Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thiện đề tài “Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi
tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều”bên cạnh sự cố gắng của bản
thân còn nhận được sự giúp đỡ từ rất nhiều thầy cô hướng dẫn và cán bộ nhân viên
tại cơ sở thực tập.
Lời đầu tiên em cảm ơn chân thành đến Thạc Sĩ Nguyễn Văn Huân là Trưởng
khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình định hướng em kiến thức về nghiệp vụ
kế toán. Đồng thời em gửi lời cảm ơn Tiến Sĩ Vũ Thị Minh Luận Học Viện Chính
sách và Phát triển – Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Kỹ Sư Nguyễn Văn Giáp giảng viên
ngành thương mại điện tử là những người trực tiếp hướng dẫn tận tình trong quá
trình thực hiện đề tài về kiến thức kế toán và công nghệ.
Khóa luận tốt nghiệp cũng thể hiện một phần kết quả học tập của em tại khoa hệ
thống thông tin kinh tế thuộc trường đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông
sau bốn năm vì thế em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong
khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức, kinh nghiệm quý giá trong lĩnh vục kế
toán và công nghệ phần mềm là nền tảng vững chắc trong quá trình làm luận văn và
công việc sau này.
Để hoàn thành luận văn em đã hết sức cố gắng nhưng thiếu sót là điều không thể
tránh khỏi, em rất mong được đóp góp ý kiến, nhận xét của quý thầy cô và các bạn
để đề tài hoàn thiện hơn.
Thái Nguyên, tháng 6 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Duyên
i
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: Xây dụng ứng dụng cho phân hệ kế
toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều là kết quả
của quá trình bản thân em cố gắng tìm hiểu, học tập và nghiên cứu trong thời gian
làm khóa luận. Những phần sử dụng tài liệu tham khảo trong khi làm đề tài đã được
nêu rõ trong phần tài liệu tham khảo. Các kết quả và số liệu và nội dung được trình
trong khóa luận hoàn toàn chính xác, trung thực không sao chép từ các đề tài khác,

nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước hội đồng.
Thái Nguyên, tháng 6 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Duyên
ii
MỤC LỤC
Rút tiêng gửi NH về Gứi tiền vào NH 5
iii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CNH – HĐH: Công nghiệp hóa hiện đại hóa
DMNV: Danh mục nhân viên
DMCT: Danh mục chứng từ
DMNT: Danh mục ngoại tệ
DMKH:Danh mục khách hàng
DMNH: Danh mục ngân hàng
DMTK : Danh mục tài khoản
NVKT: Nhân viên kế toán
TK : Tài khoản
TGNH : Tiền gửi ngân hàng
SXKD : Sản xuất kinh doanh
XDCB : Xây dựng cơ bản
TM : Tiền mặt
TSCĐ : Tài sản cố định
KTTT : Kế toán thanh toán
KTT : Kế toán trưởng
iv
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: Doanh thu doanh nghiệp qua các
năm 17
Bảng 2.1: Bảng danh mục chứng

từ 37
Bảng 2.2: Bảng danh mục tài
khoản 37
Bảng 2.3: Bảng danh mục ngoại
tệ 38
Bảng 2.4: Bảng danh mục nhân viên 38
Bảng 2.5: Bảng danh mục khách hàng 39
Bảng 2.6: Bảng danh mục ngân
hàng 39
Bảng 2.7: Bảng danh mục phiếu chi… 40
Bảng 2.8: Bảng danh mục phiếu
thu 40
Bảng 2.7: Bảng danh mục giấy báo
nợ 42
Bảng 2.10: Bảng danh mục giấy báo có 43
v
DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Phiếu thu tiền mặt theo mẫu 01-TT quyết định
48 3
Hình 1.2: Phiếu chi tiền mặt theo mẫu 02-TT theo quyết định 48 4
Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền mặt 6
Hình 1.4: Ủy nhiệm chi mẫu 01 8
Hình 1.5: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân
hàng 9
Hình 1.6: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 18
Hình 2.1: Quy trình thu tiền mặt
19
Hình2.2: Quy trình chi tiền mặt 20
Hình 2.3: Quy trình thu tiền gửi ngân hàng
21

Hình 2.4: Quy trình chi bằng tiền gửi ngân hàng
22
Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức năng 23
Hình 2.6: Biểu đồ luồng mức khung
cảnh 24
Hình 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức
đỉnh 26
Hình 2.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí chung 28
Hình 2.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiền mặt 30
Hình 2.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiền gửi 31
Hình 2.11: Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo 32
Hình 2.12: Mô hình lược đồ quan hệ 36
Hình 3.1: Giao diện chính đăng nhập 45
Hình 3.2: Giao diện chính của chương trình 46
Hình 3.3: Giao diện chính thông tin
kháchhàng 47
Hình 3.4: Giao diện tài khoản 48
Hình 3.5: Giao diện cập nhật chứng từ 49
vi
Hình 3.6: Giao diện nhật ký thu tiền tài khoản 111 50
Hình 3.7: Giao diện sổ quỹ tiền mặt 51
Hình 3.8: Giao diện sổ tiền gửi ngân
hàng 52
vii
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, nguồn vốn đối với mọi doanh nghiệp đều khó khăn đặc biệt trong năm
2012, phần lớn các doanh nghiệp đều khan hiếm nguồn vốn. Mặc dù chính phủ đã
có các chính sách hỗ trợ giảm lãi suất vay, gia hạn các khoản nợ hay khoanh tròn nợ
giúp cho doanh nghiệp tránh được nợ quá hạn, nợ xấu, miễn thuế, gia hạn thuế cho

các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mặc dù có nhiều chính sách ưu đãi như vậy nhưng để tiếp cận được nguồn vốn
đối với các doanh nghiệp vẫn còn rất khó khăn đó là phải đáp ứng rất nhiều yếu tố
rất khắt khe.
Như vậy, để có được nguồn vốn bên ngoài phục vụ cho sản xuất rất khó khăn
đặc biệt vốn lưu động của doanh nghiệp được sử dụng hợp lí, tránh láng phí cần
phải có cơ chế quản lí, giám sát chặt chẽ việc sử dụng nguồn vốn tại doanh nghiệp
trong đó có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Tiền mặt – gửi đóng vai trò quan trọng và là mẫu chốt giải quyết cho các phân
hệ kế toán trong doanh nghiệp. Nó quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Do đó,
để giúp cho người quản lí nhanh chóng nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác về
tiền mặt – tiền gửi thì cần phải tin học hóa việc quản lí nó trong việc lưu trữ sổ sách
chứng từ cũng như hiểu rõ hơn về trình tự lưu chuyển chứng từ, trình tự ghi chép
vào sổ sách và cách thức lập phiếu thu, phiếu chi, lên các báo cáo tình hình thu chi,
tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Doanh nghiệp Hoàng Triều về nghiệp vụ kế
toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, là một sinh viên Tin học Kinh tế với mục đích
chính là áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, đồng thời được sự
giúp đỡ của nhân viên kế toán của doanh nghiệp, được sự đồng ý của Ban chủ
nhiệm Khoa hệ thống thông tin kinh tế và hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng
dẫn là Tiễn sĩ Vũ Thị Minh Luận và thầy giáo Nguyễn Văn Giáp, em quyết định
chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt - gửi tại doanh
nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều" làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
viii
2. Mục tiêu thiết thực của đề tài
Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh
doanh sắt thép Hoàng Triều.
3. Nội dung của khóa luận
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Nội dung chính của phần này là giới thiệu sơ lược về kế toán tiền mặt và kế

