bài giảng hành vi tổ chức - chương 7 truyền thông trong nhóm

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–2
SAU KHI KẾT THÚC CHƯƠNG NÀY, CHÚNG TA CÓ
THỂ
1. Mô tả quy trình truyền thông
2. So sánh hiệu quả của các dạng truyền thông
chính thức
3. Xác định những ảnh hưởng của tin hành lang.
4. Giải thích tầm quan trọng về độ phong phú của
các kênh nhằm cải thiện kỹ năng truyền thông
hiệu quả
5. Xác định những cản trở chính cho truyền
thông hiệu quả
MỤC ĐÍCH HỌC TẬP
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–3
Các chức năng của truyền thông
Các chức năng của truyền thông
Các chức năng của truyền thông
1. Kiểm soát hành vi của các thành viên.
2. Giúp động viên để thực hiện công việc.
3. Giúp biểu lộ tình cảm.
4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định.
Các chức năng của truyền thông
1. Kiểm soát hành vi của các thành viên.
2. Giúp động viên để thực hiện công việc.
3. Giúp biểu lộ tình cảm.
4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định.
Truyền thông
Là quá trình chuyển đổi và hiểu được ý nghĩa
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–4
Mô hình quy trình truyền thông

Mô hình quy trình truyền thông
Nguồn
Nguồn
Mã hóa
Mã hóa
Kênh
Kênh
Giải mã
Giải mã
Người
nhận
Người
nhận
Thông điệp
Thông điệp
Thông điệp
Thông điệp
Phản hồi
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–5
Đường truyền thông
Đường truyền thông
Dưới lên
Trên xuống
Ngang cấp
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–6
3 dạng truyền thông chính thức
3 dạng truyền thông chính thức
E X H I B I T
10-3
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–7

Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn
hiệu quả
Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn
hiệu quả
Mạng truyền thông
Tiêu chuẩn Chuỗi Vòng tròn Mọi hướng
Tốc độ TB Nhanh Nhanh
Chính xác Cao Cao TB
Xuất hiện lãnh đạo TB Cao Không
Sự hài lòng của
các tviên
TB Thấp Cao
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–8
Tin hành lang
Tin hành lang

Các đặc điểm của tin hành lang
–
Không được ban lãnh đạo kiểm soát
–
Hầu hết các nhân viên đều nhận thức thông tin
hành lang đáng tin cậy hơn thông tin chính thức.
–
Phần lớn tin hành lang sử dụng cho lợi ích của
một số người đưa tin.
–
Lý do:
•
Muốn biết nhiều thông tin hơn liên quan đến các tình
huống quan trọng.

•
Các điều kiện mơ hồ
•
Các điều kiện gây ra lo lắng
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–9
Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn
Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn
1. Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định quan
trọng
2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán,
bí mật
3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và
ngược lại cho các quyết định hiện tại cũng như kế
hoạch tương lai
4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các tình
huống xấu
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–10
Lựa chọn kênh truyền thông
Lựa chọn kênh truyền thông
Các đặc điểm của kênh phong phú
1. Xử lý nhiều thông tin cùng lúc.
2. Khuyến khích phản hồi nhanh.
3. Mang tính rất cá nhân theo tình huống
Các đặc điểm của kênh phong phú
1. Xử lý nhiều thông tin cùng lúc.
2. Khuyến khích phản hồi nhanh.
3. Mang tính rất cá nhân theo tình huống
Độ phong phú của kênh truyền thông
Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin được
chuyển tải trong quá trình truyền thông

© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–11
Mức độ phong phú thông tin của các kênh truyền
thông
Mức độ phong phú thông tin của các kênh truyền
thông
Tính
phong phú
Tính
rõ ràng
Phương tiện
truyền thông
Thông lệ,
rõ ràng
Không thông
lệ, mơ hồ
Nói chuyện trực
tiếp
Nói chuyện trực
tiếp
Hội nghị
quay phim
Hội nghị
quay phim
Điện thoại
Điện thoại
Email
Email
Bảng ghi
nhớ, thư từ
Bảng ghi

nhớ, thư từ
Báo cáo,
tập tài liệu
Báo cáo,
tập tài liệu
Tình huống
truyền thông
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–12
Truyền thông qua máy tính
Truyền thông qua máy tính

E-mail
–
Thuận lợi: viết, gửi, lưu trữ nhanh chóng; Chi phí gửi thấp.
–
Không thuận lợi: Thông tin quá tải, thiếu phần tình cảm,
lạnh lùng.

