ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại thư viện quốc gia việt nam

Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

PHẦN MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Chóng ta đang chứng kiến sự phát triển cực kì mau lẹ của cơng nghệ
thơng tin và viễn thông. Công nghệ thông tin đã tác động tới mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội. Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, công nghệ thông tin đã
làm thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn thời gian cung
cấp tin đến tay người đọc.
Hiện nay thư viện quốc gia Việt Nam đã tiến hành xây dựng thư viện
điện tử, người dùng tin có thể khai thác các thơng tin và tài liệu trên tồn cầu
về các lĩnh vực mà họ quan tâm, chủ yếu thông qua các nguồn tài liệu điện tử,
các cơ sở dữ liệu trên CD-ROM, các nguồn tin onlie, các nguồn thư mục điện
tử và đặc biệt là nguồn từ internet.
Thư viện quốc gia Việt Nam là một trong những thư viện đi đầu trong
việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực hoạt động của thư viện, đã xây dựng được
một cơ sở dữ liệu, đặc biệt là trong khâu xử lý tài liệu. Thư viện quốc gia Việt
Nam đã đạt được những kết quả nhất định, tÝch luỹ kinh nghiệm dần dần
từng bước nâng cao chất lượng.
Thế giới hôm nay đang chứng kiến những thay đổi cơ bản trong mọi
hoạt động của xã hội, nhờ những thành tựu của vi điện tử và tin học, đã hỗ trợ
đắc lực cho cho hoạt động thư viện đặc biệt là trong công tác xử lý tài liệu quý
hiếm trong đó có luận án tiến sỹ.
Công tác xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu luôn được coi là nhiệm vụ cơ
bản, trọng tâm cần được nghiên cứu xem xét từ nhiều góc độ khác nhau. Bởi

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

1

Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

lẽ mọi hoạt động đầu vào của TVQGVN đều phải trải qua quá trình nhập máy,
xử lý, hiệu đính đưa ra phục vụ tra cứu, phục vụ cho người dùng tin.
Việc nghiên cứu khâu xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu luận án
tại TVQGVN hiện nay ln địi hỏi những vấn đề thiết thực cần được tiến
hành,
nhằm tìm hiểu thêm quá trình xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, những
mặt tích cực, hạn chế trong việc xử lý thơng tin đảm bảo chất lượng xử lý
luận án tiến sỹ, hạn chế sai xót trong xử lý kỹ thuật, đặc biệt việc sử dụng
chương trình ILIB của cơng ty máy tính CMC trong cơng tác biên mục là một
u cầu không thể thiếu đối với bất kỳ phần mềm tự động hoá thư viện nào.
Thư viện quốc gia Việt Nam là một trong những thư viện công cộng đi đầu
trong việc ứng dụng các công nghệ hiện đại vào sự nghiệp phát triển thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý kho luận án tại Thư viện quốc
gia Việt Nam là một trong những dự án tự động hoá của TVQGVN. Nhận
thức được tầm quan trọng của loại tài liệu quý hiếm (Luận án tiến sỹ) nên em
đã chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại Thư
Viện Quốc Gia Việt Nam” để thực hiện khố luận tốt nghiệp của mình.
2. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI KHỐ LUẬN
Trên cơ sở khảo sát kho luận án, đánh giá quá trình thu nhận, xử lý luận
án tiến sỹ tại Thư Viện Quốc Gia Việt Nam, nhằm đề xuất ý kiến nâng cao quá
trình xử lý kho luận án của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng là kho luận án tiến sỹ tại TVQGVN
Phạm vi nghiên cứu của đề tài khóa luận giới hạn trong TVQGVN

4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG KHI VIẾT KHOÁ LUẬN
Phương pháp khảo sát thực tế

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

2


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp phân tích, so sánh
Phương pháp quan sát, phỏng vấn
Phương pháp trao đổi trực tiếp
Tổng hợp dữ liệu
5. NHIỆM VỤ CỦA KHỐ LUẬN
Căn cứ vào mục đích, đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận,
cần tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau
Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Thư Viện Quốc Gia Việt Nam
Khảo sát phần mềm tích hợp ILIB trong quá trình xử lý kho luận án tại
TVQGVN
Biện pháp và một số kiến nghị phát triển kho luận án tiến sỹ tại Thư
Viện Quốc Gia Việt Nam
6. NỘI DUNG KHỐ LUẬN
Ngồi phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khoá luận gồm 3 chương:
ChươngI: Khái quát về thư viện quốc gia Việt Nam
ChươngII: Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại TVQGVN

ChươngIII: Một số biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kho luận án của
TVQGVN