toán tiền gửi ngân hàng, ngữ lập trình ứng dụng vào xây dựng ứng dụng cho phân
hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp.
Chương 2: Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống
Trong chương này sẽ trình bày cụ thể những vấn đề : Quá trình hình thành cơ
cấu tổ chức và phát triển của doanh nghiệp, xây dựng ứng dụng cho phân hệ tiền
mặt – gửi, đồng thời xây dựng sơ đồ chức năng, biểu đồ luồng và cơ sở dữ liệu cho
bái toán.
Chương 3: Xây dựng chương trình
Xây dựng chương trình ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh
nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều dựa trên ngôn ngữ lập trình visuabasic 6.0
và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access xây dựng một số chức năng cơ bản dùng hạch
toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt – tiền gửi như giấy báo có, giấy báo nợ,
phiếu thu, phiếu chi.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp tổng hợp tài liệu: Tiến hành thu thập tài liệu có liên quan đến
doanh nghiệp Hoàng Triều. Thu thập các số liệu và chứng từ có liên quan phân hệ
kế toán tiền mặt và tiền gửi trong doanh nghiệp.
Phương pháp Top -Down: Là phương pháp dùng trong quá trình thiết kế hệ
thống.Theo phương pháp này, quá trình thiết kế hệ thống chia các chức năng chính
của hệ thống thành các chức năng nhỏ hơn, các chức năng này sẽ được phân chia
thành các chức năng nhỏ hơn nữa cho đến khi các chức năng đủ nhỏ.
5. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu : Là doanh nghiệp tư nhân Hoàng Triều – Phường Mỏ Chè
TX.Sông Công – Thái Nguyên.
ix
6. Cơ sở dữ liệu cho đề tài
- Báo cáo tài chính của doanh nghiệp năm 2011 trở về trước.
- Chứng từ kế toán hiện có của doanh nghiệp từ năm 2011 trở về trước.
- Các tài liệu tìm hiểu về các vấn đề chung như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, nguồn vốn lưu động…

7. Ý nghĩa đề tài
Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình Visuabasic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Access, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Top - Down trong xây dựng ứng
dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép
Hoàng Triều có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng
của hệ thống này. Đồng thời, kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp cho doanh
nghiệp có thể quản lý, nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình sử dụng tiền mặt – gửi
và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thức được học trong
trường và
x
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Các khái niệm cơ bản trong kế toán tiền mặt và tiền gửi
- Kế toán: Theo luật kế toán Việt Nam là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời
gian lao động của con người[6].
- Kỳ kế toán: là khoản thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu
ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khoá sổ kế toán để lập báo
cáo tài chính theo kỳ kế toán phù hợp với doanh nghiệp.
- Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: thực hiện và quản lý các hoạt
động thu, chi, thanh toán, chuyển khoản, liên quan đến tiền mặt hoặc tiền gửi
ngân hàng bằng đồng nội tệ hoặc ngoại tệ để đưa ra các báo cáo về quỹ tiền mặt và
tiền gửi.
- Tiền mặt: Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc[4].
- Tiền gửi ngân hàng: là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho
bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, vàng bạc, đá quý
giúp việc thanh toán một cách an toàn và tiện dụng[4].
Tiền gửi có thể được phân chia theo nhiều cách ví dụ như phân chia theo mục
đích sử dụng thì có hai hình thức đó là tiền gửi thanh toán và tiền gửi tiết kiệm.
Tiền gửi thanh toán: là loại hình tiền gửi không kỳ hạn được sử dụng với mục

đích chủ yếu là thực hiện các giao dịch thanh toán qua ngân hàng bằng các phương
tiện thanh toán như: séc lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, chuyển tiền điện
tử nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh nhất của quý khách. Ngoài ra, đối với
khách hàng là các tổ chức có thể sử dụng kèm dịch vụ thấu chi trên tài khoản tiền gửi
thanh toán[1].
Thấu chi trên tài khoản: là khoản vay linh hoạt dành cho khách hàng có nhu cầu
chi tiêu vượt quá số tiền trên tài khoản. Khách hàng chỉ trả lãi trên số tiền vượt quá và
số ngày thực tế sử dụng. Số tiền thấu chi có thời hạn 12 tháng và giá trị có thể lên đến
100 triệu đồng.
Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và
làm căn cứ để thủ quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán[1].
Giấy báo có: là chứng từ thể hiện nội dung, nguyên nhân phát sinh khi số tiền
trong tài khoản của doanh nghiệp tăng lên, là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán tiền
gửi và các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ thu tiền gửi[1].
1
Giấy báo nợ: Giấy báo cho chủ doanh nghiệp biết nội dung và số tiền trong tài
khoản đã giảm đi một khoản tiền là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán tiền gửi và các
sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ chi tiền gửi[1].
1.2. Tiền mặt
1.2.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt
- Phản ánh vào tài khoản “Tiền mặt” số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,
nhập xuất quý tiền mặt.
- Đối với khoản tiền thu được chuyển ngay vào Ngân hàng thì không ghi vào
bền nợ tài khoản “Tiền mặt” mà ghi bên nợ tài khoản tiền đang chuyển.
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý do doanh nghiệp khác và cá
nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lí và hạch toán như các loại tài
sản bằng tiền của doanh nghiệp.
- Khi tiến hành xuất nhập quỹ phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định.
1.2.2. Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt
Phiếu thu Mẫu 01 – TT và Phiếu chi Mẫu 02 – TT

Các chứng từ sau khi được kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép phản ánh
vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
Mục đích: dùng để phả ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp.
Phiếu thu: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,…thực tế nhập quỹ và làm căn
cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi
khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu. Đối với ngoại tệ
trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “ Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với
phiếu thu.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu
thu, gửi lên cho kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục
nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ ( bằng
chữ ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ
quỹ (liên 2), 1 liên giao cho người nộp tiền (liên 3), 1 liên lưu nơi lập phiếu (liên 1).
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ
kế toán.
Ví dụ phiếu thu: Ngày 10/08/2011 doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập
quỹ tiền mặt theo phiếu thu số 597, số tiền 14.995.200 đồng.
2
Hình 1.1: Phiếu thu tiền mặt theo mẫu 01-TT quyết định 48
Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm
căn cứ để thủ quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký ( ký theo từng liên)
của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi
đã nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận ( bằng chữ ), ký tên và
ghi rõ họ tên. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và
chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người
nhận tiền.
Ví dụ phiếu chi: Ngày 10 tháng 8 năm 2011 doanh nghiệp thanh toán tiền hàng cho

doanh nghiệp Hồng Xuân thep phiêu chi số 266 số tiền 100.000.000 đồng.
3
Hình 1.2: Phiếu chi tiền mặt theo mẫu 02-TT theo quyết định 48
Phiếu thu, phiếu chi được đóng thành từng quyển và phải ghi số từng
quyển dùng trong 1 năm và theo từng tháng. Trong mỗi phiếu thu, phiếu
chi, số của từng phiếu thu, phiếu chi phải đánh liên tục trong một kì kế toán.
1.2.3. Tài khoản sử dụng và kết cấu tiền mặt
- Tài khoản 111 “Tiền mặt”
- Kết cấu của tài khoản tiền mặt:
Bên nợ tài khoản 111
- Số dư đầu kì: phản ánh số hiện còn tại quỹ
- Phát sinh trong kì: Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá
quý nhậpquỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỉ
giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.
Bên có tài khoản 111
- Phát sinh trong kì: Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc
kim khí quý, đá quý xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá
giảm khi điều chỉnh.
Số dư cuối kỳ: phản ánh số tiền mặt tồn lại cuối quỹ của doanh nghiệp và có số
dư ghi bên nợ tài khoản 111(TM).
4
Hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của tiền mặt
- Thu tiền bán thành phẩm là thép các loại
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Thu tiền mặt từ hoạt động tài chính, hoạt động bất thường nhập quỹ
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 3331 – Thuế
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng
Nợ TK 1121 – Tiền mặt
Có TK 111– Tiền mặt
- Xuất quỹ mua tài sản cố định về phục vụ sản xuất kinh doanh
Nợ TK 211– Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền mặt ( tổng tiền thanh toán)
- Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên vât liệu hàng hóa về nhập kho
Nợ TK 152– Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền mặt ( tổng tiền thanh toán)
- Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn
Nợ TK 331 – phải trả người bán
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
Nợ TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Có TK 111 – Tiền mặt
- Xuất quỹ tiền mặt cho công nhân trong doanh nghiệp đi mua hàng.
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt
- Xuất quỹ tiền mặt cho hoạt động tài chính, hoạt động khác doanh nghiệp.
Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK 811- Chi phí khác
Có TK 111 – Tiền mặt
- Xuất quỹ tiền mặt thanh toán lương cho công nhân sản xuất và nhân viên quản lí
trong doanh nghiệp
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 111- Tiền mặt

Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền mặt
112 111 112
Rút tiêng gửi NH vềGứi tiền vào NH
Nhập quỹ tiền mặt
5
511,512 211,152
Doanh thu bán hàng hóa Mua vật tư TSCĐ,hàng hóa
dịch vụ bằng tiền
515,711 141
Thu cho thuê TSCĐ, thanhCho phí tạm ứng bằng
lý nhượng bán TSCĐ tiền mặt
131,136,141 635,811
Thu hồi các khoản phải thu Chi phí hoạt động tài
Băng tiền mặtchính, và hoạt động khác
334 331
Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản
đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền
338 144,244
Các khoản tiền thừa phát Thế chấp ký cươc, ký quỹ
hiện khi kiểm kê ngắn hạn, dài hạn
Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền mặt[4]
6
1.3 Tiền gửi ngân hàng
1.3.1. Nguyên tắc kế toán gửi ngân hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm số
tiền trong khoản tại ngân hàng của doanh nghiệp.
Tiền gửi vào ngân hàng có những nguyên tắc cần phải tuân theo:
- Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam
theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Nhà nước
Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.

- Khi mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì phải được phản ánh theo tỷ giá mua thực
tế phải trả.
- Khi rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam
theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán.
- Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng để
thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh (kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản
của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ
nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch
toán vào bên Có tài khoản(TK) 515 “doanh thu hoạt động tài chính” (lãi tỷ giá)
hoặc vào bên Nợ TK 635 “chi phí tài chính” (lỗ tỷ giá).
1.3.2. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi ngân hàng
Ủy nhiệm chi mẫu, báo nợ, báo có của ngân hàng
Các chứng từ sau khi được kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép phản ánh
vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:
- Sổ tiền gửi
- Sổ nhật ký chi tiền gửi ngân hàng
- Sổ nhật ký thu tiền gửi ngân hàng
Mục đích: dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Nó cung cấp thông tin
cho chủ DN kiểm soát được tình hình hoạt động tài chính của mình và đưa ra quyết
định phù hợp, kịp thời giúp cho mọi quá trình sản xuất trong DN được liên tục.
7
Hình 1.4: Ủy nhiệm chi mẫu 01
Đây là mẫu phiếu ủy nhiệm chi khi DN thanh toán, chi trả cho khách hàng,
lương công nhân, nộp thuế … bằng chuyển khoản. Khi thanh toán bằng chuyển
khoản dùng ủy nhiệm chi phải tuân theo nguyên tắc như sau:
+ Đối với ngân hàng đầu tư: cùng là ngân hàng đầu tư (BIDV) trong tỉnh Thái
Nguyên thì phải là ủy nhiệm chi mẫu 3 liên còn lại BIDV khác tỉnh hay chuyển tài
khoản ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (Agribank) chi nhánh Thái

Nguyên, ngân hàng thương mại cổ phần công thương Thái Nguyên (VietinBank)
+ Đối vơi ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thông chi nhánh Thái
Nguyên nếu tài khoản của khách hàng cùng ngân hàng dùng phiếu chi 3 liên còn lại
dùng phiếu chi 2 liên.
+ Đối với ViettinBank chi nhánh Thái Nguyên nếu cùng tài khoản của khách
hàng là VietinBank chi nhánh Sông Công dùng ủy nhiệm chi có 3 liên còn lại dùng
ủy nhiệm chi có 2 liên.
1.3.3. Tài khoản sử dụng và kết cấu của tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”
Đây là tài sản dùng để theo dõi số hiện có và tình hình viến động tăng, giảm
của tiền gửi Ngân hàng (Kho bạc Nhà nước hay công ty tài chính).
8
Kết cấu của tài khoản 112:
Bên nợ tài khoản 112:
- Số dư đầu kì: Phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng của tài khoản.
- Phát sinh trong kỳ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng.
Bên có:
- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ
Dư cuối kì phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng của doanh nghiệp và có số dư ghi
bên nợ tài khoản 112(TGNH).
Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng
Hình 1.5: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng [4]
9
Hạch toán một nghiệp vụ kinh tế chủ yếu tiền gửi Ngân hàng
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản Ngân hàng:
Nợ TK 1121 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 1111 – Tiền mặt
- Nhận được tiền khách hàng trả trước hoặc thanh toán nợ bằng chuyển khoản:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Thu lãi tiền gửi Ngân hàng:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
- Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, hàng hóa về dùng vào hoạt động sản xuất
kinh doanh bằng chuyển khoản:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
- Thanh toán tiền mua TSCĐ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa bằng hình
thức chuyển khoản:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
- Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyển khoản:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
- Thanh toán các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cho người mua
bằng chuyển khoản:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

