nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty in nguyễn minh hoàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI



VÕ THỊ THU HỒNG



NGHIÊN CỨU HOẠT ðỘNG CỦA HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY IN NGUYỄN MINH HOÀNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH


Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.05


Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Thị Tâm

HÀ NỘI - 2011
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

i

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan rằng những số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn
này là trung thực và chưa ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào.

Tôi xin cam ñoan rằng mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã
ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn ñều ñã ñược chỉ rõ nguồn
gốc.

Tác giả luận văn


Võ Thị Thu Hồng

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

ii

LỜI CẢM ƠN

ðể hoàn thành luận văn này, tôi ñã nhận ñược sự hướng dẫn nhiệt tình của
PGS TS Nguyễn Thị Tâm cùng những ý kiến ñóng góp quý báu của các thầy cô
trong bộ môn Kế toán tài chính, bộ môn Kế toán quản trị-Kiểm toán Khoa Kế toán
và Quản trị kinh doanh, Viện Sau ðại học- Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới những sự giúp ñỡ quý báu ñó.
Tôi cũng xin chân thành cám ơn Phòng tài chính – Công An TP.Hồ Chí
Minh - nơi ñã tạo ñiều kiện ñể tôi có thời gian hoàn thành luận văn này.
Xin chân thành cám ơn Công ty in Nguyễn Minh Hoàng, bạn bè và các ñồng
nghiệp ñã giúp ñỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Xin cám ơn.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2011

Tác giả luận văn




Võ Thị Thu Hồng

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

iii

MỤC LỤC

Lời cam ñoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục iii
Danh mục bảng v

Danh mục sơ ñồ vi
Danh mục biểu vii
Danh mục lưu ñồ vii
Danh mục chữ viết tắt viii
1 MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài: 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 3
1.3 Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra: 4
1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4
2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ðỘNG CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 5
2.1 Cơ sở lý luận về hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán NVL 5

2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý
nguyên vật liệu tại Việt Nam 20
3 GIỚI THIỆU CÔNG TY IN NGUYỄN MINH HOÀNG VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24
3.1 Giới thiệu về Công ty 24
3.2 Phương pháp nghiên cứu 38
4 NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NVL TẠI
CÔNG TY 42
4.1 ðánh giá thực trạng hoạt ñộng của HTTT kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty 42
4.1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu tại Công ty: 42
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

iv

4.1.2 Các yêu cầu của công ty ñối với HTTT kế toán NVL phục vụ cho
hoạt ñộng quản lý của công ty: 45
4.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán NVL của công ty 46
4.1.4 Hoạt ñộng của chu trình nghiệp vụ thuộc HTTT kế toán NVL 48
4.1.5 Hệ thống sổ kế toán tại công ty: 73
4.1.6 Kết xuất dữ liệu & sử dụng hệ thống thông tin kế toán NVL 75
4.17 ðánh giá chung về hoạt ñộng của Hệ thống thông tin kế toán trong
quản lý nguyên vật liệu tại công ty 77
4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HT TTKT NVL tại Công ty in

Nguyễn Minh Hoàng 79
4.2.1 Giải pháp 1 Tập trung xây dựng quy trình thu thập và xử lý dữ liệu 79
4.2.2 Giải pháp 2 Khai thác sử dụng thông tin trong HTTTKT cho hiệu quả 81
4.2.3 Giải pháp 3 Nghiên cứu phát triển hệ thống 82
5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85
5.1 Kết luận 85
5.2 Kiến nghị 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO 88



Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

v

DANH MỤC BẢNG

STT Tên bảng Trang

3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 32
3.2 Tình hình lao ñộng của Công ty 33
3.3 Kết quả SXKD của Công ty qua 3 năm 34
4.1 Kế hoạch dự trù nguyên vật liệu trong 3 năm 42
4.2 Cấu trúc HTTT kế toán của Công ty in Nguyễn Minh Hoàng 46

4.3 Cơ chế hoạt ñộng của các thành phần trong HTTTKT NVL của công ty 48
4.4 Hệ thống chính sách áp dụng trong chu trình nghiệp vụ NVL 49
4.5 ðơn giá nhập NVL tại Công ty tháng 2/2011 58
4.6 Hoạt ñộng của HTTT kế toán nhập kho NVL của Công ty 62
4 7 Hoạt ñộng của HTTTKT xuất kho NVL 67
4.8 Biên bản kiểm kê vật tư 69
4.9 Hoạt ñộng của các thành phần chu trình nghiệp vụ kiểm kê NVL 71
4.10 Bảng kê xuất nhập tồn kho NVL của công ty in Nguyễn Minh Hoàng 76
4.11 Phân bổ chi phí nguyên vật liệu 77
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

vi

DANH MỤC SƠ ðỒ

STT Tên sơ ñồ Trang

2.1 Hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp 7
2.2 Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán 8
3.1 Quy trình công nghệ in 28
3.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty in Nguyễn Minh Hoàng. 29
3.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 35
3.4 Khung nghiên cứu ñề tài 38
4.1 Quy trình nhập kho NVL tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng 50

