Bàn về chức năng nhiệm vụ của Phòng quản trị nhân lực và các yêu cầu đối với quản trị viên nhân lực

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Bµn vỊ chøc năng nhiệm vụ của Phòng quản trị nhân lực
và các yêu cầu đối với quản trị viên nhân lực

Mục lục
Mục lục.............................................................................................................1
Lời mở đầu........................................................................................................1
I. cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp...............................................2
Hình 1: Sơ đồ tổ chức tại một doanh nghiệp t nhân loại nhỏ...............4
Hình 2: Sơ đò tổ chức tại một công ty trung bình................................4
Hình 3: Sơ đồ cấu trúc một doanh nghiệp lớn......................................5
II. Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực..................................................5
Hình 4: Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực..................................8
III. chức năng, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực.................................9
1. Hoạch định tài nguyên nhân sự......................................................11
2. Tuyển dụng.....................................................................................12
b) Tuyển chọn.........................................................................................13
3. Đào tạo và phát triển.......................................................................15
4. Quản trị tiền lơng............................................................................15
5. Quan hệ với ngời lao động.............................................................16
6. Dịch vụ và phúc lợi.........................................................................17
7. Y tế và an toàn................................................................................17
8. Nghiên cứu tài nguyên nhân sự......................................................17
IV. Vai trò và quyền hạn của phòng quản trị nhân lực...............................18
1. Vai trò.............................................................................................18
a) Cố vấn-t vấn:.......................................................................................18
b) Dịch vụ-phục vụ: ...............................................................................18
c) Kiểm tra:.............................................................................................19
2. Quyền hạn của phòng quản trị nhân lực.........................................19
V. Yêu cầu-tiêu chuẩn đối với quản trị viên nhân lực................................20

kết luận............................................................................................................22
Danh mục tài liệu tham khảo..........................................................................22

Lời mở đầu
Từ Đại hội Đảng VI (1986), nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị
trờng có sự quản lý của Nhà nớc. Cơ chế kinh tế thay đổi đà đa vị trí của
khoa học và nghệ thuật quản lý trở thành một nhân tố quan trọng nhất, mét

1


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

phơng thức để tồn tại và phát triển cho các doanh nghiệp, các tổ chức, đơn
vị kinh tế.
Vai trò của nhân tố con ngời đà vợt lên trên các nhân tố khác, cho
nên cần phải biết tác dụng và khai thác những năng lực ngời còn tiềm ẩn
và có trữ lợng vô hạn trong x· héi, trong c¸c tỉ chøc kinh tÕ, trong quần
chúng.
Đối với những doanh nghiệp, thờng là những doanh nghiệp có quy mô
trung bình trở lên, mà trong cơ cấu tổ chức có phòng quản trị nhân lực thì hoạt
động khai thác vai trò con ngời thuộc phòng này, thể hiện qua chức năng nhiệm
vụ, quyền hạn và vai trò của nó. Dĩ nhiên để phòng quản trị nhân lực hoạt động đợc tốt thì mỗi quản trị viên nhân lực phải có những tiêu chuẩn nhất định về trình
độ chuyên môn sao cho có khả năng sử dụng con ngời.
Song quản trị nhân lực trong nền kinh tế thị trờng là một vấn đề còn
mới mẻ ở nớc ta. Hơn nữa, đây là lĩnh vực khoa học quản lý có liên quan trực
tiếp đến hành vi con ngời, mà trong khoa học hành vi không có quy tắc. Do
vậy quản trị nhân lực còn là vấn đề nghệ thuật. Đây chính là xu hớng và
thách đố của thời đại trong lĩnh vực quản trị nhân sự mà ta cần nghiên cứu để
làm rõ vai trò, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực, yêu cầu của quản trị

viên nhân sự với mục đích phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp, thơng mại nhu cầu của nhân viên.
Với nhận thức trên, em làm đề tài này chủ yếu trên cơ sở lý thuyết với
mục đích làm rõ vấn đề đề tài đặt ra và tình hình thực tế trong các doanh
nghiệp ở Việt Nam, đồng thời đề ra một số giải pháp khắc phục những hạn
chế còn tồn tại.
I. cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Trong quản trị không có cơ cấu tổ chức nào là hiệu quả nhất trong mọi
trờng hợp. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ cấu tổ chức năng ®éng, thÝch øng

2


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

nhanh nhạy và kịp thời với mọi thay đổi. Trong mọi tổ chức đều có quản trị
nhân sự, bất kể cơ quan tổ chức đó có phòng quản trị nhân lực hay không.
Trong doanh nghiệp có thể có hoặc không có phòng quản trị nhân lực,
tuỳ theo quy mô và khối lợng công việc, trình độ kỹ thuật-công nghệ sản
xuất, nhân lực, điều kiện kinh tế-chính trị và xà hội, đờng lối lÃnh đạo của
nhà quản lý. Khi sản xuất ngày càng phát triển, số lợng nhân lực tăng, cơ sở
vật chất kỹ thuật hiện đại đợc áp dụng vào sản xuất. Khi đó quan hệ lao động
trở nên phức tạp, giám đốc hay một số nhà quản lý khó có thể kiểm soát đợc
hành động của nhân viên để duy trì sản xuất nhịp nhàng, hiệu quả cao thì
việc hình thành phòng quản trị nhân lực thực sự cần thiết, bởi quản trị nhân
lực là lĩnh vực xuất hiện ở tất cả các phòng ban1.
Sau đây là một số mô hình cơ cÊu tỉ chøc ®ang phỉ biÕn hiƯn nay:
Tríc hÕt chóng ta nghiên cứu mộtdn t nhân có quy mô nhỏ. Đây là loại
hình doanh nghiệp nhỏ nhất, duy trì cơ cấu đơn giản. Chủ doanh nghiệp lo
toàn bộ mọi việc từ quản trị sản xuất, maketing, tài chính, kinh doanh. Đây là

