Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình làm sự kiện doc

Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình
làm sự kiện
Làm thế nào để giữ an toàn cho các đoàn đại biểu, khách mời , người tổ chức,
nhà tài trợ , khách hàng thoát khỏi những sự cố bất ngờ không thể đoán
trước như : Hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị , tình trạng
cấp cứu? Đó là điều mà khi thực hiện bất cứ chương trình nào người làm
event đều phải tính tới và đưa ra những phương án giải quyết
Công tác bảo vệ bao gồm nhiều yếu tố như thiết kế hệ thống, chuẩn bị và thực thi
kế hoạch và công tác bảo vệ cho chương trình. Tùy thuộc vào tính chất event mà
có những hình thức rủi ro khác nhau có thể xảy đến. Tuy nhiên, hãy tham khảo
một vài tình huống trong thực tế có thể gặp phải và chuẩn bị tốt phương án dự
phòng, nhằm tránh được những rủi ro có thể xảy ra hoặc có biện pháp ứng cứu kịp
thời.
Hỏa hoạn
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức event, chúng ta nên trang bị
bình chữa lửa để dập tắt đám lửa kịp thời . Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất
cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn . Điều này đòi hỏi ta phải thiết lập một kế
hoạch riêng biệt cho nó. Trong trường hợp không thể kiểm soát đám cháy thì cách
duy nhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tức
Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau
nhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:
 Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiện
gần phòng nghỉ, phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi
 Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản một
cách an toàn để phòng tránh
 Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thoát hiểm luôn luôn mở và sẵn
sang trong những trường hợp hỏa hoạn
 Bảo đảm khu vực diễn ra sự kiện phải có lối ra và vào riêng biệt , hệ thống
báo cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng
 Sử dụng thiết bị điện an toàn và có cầu chì ngắt điện
 Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng những

trường hợp xảy ra tai nạn
 Toàn bộ nhân viên phải được huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm soát
đám cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra
 Tình trạng mất điện
 Nếu khu vực tổ chức sự kiện thường xuyên xảy ra tình trạng mất điện ,
chúng ta nên có một máy phát điện để hỗ trơ
 Trong trường hợp tình trạng mất điện , chúng ta nên mở đèn dự phòng và
nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện
 Chuẩn bị một kế hoạch nhằm phòng ngừa những tỉnh huống xảy ra khi mất
điện
Hư hỏng trang thiết bị
Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trong những
biện pháp phòng ngừa hư hại đơn giản nhất
Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanh chóng
những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra - thường thi khi thuê
mướn địa điểm bạn sẽ được hỗ trợ về những vấn đề này, tuy nhiên vẫn nên liệt kê
ra để khi làm việc tránh thiếu sót.
Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp
hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa.
Tình trạng cấp cứu khẩn cấp
Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn thường trực tại khu vực diễn ra chương trình
nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Nếu điều này nằm ngoài ngân sách chương
trình thì ít nhất cũng nên trang bị một bác sĩ và thùng sơ cứu để có thể sử dụng kịp
thời. Gần đây, trong một số event có quy mô, ban tổ chức có trang bị xe cấp cứu
đề phòng những trường hợp bất trắc.
Bên cạnh đó toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến
thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra
Đối với những khách mời quan trọng nói riêng và toàn bộ khách mời nếu có khả
năng thì ta nên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm theo của họ, để
có những phương án thích hợp.

Những tình huống ẩu đả
Những sự kiện có đông người tham dự và thuộc nhiều thành phần thường rất phức
tạp, đặc biệt là những sự kiện có sử dụng đồ uống có cồn. Trong những sự kiện
này, bạn phải cực kỳ lưu ý những vật dụng có thể dùng làm vũ khí khi có ẩu đả và
dễ dẫn đến thương tích như chai thủy tinh (bia, rượu), chén, đĩa, nĩa, ống sắt, ghế
nhựa, chất lỏng nguy hiểm, và càng hạn chế càng tốt (ví dụ cho khách hàng uống
thử thì nên dùng ly nhựa thay vì chai thủy tinh - và chắc chắn khách hàng sẽ
không phật ý nếu bạn giải thích lý do để họ hiểu).
Những tình huống ngoài dự đoán
Những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như mưa bão, lũ lụt thì không
nói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn, thì quả là đôi
khi nằm ngoài khả năng.
Trong trường hợp mưa bão, đôi khi đã dự phòng nhưng cũng vẫn gặp phải rắc rối
như gió bão mạnh hơn, cuốn hết những lều bạt mà bạn đã dựng.
Người viết bài có 1 kỉ niệm khi làm event tại một resort tuyệt đẹp ven biển, khách
hàng rất muốn tổ chức tiệc BBQ ngoài trời. Vì lo có mưa và bão nên đã chuẩn bị 2
phương án dự phòng là dọn tiệc trong nhà hàng và dùng 2 dù không gian đường
kính 20m cùng một dãy nhà bạt lớn. Mưa cứ rỉ rả từ sáng cho đến trưa thì khách
hàng quyết định sẽ làm ngoài trời và căng dù. Sau khi xem xét thời tiết, liên hệ với
đài khí tượng thủy văn và hỏi kinh nghiệm những người tại địa phương, thì ban tổ
chức cho thực hiện thi công nhà bạt và dù. Bỗng gần giờ diễn ra tiệc 30 phút thì
trời bỗng nổi bão lớn, mà bão biển thì sức tàn phá vô cùng khủng khiếp, nhổ bay
hết cọc và dây cột dù không gian cũng như cuốn tung nhà bạt. Rất may là bên phía
khách sạn đã nhanh chóng huy động toàn bộ nhân viên dọn tiệc BBQ vào trong
nhà hàng có mái che, dù bị đổ bể không ít chén dĩa và thức ăn. Mặc dù event hôm
đó không có sự cố gì nữa nhưng không khí cũng kém vui vì tiệc BBQ phải làm
trong nhà, cộng thêm tâm lý mọi người không được thoải mái.
Trên đây là một số tình huống rủi ro có thể gặp trong một event. Không thể tranh
được những sai sót lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình nhưng đối với một
event việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều

hết sức quan trọng. Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi
ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn có một kế hoạch
dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự
kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất
có thể gây ảnh hướng đến chương trình