Nghiên cứu các giải pháp quản lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty xăng dầu Bắc Thái

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH






ĐỒNG THÁI NGỌC




NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP
QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH
DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI






LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

Thái nguyên, năm 2012

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên





ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH





ĐỒNG THÁI NGỌC



NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP
QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH
DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI


Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 60 - 34 – 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ


Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN THỊ GẤM




Thái nguyên, năm 2012

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
i


LỜI CAM ĐOAN


Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực, mọi sự giúp đỡ đều đã
đƣợc cảm ơn

Thái Nguyên, tháng 8 năm 2012
Tác giả


Đồng Thái Ngọc

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
ii

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin trân thành cảm ơn các Thầy Cô trong Phòng Quản lý Đào tạo sau
đại học của Trƣờng Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh thuộc Đại học
Thái Nguyên đã quan tâm và động viên trong suốt thời gian vừa qua.
Tôi xin cảm ơn Phó giáo sƣ – Tiến Sỹ Nguyễn Thị Gấm đã tận tình
hƣớng dẫn, giúp tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp.
Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy, Cô, những ngƣời tận tình
truyền đạt kiến thức cho tôi trong hai năm học cao học vừa qua.
Tôi xin trân thành cảm ơn Cục thống kê Thái Nguyên, các doanh nghiệp
trên địa bàn Tỉnh đã cung cấp các thông tin, số liệu cần thiết và giúp đỡ tôi
trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Lãnh
đạo Công ty xăng dầu Bắc Thái và gia đình, bạn bè, các đồng nghiệp đã tạo
điều kiện và giúp đỡ trong quá trình học tập và nghiên cứu trong luận văn.

Thái Nguyên, tháng 8 năm 2012
Học viên
Đồng Thái Ngọc

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
iii

MỤC LỤC
Trang
Lời cam đoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục iii
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt v
Danh mục các bảng biểu vi

Danh mục các hình vii
MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu 2
2.1 Mục tiêu chung 2
2.1 Mục tiêu cụ thể 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3
3.1 Đối tƣợng nghiên cứu 3
3.2 Phạm vi nghiên cứu 3
4. Những đóng góp mới của luận văn 3
5. Bố cục của luận văn 4
Chƣơng I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN, HIỆU QUẢ KINH
DOANH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5
1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 5
1.1.1 Cơ sở lý luận 5
1.1.2 Hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp 19
1.1.2 Cơ sở thực tiễn 25
1.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 28
1.2.1 Các câu hỏi đặt ra mà đề tài cần giải quyết 28
1.2.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 29
1.2.3 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 34
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
iv

Chƣơng II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI. 36
2.1 Khái quát về Công ty xăng dầu Bắc Thái 36
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Bắc Thái 36
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của Công ty 37
38

2.1.4 Môi trƣờng kinh doanh trong những năm qua 40
2.2. Thực trạng hệ thống quản lý thông tin tại Công ty xăng dầu Bắc Thái 48
2.2.1 Những đầu mới và trung tâm giao dịch thông tin trong Công ty 48
2.2.2 Hệ thống công nghệ thông tin tại Công ty 51
2.2.3 Đánh giá những hệ thống thông tin quản lý 67
2.2.4. Đánh giá chung về hệ thống thông tin trong công ty 82
Chƣơng III: CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI
ĐẾN NĂM 2015, TẦM NHÌN 2020. 84
3.1 Quan điểm - Phƣơng hƣớng - Mục tiêu 84
3.2 Các giải pháp 85
3.2.1 Hệ thống máy tính và thiết bị phần cứng 86
3.2.2 Hệ thống phần mềm 87
3.2.3 Thiết bị đầu tƣ khác 92
3.2.4 Con ngƣời 93
3.2.5 Hệ thống an toàn và bảo mật thông tin 93
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97


Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
v


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DMN : Dầu mỡ nhờn
CHXD : Cửa hàng xăng dầu
PBM : Phần mềm quản lý kinh doanh xăng dầu
DN : Doanh nghiệp

SL : Sản lƣợng
HT : Hệ thống
ĐVT : Đơn vị tính
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
vi