- Chi bằng tiền gửi Ngân hàng liên quan đến các khoản chi phí sử dụng chi phí sản
xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, hoạt động tài chính:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641, 635 – Chi phí bán hàng, chi phí tài chính
Nợ TK 642– Chi phí quản lí doanh nghiệp
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
1.4. Ngôn ngữ lập trình
10
Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu
điều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống
ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ).
Ưu điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công chức
so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.
Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi
thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và
giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn
ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh
chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng.
Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên
kết động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chính là phầm mở rộng cho Visual
Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual
Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ.
Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước:
Thiết kế giao diện ( Visual Programming )
Viết lệnh ( Cade Programming )
Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc:
- Cấu trúc IF… THEN …ELSE
- Các cấu trúc lặp (Loops).
- Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case )
- Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines )

Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ
chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập
tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc với các
ứng dụng Windows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông
qua công nghệ OLE của Microsoft.
1.4.1. Thiết kế giao diện với Visual Basic
Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao
diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một
số thuộc tính của các đối tượng đó.
11
FORM: Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng
Form (như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết
kế các phần giao tiếp với người dùng.
Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác.
Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện
chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiện thị cho nhập dữ
liệu và hơn thế nữa.
Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc
hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích
cỡ và hình dáng mà người người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc
chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển
vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách
thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng (Properties
Windows). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả
năng tiến hành các thay đổi để đáp ứng các sự kiện của người dùng.
TOOLS BOX ( Hộp công cụ ): Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu
tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa
các đốI tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử
dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual
Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất:

Scroll Ba: (Thanh cuốn): Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc
hiện thị kết xuất khi ta không quan tâm đến giá trị chính xác của đối tượng nhưng
lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuốn là đối tượng
cho phép nhận từ người dùng một giá trị tuỳ theo vị trí con chạy (Thumb ) trên
thanh cuốn thay cho cách gõ giá trị số.
12
Option Button Control (Nút chọn ): Đối tượng nút chọn cho phép người dùng
chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Như vậy, tại một thời điểm chỉ có một trong
các nút chọn được chọn.
Check Box (Hộp kiểm tra ): Đối tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng
kiểm tra một hay nhiều điều kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tại một thời
điểm có thể có nhiều hộp kiểm tra được đánh dấu
Label ( Nhãn ): Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận
nào đó của giao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng
các nhãn để hiện thị thông tin không muốn người dùng thay đổi. Các nhãn thường
được dùng để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô
tả nội dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiện thị thông tin trợ giúp.
Image( Hình ảnh ): Đây là đối tượng image cho phép người dùng chèn hình
ảnh vào Form
1.4.2 Viết lệnh cho các đối tượng trong Visual Basic
Điểm mẫu chốt cần phải nhận thức rõ trong khâu lập trình Visual Basic là:
Visual Basic xử lý mã chỉ để đáp ứng các sự kiện. Thực vậy, không như nhiều ngôn
ngữ lập trình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phải
nằm trong các thủ tục hoặc các hàm, các dòng mã bị cô lập sẽ không làm việc
Cửa sổ code: Cửa sổ Code luôn là nơi để viết mã. Cửa sổ Code có một thanh
tách (Split bar ) nằm bên dưới thanh tiêu đề, tại đầu thanh cuộn dọc. Thanh cuộn
này có tác dụng tách cửa sổ Code thành hai cửa sổ Code con để có thể xem cả hai
phần cửa sổ Code cùng một lúc.
Hộp liệt kê Object: Hộp liệt kê bên trái cửa sổ Code là hộp Object, nó liệt kê
mọi đối tượng trên Form, cùng với một đối tượng trên General lưu trữ mã chung mà