4.2 Sơ ñồ luân chuyển phiếu nhập kho tại Công ty Nguyễn Minh Hoàng 55
4.3 Sơ ñồ luân chuyển hóa ñơn GTGT 57
4.4 Sơ ñồ luân chuyển phiếu xuất kho 65
4.5 Sơ ñồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 73

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

vii

DANH MỤC BIỂU

STT Tên biểu Trang

4.1 Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 53
4.2 Phiếu nhập kho 54
4.3 Hóa ñơn GTGT 56
4.4 Phiếu xuất kho 64
4.5 Thẻ kho 74


DANH MỤC LƯU ðỒ

STT Tên lưu ñồ Trang

4.1 Lưu ñồ chứng từ trong HTTT Nhập kho nguyên vật liệu 60

4.2 Lưu ñồ chứng từ mua hàng bị trả lại trong HTTTKT NVL 63
4.3 Lưu ñồ chúng từ xuất kho trong HTTTKT của Công ty 66
4.4 Lưu ñồ nghiệp vụ kiểm kê vật tư 70

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

viii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Diễn giải
CATP Công an Thành phố

CBCNV Cán bộ công nhân viên
CSDL Cơ sở dữ liệu
ðTTC ðầu tư tài chính
GTGT Giá trị gia tăng
HðND Hội ñồng nhân dân
HTTT Hệ thống thông tin
HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán
NVL Nguyên vật liệu
N – X – T Nhập – Xuất – Tồn
S Sản xuất
UBNDTP

Ủy ban Nhân dân Thành phố




Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

1

1. MỞ ðẦU

1.1. Tính cấp thiết của ñề tài

Thế kỷ 21, nền kinh tế Thế giới và Việt Nam ngày càng có sự chuyển biến to
lớn hướng chung là toàn cầu hóa giữa các quốc gia ñể hội nhập, ñồng thời có sự hợp
tác khu vực ngày càng sâu rộng. Tham gia vào tổ chức kinh tế thế giới APEC,
AFTA,WTO…sẽ mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó
khăn và thử thách. Sự cạnh tranh là ñiều tất yếu ñể mỗi doanh nghiệp tồn tại và phát
triển. Do vậy, doanh nghiệp cần tự chủ trong kinh doanh, tạo chỗ ñứng vững trên thị
trường, luôn ñổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm ñáp ứng nhu cầu
người tiêu dùng, giá thành hạ và kinh doanh có lãi.
Khi một doanh nghiệp bước vào con ñường kinh doanh thì lợi nhuận luôn là
mục tiêu hàng ñầu và ñể ñạt ñược mục tiêu của mình các doanh nghiệp phải quan
tâm ñến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho tới
khi thu hồi ñể làm sao với chi phí bỏ ra thấp nhất nhưng lợi nhuận thu ñược cao

nhất. Muốn ñem lại lợi nhuận và tăng trưởng quy mô doanh nghiệp thì cần sự lãnh
ñạo khoa học và quản lý chặt chẽ. ðể làm ñược ñiều này các doanh nghiệp luôn
phải quan tâm ñến các yếu tố ñầu vào, ñặc biệt là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu
là yếu tố ñầu vào không thể thiếu ñược, là yếu tố vật chất cấu thành nên thực thể
của sản phẩm. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tạo ra giá
thành sản phẩm. Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng sản phẩm,
ảnh hưởng ñến việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí. Thiếu NVL thì quá trình sản
xuất sẽ bị gián ñoạn hoặc không thể tiến hành sản xuất ñược.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là ñối tượng lao ñộng một trong ba
yếu tố cấu tạo cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể
của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham
gia vào quy trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi

phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

2

toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do
vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL bảo ñảm việc sử dụng tiết
kiệm và hiệu quả của vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,
nâng cao khả năng mua hàng của khách hàng. Xuất phát từ vai trò ñặc ñiểm của
NVL trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý
chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua bảo quản dự trữ dến khâu sử dụng.
Công ty In Nguyễn Minh Hoàng là doanh nghiệp in ấn của Thành phố Hồ