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

3


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Lịch sử thư viện Việt Nam được khởi đầu từ thế kỷ XI. Tuy có bề dày
hơn 10 thế kỷ, song phải đến đầu thế kỷ XX và đặc biệt từ sau năm 1945 đến
nay, sự nghiệp thư viện mới thực sự bước vào thời kỳ phát triển. Năm 1917
một thư viện mang tương đối đầy đủ về ý nghĩa của Thư Viện Quốc Gia mới
được thành lập ở Việt Nam, đó là thư viện trung ương Đơng Dương.
Đầu thế Kỷ XX sau khi hoàn thành cuộc khai thác thuộc địa lần thứ
nhất, thực dân Pháp thi hành chính sách mới về chính trị, kinh tế, văn hố ở
Việt Nam. Chóng đã mở gần 500 trường học các cấp dạy chữ Pháp, La tinh,
và Quốc ngữ.
Song song với việc mở mang trường học thực dân pháp rất quan tâm tới
việc phát triển báo chí. Thời kì này, cùng với những tờ báo thực dân, ở nước ta
cũng đã xuất hiện nhiều tờ báo tiến bộ của các tổ chức cách mạng.
Trước sự bùng nổ của sách báo và nhu cầu đọc của bộ phận nhân dân có
học thức, các nhà cai trị pháp đã phải tính đến việc tăng cường quản lý, kiểm
duyệt sách báo và tổ chức truyền bá những sách báo phù hợp với chính sách

cai trị của họ. Thư viện đã coi như là mét trong những công cụ hiệu quả nhất
để thực hiện việc quản lý và tun truyền sách báo. Trước tình hình đó ngày
29/11/1917, tồn quyền Pháp ở Đơng Dương đã ký quyết định thành lập thư
viện trung ương Đông Dương

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

4


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Thư viện trung ương Đơng Dương ra đời ngày 29/11/2917, trực thuộc
Nha lưu trữ va Thư viện Đông Dương. Trô sở Thư viện được đặt tại số 31
Tràng Thi, trung tâm Hà Nội. Gần 35 năm tồn tại dưới chính quyền pháp
(1917-1954) trải qua nhiều thay đổi. Thư viện trung ương Đông Dương không
ngừng phát triển và đã để lại những thành quả đáng kể trong quá trình hoạt
động. Những thành quả này đã trở thành nền móng cho thư viện quốc gia Việt
Nam sau này.
Vốn tài liệu khá phong phú về số lượng và chất lượng, bao gồm hơn 155092
bản sách 1215 tên báo, tạp chí Đơng Dương và Việt Nam. Đặc biệt thư viện đã
để lại đến hôm nay bộ sưu tập xuất bản phẩm ở Việt Nam từ năm 1922-1954
khá đầy đủ, bao gồm 13381 tên sách các loại, 5123 số báo tạp chí… có được
thành tựu là này chính là nhờ Nghị định nép lưu chiểu xuất bản phẩm được
ban hành ngày 31/01/1922. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên về lưu chiểu ở
Việt Nam.
28/2/1935 Thư viện trung ương Đông Dương được đổi tên thành thư
viện pierre pasquier (pie paskiê). Thư viện đang hoạt động tốt thì xảy ra cuộc

đảo chính của Nhật lật đổ thực dân Pháp ở Đơng Dương.
Cách mạng tháng 8 thành công lật đổ ách thống trị của cả Nhật lẫn Pháp
chính quyền thuộc về tay nhân dân, ngày 8/9/1945 chính phủ đã ký sắc lệnh
13 chuyển giao các thư viện cơng cộng trong đó có thư viện piepaskiê về cho
Bộ quốc Gia giáo giục quản lý.
Sau ngày giải phóng thủ đơ (10/1945) Thư viện quốc gia Việt Nam
chính thức được ra đời trên cơ sở tổng Thư Viện của chế độ cũ. Đây là thư
viện đầu tiên của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà.
Là thư viện Trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm
của hệ thống công cộng Nhà nước thuộc Bộ văn hố thơng tin, Thư viện quốc

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

5


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

gia Việt Nam có vốn tài liệu sách báo khá phong phó. Thư viện có quan hệ
trao đổi sách báo với 122 thư viện, của 32 quốc gia trên thế giới. Ngồi ra cịn
quan hệ đối ngoại với các tổ chức nghề nghiệp trong nước, khu vực và thế
giới. Năm 1961, liên hiệp hội Thư viện quốc tế (IFLA) đã mời Thư viện quốc
gia Việt Nam tham dự các hội nghị chuyên môn. Năm 2000 Thư viện quốc gia
Việt Nam được kết nạp làm thành viên chính thức của IFLA, CONSAL (Hội
nghị thư viện các nước Đông Nam Á) và là thư viện chi nhánh tiếp nhận báo
của Liên hiệp quốc. Nhiều dự án đã được kí kết song phương giữa Thư viện
quốc gia Việt Nam với Thư Viện tổ chức thế giới.
Nắm bắt được xu thế tất yếu trong tương lai là tin học hoá, tự động hoá

hoạt động thư viện. Thư viện quốc gia Việt Nam đã ứng dụng công nghệ
thông tin vào sự nghiệp thư viện từ năm 1986 và cũng đã tranh thủ được sự
giúp đỡ của nước ngoài trong lĩnh vực này. Hiện nay Thư viện quốc gia Việt
Nam đã tiến hành xây dựng thư viện điện tử, thư viện số và nâng cấp mạng
thông tin thư viện theo hướng điện tử hoá rộng rãi trong các khâu. Tháng
12/2001 Thư viện ký hợp đồng với Công ty CMC xây dựng thư viện tích hợp
ILIB, chuyển đổi CSDL CDS/ISIS sang khổ mẫu MAR21.
Thư viện hiện nay có 185 cơng nhân viên chức trong đó có khoảng 80%
có trình độ đại học và trên đại học. Mỗi năm Thư viện quốc gia Việt Nam cấp
khoảng 32000 thẻ đọc, phục vụ khoảng 46.500 lượt bạn đọc tại chỗ. Do có
những đóng góp to lớn với nền văn hoá, khoa học, giáo dục, nước nhà nên
Thư viện quốc gia Việt Nam đã được tặng thưởng huân chương lao động hạng
nhất năm 1985, huân chương lao động hạng nhì năm 1982, huân chương lao
động hạng ba năm 1967. Ngày 24/09/2002 Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã
ký quyết định tặng Thư viện quốc gia Việt Nam huân chương độc lập hạng ba.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

