Hoàn thiện bán hàng nội địa ở Cty Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội - 4 pps

Luận văn tốt nghiệp

31
theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc
bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và
không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đố
i với các
doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán.
♦ Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để
ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là
tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tà
i khoản trên hai loại
sổ khác nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho vi
ệc
áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi
sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo
cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công.
♦ Hình thức nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh đề
u phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự
thời gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu
trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp
nào. Ghi chép đơ
n giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính. Nhưng việc
kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể
không được cung cấp kịp thời
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

32
♦ Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp
vụ nhiều. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán.
Việc lập báo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của
cán bộ kế toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho
việc áp d
ụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hình thức này có các loại sổ:
-Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
-Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ
để ghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu s
ố liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-
Chứng từ vào sổ cái.
Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ
chi tiết sau:
+ Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá”
+ Bảng kê số 11 “Bả
ng kê thanh toán với người mua”

+ Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán”
+ Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp”
+ Nhật ký chứng từ số 8
+ Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 911…
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên
quan như: Nhật ký chứng từ số 1, 2 và số 10.

Chương 2

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

33
Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tạI công
ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

2.1
Đặc điểm chung về công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội
2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực
phẩm Hà Nội
Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là
AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có trụ sở tại số 6
Tràng Tiền. Năm 1963 ccông ty được thành lập theo quyết định của Thủ
tướng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội
và
do Bộ Thương Mại quản lý.
Năm 1985 công ty được chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công
Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985.
Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực
phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo

quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và công
văn hướng dẫn của UBKH nhà nước s
ố 04/UBKH ngày 05/05/1994.
Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua
nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước.
- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nước ta thực hiện 2
nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miề
n
Nam thống nhất đất nước. Phương châm chính của công ty trong giai đoạn
này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu. Về xk, công ty đã thành
lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Còn về nk,
chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngô, đậu
tương, thịt hộp, thực phẩm khô, mì chính…
- T
ừ năm 1975 – 1985: Khi đất nước hoàn toàn giảI phóng, Nhà nước
thực hiện cơ chế tập trung bao cấp. Trong thời kỳ này công ty được độc
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

34
quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nước
XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngoàI nước.
Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương
thực từ Liên Xô(cũ) , đường(Cuba) và các nước Đông Âu khác.
- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đấ
t nước,
nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước
ta với các nước XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc
nhân, đậu tương, dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng
phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân

bón, thuố
c trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải…
- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất
nhiều khó khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp
sang cơ chế thị trường. Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn
đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp. Nhưng từ

năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu
hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà
nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty.
Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là
13.310.031 nghìn đồng trong đó:
- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng
- Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng
Còn số v
ốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó:
- Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng
- Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng
- Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng.


* Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển
nông thôn có các chức năng sau:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

35
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán,
chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản.
- Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách

hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế
hoạch đượ
c giao.
- Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản
xuất nông nghiệp trong nước.
- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nông nghiệp và
phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác
trong nước.
- Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngo
ài nghành tổ chức nghiên
cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn
định.
- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát
triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị
trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoà
n vốn
và có lãi.
- Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương
tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty.
- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. Hướng dẫn các
công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ c
ần
thiết khác.
- Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo
giấy phép kinh doanh được cấp, bao gồm:
- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến.
- Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại.
- Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó.
- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghi
ệp.

- Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

36
- Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt.
- Dịch vụ xuất nhập khẩu.
- Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực
phẩm vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng.
- Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến
sản xuất.
* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:
Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải
giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây
dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ
vào những nguyên t
ắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới.
- Có mục tiêu chiến lược thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau.
- Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên t
ắc trên
công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản
thực phẩm Hà Nội

Giám đốc.
Phòng kế
hoạch thị
trường
Phòng kế
toán tài
chính
Phòng tổ
chức hành
chính
Ban đề
án và
thanh
PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5
PXnk6
PXnk7
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

37


* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :

Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ
chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt
động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động
mà ban giám đốc giao phó,
đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều
hành các công việc khi được uỷ quyền.
- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc
trong công tác quản lý nhà nước, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu.
Cụ thể:
♦ Phòng tài chính kế toán:
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản
lý, đ
iều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty. Tiến hành hoạt
động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh
doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư,
tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm
chính sách chế độ kinh tế tà
I chính của nhà nước trong hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh
doanh và chủ động tàI chính của công ty.
♦ Phòng tổ chức hành chính:
Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác
cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của
đơn vị, ch
ịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm
tra các hoạt động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan,
khen thưởng và kỷ luật.