Chí Minh. ðây là một trong những Thành phố lớn trong cả nước, dân số hơn tám
triệu người chưa kể dân nhập cư và lao ñộng các tỉnh lân cận vào thành phố làm ăn
sinh sống. Nơi ñây có các công ty in ấn lớn có tiếng trong Thành phố như in Trần
Phú, LIKSIN, in Quân ñội…và hơn 1.000 các xí nghiệp in nhỏ. Các cơ sở in ấn ñã
tạo nên cho Thành phố một ngành in ấn có tiềm năng và uy tín trong cả nước.
Hiện nay, ngành in trong Thành phố nói riêng và cả nước nói chung ñang rất
phát triển. ðể cho ra một ấn phẩm ñẹp và hoàn hảo thì yếu tố ñầu vào của sản phẩm
ñóng vai trò rất quan trọng. ðó cũng chính là lý do tại sao Nguyên vật liệu luôn
ñược các nhà sản xuất ở Công ty in quan tâm hàng ñầu bởi việc quản lý, sử dụng
hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa ñặc biệt quan trọng trong việc hạ giá
thành sản phẩm. Từ ñó cho thấy công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In
Nguyễn Minh Hoàng là rất cần thiết và phải ñược tổ chức tốt. Tổ chức hệ thống

thông tin kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác
quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thu thập, ghi chép và lưu trữ dữ liệu khi có
yêu cầu Hệ thống thông tin kế toán sẽ phân tích tổng hợp và lập các báo cáo thích
hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Nói ñến kinh doanh là nói ñến cạnh tranh. Trong cơ chế thị trường hiện nay
việc cạnh tranh càng trở nên khốc liệt thì chất lượng thông tin kế toán có thể ñược
coi như quân cờ quyết ñịnh vừa có tác dụng bảo ñảm an toàn vừa tạo tiềm lực chiến
thắng cho mọi quyết ñịnh kinh doanh
Thông thường trong các yếu tố cấu thành giá của sản phẩm thì chi phí
nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng khá lớn cho nên việc sử dụng tiết kiệm, ñúng mục
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

3

ñích nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và tăng
lợi nhuận kinh doanh. Việc phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình
hình cung cấp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ về các mặt: số lượng, chất lượng,
chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp, tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị
giá vật liệu xuất dùng, là vô cùng cần thiết.
Ngoài ra, phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện ñịnh mức nguyên vật
liệu, kiểm kê phát hiện kịp thời các loại nguyên vật liệu tồn ñọng lâu ngày, kém
phẩm chất ñể có biện pháp xử lý ngay giúp thu hồi vốn nhanh, hạn chế thiệt hại
cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Các thông tin này cung cấp kịp thời nhằm kiểm
tra tình hình cung cấp NVL trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và

thời gian cung cấp, … cho lãnh ñạo ñề ra quyết ñịnh chính xác trong các tình huống
kinh doanh.
Công ty Nguyễn Minh Hoàng mang ñặc thù là Công ty in nên sử dụng nhiều
chủng loại NVL, chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất lớn ở NVL ñầu vào. Quản lý
NVL là vấn ñề quan trọng trong hoạt ñộng sản xuất của công ty. Vì vậy, công ty rất
quan tâm tới việc thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ các thông tin về NVL ñể quản
lý nhằm tiết kiệm chi phí NVL trong sản xuất. Hệ thống thông tin kế toán giữ vai
trò cực kỳ quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói
chung và của công tác quản lý NVL nói riêng.
ðể góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý NVL tại công ty,
chúng tôi tiến hành nghiên cứu ñề tài “Nghiên cứu hoạt ñộng của hệ thống thông
tin kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng” làm ñề tài bảo

vệ luận văn thạc sĩ của mình.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận về hoạt ñộng của thống thông tin kế
toán nguyên vật liệu.
- ðánh giá thực trạng hoạt ñộng của Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật
liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

4

- ðề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng .

1.3. Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra
- Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là gì? Cung cấp thông tin thông
qua những bộ phận nào? Hoạt ñộng của nó bao gồm những yếu tố nào?
- Hệ thống thông tin quản lý NVL của công ty ñã hoạt ñộng như thế nào?
Mục ñích của hệ thống này là gì? Quy trình xử lý chu trình nghiệp vụ thông tin
NVL của hệ thống ñược thực hiện như thế nào?
- Hệ thống thông tin kế toán NVL có những ñóng góp nào cho quản lý hoạt
ñộng sản xuất của công ty?
- Những vấn ñề nào ñặt ra cần hoàn thiện nhằm phát triển và nâng cao chất
lượng HTTT kế toán NVL cho công ty?
1.4. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 ðối tượng nghiên cứu

- Các bộ phận, thành phần liên quan ñến Hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: ðề tài ñược tập trung nghiên cứu tại Công ty In
Nguyễn Minh Hoàng.
Phạm vi về thời gian:
+ Về thời gian thu thập số liệu: Nghiên cứu thực trạng hoạt ñộng của Hệ
thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty trong 3 năm 2008, năm 2009 và
năm 2010.
+ Về thời gian thực hiện: Từ tháng 10 năm 2010 ñến tháng 9 năm 2011.

