tiểu luận môn quản lý dự án kế hoạch lễ khai trương căn hộ mẫu the hyco4 tower & mở bán 60 căn hộ

Đồ án môn học: Quản lý dự án
KẾ HOẠCH LỄ KHAI TRƯƠNG CĂN HỘ MẪU
THE HYCO4 TOWER & MỞ BÁN 60 CĂN HỘ
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Mục lục
1 Giới thiệu.
1.1 Tổng quan về Công ty:
Công ty cổ phần Him Lam được thành lập từ tháng 9 năm 1994 trên cơ sở chuyển
đổi từ Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Him Lam. Với 18 năm kinh nghiệm
kinh doanh trên thị trường bất động sản, Him Lam thấu hiểu sâu sắc về ngành bất động
sản và nền kinh tế Việt Nam, đây là một thế mạnh vô cùng to lớn, góp phần ngày càng
khẳng định và nâng cao vai trò và vị trí của Him Lam trên thị trường bất động sản. Tính
đến hết tháng 6 năm 2010, Him Lam đã tiến hành đầu tư và xây dựng trên 30 dự án bất
động sản, hầu hết các dự án đều ở vị trí gần trung tâm thành phố, có cơ sở hạ tầng giao
thông thuận tiện, điều này đã tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể của Him Lam, đảm bảo
những sản phẩm Him Lam cung cấp cho thị trường bất động sản là những sản phẩm thu
hút được nhiều khách hàng với giá cả hợp lý.
Him Lam được biết đến không chỉ là một trong những tập đoàn kinh tế tư nhân
kinh doanh bất động sản lớn nhất Việt Nam, mà còn được đánh giá cao bởi đã xác lập và
thực thi các chiến lược bổ trợ bao gồm chiến lược phát triển đầu tư tài chính và chiến
lược phát triển nguồn nhân lực. Him Lam thiết lập bàn đạp trong chiến lược đầu tư tài
chính của mình tại Ngân hàng thương mại cổ phần Liên Việt để triển khai đầu tư có chọn
lọc vào những doanh nghiệp, dự án có tầm vóc lớn, phù hợp với xu thế có khả năng sinh
lời tốt. Lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực là mục tiêu phát triển dài hạn mà Him Lam đã
tâm huyết trong nhiều năm, bao gồm: đào tạo nghề, đào tạo ngoại ngữ, cung ứng lao
động cho thị trường ngoài nước, cung ứng dịch vụ y tế, bệnh viện quốc tế chuyên khoa,
làng nghỉ dưỡng và chăm sóc sức khỏe người lớn tuổi sẽ đóng góp cho Him Lam những
giá trị to lớn về kinh tế, ý nghĩa xã hội .
Cùng với quá trình hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty, Him
Lam đã xây dựng được đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm gắn kết với

sự phát triển của Him Lam, đặc biệt là các cán bộ quản lý cao cấp. Cán bộ quản lý cao
cấp của Him Lam rất giàu kinh nghiệm lãnh đạo trong ngành bất động sản Việt Nam.
Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Dương Công Minh và Tổng Giám Đốc là ông Trần
Văn Tĩnh đều là những người kinh nghiệm quản lý và điều hành trong lĩnh vực Bất động
sản Việt Nam.
Him Lam có triết lý rõ ràng trong hoạt động kinh doanh là phát triển quan hệ hợp
tác với các đối tác chiến lược. Bằng hướng đi này Him Lam xác định một tầm nhìn dài
hạn là xây dựng Him lam thành một thương hiệu mạnh phát triển bền vững, gắn kết giữa
lợi ích của Him Lam với lợi ích của cộng đồng và lợi ích của xã hội.
2/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM
Địa chỉ trụ sở chính: 234 Ngô Tất Tố, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí
Minh
Điện thoại: (84.8) 3514 4348 - Fax: (84.8) 3514 4353
Website: www.himlam.com
1.2 Lý do hình thành Dự án.
- Cung cấp dịch vụ lễ khai trương căn hộ mẫu THE HYCO4 TOWER và chào bán 60
căn hộ cho Công ty CP Đầu Tư Bất Động Sản Thủy Lợi 4A.
2 Mục tiêu của dự án:
- Tổ chức buổi lễ khai trương giới thiệu căn hộ mẫu THE HYCO4 TOWER và chào bán
60 căn hộ cho Công ty CP Đầu Tư Bất Động Sản Thủy Lợi 4A thành công tốt đẹp.
- Giới thiệu dự án chung cư THE HYCO TOWER đến với khách hàng, nhà đầu tư.
3 Quy mô, Phạm vi dự án:
- Tên Dự án “LỄ KHAI TRƯƠNG CĂN HỘ MẪU THE HYCO4 TOWER VÀ MỞ BÁN
60 CĂN HỘ”
- Kinh phí: 707.000.000 đồng.
- Thời gian thực hiện 2 tháng.
- Địa điểm: Lầu 2 công trình dự án THE HYCO4 TOWER – 205 Nguyễn Xí, P. 26,

