Thực tập chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>THÔNG TIN CHUNG</b>

Tên đề tài: Phân tích và phát triển hệ thống quản lý nhập xuất, tồn kho và bảo hành hàng hóa của cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care

Đơn vị thực tập: Cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care Ngày bắt đầu: 25/01/2022 - Ngày kết thúc: 10/06/2022

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Chu Văn Huy Thông tin sinh viên thực hiện: Nhóm 17

<b>BẢNG PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ</b>

<b>STTHọ và tên^{Mã sinh}_viênNhiệm vụ_thành^Hồn</b>

1 ^{Trần Thành Cơng}_{(Nhóm Trưởng)} ^22A404001₀

- Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự.- Mô tả kịch bản casử dụng

- Lập bảng phỏng vấn- Thiết kế cơ sở dữliệu

- Thiết kế giao diện

- Tìm hiểu và mơ tảchi tiết về các quytrình tại cửa hàng.- Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự.- Mô tả kịch bản casử dụng

- Vẽ biểu đồ lớp, mơhình thực thể ERD- Thiết kế cơ sở dữliệu.

100%

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

3 Lê Thị Hồng ^22A404011₀

- Vẽ biểu đồ hoạtđộng của các quytrình

-Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự.- Mô tả kịch bản casử dụng

- Thiết kế giao diện.- Tổng hợp và chỉnhsửa Word.

100%

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>LỜI CAM ĐOAN</b>

Chúng tôi xin cam đoan kết quả đạt được trong báo cáo là sản phẩm nghiêncứu, tìm hiểu của riêng chúng tơi. Trong tồn bộ nội dung của báo cáo, nhữngđiều được trình bày hoặc là của chúng tôi hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồntài liệu. Tất cả tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợppháp.

Chúng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theoquy định theo lời cam đoan của mình.

SINH VIÊN THỰC HIỆN<small>Trần Thành Công</small>

<small>Đồng Thị SenLê Thị Hồng</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>LỜI CẢM ƠN</b>

Trong suốt quá trình thực hiện bài thực tập, tuy cịn rất nhiều những thiếu xót vềkiến thức nhưng chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, và giảng dạytừ phía giảng viên khoa Hệ thống thông tin quản lý. Bài báo cáo thực tập chuyên ngànhlà kết quả của quá trình cố gắng của chúng em và không thể không kể đến sự khích lệđơng viên từ phía thầy cơ và bạn bè.

Chúng em vô cùng biết ơn và muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các giảngviên của Khoa, đặc biệt là thầy Chu Văn Huy đã trực tiếp tận tình hướng dẫn cũng nhưcung cấp các kiến thức và tài liệu thông tin cần thiết trong suốt quá trình tiến hành bàibáo cáo của chúng em.

Xin chân thành cảm ơn Cửa hàng cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal

<b>Care – đơn vị thực tập và anh Nguyễn Thành Dương đã tạo điều kiện cho chúng em tìm</b>

hiểu thực tế, cung cấp cho chúng em những tài liệu thơng tin về các quy trình hoạt độngcó liên quan đến nội dung thực tập

Trong những bước đầu đi vào thực tế, chúng em còn gặp phải những hạn chế vànhiều bỡ ngỡ nên bài báo cáo khơng tránh khỏi những sai sót, chúng em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp quý báu từ thầy cơ để chúng em có thể bổ sung và hồnthiện bài báo cáo cũng như có thêm kiến thức chuyên ngành bổ ích.

Sau cùng, chúng em xin kính chúc thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin quảnlý thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh trồng người.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>CHƯƠNG I: MƠ TẢ BÀI TỐN</b>

<b>1.1 Giới thiệu về cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care1.1.1 Tổng quan </b>

- Tên cửa hàng: METAMO - Personal Care.- SĐT liên hệ: (+84)38500882.

- Email: Cửa hàng bán online:

<b> Quản lý và chịu trách nhiệm: Nguyễn ThànhDương.

hàng chuyên cung cấp các sản phẩm, thiết bị massage hỗ trợ phục hồi cơthể sau các hoạt động thể dụng thể thao, vận động, …. với các dòng máynhư gối massage cổ vai ngáy, bồn ngâm chân, máy massage cầm tay,…..Được thành lập năm 2019 và bắt đầu đi vào bán hàng cung cấp năm2021. Với mong muốn đem đến cho khách hàng các sản phẩm giá cả phùhợp với mức thu nhập từ thấp đến cao của người lao động các sản phẩmvới các mức giá tại cửa hàng hết sức đa dạng.

<i><small>Hình 1.1: Cửa hàng Thiết bị Massage – Personal Care</small></i>

<b>1.1.2 Sơ đồ tổ chức</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>1.2.2. Mục tiêu cần đạt được</b>

- Nghiên cứu, phân tích và phát triển một hệ thống quản lý chungnhất, tự động quá ở mức trung bình thay thế cho hình thức quản lý thủcông hiện tại.

- Đáp ứng được cơ bản yêu cầu của cửa hàng về quản lý kho vàquản lý khách hàng về bảo hành sản phẩm. Và đáp ứng nhu cầu phát triểncủa hệ thống trong tương lai.

- Tối ưu hóa quy trình, hiệu quả hoạt động của cửa hàng đồng thờiđề xuất các giải pháp giúp cửa hàng vận hành một cách đơn gian và hiệuquả.

