Nghiên cứu và ứng dụng mô hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại tại việt nam

LỜI MỞ ĐẦU
Chất lượng luôn luôn là một trong những nhân tố quan trọng nhất, quyết
định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày
càng gay gắt, mang tính quốc tế như hiện nay, chất lượng được coi là một giải
pháp cơ bản có lợi rất lớn, một vũ khí tham gia cạnh tranh. Nhờ tăng chất lượng
sản phẩm hoặc dịch vụ, vị thế của doanh nghiệp ngày càng được củng cố và mở
rộng. Uy tín, danh tiếng giúp cho doanh nghiệp thu hút được khách hàng, tăng
doanh thu, phát triển sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho cải tiến, đổi mới sản
phẩm và cơ cấu sản phẩm, làm cho chúng ngày càng thích ứng với những mong
đợi của khách hàng. Đó là cơ sở của sự phát triển lâu dài.
Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu hiệu kết hợp thống nhất
các lợi ích của doanh nghiệp, người tiêu dùng, xã hội và người lao động. Chính
vì vậy, quản lý chất lượng đóng vai trị ngày càng quan trọng trong giai đoạn
hiện nay bởi vì quản lý chất lượng một mặt làm cho chất lượng sản phẩm – dịch
vụ thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả của
hoạt động quản lý. Quản lý chất lượng có tác dụng giảm chi phí trên cơ sở quản
lý, sử dụng tốt hơn các yếu tố sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm
giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.
Trên thế giới, có rất nhiều phương pháp quản lý chất lượng đã được nhân
loại áp dụng. Một trong số đó là mơ hình ERP (Enterprise Resource Planning
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Có nhiều doanh nghiệp đã
áp dụng thành cơng mơ hình ERP và đạt được thành cơng trong khi khơng ít
doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc triển khai ERP ở một khâu nào đó. Như
vậy, mơ hình ERP là gì? Vai trị của mơ hình này đối với hoạt động quản lý chất
lượng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng như ngân hàng thương mại
như thế nào? Đó chính là lý do nhóm tác giả lựa chọn “Nghiên cứu và ứng
dụng mơ hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại tại Việt Nam” làm
đề tài của bài thuyết trình này.

1

Chương 1: Tổng quan về mơ hình ERP
1.1. Khái niệm chung
Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning –
ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một
doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức
năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi
nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v. Như vậy, ý nghĩa của 3 từ ERP là gì?
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính,
nhân lực, cơng nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài ngun.
Trong cơng nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ
liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào
quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài
nguyên, cụ thể là:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn
lực phục vụ cho doanh nghiệp.
- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ
phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Phải ln cập nhật thơng tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách
chính xác, kịp thời.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời
kỳ thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngồi doanh nghiệp, địi hỏi sự hợp tác
chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu.
Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm
phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản
trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế
hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính tốn và dự báo các khả năng sẽ phát sinh
2

trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn,
ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi
đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng
cung ứng... Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn
khơng để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch
trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng
hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính tốn ra
phương án mua ngun liệu, tính được mơ hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm
thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP.
ERP cố gắng tích hợp tất cả các phịng ban và tồn bộ chức năng của công ty
vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu
quản lý khác nhau của từng phòng ban. ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng
lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và dự trữ, thay thế chúng bằng một
chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác
nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Các bộ phận tài chính, sản
xuất và dự trữ vẫn sẽ có phần mềm riêng ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được
nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của bộ
phận dự trữ để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm
ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo u cầu, ngoại trừ việc
mua tồn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản
lý Nhân sự và các chức năng cịn lại sẽ triển khai sau.
Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh
nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của
mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý
nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngồi ra ERP cịn
cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo
chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho

lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

3


1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của ERP
Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó ERP mới đóng vai trị như
một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể
từ đó tới nay, hệ thống ERP ln mở rộng chức năng của mình trong vai trị
quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material
Requiements Planning). Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao
hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương
thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với
các câu hỏi như:Sản xuất cái gì? Để sản xuất những cái đó thì cần những gi?
Hiện nay đã có trong tay nhưng gì? Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP
Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ
thống cịn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các
công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng
thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch
đó. Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và
phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể
4


