Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 2 Môi trường giao tiếp cấu trúc tổ chức dòng giao tiếp trong doanh nghiệp Nguyễn Văn Chương

Khoa QTKD-BM QTNS
Đại học Kinh tế TP. HCM
cHào m
Ừ
ng
các H
Ọ
c viên
tHam gia L
Ớ
P H
Ọ
c
“Kỹ năng giao tiếp”
1
Khoa QTKD-BM QTNS
PHẦN 2:
QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
2
Khoa QTKD-BM QTNS
CHƯƠNG 2:
MÔI TRƯỜNG GIAO TiẾP
CẤU TRÚC TỔ CHỨC &
DÒNG GIAO TIẾP TRONG
DOANH NGHIỆP
3
Khoa QTKD-BM QTNS
NỘI DUNG
I-Phân tích tổ chức của bạn:
Mục tiêu làm việc-Mọi người cộng tác với
nhau như thế nào

II-Phân tích những biến đổi trong môi
trường doanh nghiệp
Truyền thông điện tử- Giao tiếp quốc tế-
Giao tiếp không phân biệt
III-Phân tích những dòng giao tiếp
Những dòng giao tiếp-Viết & Nói trong
doanh nghiệp
4
Khoa QTKD-BM QTNS
Quy trình giao tiếp
Người gửi
Phản hồi
Người nhận
Thông điệp
Mã hoá
Giải mã
Mã hoá
Giải mã
Nhiễu
Nhiễu
MÔI TRƯỜNG
5
Khoa QTKD-BM QTNS
Mục tiêu
Mục tiêu chính thức: Thường được tuyên
bố công khai, được thể hiện qua giấy tờ, văn
bản.
Mục tiêu không chính thức: Thường được
thể hiện qua nền văn hóa của tổ chức- tức là
những giá trị, những kỳ vọng, những niềm

tin được chia xẻ. Những mục tiêu này
thường không thể hiện trong các chính sách,
không được công bố công khai. Những mục
tiêu này thường bộc lộ trong những câu
chuyện và bầu không khí làm việc của tổ
chức.
I-CƠ CẤU TỔ CHỨC
6
Khoa QTKD-BM QTNS
Mọi tổ chức doanh nghiệp đều phụ
thuộc vào sự giao tiếp. Giao tiếp là
chất keo gắn liền nhiều thành phần
lại với nhau, cho phép phát triển tổ
chức, phối hợp hoạt động và hoàn
thành những kết quả. Hiểu biết của
tổ chức rất thiết yếu cho sự thành
công của bạn trong giao tiếp.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
7
Khoa QTKD-BM QTNS
Tìm hiểu Bằng cách xem xét
Mọi người
làm việc
chung như
thế nào?
Cơ cấu tổ chức chính thức =>
Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức không chính
thức => Mạng lưới liên minh
chính trị

Mục tiêu
nhắm tới
Mục tiêu chính thức => Đướng
lối, chính sách
Mục tiêu không chính thức
=>Bầu không khí và văn hóa tổ
chức
LÀM THẾ NÀO PHÂN TÍCH TỔ CHỨC CỦA BẠN
8
Khoa QTKD-BM QTNS
Mọi người làm việc chung như thế nào
Cơ cấu tổ chức chính thức
Cơ cấu tổ chức cho bạn
biết rõ:
Thứ bậc trong tổ chức
Điạ vị của bạn
Công việc
Mối quan hệ
Trách nhiệm trong công
việc
Phạm vi hoạt động
Giúp bạn
•Hình thức
•Phương tiện
•Kênh
•…
9
Khoa QTKD-BM QTNS
Cơ cấu tổ chức có thể cho chúng ta biết
Hệ thống thứ bậc

