Bài giảng tin học quản lý 6 pps

H thông tin h tr đi u khi n tác nghi pệ ỗ ợ ề ể ệ
H thông tin h tr đi u khi n tác nghi pệ ỗ ợ ề ể ệ

H thông tin văn phòngệ

H thông tin ch c năng trong doanh nghi pệ ứ ệ
◦
H th ng thông tin marketingệ ố
◦
H th ng thông tin s n xu tệ ố ả ấ
◦
H th ng thông tin qu n lý nhân sệ ố ả ự
◦
H th ng thông tin k toán và tài chínhệ ố ế
Vai trò c a văn phòngủ
Vai trò c a văn phòngủ

K t h p và qu n lý các công vi c c a các ế ợ ả ệ ủ
chuyên gia trong t ng l nh v cừ ĩ ự

Liên k t các công vi c khác nhau các m c đ ế ệ ở ứ ộ
khác nhau và các ch c năng khác nhau trong ứ
m t t ch cộ ổ ứ

G n t ch c v i môi tr ng bên ngoài c a nó, ắ ổ ứ ớ ườ ủ
các đ i tác ph i liên h v i văn phòng c a m t ố ả ệ ớ ủ ộ
t ch c khi liên l c v i t ch c đóổ ứ ạ ớ ổ ứ
Các ho t đ ng chính c a m t văn ạ ộ ủ ộ
Các ho t đ ng chính c a m t văn ạ ộ ủ ộ
phòng hi n đ iệ ạ
phòng hi n đ iệ ạ

CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH Tỷ lệ CNTT HỖ TRỢ
1. Quản lý tài liệu 40% Quản lý tài liệu
 Tạotệptin,lưutrữ,khôiphụcvàliênkếthìnhảnhvàcáctàiliệudướidạngsốhóa  Cácphầncứngvàphầnmềmxửlývănbản,inấnvănphòng,xửlýtài
liệusố
2. Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và mỗi nhóm 10% Lịch số
 Thiếtkế,quảnlý,vàliênkếtcáctàiliệu,cáckếhoạch,vàlịchhoạtđộng  Tạolịchđiệntử
Thưđiệntử
Cácphầmmềmlàmviệctheonhóm
3. Liên kết với các cá nhân và các nhóm 30% Liên lạc
 Thiếtlập,nhận,vàquảnlýcáccuộcliênlạcâmthanhvàsốhóavớicáccánhânvà
cácnhómkhácnhau
 Điệnthoại
Thưthoại
Cácphầnmềmlàmviệctheonhóm
4. Quản lý dữ liệu về các cá nhân và các nhóm 10% Quản lý dữ liệu
 Lậpvàquảnlýdữliệuvềcáckháchhàng,nhàcungcấpvàcáctổchứcbênngoài
doanhnghiệp;vàcáccánhân,cácnhómbêntrongtổchức
 Cơsởdữliệuvềkháchhàng
Theodõidựán
Quảnlýthôngtincánhân
5. Quản lý dự án 10% Quản lý dự án
 Lậpkếhoạch,thựchiện,đánhgiá,vàđiềukhiểncácdựán  Cáccôngcụquảnlýdựántrênmáytính:PERT,CPM,MSProject
 Phânphốicácnguồnlực  
 Cácquyếtđịnhcánhân  
Qu n lý tài li uả ệ
Qu n lý tài li uả ệ

QLTL bao g m các ch ng trình x lý ồ ươ ử
văn b n, h th ng n loát, l u văn b n ả ệ ố ấ ư ả
và qu n lý quá trình làm vi cả ệ


XL văn b n: thi t l p, đ nh d ng, s a ả ế ậ ị ạ ử
ch a và l u tr các văn b n.ữ ư ữ ả

n loát là vi c ti p theo c a XLVB, cho Ấ ệ ế ủ
phép ng i s d ng t o ra các văn b n ườ ử ụ ạ ả
đ pẹ
H TT h tr làm vi c nhómệ ỗ ợ ệ
H TT h tr làm vi c nhómệ ỗ ợ ệ

Tăng c ng hi u qu nh h th ng liên ườ ệ ả ờ ệ ố
l c đi n t gi a các thành viênạ ệ ử ữ