được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.
Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource
Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai
đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các
công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc
hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng
khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế
hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế
hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung
ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Kết quả của các
chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế
hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho
hàng,…
Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource
Planning (ERP).
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP
cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn,
quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phịng ban. Hệ thống
tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các cơng cụ dây chuyền cung ứng cho
phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, …. Mục tiêu của ERP: Giảm
chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thơng qua sự tích hợp các quy trình nghiệp
vụ. Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển.
Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation
Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung
ứng (SCM).
Giai đoạn 4c: Collaborative Business
Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh
doanh.
5

1.3.Tác dụng của mơ hình ERP
Tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng
nhiều PM quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý
bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module
của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc,
nhưng các module này cịn làm được nhiều hơn thế trong mơi trường tích hợp.
Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các
module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin
cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thơng tin chính xác.
Nếu khơng có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều
nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế tốn
có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác
có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả cơng ty). Với hệ
thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất
cả phịng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ
liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thơng tin với nhau một
cách dễ dàng.
Giảm lượng hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các cơng ty theo
dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó
mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
Chuẩn hóa thơng tin nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý
nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp
6

sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ
thống tính lương. Đặc biệt ở các cơng ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau,
bộ phận Hành chính nhân sự có thể khơng có phương pháp chung và đơn giản
để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền
lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.
Cơng tác kế tốn chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công
ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch tốn
thủ cơng. Phân hệ kế tốn cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán
bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân
hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế tốn và các biện pháp kiểm
sốt nội bộ chất lượng.
Tích hợp thơng tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động
hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến
khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn
lấy thơng tin từ chung một hệ thống cịn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ
thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty
bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh
doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức
công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh
thu – cách gọi khác là q trình xử lý đơn hàng hồn chỉnh (order fulfillment
process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vơ
hình. ERP khơng xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung
cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý
này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường
7

đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình
xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất.
Khi nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, nhân
viên này sẽ có đầy đủ thơng tin cần thiết để hồn tất đơn hàng (như hạn mức tín
dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho
của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng
hạn). Nhân viên ở các phịng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và
cập nhật chúng. Khi một phịng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thơng
tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu
bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào
hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia
sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót
hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình
kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài
chính…
Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công
ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản
xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch
sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính tốn sai và điều này gây nên các điểm
thắt cổ chai trong q trình sản xuất và do đó thường sử dụng khơng hết cơng
suất của máy móc và cơng nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng
một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên
mỗi đơn vị sản phẩm.
Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình
kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối
rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công
8

ty. Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và khơng lâu nữa. Đứng
trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả
năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các cơng ty nước
ngồi tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp
khơng có khả năng cạnh tranh với các cơng ty nước ngồi thì cũng sẽ mất đi khả
năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống
quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai
ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng
thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên
trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí…
Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.
Muốn đạt được các lợi ích kể trên, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải thỏa
mãn các điều kiện sau:
- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức
năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phịng mua hàng sẽ có
module đặt hàng (Purchase). Phịng bán hàng có module phân phối và bán hàng
(Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết
kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa
thơng tin giữa các phịng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật
xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình ln chuyển nghiệp
vụ giữa các phịng ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa
trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó,
đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho
ứng với tồn bộ ngun vật liệu, một cơng trình, một đơn hàng, một nhà vận
chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất
kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh
doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng

đơn hàng... Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
9


- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thơng qua các lớp tham số
hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thơng số để
thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thơng qua thay đổi thơng số, người
dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này
doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở
cịn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều
cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP cịn có khả năng sửa chữa, khai thác thơng tin. Do đó, cùng với
quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép
doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình, từ
đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến
trong tương lai.

10


Chương 2: Ứng dụng mơ hình ERP trong quản trị ngân hàng
thương mại
2.1.