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

5

2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ðỘNG CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1. Cơ sở lý luận về hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán NVL
2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán NVL
2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
a) Một số khái niệm :

- Thông tin là những dữ liệu ñã ñược xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa với
người sử dụng.
- Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau
hoạt ñộng nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñịnh trước.
- Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong ñời sống xã hội. Ví
dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thủy lợi, hệ thống giáo dục,…
- Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.
- ðầu vào: Là những ñối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ
thống ñược ñưa vào hệ thống.
- ðầu ra: Là những ñối tượng hoặc những thông tin ñược ñưa ra từ hệ thống
ra môi trường ngoài.
- Hệ thống thông tin kế toán: là một tập hợp các nguồn lực về con người, các

thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các chính sách, các thủ tục quy ñịnh…nhằm
biến ñổi dữ liệu tài chính thành thông tin kế toán trong một tập các ràng buộc gọi là
môi trường [6]
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán ñược hiểu là việc kết hợp các bộ phận
cấu thành hệ thống ñể thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán cho người sử
dụng trong một môi trường nhất ñịnh.[5]
b) Các ñặc tính của thông tin :
- Có ñộ tin cậy: ðộ tin cậy thể hiện ñộ trung thực và ñộ chính xác. Thông tin
có ñộ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ.
- Tính ñầy ñủ: Tính ñầy ñủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn ñề ñáp
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

6

ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không ñầy ñủ có
thể dẫn ñến các quyết ñịnh và hành ñộng không ñáp ứng ñược những ñòi hỏi và tình
hình thực tế doanh nghiệp.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý ñã
không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt ñộng
thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó
hiểu. ðiều ñó dẫn ñến tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra các
quyết ñịnh sai vì hiểu sai thông tin.
- Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như các
tài sản khác. Thông tin cần ñược bảo vệ và sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể

gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: Thông tin cần ñược chuyển tới người sử dụng vào ñúng
lúc cần thiết.[13]

Phân loại hệ thống thông tin :
Do có những mục ñích khác nhau, các ñặc tính và các cấp ñộ quản lý khác
nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức. Các dạng hệ thống
thông tin trong tổ chức có thể ñược phân loại theo từng phương thức khác nhau.
* Theo cấp ứng dụng doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin ñược chia làm 4 cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia
và tác nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các nhà quản lý bậc thấp như trưởng

nhóm, quản ñốc … trong việc theo dõi các hoạt ñộng và giao dịch cơ bản của doanh
nghiệp như bán hàng, công nợ, tiền mặt, tiền lương, Mục ñích chính của hệ thống ở
cấp này là ñể trả lời câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh
nghiệp. Ví dụ: hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy.
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người
nghiên cứu trong một tổ chức. Mục ñích của hệ thống này là giúp ñỡ các doanh
nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý
các công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: ðược thiết kế nhằm hỗ trợ ñiều khiển,
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

7

quản lý, tạo quyết ñịnh và tiến hành các hoạt ñộng của các nhà quản lý cấp trung
gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý ñánh giá ñược tình trạng
làm việc của doanh nghiệp. Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua
các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm… Các hệ thống cấp chiến thuật
thường cung cấp các báo cáo ñịnh kỳ hơn là thông tin về các hoạt ñộng.[6]
Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và
ñưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của
hệ thống này là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những
thay ñổi trong môi trường. Những câu hỏi họ ñặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần
tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên
liệu ñầu vào về lâu dài sẽ là gì? Công ty sẽ chịu ñược ở mức chi phí nào? Nên sản

xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?
* Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp:
Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn ñược tiếp tục chia thành 5 khu vực chức
năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự.[5]





- Thiết kế SP
- ðiều khiển sản
xuất

- Quản lý chi phí
- Kế hoạch nhu
cầu ñầu vào
- Kiểm soát sản
phẩm

- Quảng cáo sản
phẩm
- Quản lý
marketing
- Nghiên cứu thị
trường

- Quản lý sản phẩm
- Quản lý bán hàng

- Lập ngân sách
-Quản lý tiền mặt
-Quản lý tín dụng
-Dự báo tài chính
-Phân tích tài chính
- Quản lý danh
mục ñầu tư

- Các chu trình

mua hàng
-Chu trình nghiệp
vụ NVL, TS, TL
- Chu trình chi phí
SX
- Chu trình nghiệp
vụ tiêu thụ
-Chu trình NV
ngân sách

- Phân tích nguồn
nhân lực

-Bồi dưỡng kỹ năng
của người lao ñộng
- Lưu dữ liệu về nhân
sự
-Dự báo về nhu cầu
nhân lực
- ðào tạo và phát
triển

Sơ ñồ 2.1 Hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin

doanh nghiệp
Nhân lực
Kế toán Tài chính

Marketing
Sản xuất

Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

8

Qua cách phân loại trên cho thấy hệ thống thông tin kế toán NVL là một hệ

thống con của hệ thống thông tin kế toán, thuộc lĩnh vực thông tin chức năng của
doanh nghiệp nhằm ghi chép, theo dõi, quản lý và sử dụng NVL theo chu trình
nghiệp vụ kế toán.[8]
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu .
Hệ thống thông tin kế toán NVL là một bộ phận của hệ thống thông tin chức
năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán NVL. Nó
là công cụ ñắc lực cho công tác quản lý, hỗ trợ việc ra quyết ñịnh, ñiều khiển, phân
tích các vấn ñề thuộc lĩnh vực các yếu tố ñầu vào trong một ñơn vị SX-KD.[9]
Những hoạt ñộng chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một
hệ thống thông tin kế toán có thể nhóm thành các nhóm chính như sau :[8]

Sơ ñồ 2.2 Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán
Nhập dữ liệu: Là hoạt ñộng thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh
nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài ñể xử lý trong một hệ thống thông tin. ðối với

Các hãng
ñiều chỉnh
ðối thủ cạnh tranh Cổ ñông
MÔI TRƯỜNG
Khách hàng
Nhà cung ứng
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Nhập dữ liệu Xuất dữ liệu
Xử lý dữ

liệu
Phân tích, tính

toán, sắp xếp
Phản hồi
TỔ CHỨC
LƯU TRỮ, XỬ LÝ, SẮP XẾP
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

9

hệ thống thông tin kế toán NVL thì việc nhập liệu bắt ñầu từ việc thu nhận các
chứng từ, sổ sách chi tiết về nhập, xuất, kiểm kê vật tư.
Xử lý thông tin: Quá trình chuyển ñổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài
thành dạng có ý nghĩa ñối với người sử dụng. Các thông tin sau nhập liệu phải ñược

luân chuyển ñể ñưa dữ liệu thành các thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý.
Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin ñã ñược xử lý tới những người hoặc
những hoạt ñộng cần sử dụng những thông tin ñó. ðối với hệ thống thông tin kế
toán NVL là những báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hay các bảng phân bổ chi
phí vật tư ñầu vào của SX.
Lưu trữ thông tin: Việc lưu trữ thông tin cũng là một trong những hoạt ñộng
quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin ñược lưu trữ thường ñược tổ chức
dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu.
Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường ñược ñiều khiển thông qua
các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những thông tin quay lại phản ánh
chất lượng của dữ liệu sau khi xuất ra, giúp cho bản thân những người ñiều hành
mạng lưới thông tin có thể ñánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ

liệu mà họ ñang thực hiện.
2.1.1.3 Tổng quan chung về nguyên vật liệu:
a) Khái niệm NVL:
Nguyên vật liệu (NVL) là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản
phẩm, ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng sản phẩm ñược sản xuất.[3]
NVL là ñối tượng lao ñộng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất kinh doanh, NVL là TSLð thuộc nhóm hàng tồn kho, ñược mua sắm từ nguồn
vốn lưu ñộng ñể phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
và giá thành sản phẩm, từ 60%- 70%. Vì vậy quản lý nguyên vật liệu và kế toán
NVL tương ñối phức tạp, khối lượng việc lớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng.

