bài giảng quản trị học chương 5 chức năng kiểm tra - cđ ngề công nghệ ladec

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
LADEC
QUẢN TRỊ HỌC
TP. HỒ CHÍ MINH 2013
1
CHƯƠNG 5
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
Mục tiêu:
+ Hiểu được khái niệm, mục đích và vai
trò của công tác kiểm tra
+ Hiểu được các nguyên tắc cần được
áp dụng trong kiểm tra
+ Hiểu được tiến trình kiểm tra
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI
TRÒ CỦA KIỂM TRA
1. Khái niệm:
Kiểm tra là một nỗ lực có hệ thống nhằm
thiết lập những tiêu chuẩn, hệ thống phản
hồi thông tin nhằm so sánh những kết quả
đạt được với mục tiêu đã đề ra, và nhằm
đảm bảo rằng những nguồn lực đã và
đang được sử dụng là có hiệu quả nhất để
đạt mục tiêu cao nhất của tổ chức.
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI
TRÒ CỦA KIỂM TRA
2. Vai trò của kiểm tra:
 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử
dụng một cách hữu hiệu.
 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch ,
những khó khăn trong quá trình thực hiện
mục tiêu

 Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết
để đạt được mục tiêu
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI
TRÒ CỦA KIỂM TRA
3. Mục đích của kiểm tra:
 Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục
tiêu của tổ chức đặt ra
 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử
dụng một cách hiệu quả
 Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong
muốn một cách chính xác theo thứ tự
 Xác định và dự đoán chiều hướng chính thay
đổi như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI
TRÒ CỦA KIỂM TRA
3. Mục đích của kiểm tra:
 Phát hiện kịp thời vấn đề và những đơn vị
chịu trách nhiệm sửa sai
 Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ
huy, quyền hành và trách nhiệm
 Đưa ra các tiêu chuẩn để loại bớt những gì
không quan trọng, không cần thiết
 Phổ biến chỉ dẫn liên tục cải tiến để tiết kiệm
thời gian, nâng cao năng suất, lợi nhuận
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI
TRÒ CỦA KIỂM TRA
3. Các hình thức kiểm tra
A. Kiểm tra lường trước:
 Là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt
động thực sự.

 Kiểm tra lường trước là tiên liệu các vấn đề có
thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước
Harold Koontz phân tích rằng thời gian trễ nãi
trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng
công việc kiểm tra cần phải hướng về phía
tương lai nếu như nó cần có hiệu quả.
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH
3. Các hình thức kiểm tra
A. Kiểm tra lường trước:(tt)
Một số kỹ thuật kiểm tra lường trước:
 Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến
Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới còn gọi
là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương trình
SD trong hệ thống các đầu vào để kiểm tra
lường trước về tiền mặt hoặc dự trữ hàng hóa
 Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình
 SD trong các hệ thống phản ứng của con người
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH
3. Các hình thức kiểm tra
B. Kiểm tra đồng thời
 Là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt
động đang diễn ra. Loại hình kiểm tra này còn
có những danh xưng khác: Kiểm tra đạt/không
đạt (Yes/no control)
 Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất
là giám sát trực tiếp (direct supervision)
 Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo
phương thức kiểm tra đồng thời
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH

3. Các hình thức kiểm tra
C. Kiểm tra phản hồi
 Là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt
động đã xảy ra.
 Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ
trễ về thời gian thường khá lớn hoặc xảy ra sai
lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu
chuẩn hay kế hoạch đã đề ra.
 Ưu điểm: có 2 ưu điểm
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH
3. Các hình thức kiểm tra
C. Kiểm tra phản hồi (tt)
 Ưu điểm (tt)
 Cung cấp cho nhà quản trị những thông tin
cần thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu
hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình
quản trị.
 Giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên
(employee motivation) làm việc tốt hơn.
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH
3. Các hình thức kiểm tra
C. Kiểm tra phản hồi (tt)
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
1. Kiểm tra phải theo kế hoạch
 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế
hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp
bậc của đối tượng được kiểm tra
 Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào
kế hoạch, vì vậy thiết kế kiểm tra phải theo kế
hoạch hoạt động tổ chức

 Kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp
bậc của đối tượng được kiểm tra.
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
2. Kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân
các nhà quản trị
 Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những
gì đang xảy ra, cho nên việc quan trọng là
những thông tin thu thập được trong quá trình
kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu
 Thông tin mà NQT không hiểu thì sẽ không thể
sử dụng, do đó kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
3. Kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm
trọng yếu
 Sai lệch giữa thực tế và mong đợi có lúc nhỏ,
có lúc lớn, có sai lệch ảnh hưởng nhỏ, có cái
ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng
 NQT nên quan tâm đến những yếu tố có ý
nghĩa quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả
của công ty vì đây là những yếu tố trọng yếu
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
4. Kiểm tra phải khách quan
 Việc kiểm tra thực hiện theo định kiến của
NQT có thể dẫn đến đánh giá không chính xác,
tổ chức gặp phải tổn thương
 Quá trình kiểm tra cần được thực hiện với thái
độ khách quan để đảm bảo kết quả và kết luận
kiểm tra được chính xác
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm

doanh nghiệp
 Để kiểm tra có hiệu quả cần xây dựng quy trình
và các nguyên tắc phù hợp với văn hóa của DN
VD:  DN có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhn
viên được độc lập trong công việc, được phát
huy sáng tạo → kiểm tra không nên quá chặt
chẽ
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
6. Kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu
quả kinh tế
 Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng
thường khó trong thực hành
Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất
nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu
hoạch được do việc kiểm tra lại không tương
xứng
→ NQT cần nỗ lực xây dựng, cải tiến công tác
kiểm tra của mình để có hiệu quả hơn
II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
7. Kiểm tra phải dẫn đến hành động
 Kiểm tra → phát hiện sai lệch → tiến hành điều
chỉnh → ĐÚNG ĐẮN
 Điều chỉnh: điều chỉnh kế hoạch, sắp xếp lại tổ
chức, điều động, đào tạo lại nhân viên hoặc
thay đổi phong cách lãnh đạo
 Kiểm tra → phát hiện sai lệch → không tiến
hành điều chỉnh → KIỂM TRA LÀ VÔ ÍCH
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
Bao gồm 3 bước
Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn

phương pháp đo lường việc thực hiện
Bước 2: Đo lường việc thực hiện
Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
•3.1 Xác định các tiêu chuẩn
 Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào
đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và
kiểm tra đối tượng bị quản trị.
 Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau
tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần
kiểm sốt.
 Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ
thuận lợi hơn trong kiểm sốt.
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
Những yêu cầu của tiêu chuẩn :
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng
hoặc không quan trọng.
o Mang tính chất hiện thực (thực tế)
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn
nhau.
o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các
tiêu chuẩn đề ra.
o Dễ dàng cho việc đo lường.
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
3.2 Đo lường kết quả
 Đo lường đúng đối tượng
 Đo lường đúng thời điểm
 Chọn lựa phương pháp và công cụ phù
hợp
 Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với

đơn vị tiêu chuẩn.
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
•3.3 Điều chỉnh các sai lệch
 Phát hiện nguyên nhân
(chủ quan hoặc khách quan)
 Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)
 Tiến hành điều chỉnh
 Đánh giá kết quả điều chỉnh