Ứng dụng mơ hình ERP trong quản trị doanh nghiệp kinh doanh
thương mại.
Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi

bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thơng tin hoặc dữ
liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin

đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của
bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là
một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể
liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt
động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng,
ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một
phòng, ban cụ thể (như phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự...) và
như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phịng ban khác.
Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban này sang phòng, ban khác được
thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và
khơng có tính kiểm sốt. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phịng, ban
nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phịng, ban khi mơ phỏng tác
nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự
động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Các báo cáo trên
phần mềm ERP có thể lấy thơng tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả
quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Nhìn chung việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốn
bước sau: xác định nhu cầu doanh nghiệp; lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp
dịch vụ triển khai; triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp; phát triển hệ
thống sau khi triển khai ERP.
11


Bước 1: Xác định nhu cầu
Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù
hợp với tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ
và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống. Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến
lược thơng qua việc thành lập nhóm chun trách về tìm giải pháp ERP, trong
đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác định

hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược phát
triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm. Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn
có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh doanh cũng như các phần mềm
ERP. Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:
Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp
doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trung
lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ. Đơi khi nhà tư vấn
cịn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các lãnh
đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp.
Cơng ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển
khai cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí
nhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản
phẩm và dịch vụ mình cung cấp.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai
Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần
mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai. Trong trường hợp doanh nghiệp mời
nhà tư vấn độc lập, nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu
một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc
doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể
trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm;
đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất. Để tránh lựa chọn sai giải
pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây:
12


- Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình.
- Giá cả khơng phải là tiêu chí quan trọng nhất.
- Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt.
- Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai.

- Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng
sản phẩm.
Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp
Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc
trực tiếp quản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Các
nhà thầu triển khai tiến hành các bước sau:
- Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
- Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và
các thiết bị phần cứng nếu có u cầu.
- Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
- So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ
sản xuất – kinh doanh thực tế.
- Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm
còn vướng mắc.
Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp
cận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để
thích nghi với quy trình làm việc hiện đại.
Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP
Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà
hệ thống ERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức
đánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự
án). Một nhà tư vấn khác sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây:
-

So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án

cũng như những lợi ích mà dự án mang lại).
13

-

Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà cơng ty vẫn chưa khai thác đúng mức.

-

Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho

việc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM).
-

Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức

năng mới.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các quy trình sẽ được
thể hiện rõ nét nhất. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các
quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản
xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mơ phỏng trên hệ thống ERP.
Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam, cho dù đã hoạt động
nhiều năm, nhưng vẫn khơng có các tài liệu về các quy trình hoạt động của
mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư
vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các
nhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các module ERP. Q trình triển
khai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ
khơng tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới
được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS).
Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là tồn bộ nguồn nhân
lực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy
cập vào các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụng

ERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web. Do phần mềm này không cần phải được
cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triển
khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng
ERP theo yêu cầu.
Có thể khẳng định, triển khai hệ thống ERP là xu hướng tất yếu, cũng như
quá trình phát triển của một xã hội, đến một giai đoạn nào đó thì doanh nghiệp
bắt buộc phải thay đổi nếu không sẽ bị đào thải do khơng thích nghi nổi với thời
đại. Tuy nhiên, thời điểm, mơ hình, cách thức triển khai như thế nào cho phù
14


hợp thì mỗi doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ càng, chuẩn bị đầy đủ trước khi
quyết định “vượt vũ môn”. Mặt khác, nếu ứng dụng thành công ERP, cũng như
“cá chép hóa rồng”, doanh nghiệp sẽ thực sự lột xác, khơng chỉ nâng tầm doanh
nghiệp mà cịn cho tất cả thành viên của doanh nghiệp, sẵn sàng hội nhập vào
“biển lớn”.
Quy trình hiện tại đó có thể khơng hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài
chính làm cơng việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì
sai sót xảy khơng nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người
khác. Điều này sẽ khơng cịn nữa. Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng
sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy
tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh
thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ
bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng
có thanh tốn đúng hẹn khơng? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn khơng? Đó
là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định
trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng
ban trong cơng ty. Nhưng nó khơng chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng
– người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn
kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập tồn bộ thơng tin

lên mạng hết. Nếu họ khơng làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn
trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa khơng đủ, họ thơng báo
với khách hàng là khơng đủ hàng tồn kho.
2.2. Ứng dụng mơ hình ERP trong quản trị ngân hàng thương mại
2.2.1. Mơ hình ERP trong các ngân hàng thương mại
Nói đến ngân hàng là nói đến các hoạt động liên quan đến tiền như tiền gửi,
tiền vay, lãi suất, chuyển tiền,... Đồng thời bản thân ngân hàng cũng có những
giao dịch thơng thường như quản lý công nợ phải thu, các khoản phải trả, quản
lý tài sản cố định, quản lý chi phí... Ngồi ra, ngân hàng cịn có rất nhiều các
15


lĩnh vực kinh doanh khác như dịch vụ cho thuê tài chính (leasing), dịch vụ kinh
doanh chứng khốn hay kinh doanh bảo hiểm, bất động sản.
Như vậy, cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, các ngân hàng đều có nhu
cầu đánh giá hiệu quả hoạt động của mình, cũng như trả lời được các câu hỏi:
mảng kinh doanh nào hiện đang cho hiệu quả lớn nhất, hệ thống khách hàng có
được kiểm sốt chặt chẽ và tối ưu hóa trong việc khai thác sử dụng dịch vụ hay
không. Với ý nghĩa đó, việc ứng dụng mơ hình ERP trong quản trị ngân hàng
thương mại đang dần trở thành nhu cầu cấp thiết của các ngân hàng thương mại
hiện nay, đặc biệt là tại các ngân hàng tổ chức quản lý tập trung nhưng có mức
độ phân tán về địa lý cao.
* Những thuận lợi khi triển khai ERP tại ngân hàng:
-

Đã từ lâu, các ngân hàng rất coi trọng việc ứng dụng CNTT trong hoạt

động của mình. Hầu hết các phần mềm lõi tác nghiệp (Core Banking) đều đã
sớm được ứng dụng từ những năm 90 và liên tục được nâng cấp. Gần đây, việc
ứng dụng phần mềm quản lý nội bộ đã được áp dụng tại các ngân hàng quốc

doanh và các ngân hàng thương mại lớn như BIDV, VCB, ICB, MSB,…
-

Các ngân hàng thương mại ln có nhu cầu đánh giá hiệu quả của các

mảng hoạt động kinh doanh của mình.
-

Kết hợp với các thành tựu của cơng nghệ thơng tin, đặc biệt là mạng

máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu như kho dữ liệu, cơ sở dữ
liệu phân tán, mô hình ERP trong các ngân hàng có lợi thế khi tổ chức quản lý
tập trung đối với các ngân hàng phân tán về địa lý.
* Mơ hình ERP trong các ngân hàng thương mại:
Trong các ngân hàng thương mại, hệ thống ERP được xây dựng theo hai
mơ hình như sau:
Trước tiên, mơ hình được ứng dụng phổ biến nhất trong các ngân hàng
thương mại là mơ hình được mơ tả ở hình 2.1.
16


Hình 2.1. Mơ hình ứng dụng ERP trong ngân hàng

Theo mơ hình này, hệ thống ERP cho ngân hàng sẽ chia các mảng ứng
dụng theo các loại hình hoạt động và kinh doanh khác nhau của ngân hàng như:
kinh doanh ngân hàng, ứng dụng nội bộ, quản lý thuê mua tài chính, quản lý
chứng khốn, quản lý nợ và khai thác tài sản, quản lý khai thác bất động sản…
17

Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và tập trung tại một lõi, mà bản chất là một
hệ thống sổ cái tổng hợp (general ledger). Từ hệ thống sổ cái này, ngân hàng có
thể khai thác số liệu qua hệ thống báo cáo tác nghiệp, báo cáo quản lý, các báo
cáo phải nộp cho Ngân hàng Nhà Nước và các báo cáo phục vụ lãnh đạo.
Bên cạnh đó, cũng trong mơ hình này, ngân hàng vẫn cần các hệ thống
ERP mở rộng khác như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phân tích và đánh
giá hiệu năng hoạt động thông qua quản lý rủi ro (Risk Management), quản lý
quan hệ nhà cung cấp (SRM), quản lý giá (FTP)...
Để áp dụng mơ hình này vào trong thực tiễn, các ngân hàng nên bắt đầu
thực hiện từ việc ứng dụng quản lý các tác nghiệp nội bộ, bao gồm: tài chính kế
tốn nội bộ, quản lý tài sản cố định, quản lý mua sắm, quản lý nhân sự - lương,
quản lý kho (dành cho các tài sản thế chấp). Việc ứng dụng này nên được áp
dụng cho tất cả các đơn vị thành viên, bao gồm mảng ngân hàng, chứng khốn,
quản lý th mua tài chính, quản lý nợ và khai thác tài sản... Đi cùng với nó là
bộ giao tiếp với các hệ thống tác nghiệp lõi (Core Banking, Core Security, Core
Leasing...) Với việc triển khai đồng bộ này, ngân hàng không những sẽ giải
quyết ngay nhu cầu trước mắt của các phịng tác nghiệp nói trên, giảm tải các
chức năng thừa tại các phần mềm lõi mà còn tạo ra bức tranh tổng thể cho hệ
thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo cấp cao.
Đặc thù của ngân hàng là thực hiện việc đóng sổ vào cuối ngày. Như vậy,
cả hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng (core banking) và hệ thống ứng dụng
ERP sẽ đóng sổ vào cuối ngày và đồng bộ dữ liệu sang hệ thống sổ cái. Vấn đề
ở đây là việc lựa chọn sổ cái của hệ thống nào làm cơ sở dữ liệu chính. Trước
đây, nhiều ngân hàng đã coi hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng là hệ thống
chính, và họ lựa chọn sổ cái của hệ thống ứng dụng quản lý ngân hàng làm hệ
thống sổ cái trung tâm. Điều đó đồng nghĩa với việc các ứng dụng ERP khác sẽ
tiến hành kết chuyển số liệu sang sổ cái của hệ thống Core Banking. Tuy nhiên,
điều này là đi ngược với cách nhìn của quản lý ngân hàng hiện đại. Các tác
nghiệp ngân hàng chỉ là một loại hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng thơi,
18

và nó khơng đại diện 100% cho các hoạt động của ngân hàng. Chính vì vậy, việc
lựa chọn sổ cái của hệ thống ERP làm trung tâm sẽ giúp cho việc tổng hợp số
liệu từ các ngành nghề hoạt động kinh doanh của ngân hàng được dễ dàng, thuận
tiện và chính xác hơn.
Bên cạnh mơ hình ứng dụng ERP trong các ngân hàng thương mại như
trên, hiện nay, một số ngân hàng thương mại cũng đang ứng dụng mơ hình ERP
với các phân hệ như sau:
-

Phân hệ quản lý cấp tín dụng

-

Phân hệ quản lý tiền gửi

-

Phân hệ quản lý thanh tốn

-

Phân hệ quản lý tài chính

-

Phân hệ quản lý nhân sự

-

Phân hệ quản trị hệ thống

-

Phân hệ tự động văn phịng

-

Phân hệ quản lý hành chính

-

Phân hệ hỗ trợ thơng tin lãnh đạo

Tuy nhiên, có thể thấy việc áp dụng cách quản lý theo phân hệ như trên sẽ
khó có thể giúp ngân hàng trong việc quản lý các lĩnh vực kinh doanh khác của
ngân hàng như kinh doanh bất động sản, dịch vụ cho thuê tài chính và dịch vụ
kinh doanh chứng khoán.

19


Hình 2.2. Mơ hình tích hợp các phân hệ ERP cho quản lý nội bộ và các hoạt động khác
của ngân hàng

2.2.2. Những lợi ích thu được từ việc ứng dụng hệ thống ERP vào trong quản
trị ngân hàng thương mại
 Tính an tồn thơng tin cao
Trong hệ thống quản lý tài chính nội bộ, các bút tốn được sinh ra một cách

tự động và được kiểm soát nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt, vì thế hạn
chế được những sai sót về định khoản. Tuy nhiên, với ý nghĩa là một hệ thống
phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh, hệ thống không cho
phép người dùng xóa bất kỳ một bút tốn nào đã hạch tốn vào hệ thống. Tất cả
những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút tốn điều chỉnh. Với đặc
điểm này, số liệu kế toán do hệ thống cung cấp ln có độ tin cậy cao.

Nâng cao hiệu quả làm việc
Mỗi quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, tương
ứng với các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán. Để quản
lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống sử dụng các tài
khoản trung gian và các quy tắc hạch toán ngầm định đảm bảo các cặp bút toán
này thống nhất với nhau. Việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian
không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của ngân hàng và cán bộ kế tốn

20


có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã
được thực hiện đầy đủ chưa.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ
quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ
kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế tốn và các biện pháp kiểm
soát nội bộ chất lượng.

Hỗ trợ cho cấp lãnh đạo trong việc ra các quyết định về sách lược cũng như
chiến lược
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin
cậy để có thể quản lý tốt hơn và đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên cơ
sở có đầy đủ thơng tin chính xác. Nếu khơng có hệ thống ERP, một cán bộ quản

lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu
khác nhau (Tài chính kế tốn có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con
số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh
thu của cả cơng ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; khơng thắc mắc,
khơng nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ
thống trong thời gian thực.

Chuẩn hóa thơng tin nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý
nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp
sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ
thống tính lương.
Đặc biệt ở các ngân hàng có nhiều chi nhánh khác nhau, bộ phận Hành
chánh nhân sự có thể khơng có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ
giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể
giúp ngân hàng đảm đương việc đó.
21


Như vậy, có thể nói với những lợi ích to lớn mà mơ hình ERP có thể mang
lại cho các ngân hàng cùng với tính cấp thiết của nhu cầu nâng cao năng lực
quản lý tập trung, hệ thống của các ngân hàng thương mại, hiện nay, một số
ngân hàng đã quyết định sẽ dành một phần vốn cho việc ứng dụng ERP. Với
thơng tin này có thể thấy ERP đang dần được các ngân hàng quan tâm. Tuy
nhiên, từ quan tâm tới việc triển khai và nghiệm thu thành công là một quãng
đường rất dài, trong khi bản thân ngân hàng là ngành chịu áp lực cạnh tranh cao
hơn nhiều so với các lĩnh vực khác. Điều này cũng làm hạn chế phần nào quyết
tâm của các ngân hàng trước các hệ thống ứng dụng lớn, phức tạp như ERP.
Nhưng ngược lại, cũng chính sức ép cạnh tranh sẽ đẩy các ngân hàng phải đối
diện trước quyết định hoặc là đi trước một bước với ERP, hoặc là thụt lùi.

22


Chương 3: Thực trạng triển khai mơ hình ERP ở Việt Nam
3.1.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại
Việc triển khai ERP tại Việt Nam mới được chú ý nhiều từ năm 2003.

Theo tạp chí PC World, các cơng ty triển khai sớm các dự án ERP ở Việt Nam
có thể kể đến Bảo Minh ( triển khai năm 2003 ), Thép Miền Nam ( năm 2003 ),
Vinatex ( năm 2003 ). Trong những năm tiếp theo các dự án ERP quy mô lớn
được triển khai đồng loạt tại các công ty như SaiGon Coop, Bibica, Savitex,
Tổng công ty lương thực Miền Nam, Vinamilk. Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng
đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp với quy mơ và có những doanh
nghiệp đã tạo những quy trình sản xuất rất hiện đại nhờ ứng dụng ERP.
Tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn
bắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu hết các dự án chỉ tập trung vào các
chức năng tài chính kế tốn và một phân hệ hậu cần – kho vận như vật tư, mua
hàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản xuất. Có lẽ cịn q sớm để nói đến sự
thành cơng hay thất bại của các dự án này. Điều có thể khẳng định được, đó là:
hành trình ứng dụng ERP tại Việt Nam đã khởi động và ngày một sôi nổi, nhộn
nhịp, thể hiện ở số dự án ERP các công ty triển khai ngày càng tăng, số nhà
cung cấp giải pháp ERP cũng ngày càng tăng. Đến thời điểm này, có thể thấy,
việc phát triển ERP tại Việt Nam là xu hướng không thể quay ngược. Hơn ai hết,
các doanh nghiệp, nhất là các tập đồn, cơng ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh
từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường chứng khoán hiểu rõ sự cần thiết
phải ứng dụng ERP. Chính vì thế, thị trường ERP tại Việt Nam trong mấy năm
qua đã ghi nhận sự chuyển biến lớn từ lượng sang chất. Các doanh nghiệp tư

nhân lớn như Kinh Đô, Phong Phú, PV Driling… đã nhập cuộc với các hợp
đồng lên tới hàng triệu USD và sẵn sàng cho cuộc thay đổi quản lý.
Hệ thống ERP của nước ngoài xuất phát từ các nước phát triển do đó được
xây dựng trên một nền tảng trình độ quản lý kinh tế rất cao. Từ quy trình làm
việc, cho đến việc thu nhận thông tin, phản ánh dữ liệu thơng tin và phân tích
các hoạt động kinh tế đa chiều. Do đó, hệ thống ERP của họ mang tính quản trị
23


cao, và có thể nói đáp ứng gần như hồn tồn việc xử lý thơng tin các hoạt động
của một doanh nghiệp. Vậy thực tế phương pháp luận triển khai tại Việt Nam
thế nào?
Đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện đang ở giai đoạn Thứ ba: các
ứng dụng tác nghiệp đang nằm rời rạc tại các phòng ban khác nhau. Điểm yếu
của hệ thống là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ dẫn đến một loạt các vấn
đề về bảo mật, sao lưu, phục hồi… nhưng rõ nhất là khi các cơ sở dữ liệu không
kết nối được với nhau sẽ xảy ra tình trạng dữ liệu bị trùng lắp hoặc khơng chính
xác. Mặt khác, dữ liệu khơng mang tính trực tuyến nên khi nhà quản lý cần báo
cáo thì phải đợi nhân viên hồn tất việc nhập dữ liệu. Nếu báo cáo liên quan đến
nhiều phòng ban thì vấn đề trở nên phức tạp hơn nhiều. Tuy nhiên, đây cũng là
giai đoạn then chốt để tiến lên giai đoạn Thứ tư. Do vậy, doanh nghiệp cần tập
trung tối ưu hóa quy trình hoạt động thơng qua các chuẩn mực kinh doanh tốt
nhất (ISO…). Mặt khác, cần tiến hành chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu hiện hữu,
chuẩn bị sẵn sàng để kết nối hoặc chuyển cơ sở dữ liệu sang hệ thống mới. Song
song với đó, cần nghiên cứu các giải pháp ERP phù hợp nhất (nên cân nhắc thuê
tư vấn).
Có thể nói khái quát về trình độ quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam nói
chung là manh mún, chưa có cái nhìn tồn diện và tổng thể trong việc thu thập,
xử lý và phân tích dữ liệu. Các quy trình hoạt động vẫn mang tính đơn lẻ, rời rạc
và lập kế hoạch mang tính chắp vá. Điều này có lẽ là thói quen mang tính cố hữu

của nhiều người Việt Nam, do đó khi quyết định áp dụng một hệ thống ERP thì
đã có những cái nhìn sai lệch:

 Về phía doanh nghiệp:
Quan niệm ERP sẽ thay toàn bộ sức người. ERP sẽ giải quyết mọi vấn đề
khó khăn của doanh nghiệp. Điều này hồn tồn sai lầm, về bản chất đó chỉ là
một phần mềm, một công cụ để ghi nhận, phản ánh, xử lý và phân tích dữ liệu.
Việc nhìn nhận của người quản lý về báo cáo này sẽ đưa đến quyết định cho
hoạt động của doanh nghiệp mình.
24


Về phía đơn vị triển khai:
Khi bán hệ thống cố gắng tối đa hóa giá trị phần mềm bằng các module, số
người sử dụng và tai hại hơn cả là tập trung vào việc giải quyết các yêu cầu
không mang tính hệ thống quản trị chuẩn mực của khách hàng. Điều này dẫn
đến việc chủ yếu tập trung nguồn nhân lực để can thiệp vào cấu trúc hệ thống.
Hệ quả là những thiệt hai cho cả hai bên, đồng thời dự án triển khai ERP
thành công không nhiều, mà thất bại lại khơng ít. Có thể kể ra một số những
thiệt hại mà hai phía phải gánh chịu.

 Về phía doanh nghiệp :
•

Tốn kém chi phí một cách khơng cần thiết do chi phí mua phần mềm bị
thổi lên quá cao,

•

Dự án triển khai tốn nhiều thời gian ( ít nhất là 6 tháng )

•

Huy động nhiều nhân lực

•

Phá vỡ cấu trúc hoạt động một cách khơng cần thiết

•

Tốn kém thêm chi phí khi hệ thống phải thay đổi theo tình hình phát triển
của thị trường, của chính sách nhà nước.

•

Khó khăn trong việc nâng cấp phần mềm từ nơi sản xuất phần mềm
(Công ty mẹ viết ra phần mềm )

•

Doanh nghiệp dễ lâm vào tiền mất tật mang do dự án kéo dài không đưa
vào sử dụng được, gây tranh chấp hợp đồng.

 Về phía đơn vị triển khai:
•

Tốn kém chi phí khi kéo dài thời gian triển khai.

•

Chứa đựng nguy cơ thất bại cao do sự thay đổi về nhân sự (mỗi lập trình
viên vào phá tung hệ thống để lập trình rồi lại bỏ dở cơng việc)

•

Thiệt hại do tranh chấp hợp đồng

25