6


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Năm 2008 Thư Viện Quốc Gia Việt Nam đã đón nhận huân chương độc lập
hạng nhì.
Gần một thế kỷ qua, Thư viện khơng ngừng lớn mạnh, trưởng thành và
ngày càng được điện tử hoá cao độ. Thư viện quốc gia Việt Nam hiện đại có
thể sánh vai với các nước trong khu vực và thế giới.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VÔ, QUYỀN HẠN CỦA TVQGVN
Căn cứ vào pháp lệnh thư viện ngày 28 tháng 12 năm 2000 và nghị định
số 72/2002/NĐ - CP ngày 06 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành pháp lệnh Thư viện.
Căn cứ vào quyết định số 81/2004/QĐ - BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm
2004 của Bộ văn hóa - thơng tin quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
Thư viện Quốc gia Việt Nam như sau:
Điều 1. Vị trí và chức năng
Thư viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp văn hóa - thơng tin
trực tiếp thuộc Bé Văn Hóa - Thơng tin có chức năng giữ gìn di sản thư tịch
của dân téc thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu trong
xã hội.
Thư viện Quốc gia Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu và được
mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn,
hàng năm của thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của
thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức.
Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

7


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân téc và của nước ngoài

viết về Việt Nam .
Thu thập theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của
công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, của cơng dân nước ngồi bảo
vệ tại Việt Nam.
Xử lý thơng tin, biên bản xuất bản Thư mục quốc gia và Ên phẩm thơng
tin về văn hóa nghệ thuật, tổ chức biện soạn tổng thư mục Việt Nam.
Hợp tác trao đổi tài liệu với thư viện trong nước và nước ngoài theo quy định
của pháp luật.
Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thư
viện.
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo
sự phân cơng của Bộ Văn hóa - Thơng tin hoặc yêu cầu của địa phương, đơn
vị.
Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn Hóa - Thông tin
và quy định của pháp luật.
Lưu giữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Thư viện
và phục vụ người đọc theo quy định của Chính Phủ.
Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, quản lý và sử dụng theo quy định của
pháp luật.
Đảm bảo kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của thư viện, đảm bảo
an tồn, an ninh, cảnh quan mơi trường khu vực do Thư viện quản lý.
Quản lý tổ chức bé máy, biên chế, hồ sơ tài liệu, thực hiện chính sách,
chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý
theo quy đinh của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

8

Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Quản lý sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo
quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC
Theo quyết định số 81/2004/QĐ -BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm 2004
của Bộ văn hóa - thơng tin, tại điều 3 quy định về cơ cấu tổ chức của
TVQGVN gồm:
Giám đốc và các phó giám đốc
Các phịng chun mơn, nghiệp vụ
- Phịng lưu chiểu
- Phòng bổ sung - trao đổi
- Phòng phân loại - Biên mục
- Phịng đọc báo - tạp chí
- Phịng đọc sách
- Phịng tra cứu thơng tin tư liệu
- Phịng nghiên cứu khoa học
- Phòng đối ngoại
- Phòng tin học
- Phịng bảo quản
- Phịng hành chính - tổ chức
- Phịng bảo vệ
Giám đốc TVQGVN quy định cụ thể của các phịng chun mơn nghiệp
vơ, bố trí cán bộ, viên chức và người lao động theo cơ cấu chức danh và tiêu
chuẩn nghiệp vụ, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của T VQGVN trình
Bộ trưởng phê duyệt.

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

9


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

CHƯƠNG II
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
I.GIỚI THIỆU KHO LUẬN ÁN Ở THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT Nam
1. Quá trình thu nhận luận án tại TVQGVN
Do nhu cầu đào tạo cán bộ phục vụ cho cơng cuộc xây dựng chủ nghĩa
xã hội nói chung và cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật nói riêng nên đội ngị
những người có trình độ trên đại học ngày một thêm đơng đảo. Chỉ tính riêng
sè Tiến sĩ bảo vệ thành công luận án trong thời gian qua đã lên tới hơn 14528.
Luận án là cơng trình khoa học có giá trị cần được lưu trữ và bảo quản
tốt để phục vụ cho việc nghiên cứu và ứng dụng vào thực tiễn. Với tư cách là
trung tâm lưu trữ Ên phẩm quốc gia lớn nhất cả nước. Thư viện quốc gia Việt
Nam được nhà nước giao chức năng thu nhận các luận án khoa học đã bảo vệ
trong và ngoài nước, theo quyết định số 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ
tướng chính phủ. Theo quy định sau khi bảo vệ thành cơng đề tài nghiên cứu
khoa học của mình, cán bộ khoa học có trách nhiệm giao nép luận án cho Thư
viện quốc gia, bao gồm một bản luận án, một bản tóm tắt luận án, và nếu bảo
vệ ở nước ngồi thì cần có thêm các bản dịch ra tiếng việt.
Kho luận án là các cơng trình nghiên cứu sáng tạo của các nhà khoa học
( mét kỹ sư, nhà kinh tế, nhà xã hội học,…) đã bảo vệ thành công trước hội