cơ cấu có mức độ bộ phận hoá thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập
trung vào một ngời, mức độ chính thức thấp. Cơ cấu này có u điểm là chi phí
quản lý thấp, trách nhiệm và quyền lợi rõ ràng, nhanh nhạy, linh hoạt, dễ
thích nghi với sự thay đổi của môi trờng kinh doanh.
Nhợc điểm của cơ cấu này gặp khó khăn khi tổ chức mở rộng quy
mô, đặc biệt là vấn đề tuyển chọn và bố trí nhân sự. Chủ doanh nghiệp có thể
bị quá tải thông tin do mức độ tập trung hóa cao. Không những thế, mọi
quyết định tập trung vào một ngời làm cho độ rủi ro cao.

Giám đốc

1

Trưởng P. kinh doanh

Trưởng bộ phận sản xuất

Giáo trình quản trị nhân lực - Đại học KTQD

3

Trưởng phòng tài chính


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Hình 1: Sơ đồ tổ chức tại một doanh nghiệp t nhân loại nhỏ
Khi doanh nghiệp phát triển, số lợng và chất lợng kỹ thuật-công nghệ
thay đổi, đồng thời số lợng và chất lợng cũng thay đổi. Để hoạt động nhân
lực ổn định, phòng hành chính sẽ kiêm cả việc quản trị nhân lực.

Giám đốc

Trưởng phòng kinh doanh

Trưởng phòng hành chính

Trưởng bộ phận nhân sự

Nhân viên

Kế toán trưởng

Chức vụ khác

Nhân viên

Hình 2: Sơ đò tổ chức tại một công ty trung bình
Khi công ty phát triển đến quy mô lớn hàng ngàn nhân viên, mức độ
chuyên môn hoá cao nên cần lập riêng một phòng quản trị nhân lực. Trởng
phòng quản trị nhân lực (giám đốc phòng nhân lực), thờng kiêm chức phó
giám đốc doanh nghiệp. Trong phòng này lại chia ra bộ phận chức năng riêng
dới quyền của một vị giám đốc của tuyến giữa hay tuyến sơ cấp. Dới họ là
các chuyên viên.
Giám đốc

4

Giám đốc
tài chính

Giám đốc
maketing

Giám đốc
sản xuất

Giám đốc
nhân sự

Kế to¸n
tr­ëng


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Hình 3: Sơ ®å cÊu tróc mét doanh nghiƯp lín
II. C¬ cÊu tỉ chức phòng quản trị nhân lực
Trong doanh nghiệp lớn phải có phòng quản trị nhân lực và dới phòng
này lại phân ra các phòng chức năng riêng.
Cơ cấu này nhằm thích ứng với quy mô của Công ty, với những thay
đổi của môi trờng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Môi trờng bên ngoài
bao gồm các yếu tố nh khung cảnh kinh tế, dân số và lực lợng lao động xÃ
hội, luật lệ của Nhà nớc, văn hoá và xà hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học-kỹ
thuật-công nghệ, chính quyền, đoàn thể.
Những thay đổi về khung cảnh kinh tế, dân số, lực lợng lao động xÃ
hội sẽ tác động vào quản trị nhân lực. Thực vậy khi kinh tế nhiều thành phần
phát triển, khuyến khích đa dạng hoá các thành phần kinh tế, đặc biệt là
thành phần kinh tế t nhân, là khu vực thu hút nhiều lao động. Sản xuất mở
rộng theo đà phát triển của nền kinh tế đòi hỏi doanh nghiệp phải tuyển dụng
thêm ngời có trình độ, đòi hỏi tăng lơng để thu hút nhân tài, tăng phúc lợi, cải

thiện điều kiện việc làm.
Về dân số, lực lợng lao động. Nớc ta là nớc nặng về nông nghiệp,
nguồn lao động dồi dào, trong đó tỷ lệ phụ nữ tham gia lao động chiếm
khoảng 52% lực lợng lao động xà hội, tham gia hoạt động đông đảo ở tất cả
các ngành kinh tế quốc dân. Lực lợng lao động nữ đi làm đông ảnh hởng đến
chính sách phúc lợi, dịch vụ của doanh nghiệp.
Sự thay đổi các giá trị văn hoácủa một nớc cũng tạo ra thách đố cho
cấp quản trị nhân lực. Nếu một nền văn hoá có nhiều đẳng cấp, nấc thang giá
trị xà hội không theo kịp đà phát triển của thời đại, nó sẽ kìm hàm không
5


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

cung cÊp nh©n tài cho tổ chức. Điều này sẽ đa đến hiệu quả là bầu không khí
văn hoá của Công ty không năng động đợc.
Với tốc độ phát triển qua nhanh của khoa học-kỹ thuật trong thời đại
ngày nay cũng nh trong tơng lai, để đủ sức cạnh tranh trên thị trờng, các
doanh nghiệp phải cải tiến, đổi mới khoa học, kỹ thuật, công nghệ. Điều này
sẽ ảnh hởng rất lớn tới tài nguyên nhân lực trong tổ chức. Chẳng hạn nh việc
đào tạo các nhân viên để theo kịp với đà phát triển của khoa học-kỹ thuật.
Dặc biệt là việc tuyển nhân viên có trình độ, có khả năng. Hơn nữa, khi đó
nhà quản trị nhân lực còn phải bô strí lực lợng lao động d thừa do áp dụng
các máy móc thiết bị hiện đại vào hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, các yếu tố thuộc môi trờng bên ngoài ảnh hởng đến việc hình
thành cũng nh hoạt động của phòng quản trị nhân lực còn có khách hàng, đối
thủ cạnh tranh và chính quyền, đoàn thể.
Khách hàng là Thợng đế. Đó là câu nói cửa miệng của tất cả
những ngời hoạt động trên thị trờng. Khách hàng là đối tợng, là trọng tâm
của hoạt động sản xuất kinh doanh. Dó đó, quản trị viên cần phải hiểu rằng