Q.Bình Thạnh, TP.HCM
- Sự kiện tổ chức vào ngày 11/05/2013, khách mời tổng cộng là 386 người (trong đó có
chủ đầu tư, đối tác, phóng viên, báo chí, khách mời và nhân viên của các sàn giao dịch
bất động sản liên kết, khách hàng đã mua sản phẩm của HYCO4,…), dự kiến có 60%
số lượng khách mời tham dự (tương đương là 230 khách mời).
3.1 Nhân sự
- Đơn vị thực hiện: Phòng Marketting.
- Nhân sự tham gia: 5 Người làm việc toàn thời gian.
- Ban lãnh đạo công ty giao cho Phòng Marketting lập kế hoạch, phương án thực hiện
và Dự án đã thực hiện như sau:
3/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
o Cơ cấu nhân sự cho dự án:
 1 Trưởng Dự án.
 1 Chuyên viên thiết kế
 1 Chuyên viên PR
 1 Chuyên viên Marketing.
 1 Trợ lý trưởng dự án.
- Trưởng Dự án sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện Lập kế hoạch dự án,
đồng thời chịu trách nhiệm với Ban lãnh đạo về tiến độ và hiệu suất của Dự án.
- Chi tiết phân công công việc cụ thể như sau:
4/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Vị trí Mô tả công việc
Trưởng
dự án
-Lập kế hoạch.
-Phân công và kiểm soát việc thực hiện của các thành viên

trong Dự án.
-Liên hệ và làm việc với các đối tác và BLĐ công ty.
-Chuyển giao Dự án khi hoàn thành.
Chuyên
viên thiết
kế
-Thiết kế phục vụ cho công việc truyền thông (các mẫu quảng
cáo trên báo).
-Thiết kế phục vụ cho buổi khai trương (banner, thiệp mời, sân
khấu, )
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về các mẫu thiết kế.
Chuyên
viên PR
-Viết các bài PR sẽ đăng trên báo mạng và báo giấy.
-Nội dung thư ngõ, thư mời, thư cảm ơn, …
-Nội dung các bài phát biểu của công ty đối tác, …
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về các bài viết.
Chuyên
viên
Marketing
-Làm việc với các đối tác và bên báo chí.
-Theo dõi tiến độ làm việc của các đối tác.
-Cùng với Trưởng dự án lên kế hoạch và thiết kế dự án.
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về công việc được giao.
Trợ lý
Trưởng
dự án
-Cùng với Trưởng dự án theo dõi, giám sát hạng mục và tiến độ
công việc.
-Điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện.

-Phối hợp lên kế hoạch cùng với Trưởng dự án,
3.2 Chi phí.
- Tổng ngân sách dự kiến cho sự kiện này là 707.000.000 đ.
- Ngân sách được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
o Chi thưởng: 20 triệu.
o Ngân sách Event: 208.000.000 đồng.
o Ngân sách truyền thông: 479.000.000 đồng.
5/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
6/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Công việc Ngân sách
A.Thưởng:

20,000,000
+ Trưởng dự án 8,000,000
+ Các thành viên trong ban dự án 12,000,000
B.Truyền thông:

479,000,000
1.Tiếp thị trực tiếp trước sự kiện

8,000,000
2.Truyền thông trước sự kiện

348,700,000
Bài PR 51,600,000
Gửi thông tin đến phóng viên của báo và tạp chí 10,000,000

Mẫu quảng cáo báo & trực tuyến 271,000,000
Truyền thông hiện đại 16,100,000
3.Truyền thông trong sự kiện

