tiểu luận môn quản lý dự án dự án phát sản phẩm thử bánh quy balocco

Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
Mục lục
1. Tổng quan Balocco Industry S.P.A 2
a. Giới thiệu về công ty 2
b. Các sản phẩm của công ty Balocco Industry S.P.A 2
2. Các mục tiêu dự án 3
3. Tóm tắt về quy mô dự án: 3
i. Số lượng siêu thị thực hiện: 6 siêu thị 3
ii. Ngày thực hiện: từ ngày 10/01/2013 đến ngày 08/02/2013(27 âm lịch) 4
iii. Nhân lực: 12 nhân viên tiếp thị (nhân viên PG), 6 giám sát, 1 nhóm phó, 1
trưởng nhóm 5
iv. Các nhà cung cấp liên quan: nhà cung cấp sản xuất quầy, nhà cung cấp và
cho thuê âm thanh, nhà cung cấp in ấn 5
v. Kinh phí thực hiện dự án : 250.000.000 vnđ 5
4. Các giả định: 5
5. Các ràng buộc: 5
6. Dự án có liên quan: 5
7. Cơ cấu phân chia công việc WBS 6
8. Tiến độ dự án 7
9. Ma trận phân giao trách nhiệm (RAM) 9
10. Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong - RACI 10
11. Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này 11
12. Sơ đồ tổ chức dự án 12
13. Các rủi ro chính của dự án, phương án giảm nhẹ 12
14. Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án: 13
15. Mức độ thành công của dự án 14
16. Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này 14
17. Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ dự án thực tế này 15
1
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
1. Tổng quan Balocco Industry S.P.A

a. Giới thiệu về công ty
Từ niềm đam mê gia đình đến toàn cầu.
Niềm say mê đối với những thứ ngọt ngào trong gia đình người Ý họ
Balocco bắt nguồn từ năm 1927, từ khi ngài Francesco Antonio Balocco khánh
thành cửa hàng bánh ngọt đầu tiên tại Fossano, đối diện với lâu đài của các hoàng
tử Acaja; và ông đã sớm mở thêm 1 cửa hiệu thứ hai, tại trung tâm của Roma.
Trong suốt giai đoạn chiến tranh, nhờ có Aldo, con trai của Antonio và chủ tịch
đương nhiệm của Công ty mà Balocco trở thành một công ty công nghiệp hiện đại,
việc sản xuất được dời đến nhà máy rộng 5.000 m
2
và 30 nhân công. Năm 1970,
nhà máy tại Via S. Lucia được thành lập (70.000 m
2
, 20.000 m
2
có mái che), chỉ
sau năm năm, 1975 là đầu tiên quảng cáo trên chương trình “Carosello” và doanh
thu đạt trên 1 triệu euro. Năm 1987, nhà máy được mở rộng thêm 32.000 m
2
với
134 công nhân và doanh thu đạt trên 14 triệu Euro. Đến nay, Balocco được quản lý
bởi con của Aldo, Alessandra và Alberto, gia đình Balocco đã qua 3 thế hệ. Năm
2008, diện tích nhà máy tăng thêm 44.000 m
2
và doanh thu đạt 103 triệu Euro với
295 công nhân.
Ngày nay, nhãn hiệu Balcco đã có mặt trên 60 quốc gia (có mặt tại Việt
Nam năm 2010) gắn liền với biểu tượng là “ bánh quy của người Ý”. Năm 2012,
doanh số xuất khẩu ròng vượt quá mức 15 triệu EURO (chiếm 10% tổng doanh số
bán hàng của công ty).

