Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 6

NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.1


CHƯƠNG VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP
KHẨU

Thực hiện hợp đồng Xuất Nhập Khẩu là tổng hợp những hoạt động công việc mà
Công ty phải làm sau khi hai đối tác đã thỏa thuận, đã đồng ý, đã ký kết vào một văn bản
mà xác định việc mua bán mà trong đó, một bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ, còn bên
kia phải chi trả cho việc cung cấp đó .
Qui trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu được chia làm hai phần chính .

I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU :

1. Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán.
Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu. Người
bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất
khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất .
Với những phương thức thanh toán khác nhau (thanh toán T/T, thanh toán D/P, nhờ
thu…)sẽ có những việc cụ thể khác nhau, nhưng vẫn thể hiện ti
ền đã có để trà.
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà Xuất Khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại
thương, cần tiến hành các bước sau :
-Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thỏa thuận của Hợp Đồng .
-Kiểm tra L/C và thực hiện tu chỉnh L/C (nếu cần) .Sau khi kiểm tra xong thấy phù
hợp mới giao hàng còn nếu không phù hợp phải báo cho người mua và ngân hàng của
người mua để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới giao hàng.

2. Xin giấy phép xu
ất khẩu.
Theo điều 33, luật thương mại của Việt Nam:”Thương nhân chỉ được hoạt động
thương mại với nước ngoài nếu có đủ các điều kiện do chính phủ qui định sau khi đã
đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền:. Và quyền kinh doanh xuất
nhập khẩu được qui định cụ thể ở điều 3, chương 2 của Nghị định 57/CP ngày
31/07/1998:”Thương nhân đượ
c phép kinh doanh xuất nhập khẩu, trừ những mặt hàng
cắm xuất, cấm nhập và những mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện.”
Đối với các mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch hoặc quản lý bằng giấy phép , doanh
nghiệp phải Xin giấy phép Xuất Khẩu trước .
3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.2

Hàng hóa Xuất Khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng, cần lưu
ý rằng buôn bán quốc tế rất cần giữ uy tín và đây là một yếu tố quan trọng trong việc thu
hút đối tác. Doanh nghiệp phải tự sức mình đánh giá năng lực và ký hợp đồng giao hàng
đúng hạn. Chất lượng sản phẩm phải đúng theo yêu cầu hợp đồng qui định. Giao hàng
đúng chất lượng và đúng thời gian là hai yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn làm ăn
lâu dài với các công ty nước ngoài.
4.Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu.

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định người bán phải thuê phương tiện để chuyên
chở hàng hoá đến địa điểm đích (nếu điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là
CIF, CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người xuất khẩu phải tiế
n hành thuê
phương tiện vận tải.

Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất klhẩu thì người nhập khẩu
phải thuê phương tiện chuyên chở về nước (nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA,
FAS, FOB). Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà người xuất khẩu lựa chọn các phương thức
thuê tàu như sau:
Phương thức thuê tàu chợ(Liner):
Phương thức thuê tàu chuyến ( Voyage charter
):
Phương thức thuê tàu định hạn(Time charter):
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về phẩm
chất, số lượng , trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì
còn phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh (tức kiểm dịch)
Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua ,
việc giám định đòi h
ỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập, ví dụ
như: Vinacontrol, công ty giám định Sài Gòn(SIC)…
Mua Bảo Hiểm Cho Hàng Hoá:
Tùy theo điều kiện thương mại trong mua bán quốc tế, hợp đồng sẽ qui định người
bán phải mua bảo hiểm hay không, điều khoản này còn ghi rõ mua bảo hiểm của công ty
nào, mua trị giá nào, thời gian mua…
Người xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồ
ng để liên hệ công ty bảo hiểm, xin mua
bảo hiểm, nhận lại các giấy chứng nhận hoặc hợp đồng bảo hiểm để thanh toán sau này.
Trong trường hợp không có nghĩa vụ mua bảo hiểm, nhưng rủi ro trong suốt chặng
đường đi mình phải chịu, người xuất khẩu cũng phải nua bảo hiểm để bảo vệ cho chính
công ty mình.
Hợp đồng bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập kh
ẩu là một hợp đồng hội đủ
các tính chất sau:
NGHIEP VU NGOAẽI THệễNG

TS NGUYEN VAN NAM p.3

ắ L 1 hp ng bi thng (contract of indemnity) vỡ khi cú tn tht xy ra,
ngi bo him cú trỏch nhim bi thng cho ngi c bo him.
ắ L 1 hp ng ca lũng trung thc (contract of good faith) vỡ ngi mua bo
him phi khai bỏo trung thc khụng cú ý xu lm hi ngi bo him, ngc li
ngi bo him cú nhim v m bo bi thng ỳng mc.
L
u ý dự cú mua bo him trc, nhng sau khi giao hng xung tu thỡ bo him mi
cú hiu lc.