đồng khoa học quốc gia và cơng chóng, tác giả của bản luận án được cơng
nhận mét học vị nhất định.
Luận án khoa học được xếp vào loại tài liệu không xuất bản, thường
được in chụp hoặc đánh máy.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

10


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Kho luận án phong phú, đa dạng về các ngành khoa học. Với số lượng
chưa lớn so với các sách khác ở Thư viện quốc gia nhưng tính chất đa ngành
khoa học của nó đã biểu hiện rõ rệt.
Do tính khoa học của từng bản luận án rất cao nên kho luận án ở Thư
viện quốc gia Việt Nam là mét trong những kho tài liệu quý hiếm trong hệ
thống kho tàng tài liệu ở nước ta.
2. Kết quả thu nhận luận án ở TVQGVN
Thư viện quốc gia Việt Nam đã thành lập kho luận án bao gồm toàn bộ
số luận án đã nộp tại Thư viện khoa học kỹ thuật Trung ương trước đây kết
hợp với số luận án tại Thư viện quốc gia Việt Nam. Những luận án được thu
nhận tại Thư viện khoa học kỹ thuật trung ương được mang hai loại ký hiệu :
AL và AS, hiện nay luận án mang ký hiệu là LA. Tổng số luận án tại Thư viện
khoa học kỹ thuật trung ương là 998 bản được thống kê nh sau:
AL: 359 bản
AS: 639 bản
Khi Thư viện quốc gia Việt Nam đảm bảo nhận quản lý kho luận án,

các bản luận án được đăng ký bằng kí hiệu L. Tính đến tháng 6/1994, Thư
viện quốc gia Việt Nam đã thu nhận được khoảng 5000 bản luận án Tiến sĩ và
Phó tiến sĩ. Tổng số luận án bảo vệ ở nước ngoài là 3.148 bản và trong nước là
1.728 bản. Đối với luận án bảo vệ ở nước ngồi đa số gồm 4 loại văn bản:
Luận án, tóm tắt luận án, dịch luận án. dịch tóm tắt. Những năm gần đây theo
yêu cầu của nghiên cứu sinh luận án nước ngồi được bỏ bớt bản dịch luận án.
Cịn đối với luận án trong nước chỉ gồm hai bản: Luận án và tóm tắt luận án.
Mỗi luận án đều được bảo quản trong hộp bằng bìa cứng, ngồi bìa có ghi rõ
kí hiệu và tổng số bản. Hiện nay tổng số luận án thu nhận lên tới 14528 ( Sè
luận án tính đến cuối 5/2008)

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

11


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Luận án Tiến sĩ và Phó tiến sĩ là những cơng trình nghiên cứu khoa học
của các nghiên cứu sinh Việt Nam. Khi nghiên cứu tính chất của các bản luận
án nép tại Thư viện quốc gia Việt Nam, ta thấy nổi lên những quan điểm chủ
yếu sau:
Đề tài của mỗi luận án thường hướng vào nghiên cứu chuyên sâu một
vấn đề thuộc một lĩnh vực khoa học nhất định nên mang tính khoa học rõ rệt.
Các cơng trình thường có một cấu trúc chặt chẽ về nội dung khoa học và hình
thức thể hiện.
Thơng qua việc trình bày nội dung chính của từng luận án, người đọc có
thể rót ra được những kinh nghiệm cần thiết cho việc học tập và nghiên cứu

của bản thân.
Sau khi nghiên cứu quá trình thu nhận và kết quả thu nhận luận án ở
Thư viện quốc gia Việt Nam em xin đưa ra một số nhận xét: Kho luận án là
một trong những tài sản văn hoá quý của đất nước, là bộ phận quan trọng
trong vốn sách của đất nước. Đây là nơi biểu hiện tập trung trí tuệ của các nhà
khoa học Việt Nam. Bên cạnh những vốn sách báo bằng tiếng việt và tiếng
nước ngoài, nguồn luận án tại Thư viện quốc gia Việt Nam đã giúp cho việc
học tập và nghiên cứu của độc giả có kết quả đáng kể.