Intranet
–
Hệ thống mạng nội bộ

Extranet
–
Hệ thống mạng thông tin kết nối giữa nhân viên với khách
hàng, nhà cung cấp và đối tác.

Videoconferencing
–
Là dạng intranet hay extranet cho phép mọi người nói

chuyện trực tiếp qua những liên kết hình ảnh.
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–13
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Sàng lọc
Người gửi sàng lọc thông tin sao cho
thông tin đến người nhận theo chiều
hướng họ thích
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–14
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Nhận thức chọn lọc
Con người diễn giải những điều mình
thấy dựa trên mối quan tâm của mình,
kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và
thái độ
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–15
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Thông tin quá tải
Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt quá
khả năng xử lý của cá nhân
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–16
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Cảm xúc
Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của người
nhận sẽ ảnh hưởng đến thông điệp được gửi đến
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–17
Những cản trở truyền thông hiệu quả

Những cản trở truyền thông hiệu quả
Ngôn ngữ
Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau
Lo sợ truyền thông
Áp lực hoặc lo lắng quá mức về
truyền thông bằng lời, bằng thư
từ hoặc cả hai
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–18
Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới
Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới

Nam giới nói chuyện
để:
–
Nhấn mạnh địa vị,
quyền lực và tính độc
lập.
–
Than phiền về nữ giới
nói liên tục.
–
Đề nghị giải pháp
–
Khoe khoang thành
tích

Nữ giới nói chuyện để:
–
Thiết lập mối liên hệ và
thân tình

–
Chỉ trích nam giới
không biết lắng nghe.
–
Trình bày vấn đề vì
muốn thổ lộ.
–
Biểu lộ sự hối tiếc và
duy trì cân bằng khi
đàm thoại.
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–19
Truyền thông giữ các nền văn hóa khác
nhau
Truyền thông giữ các nền văn hóa khác
nhau

Các cản trở văn hóa
–
Cản trở bởi nghĩa của từ
–
Cản trở bởi nghĩa rộng của từ
–
Cản trở về giọng nói
–
Cản trở do những khác biệt về nhận thức
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–20
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau
E X H I B I T
10-10a

© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–21
E X H I B I T
10-10b
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–22
Khắc phục những cản trở trong truyền thông đa văn
hóa
Khắc phục những cản trở trong truyền thông đa văn
hóa
Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa:
1. Giả định những khác biệt cho đến khi đạt được sự
tương đồng.
2. Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và đánh giá.
3. Học cách đồng cảm
4. Xem phần giải thích của mình như một giả định.
Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa:
1. Giả định những khác biệt cho đến khi đạt được sự
tương đồng.
2. Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và đánh giá.
3. Học cách đồng cảm
4. Xem phần giải thích của mình như một giả định.
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–23
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–24
CÂU HỎI THẢO LUẬN
CÂU HỎI THẢO LUẬN
Hiểu biết lẫn nhau sẽ làm
tăng tính chính xác trong
nhận thức và cải thiện
quá trình truyền thông?

Bạn có đồng ý không?
Theo bạn làm thế nào để
tăng sự hiểu biết lẫn
nhau?
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–25
Mô hình Johari Window
Mô hình Johari Window
Vùng cởi mở
Vùng cởi mở
Vùng mù mờ
Vùng che giấu
Vùng không
biết
Mình không biết
Mình biết
Người khác biết
Người khác
không biết