phải thỏa mÃn khách hàng, không có khách hàng là không còn doanh nghiệp,
không còn việc làm cho họ.
Nguồn nhân lực vừa là xuất phát điểm, là lực lợng sản xuất, là mục
đích của quá trình sản xuất. Nhân lực-yếu tố quyết định nhất của lực lợng sản
xuất, là tài nguyên quý gia snh để doanh nghiệp lo giữ, duy trì, phát triển. Để
thực hiện đợc điều này doanh nghiệp phải có chính sách lơng bổng, phúc lợi
hợp lý, phải tạo môi trờng làm việc và bầu không khí văn hoá... tránh tình
trạng để đối thủ cạnh tranh thu hút nguồn nhân lực của mình.
Các các đoàn thể cũng ảnh hởng rất lớn đến quản trị nhân lực, nhất là
những vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, sa thải, chế độ bảo hiểm...
Bên cạnh sự ảnh hởng của môi trờng bên ngoài đến cơ cấu tổ chức
phòng nhân lực là sự ảnh hởng của môi trờng bên trong. Bao gồm mơc tiªu

6


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

cđa doanh nghiƯp, chính sách và chính trị của công ty và bầu văn hoá của
công ty. Trong các yếu tố này thì bầu không khí văn hoá của công ty ảnh hởng rất lớn đến quản trị.
Văn hóa tổ chức là một loạt các quy phạm và hệ thống giá trị chung
nhằm kiểm soát sự tơng tác giữa các thành viên trong tổ chức và giữa thành
viên trong tổ chức với ngời bên ngoài. Khi bầu không khí của văn hoá càng
mạnh thì càng nhiều thành viên trong tổ chức chấp nhận các giá trị cơ bản
trong tổ chức. Các giá trị cơ bản này đợc chia xẻ rất rộng rÃi và có chủ định.
Sự cam kết của tổ chức đề ra càng lớn. Văn hóa tổ chức ảnh hởng trực tiếp
đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Văn hóa mạnh sẽ quy tụ đợc sự nhất
trí cao dẫn tới sự trung thành đối với tổ chức tăng thêm, nó làm tăng tính nhất
quán của hành vi. Bầu không khí văn hoá doanh nghiệp có nguồn gốc và tiến
triển từ ngời sáng lập ra tổ chức đó2.

Từ những phân tích trên ta thấy đợc những yếu tố ảnh hởng đến quản
trị nhân lực trong một doanh nghiệp lớn, và để thành công với điều kiện đó
thì phòng quản trị nhân lực đợc chia thành các bộ phận chức năng riêng dới
quyền một vị giám đốc hay tởng phòng tuyến giữa. Dới họ là các chuyên
viên.

2

Môn: Hành vi tổ chức
7


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Giám đốc phòng
quản trị nhân lực

Trưởng phòng kế

Trưởng phòng
Tuyển dụng lao động
- Tuyển mộ
- Đào tạo
- Phỏng vấn
- Sắp xếp

hoạch
Nguồn nhân lực
- Dự báo và lập kế hoạch
- Lập kế hoạch nghề nghiệp

- Thực hiện các kế hoạch
- Kiểm tra và đánh giá CT

Trưởng phòng
Tiền lương
- Đánh giá công việc
- Điều tra về tiền lương
- Khuyến khích lương
- Phân chia lợi nhuận

Trưởng phòng phúc lợi
Và dịch vụ
- Dịch vụ bảo hiểm y tế
- Lương hưu và tiết kiệm
- Tư vấn và trợ giúp
- ấn phẩm

Trưởng phòng đào tạo
Và phát triển
- Đánh giá thực hiện công việc
- Đào tạo nghề nghiệp
- Phát triển quản lý
- Phát triển tổ chức

Quan hệ
lao động
- Thảo luạn tập thể
- Xử lý bất bình
- Các vấn đề kỷ luật
- Kiến nghị/khuyến cáo

Trưởng phòng Y tế
Và an toàn
- Goá dục và thanh tra
- nghiên cứu
- Các chương trình sức khoẻ
- Lưu trữ và báo cáo

Trưởng phòng nghiên cứu
Tài nguyên nhân sự
- Các kế hoạch hành động
- Các nghiên cứu
- Những ca thầu về
biệt đối xử

Hình 4: Cơ cấu tổ chức phòng quản trị nhân lực

8


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Những năm gần đây các doanh nghiệp trên thế giới thờng sử dụng các
khái niệm Quản trị tài nguyên nhân sự, Quản trị nhân viên, Quản trị
nguồn nhân lực. Hệ quả của nó là tên phòng ban: Phòng quản trị nhân
lực, Phòng quản trị nguồn nhân lực.
ở nớc ta, trớc kia thờng gọi phòng quản trị nhân lực là phòng tổ chức,
hay đợc chia ra nhiều phòng ban nh: phòng tổ chức cán bộ, phòng lao động
tiền lơng, phòng đào tạo... Chuyển sang cơ chế thị trờng để hoạt động hiệu
quả, các doanh nghiệp tinh giảm biên chế và sáp nhập một số chức năng vầo