b) Phân loại vật liệu:
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

10

ðể tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều
loại vật liệu khác nhau mà mỗi loại lại có chức năng trong sản xuất, có tính chất vật
lý, hóa khác nhau. Bởi vậy ñể có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết
từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp cần phải
tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.[12]
* Căn cứ vào công dụng chủ yếu của NVL
NVL chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào

quá trình sản xuất ñể cấu thành nên thực thể bản thân của sản phẩm.
Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu ñược sử dụng kết hợp với vật liệu
chính ñể nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các
loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt ñộng và bảo quản các loại tư liệu lao ñộng,
phục vụ cho công việc lao ñộng của công nhân.
Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu ñược dùng ñể tạo ra năng lượng phục
vụ cho sự hoạt ñộng của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản phẩm
(nấu, luyện, ủi, hấp, )
Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu sử dụng cho việc thay thế, sửa
chữa các loại tài sản cố ñịnh là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị
truyền dẫn.
Các loại vật liệu khác: bao gồm các vật liệu không thuộc các loại vật liệu ñã

nêu trên như bao bì ñóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi ñược trong quá trình sản
xuất và thanh lý tài sản.
* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu
Vật liệu mua ngoài : là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua ngoài từ trong
nước hoặc nhập khẩu.
Vật liệu tự sản xuất : là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra ñể phục vụ cho nhu
cầu sản xuất, kinh doanh.
Vật liệu có từ nguồn gốc khác (ñược cấp, nhận vốn góp, )
Việc phân loại như trên vẫn mang tính tổng quát chưa ñi vào từng loại, từng
thứ vật liệu cụ thể ñể phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

11

doanh nghiệp. Do ñó cần phải tiến hành xác lập bảng (số) danh ñiểm vật liệu theo
loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần quy ñịnh thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy
cách, ñơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu.
* ðặc ñiểm của NVL
NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất bị tiêu hao toàn bộ và khi tham
gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu thay ñổi hoàn toàn hình thái vật chất
ban ñầu và giá trị ñược chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.[4]
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu xuất phát từ vai trò, ñặc ñiểm của nguyên
liệu. Trong quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu cần ñược theo dõi, quản lý chặt
chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu: Mua sắm, dự trữ, bảo quản và

sử dụng.
Ở khâu mua hàng ñòi hỏi phải quản lý ñúng việc thực hiện kế hoạch mua
hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí
mua cũng như ñảm bảo ñúng tiến ñộ, thời gian ñáp ứng kịp thời nhu cầu của sản
xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị ñầy ñủ các phương
tiện ño lường cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế ñộ bảo quản ñối với từng
loại nguyên liệu vật liệu tránh hư hỏng mất mát ñảm bảo an toàn tài sản.
Ở khâu sử dụng ñòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm, chấp hành tốt các
ñịnh mức dự toán chi phí nguyên vật liệu góp phần quan trọng ñể hạ giá thành, tăng
thu nhập và tích lũy ñơn vị.
2.1.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán NVL ñối với doanh nghiệp

Hiện nay, hệ thống thông tin kế toán ñóng một vai trò chiến lược trong một
tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán làm công cụ quản lý ở mọi cấp
quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán không chỉ ñóng vai trò là
nguồn cung cấp các báo cáo chính xác cho doanh nghiệp, mà hơn thế nữa nó ñã
thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược ñể các doanh nghiệp nghiên
cứu, ñánh giá, sử dụng thông tin ñể tạo ñược ưu thế cạnh tranh trên thị trường và
duy trì những thế mạnh sẵn có.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

12

Một tác dụng khác của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin ñể

khuyến khích các hoạt ñộng sáng tạo trong doanh nghiệp. ðó là quá trình phát triển
sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất, các hoạt ñộng mới trong
doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới
cho doanh nghiệp.[8]
Mỗi doanh nghiệp ñầu tư vào hệ thống thông tin sẽ có khả năng tạo ra một số
dạng hoạt ñộng mới trong doanh nghiệp như tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận,
các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành ñiện tử, liên kết tổ chức.
Như vậy, áp dụng hệ thống thông tin kế toán, ñặc biệt là hệ thống thông tin
kế toán các yếu tố ñầu vào như nguyên vật liệu sẽ giúp nhà quản lý có thông tin phù
hợp, chính xác, kịp thời từ khâu xây dựng ñịnh mức vật tư ñến quá trình mua sắm,
quá trình sử dụng tạo thành chi phí sản xuất…. Từ ñó sẽ có thêm một công cụ, một
cơ hội, giúp nhà quản lý ñiều hành tốt hơn, nhanh chóng ra quyết ñịnh phù hợp

trong việc thay ñổi chủng loại vật tư ñầu vào, làm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn
lực, góp phần tăng lợi nhuận, tạo sự hài lòng cho khách hàng và các ñối tác.
Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và ñiều tiết của nhà nước theo ñịnh
hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các ñơn vị, bên cạnh việc ñẩy
mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật
liệu hợp lý, tiết kiệm. Muốn vậy cần quản lý tốt vật liệu. Yêu cầu của công tác quản
lý vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và
sử dụng. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các hoạt ñộng sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô,
chất lượng trên cơ sở thỏa mãn vật chất, văn hóa của cộng ñồng xã hội. Theo ñó,
phương pháp quản lý cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn
thiện hơn. Trong ñiều kiện nền kinh tế hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm

vật liệu có hiệu quả càng ñược coi trọng, làm sao ñể cùng một khối lượng vật liệu
có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn ñảm bảo chất lượng.
Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của
các cán bộ quản lý. Hệ thống TTKT giúp quản lý vật liệu và cung cấp thông tin
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