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

38
♦ Phòng kế hoạch thị trường:
Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu
hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng
hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh
doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại,
chính sách thị
trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền
quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước.
Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan.
♦ Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, được phép kinh doanh tất cả các
mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty được Uỷ ban kế hoạch
th
ành phố cho phép va Bộ thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm
hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ. Được phép liên doanh liên kết
xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nước và
các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt.
Được phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả.
♦ Ban đề án và thanh toán nợ:
Có nhi
ệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng
trước đây. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn
đọng ở các địa phương trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các
phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách
hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằ
m giải quyết tốt

công tác thanh toán công nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng.
Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan
đến đề án có tính khả thi.

Như vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người
trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban. Các
công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng t
ổ chức
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

39
hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trường, ban đề án
thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩu. Việc quản lý điều hành trực
tiếp này giúp người lãnh đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động
kinh doanh trong công ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời,
nhanh chóng đảm bảo thu được hiệu quả tốt nhất.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :
Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trực
tuyến. Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng như cơ cấu làm việc hợp lý của các
nhân viên trong phòng. Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều
phải hoạt động dưới sự chỉ đạo và giám sát của trưởng phòng. Chính nhờ
đó mà nó giúp cho trưởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân
viên của mình.
Phòng tài chính kế
toán của công ty có 11 người, có trình độ Đại học,
có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công
việc.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà
Nội










Kế toán trưởng
K toán
th toán
đối
ngoạI
&hàng
xkhẩu
Kế
toán
hàng
nhập
khẩu
Kế
toán
tiền
mặt
K toán

t.gửi
tiền
vay
bằng
ng.tệ
Kế
toán
tscđ,
công
nợ
Kế
toán
tổng
hợp
K toán
t.gửi
tiền
vay
bằng
vnđ
Thủ
quỹ
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Luận văn tốt nghiệp

40


* Nhiệm vụ của các phần hành kế toán trong công ty:
- Kế toán trưởng : có nhiệm vụ tổ chức đIều hành toàn bộ hệ thống kế

toán của công ty, tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế
hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm
tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài
chính kế toán của nhà nước và
đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế
toán của toàn công ty trước khi gửi lên cho cơ quan chủ quản, cơ quan tài
chính, ngân hàng…
- Phó phòng phụ trách kế toán : có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng
để thực hiện nhiệm vụ chung của phòng mà giám đốc giao. Chịu trách nhiệm
điều hành hoạt động của phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền.
- Các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi, ghi chép, hạch toán các
nghi
ệp vụ kế toán được giao và căn cứ vào đó họ đưa ra các kết luận của
họ về tình hình tài chính của doanh nghiệp giúp kế toán trưởng có kế hoạch
điều phối và lên kế hoạch hợp lý trình giám đốc:
- Kế toán thanh toán đối ngoại và hàng xuất khẩu : phụ trách việc mua bán
hàng xuất khẩu, lập đầy đủ các thủ tục ch
ứng từ cần thiết cho hoạt động
đối ngoại, theo dõi các khoản vay bằng ngoại tệ…
- Kế toán hàng nhập khẩu : theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình mua
hàng, bán hàng nhập khẩu.
- Kế toán tiền mặt : hạch toán tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi
các khoản thu, chi, theo dõi thanh toán tiền tạm ứng…
- Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ : theo dõi tiền g
ửi, tiền vay ngân
hàng bằng ngoại tệ.
- Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt nam đồng : theo dõi tiền gửi, tiền
vay ngân hàng bằng VNĐ
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -