kế toán nguyên vật liệu và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Lời mở đầu
Trong điều kiện cơ chế thị trờng hiện nay, nói đến kinh doanh là một
ngành không thể thiếu đợc, chính vì thế mà mỗi doanh nghiệp phải luôn sản
xuất nâng cao chất lợng, cải tiến mẫu mã, nhng với điều kiện chi phí càng nhỏ
càng tốt. Vì nó đóng vai trò yếu tố đầu vào trong khâu sản xuất, nguyên vật liệu
là một trong những yếu tố quyết định đến vấn đề đó. Chính vì thế mà doanh
nghiệp phải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp vật t đầy
đủ kịp thời cả về số lợng lẫn chất lợng.
Một trong những yếu tố giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt nguyên vật liệu
đạt hiệu quả, đó là kế toán. Với cách thức khoa học hợp lý, bên kế toán sẽ đa ra
những thông tin chính xác giúp cho lãnh đạo công ty nắm đợc tình hình, để có
những quyết định đúng đắn có lợi cho công ty.
Trong quá trình viết chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều khó khăn, nhng
đã đợc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Tuy nhiên với trình độ còn hạn
chế, cho nên em viết chuyên đề này không khỏi những sai sót. Vì vậy mà em
kính mong những ý kiến đóng góp, các ý kiến của thầy cô giáo để em có đợc
những kiến thức cơ bản trong con đờng lập nghiệp.
- 1 -
Phần I
Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu
và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
1. Vai trò của tổ chức nguyên vật liệu
1.1. Đặc điểm và vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất, là đối tợng chính tạo nên sản phẩm. Trong quá trình sản
xuất, các loại đối tợng lao động đợc chuyển hoá toàn bộ vào sản phẩm mới và
tạo nên chi phí trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhất trong giá thành
sản phẩm, giá trị NVL không chỉ là đầu vào của khâu sản xuất, mà còn là một
bộ phận của hàng tồn kho đợc bảo quản dự phòng khi cần thiết.

Từ các nội dung trên cho thấy NVL chiếm vị trí quan trọng trong quá trình
sản xuất, nó ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó mà
doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL, quản lý và sử dụng NVL một
cách thiết thực không đợc lãng phí.
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL
Kế toán vật liệu là phải ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời số liệu
hiện có và tình hình luân chuyển NVL dự trữ. Thông qua các số liệu bên kế
toán mà ta có thể biết đợc chất lợng, số lợng, giá trị từng loại NVL, để đa ra đợc
biện pháp quản lý tốt nhất, hạn chế mọi lãng phí để hạ đợc giá thành sản phẩm.
Muốn làm tốt công việc kế toán và quản lý NVL cần làm tốt những yêu
cầu sau:
- Ghi chép đầy đủ để phản ánh kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân
chuyển của vật liệu, về giá trị và hiện vật, phải tính đúng giá NVL nhập - xuất,
nhằm cho việc quản lý và sản xuất một cách tốt nhất.
- Kiểm tra quá trình thu mua NVL một cách chặt chẽ đúng với các hoá
đơn chứng từ.
- Sử dụng kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho.
- 2 -
- Kiểm kê vật liệu, tìm ra mạnh yếu và kết quả sử dụng NVL, lập đầy đủ
và báo cáo nhập xuất, và tồn sử dụng theo quy định.
Trên đây là nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL, muốn làm tốt các yêu cầu
trên thì doanh nghiệp phải:
- Có đầy đủ kho tàng bảo quản tốt vật liệu, các công cụ cân, đong, đếm cần thiết.
- Vật liệu phải đợc sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc xuất - nhập và
kiểm kê.
- Xây dựng đợc các định mức dự trữ và định mức tiêu hao.
- Mở sổ danh điểm nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý một cách tốt nhất,
thuận lợi và đơn giản hoá giữa kho và phòng kế toán.
2. Phân loại và đánh giá NVL
2.1. Phân loại vật liệu

Tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, do tính chất sản xuất kinh doanh khác
nhau mà sử dụng các loại vật liệu khác nhau, phân loại vật liệu và sắp xếp
chúng theo từng nội dung cụ thể cả về công dụng lẫn tính chất. Có nhiều cách
phân loại nh theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành,...
Tuỳ theo tình hình sử dụng mà phân loại vật liệu theo cách này hay cách
khác. Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc phân loại theo công dụng
kinh tế.
Theo cách phân loại này đợc chia ra thành các loại sau:
- NVL chính: Trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng các loại
vật liệu cũng khác nhau, nh: sắt, xi măng, gạch,... trong xây dựng cơ bản, vải
trong doanh nghiệp may đó là những vật liệu cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
NVL chính dùng vào sản xuất nên chi phí trực tiếp.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng làm tăng chất lợng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm nh bao bì, đóng gói,...
- Nhiên liệu: Dùng để phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho ph-
ơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động nh: xăng, than, ga,...
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa máy móc
thiết bị sản xuất,...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần lắp,
công cụ, khí cụ,... dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, vật
liệu này do quá trình sản xuất loại ra nh phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ.
NVL trong doanh nghiệp thì có 2 loại, đó là NVL mua ngoài, NVL tự gia công.
- 3 -
Nếu căn cứ cả vào NVL mục đích sử dụng NVL chia thành NVL trực tiếp
dùng cho sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý
phân xởng,...
2.2. Đánh giá NVL
2.2.1. Nguyên tắc đánh giá
Vật liệu hiện có ở doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo

kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có
đợc số vật liệu đó.
2.2.2. Các cách đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:
- Giá vật liệu nhập kho:
+ Đối với vật liệu mua ngoài:
_ Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:
= + + -
_Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không
chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT
theo phơng pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn hoá, phúc lợi
mà đợc trang trải bằng nguồn kinh phí:
= + + -
_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá
chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng đợc thì giá vật liệu là không có
thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá không chịu thuế
GTGT sẽ đợc tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.
+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến:
= +
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
= + +
+ Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xác
định (giá do hội đồng liên doanh xác định và giá theo biên bản).
+ Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
- Giá vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ
kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá thực tế vật liệu

- 4 -
xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải
thích rõ ràng.
+ Phơng pháp đơn giá bình quân:
Theo phơng pháp này trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân
chuyển trong kỳ theo công thức:
=
Sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho bằng cách lấy số lợng
vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ.
+ Theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc và
lấy giá trị mua thực tế của số hàng đó để tính.
+ Theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, ngời ta giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thì
xuất kho trớc. Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô
hàng đó để tính.
+ Theo giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho
của lô hàng xuất kho để tính.
+ Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối:
Theo phơng pháp này, trớc hết tính trị giá mua thực tế của vật liệu còn lại
cuối kỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần
cuối cùng trong tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực
tế của vật liệu xuất kho.
= + -
Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cần phải phân bổ chi
phí mua cho số vật liệu đã xuất kho theo công thức:
= x
Trên cơ sở trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho và chi phí mua của vật
liệu xuất kho đã tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế

của vật liệu xuất kho.
+ Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:
Theo phơng pháp này, trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính bằng
công thức:
= x
Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
- 5 -
Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thờng xuyên có sự biến động về giá
cả, khối lợng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá
hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch toán là loại giá
ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với
bên ngoài. Việc nhập, xuất kho hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán.
Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính đợc
trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và
giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H).
H =
Sau đó tính trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ:
= x
3. Kế toán tăng, giảm NVL
3.1. Kế toán tổng hợp NVL
3.1.1. Phơng pháp áp dụng
Theo chế độ kế toán hiện hành, một doanh nghiệp có thể áp dụng một
trong hai phơng pháp sau để hạch toán NVL:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên: là việc nhập, xuất vật liệu đợc thực
hiện thờng xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài
khoản vật liệu tơng ứng.
Để tính đợc trị giá vật liệu theo phơng pháp này phải tổng hợp các hoá đơn
xuất kho trong kỳ hoặc tính theo các phơng pháp đã trình bày trên.
Ưu điểm của phơng pháp này là giám đốc chặt chẽ tình hình tăng giảm vật
t hàng hoá giá trị vật t tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời

điểm nào trong kỳ kế toán.
Tuy nhiên, do việc phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình biến động tăng
giảm vật liệu nên khối lợng hạch toán nhiều và phức tạp.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờng xuyên, liên tục tình
hình nhập, xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152). Tài khoản này chỉ
phản ánh trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập NVL
đợc phản ánh ở tài khoản 611 - Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theo
công thức sau:
= + -
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng kế toán. Nh-
ng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trờng hợp bị hao hụt. Do đó
phải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho tàng chặt chẽ và nghiêm ngặt.
- 6 -
3.1.2. Kế toán các trờng hợp tăng NVL
NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh mua ngoài, tự sản xuất, gia
công, nhập liên doanh, liên kết,...
Mọi trờng hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở cho
việc ghi tăng vật liệu ở sổ kế toán. Các chứng từ bắt buộc:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)
- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)
Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:
- Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.
Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm vật t - kế toán sử dụng các
tài khoản dới đây:
(1) TK 151 - Hàng mua đang đi đờng - tài khoản này phản ánh giá trị vật
liệu doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nh-
ng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhập kho.

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vật liệu đang đi đờng (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).
+ Kết chuyển trị giá vật t đang đi đờng cuối tháng từ TK 611 sang (phơng
pháp kiểm kê định kỳ).
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vật t đang đi đờng tháng trớc, tháng này đã về nhập kho hay đa
vào sử dụng ngay.
+ Kết chuyển trị giá hàng đang đi đờng đầu kỳ sang bên nợ TK 611 (ph-
ơng pháp kiểm kê định kỳ).
(2) TK 152 - Nguyên liệu và vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có
và tình hình tăng, giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế).
Kết cấu cơ bản của tài khoản này nh sau:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ.
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang
(phơng pháp kiểm kê định kỳ).
- 7 -
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng.
+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611 (phơng
pháp kiểm kê định kỳ).
- Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
Phơng pháp kế toán tăng vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
nh sau:
- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá
đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo

giá mua cha có thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 331 - Phải trả ngời bán
Có TK 141 - Tạm ứng
....
Các doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế
GTGT, phần thuế GTGT đợc khấu trừ - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
....
Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi trị giá vật t
nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.
- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếu
với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực
nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá
thực tế.
- Trờng hợp vật t nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo
giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nớc.
Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu phải nộp theo từng
lần nhập khẩu.
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu - kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 331 - Phải trả cho ngời bán
- 8 -
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
(3333 - Thuế xuất nhập khẩu)
+ Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ (13312)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
(3331- Thuế GTGT phải nộp).
+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đờng
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 331 - Phải trả cho ngời bán
.....
Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc đa ngay vào sử dụng:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.
- Trong quá trình mua vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng
theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ đợc hởng số tiền chiết khấu tính theo
tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ đợc bên bán giảm giá
hay doanh nghiệp trả lại hàng mua. Trờng hợp này - kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán (hoặc TK 111, 112...)
Có TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 721 - Thu nhập bất thờng (phần chiết khấu mua hàng)
Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ.
- Tăng NVL do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh - kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho -
kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp.

- 9 -
3.1.3. Kế toán giảm NVL
Mọi trờng hợp giảm vật liệu phải lập đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở
ghi sổ kế toán. Các chứng từ giảm vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc sau:
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biên bản kiểm nghiệm
(mẫu 05-VT).
Kế toán giảm vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:
- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc
cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giá vốn
góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi
sổ với trị giá vốn góp đợc phản ánh TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại:
Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanh
Nợ TK 128 - Đầu t tài chính ngắn hạn
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm)
Có TK 152 - Nguyên vật liệu.
Nếu chênh lệch tăng ghi phần chênh lệch đó ở bên có TK 412 - Chênh lệch
đánh giá lại tài sản.
Kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Để ghi chép kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử
dụng TK 611 - Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hàng luân
chuyển trong tháng.
Kết cấu cơ bản TK 611 nh sau:

- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho.
+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 152 sang.
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152.
- 10 -
Tài khoản này không có số d và gồm 2 tài khoản cấp 2.
- TK 6111 - Mua nguyên vật liệu
- TK 6112 - Mua hàng hoá.
Phơng pháp kế toán ở TK 611 - Mua hàng nh sau:
- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu đang đi đờng và vật liệu tồn kho cuối
kỳ trớc sang TK 611 - Mua hàng.
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng
Có TK 152 - Nguyên vật liệu.
- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn hàng nhập (giá cha
có thuế đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế GTGT và giá
thanh toán đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp trên
GTGT) - kế toán ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 111, 112, 331...
Phần thuế GTGT ở đơn vị áp dụng phơng pháp khấu trừ ghi ở bên Nợ TK
133-Thuế GTGT đợc khấu trừ.
- Khoản tiền chiết khấu, giảm giá và hàng mua trả lại - ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán
Nợ TK 111 - Tiền mặt
....
Có TK 611 - Mua hàng.
- Các trờng hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
- Cuối kỳ tính giá trị vật t xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc
gửi bán - kế toán ghi:
Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 157 - Hàng gửi bán
Có TK 611 - Mua hàng.
- Trị giá vật t kiểm kê cuối kỳ đợc chuyển sang TK 152.
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
- 11 -
Có TK 611 - Mua hàng.
3.1.4. Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở doanh nghiệp.
- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm,
thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế
toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với
số liệu kế toán tổng hợp.
- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu
quản trị hàng tồn kho.
Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phơng
pháp sau:
3.1.5. Phơng pháp ghi thẻ song song.
- ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất lu kho
của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho do kế
toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ

kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho đợc sắp
xếp theo loại, nhóm, thứ của vật liệu, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh thủ kho
thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lợng thực tế nhập xuất.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực tế nhập
xuất vật liệu vào thẻ kho của vật liệu có liên quan. Mỗi chứng từ đợc ghi một
dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng hàng lu kho để ghi vào cột
"Tồn" của thẻ kho. Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập xuất
kho đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.
- ở phòng kế toán:
Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ
nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn
kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập,
xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng. Thẻ
(sổ) chi tiết NVL đợc mở cho từng danh điểm NVL tơng tự thẻ kho để ghi chép
hàng ngày tình hình nhập, xuất lu kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành
tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu
theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho.
Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL. Sau đó căn
cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng kê,
- 12 -
nhập, xuất, lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đối chiếu với kế toán
tổng hợp hàng tồn kho.
- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:
+ Ưu điểm:
Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của
thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
+ Nhợc điểm:
Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều

chủng loại NVL), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho.
+ Điều kiện áp dụng:
Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng các
NVL nhập - xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toán
cha cao.
3.1.6. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song
song.
- ở phòng kế toán:
Định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán
thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó thực hiện tập hợp các chứng
từ nhập, xuất theo từng NVL (có thể lập bảng kê nhập, xuất NVL để thuận lợi
cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển).
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào, cuối
mỗi tháng sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất, lu kho của từng thứ
NVL cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền. Mỗi thứ NVL đợc ghi một
dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán
thực hiện đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu, nhợc điểm và phạm vi ứng dụng:
+ Ưu điểm:
Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp ghi
thẻ song song.
+ Nhợc điểm:
Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa chi chép của thủ kho và kế toán.
Nếu không lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập,
xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn.
Việc kiểm tra đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế
chức năng kiểm tra của kế toán.
- 13 -

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì
các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này.
3.1.7. Phơng pháp sổ số d
- ở kho:
Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 phơng pháp trên, thủ kho
còn sử dụng sổ số d để ghi chép số lu kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉ
tiêu số lợng.
Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng sổ số
d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho.
- ở phòng kế toán:
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho
của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán, nhân
viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tổng hợp giá
trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo từng nhóm, loại hàng nhập, xuất để
ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ. Số liệu thành tiền trên
phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL theo từng nhóm, loại hàng đợc ghi
vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất NVL.
Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho đợc chuyên
môn hoá). Vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế
toán tính giá hạch toán của hàng lu kho để ghi vào sổ số d cột "thành tiền". Sau
đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu
cột "lu kho cuối tháng" của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảng kê tổng hợp
nhập, xuất lu kho cùng kỳ.
- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng.
+ Ưu điểm:
Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của
NVL theo nhóm và theo loại.
Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên việc bảo quản hàng trong
kho.
+ Nhợc điểm:

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại hàng tồn
kho, vì vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đó
phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.
Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số
liệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất lu kho thì việc tìm
kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.
+ Điều kiện áp dụng:
- 14 -