CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B

Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu Nội dung
CB QLGD, GV Cán bộ quản lý giáo dục, giáo viên
CMHS Cha mẹ học sinh
CSDL Cơ sở dữ liệu
ĐKCB Đăng ký cá biệt
GD & ĐT Giáo dục và đào tạo
NDT Người dùng tin
SGK Sách giáo khoa
SGV Sách giáo viên
SNV Sách nghiệp vụ
STK Sách tham khảo
THCS Trung học cơ sở
TKGV Tham khảo giáo viên
TKHS Tham khảo học sinh
TV Thư viện
TVTH Thư viện trường học
VTL Vốn tài liệu
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
1
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN!
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của các Thầy, Cô giáo trong bộ môn Thông tin – Thư viện Trường Cao Đẳng
nghề Văn Lang Hà Nội và các cán bộ Thư viện đang công tác tại Trường Tiểu học
Đông Ngạc B.
Xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô giáo trong
suốt 3 năm học tại Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo của toàn thể
cán bộ, Giáo viên nói chung và cán bộ Thư viện nói riêng đang công tác tại Trường

Tiểu học Đông Ngạc B trong suốt thời gian tôi thực tập tốt nghiệp và hoàn thành
bài báo cáo.
Đặc biệt, Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới Giảng
viên hướng dẫn Cấn Đình Thái - Người đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bài
báo cáo này.
Đồng thời xin gửi lời cảm ơn tới cô Đào Thị Uyên đang công tác tại Thư viện
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tạo điều kiện cho em tham khảo,
nghiên cứu tài liệu trong thời gian nghiên cứu đề tài.
Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn thành đề tài
nghiên cứu. Song với trình độ còn nhiều hạn chế của một sinh viên mới tốt nghiệp,
bài báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do vậy, rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô.
chân thành cảm ơn!
SV: Tô Thị Khánh Linh
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
2
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
3
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỷ XXI – Thế kỉ thông tin và nền kinh tế tri thức, trong thế kỉ này, hơn
bao giờ hết thông tin nói chung và đặc biệt thông tin khoa học và Giáo dục nói
riêng đã có ý nghĩa quan trọng và quyết định sự phát triển toàn diện của mỗi Quốc
gia. Vì vậy, việc đảm bảo nguồn tin đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng cho mọi
lĩnh vực và đời sống xã hội đang là vấn đề có tính cấp thiết. Có thể khẳng định

rằng từ kinh tế, chính trị, văn hóa không một lĩnh vực nào không cần đến thông tin.
Từ đó nhận ra rằng Thư viện đóng một vai trò quan trọng trong xã hội. Sự phát
triển của thư viện nhìn từ mọi góc độ có những sự thay đổi đáng kể từ phương thức
hoạt động đến loại hình, quy mô, đặc biệt là phương thức tổ chức kho lưu trữ.
Hòa với xu thế phát triển chung của thời đại và của các Trung tâm thông tin –
thư viện, Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đang khẳng định vai trò của
mình trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin (NDT), đồng thời giải
quyết vấn đề làm thế nào để tài liệu được bảo quản, sử dụng lâu dài và tất cả vốn
tài liệu( VTL) được đưa đến cho NDT một cách hiệu quả nhất khi chưa có điều
kiện áp dụng những phương pháp hiện đại vào lưu trữ. Trong những năm gần đây,
sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm thay đổi cách thức
con người tạo ra thông tin, phổ biến, truy cập và sử dụng thông tin. Một trong
những phát triển nổi bật nhất của công nghệ web là sự ra đời của thư viện số. Thư
viện số giúp người dùng tin truy cập vào các nguồn tài nguyên điện tử mọi lúc, mọi
nơi một cách dễ dàng hơn. Thư viện số đang phát triển ngày càng nhiều và mở
rộng về phạm vi, chiều sâu cũng như chiều rộng, cung cấp thông tin học thuật, các
sản phẩm trí tuệ và các minh chứng văn hóa nhằm hỗ trợ việc học, giảng dạy và
nghiên cứu của một tổ chức, một quốc gia và trên toàn thế giới. Tuy nhiên, liệu có
phải thời đại công nghệ thông tin cũng có nghĩa là sự kết thúc của những cái truyền
thống? Vâng, đó là một nguy cơ có thể xảy ra. Tuy nhiên kho lưu trữ hiện đại vẫn
có những điểm không giống như kho lưu trữ truyền thống, vì cán bộ thư viện đang
đối mặt với nhiều thách thức trong lưu trữ số: thách thức về công nghệ; thách thức
về tổ chức và thách thức về pháp lý.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
4
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Từ những thách thức trên chúng ta nhận ra rằng mặc dù thư viện hiện đại đã
xuất hiện áp dụng những công nghệ mới đã khắc phục những nhược điểm mà thư
viện truyền thống chưa đáp ứng được nhưng mặt khác, nó cũng có những hạn chế

nhất định. Vì vậy tôi chọn đề tài “tổ chức kho lưu trữ truyền thống trong thư viện
trường tiểu học Đông Ngạc B” làm đề tài báo cáo thực tập của mình. Nhằm mục
đích khảo sát, đánh giá thực trạng phương pháp tổ chức kho lưu trữ truyền thống
của trường Tiểu học Đông Ngạc B, tìm hiểu mặt mạnh, mặt yếu từ đó đưa ra những
đề xuất, giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
* Bài báo cáo nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ truyền thống của
thư viện. và xây dựng các luận chứng mang tính khoa học và thực tiễn nhằm xây dựng
định hướng chiến lược phát triển thư viện (TV), Qua đó đánh giá được những mặt tích
cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nâng cao hiệu quả tổ
chức bộ máy lưu trữ truyền thống
* Nhiệm vụ của bài báo cáo là:
- Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của thư viện trường tiểu học Đông
Ngạc B
- Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống
trong thư viện
- Mô tả thực trạng của công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong thư viện
- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức bộ máy lưu
trữ truyền thống trong thư viện
- Đưa ra giải pháp và góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy lưu trữ
truyền thống trong thư viện
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Tìm hiểu bộ máy lưu trữ truyền thống
trong thư viện
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là phòng thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B
-
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Bài báo cáo sử dụng chủ yếu các phương pháp sau;
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5