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Số
TT
Bảng
Nội dung
Trang
1
2.1
Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh chính giai
đoạn 2007-2011
47
2
2.2
Thị phần kinh doanh xăng dầu sáng giai đoạn
2007-2011
48
3
2.3
Các điểm giao dịch thông tin nội bộ giai đoạn
2007-2011
49
4
2.4

Hệ thống phần cứng giai đoạn 2007-2011
53
5
2.5
Các phần mềm, chƣơng trình triển khai giai
đoạn2007-2011
54
6
2.6
Nhân sự công ty giai đoạn 2007-2011
61
7
2.7
Cơ cấu nhân sự giai đoạn 2007-2011
62
8
2.8
Số ngƣời lao động sử dụng máy tính giai đoạn
2007-2011
63
9
2.9
Số lƣợng chứng từ của cập nhật vào PBM giai
đoạn 2007 – 2011
70
10
2.10
Bảng tính hiệu quả triển khai hệ thống PBM Cửa
hàng
71

11
2.11
Số lƣợng văn bản đi, đến và cấp phát nội bộ giai
đoạn 2007-2011
76
12
2.12
Chi phí đầu tƣ cho hệ thống CNTT và các số liệu
so sánh
78

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
vii

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số
TT
Hình
Nội dung
Trang
1
2.1
Diễn biến sản lƣợng và doanh thu giai đoạn
2007-2011
47
2
2.2
Diễn biến lao động và tỉ lệ ngƣời sử dụng máy tính
64

3
2.3
Số lƣợng văn bản giao dịch tại văn phòng Công ty

76
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
1


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động trong nền kinh tế thị trƣờng mục tiêu hàng đầu của mọi doanh
nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Muốn vậy, nhà quản lý phải điều hành doanh
nghiệp một cách có hiệu quả. Để làm đƣợc điều này thì nhu cầu thông tin trở
nên đa dạng và cấp thiết. Bởi thông tin là chất kích thích cho quá trình quản lý
vận động, là tài sản của Doanh nghiệp. Nếu thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ
gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện chức năng của mình nhƣ: lập kế
hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định. Trong đó, có rất
nhiều nguồn thông tin nhƣ: thông tin nội bộ bao gồm: các thông tin về tài sản
cố định, thông tin về công cụ dụng cụ, thông tin về các định mức chi phí,
thông tin về các quy trình quản lý, thông tin về hàng hóa tồn kho, về giá cả thị
trƣờng, thông tin khách hàng, thông tin hệ thống chính sách, pháp luật của
Nhà nƣớc Để doanh nghiệp thực sự bƣớc vững chắc và tiến xa hơn thì đòi
hỏi các doanh nghiệp, các đơn vị phải luôn luôn có đƣợc hệ thống thông tin
quản lý phù hợp mới mang lại hiệu quản cao nhất.
Sự phát triển đầy năng động của cơ chế thị trƣờng đã tạo ra những điều
kiện thuận lợi cho quá trình phát triển của các doanh nghiệp, song cũng bộc lộ
và nảy sinh những nhƣợc điểm ẩn chứa nhiều khuyết tật. Các tổ chức kinh
doanh đều phải cạnh tranh để tồn tại. Vì vậy, việc thiết lập một hệ thống quản
trị nguồn thông tin giúp cho các hoạt động kinh doanh nâng cao hiệu quả là

rất cần thiết.
Trong thực tế hầu hết các quyết định kiểm soát đều là một hệ thống
thông tin liên lạc gồm nhiều bƣớc. Tại mỗi bƣớc đó thông tin đƣợc đƣa vào,
lấy ra khỏi hệ thống hay tích luỹ và so sánh với các mục tiêu kế hoạch. Một
trục trặc tại bất kỳ điểm nào trong trình tự đó đều "gây nhiễu" tất cả những kết
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
2