Các thành viên trong nhóm th ng có ườ
các ho t đ ng: l p KH g p g , ti n hành ạ ộ ậ ặ ỡ ế
h p bàn, liên l c gi a các thành viên, ọ ạ ữ
ph i h p đ a ra ý t ng, chia s tài li u, ố ợ ư ưở ẻ ệ
ki n th c và thông tinế ứ
L ch đi n tị ệ ử
L ch đi n tị ệ ử

Đây là ph n m m l p các l ch các cu c ầ ề ậ ị ộ
g p g , l p k ho ch ho t đ ng trong ặ ỡ ậ ế ạ ạ ộ
văn phòng. Cho phép 1 cá nhân theo dõi
l ch c a c nhóm ho c c a 1 cá nhân ị ủ ả ặ ủ
khác. Ch c năng quan tr ng c a nó là ứ ọ ủ
cho phép tìm ki m th i gian hành đ ng ế ờ ộ
c a 1 cá nhân và qua đó ch p nh n th i ủ ấ ậ ờ
gian g p g cho các thành viênặ ỡ
HT truy n thông đi n tề ệ ử

HT truy n thông đi n tề ệ ử

Đ c đi m: chuy n đ i văn b n thành d ng s ặ ể ể ổ ả ạ ố
hóa và chuy n qua m ng truy n thông.ể ạ ề

u đi m: gi m dòng thông đi p: th tín, th Ư ể ả ệ ư ư
báo, tài li u báo cáo qua h th ng b u đi nệ ệ ố ư ệ

Công c :ụ
◦
Th đi n t (email)ư ệ ử
◦
Th tho i (voice mail)ư ạ
◦
Fax
H th ng thông tin t ch c h p ệ ố ổ ứ ọ
H th ng thông tin t ch c h p ệ ố ổ ứ ọ
đi n tệ ử
đi n tệ ử

HT này đ c xây d ng trên c s k thu t ượ ự ơ ở ỹ ậ
quay video, k thu t truy n thông t đ ng. HT ỹ ậ ề ự ộ
giúp ti t ki m th i gian, ti t ki m chi phí đi l iế ệ ờ ế ệ ạ

Tuy nhiên nhi u ý ki n cho r ng h p vi n ề ế ằ ọ ễ
thông không có hi u qu nh h p thông ệ ả ư ọ
th ng nh t là các thành viên ch a đ c đào ườ ấ ư ượ
t o cách th c đ truy n thông khi s d ng h ạ ứ ể ề ử ụ ệ
th ng nàyố
H thông tin t đ ng văn phòngệ ự ộ

H thông tin t đ ng văn phòngệ ự ộ

H th ng thông tin t đ ng công vi c ệ ố ự ộ ệ
văn phòng là m t h th ng thông tin d a ộ ệ ố ự
trên máy tính nh m thu th p, x lý, l u ằ ậ ử ư
tr , và g i thông báo, tin nh n, tài li u, ữ ử ắ ệ
và các d ng truy n tin khác gi a các cá ạ ề ữ
nhân, các nhóm làm vi c, và các t ch c ệ ổ ứ
khác nhau
Minh h a h th ng t đ ng hóa ọ ệ ố ự ộ
Minh h a h th ng t đ ng hóa ọ ệ ố ự ộ
văn phòng chính
văn phòng chính
Hệ thống thông tin
tự động văn phòng
In ấn điện tử
Truyền thông
điện tử
Họp điện tử
Xử lý ảnh Quản lý văn
phòng
Xử lý văn bản
Sao chụp
Thư điện tử
Fax
Phòng họp điện tử
Hội nghị truyền
hình
Quản lý văn bản
Xử lý ảnh

Đa phương tiện
Thiết bị văn phòng
Lịch điện tử
Quản lý nhiệm vụ
Ho t đ ng c a h TTTĐVPạ ộ ủ ệ
Ho t đ ng c a h TTTĐVPạ ộ ủ ệ

H TTTĐVP là h th ng thông tin trên c s các ệ ệ ố ơ ở
máy tính. Ph n c ng, ph n m m, và con ng i ầ ứ ầ ề ườ
trong h th ng có nhi m v chuy n đ i văn b n, ệ ố ệ ụ ể ổ ả
gi ng nói và các ngu n d li u nh thành các s n ọ ồ ữ ệ ả ả
ph m thông tinẩ