<b>1.2.3 Phạm vi nghiên cứu</b>

<small>Quản lý và chịu trách nhiệm</small>

<small>Quản lý cửa hàng</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Thông qua các kiến thức đã học, nhóm tập trung vận dụng vàonghiên cứu và phát triển các chức năng quản lý dựa trên hệ thốngHaravan và SOTA link. Qua đó hướng tới giải quyết tổng thể các vấn đềtrong hoạt động vận hành, quản lý của cửa hàng, đồng thời đưa ra các giảipháp cho các vấn đề cụ thể đó.

<b>1.3 Tổng quan về bài toán 1.3.1 Lý do chọn bài toán </b>

Trong quá trình tham gia thực tập tại cửa hàng, chúng em nhậnthấy các vấn đề về quản lý tại cửa hàng chưa được đảm bảo, cịn nhiềuthiết sót gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, bán hàng của cửahàng. Đặc biệt về vấn đề bảo hành, các sản phẩm còn thời gian bảo hànhsau khi bán cho khách hàng, dễ bị nhầm và thất lạc.

Bài toán được đưa ra cho cửa hàng là làm sao để có thể quản lýkho và quản lý về sản phẩm bảo hành. Nhằm đảm bảo q trình xuất nhậphàng hóa, q trình bảo hành hàng hóa được tối ưu nhất, tiết kiệm thờigian và giảm được phần nào chi phí cơ bản, cũng như chi phí phát sinhcho cửa hàng.

Do vậy nhóm em đề xuất tham gia nghiên cứu, xây dựng quy trìnhquản lý xuất nhập hàng hóa, quản lý kho và quản lý bảo hành sản phẩmcho cửa hàng Thiết bị massage METAMO - Personal Care.

<b>1.3.2 Các quy trình quản lý hiện tại của cửa hàng Thiết Bị MassageMetamo - Personal Care </b>

<i><b>• Nhập hàng mới:</b></i>

Qua sổ sách ghi chép và báo cáo của nhân viên, quản lý cửa hàngsẽ đưa ra quyết định nhập hàng đối với sản phẩm được tiêu thụ nhanh vàsố lượng trong kho đã hết hoặc gần hết.

Khi hàng về thì kế tốn và quản lý kho sẽ thực hiện các thủ tụcgiấy tờ, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng. Sau đó sắp xếp vào vị tríđã được chỉ định trong kho tránh bị nhầm lẫn với các sản phẩm khác.

<i><b>• Quản lý sản phẩm bảo hành: </b></i>

Sau khi nhận được phản hồi từ khách hàng về việc bảo hành sảnphẩm lỗi, gặp vấn đề,… từ hệ thống sàn bán hàng (Shopee) nhân viênchăm sóc khách hàng sẽ kiểm tra đơn hàng để xác nhận đơn hàng cịnthời hạn bảo hành hay khơng, nếu còn thời hạn bảo hành cần yêu cầukhách hàng gửi sản phẩm bảo hành về địa chỉ cửa hàng sau đó ghi lạithơng tin của khách, của sẩn phẩm bảo hành vào sổ sách.

<b>1.3.3 Đề xuất các giải pháp thực hiện </b>

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin làđưa ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, sản phẩm đó cầnphù hợp với các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuânthủ các quy định về tài chính và rút ngắn thời gian so với quy trình hiệntại.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Phương pháp được đề nghị ở đây là dựa vào ba nguyên tắc cơ sởchung của nhiều phương pháp hiện đại, có cấu trúc để phát triển hệ thốngthông tin. Ba nguyên tắc đó là:

Ngun tắc 1: Sử dụng mơ hình dữ liệu quan hệ. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Ngun tắc 3: Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khiphân tích và từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế.

<b>1.3.4 Đánh giá tính khả thi của hệ thống a. Khả thi về mặt kinh tế </b>

Xác định lợi nhuận ➢

<i>Lợi nhuận hữu hình: </i>

- Xây dựng hệ thống thơng tin quản lý nhập xuất hàng hóa, quản lýsản phẩm bảo hành góp phần làm cho q trình kiểm sốt các quy trìnhnghiệp vụ một cách dễ dàng, tránh được sai sót, đồng thời giúp bộ phậnquản lý và vận hành dễ dàng theo dõi chuyển giao và lưu trữ thông tin cácsản phẩm.

- Hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng qt về tình hình hoạtđộng của kho hàng cũng như việc nhập xuất hàng trong thời gian thực, hỗtrợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị.

- Hệ thống quản lý giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộphận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu trữ trongkho hàng, hạn chế tối đa tình trạng thất thốt trong q trình nhập hàngcũng như xuất hàng.

- Hệ thống còn quản lý vấn đề bảo hành sản phẩm của cửa hàngnhằm giảm bớt và hạn chế tối đa việc thất lạc sản phẩm và thông tin bảohành khi nhận sản phẩm về cửa hàng.

- Tăng tính cạnh tranh, tính linh hoạt của tổ chức để đưa thông tinkịp thời, tăng tinh thần nhân viên.

<i>Lợi nhuận vơ hình: </i>

- Thơng tin cung cấp chính xác kịp thời.

- Nâng cao hiệu suất làm việc, hiệu quả trong việc xử lý thông tin:tránh nhầm lẫn giữa các giao dịch xuất - nhập hàng hóa với nhau, giảmbất đối xứng thông tin khi nhận các sản phẩm bảo hành.