quả tiếp sau. Tất cả những thông tin đều có giá trị ngoài những thông tin sau
điểm trục trặc đó đều không chính xác và có thể góp phần làm cho doanh
nghiệp hoạt động không hiệu quả.
Nhận thức đƣợc vai trò và tầm quan trọng của việc quản lý các nguồn
thông tin trong doanh nghiệp, nên chúng tôi chọn đề tài "Nghiên cứu các giải
pháp quản lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty
xăng dầu Bắc Thái" nhằm đánh giá những ƣu, khuyết điểm trong hệ thống
quản lý thông tin hiện tại, từ đó có phƣơng hƣớng hoạch định xây dựng và
phát triển hệ thống thông tin trong tƣơng lai, góp phần xây dựng công ty theo
hƣớng phát triển bền vững.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1 Mục tiêu chung
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị nguồn thông tin trong Công ty
nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thông tin của Công ty
xăng dầu Bắc Thái, từ đó giúp Công ty phát triển bền vững, đóng góp sự phát
triển kinh tế trên địa bàn Tỉnh Thái Nguyên.
2.1 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn quản lý thông tin, hiệu quả kinh
doanh trong doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng quản lý thông tin qua các năm, mức độ ứng dụng
công nghệ thông tin, sử dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý tại Công
ty xăng dầu Bắc Thái.

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý thông tin phục
vụ kinh doanh tại Công ty xăng dầu Bắc Thái.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
3

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài lấy công tác quản trị nguồn thông tin của Công ty xăng dầu Bắc
Thái, cùng với các vấn đề cấu thành và các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác
quản trị thông tin của Công ty xăng dầu Bắc Thái làm đối tƣợng nghiên cứu.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản trị
thông tin tại Công ty xăng dầu Bắc Thái.
Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu trong giai đoạn 2007 – 2011,
định hƣớng và giải pháp quản trị thông tin của Công ty xăng dầu Bắc Thái
đến năm 2015.
Phạm vi nội dung: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác quản trị
thông tin và những nhân tố tác động tới công tác quản trị thông tin, các biện
pháp quản lý thông tin và những ứng dụng công nghệ thông tin vào trong
quản lý của Công ty xăng dầu Bắc Thái.
4. Những đóng góp mới của luận văn
Hệ thống hóa những vấn đề về quản lý thông tin trong doanh nghiệp.
Phân tích đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
thông tin trong doanh nghiệp ảnh hƣởng tới hiệu quả kinh doanh nhƣ thế nào.
Đánh giá một số mô hình về quản lý thông tin hiện tại tại một số công ty
kinh doanh xăng dầu trong ngành.
Phân tích thực trạng việc quản lý thông tin tại Công ty xăng dầu Bắc
Thái. Trên cơ sở đó, đánh giá đƣợc những mặt đã đạt đƣợc, những mặt còn
hạn chế trong vấn đề quản lý thông tin.
Đề xuất với lãnh đạo công ty những giải pháp quản lý thông tin phù hợp,

làm cho giảm chi phí kinh doanh, giúp lãnh đạo ra quyết định tốt hơn mang
lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn, Công ty tăng sức cạnh tranh và ngày càng
phát triển.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
4

5. Bố cục của luận văn

Chƣơng 1: Tổng quan về quản lý thông tin, hiệu quả kinh doanh và
phƣơng pháp nghiên cứu.
Chƣơng 2: Kết quả nghiên cứu về quản trị thông tin trong kinh doanh tại
Công ty xăng dầu Bắc Thái.
Chƣơng 3: Các giải pháp quản lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả kinh
doanh tại Công ty xăng dầu Bắc Thái đến năm 2015, tầm nhìn 2020.


Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
5

Chƣơng 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN, HIỆU QUẢ KINH DOANH
VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn
1.1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1.1. Vài nét về thời đại thông tin
Trƣớc những năm 1980, trên thế giới gần nhƣ chƣa biết tới khái niệm hệ
thống thông tin quản lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các
thông tin nhận đƣợc và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của
họ. Họ không quan tâm tới thông tin cũng nhƣ các lợi ích mà nó đem lại. Việc
đầu tƣ vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó khá tốn

kém và đem lại hiệu quả không cao. Vào thời kỳ này quá trình thông tin diễn
ra giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chƣa đƣợc đặt ra. Quá
trình quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ
chủ yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tƣợng nảy sinh trong môi trƣờng kinh
doanh một cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm và bằng trực giác của ngƣời
quản lý.
Vào những năm 1980,với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính
và đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin có
một cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp. Vào thời kỳ này,
hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu
thập đƣợc và thiết lập các mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa
chọn ra phƣơng án tốt nhất để thực hiện.
Các doanh nghiệp có các hoạt động chủ yếu là xử lý thông tin nhƣ: ngân
hàng, các tổ chức môi giới, các công ty bảo hiểm các doanh nghiệp quảng cáo,
trƣớc đây chiếm một tỷ lệ nhỏ trong GDP của các nƣớc; thì từ năm 1988 trở lại
đây chúng đã chiếm một tỷ lệ ngày càng lớn. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn,
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
6





thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối cùng. Xã hội của chúng ta
thực sự là xã hội thông tin, thời đại của chúng ta là thời đại thông tin.
Thời đại thông tin đƣợc phân biệt với những thời đại khác bởi năm đặc
điểm quan trọng:
Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội
dựa trên nền tảng thông tin.
Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin

đƣợc sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh.
Trong thời đại thông tin năng xuất lao động tăng lên nhanh chóng. Hiệu
quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thời
đại thông tin.
Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các
sản phẩm và dịch vụ.
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
* Khái niệm hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử tƣơng tác đƣợc tổ chức nhằm thực
hiện một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phƣơng tiện vật
chất và nhân lực. Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhƣng là
thành phần của một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta đang xem
xét thực chất đề là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng
thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những nhiệm vụ khác nhau
của công việc. Việc hiểu đƣợc bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thƣờng đòi
hỏi chúng ta phải có đƣợc một số kiến thức lớn mà nó phục vụ.
Những yếu tố cơ bản của một hệ thống gồm:
Mục đích: chính là lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí đƣợc sử
dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống.
Phạm vi: Nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm
ngoài hệ thống.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
7



Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.
Đầu vào: là những đối tƣợng và thông tin từ môi trƣờng bên ngoài hệ
thống đƣợc đƣa vào hệ thống.
Đầu ra: là những đối tƣợng hoặc những thông tin đƣợc đƣa từ hệ thống

ra môi trƣờng bên ngoài.
* Thông tin là gì?
Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát đƣợc trong thực tế và
chƣa hề đƣợc biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác.
Nhƣ việc một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều
dữ liệu về số lƣợng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng,
địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản …
Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể nhƣ con
ngƣời, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện …
Ở khái niệm trên chúng ta cần phải hiểu thực thể là gì? Thực thể là một
sự vật hay một cái gì đó tồn tại và phân biệt đƣợc. Ví dụ mỗi con ngƣời là
một thực thể, mỗi chiếc xe máy cũng là một thực thể, chúng ta cũng có thể
nói mỗi con kiến cũng là một thực thể nếu chúng ta phân biệt đƣợc con này
với con khác (chẳng hạn ta đánh số cực nhỏ trên mỗi con kiến)
Khác với dữ liệu đƣợc coi nhƣ những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần
đƣợc phân biệt nhƣ một sản phẩm hoàn chỉnh thu đƣợc sau quá trình xử lý dữ
liệu. Đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin thƣờng đƣợc sử dụng thay thế
nhau trong một số trƣờng hợp. Tuy vậy, trong những trƣờng hợp đó chúng ta
vẫn cần xác định rằng thông tin là những dữ liệu đã đƣợc xử lý sao cho nó
thực sự có ý nghĩa cho ngƣời sử dụng và thông tin gồm nhiều giá trị dữ liệu.
* Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống chức năng thực hiện việc thu
thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển
phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
8

Hệ thống thông tin có thể bao gồm các thông tin cụ thể và đặc biệt về
một con ngƣời, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ
chức hoặc trong một môi trƣờng xung quanh đó.

Những hoạt động chủ yếu xẩy ra trong quá trình xử lý dữ liệu của một hệ
thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính thể hiện ở sơ đồ sau:







Hình 1.1 Các chức năng chính của hệ thống thông tin
- Thu thập dữ liệu: Hoạt động thu thập dữ liệu từ trong một doanh
nghiệp hoặc từ môi trƣờng bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
- Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp thành
dạng có ý nghĩa đối với ngƣời sử dụng.
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ đƣợc xử lý để sử dụng ngay
tại thời điểm doanh nghiệp thu thập đƣợc nó, mà hơn thế, trong tƣơng lai khi
tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đƣa ra các quyết định
có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để sử dụng. Vì vậy, lƣu trữ thông
tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các
thông tin đƣợc lƣu trữ thƣờng đƣợc đƣợc tổ trức dƣới dạng các trƣờng, các
file, các báo cáo và các cơ sở dữ liệu.
- Cung cấp thông tin: là quá trình phân phối các thông tin đã đƣợc xử lý
tới những ngƣời hoặc những hoạt động cần sử dụng thông tin đó.
- Thông tin phản hồi: hệ thống thông tin thƣờng đƣợc điều khiển thông
qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp
Nguồn
Đích
Thu thập
Cung cấp
Xử lý và lƣu trữ

