Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 4

NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.1

CHƯƠNG IV.
ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG.

I. ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU:

1. Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc của đàm phán:

a. Khái niệm:
Đàm phán là quá trình trao đổi thiện chí giữa người mua và người bán nhằm đạt
được những thỏa thuận thống nhất về nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương,
như vậy sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng.
b. Đặc điểm:
Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình tự điều chỉnh các nhu cầu, quyền
lợi của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng ngoại
thương. Như vậy trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, các bên khi bàn bạc thỏa
thuận về các điều khoản của hợp đồng, không chỉ biết bảo vệ lợi ích của mình mà còn
phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh các điều kiện để
hai bên cùng có lợi thì mới
mong ký được hợp đồng có tính khả thi.
Đàm phán hợp đồng ngoài thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi
vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Khi thực hiện điều này,
hai bên đối tác cần tránh những vụ việc có thể xảy ra:
o Tâm lý luôn luôn nhượng bộ: chỉ vì muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận
mọi
điều kiện của đối phương, tự mình gánh chịu hết mọi thiệt thòi khi ký kết và thực
hiện hợp đồng mua bán quốc tế.

o Tâm lý kiên quyết bảo vệ mình: khi cả hai đều khăng khăng giữ lấy lập trường
của mình, quyết tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, không quan tâm giữ gìn mối quan
hệ giữa hai bên làm, đàm phán sẽ tan vỡ. Có khi cố tâm dồn đối tác vào thế bất lợ
i, phải
ký hợp đồng nhưng không thể thực hiện được những gì đã ký kết.

Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời là nghệ
thuật đòi hỏi người thực hiện đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại
thương mà còn luôn trao dồi năng lực, kỹ năng đàm phán mới mong đạt được thành
công.

c. Nguyên tắc của
đàm phán:
- Lợi ích chung của cả đôi bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm
hàng đầu. Chính vì thế, mỗi bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi của mình, vừa biết thỏa
NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.2

mãn các lợi ích chính đáng của đối tác, cuối cùng đi đến hài hoà và mở rộng được lợi
ích chung cho cả đôi bên.
- Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẵng, nhất
thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, phải tạo
được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng và giữ được uy tín của đơn vị
mình trên thương trường nói chung.
- Người đ
àm phán hợp đồng ngoại thương phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập
phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Đôi khi cục diện đàm phán có thể thay
đổi hoàn toàn, hoặc từ không mấy tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, có thể đi đến ký

kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, hoặc ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, năng
lự
c và tài thỏa hiệp của người đàm phán.

2. Các kiểu đàm phán trong kinh doanh:

a. Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường” (Positional bargaining):
Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đứng trên vị trí của công ty mình đưa ra một lập
trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận.
Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có: đàm phán kiểm mềm và đàm phán kiểu
cứng.
* Đàm phán theo kiểu Mềm (Soft negotiation) còn gọi là đàm phán kiểu hữu
nghị, trong
đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ, nhằm đạt
được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên. Họ đặt mục đích phải đạt được
thỏa thuận lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế. Người đàm phán
theo kiểu Mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu;
trong đàm phán ch
ỉ cố gắng xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng,
còn hiệu quả kinh tế không được là vấn đề quan trọng nhất .
Vì vậy, trong kiểu đàm phán này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy
đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm đạt
được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đố
i phương, chấp nhận những thỏa
thuận bất lợi cho mình).
* Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) là kiểu đàm phán, trong đó người đàm
phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình,
phải thắng bằng được đối phương.
Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập tr
ường

đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ.

NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.3

Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường”, dù theo kiểu Mềm hay Cứng,
không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ được coi là tốt khi đạt được ba tiêu
chuẩn sau:
a. Khi ký kết được hợp đồng, thì nội dung thỏa thuận đó phải sáng suốt (đáp ứng
lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các đối kháng một cách công bằng
thuyết phục, là thỏa thuận lâu bền và có tính
đến lợi ích của cả cộng đồng)
b. Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả cho công việc.
c. Kết quả đàm phán phải nâng cao, mang tính tích cực đến quan hệ giữa hai
bên.
Mà đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” lại không đáp ứng được cả ba tiêu
chuẩn trên.

b. Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc thương lượng ” (Principled negotiation):
Đàm phán kiểu nguyên tắc còn gọi là “ Cách đàm phán Harvard”, có 4 đặc điểm:

Con người: Tách rời con người, cá nhân ra khỏi vấn đề ; chủ trương: đối với
người - ôn hòa, đối với việc - cứng rắn.
 Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lập trường cá
nhân, chủ trương: thành thực, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập
trường của mình.
 Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay th
ế.

 Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan
khoa học.
Trong các kiểu đàm phán trên thì đàm phán theo kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế
hơn cả, nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng , nhưng muốn áp dụng thành công phải
có một số điều kiện nhất định, trong đó điều kiện tiên quyết phải có một đội ngũ đàm phán
giỏi









NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.4


Bảng so sánh các kiểu đàm phán:

Đàm phán kiểu quan điểm lập trường
Mềm Cứng
Đàm phán kiểu nguyên tắc
thương lượng
Xem đối tác như bạn bè Xem đối tác như địch thủ
Xem đối tác như những cộng
sự.