5
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp duy vật biện chứng.
- Phương pháp duy vật lịch sử.
- Phương pháp tổng hợp tài liệu.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp thống kê phân tích.
- Phương pháp so sánh đối chiếu.
5. Bố cục của bài báo cáo.
Bài báo cáo gồm các chương sau:
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG
TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG TRONG THƯ VIỆN
TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
6
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN 2: NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B
1.1Khái quát về trường tiểu học Đông Ngạc B
Trường tiểu học Đông Ngạc B có tiền thân là trường Kiêm Bị, nay là các trường
Tiểu học, THCS trên địa bàn xã. Theo đó, trường Kiêm Bị Đông Ngạc ra đời năm
1921 đến nay đã tròn 90 năm. Trường đã nhiều lần đổi tên: Trường tiểu học Pháp Việt
( 1921 - 1955), trường PT cấp I Đức Thắng ( 1955 - 1958). Đến năm học 1959 - 1960
trường tách thành trường Phổ thông cấp I Đức Thắng và trường Phổ thông cấp II Đức
Thắng. Đến năm học 1962 - 1963 đổi tên thành trường cấp I Đông Ngạc và trường cấp

II Đông Ngạc.
Từ đó đến nay, nhà trường không ngừng phát triển cả về số lượng và chất
lượng. Từ 4 lớp học ban đầu, trải qua 9 thập kỷ với những dấu ấn lịch sử, ngày nay
trường Kiêm Bị Đông Ngạc đã phát triển thành 3 nhà trường có tổng số học sinh trên
3.500 em. Trong đó, trường THCS và trường Tiểu học Đông Ngạc A đã được công
nhận là trường chuẩn Quốc gia và trường Tiểu học Đông Ngạc B đã 2 lần được Thủ
tướng Chính phủ tặng Bằng khen.
Hình 1: Hình ảnh trường Tiểu học Đông Ngạc B
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
7
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Tiểu học Đông Ngạc B được thành lập tháng 8 năm 2000 sau khi tách ra từ
trường tiểu học Đông Ngạc. Từ hơn 700 học sinh năm 2000 đến nay nhà trường đã có
gần 1200 học sinh. Trong 11 năm qua, thầy và trò nhà trường đã không ngừng cố gắng
khắc phục những thiếu thốn, khó khăn về cơ sở vật chất, từng bước hoàn thiện chất
lượng đội ngũ phấn đấu phấn đấu xây dựng và giữ vững danh hiệu trường Trường tiên
tiến xuất sắc – Tập thể lao động xuất sắc cấp thành phố trong nhiều năm liền. Trong 11
năm qua, chất lượng đội ngũ giáo viên nhà trường không ngừng được nâng cao: trong
đó cô giáo Ngô Thị Bích Hằng, Nguyễn Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Vân, Vũ Thị
Huế đã đạt giải trong các Hội thi giáo viên giỏi cấp thành phố. Trường đã có 36 lượt
giáo viên đạt Giáo viên dạy giỏi cấp huyện, có 64 sáng kiến kinh nghiệm cấp huyện,
29 sáng kiến kinh nghiệm cấp thành phố, 1 đồ dùng đạt giải B cấp thành phố. Chất
lượng giáo dục ngày càng được khẳng định và luôn nằm trong tốp các trường dẫn đầu
huyện trong các kì thi học sinh giỏi, thi viết chữ đẹp. Trong 11 năm qua, đã có 135 em
đạt giải trong các kì thi Học sinh giỏi, Viết chữ đẹp cấp huyện, thành phố, thi thể thao
cấp thành phố.Tiêu biểu là em Hoàng Minh Anh đạt giải Nhất và em Lê Phương Hà
đạt giải Nhì, em Nguyễn Minh Anh đạt giải Khuyến khích cuộc thi Nét chữ - Nết
người toàn quốc. Năm học 2010 – 2011, trường có 06 học sinh đạt giải Thi giải toán
qua Internet. Phong trào văn nghệ thể dục thể thao của nhà trường đặc biệt sôi nổi, tiêu

biểu là em Phí Minh Long huy chương Bạc, Nguyễn Phương Thảo huy chương Đồng,
Nguyễn Thanh Thuỷ đã đạt huy chương Vàng giải cờ tướng toàn quốc. Trường liên
tục được công nhận Trường tiên tiến xuất sắc về Thể dục thể thao cấp thành phố. Đội
văn nghệ của nhà trường đã 3 lần đạt giải trong Hội diễn văn nghệ cấp thành phố (1
giải Nhất, 1 giải Nhì, 1 giải Khuyến khích). Công đoàn trường liên tục được công nhận
Công đoàn vững mạnh xuất sắc cấp huyện, đã 3 lần được Liên đoàn lao động thành
phố tặng Bằng khen và vinh dự được tặng cờ thi đua “Công đoàn vững mạnh xuất sắc”
năm học 2010 – 2011. Liên đội nhà trường được công nhận mạnh cấp thành phố trong
10 năm và đã 2 lần được trung ương Đoàn tặng Bằng khen. Với những thành tích xuất
sắc trong hoạt động, trong 11 năm qua trường đã vinh dự 2 lần được Bộ trưởng Bộ
GD&ĐT tặng Bằng khen (năm 2005 và năm 2010), được Thủ tướng chính phủ tặng
Bằng khen năm 2006.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
8
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bản thân đã được Bộ trưởng Bộ GD&ĐT tặng Bằng khen có thành tích xuất sắc trong
thực hiện nhiệm vụ năm học 2008 – 2009.
Đội ngũ cán bộ hiện nay gồm:
T
T Họ tên CB QLGD, GV
Ngày tháng
năm sinh
Trình độ
đào tạo
Nam nữ TC CĐ ĐH CH
1
Nguyễn Thị Thu (Hiệu
trưởng) 23/11/1960 x
2

Hoàng Thị Thuỷ (Hiệu
phó) 23/11/1968 x
3 Nguyễn Thị An 21/08/1970 x
4 Phạm Thị Ngọc Lan 25/10/1960 x
5 Nguyễn Thị Cải 07/08/1957 x
6 Nguyễn Thị Thảo 23/03/1957 x
7 Nguyễn Hải Âu 15/01/1968 x
8 Nguyễn Thị Thu Hằng 01/04/1969 x
9 Nguyễn Thị Vạn 17/04/1966 x
10
NguyễnThị Hạnh
Nguyên 11/02/1962 x
11 Phí Thị Kim Chi 15/10/1974 x
12 Nguyễn Vĩnh Hạnh 21/06/1976 x
13
Ngô Thị Bích Hằng
(Hiệu phó) 30/09/1971 x
14 Nguyễn Thị Kiều Oanh 16/01/1970 x
15 Nguyễn Thị Vân 04/09/1974 x
16 Trịnh Thị Minh Thu 15/07/1957 x
17 Nguyễn Thị Lan Anh 09/02/1975 x
18 Đoàn Thị Chiến 20/04/1955 x
19
Phạm Thị Thanh
Hương 31/12/1975 x
20
Nguyễn Thị Thanh
Huyền 30/10/1972 x
21 Đỗ Trung Thuẫn 31/08/1970 x
22 Nguyễn Thị Đà 11/08/1977 x

23 Nguyễn Thế Hùng 13/01/1977 x
24 Trần Thuý Anh 04/04/1969 x
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
9
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
25 Vũ Thị Mai Phương 31/08/1974 x
26
Nguyễn Thị Phương
Thảo 25/06/1980 x
27 Vũ Thị Huế 21/05/1976 x
28 Phạm Thanh Hải 29/03/1980 x
29 Nguyễn Thị Hiền 25/02/1981 x
30 Trần Thị Thúy 04/07/1985 x
31 Nguyễn Thị Khung 10/03/1974 x
32 Trần Thị Bích Ngân 14/02/1979 x

Hình 2: Đội ngũ cán bộ giáo viên nhà trường
1.2: Quá trình hình thành và phát triển thư viện trường
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của trường để có được những thành
tích đáng trân trọng như trên, thầy và trò nhà trường đã không ngừng đoàn kết một
lòng, nỗ lực hết mình trong công việc. Và không thể không kể đến vai trò của phòng
thư viện trong trường. Nơi cung cấp những tài liệu tham khảo, giảng dạy cho cán bộ
giáo viên và học sinh trong toàn trường. Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏ
vào những thành tích trường đã đạt được.
Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B gắn
liền với quá trình hình thành phát triển của trường. Từ những ngày đầu tiên mới thành
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
10

Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lập Thư viện chỉ đơn giản là một phòng lưu giữ đồ dùng học sinh, vài ba quyển sách,
VTL còn ít ỏi. Qua 11 năm phấn đấu và không ngừng nâng cao chất lượng đến nay thư
viện đã phát triển hơn rất nhiều thể hiện ở trang thiết bị, cơ sở vật chất, diện tích, Số
lượng bạn đọc đến thư viện cũng nhiều hơn đáng kể. Là một thư viện trường học Thư
viện có chức năng và nhiệm vụ như sau.
+ Chức năng
Hoạt động chủ yếu của Thư viện là phục vụ cho công việc giảng dạy và học tập
của cán bộ giáo viên và hoạt động trong nhà trường, góp phần tích cực vào việc nâng
cao chất lượng giáo dục, hoạt động của thư viện phải được gắn liền với chương trình,
nội dung học tập của nhà trường.
Thư viện là cơ sở vật chất trọng yếu nó đảm bảo số lượng và chất lượng SGK, SGV,
STK và cũng là trung tâm sinh hoạt văn hóa khoa học.
Thư viện còn giúp các em xác định được phương pháp học tập của mình.
+ Nhiệm vụ
Tổ chức hiệu quả hoạt động của tổ công tác TV và mạng lưới cộng tác viên, triển
khai phương thức phục vụ bạn đọc theo mô hình tự chọn hoặc bán tự chọn với nhiều
hình thức hoạt động TV phong phú, phù hợp với cấp học và điều kiện thực tế của nhà
trường. Xây dựng văn hóa đọc, tạo niềm vui cho học sinh khi đến thư viện. Đây là
nhiệm vụ trọng tâm của thư viện.
Khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí cho công tác TV: chi đủ và
đúng định mức phân bổ ngân sách (dành từ 2% đến 3% định mức ngân sách/ 01 HS
chi cho công tác TVTH). Tăng cường công tác xã hội hóa phấn đấu ít nhất kinh phí xã
hội hóa đầu tư cho thư viện bằng 50% trở lên kinh phí chi cho thư viện, huy động các
nguồn lực cùng tham gia xây dựng TV trường học.
Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng trong TV theo hướng
chuẩn hóa, đồng bộ, thân thiện, phù hợp với cấp học và đối tượng phục vụ.
Quan tâm xây dựng vốn tài liệu thư viện đảm bảo về chất lượng và số lượng, cân
đối về thành phần kho tài liệu, phong phú về chủng loại. Thường xuyên chọn lọc và bổ
sung tài liệu mới phù hợp với cấp học vào TVTH. Tiếp tục tổ chức hiệu quả phong