Phản hồi
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
9

cho bản thân những ngƣời điều hành mạng lƣới thông tin, có thể đánh giá lại
quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.
Ở đây chúng ta hiểu hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến
máy tính, mặc dùng ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống
thông tin hiệu quả hơn nhiều. Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy
và bút, và vẫn đƣợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay. Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm
để xử lý và phổ biến thông tin.
Mặc dù hệ thống thông vi vi tính xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý
nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chƣơng trình vi tính với hệ thống thông
tin. Các máy tính điện tử và các chƣơng trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật,
công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. Máy tính là thiết bị
lƣu trữ xử lý thông tin. Các chƣơng trình vi tính hay phần mềm là tập hợp các
chỉ thị nhằm hƣớng dẫn và điều khiển máy tính.
- Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển: Bản thân thông tin không
có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống điều
khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu, ký hiệu, mã
hiệu, biểu đồ, xung điện vv đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản
của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một
hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặc
trong tƣ duy. Một thông tin mới xuất phát từ các đối thủ cạnh tranh, dẫn đến
việc quyết định thay đổi các chiến lƣợc kinh doanh của Công ty, quyết định
giá bán, điều chỉnh lƣợng hàng nhập xuất… việc có thông tin và ra các quyết
định thể hiện rõ cho ta thấy quá trình điều khiển.
Thông tin có tính tương đối: Phƣơng pháp phân tích hệ thống để khẳng
định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó

chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi
thông tin chỉ là một sự phản ánh chƣa đầy đủ về hiện tƣợng vào sự vật đƣợc
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
10

phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi phản
ánh. Tính tƣơng đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh
tế xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có
thể coi là một hệ thống hộp đen.
Tính định hướng của thông tin: Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa
đối tƣợng đƣợc phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi.
Từ đối tƣợng đƣợc phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh đƣợc coi là
hƣớng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hƣớng và
thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. Trong thực tế, thƣờng đƣợc hiểu
hƣớng của thông tin là từ nơi phát đến nơi nhận.
Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin: Hình thức vật lý cụ thể
của thông tin là vật mang tin. Có thể so sánh thông tin là linh hồn còn vật
mang tin là cái vỏ vật chất. Để rõ nét khi nói về vật mang tin ngƣời ta sử dụng
khái niệm nội dung tin và vật mang tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải có
một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và
thông tin thƣờng thay đổi vật mang tin trong quá trình lƣu chuyển của mình.
Trong lĩnh vực quản trị kinh tế - hệ thống phát triển cao nhất của các hệ
thống trong tự nhiên và xã hội, vấn đề thông tin đƣợc đề cập trong rất nhiều
các công trình nghiên cứu.
Thông tin quản trị kinh doanh là những đại lƣợng đƣợc đo lƣờng, miêu
tả các hiện tƣợng kinh tế - xã hội phát sinh một cách có chọn lọc để phục vụ
quá trình quản trị kinh doanh.
1.1.1.3 Các loại thông tin trong doanh nghiệp
* Các đặc tính của thông tin trong doanh nghiệp
Chất lƣợng của thông tin đƣợc xác định thông qua những đặc tính sau:

Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.
Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ
thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
11

phải trả ghi cao hơn về giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về
cửa hàng, lƣợng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán hàng sẽ sụt xuống. Nếu
số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trƣờng hợp này sẽ
không có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.
Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề
đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không
đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi
của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về
số lƣợng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lƣợng
ghế làm ra của tuần trƣớc và của cùng kỳ năm trƣớc đó. Ông chủ thấy số
lƣợng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tƣơng
đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác. Hệ thống thông tin
chỉ cung cấp số lƣợng ghế sản xuất ra mà không cho biết tý gì về năng suất.
Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động thêm rất lớn, tỷ lệ
nguyên vật liệu hao lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự không đầy
đủ về thông tin nhƣ vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trƣờng hợp, nhiều nhà quản lý
đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt
động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chƣa thích
hợp và khó hiểu. Có thể là do quá nhiều thông tin không thích ứng cho ngƣời
nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hay đa nghĩa, hoặc sự bố trí
chƣa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn tới hoặc là tổn phí do tạo ra
những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin.
Tính an toàn: Thông tin phải đƣợc bảo vệ và chỉ những ngƣời đƣợc

quyền mới đƣợc phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin
cũng có thể gây ra những thiệt hại to lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đƣợc bảo
vệ nhƣng vẫn không có ích khi nó không đƣợc gửi tới ngƣời sử dụng vào lúc
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
12

cần thiết. Ví dụ nhƣ về thông tin thay đổi giá, không đƣợc truyền tin đến
ngƣời có trách nhiệm triển khai thay đổi giá một cách kịp thời, sẽ gây ra thiệt
hại rất lớn cho doanh nghiệp.
* Phân loại thông tin trong doanh nghiệp
Cán bộ quản lý trong các cấp (mức) khác nhau cần thông tin cho quản lý
khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần thông tin khác nhau. Điều này
đƣợc thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý nhƣ sau: Thông tin
quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn
dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thông tin quản lý trong một tổ
chức đƣợc chia làm ba loại: Thông tin chiến lƣợc, thông tin chiến thuật và
thông tin tác nghiệp.
Thông tin chiến lược: là những thông tin sử dụng cho mục tiêu dài hạn
của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của những nhà chiến lƣợc
cấp cao. Nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trƣờng, cách thâm
nhập thị trƣờng, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, những
thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ mới phát sinh. Về bản chất,
thông tin chiến lƣợc là những thông tin liên quan tới việc lâp kế hoạch lâu dài,
thiết lập các dự án, và đƣa ra những dự báo cho sự phát triển tƣơng lai.
Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn
(một tháng hoặc một năm), và thƣờng là mối quan tâm chủ yếu của các phòng
ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng, đánh giá
dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính
hàng năm. Dạng thông tin này thƣờng xuất phát từ những dữ liệu của hoạt

động hàng ngày. Do đó, nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và
chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp
nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trƣớc khi đƣa ra quyết định.
Thông tin điều hành (tác nghiệp): là những thông tin sử dụng cho những
công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày thậm chí vài giờ trong một phòng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
13

ban nào đó. Nó bao gồm thông tin về lƣợng đơn đặt hàng, về tiến độ công
việc, … Thông tin điều hành về bản chất đƣợc rút ra một cách nhanh chóng từ
dữ liệu về các hoạt động. Ngƣời ta đã đƣa ra bảng tính chất của thông tin theo
cấp quyết định nhƣ sau:
Đặc trƣng
thông tin
Tác nghiệp
Chiến thuật
Chiến lƣợc
Tần suất
Đều đặn lặp lại
Phần lớn là thƣờng
kỳ, đều đặn
Sau một thời kỳ dài
Tính độc lập
của kết quả
Dự kiến trƣớc
đƣợc
Dự đoán sơ bộ có
thông tin bất ngờ
Chủ yếu không dự
đoán trƣớc đƣợc

Thời điểm
Quá khứ và hiện
tại
Hiện tại và tƣơng lai
Dự đoán cho tƣơng
lai là chính
Mức chi tiết
Rất chi tiết
Tổng hợp, thống kê
Tổng hợp, khái quát
Nguồn
Trong tổ chức
Trong và ngoài tổ
chức
Ngoài tổ chức là chủ
yếu
Tính cấu trúc
Cấu trúc cao
Chủ yếu có cấu trúc,
một số phi cấu trúc
Phi cấu trúc cao
Độ chính xác
Rất chính xác
Một số dữ liệu có
tính chủ quan
Mang nhiều tính chủ
Quan
Ngƣời sử dụng
Giám sát hoạt
động tác nghiệp

Ngƣời quản lý cấp
trung gian
Ngƣời quản lý cấp
cao
* Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Thông tin đƣợc sử dụng trong các doanh nghiệp đƣợc thu thập từ hai
nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong.
Nguồn thông tin bên ngoài: Để có một cái nhìn khái quát về nguồn
thông tin bên ngoài cho một tổ chức.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
14