- Cải tiến tiến trình làm việc. Tiết kiệm thời gian và cơng sức. - Tăng tính chun nghiệp, đảm bảo chất lượng, dịch vụ cho kháchhàng.

Xác định chi phí ➢

<i>Chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu của hệ thống: </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

- Chi phí phát sinh dung lượng lưu trữ dữ liệu. - Chi phí nâng cấp.

- Thơng tin cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ.

- Cải tiến tiến trình làm việc, tiết kiệm thời gian và cơng sức làmviệc.

<i>Khả thi về mặt kỹ thuật: </i>

- Độ lớn của hệ thống: Bình thường.

- Độ phức tạp của hệ thống: Khơng q phức tạp.

Kinh nghiệm nhóm Phát triển: Thông qua các môn học từ năm 1 đến hiện tại, tham gia các hệ thống, bài tập lớn trên giảng đường.

-- Kinh nghiệm người dùng: Không yêu cầu trình độ kĩ thuật cao, dễdàng sử dụng.

<b>1.4 Tìm hiểu yêu cầu người dùng1.4.1 Lập kế hoạch xác định yêu cầu a. Tổng quan về xác định yêu cầu</b>

Hoạt động đầu tiên không thể bỏ qua trong quá trình phân tích hệthống chính là xác định được u cầu của hệ thống. Mục đích chính củacơng việc này là giúp tìm hiểu những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thốnghiện tại từ đó nắm bắt được nhu cầu của người dùng để có thể xây dựngđược hệ thống mới trong tương lai.

Hiện tại các khía cạnh quan tâm của cửa hàng đang bao gồm:

<b> Cơ cấu tổ chức của cửa hàng</b>

<i><small>Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức cửa hàng Thiết bị Massage Metamo – Personal Care</small></i>

<b> Mơ hình quản lý </b>

Quản lý cửa hàng

Quản lý kho_{nhân viên}^{Quản lý}_{khách hàng}^{Quản lý}Kế toán

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Dựa vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của cửa hàng, nhóm chúng em nhậnthấy tất cả các bộ phận đều có mối liên kết chặt chẽ với nhau, cửa hàngcó thể hoạt động một cách nhịp nhàng và đem lại kết quả tốt nhất haykhơng chính nhờ có được sự liên kết đó. Đối với đề tài phân tích và pháttriển hệ thống thơng tin quản lý cho cửa hàng thì mối quan hệ giữa các bộquận quản lý, vận hành cửa hàng càng được thể hiện rõ ràng.

Bất kì doanh nghiệp nào, thực thể kinh doanh nào, một khi khả nănghợp tác giữa các nhân viện với nhau khơng có thì rất khó đem lại kết quả.Mỗi nhân viên đều đảm nhiệm chức năng khác nhau, muốn hồn thànhcơng việc hiệu quả thì sự tương tác giữ các bộ phận quản lý cần phảiđược chú trọng.

Sau khi hiểu được cơ cấu tổ chức của cửa hàng cũng như biết được mơhình quản lý, nhóm chúng em đã có được những cái nhìn thực thế và rõhơn về mối quan hệ giữa các bộ phận từ đó giúp bọn em hình dung rathêm phần nào quy trình nghiệp vụ được thực hiện trong quá trình hoạtđộng của Cửa thiết bị Massage METAMO - Personal Care.

<b> Mẫu bảng câu hỏi và ghi nhận trả lời:</b>

<i>- Trả lời:</i>

Hiện tại cửa hàng đang kinh doanhcác mặt hàng, thiết bị chăm sóc sứckhỏe, cụ thể cửa hàng đang tập trungcung cấp các thiết bị máy massagenhư: máy massage cầm tay, máy ngâmchân massage tự đông,….

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Đáng tin cậy.2 Quy trình nhập hàng

của cửa hàng do ai quảnlý ?

<i>- Trả lời: </i>

Hiện tại, quy trình nhập hàng tạicửa hàng do quản lý cửa hàng chịutrách nhiệm.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

Quản lý kho sẽ kiểm tra về sốlượng, chất lượng hàng.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Chưa rõ ràng, chi tiết4 Nhân viên trong cửa

hàng sẽ kiểm tra hàngtồn kho như thế nào ?

<i>- Trả lời:</i>

Nhân viên sẽ dựa vào các số liệuđược ghi trong sổ sách hoặc kiểm kêhàng hóa trực tiếp trong kho.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Chưa rõ ràng, nhận thấy việc kiểmtra hàng tồn kho hiện tại dễ gây nhầmlẫn, khơng nhất qn giữa sổ sách vàtrình trạng thực tế của kho.

5 Hiện tại việc quản lýcác sản phẩm bảo hànhcho khách hàng do aiphụ trách ?

<i>- Trả lời:</i>

Việc quản lý các yêu cầu bảo hànhhiện nay do nhân viên của bộ phậnchăm sóc khách hàng chịu tráchnhiệm.

Quản lý kho sẽ có trách nhiệm sửachữa sản phẩm.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Chưa rõ ràng, chưa xác định

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

6 Quy trình quản lý cácsản phẩm bảo hành tạicửa hàng diễn ra nhưthế nào ạ?

<i>- Trả lời:</i>

Sau khi nhận được phản hồi từkhách hàng về việc bảo hành sảnphẩm, nhân viên chăm sóc khách hàngsẽ kiểm tra đơn hàng để xác nhận đơnhàng còn thời hạn bảo hành haykhơng.