trào “Góp một cuốn sách nhỏ, đọc ngàn cuốn sách hay”, tặng sách cho học sinh diện
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
11
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chính sách; quyên góp xây dựng tủ SGK dùng chung và tặng cho các bạn vùng còn
khó khăn.
Đảm bảo 100% học sinh có đủ SGK, 100% Giáo viên có đủ sách Nghiệp vụ,
quan tâm hỗ trợ học sinh diện chính sách, hoàn cảnh khó khăn. Tích cực xây dựng
ngăn sách tham khảo, tủ sách Giáo dục đạo đức, giáo dục pháp luật, tủ sách tra cứu.
Tích cực ứng dụng CNTT trong công tác TVTH: Bố trí và kết nối Internet cho
các máy tính trong TV, sử dụng phần mềm Quản lý TV và phục vụ bạn đọc.
Tham gia tốt Hội thi cán bộ TV giỏi cấp huyện và thành phố khối Tiểu học cấp
cơ sở tháng 1/2012 và 2/ 2012, cấp huyện tháng 3 năm 2012, cấp Thành phố vào đầu
tháng 4/2012.
Tổ chức và tham gia tốt các đợt bồi dưỡng, sinh hoạt chuyên đề nhằm nâng cao
chất lượng nhân viên thư viện. Thực hiện định mức biên chế cán bộ TV theo TT
35/2006/TTLT BGD&ĐT-BNV, ngày 23/8/2006 của Liên bộ GD&ĐT và Bộ Nội vụ.
Tổ chức thăm quan học tập tại một số đơn vị có thư viện trường học hoạt động có
hiệu quả, một số mô hình thư viện mới, hiện đại. Các đơn vị chỉ đạo tổ công tác thư
viện và mạng lưới cộng tác viên thư viện boạt động hiệu quả.
Thực hiện tổ chưc tuyên truyền giới thiệu sách cho học sinh theo khối lớp, theo
lớp trong giờ ngoại khóa, giờ sinh hoạt dưới cờ, đáp ứng nhu cầu đổi mới phương
pháp dạy, phương pháp học và giáo dục toàn diện học sinh. Xây dựng văn hóa đọc, tạo
niềm vui cho học sinh và giáo viên khi đến thư viện.
Giống như những thư viện khác, khi tham gia thư viện bạn đọc phải tuân thủ nội
quy của thư viện.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
12

Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hình 3: Nội quy thư viện
1.3: Đội ngũ cán bộ thư viện
Gồm 3 đồng chí với các nhiệm vụ sau:
1. Đ/C Trần Thị Thúy – Tổ trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm phòng thư viện
học sinh, vào sổ quản lý theo dõi hoạt động thư viện, dạy tiết học trong thư viện của 5
khối, xếp lịch giao ban và điều hành họp tổ TV, làm báo cáo công tác thư viện hàng
tháng.
2. Đ/C Nguyễn Hạnh Nguyên: Hỗ trợ việc sắp xếp, bsaor quản sách, hỗ trợ công tác
đồ dùng.
3. Đ/C Nguyễn Thị Thảo: Phụ trách thư viện giáo viên, hỗ trợ ghi chép sổ sách thư
viện, quản lí sách trong thư viện, quản lí phần mềm thư viện, dạy tiết học trong thư
viện.
1.4Đặc điểm người dùng tin
Người dùng tin là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của thư viện. Đối
với mỗi loại hình thư viện sẽ có một đối tượng NDT khác nhau. Với thư viện
trường tiểu học Đông Ngạc B đối tượng NDT là toàn thể cán bộ viên chức và học
sinh trong nhà trường.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
13
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NDT là cán bộ, giáo viên: Đây là những người có trình độ chuyên môn cao,
họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trường. Vì đây là đội ngũ NDT này
có trình độ chuyên môn cao nên tài liệu họ cần là các tài liệu tra cứu, STK, SNV
phục vụ cho việc giảng dạy. Ngoài ra còn có những tài liệu bổ trợ cho chuyên
ngành giảng dạy.
NDT là học sinh: Đây là nhóm NDT chiếm số lượng đông đảo nhất, họ là
những độc giả chủ yếu và thường xuyên của thư viện. Họ đến với thư viện với nhu

cầu chủ yếu là đọc sách tham khảo, đọc truyện, sách, báo…đây là nhóm có nhu cầu
giải trí cao, cập nhật những thông tin về văn hóa, thể thao, thiếu nhi…
Hình 4: Phòng đọc
1.5 Vốn tài liệu.
VTL là một trong những yếu tố rất quan trọng để cấu thành nên phòng thư viện,
là đối tượng trong hoạt động thông tin thư viện như công tác bổ sung, xử lý, tổ
chức kỹ thuật, tuyên truyền giới thiệu, khai thác sử dụng và phục vụ bạn đọc.
phòng thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đã xây dựng và phát triển nguồn tài
nguyên thông tin cho trường học, nhằm đáp ứng cho NDT đặc biệt là đội ngũ cán
bộ giáo viên, học sinh trong nhà trường. Nguồn lực thông tin phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của một thư viện trường học. Cũng do đặc
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
14
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thù là thư viện trường học nên VTL trong thư viện có đặc trưng về chủ đề môn học
như: Toán, tiếng việt, ngoại ngữ, khoa học, lịch sử, địa lý, âm nhạc, mỹ thuật.
Ngoài ra còn có các tài liệu về báo, tạp chí, tranh ảnh, truyện…
Hiện nay VTL trong trường có khoảng hơn 5.000 cuốn trong đó bao gồm:
- TKGV (tham khảo giáo viên): 324 cuốn
- SGK (sách giáo khoa): 2123 cuốn
- SNV (Sách nghiệp vụ): 883 cuốn
- TKHS (tham khảo học sinh): 2238 cuốn.(truyện, báo, tạp chí)
Ngoài ra còn có tranh ảnh, băng đĩa phục vụ giảng dạy được đặt ở phòng đồ dùng.
Hình 5: Kho tài liệu
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
15
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG

TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B
2.1. Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong Thư viện nói
chung và Thư viện Trường tiểu học Đông Ngạc B nói riêng.
Vốn tài liệu của các thư viện luôn được coi là nền tảng, cơ sở để tổ chức hoạt động
của thư viện, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện. Để có VTL
phong phú, đa dạng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của NDT, bên cạnh việc thư viện
thường xuyên phải bổ sung VTL thì cần có cách thức lưu trữ chúng một cách hợp lý.
Việc tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống đối với thư viện có ý nghĩa vô cùng quan
trọng, tổ chức VTL tốt, có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học làm cho kho
sách của thư viện nói chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản tốt, nâng cao
tuổi thọ cho TL. Bảo quản VTL sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sách
cho TV trong việc bổ sung, phục hồi, phục chế các TL bị mất mát, hư hỏng.
Để Tổ chức tốt kho lưu trữ truyền thống, TV luôn cố gắng làm sao hướng tất cả
vào việc thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất, đầy đủ nhất và sử dụng tối
đa VTL của TV, làm cho kho sách có một trật tự nhất định. Điều đó có nghĩa là trước
tiên phải quy định một hệ thống các kho hợp lý, phân chia kho thành nhiều kho riêng
lẻ nhưng có liên quan đến nhau. Bên cạnh đó, TV cũng đã nghiên cứu, áp dụng tổ chức
các loại hình kho khác nhau, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TV, cũng như
thành phần VTL và bạn đọc.
Trong quá trình tổ chức kho lưu trữ, TV đồng thời phải giải quyết hai nhiệm vụ trái
ngược nhau, nhưng có quan hệ biện chứng với nhau. Dó là việc sử dụng tích cực VTL
và bảo quản chúng lâu dài. VTL được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanh
chóng thu hút nhu cầu của bạn đọc thì VTL cũng nhanh bị hư hỏng. Nhiệm vụ của
công tác tổ chức kho lưu trữ là phải giải quyết được vấn đề đó. Bộ máy lưu trữ được
chia thành hai loại hình là bộ máy lưu trữ truyền thống và bộ máy lưu trữ hiện đại. Đã
có nhiều ý kiến cho rằng, tài liệu điện tử ra đời sẽ không còn cần đến việc lưu trữ.
Điều này chưa đúng bởi theo nghĩa rộng, tổ chức bộ máy lưu trữ bao gồm từ việc
nhận, xử lý, sắp xếp cho đến việc bảo quản chúng. Như vậy tổ chức bộ máy lưu trữ là
một loạt các quá trình, thao tác liên tục, với mục đích vừa sử dụng VTL vừa bảo quản
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh

Lớp: CĐCNTBK5
16
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chúng được lâu dài. Do vậy, mọi TL có trong thư viện đều được lưu trữ và bảo quản
một cách tốt nhất, hợp lý để chúng luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ NDT
2.1.1 Khái niệm về tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống
Năm 1934 nhà thư viện học người Nga U.V.Grigorev đã đưa vào trong thành ngữ
khoa học khái niệm “ tổ chức kho sách thư viện” . Ông cùng một số nhà thư viện học
khác đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức kho lưu trữ với một phương pháp luận
đúng đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận thư viện học.
Dưới danh từ tổ chức kho sách thư viện, người ta hiểu đây là một loạt các nghiệp
vụ nhằm làm cho VTL có một trật tự nhất định. Yêu cầu của việc tổ chức kho lưu trữ
là trước hết phải phân chia VTL thành nhiều kho, phù hợp với điều kiện thực tế của
TV và giữa các kho có mối liên quan với nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhất
nhằm phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả nhất.
Kho lưu trữ truyền thống là kho lưu trữ lại tài liệu dưới dạng kho sách, báo, tranh
ảnh. Với hệ thống tra cứu bằng tủ mục lục. Không sử dụng đến những công cụ hỗ trợ
như internet, máy tính, băng đĩa.
Tổ chức kho lưu trữ truyền thống theo nghĩa rộng cùng bao gồm một loạt những
quá trình và thao tác liên tục, với mục đích vừa sử dụng VTL tốt nhất cho bạn đọc, vừa
bảo quản tài sản đảm bảo nhất theo cách thủ công.
Tổ chức kho lưu trữ truyền thống trong thư viện được quy định bởi các yếu tố:
* Quy mô, loại hình thư viện
* Chức năng – nhiệm vụ của TV
* Cơ sở vật chất, trang thiết bị của TV
* Số lượng, chất lượng VTL
Nhiệm vụ tổ chức kho lưu trữ truyền thống tối ưu là làm sao đạt được:
* Tạo ra một trật tự trong kho
* Bảo quản tốt TL
* Tạo thuận lợi cho việc sử dụng