thành một phòng ban. phòng quản trị nhân lực đợc hình thành, nhng chủ yếu
là học tập từ kinh nghiệm nớc ngoài, dễ vấp phải tình trạng dập khuôn máy
móc. Do vậy mà doanh nghiệp phải tính đến đặc điểm tình hình kinh tế xÃ
hội Việt Nam, đồng thời nghiên cứu nhân trắc học và ứng dụng trên ngời lao
động Việt Nam. Công việc phát huy nguồn lực con ngời làm yếu tố cơ bản
cho sự phát triển nhanh, bền vững của doanh nghiệp.
III. chức năng, nhiệm vụ của phòng quản trị nhân lực
Trớc khi thành lập một phòng ban, nhà quản trị phải xác định đợc chức
năng, nhiệm vụ của phòng ban đó, số ngời sẽ làm việc trong phòng ban này.
Đồng thời phải lảmõ mối quan hệ với các phòng ban khác, phân công trách
nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, nhiều cửa.
Từ mục tiêu chung đó, bộ phận quản trị nhân lực đợc hình thành phải
đảm bảo 2 yêu cầu chính là cân đối và linh hoạt. Cân đối tức là phối hợp nhịp
nhàng với các bộ phận khác; bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất, bộ phận
maketing... Những bộ phận này sử dụng lao động thông qua sự điều phối của
phòng quản trị nhân lực. Linh hoạt nghĩa là có thể thích ứng đợc với mọi thay
đổi của môi trờng trong và ngoài doanh nghiệp, từ đó quy mô của phòng đợc
thay đổi cho phù hợp.
Theo hình 4, phòng quản trị nhân lực có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
1) Hoạch định tài nguyên nh©n sù

9


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

2) Tuyểndụng
3) Đào tạo và phát triển
4) Quản trị tiền lơng
5) Quan hệ lao động

6) Dịch vụ và phúc lợi
7) Y tế và an toàn
8) Nghiên cứu tài nguyên nhân sự
Đây là những chức năng chủ yếu và cần thiết cho mọi cơ quan, tổ
chức, không kể quy mô và cơ cấu tổ chức. Đối với các tổ chức nhỏ nh các
doanh nghiệp t nhân, hợp tác xà thì những chức năng này sẽ đợc giao cho
những bộ phận khác khi không thành lập phòng quản trị nhân lực. Theo cơ
cấu này thì giám đốc hay trởng phòng tài nguyên nhân sự có chức năng
nghiệp vụ nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và
phát triển, quản trị lơng bổng, quan hệ lao động, dịch vụ phức lợi, y tế và an
toàn lao động trong doanh nghiệp. Ngoài ra giám đốc nhân sự còn phải phục
vụ các bộ phận chức năng khác có liên quan đến tám lĩnh vực trên.
Giám đốc nhân sự

Hoạch định

Tổ chức

LÃnh đạo

Kiểm tra

Bộ phận
của mình
Các bộ phận khác
có hiệu quả

Hình 5: Sơ đồ quản trị bộ phận nhân sự
Bây giờ ta nghiên cứu chi tiết từng chức năng của phòng quản trị nhân
lực.

10


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1. Hoạch định tài nguyên nhân sự
Hoạch định tài nguyên nhân sự hay kế hoạch hoá nguồn nhân lực là
quá trình xác định nhu cầu về nguồn nhân lực, xuất phát từ mục tiêu của tổ
chức và xây dựng các kế hoạch nhân lực, để đảm bảo tổ chức đó có đúng số
ngời có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu3
Dựa theo các kế hoạch chiến lợc của toàn công ty, giám đốc nhân sự
sẽ hoạch định chiến lợc nhân sự cho doanh nghiệp, đồng thời cố vấn cho các
bộ phận hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận đó. Các nhà quản trị
nhân sự cũng phải hoạch định nhân sự cho bộ phận của mình.
Hoạt động hoạch định tài nguyên nhân sự giúp cho doanh nghiệp nắm
đợc quy mô nhân viên cả về số lợng và chất lợng. Từ đó doanh nghiệp có cơ
sở để đào tạo, phát triển nhân sự, xây dựng hệ thống tiền lơng, tuyển mộ,
tuyển chọn hợp lý.
Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự gồm 4 bớc:
Bớc 1: đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu. ở bớc này nhà quản trị sẽ dựa
vào nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của công ty, doanh thu, lợi nhuận, sau
cùng mới ớc tính lực lợng lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Bớc 2: đề ra các chính sách và kế hoạch. Các chuyên viên dự đoán nhu
cầu về nguồn nhân lực so với khả năng của doanh nghiệp trong tơng lai.
Phòng quản trị nhân lực sẽ đề ra các chính sách, kế hoạch cụ thể để dễ dàng
sắp xếp nhân viên trong trờng hợp thiếu hoặc thừa nhân viên. Việc dự đoán
nhu cầu cũng cần phải phác hoạ ra những yêu cầu về kỹ năng và trình độ của
nhân viên của doanh nghiệp sử dụng. Trởng phòng nhân sự phải cân nhắc,
tính toán cho phù hợp với ngân sách của công ty và báo cáo lên giám đốc phê