Nếu cịn thời hạn bảo hành cần yêucầu khách hàng gửi sản phẩm bảohành về địa chỉ cửa hàng và sau đó ghilại thông tin của khách, của sản phẩmbảo hành vào sổ ghi chép.

<i>- Trả lời:</i>

Khi hàng hóa bảo hành được gửiđơn vị vận chuyển gửi đến cửa hàng.Lúc này nhân viên quản lý kho phải sửdụng sổ ghi chép thông tin bảo hànhđể kiểm tra thông tin.

<i>- Trả lời:</i>

Thông tin khách hàng và sản phẩmchưa được lưu trữ đầy đủ vẫn cần phảighi chép bằng sổ sách.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Đáng tin cậy, nhận thấy dễ gây saisót số liệu, chăm sóc khách hàng khókhăn.

9 Cửa hàng có đang sửdụng phần mềm nào đểquản lý không ạ?

<i>- Trả lời:</i>

Hiện tại cửa hàng chưa có phầnmềm củ thể nào để quản lý. Khi cầnthiết mới sử dụng một số phần mềmnhư Microsoft Excel hoặc Googletrang tính để ghi chép thơng tin.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Chưa cụ thể, chưa rõ ràng, nhậnthấy chưa có sự nhất quán trong việcsử dụng phần mềm.

10 Dựa vào đâu mà quảnlý cửa hàng có thể đưara quyết định nhập thêmhàng hóa ?

<i>- Trả lời:</i>

Dựa vào báo cáo thường xuyên củaquản lý kho, từ đó quản lý cửa hàng sẽcó được số liệu để đưa ra quyết địnhnhập thêm hàng hay không.

<i>- Kết quả quan sát: </i>

Chưa rõ ràng, chưa xác định

<b><small>1.4.2 Tìm hiểu về các quy trình nghiệp vụ</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

<i><b>a. Quy trình nhập hàng</b></i>

<b> Mơ tả tổng quan về quy trình nhập hàng</b>

Mơ tả tổng quan về quy trình nhập hàngNgười lập bảng: Đồng Thị Sen

Ngày lập bảng: 23/04/2021

Đối tượng thực hiện: Kế toán, Quản lý kho, Quản lý cửa hàng

Điều kiện bắt đầu: Khi nhân viên kho ( nhân viên đóng gói ) báo số lượnghàng trong kho sắp hết với quản lý kho.

Thông tin đầu vào: Nhu cầu hàng hóa

Kết quả đầu ra: Phiếu nhập hàng, Phiếu nhập khoĐối tượng sử dụng:

- Kế toán

- Nhân viên kho- Quản lý cửa hàngTần suất: Hàng ngàyQuy tắc:

- Khi có u cầu nhập hàng thì tiến hành kiểm tra tình trạng hàng thực tếtrong kho rồi gửi yêu cầu cho nhà cung cấp.

- Nhập đúng, đủ và chính xác đảm bảo cả số lượng và chất lượng với hàngcần nhập.

<b> Mơ tả chi tiết quy trình nhập hàng</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

Mơ tả chi tiết quy trình nhập hàngNgười lập bảng: Đồng Thị SenNgày lập bảng: 23/04/2021

STT Người thực hiện Nội dung thực hiện ^{Biểu mẫu liên}quan

HĐ1 Quản lý kho

Tiến hành kiểm kê số lượnghàng hóa cịn trong kho vàomỗi cuối ngày, ghi chép sốliệu và gửi lại báo cáo lạivới quản lý cửa hàng.

Báo cáo,thống kê khohàng.

HĐ2 ^{Quản lý cửa}hàng

Xem xét dựa trên thực trạngkinh doanh để đưa ra quyếtđịnh nhập hàng hóa.

HĐ3 ^{Quản lý cửa}hàng

Thông báo, gửi yêu cầunhập số lượng hàng đến nhàcung cấp.

Phiếu giaohàng

HĐ4 Nhà cung cấp

Phản hồi và thông báo vềyêu cầu nhập hàng thôngqua các kênh liên lạc nhưZalo, Email,….

HĐ5 Quản lý cửahàng

Kiểm tra phản hồi:

- Nếu đủ số lượng nhập theoyêu cầu, chuyển qua HĐ6.- Nếu không đủ số lượngtheo yêu cầu, chuyển quaHĐ7.

HĐ6 Quản lý cửahàng

- Lên đơn hàng, thông báothời gian, địa chỉ cụ thể

Phiếu nhậphàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

nhận hàng.HĐ7 Quản lý cửa

- Khơng đồng ý nhập hàng :Kết thúc quy trình.

- Đồng ý nhập hàng:

+ Lấy số lượng còn sẵn vàquay lại HĐ6

+ Lên hợp đồng yêu cầu sảnxuất, nhập hàng,… chuyểnqua HĐ8

HĐ8 Nhà cung cấp Lập hợp đồngHĐ9 Quản lý cửa

Kiểm tra hợp đồng:

- Nếu hợp đồng đúng đủ yêucầu, chuyển sang HĐ10. - Nếu hợp đồng có sai sót điều khoản, số lượng, giá cả,chuyển sang HĐ11.