13

trên các khía cạnh sau:[6]
- Quản lý khâu thu mua: nguyên vật liệu là tài sản lưu ñộng của doanh
nghiệp, nó thường xuyên biến ñộng trên thị trường. Do vậy các doanh nghiệp cần
phải có kế hoạch sao cho cụ thể liên tục cung ứng ñầy ñủ nhằm ñáp ứng kịp thời

cho sản xuất. Cho nên khi quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu
phải theo ñúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý ñể hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Quản lý khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện
theo ñúng chế ñộ quy ñịnh cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất hóa lý của
mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí
vật liệu, ñảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý ñối với vật liệu.
- Quản lý khâu dự trữ: ðòi hỏi doanh nghiệp phải xác ñịnh ñược mức dự trữ
tối ña, tối thiểu ñể ñảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ñược bình thường,
không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ ñọng vốn và cũng không quá ít làm ngưng trệ
gián ñoạn cho quá trình sản xuất.
- Quản lý khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý cơ sở xác ñịnh các
ñịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử

dụng ñúng ñịnh mức quy ñịnh, ñúng quy trình sản xuất, ñảm bảo tiết kiệm chi phí
về nguyên vật liệu trong tổng giá thành.
Như vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng
và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành
nói riêng. Muốn quản lý vật liệu ñược chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến và tăng
cường công tác thu nhận thông tin từ HTTTKT NVL ñể quản lý cho phù hợp với
thực tế.[10]
Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt ñộng
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ðể góp phần nâng cao chất lượng và hiệu
quả công tác quản lý nguyên vật liệu, HTTT kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện
tốt các nhiệm vụ sau:

-Phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

14

vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
-Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các
ñối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện ñịnh mức tiêu hao, phát hiện
và ngăn ngừa kịp việc sử dụng nguyên vật liệu lãng phí hoặc sai mục ñích.
-Thường xuyên kiểm tra và thực hiện ñịnh mức dự trữ nguyên vật liệu, phát
hiện kịp thời các vật liệu ứ ñọng, kém chất lượng, chưa cần dùng và có biện pháp
giải phóng ñể thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.

-Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật
liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ sử dụng
nguyên vật liệu.[12]
HTTTKT NVL sẽ cung cấp thông tin ñầy ñủ về nhà cung cấp, chất lượng
vật tư. Trong nền kinh tế thị trường, với sự phát triển của nhiều ngành nghề thì việc
cung cấp nguyên vật liệu không còn là vấn ñề bức xúc. Tuy nhiên với mỗi doanh
nghiệp sản xuất, việc cung cấp nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu còn phải
gắn liền với hiệu quả kinh tế. Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời, ñầy ñủ hay
không sẽ ảnh hưởng rất lớn ñến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Nhưng khi có
nguyên vật liệu thì việc sản xuất có hiệu quả hay không? Sản phẩm làm ra có khả
năng cạnh tranh ñược hay không? ðể ñạt ñược ñiều này thì lại phụ thuộc vào chất
lượng của nguyên vật liệu ñó. Thông tin kế toán NVL sẽ chỉ rõ chất lượng của NVL

ñối với SX từng mặt hàng trong doanh nghiệp.
HTTTKT cung cấp thông tin về chi phí cho quản lý chi phí NVL. Chi phí
nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ ñến sự biến ñộng của giá thành, chỉ cần
chi phí tăng hay giảm 1% cũng ñã làm cho giá thành biến ñộng. ðiều này làm ảnh
hưởng ñến giá thành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.[5]
Xét về mặt kinh doanh, trong cơ cấu giá thành nguyên vật liệu thường chiếm
tỷ trọng 60%-70%. Về mặt vốn, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn
lưu ñộng. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn không thể tách rời việc dự trữ và sử
dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả. Như vậy, trong một số trường
hợp nhất ñịnh tiết kiệm tối ña chi phí nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