Mục tiêu: Đạt được thỏa
thuận, giữ mối quan hệ
Mục tiêu: Giành thắng lợi
bằng mọi giá
Mục tiêu: giải quyết vấn đề
hiệu quả và thân thiện
Chủ trương: Nhượng bộ
để giữ quan hệ
Chủ trương: ép đối tác
nhượng bộ
Tách con người ra khỏi vấn
đề.
Mềm với con người và
vấn đề
Cứng rắn với cả con người
lẫn vấn đề
Mềm mỏng với con người
cứng với vấn đề
Tin đối tác Không tin đối tác
Giải quyết vấn đề độc lập với
lòng tin
Dể thay đổi lập trường Bám chặt lấy lập trường
Tập trung vào lợi ích,
không vào lập trường
Đưa đề nghị Đe dọa Cùng xác định quyền lợi
Không giấu giới hạn cuối
cùng
Đánh lạc hướng về giới hạn
cuối cùng
Không có giới hạn cuối cùng

Chấp nhận thiệt hại đơn
phương để đạt được thỏa
thuận.
Đòi lợi ích đơn phương làm
giá cho thỏa thuận
Thiết kế các phương án để
tất cả cùng đạt mục đích
Chỉ đi tìm một câu trả lời
mà đối tác chấp thuận
Chỉ đi tìm một câu trả lời mà
mình chấp nhận
Xây dựng các phương án
trước lựa chọn sau
Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng khăng giữ lập trường
Kết quả phải dựa trên tiêu
chuẩn khách quan
Cố tránh phải đấu đầu Phải thắng cuộc đấu đầu
Cố đạt các kết quả dựa trên
tiêu chuẩn khách quan
Lùi bước trước áp lực Gây áp lực
Lùi bước trước nguyên tắc,
không lùi bước trước áp lực

1. Hình thức đàm phán:
có 3 hình thức đàm phán
NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.5

a. Đàm phán giao dịch bằng thư tín:
Đây là hình thức qua thư từ gởi bằng bưu điện, telex, fax, hoặc email, người mua và
người bán đàm phán thoả thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng.
Ưu điểm:
- Ít tốn kém
- Người viết thư có thời gian và điều kiện để cân nhắc, tham khảo ý kiến củ
a nhiều
nhười khác trước khi gửi đi.
- Cùng một thời gian, người viết có thể giao dịch đàm phán bằng thư với nhiều bạn
hàng khác nhau.
Nhược điểm:
Thời gian đàm phán kéo dài, có thể trải qua nhiều lần viết thư mới đạt được kết quả
cuối cùng.
LƯU Ý:
-Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả
của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm
bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn.
-Nôi dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng
không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ
ràng, không khúc chiế
t, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác.
-Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện
toại, số fax…
-Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh.
-Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của
mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hướng hiện nay là thư
cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách hàng quen dùng
để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với mình.
- Tránh dùng văn phong quá quí tộc, quá cao cấp. Đối tác sẽ khó hiểu khi không
phải là người quí tộc ..

-Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đ
àm phán chưa đạt. Ưu
tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước đến nay.
b. Đàm phán qua điện thoại:
Đây là hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người mua và người bán thực
hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương.
Ưu điểm:
Có được kết quả
đàm phán nhanh chóng,
Nhược điểm:
-Rất tốn kém
NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.6

-Trình bày không được hết ý
-Trao đổi qua điện thọi là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho sự thỏa
thuận, quyết định trong trao đỗi.
Cần lưu ý rằng chỉ sử dụng điện thoại trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương,
sợ lỡ thời cơ hoặc trong trường hợp mọi điều kiện đã thỏa thuận xong chỉ còn chờ xác
nhận, hoặc xác nhận vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng.
-Trước khi giao dịch bằng điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn
hàng một cách kỹ càng.
Sau khi trao đổi bằng điện thoại xong, cần có thư xác nhận về những nội dung đã
thoả thuận qua điện thoại.
- Rất quan trọng là người giao dịch bằng điệ
n thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững
vàng.
c. Gặp mặt trực tiếp để đàm phán:

Đây là hình thức đàm phán có ưu điểm so với cả hai hình thức đàm phán qua thư từ
và điện thoại.
Ưu điểm:
-Đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ đàm phán
-Cho phép giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên gặp gở
, tạo được sự
thông hiểu lẫn nhau và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhau.
-Kết quả đàm phán có được sự xác nhận pháp lý ngay của các bên khiến cho hợp
đồng mau chóng đi vào thực hiện.
Nhược điểm:
Chi phí đàm phán rất tốn kém


Lưu ý
- Việc ký hợp đồng thường được tiến hành kịp thời khi đã có đủ các điều kiện ký kết
chín mùi, không nên tỏ ra nôn nóng trong việ
c ký kết dù khi thời gian đàm phán sắp kết
thúc. Vì nếu đôi bên đối tác nắm được ý định của ta muốn ký hợp đồng, đối tác sẽ có
nhiều lợi thế hơn chúng ta.
- Trong thực tế có những hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay, nhưng
không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện.
- Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán, vì như
vậy sẽ ch
ủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán.
- Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên được chuẩn bị để nắm rõ nội dung
cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán. Việc này giúp cho người phiên dịch rất nhiều
trong việc hiểu và dịch được trung thành ý tứ của các bên.