Hợp đồng

HĐ10 Quản lý cửa hàng

Ký kết hợp đồng, chuyển sang HĐ12

Hợp đồng

HĐ11 Quản lý cửa hàng

Yêu cầu sửa đổi và quay lại HĐ9

HD13 Nhà cung cấp Tiền hành sản xuất, nhập hàng hóa,… hẹn ngày trả hàng hóa cho cửa hàng.

Phiếu giaohàng

HĐ13 Quản lý kho Nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa,…. và báo lại cho quản lý cửa hàng.

Phiếu nhậphàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

HĐ14 Quản lý cửa hàng

Thanh toán theo hợp đồng, theo đơn giao hàng.

Phiếu nhậphàng

quản lý cửa hàng và ghi chép lại thông tin phiếu nhập.

Phiếu nhậphàng

<i><b>b. Quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượng cịn tồn trongkho</b></i>

<b> Mơ tả tổng quan quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và sốlượng cịn tồn trong kho</b>

Mơ tả tổng quan quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượng còntồn trong kho

Người lập bảng: Đồng Thị SenNgày lập bảng: 23/04/2021

Đối tượng thực hiện: Quản lý kho, Kế toán, Khách hàng

Điều kiện bắt đầu: Khách hàng đặt hàng thông qua sàn thương mại điệntử Shopee.

Thông tin đầu vào: Thông tin đơn hàng qua sàn thương mại điện tửShopee.

Kết quả đầu ra: Số lượng hàng bán mỗi ngày, số lượng còn tồn của mỗisản phẩm.

Đối tượng sử dụng: - Kế toán

- Nhân viên khoTần suất: hàng ngàyQuy tắc:

- Nhân viên kho nhận đơn đặt hàng từ khách hàng thông qua sàn thươngmại điện tử Shopee.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

- Kiểm tra số lượng hàng trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàngkhơng.

- Tiến hành giao hàng cho khách theo đơn đặt hàng.

- Kế toán thống kê đơn hàng, dữ liệu từ hệ thống Shopee và ghi chép lạisố lượng bán, giá bán, doanh thu,.. và báo cho quản lý cửa hàng.

<i>Ghi chú: Nếu trong q trình vận chuyển có xảy ra vấn đề đối với hàng</i>

hóa thì bên phía cửa hàng sẽ có những chính sách xử lý riêng đối vớinhững trường hợp như thế để đảm bảo tối đa lợi ích cho khách hàng.

<b> Mô tả chi tiết quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượngcịn tồn trong kho</b>

Mơ tả chi tiết quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượng còn tồntrong kho

Người lập bảng: Đồng Thị SenNgày lập bảng: 23/04/2021

STT Người thực hiện Nội dung thực hiện Biểu mẫu liênquan

trên hệ thống Shopee

in đơn hàng từ hệ thốngShopee

phẩm tồn kho còn trongkho:

- Nếu đủ đáp ứng kháchhàng,chuyển sang HĐ4.- Nếu không đủ đápứng khách hàng thì

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

chuyển sang HĐ5.

HĐ4 Quản lý kho Đóng gói và bàn giaocho bên vận chuyển,với biên bản bàn giao.

Biên bản bàngiao.

HĐ5 Nhân viên CSKH Thông báo đến kháchhàng, sẽ gửi đi vào 1-3ngày sau, hoặc thôngbáo để khách đặt lại sảnphẩm khác.

- Nếu khách chấp nhận,quay về HĐ2.

- Nếu khách khôngchấp nhận, chuyển sangHĐ6.

HĐ6 Nhân viên CSKH Đồng ý yêu cầu hủyđơn và kết thúc quytrình

HĐ7 Kế tốn Cuối ngày, nhân viênkế toán sẽ thống kê sốsản phẩm bán được trênsàn, ghi chép và đốixứng với số lượng sảnphẩm còn tồn với nhânviên kho.

HĐ8 Khách hàng * TH1: Khách hàngkhông nhận hàng.Chuyển sang HĐ10* TH2: Nhận hàng và

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

kiểm tra:

- Nếu đảm bảo chấtlượng, khách hàng bấmxác nhận đã nhận đượchàng và kết thúc quytrình

- Nếu khơng đảm bảochất lượng hoặc có vấnđề chuyển sang HĐ9.- Nếu thiếu hàngchuyển sang HĐ12

HĐ10 Quản lý kho Kiểm tra và xác nhậnhoàn hàng trả tiền, đơnhàng khách hàng khơngnhận. Nhận hàng hồntrả về kho.

Phiếu kê khai hàng trả

HĐ11 Quản lý kho Kiểm tra hàng hoàn về: - Nếu nguyên vẹn,chuyển sang HĐ13. - Nếu khơng ngunvẹn, chuyển sang

HĐ12 Kế tốn Đền bù giá trị hàngthiếu. Ghi chép vàthống kê. Đến HĐ15

Lưu thông tinchuyển khoản

HĐ13 Quản lý kho Ghi chép lại số lượng

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

còn tồn trong kho

phẩm lỗi, giá trị sảnphẩm lỗi. Đến HĐ15

cho quản lý cửa hàng.

<i><b>c. Quy trình quản lý bảo hành sản phẩm</b></i>

<b> Mơ tả tổng quan về quy trình bảo hành sản phẩm</b>

Mơ tả tổng quan quy trình bảo hành sản phẩmNgười lập bảng: Đồng Thị Sen

- Khách hàng- Nhân viên CSKH- Quản lý kho

Tần suất: Khi có yêu cầu từ khách hàngQuy tắc:

- Bảo hành đổi trả ( 1 đổi 1) sản phẩm trong vòng 7 - 15 ngày với tùy sảnphẩm bị lỗi do nhà sản xuất, hư hại trong quá trình vận chuyển.