Các ý t ng có th đ c bi u di n b ng các t ưở ể ượ ể ễ ằ ừ
ng , các con s , các d u hi u, âm thanh, hình nh ữ ố ấ ệ ả
và đ c đ a vào máy tính nh các văn b n, gi ng ượ ư ư ả ọ
nói, ho c các d li u hình nhặ ữ ệ ả
Thu n l i và khó khăn trong vi c ậ ợ ệ
Thu n l i và khó khăn trong vi c ậ ợ ệ
th c hi n TĐ hóa VPự ệ
th c hi n TĐ hóa VPự ệ

L i ích:ợ
◦
Truy n thông hi u qu h nề ệ ả ơ
◦ Truy n thông trong th i gian ng n h nề ờ ắ ơ
◦
Gi m th i gian l p l i các cu c g i, tránh kh năng ng i nh n ả ờ ặ ạ ộ ọ ả ườ ậ
ch a s n sàng nh n tin (SMS, fax)ư ẵ ậ
◦

Lo i b vi c th t l c th trong quá trình g iạ ỏ ệ ấ ạ ư ử

H n ch :ạ ế
◦
Chi phí cho ph n c ng là khá l nầ ứ ớ
◦ Ng i s d ng ít có kh năng quan sát vai trò c a công vi cườ ử ụ ả ủ ệ
◦
An toàn thông tin c a doanh nghi p b đe d a và th ng nh n ủ ệ ị ọ ườ ậ
đ c nh ng thông tin không mong mu n, gây gián đo n cho công ượ ữ ố ạ
vi cệ
H thông tin Marketingệ
H thông tin Marketingệ

Qu n lý bán hàngả

Qu n lý s n ph mả ả ẩ

Khuy n m i và qu ng cáoế ạ ả

D báo bán hàngự

Nghiên c u th tr ngứ ị ườ
Qu n lý bán hàngả
Qu n lý bán hàngả

Trong ph n l n các doanh nghi p, các ầ ớ ệ
máy tính t o báo cáo bán hàng và phân ạ
lo i hàng bán theo ch ng lo i, theo d ng ạ ủ ạ ạ
khách hàng, theo t ng ng i bán và khu ừ ườ
v c bán hàngự

Qu n lý s n ph mả ả ẩ
Qu n lý s n ph mả ả ẩ

Các nhà QL marketing c n thông tin cho ầ
vi c t o ra các s n ph m đ c bi t, cho các ệ ạ ả ẩ ặ ệ
dây chuy n s n xu t và nhãn mác. Máy tính ề ả ấ
có th h tr cho vi c cung c p giá, l i ể ỗ ợ ệ ấ ợ
nhu n, chi phí và các thông tin phát tri n ậ ể
s n ph m. Thông tin cho các quy t đ nh v ả ẩ ế ị ề
giá là ch c năng chính c a h th ngứ ủ ệ ố
Khuy n m i và qu ng cáoế ạ ả
Khuy n m i và qu ng cáoế ạ ả

Máy tính s d ng nh ng thông tin t ử ụ ữ ừ
vi c nghiên c u th tr ng, các mô hình ệ ứ ị ườ
khuy n m i đ :ế ạ ể
◦
L a ch n ph ng pháp khuy n m i, ph ng ự ọ ươ ế ạ ươ
pháp truy n thôngề
◦
Phân ph i các ngu n tài chínhố ồ
◦
Đánh giá k t qu c a các chi n d ch khuy n ế ả ủ ế ị ế
m i (công c : Excel, SPSS,…)ạ ụ
D báo bán hàngự
D báo bán hàngự

Các nhà nghiên c u marketing s d ng ứ ử ụ
nh ng thông tin, d li u nghiên c u th ữ ữ ệ ứ ị
tr ng, các d li u bán hàng trong quá ườ ữ ệ

kh , các k ho ch khuy n m i, các mô ứ ế ạ ế ạ
hình d báo đ đ a ra nh ng d báo bán ự ể ư ữ ự
hàng trong th i gian ti p theoờ ế
Nghiên c u th tr ngứ ị ườ
Nghiên c u th tr ngứ ị ườ

H th ng thông tin trên máy tính s h tr ệ ố ẽ ỗ ợ
vi c thu th p, phân tích, và duy trì m t kh i ệ ậ ộ ố
l ng thông tin trên m t th tr ng r ng l n. ượ ộ ị ườ ộ ớ
Bao g m các thông tin: khách hàng, xu h ng ồ ướ
tiêu dùng, ng i tiêu dùng, đ i th c nh tranh.ườ ố ủ ạ