15

còn là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm xã hội và hơn thế nữa sẽ tác ñộng ñến các chỉ
tiêu quan trọng nhất như: số lượng, chất lượng, giá thành, lợi nhuận. . .
Chính vì vậy việc tổ chức tốt HTTT kế toán nguyên vật liệu cả về vận hành
và cung cấp thông tin là rất quan trọng nhằm ñảm bảo cho việc cung ứng ñầu vào
của quá trình sản xuất diễn ra liên tục ñạt hiệu quả cao.
ðất nước ta ñang trong bước chuyển ñổi nền kinh tế việc hiện ñại hóa cơ sở
hạ tầng ñang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làm thay ñổi bộ mặt ñất nước
hàng ngày. Vấn ñề ñặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào ñể quản lý có hiệu
quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong các khâu của quá trình sản
xuất. Mà như ñã trình bày ở trên, nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi

phí của doanh nghiệp, vì vậy tổ chức tốt HTTTKT nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất là một việc rất cần thiết
2.1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
Hệ thống thông tin kế toán quản lý NVL trong doanh nghiệp có ba yếu tố cấu
thành là cơ sở dữ liệu, cơ sở mô hình và một hệ thống phần mềm.[9]
a) Cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức của các dữ liệu có liên quan với
nhau. Ví dụ như các dữ liệu có liên quan ñến việc quản lý sản xuất, chu trình nghiệp
vụ kế toán,…trong một doanh nghiệp. Các cơ sở dữ liệu thường ñược quản lý bằng
hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và ñược sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ
giữa những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau.
Như vậy, cơ sở dữ liệu là những dữ liệu hiện tại hoặc trong quá khứ, ñược

tập hợp từ một số các ứng dụng hoặc các nhóm, ñược tổ chức dễ dàng truy cập từ
nhiều ứng dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu của chu trình nghiệp vụ kế toán NVL bao
gồm các dữ liệu ñược tập hợp từ khi xây dựng kế hoạch vật tư ñến quá trình mua
vật tư và quản lý sử dụng các loại vật tư.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hỗ trợ quyết ñịnh bảo ñảm tính toàn vẹn của dữ liệu.
b) Cơ sở mô hình:
Là một tập các mô hình phân tích và toán học mà người sử dụng có thể truy
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………

16

cập ñể sử dụng dễ dàng. Mỗi mô hình là một sự mô tả cho các yếu tố hoặc các mối

quan hệ của một hiện tượng nào ñó. Mỗi mô hình có thể là một mô hình vật lý, một
mô hình toán học hoặc một mô hình ngôn ngữ. Mỗi hệ thống thông tin ñược xây
dựng cho một tập các mục ñích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ
thuộc theo những mục ñích mà nó hướng tới.[5]
Trong phạm vi ñề tài này, các cơ sở mô hình sẽ ñược mô tả bằng các công cụ
lưu ñồ hay sơ ñồ ñể thể hiện sự lưu chuyển của dòng dữ liệu trong việc thực hiện
chu trình nghiệp vụ kế toán và quản lý NVL.
c) Phần mềm:
Có rất nhiều phần mềm hệ thống thông tin kế toán ñược xây dựng ñể hỗ trợ
công tác quản trị doanh nghiệp.
Chúng ñược phân thành hai loại: Phần mềm ña năng và phần mềm chuyên
dụng. Các sản phẩm phần mềm ña năng ñược thiết kế không chỉ dành riêng cho các

nhà quản lý, mà cho nhiều ñối tượng sử dụng khác nhau. Ví dụ: Phần mềm bảng
tính, phần mềm thống kê, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, hay các phần mềm
chuyên dụng ñược thiết kế riêng theo yêu cầu của quản lý.
* Phần mềm bảng tính:
Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ ña năng, toàn diện cho các nhà
quản lý tài chính. Nó cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay
các mẫu ñồng bộ. Các mẫu này chứa các tiêu ñề và tên của các mục trong bảng tính.
Các mẫu này cũng chứa các công thức ñược sử dụng ñể tính các tổng cột hay tổng
dòng, trung bình dòng hay trung bình cột và các ñại lượng thống kê khác.
* Phần mềm thống kê và dự báo:
Nhiều phân tích các yếu tố ñầu vào như NVL phải thực hiện lập dự báo cho
các sự kiện trong tương lai và ñòi hỏi ñến những công cụ thống kê. Các công cụ

thống kê thường bao gồm các thủ tục như thử giả thuyết, hồi quy, phân tích chuỗi
thời gian, trung bình ñộng, bình phương nhỏ nhất,…
Cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu ứng dụng trước khi lựa chọn phần mềm dự
báo và thống kê ñể hỗ trợ cho quá trình ra quyết ñịnh ở mức sách lược và chiến