- Bảo hành sửa chữa theo sản phẩm với thời hạn tính từ lúc mua hàng 3tháng, 6 tháng, 12 tháng,…

<b> Mơ tả chi tiết về quy trình bảo hành sản phẩm</b>

Mơ tả chi tiết về quy trình bảo hành sản phẩmNgười lập bảng: Đồng Thị Sen

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

hành sản phẩm củakhách hàng.

HĐ3 Nhân viên CSKH Kiểm tra đơn hàngthông qua mã đơnhàng trên hệ thốngShopee:

- Bảo hành lỗi sảnphẩm do nhà sản xuấthoặc trong quá trìnhvận chuyển. Chuyểnsang HĐ4

- Bảo hành sản phẩmbị hư hỏng trong quátrình sử dụng cònthời hạn bảo hành.Chuyển sang HĐ6- Đơn hàng, sảnphẩm hệ thời gianbảo hành. Thông báocho khách hàng vàkết thúc quy trìnhHĐ4 Nhân viên CSKH Thơng báo cho quản

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

lý kho.

HĐ5 Quản lý kho Lên đơn hàng mớiđổi sản phẩm mớicho khách hàng. Vànhận sản phẩm lỗi về.

Biên bản hànghóa bị hư hỏng

HĐ6 Nhân viên CSKH Thông báo với quảnlý kho và cung cấpthông tin để kháchhàng gửi sản phẩm vềbảo hành.

tin đơn hàng bảohành cho nhân viênCSKH.

HĐ8 Nhân viên CSKH Ghi chép và gửithông tin cho quản lýkho.

Mẫu ghi chépthông tin.

HĐ9 Quản lý kho Nhận đơn hàng bảohành, tiến sửa chữa.Sau khi hồn thànhthơng báo cho nhânviên CSKH.

HĐ10 Nhân viên CSKH Liên lạc và thông báođến khách hàng.HĐ11 Nhân viên CSKH Gửi lại sản phẩm đã

tiến hành bảo hànhkẻm và gửi thông tingửi sản phẩm bảohành cho khách hàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

HĐ12 Khách hàng Nhận được hàng saukhi bảo hành, kiểmtra sản phẩm:

- Không phát sinh lỗi,sang HĐ13

- Phát sinh lỗi sangHĐ14

HĐ13 Nhân viên CSKH Cập nhật trạng tháibảo hành và kết thúcquy trình.

HĐ14 Nhân viên CSKH Tiếp nhận và trở lạiHĐ3

<i><b>d. Các biểu mẫu liên quan</b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

<i><small>Hình 1.4: Phiếu nhập kho</small></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

<i><small>Hình 1.5: Biểu mẫu giao hàng từ nhà cung cấp</small></i>

<i><small>Hình 1.6: Biểu mẫu giao nhận của cửa hàng</small></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

<i><small>Hình 1.7: Biên bản giao hàng hóa cho bên vận chuyển</small></i>

<i><small>Hình 1.8: Biểu mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hư hỏng</small></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

<i><small>Hình 1.9: Biểu mẫu bảo hành sửa chữa</small></i>

<b><small>1.5 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại, đề xuất cải tiến cho quy trình mới1.5.1 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại</small></b>

<i>Ưu điểm: </i>

- Cửa hàng có uy tín, kinh nghiệm nghiên cứu về sản phẩm, có hệthống nhân viên từ quản lý, nhân viên, kế toán ,….

- Lượng khách hàng, đơn hàng ổn định. - Nguồn hàng có xuất xứ rõ ràng, đa dạng. - Có quy trình bảo hành sản phẩm.

<i>Nhược điểm: </i>

- Việc thu thập dữ liệu và quản lý hàng hóa được thực hiện bằngnhững phương pháp thủ cơng thơng qua ghi chép sổ sách, tính tốn sốlượng và gây mất cân xứng thơng tin quản lý, làm ảnh hưởng đến việcbán hàng, cung cấp sản phẩm.

<i>- Mất nhiều công sức, thời gian trong khâu quản lý hàng hóa.</i>

- Làm mất thơng tin bảo hành, mất sản phẩm bảo hành của kháchkhi gửi về cho cửa hàng tiến hành bảo hành. Khiến cửa hàng phải gửi trảcho khách sản phẩm mới, dẫn đến tốn chi phí, phát sinh nhiều bất lợi chocửa hàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

<b><small>1.5.2 Đề xuất cải tiến cho quy trình mới</small></b>

Dựa trên quy trình đang có của cửa hàng, nhóm cũng có những đềxuất, góp ý để hồn thiện hơn quy trình cho cửa hàng như sau:

 Nhóm chúng em đã dựa trên ứng dụng Haravan và hệ thống quảnlý SOTA link để xây dựng phần mềm quản lý nhập xuất hàng hóavà quản lý tồn kho cho cửa hàng.