Vị trí của mọi người
=> Người bạn phải giao tiếp và hình thức
giao tiếp với họ
Mọi người làm việc chung như thế nào
Cơ cấu tổ chức chính thức
10
Khoa QTKD-BM QTNS
Cấu trúc kim tự tháp
Quản lý
Quản lý
Nhân viên thừa hành
Mọi người làm việc chung như thế nào
11
Khoa QTKD-BM QTNS
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Quản trị
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân

viên
Cấu trúc mạng
Mọi người làm việc chung như thế nào?
12
Khoa QTKD-BM QTNS
Mọi người làm việc chung như thế nào
Cơ cấu tổ chức chính thức
Lãnh đạo
Sản xuất Kinh doanh Tài chính
CƠ CẤU CHỨC NĂNG
13
Khoa QTKD-BM QTNS
=> Bộc lộ 2 vấn đề giao tiếp cần phải biết đến:
1.Có thể có tính quan liêu, bàn giấy và chống
đối lại sự thay đổi
2.Không cho phép mọi người nhìn thấy toàn
cảnh, để cho sự cạnh tranh giữa nhóm dâng
cao và quyết định phải đưa lên cấp cao nhất
Tổ chức theo chức năng có khuynh hướng
ổn định, là kiểu mẫu cho những công ty mà
công nghệ ít thay đổi, cho phép nhân viên
chuyên môn hóa
CƠ CẤU CHỨC NĂNG
14
Khoa QTKD-BM QTNS
Mọi người làm việc chung như thế nào
Cơ cấu tổ chức chính thức
LÃNH ĐẠO
SẢN PHẨM A SẢN PHẨM B SẢN PHẨM C
CƠ CẤU THEO SẢN PHẨM

Những tổ chức này hoạt động tốt trong môi
trường biến đổi nhanh vì mọi người hợp nhất
nhiều công việc quanh một dự án. Sự bất lợi
chính trong giao tiếp là những nhóm chịu trách
nhiệm khác nhau cho những sản phẩm khác nhau
có thể tranh giành nguồn tài nguyên chung.
15
Khoa QTKD-BM QTNS
“Tổ chức không phải là những
cơ cấu tĩnh được vẽ lên sơ đồ
cơ cấu tổ chức. Chúng là
những mạng lưới công tác,
cấu trúc, hệ thống thông tin và
những con người. Chúng
không ngừng biến đổi, vừa
đơn giản vừa phức tạp, vừa
trật tự vừa vô trật tự, vừa vững
chắc vừa hay thay đổi”
Hal LEAVITT
16
Khoa QTKD-BM QTNS
Cơ cấu tổ chức không chính thức đôi khi
được gọi là mạng lưới hay liên minh chính
tri.
Thường không được thể hiện trên sơ đồ tổ
chức
Xác định quyền lực không chính thức
Vị trí của mỗi người trong tổ chức
Đo lường cơ hội hay những đe doa của các
cá nhân trong tổ chức

Mọi người làm việc chung như thế nào
Cơ cấu tổ chức không chính thức
17
Khoa QTKD-BM QTNS
1. Truyền thông điện tử
2. Tập trung thông tin
3. Giao tiếp quốc tế
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
18
Khoa QTKD-BM QTNS
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
Truyền thông điện tử
19
Khoa QTKD-BM QTNS
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
Tập trung thông tin
20
Khoa QTKD-BM QTNS
Giao tiếp quốc tế
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
21
Khoa QTKD-BM QTNS
Giao tiếp có thể thay đổi trong môi trường đa văn
hóa
1. Ngôn ngữ thay đổi ý nghĩa trong những nền
văn hóa khác nhau

2. Cách phát biểu cũng thay đổi theo nền văn
hóa
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
Giao tiếp quôc tế
22
Khoa QTKD-BM QTNS
3.Ngôn ngữ cử chỉ cũng khác nhau
4.Cách thể hiện cảm xúc trong giao
tiếp
5.Khoảng cách giao tiếp khác nhau
6.Vị trí, nơi giao tiếp cũng được thể
hiện khác nhau
Phân tích những biến đổi
trong môi trường doanh nghiệp
Giao tiếp quôc tế
23
Khoa QTKD-BM QTNS
Giao tiếp trong môi trường
đa văn hóa
Sự khác biệt văn hóa
Rõ ràng và hàm ý
Nhận thức về thời gian
Nhận thức về không gian
Tầm quan trọng về đẳng cấp
Chủ nghĩa cá nhân và tập thể
24
Khoa QTKD-BM QTNS
7 khía cạnh văn hóa của
TROMPENAARS

Tổng quát
Chủ nghĩa cá nhân
Trung tính
Trực tiếp
Định hướng thành tựu
Trình tự
Kiểm sóat bên trong
Cụ thể
Chủ nghĩa tập thể
Thể hiện tình cảm
Gián tiếp
Định hướng
Cùng lúc
 Kiểm soát từ bên ngoài
25