H th ng ti p t c s d ng các ph n m m ệ ố ế ụ ử ụ ầ ề
th ng kê giúp các nhà qu n lý phân tích các d ố ả ữ
li u nghiên c u th tr ng và l u ý các xu ệ ứ ị ườ ư
h ng marketing quan tr ngướ ọ
H thông tin s n xu tệ ả ấ
H thông tin s n xu tệ ả ấ

Máy tính h tr s n xu tỗ ợ ả ấ

Đ m b o ch t l ng s n xu tả ả ấ ượ ả ấ
Máy tính h tr s n xu tỗ ợ ả ấ
Máy tính h tr s n xu tỗ ợ ả ấ

Đ n gi n hóa vi c x lý s n xu t, tham ơ ả ệ ử ả ấ
gia thi t k s n xu t (s d ng các ph n ế ế ả ấ ử ụ ầ
m m mô ph ng: ề ỏ sigma, arena)

Tích h p t t c các quá trình h tr và ợ ấ ả ỗ ợ

s n xu t nh m ng l i máy tính và ả ấ ờ ạ ướ
m ng truy n thông đi n tạ ề ệ ử

L p k ho ch s n xu t và cân đ i kh ậ ế ạ ả ấ ố ả
năng s n xu tả ấ
Đ m b o ch t l ng s n xu tả ả ấ ượ ả ấ
Đ m b o ch t l ng s n xu tả ả ấ ượ ả ấ

Máy tính giúp phân tích và thi t k l i ế ế ạ
quá trình s n xu t và liên k t v i các l nh ả ấ ế ớ ĩ
v c khác trong doanh nghi p nh kinh ự ệ ờ
nghi m c a các chuyên gia trong các l nh ệ ủ ĩ
v c khác nhau trong doanh nghi p.ự ệ
H th ng thông tin QLNSệ ố
H th ng thông tin QLNSệ ố

T o báo cáo các kho n tr l ng và ạ ả ả ươ
b ng l ngả ươ

Duy trì h s nhân sồ ơ ự

Phân tích kh năng s d ng ngu n l c ả ử ụ ồ ự
trong các ho t đ ng c a doanh nghi pạ ộ ủ ệ
H th ng thông tin k toán h tr vi c l p ệ ố ế ỗ ợ ệ ậ
H th ng thông tin k toán h tr vi c l p ệ ố ế ỗ ợ ệ ậ
báo cáo TC và x lý các giao d chử ị
báo cáo TC và x lý các giao d chử ị
Xử lý đơn đặt
hàng
Lập hóa đơn Phải thu của

khách
Tiền nhận
được
Khoản phải trả
Tiền
Tiền mặt nhận được và
quỹ tiền mặt
Sổ cái
Báo cáo tài
chính
Phân tích bán
hàng
Mua hàng hóa
Xử lý hàng tồn
kho
Bảng tính
lương
Bảng chấm
công
Hệ thống xử lý giao
dịch bán hàng
Hệ thống xử lý giao
dịch mua bán
Hệ thống xử lý giao
dịch trả lương
Hệ thống báo cáo và
xử lý sổ cái
T ng k t n i dungổ ế ộ
T ng k t n i dungổ ế ộ


Các khái ni mệ c b n: d li u, thông tin, môi tr ng kinh ơ ả ữ ệ ườ
t th i CNTT, mã hóa thông tinế ờ

Gi i thi u ớ ệ h th ng thông tin qu n lýệ ố ả : ch c năng, vai tròứ

Gi i thi u v máy tính và cách l u tr thông tin trên máy ớ ệ ề ư ữ
tính: h th ng t pệ ố ệ , c s d li uơ ở ữ ệ

Các cách phát tri n HT.TTể

Kh o sátả m t h th ng thông tinộ ệ ố

Phân tích m t h th ng thông tin qu n lý v m t ch c ộ ệ ố ả ề ặ ứ
năng: ph ng phápươ và công cụ

B o vả ệ con ng i và thông tin trong k nguyên CN.TTườ ỷ

Gi i thi u ớ ệ m t s h th ng thông tin qu n lýộ ố ệ ố ả trong m t ộ
doanh nghi pệ