5. Lm Th Tc Hi Quan.
Bc 1: bao gm cỏc cụng vic sau:
-Ngi khai bỏo t kờ khai hng hoỏ xut khu, nhp khu theo mu ca Hi Quan.
-Cn c biu thu xut nhp khu, thu giỏ tr gia tng, biu giỏ tớnh thu ca B
Ti Chỏnh, ca Tng Cc Hi Quan t ỏp dng mó s
tớnh thu cho hng hoỏ ca
mỡnh.
-T tớnh thu xut khu hoc thu nhp khu v VAT cho hng hoỏ.
Bc 2: bao gm cỏc cụng vic ch yu sau:
-Hi Quan tip nhn h s ng ký kờ khai hng hoỏ xut nhp khu, kim tra h s
v úng du t khai xỏc nh thi im tớnh thu cho hng hoỏ
-Da trờn kt qu tớnh thu ca ngi t khai c ghi trờn t khai, hi quan s
ra
thụng bỏo thu. Cú 2 trng hp xy ra:
* Trng hp ngi t khai ó tớnh ỳng thu cho hng hoỏ ca mỡnh, hi quan sau
khi kim tra s cho ra thụng bỏo thu ỳng vi ni dung t khai ú.
* Trng hp ngi t khai bỏo tớnh thu khụng ỳng v hi quan sau khi kim tra
thy s tin thu cn phi np cú th tng hoăc gim so vi s tin ó c tớnh trờn t

khai. Lỳc
ú, hi quan s ra thờm quyt nh v thu, kốm theo thụng bỏo thu, trờn
quyt nh ú ghi s tin tng hoc gim m ngi khai bỏo phi np thờm hoc c
hon li. Riờng trng hp thu tng phi np thờm thỡ doanh nghip s cũn b pht vi
phm nh ó núi trờn.
Bc 3: Kim hoỏ theo phõn lung hng. bc ny, nhõn viờn hi quan thc hin
kim hoỏ v giỏm sỏt gii phúng hng.
Bc 4: Doanh nghi
p xut nhp khu np thu sau khi hi quan ó thc hin kim
tra khai bỏo hi quan ca doanh nghip v ó thc hin x lý vi phm (nu cú).

6. Giỏm nh, kim húa, giao hng xung tu.
Hng xut khu nc ta ch yu c giao bng ng bin, do ú ch hng hoc
ngi xut khu thng phi lm nhng cụng vic sau:
NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.4

-Lập bảng kê hàng chuyên chở gồm các nội dung chủ yếu như: consignee, mark,
B/L number, description of cargoes. number of packages, gross weight, measuament,
name port of destination… .Trên cơ sở đó khi lưu cước hãng tàu lập S/O( shipping
order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu (cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng
xếp thứ tự gởi hàng, để tính các chi phí liên quan. Thông thường Cargo plan không trực
tiếp giao cho chủ hàng nhưng chủ hàng vẫn có quyền yêu cầu xem Cargo plan để biết
được hàng hoá của mình đã được sắp xếp đúng yêu cầu chưa, nế
u chưa thì có quyền
yêu cầu thay đổi.
-Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu khi thuê tàu chợ.
Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do công nhân cảng thực

hiện với chi phí của người xuất khẩu ( mục đích của việc giám sát quá trình bốc hàng lên
tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những
vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận)
-Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấ
p “Biên lai thuyền phó”
(Master recepit) xác nhận hàng đã nhận xong.
-Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch
(clean bill of loading).
• Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký
hợp đồng vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn.
• Nếu gỡi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường s
ắt
(nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt (nếu
hàng là nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt.
7. Thông Báo Giao Hàng, Lập Bộ Chứng Từ Thanh Toán.
Sau khi giao hàng xong, ngày hôm sau người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận tải .
Đồng thời lập C/O và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng. Nhanh chóng lập bộ
chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền. Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính
xác và phù h
ợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức ( nếu thanh toán
bằng L/C, còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu trong hợp
đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân hàng).

8. Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng:
Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau:
 Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về: số bảng,
mô tả
hàng hoá, thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày cấp…
 Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải ký
hậu vào đơn trước khi chuyển giao cho ngân hàng.

NGHIEÄP VU NGOAÏI THÖÔNG


TS NGUYEN VAN NAM p.5

 Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà xuất
khẩu phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gởi, trên cơ sở được sự chấp nhận
của người mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ như sau:
-Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng
từ.
-Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ
tahnh toán theo D/A, D/P, hoặc
T/T…
Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán
hoặc chiết khấu.

9. Giải Quyết Khiếu Nại(Nếu Có).
Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên 2 bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần giải
quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài. Nếu không được
mới cần s
ự giúp đỡ hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài kinh tế hoặc giai quyết
ở tòa án như trong hợp đồng đã qui định.

Người bán khiếu nại: khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền
khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo như hợp đồng
ngoại thương, hoá đơn thương mại, các thư từ giao dịch…

Người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại : khi nhận được đơn khiếu nại
của người mua và các cơ quan hữu quan khác, thì người bán cần phải nghiêm túc nghiên
cứu hồ sơ, nhanh chóng tìm phương thức giải quyết 1 cách thoả đáng.

Tóm lại qui trình thực hiện gồm 9 bước sau : (xem sơ đồ)

1. Kiềm tra tiền thanh toán .
2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần thiết).
3. Chuẩn bị hàng hóa.
4. Thuê tàu, mua bảo hiểm .
5. Làm thủ tục Hải Quan.
6. Giám định hàng hoá, xuất hàng.
7. Lấy Bill., xin C/O, thông báo khách hàng.
8. Trình chứng từ thanh toán.
9. Giải quyết khiếu nại nếu có.