Tại Việt Nam doanh số bán của Balocco tăng ấn tượng đạt 6.7 tỷ đồng (năm
2011) và 11,5 tỷ đồng (năm 2012), tốc độ tăng trường đạt 71,27% và có mạng lười
phân phối rộng khắp Việt Nam.
b. Các sản phẩm của công ty Balocco Industry S.P.A
• Biscuits: dòng bánh qui cao cấp Pastefroll, Zuppole, Gocciolotti,
Cruschelle.
2
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
Wafers:dòng bánh xốp Wafers sữa, Wafers Cacao, Wafers hạt dẻ.
• Bambu: Dòng bánh que cùng với 3 hương vị sữa, cacao và hạt dẻ.
2. Các mục tiêu dự án
Năm 2010, Balocco tiến hành xâm nhập thị trường Việt Nam. Cuối năm 2012,
Balocco đã được bán tại tất cả các hệ thống siêu thị khu vực thành phố Hồ Chí
Minh. Dự án phát thử sản phẩm mẫu bánh quy Balocco tại siêu thị thuộc khu vực
thành phố Hồ Chí Minh nhằm:
• Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm Balocco trong kệ hàng.
• Giúp cho người tiêu dùng biết đến hương vị của quy Balocco – nhập khẩu
từ Ý ngày càng nhiều hơn.
• Tận dụng khoảng thời gian cận tết 2013 để thúc đẩy doanh số.
• Tạo hình ảnh đẹp trong mắt của người tiêu dùng và đối tác (hệ thộng siêu
thị) .
3. Tóm tắt về quy mô dự án:
i. Số lượng siêu thị thực hiện: 6 siêu thị.
• Co.opMart Nguyễn Kiệm
Địa chỉ: 571-573 Nguyễn Kiệm, P.9, Q.Phú Nhuận, Tp.HCM.
Điện thoại:(08) 39.972.472 - (08) 39.972.477 Fax : (08) 39.972.479
3
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
• Co.opMart Cống Quỳnh
Địa chỉ: 189C Cống Quỳnh - P.Nguyễn Cư Trinh, Q1 - Tp.HCM.

Điện thoại: (08) 38.325.239 - (08) 38.255.363 Fax : (08) 39.253.615
• Co.opMart Rạch Miễu
Địa chỉ: 48 Hoa Sứ, P.7, Q. Phú Nhuận. Tp.HCM.
Điện thoại: (08) 35171368 Fax : (08) 35171367
• Co.opMart Đinh Tiên Hoàng
Địa chỉ: 127 Đinh Tiên Hoàng, P.3, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM.
Điện thoại: (08) 35.100.091 - (08) 35.100.090 Fax : (08) 38.418.227
• Maximark 3.2
Địa chỉ: Số 3-3C đường 3/2, Quận 10, Tp.HCM.
Điện thoại: 08 3 8325 324 - 08 3 835 66 17 Fax : 08 3 8391 285
• Maximark Cộng Hòa
Địa chỉ:Số 15-17 Cộng Hòa, Q. Tân Bình, Tp.HCM.
Điện thoại: 08 3 811 75 70 Fax : 08 3 811 75 74
ii. Ngày thực hiện: từ ngày 10/01/2013 đến ngày 08/02/2013(27 âm lịch).
Bảng 2.1.2.1 chi tiết thời gian thực hiện chương trình.
STT ĐỊA ĐIỂM
THỜI GIAN THỰC HIỆN
Thời gian Số ngày làm việc
1
Coop Nguyễn Kiệm
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)
28 ngày
2 Coop Cống Quỳnh
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)
28 ngày
3 Coop Rạch Miễu
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)

28 ngày
4
Coop Đinh Tiên
Hoàng
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)
28 ngày
4
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
5 Maxi CH
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)
28 ngày
6 Maxi 3/2
15h00 – 21h00
(11/01 – 07/02/2013)
28 ngày
iii. Nhân lực: 12 nhân viên tiếp thị (nhân viên PG), 6 giám sát, 1 nhóm phó, 1 trưởng
nhóm.
iv. Các nhà cung cấp liên quan: nhà cung cấp sản xuất quầy, nhà cung cấp và cho
thuê âm thanh, nhà cung cấp in ấn.
v. Kinh phí thực hiện dự án : 250.000.000 vnđ
4. Các giả định:
Dự án phát mẫu thử sản phẩm mẫu bánh quy Balocco có các giả định sau đây:
• Số lượng khách hàng dùng thử tại siêu thị ổn định các ngày trong giai đoạn
thực hiện dự án từ thứ hai đến chủ nhật trong tuần (do giai đoạn này thuộc
thời điểm Tết nên khách hàng đến siêu thị các ngày trong tuần nhiều hơn),
• Tỉ lệ người mua sản phẩm sau khi dùng thử lả 10%.
5. Các ràng buộc:
Do tính chất mùa vụ của mặt hàng bánh Tết, nên dự án bắt buộc phải triển khai