- Nhà nước và cấp trên. Một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự
quản lý của nhà nƣớc. Mọi thông tin mang tính định hƣớng của nhà nƣớc và
cấp trên đối với một tổ chức nhƣ luật thuế, luật môi trƣờng, quy chế bảo hộ
v.v… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lƣu trữ và sử
dụng thƣờng xuyên.
- Khách hàng: Trong nền kinh tế thị trƣờng thì thông tin về khách hàng là
vô cùng quan trọng. Việc tổ chức thu thập, lƣu trữ và khai thác thông tin về
khách hàng nhƣ thế nào là một trong những nhiệm vụ lớn của một doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công
việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay.
- Doanh nghiệp có liên quan: Là các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có
liên quan (hàng hóa bổ sung hoặc hàng hóa có thay thế).
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: Muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời
gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về đối thủ sẽ xuất hiện
trong tƣơng lai – các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.
- Các nhà cung cấp: Thông tin về các nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp
hoạch định đƣợc kế sách phát triển cũng nhƣ sự kiểm soát tốt chi phí và chất
lƣợng sản phẩm dịch vụ của mình.

Nguồn thông tin thu thập từ bên ngoài doanh nghiệp đƣợc cung cấp
thông qua báo chí, tài liệu của các tổ chức cung cấp thông tin, hoặc qua điều
tra khảo sát trực tiếp các đối tƣợng của doanh nghiệp …
Nguồn thông tin trong nội tại doanh nghiệp: Ngoài nguồn thông tin bên
ngoài, doanh nghiệp còn có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống sổ
sách và các báo cáo kinh doanh thƣờng kỳ của doanh nghiệp.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
15


Hình 1.2 Các nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, ngƣời ta sẽ tiến hành
những bƣớc xử lý dữ liệu khác nhau, và do đó, hình thành những hệ thống
thông tin với các dạng khác nhau, phục vụ những mục tiêu đa dạng và có
những đặc tả khác nhau về phần cứng, phần mềm, cũng nhƣ về ngƣời sử dụng
và điều hành.
1.1.1.4. Vai trò và tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân
lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề
kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống
thông tin của một doanh nghiệp, các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể:
• Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
• Tăng năng suất lao động

Nhà nƣớc và cấp
trên
Khách hàng

DN cạnh tranh
Nhà cung cấp
DN sẽ cạnh
tranh
DN có liên
quan
DOANH NGHIỆP
Hệ thống quản lý
Đối tƣợng quản lý
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên
16

• Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp
dịch vụ cho bên ngoài.
Hiện nay, hệ thống thông tin có thể đóng một vai trò chiến lƣợc trong
một tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin ở mọi cấp quản lý
trong doanh nghiệp. Không những chỉ đóng vai trò là ngƣời cung cấp báo cáo
liên tục và chính xác. Hơn thế nữa, các hệ thống thông tin đã thực sự trở thành
một công cụ, một vũ khí chiến lƣợc để các doanh nghiệp dành đƣợc ƣu thế
cạnh tranh trên thị trƣờng và duy trì những thế mạnh sẵn có.
Sau đây là những ảnh hƣởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý
giúp các doanh nghiệp có đƣợc những ƣu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:
* Đầu tƣ vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh
nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
* Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp các doanh nghiệp có đƣợc lợi thế
cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và
những ngƣời cung cấp nguyên vật liệu.
* Khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. Đó là quá
trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc các
hoạt động mới trong doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh

doanh hoặc các thị trƣờng mới cho doanh nghiệp.
* Một trong những vấn đề cần nhấn mạnh ở đây là việc tạo thành các chi
phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc
ngƣời cung cấp của nó. Điều đó có nghĩa là, khách hàng hoặc ngƣời cung cấp
hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên trong doanh nghiệp và họ sẽ
phải chịu những chi phí về thời gian, tiền bạc và cả sự không thuận tiện nếu
họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác.
Việc các hãng hàng không đầu tƣ xây dựng hệ thống thông tin trong hãng một
cách hoàn hảo và do đó trợ giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên