hữu ích, khi phới hợp việc phân chia bộ phận sản xuất và tài chính trung tâm với một số bộ phận tiếp thị theo địa lý thay vì có một bộ phận tiếp thị duy nhất.

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

<b>1.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC HÌNH THÀNH CẤU TRÚC BỘ MÁY CỦA TỔ CHỨC </b>

<b>1.3.1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp </b>

Mục tiêu hay chiến lược ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của doanh nghiệp vì : Chiến lược xác định các nhiệm vụ của doanh nghiệp và căn cứ vào đó mà xây dựng bộ máy.

Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với từng nhiệm vụ; tổ chức sẽ phải thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo đặc điểm của con người trong doanh nghiệp.

Chiến lược xác định hồn cảnh mơi trường mà trong mơi trường đó sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức.

<b>1.3.2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội </b>

Nói đến bới cảnh kinh doanh hay bới cảnh xã hội là nói đến mơi trường kinh doanh bên ngồi của tổ chức. Tính chất ổn định hay bất ổn của môi trường ảnh hưởng rất lớn tới việc hình thành bộ máy của tổ chức.

Hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh khơng có hoặc có ít thay đổi đột biến, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm,... Trái lại, một hoàn cảnh thay đổi là hồn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối với các yếu tố kể trên (sản phẩm, thị trường,...). Trong hoàn cảnh xáo trộn thì doanh nghiệp phải có một bộ máy tổ chức thích hợp, linh hoạt, con người phải có tinh thần hợp tác và không phân rõ nhiệm vụ, cấp bậc sẽ phù hợp hơn.

Vì vậy để thích nghi với các hồn cảnh khác nhau, bộ máy tổ chức doanh nghiệp phải có sự thay đổi để phù hợp. Một tổ chức ví như cơ thể sớng, nếu nó ḿn tồn tại và phát triển thì cần phải thích ứng được với mơi trường và nó đang hoạt động.

<b>1.3.3 Năng lực và trình độ của nhân sự trong tổ chức </b>

Loại cá nhân có ảnh hưởng có ảnh hưởng trước hết với cơng tác tổ chức bộ máy là nhà quản trị. Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ chức thường cũng phải phù hợp với đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Như

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

vậy, một yếu tố quyết định bộ máy tổ chức có nhiều cấp bậc, hồn tồn là một biến sớ phụ thuộc vào các đặc trưng của con người trong mỗi doanh nghiệp.

<b>1.3.4 Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp </b>

Nhiều cơng trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là yếu tớ quan trọng có ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Joan Woodward tại Siouth Essex trong thập niên 60, Woodward đã cho rằng những doanh nghiệp có cơng nghệ sản xuất, quy trình hoạt động phức tạp, thường có bộ máy tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiên ở cường độ cao. Và trái lại, doanh nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, công nghệ đơn giản, tầm hạn quản trị khá rộng; nghĩa là nhà quản trị có thể giám sát cơng việc của số đông nhân viên. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo có sự phới hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp.

<b>1.4. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY </b>

Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức: công tác tổ chức nhằm đạt được mục tiêu. Vì vậy, cơng tác tổ chức triển khai không thể không gắn với mục tiêu của tổ chức

Phân tích và xác định các mới liên hệ giữa các mục tiêu: đây chính là tiền đề để phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị, bộ phận

Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu

Liệt kê những hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp Mơ tả các nhiệm vụ có liên quan

Phân loại và phân chia các hoạt động Xác định tính quan trọng của từng

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

<b>1.4.3 Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể </b>

Phân chia các hoạt quan trọng thành các nhiệm vụ chủ ́u

Hệ thớng hóa các nhiệm vụ: tùy theo ngành nghề hoạt động của tổ chức, quy mơ và chiến lược mà các nhóm các công việc theo từng chức năng, từng khách hang

<b>1.4.4 Thiết lập phòng ban, các bộ phận </b>

Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức Xác định yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ

Xây dựng mơ hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên

Thiết lập bộ khung ( sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể

Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận

Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ, thể hiện đường truyền chỉ đạo công việc, xây dựng cơ cấu quản trị

Thiết lập văn bản quy chế hoạt hoạt động cho bộ máy tổ chức

<b>1.4.6 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự </b>

Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật

Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ Quy định các chế độ đãi ngộ, khen thưởng và phạt

Sử dụng bảng mô tả nhiệm vụ

Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

Đánh giá khả năng nhân sự

Xác định tầm hạn quản trị: xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận

Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc

Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn đo lường

Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức Xác định mức độ hoàn thành công việc, nhiệm vụ Xác định các nguyên nhân

Áp dụng biện pháp điều chỉnh bộ máy tổ chức.

<b>TÓM TẮT CHƯƠNG 1 </b>

Qua chương 1, em đã giới thiệu và hệ thống khái quát một số kiến thức nền tảng về cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm: các khái niệm, mục tiêu, vai trò, ý nghĩa, các phương pháp và quy trình tổ chức bộ máy… Đồng thời chương 1 được sử dụng làm nền tảng để triển khai tìm hiểu, so sánh thực tế tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Bất động sản Emaar Land ở chương 2.

</div>