trong thời gian cận Tết nguyên Đán 2012, để hiểu quả đạt tối đa.
Kinh phí thực hiện dự án được phê duyệt 1 lần từ ban giám đốc, nên cần tính
toán cận thận và không được phát sinh thêm chi phí đã được duyệt.
Các hình ảnh trong dự án phải được đồng bộ hóa và theo hệ thống nhận diện
thương hiệu của thương hiệu Balocco.
6. Dự án có liên quan:
Dự án phát thử sản phẩm của đối thử cạnh tranh, bánh Lu – nhập khẩu từ Pháp
của công ty Ân Nam.
Chương trình tham gia giỏ quà Tết của hệ thống siêu thị Coopmart và
Maximark.
5
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
7. Cơ cấu phân chia công việc WBS
6
Dự án phát sản phẩm mẫu
bánh Balocco
Lập kế hoạch Chuẩn bị kế hoạch
Tuyển nhân viên PG và giám
sát
Đào tạo nhân viên PG và giám
sát
Thực hiện kế hoạch
Soạn thảo kế hoạch
Trình bày và thảo luận kế
hoạch
Chỉnh sửa kế hoạch
Duyệt kế hoạch
Thuê địa đểm
Trang trí và in ấn
Hoàn thành thủ tục với siêu thị

Thực hiện phát sản phẩm thử
Phát lương nhân viên
Nhân báo cáo từ giám sát
Báo cáo tổng kết chương trình
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
8. Tiến độ dự án.
7
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
Sơ đố Gantt (tóm tắt) của dự án phát thử sản phẩm mẩu bánh quy Balocco.
Xem chi tiết đầy đủ trong phần phụ lục đính kèm
8
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
9. Ma trận phân giao trách nhiệm (RAM)
9
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
10. Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong -
RACI.
10
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
11. Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này.
• Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế
hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu. Được thực hiện hàng
ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
• Các thông tin được tập hợp trong thư mục dữ liệu FMCG_Marketing.
• Theo dõi tiến độ dự án thông qua phần mềm MS Project
• Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc, sau khi kế hoạch
được duyệt, phòng kế toán sẽ thanh toán những giao dịch chuyển khoản, tiền
mặt sẽ giao cho Nhân viên chuyên trách Lập kế hoạch để thao toán bằng tiền
mặt và chi theo Ngân sách Dự án:
Thanh toán chuyển khoản:

o Thuê mặt bằng siêu thị
o Sản xuất quầy kệ
o Thuê trang trí và in ấn
Thanh toán tiền mặt
o Chi phí vật dụng: khay, địa, tâm, bao tay….
o Chi phí sản xuất và in ấn đồng phục.
o Chi phí lương nhân viên tiếp thị và nhân viên giám sát.
o Chi phí giấy tờ và thủ tục.
• Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm
tra việc thực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra
phương án điều chỉnh kịp thời. Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát
thực hiện tốt nên không sảy ra tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí.
• Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:
Giới hạn Phương án giải quyết
Chi phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5 % Điều tra tìm nguyên nhân.
Chi phí thực tế vượt Ngân sách 10%
 5 %
Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên
Chi phí thực tế vượt Ngân sách >10 % Dừng Dự án
11
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
Thời gian
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế
hoạch <= 5 %
Giảm quy mô của dự án theo thời gian.
12. Sơ đồ tổ chức dự án.
13. Các rủi ro chính của dự án, phương án giảm nhẹ.
• Dự án này là một phần của kế hoạch tổng thể marketing cho thưởng hiệu
Balocco nhằm tăng thị phần dẫn đến tăng trưởng doanh thu:

o Về mặt nhân sự: Nhân sự thực hiện đa phần là nhân viên bán thời gian và
không có nhân sự thay thế. Trong quá trình thực hiện dự án, nhân viên bán
thời gian nghỉ ốm có khả năng ảnh hưởng lớn đển dự án
o Chất lượng đào tạo: thời gian đào tạo 2 ngay đối với nhân viên tiếp thị và 1
ngày đối với giám sát. Nhân viên tiếp thị là người trực tiếp tiếp xúc với khác
hàng, những thông tin không nắm bắt kịp trong buổi đào tạo sẽ dẫn đến việc
truyền tải sai thông điểm của công ty.
o Siêu thị: Giấy tờ thủ tục và các quy định tại các hệ thông siêu thị khác nhau,
nên rủi ro khi xin phép cho nhân viên tiếp thị vào làm tại siêu thị cao.
12
Trưởng nhóm dự án
Nhóm nhân viên tiếp
thị (PG)
Nhóm nhân viên giám
sát
Phó nhóm dự án
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
o Khách hàng tại siêu thị: lượng khách hàng đến siêu thị không nhiều như kế
hoạch do các yêu tố bên ngoài như trước cửa siêu thị đang thi thi công
đường, hầm…ảnh hưởng đế kết quả của dự án
• Tiến độ sản xuất nhà cung cấp: khả năng nhà cung cấp đồng phục, quầy,
trang trí quầy không đáp ứng được tiến độ đề ra.
• Hàng hóa thiếu hụt: do lượng mua sản phẩm tăng lên đột ngột khi thực hiện
dự án, xảy ra tình trang không có hàng bán bên trong siêu thị.
14. Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án:
1. Liên lạc, Giao tiếp.
• Trưởng dự án là người đứng đầu Dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần trao
đổi, kiểm tra công việc.
• Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản.