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

12


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

II. ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO LUẬN ÁN
TIẾN SỸ TẠI TVQGVN
1. Cơ sở dữ liệu thư mục
1.1. Giai đoạn trước 2001
1.1.1. Phần mềm CDS/ISIS
Thư Viện Quốc Gia Việt Nam bắt đầu ứng dụng tin học trong hoạt
động thư viện từ giữa năm 1986 với sự giúp đỡ về trang thiết bị và đào tạo
cán bộ của Thư Viện Quốc Gia ÓC, với hai máy tính XT- 8086.
Trong giai đoạn đầu, mục tiêu đầu tiên và chủ yếu là tự động hoá việc
tạo lập CSDL thư mục về Ên phẩm Việt Nam ( Bao gồm tất cả các loại tài
liệu xuất bản trong nước nhận được thông qua con đường lưu chiểu) và biên
soạn thư mục Quốc Gia hàng tháng và thư mục Quốc Gia hàng năm. Đến đầu

những năm 90 việc tin học hoá của ngành thư viện từng bước được triển khai
đặc biệt là các thư viện khoa học tỉnh và thành phè.
Ban giám đốc Thư Viện Quốc Gia Việt Nam đã quan tâm và tạo điều
kiện cho các chuyên gia phịng máy tính và các cán bộ chun mơn trong cơ
quan tích cực triển khai cơng việc, tổ chức nhân lực, vật lực thực hiện có hiệu
quả của các quy trình kỹ thuật của cơng tác này.
Đến năm 1987 Thư Viện tiến hành xây dựng CSDL. Với quan điểm
CSDL thư mục của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam là CSDL tổng hợp phản
ánh toàn bộ vốn tài liệu của Thư Viện. Các CSDL được phân chia theo loại
hình tài liệu chứ không phân theo nội dung. CSDL đầu tiên được xây dựng là
CSDL về Ên phẩm Việt Nam, được dùng để xuất bản thư mục Quốc Gia Việt
Nam. Nã giữ vai trò quan trọng với ý nghĩa là khâu mở đầu của q trình tin
học hố.
Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

13


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Vậy ta hiểu CSDL là: Tập hợp các dữ liệu và các đối tượng cần được
quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và
được quản lý theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ
liệu được dễ dàng, nhanh chóng.
CSDL đầu tiên trên thế giới xuất hiện vào cuối những năm 50. Ngày
nay cùng với sự phát triển của tin học, các CSDL đã xâm nhập vào hầu hết
các lĩnh vực quan trọng của kinh tế, quản lý xã hội, khoa học kỹ thuật và là
yếu tố quan trọng của sự phát triển.

Thư Viện Quốc Gia Việt Nam đã tạo lập, khai thác CSDL sách và một
số CSDL khác ở dạng CSDL thư mục dùa vào phần mềm chương trình viết
sẵn của CDS/ISIS do UNESCO đưa vào. Chương trình này có 8 chức năng
chính. Các chức năng này được phân ra thành 2 nhóm: Cho người sử dụng
(nhập dữ liệu, tìm kiếm tạo file đảo), cho cơng tác quản trị CSDL ( Khai báo
trường, lập bảng chon trường, tiện Ých hệ thống, bảo trì file chủ)
Trong vịng 3 năm 1992-1994, hầu hết 53 thư viện tỉnh, thành trong cả
nước đã được trang bị máy tính. Với chức năng là một trung tâm thông tin
đầu não của hệ thống thông tin - Thư Viện của cả nước, đến nay Thư Viện
Quốc Gia Việt Nam đã lắp đặt và vận hành mạng máy tính tại cơ quan
( Mạng Lan và mạng Internet) và đã xây dựng được một trung tâm đầu não
của hệ thống - thông tin. Thư Viện Quốc Gia Việt Nam và hai trung tâm thư
viện Đà Nẵng và Thư viện Thành Phố Hồ Chí Minh, thiết lập được mạng
diện rộng (wan) nối mạng hoàn chỉnh với tất cả 64Thư viện tỉnh, thành trong
cả nước, tạo thành một mạng thông tin khép kín để sử dụng và khai thác
CSDL của nhau một cách hiệu quả.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

14


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Cấu trúc của CSDL trong CDS/ISIS gồm nhiều file khác nhau có quan
hệ chặt chẽ với nhau về logic nhưng hoàn toàn độc lập với nhau về mặt vật lý.
Trong mét file gồm nhiều biểu ghi, mỗi biểu ghi là tập hợp của các trường.
Cán bộ thư viện phải thực sự hiểu được cấu trúc, đặc tính của CSDL nhằm

phục vụ tốt cho cơng tác tìm tin.
Cấu trúc của CSDL được xây dựng từ năm 1986 nhằm mục tiêu ban
đầu là tự động hoá biên soạn thư mục Quốc Gia trên cơ sở sử dụng CDS/ISIS
1.0. Do hạn chế về phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực lúc đó, cấu trúc
ban đầu rất đơn giản chỉ gồm các yếu tố mô tả và thêm trường từ khố để tìm
tin. Năm 1992 bắt đầu thêm trường tóm tắt để giới thiệu nội dung tài liệu.
Qua nhiều lần điều chỉnh chủ yếu là theo hướng tạo các sản phẩm đầu ra theo
đúng quy tắc hiện hành của nghiệp vụ thư viện.Trong khoảng thời gian từ
năm 1992-1994, Thư Viện Quốc Gia Việt Nam có ý định quản lý các bài
trích trong tuyển tập cùng chung với biểu ghi của tuyển tập nên đã có các
trường được ghi nhãn từ 31 đến 38 để làm việc này.
Trong thực tế công tác tại Thư Viện Quốc Gia Việt Nam, việc tự động
hoá biên soạn thư mục Quốc gia và xây dựng CSDL sách được bắt đầu từ
tháng 7 năm 1986. Có thể nói tựu chung lại để đưa dữ liệu vào máy, các
nguồn tin được định hình theo một cấu trúc nhất định.
Q trình tích hợp: Do q trình xử lí hồi cố, cho đến năm 2000 các
biểu ghi dạng sách của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam được lưu trữ ở các
dạng CSDL sau:
CSDL SACH: Sách Việt từ năm 1987 và sách ngoại La tinh từ năm
1992.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