tất cả mọi thủ tục dính kèm với Form có thể sử dụng.
Hộp liệt kê Procedure: Hộp liệt kê bên phải cửa sổ Code là hộp liệt kê
Procedure. Hộp liệt kê này cung cấp mọi sự kiện mà đối tượng đã lựa trong hộp liệt
kê Object nhận ra.
Intellisense: Intellisense là một công nghệ bổ sung hoàn thành phức hợp của
hãng Microsoft, nó cho phép đỡ mất công gõ và tra cứu. Intellisense bật ra các hộp
nhỏ với các thôg tin hữu ích về đối tượng mà ta đang làm việc. Nó có ba thành phần
như mô tả dưới đây:
13
- QuickInfo: Đây là nơi có thông tin về cú pháp của một toán tử Visual Basic.
MỗI khi nhập một khoá theo sau là một dấu cách hoặc dấu ngoặc đơn mở, một gợi ý
thủ thuật hiện ra cung cấp cú pháp của thành phần đó
- List Properties/ Methods: Tính năng Intellisense này đưa ra một danh sách
các tính chất và phương pháp của một đối tượng ngay sau khi bạn gõ dấu chấm.
- Available Constants: Tính năng Intellisense tiện dụng này cung cấp một danh
sách các hằng sẵn có.
1.4.3 Hàm và thủ tục do người dùng định nghĩa
Trong visual Basic, thực tế có hai kiểu thủ tục chung: các thủ tục Function và
thủ tục Sub.
Thủ tục Function, còn gọi là hàm do người dùng định nghĩa, là phương cách
để xây dựng các hàm riêng ngoài các hàm do Visual Basic định sẵn. Dẫu đó là hàm
do ta viết hay của các lập trình viên Visual Basic cung cấp, nói chung ta xem nó
như một đoạn mã tự chưa, được thiết kế để xử lý dữ liệu và trả về giá trị.
Trong khi đó, các thủ tục Sub là những : chương trình trợ lực nhỏ, được dùng
khi cần. Như vậy các thủ tục Sub là những phần tổng quát hoá của các thủ tục sự
kiện mà ta đã quen thuộc. Khác với hàm, thường trả về một giá trị, các thủ tục đơn
giản thực hiện các việc.
Tóm lại, dẫu chọn thủ tục Function hay thủ tục Sub, điểm chủ yếu vẫn là: các
thủ tục Function và Sub thực hiện một hay nhiều nội dung dưới đây:
- Giúp tách nhỏ các công việc lớn thành các phần việc nhỏ.

- Tự động hoá các tác vụ lặp lại.
1.4.4 Điều khiển DAO (Data Access Object)
DAO Cho phép thi hành các câu truy vấn, cập nhật dữ liệu trong bảng cơ sở
dữ liệu và cho phép tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu bao gồm: các bảng, các câu truy vấn,
và các mối quan hệ giữa các bảng.
DAO có rất nhiều ưu điểm, đó là:
- Giao diện của DAO rất mạnh mẽ và dễ sử dụng.
- Với các cơ sở dữ liệu Jet của Microsoft, qua DAO có thể truy cập các tính
năng không có sẵn của SQL hay ADO (đối tượng dữ liệu ActiveX – ActiveX Data
14
Object). DAO có thể sử dụng để truy nhập các cơ sở dữ liệu trên máy cá nhân hay
Client/Server.
Thông qua tập hợp các sở hữu, đối tượng Database có thể thao tác trên dữ liệu
và cấu trúc của một cơ sở dữ liệu, tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới, kiểm tra cấu
trúc và dữ liệu chứa trong một cơ sở dữ liệu.
Trong lập trình DAO, có một tập hợp cốt lõi gồm các kĩ thuật thông dụng
được sử dụng gần như cho mọi chương trình, bao gồm các công việc sau:
- Thi hành câu truy vấn SELECT để lấy các dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
- Thi hành câu truy vấn hành động (bao gồm các câu truy vấn Update, Delete).
- Duyệt từng mẩu tin trong một RecordSet.
- Xử lí lỗi phát sinh bởi truy cập cơ sở dữ liệu.
- Sửa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu.
1.4.5. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện
với những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật
quan hệ (một - một, một - nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng
như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một
bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn
chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp.
Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản

(text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu
meno, kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị
rỗng ( Null) khi các giá trị này bị bỏ qua.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc
mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo
mô hình Client/ Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta
có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí
với cả những CSDL trên máy tính lớn như DB/2.
Với Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các
nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu.
Tóm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người
sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ
chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định,
khuôn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu.
15