o Email.
o Điện thoại.
o Chat : Yahoo, Skype.
• Họp hàng tuần vào thứ sáng 2 để giữa trưởng dự án và phó dự án để xem
xét hiệu quả trong từ giai đoạn thực hiện
• Họp với các Bộ phận khác có liên quan đến quá trình thực hiện Dự án như:
13
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
• Thư ký có trách nhiệm ghi nhận Biên bản cuộc họp để báo cáo lại Ban lãnh
đạo, và các bên liên quan.
• Do qui mô của Dự án nhỏ nên không có Điều lệ Dự án.
o Các nhân viêc thuộc dự án thực hiện điều lệ của Công ty, Hợp đồng lao
động.
o Các chính sách được hưởng theo thỏa thuận, hợp đồng trong giai đoạn Dự án
đang triển khai.
2. Quản lý thông tin.
• Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án được thực hiện với yêu
cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên. Thông tin
được lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng.
• Hồ sơ được thư ký Dự án lưu trữ theo đúng trình tự Thời gian và Phân loại
như sau:
o Văn bản, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm liên quan đến dự án.
o Hồ sơ kế toán - tài chính: Các hợp đồng với đối tác cung cấp Vật tư, Thiết
bị, Hợp đồng gia công, Các chứng từ thu – chi, Hồ sơ tạm ứng, thanh quyết
toán chi phí của Dự án.
o Hồ sơ nhân sự: các hợp đồng lao động với nhân viên bán thời gian được lập
và lưu vào hệ thống thông tin của phòng hành chính.
15. Mức độ thành công của dự án.
• Dự án bắt đầu và kết thúc đúng thời hạn ngày 08/02/2013 (27 âm lịch).
• Doanh số bán hàng tại các siêu thị tăng 102% so với kế hoạch.

• Chi phí nằm trong ngân sách được duyệt.
• Theo báo cáo có 27.000 thử bánh trong thời gian thực hiện dự án đạt 85% số
lượng người dùng thử dự kiến.
16. Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này.
• Cần rút kinh nghiệm dự toán số lượng người dùng thử tại các siêu thị.
• Cần đưa ra số lượng người mua kỳ vọng cụ thể cho chương trình bên cạnh số
lượng người dùng thử kỳ vọng.
14
Dự án phát sản phẩm thử bánh quy Balocco GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
• Ghi nhận các góp ý của Khách hàng về hương vị, mùi bị khi dùng thử và mẫu
mã, bao bì khi quan sát.
17. Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ dự án thực tế
này.
• Sau khi Dự án kết thúc doanh số bán hàng tại siêu thị các tuần sau tăng so với
trước khi thực hiện chương trình. Chứng tỏ khách hàng tại các siêu thị đã
nhận biết thương hiệu Balocco và bắt đầu mua sản phẩm.
• Sự cam kết trách nhiệm của các cá nhân trong dự án là yếu tố sống còn, mang
tính quyết định.
• Trong quá trình tuyển dụng nhân sự cần phải tuyển và đào tạo số nhân viên
bán thời gian nhiều hơn nhu cầu hiện tại để có thể thay thế khi cần thiết.
• Việc kiểm soát tiến độ dự án bằng MS Project đã làm cho dự án hoàn thành
đúng tiến độ đề ra và kiểm soát tốt chi phí. Vì thế đã không làm phát sinh chi
phí nằm ngoài ngân sách được duyệt.
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO.
Tp.HCM, 5/2013
Nguyễn Thái Thiên Đức
15