15


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

CSDL BOOK: Sách ngoại Latinh hồi cố từ năm 1983 đến 1991
CSDL HOI CO: Sách Việt hồi cố từ năm 1975 đến 1992 trong đó các
biểu ghi từ năm 1987 đến năm 1992 chưa có tóm tắt đã được tóm tắt và lưu
giữ ở CSDL này.
CSDL 5474: Sách Việt hồi cố từ năm 1954 đến năm 1974.Tuy nhiên để
chấn chỉnh nên CSDL này chỉ hồi cố đến năm 1964 thì ngừng nên thực tế chỉ
chứa các biểu ghi từ năm 1964 đến 1974. Việc hồi cố tiếp ở Thư Viện Quốc
Gia Việt Nam mới được làm lại từ tháng 4 năm 2001.
Việc phân chia ra nhiều CSDL nhằm tạo thuận lợi cho việc chỉnh lí
nhưng lại gây khó khăn cho việc tìm tin của bạn đọc nên trong năm 2000 Thư
Viện Quốc Gia Việt Nam đã tích hợp các CSDL lấy tên là CSDL SACH
Quy định về nội dung các trường
Trường là vị trí riêng trong khổ mẫu MARC, trong đó chứa đựng mét
đơn vị thông tin của biểu ghi: Tác giả, nhan đề. Mỗi trường phải có một loạt
kí tự xác định nhằm biểu đạt một địa chỉ hoặc nhãn để thông báo với máy
tính loại thơng tin nào mà trường chứa đựng.
Các trường trong CSDL thiết kế CDS/ISIS có các dấu kết thúc nhưng
người biên mục không phải ghi hoặc nhập vào, chương trình tự thực hiện
điều đó. Mét trường có thể chia ra nhiều trường con. Các trường con được
thiết kế cùng cấp và theo một trật tự nhất định, mỗi trường con cũng có mã
trường, nếu khơng máy tính sẽ khơng nhận ra. Trước mã trường có đánh một
dấu nào đó.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

16


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Bản khai của CSDL SACH ở Thư Viện Quốc Gia Việt Nam bao gồm
30 trường, trong đó có các trường được quy định khai báo như sau:
Trường 1: Tiêu đề mô tả.
( Trường này tương đương với trường 200$F trong UNIMARC).
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Lặp

1

Tiêu đề MT

100

abcd

Khơng có

Trường này chứa các thơng tin làm tiêu đề mô tả dùa trên quy tắc mô tả
chuẩn quốc tế dùng cho sách,
Trường chứa tên tác giả cá nhân hoặc tác giả tập thể được chọn làm
tiêu đề mô tả chính - cịn những tác giả khác có trách nhiệm ngang bằng với

tác giả được chọn làm tiêu đề mơ tả sẽ được trình bày ở trường 5.
Trường 2: Tên sách
( Trường này tương đương với trường 200$a trong UNIMARC)
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Trường lặp

2

Tên sách

250

+

+

Trường này chứa các dữ liệu đặc trưng về sách, có giá trị truy cập
thông tin theo từng từ hoặc tên sách đầy đủ
Trường 3: Bổ sung tên sách
(Trường này tương đương với trường 200$ C trong UNIMARC)
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Trường lặp

3

Bổ sung tên

250

+

+

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

17


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

sách
Trường này chứa những thơng tin phụ về tên sách theo quy tắc mô tả,
không có giá trị thơng tin.
Trường 4: Thơng tin về xuất bản

Trường này tương đương với trường 250 $ a trong UNIMARC)
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Trường lặp

4

Thông tin về

100

+

R

xuất bản
Bản khai CSDL LUAN AN của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam nh sau:
CSDL LA gồm 15 trường dữ liệu. Các nhãn trường của CSDL LA tuy
không giống với nhãn trường của UNIMARC, nhưng dữ liệu đã tách nhỏ cho
thuận lợi và dễ dàng trong quá trình xử lý, nhập tin, và trao đổi dữ liệu
Trường 1: Tiêu đề mô tả
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Trường lặp

1

Tiêu đề MT

100

Abcd

Khơng có

Chứa tên tác giả của luận án dùng làm tiêu đề mơ tả
Khơng có giá trị truy cập thông tin
Trường 2: Tên luận án
Nhãn trường

Tên trường

Độ dài

Trường con

Trường lặp

2

Tên luận án

200

Khơng có

Khơng có

Chứa dữ liệu đặc trưng về tên luận án
Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

18


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Có giá trị truy cập thông tin
Trường 3: Học vị và mã số chuyên ngành
Nhãn trường
3

Tên trường
Độ dài
Học vị và mã 200

Trường con

Khơng có

Trường lặp
Khơng có

sè chun
ngành
Chứa thơng tin về chun ngành luận án và mã số
Khơng có giá trị truy cập thơng tin
Trường 5: Tác giả
Nhãn trường
5