 Các hệ thống trên có thể giải quyết đa phần những khó khăn màcửa hàng găp phải như đã nêu ở phần trước như: dữ liệu liên quanđến việc nhập, xuất hàng hóa đều được lưu trữ trên hệ thống mộtcách chi tiết và đầy đủ, dữ liệu tập trung nên sẽ giúp nhà quản lýkiểm sốt dễ dàng hơn, từ đó giảm được rất nhiều chi phí, tiết kiệmđược thời gian cũng như tránh được những sai sót, mất mát dữ liệu<small>.</small>Trong phần dưới đây nhóm em sẽ thiết kế và xây dựng một quy trìnhhồn thiện hơn để góp phần giúp cho cửa hàng có một hệ thống hồnchỉnh, khắc phục được tối đa những khâu còn chưa được linh hoạt và rõràng, làm cho quy trình của cửa hàng phát huy được tính hiệu quả và rõràng, phục vụ tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của cửahàng.

<b>CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG<small>2.1 Xác định yêu cầu hệ thống</small></b>

<small>Dựa trên tài liệu kế hoạch dự án cơ sở, nhóm vạch ra 3 nội dung chính để tiến hành xây dựng câu hỏi phỏng vấn:</small>

<small> Quy trình nhập hàng (gồm nhu cầu nhập hàng, phiếu nhập hàng, phiếunhập kho).</small>

<small> Quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượng cịn tồn trong kho. Quy trình quản lý bảo hành.</small>

<b><small>2.2 Biểu đồ hoạt động </small></b>

<b><small>2.2.1 Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập hàng</small></b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

<i><small>Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập hàng</small></i>

<b><small>2.2.2 Biểu đồ hoạt động của quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và số lượng cịn tồn trong kho</small></b>

<i><small>Hình 2.2: Biểu đồ hoạt động của quy trình kiểm sốt số lượng hàng bán và sốlượng cịn tồn trong kho</small></i>

<b><small>2.2.3 Biểu đồ hoạt động của quy trình </small>quản lý bảo hành sản phẩm</b>

<i><small>Hình 2.3: Biểu đồ hoạt động của quy trình </small>quản lý bảo hành sản phẩm</i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

<b><small>2.3 Biểu đồ Ca sử dụng và kịch bản sử dụng2.3.1 Biểu đồ ca sử dụng</small></b>

<b><small>c. Biểu đồ ca sử dụng quy trình </small>quản lý bảo hành sản phẩm</b>

<i><small>Hình 2.6: Biểu đồ ca sử dụng quy trình </small>quản lý bảo hành sản phẩm</i>

<b><small>2.3.2 Kịch bản ca sử dụng</small></b>

<b><small>a. Kịch bản ca sử dụng Đăng nhậpTên ca sử dụng Đăng nhập</small></b>

<b><small>Tác nhân</small></b> <small>Quản lý cửa hàng, Quản lý kho, Nhân viên CSKH, Kế</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

<b><small>Điều kiện đầu</small></b>

<b><small>Các luồng sự</small></b>

<b><small>kiện</small>^{Luồng sự kiện chính:}</b><small>- Tác nhân chọn chức năng đăng nhập vào hệ thống.- Hệ thống hiện thị form đăng nhập và yêu cầu nhập cácthông tin cần thiết.</small>

<small>- Tác nhân nhập username và password theo yêu cầu- Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của thông tin vừa nhập. Nếukhông thấy thì thực hiện luồng phụ 1. Nếu hệ thống xácnhận sự tồn tại của thông tin, hệ thống lưu lại nhữngthông tin đăng nhập của tác nhân.</small>

<b><small>Tác nhân</small></b> <small>Quản lý kho</small>

<b><small>Điều kiện đầu</small></b>

<b><small>vào</small></b> ^{Tác nhân đã đăng nhập thành công vào hệ thống.}<b><small>Các luồng sự</small></b>

<b><small>kiện</small>^{Luồng sự kiện chính:}<small>- Tác nhân chọn chức năng Kiểm tra số lượng sản phẩm</small></b>

<small>- Hệ thống sẽ hiện danh sách các loại mặt hàng đang có tạikho. Nếu xảy ra lỗi, không thể thực hiện được yêu cầu thìthực hiện luồng phụ 1.</small>

<small>- Sau khi hệ thống đã hiển thị được danh sách các loại mặthàng, tác nhân có thể tìm kiếm mã sản phẩm thơng quamục tìm kiếm.</small>

<small>- Hệ thống sẽ trả về chi tiết thông tin sản phẩm theo mãsản phẩm được nhập vào. Nếu khơng tìm thấy thì hiển thịthơng báo “Mã sản phẩm khơng tồn tại”. Nếu xảy ra lỗithì thực hiện luồng phụ 2.</small>

<b><small>Luồng sự kiện phụ:</small></b>

<b><small>- Luồng phụ 1: Dừng việc kiểm tra số lượng sản phẩm và</small></b>

<small>trả về thông báo cho tác nhân.</small>

<small>- Luồng phụ 2: Dừng việc tìm kiếm sản phẩm và trả vềthông báo cho tác nhân.</small>

<b><small>Kết quả trả về</small></b> <small>Hiển thị chi tiết thông tin các loại sản phẩm </small>

<b>c. Báo cáo tình trạng kho</b>

<b>Tên ca sử dụng</b> Báo cáo tình trạng kho

</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">

<b>Tác nhân</b> Quản lý kho, Quản lý cửa hàng

<b>Điều kiện đầu vào Tác nhân đã đăng nhập thành công vào hệ thống.</b>

<b>Các luồng sự kiện</b>

<b>Luồng sự kiện chính: </b>

- Tác nhận chọn Lập báo cáo tình trạng kho.

- Hệ thống hiện thị giao diện Báo cáo tình trạng khocho tác nhân.

- Tác nhân chọn các chức năng báo cáo và thống kêtùy theo nhu cầu: hàng xuất trong ngày, hàng nhậptrong ngày, tình trạng hàng hóa tồn kho,…

- Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của các thơng tin vàbáo cáo tình trạng hàng hóa có trong kho hiện tại,thơng báo hệ thống đã lưu Báo cáo tình trạng khothành cơng, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.

<b>Tên ca sử dụng</b> Tạo đơn đặt hàng

<b>Tác nhân</b> Quản lý cửa hàng

<b>Điều kiện đầu vào - Đã đăng nhập</b>_{- Đã nhận dược báo cáo về tình trạng kho}<b>Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:</b>

- Tác nhân lựa chọn Phiếu đặt hàng.

- Hệ thống hiện thị giao diện Phiếu đặt hàng.- Tác nhân nhập thông tin vào Phiếu đặt hàng

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập. Hệ thống lưu lại các thông tin trong Phiếu đặthàng và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu đặt hàngthành cơng, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

<b>Tác nhân</b> Quản lý cửa hàng

<b>Điều kiện đầu vào Đã có phiếu giao hàng từ nhà cung cấp</b>

<b>Các luồng sự kiện</b>

<b>Luồng sự kiện chính:</b>

- Tác nhân lựa chọn Phiếu nhập hàng.

- Hệ thống hiện thị giao diện Phiếu nhập hàng.- Tác nhân nhập thông tin Phiếu nhập hàng.

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập. Hệ thống lưu lại các thông tin trong Phiếunhập hàng và thông báo hệ thống đã lưu phiếu nhậphàng thành cơng, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1.

<b>Điều kiện đầu vào</b>

- Tác nhân đã đăng nhập thành cơng vào hệ thống.- Đã có Phiếu nhập hàng từ Quản lý kho và Phiếugiao hàng từ Nhà cung cấp.

<b>Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính: </b>

- Tác nhân lựa chọn danh mục Lập phiếu nhập kho.

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

- Hệ thống hiển thị giao diện Lập phiếu nhập kho.- Tác nhân nhập thông tin phiếu nhập kho.

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập. Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếunhập kho và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu xuấtkho thành cơng. Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1. - Sau khi phiếu nhập kho thành cơng, Kế tốn sẽphải thực hiện Cập nhật số liệu hàng hóa tồn trongkho.

<b>Luồng sự kiện phụ: </b>

- Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu xuất kho và trả vềthông báo lỗi cho tác nhân.

<b>Kết quả trả về</b>

- Đưa ra được Phiếu nhập kho.

- Số liệu hàng hóa tồn trong kho cần phải được cậpnhật.

<b><small>g. Kịch bản ca sử dụng Cập nhật số liệuTên ca sử dụng Cập nhật số liệu</small></b>

<b><small>Điều kiện đầu</small></b>

- Có được phiếu nhập kho.

<b>- Có được thơng tin, số liệu hàng bán sau mỗi ngày từ</b>

hệ thống Shopee

<b><small>Các luồng sự</small></b>

<b><small>kiện</small>Luồng sự kiện chính: </b>

- Tác nhân chọn chức năng Cập nhật số liệu.

- Hệ thống hiện thị giao diện chi tiết kho: các sảnphẩm, thiết bị, số lượng,….

- Tác nhân yêu cầu thêm mới sản phẩm vào trongkho, tác nhân nhập thông tin sản phẩm như: tên sảnphẩm, số lượng, đơn giá,…. Nếu không cập nhật sốliệu thành cơng thì thực hiện luồng phụ 1. Nếu chỉnhsửa thành công, hệ thống cập nhật số liệu thành công

</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38">

trả kết quả 1.

- Tác nhân yêu cầu chỉnh sửa thông tin lựa chọn thayđổi đơn giá, thông tin khác cần thay đổi,…Nếu khôngchỉnh sửa thành cơng thì thực hiện luồng phụ 2. Nếuchỉnh sửa thành công, hệ thống lưu thông tin cập nhậtmới nhất trả kết quả 2.

- Tác nhân cập nhật tồn kho:

+ Tác nhân chọn Nhập kho: Chọn hàng hóa cầnnhập kho, chọn ngày nhập kho, sau đó nhập số lượngnhập kho,… Nếu khơng cập nhật số liệu thành cơngthì thực hiện luồng phụ 1. Nếu chỉnh sửa thành công,hệ thống cập nhật số liệu thành công trả kết quả 3.+ Tác nhân chọn Xuất kho: Chọn hàng hóa cần xuấtkho, chọn ngày xuất kho, sau đó nhập số lượng xuấtkho,… Nếu khơng cập nhật số liệu thành cơng thìthực hiện luồng phụ 1. Nếu chỉnh sửa thành công, hệthống cập nhật số liệu thành công trả kết quả 3.

Kết quản 3: Cập nhật số liệu thành công

<b><small>h. Kịch bản ca sử dụng Kiểm tra đơn hàng từ ShopeeTên ca sử dụng Kiểm tra số lượng hàng bán từ ShopeeTác nhân</small></b> <small>Quản lý kho</small>

</div>