* Nâng cao hiệu quả sử dụng: Tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ và bạn đọc
+ Để tổ chức kho lưu trữ truyền thống có hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu
chí trên, còn phải phát huy được hết các nguồn lực của TV. Bởi một TV có VTL đa
dạng, phong phú, nhiều tài liệu quý hiếm nhưng không được lưu trữ tốt và hợp lý cũng
sẽ làm cho VTL không phát huy hết giá trị. Làm cho công tác tổ chức, phục vụ bị hạn
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
17
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chế và kém hiệu quả. Vì vậy, công tác tổ chức lưu trữ VTL cần được xem xét, nghiên
cứu chặt chẽ. Khi đó hoạt động của TV mới có hiệu quả cao.
2.1.2 Vai trò của tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống
Hình ảnh của TV thường gắn liền với những giá sách chứa đựng nguồn thông tin
lớn lao. Thông thường, thư viện càng lớn và lâu đời, thì càng tỉ lệ thuận với kho sách
trong TV đó. Đến với TV Alexandria, hình ảnh về những kho sách tại đây đã gây ấn
tượng mạnh ngay từ lần đầu tiên. Bên trong một tòa nhà cao lớn, hiện đại, những giá
sách được xếp vòng quanh bức tường của TV như những viên gạch gắn kết với nhau,
tạo dựng nên một lâu đài sách. Người ta tự hỏi tại sao, bằng cách nào con người lại có
thể tổ chức được kho sách vừa khoa học, ngăn nắp, trật tự và tìm kiếm dễ dàng, hiệu
quả mà không cần đến những công cụ hiện đại?
Điều đó được lý giải bởi nó được xuất phát từ nhu cầu của thực tiễn. Thư viện là
nơi lưu giữ kho tàng thông tin, tri thức của nhân loại. Trải qua bao năm tháng đổi thay,
cùng với sự phát triển của xã hội về mọi mặt, sự thay đổi trong tư duy, nhận thức,
nguồn tri thức được tích lũy theo thời gian không ngừng tăng lên. Hàng năm, khối
lượng thông tin mà con người tạo ra cứ tăng vụt mạnh như vũ bão và không có khi nào
dừng lại. Những con số phản ánh nguồn thông tin cú kéo dài vô tận. Một cơ quan
thông tin, thư viện để duy trì và tồn tại hoạt động cũng phải phát triển nguồn vốn tài
liệu của mình để phù hợp với sự vận động mau chóng của xã hội, đồng thời đáp ứng
nhu cầu của NDT. Do đó VTL trong mỗi Cơ quan thông tin TV ngày một lớn dần hơn
và việc tổ chức kho lưu trữ có hiệu quả cũng trở thành một yếu tố cấp bách.

Nhờ tổ chức kho lưu trữ tốt mà một cán bộ có thể không nhớ được đầy đủ những
tài liệu có trong TV của mình, nhưng họ có thể biết được tài liệu đó có hay không có
trong TV và nếu có Cán bộ cũng sẽ xác định được vị trí của TL mà họ cần tìm. Do đó
công tác này tiết kiệm được nhân lực, phương tiện cho thư viện
Mặc dù những phương tiện hiện đại ngày càng được áp dụng nhiều hơn vào quá
trình hoạt động của thư viện đặc biệt trong tổ chức lưu trữ
2.1.3 ý nghĩa của tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống
Khi tổ chức VTL, TV sẽ phải phân chia kho sách của mình ra thành những bộ phận
nhỏ hơn theo những dấu hiệu cụ thể. Cán bộ và NDT có thể nắm bắt được cách thức
tổ chức và theo những chỉ dẫn, phân chia có quy tắc nhất định đó, sẽ nhanh chóng tìm
ra được VTL cần tìm. Cách thức lưu trữ càng hợp lý thì càng dễ dàng, thuận tiện cho
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
18
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NDT và Cán bộ. Vì thế góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức, tăng chất lượng
phục vụ.
Bên cạnh đó, tổ chức VTL khoa học, giải quyết được một nhiệm vụ quan trọng là
bảo quản tốt VTL với tư cách là tài sản của Quốc gia làm hco VTL nói chung và từng
cốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất.
Tổ chức kho lưu trữ một cách khoa học còn giải quyết được đồng thời hai nhiệm
vụ mâu thuẫn nhau nhưng có liên hệ với nhau đó là sử dụng tích cực VTL và bảo quản
chúng lâu dài.
Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế tế đó Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B
đặt ra những yêu cầu đối với công tác tổ chức kho lưu trữ truyền thống. Với đặc điểm
là thư viện trường tiểu học chuyên về giảng dạy văn hóa
Ý thức được vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kho lưu trữ truyền thống TV
trường tiểu học Đông Ngạc B trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này,
nhằm tạo ra một không gian VTL phong phú, gần gũi. Trong nỗ lực mang tài liệu đến
gần hơn NDT. TV xác định : Công tác tổ chức kho lưu trữ truyền thống là người bạn

đắc lực nhất phục vụ, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này.
2.2. Phương thức tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống trong Thư viện Trường tiểu học
Đông Ngạc B
Ngay từ khi mới thành lập, trong những điều kiện hết sức khó khăn , thiếu thốn
do trường mới đươc tách ra và điều kiện chung của đất nước còn nghèo nàn, lạc hậu
nhưng TV vẫn luôn cố gắng làm những gì có thể, để đáp ứng tài liệu, phục vụ học tập,
giảng dạy cho cán bộ và học sinh trong nhà trường. Cùng với những năm tháng khó
khăn qua đi, đất nước phát triển mạnh hơn. TV trường tiểu học Dông Ngạc B ngày ấy,
bây giờ được đầu tư, xây dựng phát triển hơn về mọi mặt. TV cũng đã chuẩn hóa các
thao tác, bằng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực thư viện . Đây là bước
đầu tư lâu dài của TV trường tiểu học Đông Ngạc B cho giáo dục, mang một tầm nhìn
chiến lược đúng đắn.
Tiếp nhận với công tác tổ chức kho lưu trữ truyền thống tại thư viện, dễ dàng
nhận thấy những điểm mới và mang bản sắc rất riêng của TV trường Tiểu học Đông
Ngạc B. Từ phương thức tổ chức loại hình tài liệu, đến phân chia kho, sắp xếp tài
liệu… Trên thực tế, công tác tổ chức kho lưu trữ truyền thống của Tv đã mang lại một
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
19
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hiệu ứng tích cực, tạo thói quen sử dụng TV của bạn đọc, mang lại cảm giác thoải mái,
thích thú cho bạn đọc trong trường, kích thích việc sử dụng TV một cách hiệu quả
hơn.
2.2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức bộ máy lưu trữ truyền thống
Trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào nguồn tin vốn có và đối tượng bạn đọc
của mình, mà các TV có cách tổ chức khác nhau, nhằm làm cho các tài liệu trong kho
được sắp xếp theo một trật tự khoa học. Tuy nhiên để làm tốt được điều đó, các TV
phải căn cứ vào những dấu hiệu nhất định: Cách đăng kí tài liệu, cách mô tả tài liệu,
cách phân loại tài liệu, cách định ký hiệu xếp giá cho tài liệu… Trên thực tế quá trình
xử lý tài liệu trên cả phương diện nội dung và hình thức, chính là cơ sở khoa học cho

việc tổ chức và sắp xếp VTL của bất kì một cơ quan thông tin – thư viện nào. Công tác
xử lý VTL tại thư viện bao gồm các cong đoạn sau:
2.2.1.1. Đăng ký tài liệu
Đăng ký tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác TV nói
chung và quá trình xử lý tài liệu nói riêng. Nó là cơ sở khoa học để giúp cán bộ TV
nắm bắt được tất cả những tài liệu có từ trước đến nay. Hơn nữa, đăng ký tài liệu còn
giúp cán bộ TV biết được tình trạng của kho sách, từ đó có biện pháp, kế hoạch phát
triển, bổ sung VTL với những quy mô khác nhau, làm cho VTL có trong kho ngày
càng đa dạng, phong phú.
Mỗi cuốn sổ đăng ký được coi là tài liệu pháp lý, giúp cán bộ kiểm tra thường
xuyên VTL, báo cáo những vấn đề liên quan đến bộ sưu tập đó cho các lãnh đạo. Vì
vậy, đăng ký tài liệu luân đòi hỏi phải được thực hiện một cách đều đặn, chính xác, kịp
thời. Có như thế mới đảm bảo công tác tổ chức, bảo quản và phục vụ bạn đọc đạt hiệu
quả cao. Cũng như tất cả các TV trong cả nước, công tác đăng ký tài liệu tạ TV được
thực hiện một cách đều đặn, nhiêm túc và chính xác, với những quy tắc nhất định. Tất
cả những tài liệu nhập vào TV đều được tiến hành dưới hai hình thức; Đăng kí tổng
quát và đăng kí cá biệt.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
20
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hình 6: Sổ đăng kí
* Đăng kí tổng quát
Đăng ký tổng quát là đăng ký từng lô sách, từng đợt sách theo hóa đơn, chứng từ
nhập vào TV, nhằm giúp cán bộ TV nắm được tình hình chung về VTL của mình. Tại
TV trường tiểu học Đông Ngạc B công việc đăng ký liệu mới nhập về được tiến hành
như sau:
a. Ghi ngày, tháng, năm của lô sách mới nhập về
b. Số thứ tự của lô sách mới nhập về

c. Ngồn cung cấp tài liệu
d. Số hóa đơn được nhập về
e. Tổng số sách của hóa đơn nhập về
f. Số lượng mỗi loại sách là bao nhiêu
g. Phần ghi chú (những điều cần lưu ý của lô sách)
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
21
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hình 7: chi tiết sổ đăng kí tổng quát
* Đăng kí cá biệt
Sổ đăng kí cá biệt, cùng với sổ đăng kí tổng quát là hai sổ đăng kí tài sản cơ bản
của TV. Đăng ký cá biệt được tiến hành với từng cuốn sách riêng biệt. Mỗi cuốn sách
là một đơn vị đăng ký và có một số đăng ký nhất định, duy nhất.
Tại TV trường Tiểu học Đông Ngạc B công tác đăng ký cá biệt (ĐKCB) chỉ tiến hành
đối với các loại sách tham khảo, sách giáo khoa, sách nghiệp vụ và truyện ( không
đăng ký cho báo và tạp chí). Công việc ĐKCB cho từng cuốn sách được tiến hành như
sau:
Khi vào sổ, cán bộ TV tuân thủ theo hướng dẫn ở trang đầu tiên của sổ ĐKCB
+ Ngày vào sổ: ghi đúng ngày vào sổ
+ Số thứ tự: Ghi thứ tự của cuốn sách được ghi vào sổ, mỗi cuốn sách có một số
thứ tự riêng
+ Tác giả và tên sách: họ đệm trước, tên tác giả sau sau đó đến tên sách.
+ Nơi xuất bản: ghi địa điểm nơi đặt nhà xuất bản
+ Năm xuất bản: Ghi năm xuất bản theo bìa sách
+ Giá tiền: Nếu có giá thì phải ghi giá, nếu là sách biếu thì ghi sách biếu, tặng
+ Số vào sổ tổng quát: Ghi số thứ tự theo sổ đăng ký tổng quát.
+ Phụ chú: Cho người nhận sách ký
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5