chuẩn.
Bớc 3: thực hiện các kế hoạch
3

Bài giảng Nguyễn Văn Điềm
11


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Sau khi cã các chính sách và kế hoạch cụ thể, phòng quản trị nhân lực
sẽ phối hợp với các bộ phận khác thực hiện kế hoạch.
* Kế hoạch đợc thực hiện trong 2 trờng hợp:
- Thiếu nhân viên: trờng hợp này nhà quản trị nhân lực tuỳ thuộc vào
mức độ thiếu mà có thể tiến hành tuyển mộ, tuyển chọn, thuyên chuyển,
thăng giáng chức.
- Thừa nhân viên: trờng hợp này nhà quản trị nhân lực sẽ thực hiện các
biện pháp: hạn chế tuyển dụng, giảm gì lao động, cho nghỉ hu, giÃn thợ.
Bớc 4: kiểm tra đánh giá.
Trong mỗi bớc, nhà quản trị phải kiểm tra việc thực hiện có đúng với
mục tiêu đề ra hay không và cuối mỗi giai đoạn phải tiến hành đánh giá kết
quả thực hiện
2. Tuyển dụng
Tuyển dụng lao động gần hai quá trình chủ yếu là tuyển mộ và tuyển
chọn.
a) Tuyển mộ: Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những ngời
có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đều đăng ký, nộp đơn tìm việc làm.
Tiến trình tuyển mộ đợc tiến hành sau quá trình hoạch định nguồn
nhân lực, khi mà các giải pháp khác không đáp ứng đợc nhu cầu nguồn nhân
lực trong doanh nghiệp.

Công việc tuyển mộ đợc bắt đầu khi các bộ phận khác gửi yêu cầu về
nhân lực cho phòng quản trị nhân lực. Yêu cầu này có nêu đầy đủ về chức vụ,
nội dung công việc, số lợng nhân lực và thời gian. Phòng quản trị nhân lực
dựa trên bảng mô tả chi tiết công việc để xác định tiêu chuẩn của nhân viên
sẽ đợc tuyển.
Trớc khi tuyển mộ, nhà quản trị nhân lực xác định nguồn nhân lực bên
trong doanh nghiệp có thể đáp ứng đợc nhu cầu này không, bởi việc tuyển
mộ bên ngoài rất tốn kÐm chi phÝ.

12


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Môi trờng bên trong
Môi trường bên ngoài
Hoạch định
nguồn nhân lực
Các giải pháp khác

Tuyển mộ

Nguồn nội bộ

Nguồn bên ngoài

Các phương pháp nội bộ

Các phương pháp bên ngoài
Cá nhân được tuyển

b) Tuyển chọn
Khi triển khai kinh doanh, phát triển sự nghiệp, ai cũng muốn tìm đợc
ngời tốt để trợ giúp, họ luôn để tâm tìm ngời. Vấn đề đặt ra là có tìm đợc ngời tốt nh mong muốn hay không? Quyết định là ở khâu tuyển chọn. Ngời
Nhật có câu ngạn ngữ Chu đáo nhân sự rồi phó thác mệnh trời, nói lên tầm
quan trọng của việc tìm ngời.4
Tuyển chọn là việc quyết định xem trong số các ứng viên đợc tuyển
mộ, ai là ngời hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho doanh nghiệp.
Điều cần chú ý khi tuyển chọn là phòng quản trị nhân lực phải căn cứ
vào bảng miêu tả chi tiết tiêu chuẩn công việc. Dựa vào bảng này các chuyên
viên biết đợc cần những ứng viên có những tiêu chuẩn nào và các chuyên gia
sẽ thiết kế các mẫu phỏng vấn, trắc nghiệm thích hợp.
Nhìn một cách tổng quát thì tiến trình tuyển chọn gồm chín bớc nh
trong sơ đồ sau:
4

- Nhân sự, Chìa khóa của thành công – TrÇn Quan T - NXBTPHCM
13


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Môi trường bên trong
Môi trường bên ngoài
Người được tuyển mộ
nộp đơn
Phỏng vấn sơ bộ
Xem xét mẫu
đơn xin việc
Trắc nghiệm

Phỏng vấn kỹ

ứng
viên
bị

Tham khảo và
kiểm tra lý lịch
Quyết định tuyển chọn
Khám sức khoẻ
Tuyển dụng bổ nhiƯm

14

lo¹i


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

3. Đào tạo và phát triển.
Không có một chính sách công nghệ nào có thể mang lại kết quả nếu
không có chuyên gia có khả năng làm chủ và áp dụng các kỹ thuật mới. Đòi
hỏi này liên quan từ cấp cao đến cấp thấp. Rõ ràng, không đào tạo thì doanh
nghiệp sẽ không phát triển. Nhng việc đạo tạo ngời, chỉ nghĩ đến việc đào tạo
nhân viên tốt thôi cha đủ, cần phải đồng thời nghĩ đến việc đào tạo công dân
tốt cho xà hội. Nếu chỉ đứng trên lập trờng của doanh nghiệp thì việc nâng
cao nghiệp vụ, tay nghề là quan trọng, còn đào tạo nhân cách là thứ yếu. Nhng đứng trên quan điểm xà hội, sẽ thấy nh thế cha đủ, việc đào tạo con ngời
phải bao hàm cả thái độ, nhân cách tốt là rất cần thiết. Với t cách là đào tạo
nghề cho nhân viên thì doanh nghiệp có vai trò rất lớn. Trách nhiệm của
doanh nghiệp khá nặng nề.

Đối tợng của hoạt động đào tạo là tất cả các cấp: cán bộ kỹ s, kỹ thuật
viên, công nhân kỹ thuật. Hoạt động đào tạo có thể tiến hành trong công việc
hay ngoài công việc, đợc diễn ra dới sự kèm cặp của các giám sát viên.
Phòng quản trị nhân lực có vai trò giúp cho các giám sát viên trở thành
những ngời đào tạo tốt hơn, tiến hành các khóa đạo tạo độc lập. Đào tạo các
kỹ s cấp cao, phòng quản trị nhân lực sẽ hớng vào giảng dạy các lĩnh vực
khoa học ứng dụng nhiều hơn là khoa học cơ bản. Do tốc độ phát triển nhanh
nên đòi hỏi phải có nỗ lực cao. Khi đào tạo các kỹ thuật viên, phòng quản trị
nhân lực sẽ đào tạo chuyên ngành xứng với sự phát triển của xí nghiệp, trình
độ không cần cao nhng số lợng lớn hơn. Cuối cùng là đào tạo các công nhân
kỹ thuật trong các trung tâm chuyên môn hóa. Ngoài ra, phòng nguồn nhân
lực cũng thờng có nhiệm vụ đánh giá nhu cầu đào tạo và đánh giá tính hiệu
suất của các chơng trình đào tạo.
4. Quản trị tiền lơng
Lơng bổng và đÃi ngộ chỉ về mọi loại phần thởng mà một cá nhân
nhận đợc để đổi lấy sức lao động của mình bỏ ra.