Tên trường
Tác giả

Độ dài
100

Trường con
Khơng có

Trường lặp
Khơng có

Chứa tên tác giả của luận án dùng để lập các bảng tra
Có giá trị truy cập thơng tin
Trên đây là quy định của một số trường trong bản khai dữ liệu của
CSDL SACH và LA của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam. Các trường này mang
tính tiêu chuẩn và thống nhất để sử dụng trong toàn Thư Viện. Đặc biệt trong

tồn khâu xử lí thơng tin của Thư Viện Quốc Gia Việt Nam.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

19


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

1.2. Giai đoạn từ 2001 đến nay
1.2.1. Phần mềm ILIB

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

20


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Để đảm bảo khả năng lưu trữ, xử lý cũng như tốc độ tăng trưởng của hệ
thống với khoảng 13000 biểu ghi mới và khoảng 12000 biểu ghi hồi cố, xứng
đáng với đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực thư viện trực thuộc Vụ thư viện - Bé
văn hoá - Thể thao - Du lịch, là cơ quan quản lý hệ thống thư viện công cộng
tại các tỉnh thành phố trong cả nước, đồng thời là cơ quan hướng dẫn nghiệp
vụ cho hệ thống thư viện cả nước, cũng là đầu mối liên hệ giữa hệ thống thư
viện trong nước và các thư viện quốc tế, phần mềm thư viện điện tử được sử

dụng tại thư viện quốc gia phải là một phần mềm đủ mạnh.
1.2.1.1. Là một giải pháp hoàn chỉnh về quản lý thư viện
Ngay từ khi bắt tay vào việc thiết kÕ và xây dựng chương trình ILIB
quan điểm của CMC là xem xét tất cả các nghiệp vụ thư viện một cách tổng
thể và tham khảo rất nhiều mơ hình phần mềm thư viện chuẩn đang được các
thư viện nổi tiếng trên thế giới sử dụng như VTLS, CARL(TLC)… Các mơ
hình này đã được chứng minh và là xu hướng mà các thư viện Việt Nam
hướng tới.
ILIB là giải pháp thư viện điện tử phát triển theo những nguyên tắc
xuyên suốt tồn bộ chương trình: Dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và
tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở
rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng
cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an tồn dữ liệu và bảo
mật.
ILIB quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại
như bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu ( Ên
phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ ( tạp chí, tập
san, báo…) quản lý kho tài liệu, quản lý thơng tin về bạn đọc - tất cả đều có
thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt tất cả các module được tích hợp vào trong

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

21


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

một hệ thống thống nhất và có thể liên thơng và chuyển đổi tương tác với nhau

một cách dễ dàng. Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, ilib bổ sung
các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm
thông tin thực sự hiện đại, tạo cho người sử dụng mét cổng vào mọi dạng
thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh,..ilib
ln được thường xun cập nhật nhằm nắm bắt được các công nghệ hiện đại
và đáp ứng nhu cầu đổi mới của thư viện, ilib tương thích với cả internet,
extranet và intranet.
Các tính năng nổi bật
Cơng cơ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm tồn
văn.
Hỗ trợ đa ngơn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng việt, hỗ trợ
unicode và các bảng mã tiếng việt khác (TCVN,VNI,…)
Sử dông các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2,
TCVN4743-89…cũng như khung phân loại DDC.
Tra cứu mục lục trực tuyến thơng qua internet.
Quản lý các dữ liệu số hố - cho phép số hoá, biên mục, quản lý truy
nhập các dạng tài liệu: Văn bản, hình ảnh, âm thanh, video -hướng đi mới cho
thư viện hiện đại.
Tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50
Hỗ trợ mượn liên thư viện - nhu cầu tối cần thiết trong thời đại ngày
nay.
Tích hợp mã vạch trong cơng tác nghiệp vụ: Bổ sung, biên mục, lưu
thông, quản lý kho,…
Hệ thống báo cáo, thống kê tự động hoá các hoạt động thư viện.

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

22

Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Nhập/ xuất biểu ghi 2 chiều từ các khuôn dạng trên MARC21,
UNIMARC và các loại MARC khác
Chuyển đổi các biểu ghi trong các CSDL xây dựng theo CDS/ISIS sang
khổ mẫu MARC.
Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong cùng mét
giao diện và cơ sở dữ liệu chung và có thể được tuỳ biến để phù hợp với các
điều kiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu.
Các module của ilib được liên kết với nhau thành một hệ thống tích hợp
đảm bảo khả năng chỉ nhập dữ liệu một lần và khai thác được ở nhiều nơi.
Mơ hình 3 líp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt web. Mọi qui tắc quản lí
nghiệp vụ tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản.
Có thể chạy trên các mơi trường điều hành khác nhau: MS windows
2000, Unix.
Như vậy: Ilib là giải pháp tổng thể được thiết kế và triển khai với công
nghệ web và ilib đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt ra về công nghệ như yêu cầu
về hệ điều hành, cơ chế hoạt động client - server, truy nhập đồng thời thông
qua môi trường mạng Lan, Intranet, Internet với giao thức TCP/IP, hoạt động
theo mơ hình 3 líp nghĩa là máy trạm chỉ cần cài đặt chương trình duyệt Web
như IE hoặc Nestcape Navigator,.. có thể nói ilib phù hợp hoàn toàn với yêu
cầu do thư viện đặt ra với phần mềm thư viện điện tử. Chính vì được thiết kế
chuẩn với một bài toán tổng thể nh vậy, ilib đã bao hàm được tất cả các khía
cạnh của nghiệp vụ thư viện và là giải pháp hoàn chỉnh cho thư viện.
1.2.1.2. Tuân theo các chuẩn của thư viện
Bất kỳ chương trình thư viện điện tử nào cũng phải tuân theo các chuẩn
về thư viện để đảm bảo thực hiện sự liên thông giữa các thư viện trong nước
hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện nước ngoài theo quy định của chính phủ

Ngành Thơng tin học và quản trị thông tin

23


Khoá luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Nhận thức được vấn đề này ngay từ khi thiết kế hệ thống, ilib thoả mãn tất cả
các yêu cầu về chuẩn thư viện nh:
- Khổ mẫu trao đổi ISO2709: Cho phép trao đổi với CDS/ISIS
- Khổ mẫu MARC21 hoặc UNIMARC: Ilib hỗ trợ cả hai khổ mẫu
MARC21 và UNIMARC, cho phép cán bộ thư viện lùa chọn nhãn trường
thích hợp với thư viện của mình, cũng như cho phép tạo ra các trường nội bộ
thư viện ở nhóm trường 9xx.
Hỗ trợ cơng tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục
khác nhau nh ISBD.
Trong module biên mục, ilib phân ra nhập dữ liệu theo các vùng và yếu
tố mô tả như: Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, vùng lần xuất bản và
thơng tin có liên quan đến lần xuất bản đó, vùng thơng tin đặc thù (cho xuất
bản phẩm nhiều kỳ và tư liệu chuyên dạng ), vùng địa chỉ xuất bản (phát
hành), vùng chi tiết số liệu (vùng sè lượng hay vùng mô tả vật lý), vùng tùng
thư, vùng phụ chú, vùng chỉ số tiêu chuẩn ISBN hoặc ISSN và điều kiện có
được tư liệu theo quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD.
Ngay trong khi biên mục, biểu ghi được hiển thị dưới dạng ISBD để cán bộ
biên mục có thể theo dõi và nhận biết được kết quả nhập liệu để có thể sửa
chữa kịp thời . Các kết quả tìm kiếm của ilib đều được thể hiện theo quy tắc
mô tả ISBD.

Hỗ trợ các khung phân loại khác nhau nh UDC, DDC, LCC, BBK
Hiện tại đang có rất nhiều tranh cãi trong giới thư viện về vấn đề khung
phân loại, và có nhiều ý kiến sử dụng khung phân loại không thống nhất, một
số thư viện đang sử dụng BBK muốn chuyển sang sử dụng DDC.
Ilib đưa ra danh sách các khung phân loại, hỗ trợ cho người dùng không
cần phải nhớ mà vẫn có thể nhập được phân loại mà mình mong muốn

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

24


Khố luận tốt nghiệp

Đào Thị Lan

Tại module OPAC phơc vụ việc tra cứu của bạn đọc hay module
biên mục phục vụ cho việc nhập liệu của cán bộ biên mục một cách nhanh
chóng.
Hỗ trợ các khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá thống nhất nhằm phù hợp
với điều kiện thực tế tại các thư viện Việt Nam.
1.2.1.3. Các module biên mục mạnh, dễ sử dụng, nghiệp vụ chuẩn, hết
sức linh hoạt với khả năng ứng biến cao.
Module biên mục
Công cụ hữu hiệu cho cán bộ thư viện: Module này cho phép thực
hiện công tác biên mục khá hiệu quả, bao gồm các thao tác như tạo biểu ghi
mới, chỉnh sửa hoặc xố các biểu ghi hiện có, sử dụng lại các biểu ghi và tạo
các trường riêng. Module biên mục còn cho phép cán bộ thư viện chọn lùa
cách đặt thông số riêng.
Thiết lập tham số làm việc: Ilib hiểu rằng mỗi thư viện có những đặc

thù riêng. Do vậy việc thiết lập và điều chỉnh các tham số làm việc ( các
trường và yếu tố dữ liệu) là cần thiết nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác
biên mục tuỳ theo yêu cầu của từng thư viện. Nhờ quá trình này, các khổ mẫu
nhập tin được tạo ra phục vụ cho việc biên mục các dạng tài liệu khác nhau và
cũng không hạn chế về số lượng khổ mẫu. Các dạng tài liệu bao gồm:
Sách ( chuyên khảo)
Xuất bản phẩm nhiều kỳ: Tạp chí, báo, tập san, tùng thư, niên giám...
Tư liệu đặc biệt: Bản thảo chép tay, bản đồ, tranh ảnh, tư liệu ghi âm
(nhạc, âm thanh), ghi hình (phim, video), vi hình, nguồn tin điện tử...
Tư liệu kỹ thuật: Tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật, sáng chế phát minh,
catalô công nghiệp...

Ngành Thông tin học và quản trị thông tin

25