22
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khi vào sổ xong cần phải ghi ký hiệu của cuốn sách lên trang tên sách và trang 17
của cuốn sách. Ký hiệu được ghi ở đầu trên góc phải cuốn sách
Nhìn chung công tác đăng ký cá biệt của Tv trường Tiểu học Đông Ngạc B luôn được
tiến hành một cách kịp thời, chính xác, giúp cán bộ quản lý chi tiết từng tài liệu.
Hình 8: Chi tiết sổ đăng kí cá biệt
2.2.1.2. Xử lý tài liệu
Sau khi đã được đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt, tài liệu
được chuyển sang một thao tác kỹ thuật khác đó là xử lý tài liệu. Đây là một hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt quan trọng. Nó là cơ sở, nền tảng để TV tổ chức kho
lưu trữ, tổ chức phục vụ bạn đọc và phục vụ tra cứu, tìm kiếm, khai thác tài liệu… Xử
lý tài liệu bao gồm hai công đoạn: Xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu.
* Xử lý hình thức
Giúp cán bộ và bạn đọc nhận diệ được tài liệu, thông qua những đặc điểm, yếu tố
bên ngoài. Bao gồm:
+ Đóng dấu
Mỗi TV đều có một con dấu riêng, trên đó thể hiện tên chính thức của đơn vị. Đó
được coi là yếu tố thể hiện giá trị về mặt pháp lý, đại diện cho TV. Khi tài liệu được
đóng dấu, có nghĩa là tài liệu đã được chứng nhận là tài sản riêng của TV. Nó không
chỉ khẳng định quyền sở hữu, mà nhiều khi còn là căn cứ để xác định bạn đọc có vi
phạm mang tài liệu ra khỏi TV khi chưa được cán bộ cho phép hay không. Dấu sẽ
được đóng vào vị trí trống trên trang tên sách và trang 17.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
23
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ In và dán nhãn
- In nhãn: Dùng phần mềm excel đánh ký hiệu cho mỗi cuốn sách và in ra( một
nhãn có 3 phần: phần tên thư viện, số ĐKCB, kí hiệu phân loại)

- Dán nhãn; Nhãn được dán ở phần gáy sách theo chiều thẳng đứng để thuận lợi
cho việc tìm kiếm trên giá.
Hình 9: Nhãn sách
* Xử lý nội dung
Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung của tài liệu, để tiến hành các công
đoạn phân loại, định chủ đề, tóm tắt và chú giải.
Xử lý nội dung là một khâu đặc biệt quan trọng, giúp thể hiện những thông tin về
nội dung tài liệu thuộc chủ đề nào, Xử lý nội dung còn có một ý nghĩa to lớn đối với
việc tuyên truyền tài liệu của TV theo chủ đề, và đặc biệt đối với NDT trong việc tra
cứu. Xử lý nội dung gúp khắc họa tinh thần cốt lõi, ý nghĩa, công dụng của một tài
liệu.
+ Phân loại tài liệu:
Trong lý luận thư viện học, các nhà thư viện học đã cho ra đời nhiều khung phân
loại khác nhau: BBK, UDC, DDC, LCC…, nhằm phục vụ cho côn g tấc phân lọai tài
liệu. Tuy vậy ở mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ và mỗi thư viện khác nhau, tùy thuộc vào
đặc điểm, số lượng VTL mà sử dụng khung phân loại khác nhau.
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
24
Trường Cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phân loại tài liệu là khâu xử lý nội dung tài liệu dựa theo khung phân loại mà TV áp
dụng. Đó là việc phân chia VTL trong TV thành từng nhóm, dựa trên cơ sở nội dung
của tài liệu, nhằm mục đích sắp xếp các tài liệu trên giá theo môn loại tri thức.
Thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B là một trong hệ thống thư viện trường học.
Hàng năm sách, báo được bổ sung vớ một số lượng tương đối theo chủ đề giáo dục
nhất định của nhà trường. Những tài liệu này dù có qua các khâu xử lý nghiệp vụ,
nhưng chưa được phân loại để ấn định cho một ký hiệu phù hợp thì vẫn không thể đưa
ra để phục vụ bạn đọc. chính vì thế, trong quá trình hoạt động, TV luôn chú trọng đến
công tác phân loại, mà cơ sở chủ yêu để phân loại tài liệu chính là các khung phân
loại. Do vậy, muốn làm tốt công tác phân loại thì phải có một khung phân loại thích

hợp. Từ ngày đầu tiên thành lập thư viện đã áp dụng bảng phân loại 19 lớp của thư
viện Quốc gia Việt nam – là bảng phân loại hiện đang được các thư viện ở việt Nam sử
dụng nhiều nhất
+ Mô tả tài liệu
Mô tả tài liệu là khâu công tác kỹ thuật trong quá trình xử lý tài liệu. Vốn xuất phát
từ thư viện truyền thống nên công tác biên mục tài liệu của thư viện vẫn tiến hành
phương pháp mô tả thủ công trên giấy.
2.2.1.3. Định kí hiệu xếp giá
Một trong những kết quả của xủ lý tài liệu được thể hiện một cách ngawnss gọn
nhưng không kếm cụ thể về một tài liệu, đó chính là ký hiệu xếp giá
Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liêu trên giá. Tùy thuộc vào cách thức
tổ chức kho tài liệu của từng thư viện mà ưu tiên lựa chọn dấu hiệu nào làm căn cứ
quan trọng nhất. Đối với thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B áp dụng theo dấu hiệu
là ký hiệu xếp giá kết hợp cùng chủ đề. Như vậy sách có cùng một chủ đề sẽ được sắp
xếp gần nhau tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm
2.2.1.4. Định từ khóa và tóm tắt tài liệu
- Định từ khóa
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của
tài liệu bằng một, hay nhiều từ khóa, nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hóa.
Mỗi từ khóa là một điểm tìm tin độc lập. Hiện nay, thư viện trường tiểu học Đông
Ngạc B vẫn chưa có bộ từ khóa nào cho riêng mình tuy nhiên đặc thù là thư viện
chuyên ngành nên hầu hết nội dung các tài liệu đều theo một chủ đề nhất định của các
bộ môn trong trường học. do đó trong quá trình định từ khóa cũng gặp ít trở ngại hơn.
- Tóm tắt tài liệu
Giảng viên hướng dẫn: Cấn Đình Thái SV thực hiện: Tô Thị Khánh Linh
Lớp: CĐCNTBK5
25