15


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Lơng bổng là một trong những động lực kích thích ngời lao động, nhng đồng thời cũng là yếu tố gây trì trệ, không hợp tác, rời bỏ công ty. Tất cả
phụ thuộc vào trình độ và năng lực của các cấp quản trị, đặc biệt là phòng
nguồn nhân lực, là nơi ra quyết định chủ yếu về tiền lơng. Quản lý công tác
tiền lơng đòi hỏi sự nỗ lực kết hợp của phòng quản trị nhân lực và những ngời
quản lý tác nghiệp. Các bộ phận này đợc trang bị đầy đủ để thực hiện các
cuộc nghiên cứu chuyên biệt về hệ thống lơng bổng nh đánh giá công việc,
nghiên cứu về lơng, kích thích lao động và ấn định các tiêu chuẩn công việc.
Thông thờng, những ngời quản lý trực tuyến chịu trách nhiệm cho việc ấn

định mức lơng và điều chỉnh mức lơng theo công việc của từng cá nhân. Văn
phòng quản trị lơng bổng thờng đặt dới quyền quản trị của giám đốc nguồn
nhân lực sẽ chịu trách nhiệm về xây dựng và bảo toàn cấu trúc tiền lơng,
đồng thời hàng ngày bổ sung các thủ tục liên quan ®Õn vÊn ®Ị l¬ng bỉng.
5. Quan hƯ víi ngêi lao ®éng.
Quan hƯ lao ®éng trong doanh nghiƯp bao gåm c¸c hoạt động quản trị
nguồn nhân lực kết hợp với sự di chuyển nhân viên trong doanh nghiệp bao
gồm các hoạt động thăng, giáng chức, thuyên chuyển, xin nghỉ việc, tạm cho
nghØ viƯc, vỊ hu, kû lt vµ thi hµnh kû luật.
Phòng quản trị nhân lực có vai trò tích cực trong việc đàm phán và
quản trị hợp đồng lao động, thoả ớc lao động tập thể. Trớc khi đàm phán,
phòng quản trị nhân lực có trách nhiệm thu thập các thông tin cần thiết và
giúp chuẩn bị vị trí thoả thuận cho doanh nghiệp. Sau khi một hợp đồng hay
thoả ớc lao động đợc đàm phán, phòng quản trị nhân lực sẽ chỉ thị cho các
chuyên viên về việc quản trị thoả ớc, tránh những bất bình, xung đột xảy ra.
Một trách nhiệm chính của phòng quản trị nhân lực là đảm bảo tránh cho
doanh nghiệp những mu đồ lao động không hợp lý. Ngoài ra, phòng quản trị
nhân lực còn có nhiệm vụ xây dựng nội quy lao động và thủ tục giải quyết
các bất bình có hiệu quả ®Ĩ b¶o vƯ ngêi lao ®éng.

16


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

6. DÞch vơ và phúc lợi.
Phúc lợi hay còn là lơng bổng đÃi ngộ gián tiếp về mặt tài chính. Bao
gồm các khoản nh bảo hiểm y tế, bảo hiểm cuộc sống, các kỳ nghỉ, các dịch
vụ khác cho ngời lao động. Phúc lợi có thể do luật pháp quy định hoặc không
do pháp luật quy định. Phúc lợi chính là chìa khóa để nuôi dỡng một công ty

lớn mạnh bởi nó là yếu tố kích thích ngời lao động làm việc, đồng thời duy
trì và lôi cuốn những ngời có tài về làm việc cho doanh nghiệp.
Phòng quản trị nhân lực có trách nhiệm làm cho công tác thù lao lao
động mang tính cạnh tranh với các tổ chức khác, hợp lý theo nghĩa công bằng
nội bộ, hợp pháp và có tác dụng tạo động lực. Ngoài những khoản phúc lợi
bằng vật chất, phòng quản trị nhân lực cần phải chú ý đến các khoản phúc lợi
phi vật chất, bởi vì khi ngời lao động đà ổn định về vật chất khi họ còn có
nhu cầu xà hội, nhu cầu đợc kính trọng và nhu cầu tự thể hiện mình.
7. Y tế và an toàn.
Mỗi doanh nghiệp đều phải có một chơng trình an toàn để đề phòng
những tai nạn rủi ro trong quá trình lao động, bảo đảm tái sản xuất sức lao
động cho nhân viên. Ngời lao động phải luôn đợc giáo dục, nhắc nhở về tầm
quan trọng của an toàn và đợc hớng dẫn bảo đảm an toàn, tránh tai nạn lao
động.
Trong lĩnh vực này, trách nhiệm chính của phòng quản trị nhân lực đào
tạo và thanh tra về an toàn, sửa chữa các điều kiện không an toàn, xây dựng
các chơng trình sức khoẻ, thờng xuyên báo cáo về tai nạn và thơng tật. Mọi
vấn đề xảy ra phòng nguồn nhân lực phải có trách nhiệm lu trữ. Ngoài ra, để
đối phó với những tai nạn bất ngờ, phòng nguồn nhân lực sẽ xây dựng kế
hoạch cấp cứu. Một chơng trình an toàn có hiệu quả, có thể giảm số lợng các
tai nạn và tăng cờng sức khoẻ chung cho ngời lao động.
8. Nghiên cứu tài nguyên nhân sù

17


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Phòng quản trị nhân lực có trách nhiệm ghi chép, thu thập và phân tích
các thông tin về những thay đổi về hành vi, thái độ của ngời lao động.

Nghiên cứu những yếu tố làm giảm năng suất lao động, những nguyên nhân
gây nên sự vắng mặt của nhân viên, biểu hiện không thoả mÃn, bất hợp tác.
Các chuyên viên sẽ tiếp xúc trực tiếp với ngời lao động, tìm hiểu về những ca
thán và phân biệt đối xử. Những yếu tố liên quan đến khoa học hành vi. Do
đó, các chuyên viên phải có chuyên môn cao để thực hiện các kế hoạch hành
động, phân tích đánh giá các vấn đề của cá nhân cũng đánh giá sự phù hợp
của các chính sách hiện hành để tăng cờng tính hiệu suất của tổ chức.
IV. Vai trò và quyền hạn của phòng quản trị nhân lực
1. Vai trò.
Phòng quản trị nhân lực có ba vai trò chính là: cố vấn-t vấn, dịch vụphục vơ, kiĨm tra.
a) Cè vÊn-t vÊn:
Bé phËn nh©n lùc cã vai trò t vấn và cố vấn cho các bộ phận khác. Ví
dụ nh có tranh chấp về tiền lơng, giờ làm việc hay vấn đề kỷ luật lao động...
Trong tất cả các vấn đề này, giám đốc nguồn nhân lực và các chuyên viên
phải đề ra những phơng án giải quyết một cách tối u theo khả năng chuyên
môn của họ.
Do vậy, khả năng của bộ phận nhân sự đợc đánh giá qua khả năng đa
ra các lời khuyên hoặc khuyến cáo thích hợp đối với những vấn đề nảy sinh
một cách có hiệu quả.
b) Dịch vụ-phục vụ:
Phòng quản trị nhân sự có vai trò cung cấp một số dịch vụ thuộc
chuyên môn của mình cho các phòng ban khác nh các dịch vụ tuyển dụng,
đào tạo, phúc lợi, y tế, an toàn. Phòng nhân lực làm công việc này sẽ có hiệu
quả hơn nếu các bộ phận khác tự đảm trách. Mỗi bộ phận không để quyết
định công việc của mình từ A đến Z.

18


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Phòng nhân lực thiết kế các chơng trình, kế hoạch đào tạo, tuy nhiên
thờng đợc các bộ phận khác tham khảo ý kiến.
Ngoài ra phòng nhân lực còn quản trị các chơng trình thù lao, phúc lợi,
lu trữ bảo quản hồ sơ.
c) Kiểm tra:
Phòng nhân lực đảm nhận chức năng kiểm tra bằng cách giám sát các
bộ phận khác có thực hiện đúng các chính sách chơng trình thuộc về nhân sự
hay không. Ví dụ nh việc một bộ phận tăng lơng cho một số nhân viên không
thông qua việc đánh giá thành tích công tác và báo cáo cho phòng nhân lực.
Bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra và thực hiện theo chính sách của doanh nghiệp.
Phòng nhân lực còn tiến hành kiĨm tra c¸c thđ tơc. VÝ dơ nh kiĨm tra
xem các bộ phận tuyển chọn có bỏ xót một thành phần nào không.
Cuối cùng, phòng nhân lực kiểm tra mức độ của một vấn đề. Các
chuyen viên phải đo lờng, đánh giá các đơn khiếu nại, tai nạn lao động, thời
hạn hợp đồng, lý do vắng mặt và các biện pháp kỷ luật. Kết quả của các hoạt
động kiểm tra đợc viết thành bản tờng trình và gửi cho bộ phận có liên quan.
2. Quyền hạn của phòng quản trị nhân lực.
Phòng nhân lực có các quyền hạn: quyền hạn theo trực tuyến, quyền
hạn theo chức năng và quyền hạn tham mu.
Các quyền hạn này đợc thể hiện qua việc: đợc quyền tham dự họp bàn
về các vấn đề phát triển doanh nghiệp, quyền phát biểu, nêu ý kiến cho lÃnh
đạo; Quyền thu thập các thông tin, t liệu có liên quan đến vấn đề quản trị
nhân lực từ các phòng ban khác; Quyền hợp tác với các chuyên gia trong và
ngoài doanh nghiệp để nghiên cứu về quản trị nhân lực...
Quyền hạn trực tuyến thể hiện sự dân chủ trong hoạt động quản lý.
Phòng nhân sự đợc phép trực tiếp báo cáo với ngời lÃnh đạo cao nhất của

19

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

doanh nghiÖp. Thùc hiện quyền trực tuyến vì các hoạt động nhân sự gắn bó
chặt chẽ với các mục tiêu của doanh nghiệp.
Khi phòng quản trị nhân sự đợc đặt dới sự chỉ ®¹o cđa cÊp cao nhÊt, nã
sÏ cã nhiỊu qun lùc hơn để đa ra quyết định nhân sự.
V. Yêu cầu-tiêu chuẩn đối với quản trị viên nhân lực.
Quản trị viên nhân lực là ngời đợc giao quản lý tài sản q hiÕ nhÊt
cđa qc gia, cđa doanh nghiƯp. §ång thêi hä lµ nỊn mãng vµ lµ ngn lùc
khan hiÕm nhÊt của bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào.
Quản trị viên nhân lực là ngời trực tiếp tiếp xúc mới mọi đối tợng khác
nhau trong doanh nghiệp. Trong xà hội mỗi ngời mỗi vẻ. Ngoài sự khác nhau
về khuôn mặt, mỗi ngời đều có khí chất, cách suy nghĩ riêng. Do vậy, để phát
huy đợc khả năng nhân lực, các quản trị viên nhân lực phải có trình độ đại
học kinh tÕ, am hiĨu vỊ t©m lý x· héi häc, am hiểu về quản lý sản xuất kinh
doanh. Quản trị viên nhân lực phải có kiến thức về pháp luật, luật lao động.
Để hội tụ điều kiện, các quản trị viên nhân lực phải có kỹ năng truyền
thông bằng chữ viết lời nói, phải có kỹ năng phân tích giỏi, phải có khả năng
điều hành công việc khi bị sức ép, phải kiên nhẫn đối phó với những xung
đột, mâu thuẫn.
Quản trị viên nhân lực là ngời năng động, có khả năng thích nghi cao,
có sức khoẻ tốt, năng động nhạy cảm. Ngoài ra quản trị viên nhân lực phải là
ngời có đạo đức, làm việc khách quan, công bằng, không thiên vị...
Sau đây là những kỹ năng và năng lực cần có để trở thành một quản trị
viên nhân lực thành công:
Năng lực bẩm sinh

Kỹ năng

- Khả năng thích ứng với tình huống

- Thông minh trí tuệ

- Nhận thức đợc môi trờng xà hội

- Kỹ năng nhận thức

20


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Hoµi b·o hớng tới thành công

- Sáng tạo

- Quyết đoán

- XÃ giao và khôn khéo

- Hợp tác

- Nói năng hoạt bát

- Mạnh dạn

- Nắm bắt đợc nhu cầu của đối tợng

- Đáng tin cậy

- Tích cực (khả năng điều hành)

- Chế ngự (mong muốn gây ảnh hởng - Có sức thuyết phục
đến những ngời khác)

- Thông thạo về xà hội.

- Nghị lực (mức độ tích cực cao)
- Kiên trì
- Tự tin
- Chịu đựng stress
- Sẵn sàng nhận trách nhiệm

21


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

kết luận
Thời đại ngày nay, khi nền kinh tế tri thức đợc coi là trọng tâm phát
triển của mỗi quốc gia, con ngời với trí tuệ và lao động định hớng bởi trí tuệ
đó đà và đang là tài sản quý giá nhất, là nguồn lực quan trọng nhất, quyết
định sự phát triển của mỗi quốc gia, thành bại của mỗi doanh nghiệp. Vai trò
này ngày càng tăng lên khi trí tuế hóa lao động đang trở thành xu thế phổ
biến.
Các nguồn lực khác nh đất đai, vị trí địa lý... tự nó chỉ tồn tại dới dạng
tiềm năng. Chúng là những khách thể chịu sự cải tạo khai thác của con ngời.
Vì vËy, con ngêi chÝnh lµ yÕu tè quan träng nhÊt để cấu thành lực lợng sản
xuất lực lợng sản xuất hàng đầu của toàn nhân loại5

Nhng làm sao để phát huy đợc khả năng của con ngời. Dùng đúng chỗ,
tạo cho họ niềm vui trong công việc, nâng cao thành quả công việc, đồng thời
tạo ảnh hởng tốt đối với ngời khác. Tạo hạnh phúc cho ngời lao động, gây
dựng sự nghiệp cho các doanh nghiệp. Đây chính là mục đích chính của quản
trị nhân lực.
Hoạt động quản trị nhân lực chủ yếu do phòng quản trị nhân lực đảm
trách. Quy mô của phòng quản trị nhân lực tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp. Để thực hiện tốt công việc thì mỗi chuyên viên phải đợc trang
bị trình độ chuyên môn cũng nh các kiến thức xà hội xâu rộng.
ở nớc ta hiện nay, lĩnh vực quản trị nhân lực và việc xây dựng phòng
quản trị nhân lực trong doanh nghiệp cha đợc quan tâm đúng mức do cha
đánh giá hết tầm quan trọng của hoạt động này. Do vậy, việc học hỏi kinh
nghiệm của các nớc phát triển là cần thiết. Họ là những tấm gơng về việc
dùng ngời. Dĩ nhiên, không thể lấy họ là khuôn mẫu để sao chép nguyên si.

Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Quản trị nhân lực
5

V.I.Lênin. Toàn tập - t38 - NXB TiÕn Bé
22


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Chđ biªn: PGS.PTS Phạm Đức Thành - ĐHKTQD
NXB Thống Kê - 1998
2. Quản trị nhân sự
Nguyễn Hữu Thân
NXB Thống Kê - 1998

3. Nhân sự chìa khóa của sự thành công
Nguyễn Quang Tuệ
NXB TP Hå ChÝ Minh - 2000
4. Sỉ tay ngêi qu¶n lý
Ngun Quang T
NXB TP Hå ChÝ Minh - 2000
5. Qu¶n lý nguån nh©n lùc (Management of Organizational Behavior)
Paul Hersey - Ken.Blanc Hard
Hành vi tổ chức - Bài giảng-Bùi Anh Tuấn
6. Quản trị nhân lực - Bài giảng
7. Nguồn lực con ngời - Tạp chí triết học số 4/12/1994
8. V.I.Lênin Toàn tập - t38 - NXB Tiến Bộ
9. Tác động của những biến đổi kinh tế đến sự phát triển nguồn nhân
lực, viƯc lµm vµ khu vùc phi kÕt cÊu ë ViƯt Nam và Đông Nam á.
NXB Lao động - 1998.

23