59,400,000
Quảng cáo giấy báo 50,900,000
Mẫu quảng cáo trực tuyến 8,500,000
4.Truyền thông sau sự kiện

62,900,000
Quảng cáo trực tuyến 33,900,000
Gửi thông tin đến phóng viên của báo & tạp chí 10,000,000
Bài PR 19,000,000
C. Event

208,000,000
1. Treo banner trên tuyến đường nơi tổ chức event

33,600,000
2. Khu vực bên trong event

174,400,000
Khu vực đón khách 10,300,000
7/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Khu vực tiệc Teabreak 27,000,000
Khu vực lễ + nhà mẫu 42,300,000
Hiệu ứng âm thanh 28,000,000
Nhân sự 46,500,000

Hạng mục khác 20,300,000
TỔNG CỘNG

781,000,000
- Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thích những
sai lệch chi phí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt được hiệu quả
trong việc sử dụng ngân sách dự án. Tất cả quyền và các quyết định về ngân sách, bao
gồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức Ngân sách được duyệt thuộc về Trưởng dự
án.
3.3 Thời gian.
- Thời gian thực hiện của dự án: 2 tháng.
- Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 11/03/2013
- Các mốc thời gian chính như sau:
ST
T
Công việc chính
Thời gian bắt
đầu
Thời gian hoàn
thành
Số ngày thực
hiện
1 Lập BQL dự án 11/03/2013 11/03/2013
1 ngày
2 Lập chương trình dự kiến 12/03/2013 14/03/2013
3 ngày
3 Lập kế hoạch chi tiết thực hiện 15/03/2013 01/04/2013
12 ngày
4 Trình kế hoạch chi tiết đến BGĐ 02/04/2013 04/04/2013
3 ngày

5
Trình kế hoạch truyền thông và sự kiện
sang HYCO4 05/04/2013 08/04/2013
2 ngày
6 Thông điệp mẫu quảng cáo 09/04/2013 16/04/2013
6 ngày
7
Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo giấy
và tạp chí; thiệp mời 01/04/2013 16/04/2013
5 ngày
8 Thiết kế banner trực tuyến 09/04/2013 11/04/2013
3 ngày
9
Trình kí hợp đồng và chọn các ngày
theo kế hoạch quảng cáo đã duyệt 12/04/2013 15/04/2013
02 ngày
10
Nội dung thiệp mời & các bài PR theo
lộ trình truyền thông 09/04/2013 15/04/2013
05 ngày
11
Duyệt nội dung bài PR
16/04/2013 16/04/2013
01 ngày
8/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
12
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
kiện 17/04/2013 18/04/2013

02 ngày
13
Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu
17/04/2013 18/04/2013
06 ngày
14 Chuẩn bị quà tặng + thiệp mời 16/04/2013 17/04/2013
02 ngày
15
Lên danh sách khách mời
Mời khách hàng, MC,… 16/04/2013 19/04/2013
04 ngày
16
Đưa tin cho phóng viên theo kế hoạch
truyền thông 22/04/2013 24/04/2013
03 ngày
17 Thi công bên ngoài sự kiện 25/04/2013 08/05/2013
10 ngày
18 Thi công bên trong sự kiện 25/04/2013 08/05/2013
10 ngày
19 Đánh giá, Chuyển giao 09/05/2013 10/05/2013
02 ngày
20 Khai trương 11/05/2013 11/05/2013
01 ngày
21 Kết thúc 13/05/2013 13/05/2013
0.5 ngày
4 Ràng buộc, loại trừ:
- Nguồn ngân sách chi: phải tính toán và có kế hoạch kỹ lưỡng để chỉ sử dụng trong
mức cho phép.
- Bộ phận an ninh phải được training kỹ lưỡng để đảm bảo an toàn trong suốt buổi
lễ.

- Không tính tới hiệu ứng của những chương trình khác diễn ra cùng thời điểm.
- Chương trình diễn ra vào cuối tuần để đảm bảo thu hút được đông đảo cá nhân, tổ
chức có nhu cầu tham gia.
- Lượng khách mời không vượt sức chứa của nơi diễn ra buổi lễ.
- Loại trừ các yếu tố khách quan trì hoãn buổi lễ.
5 Dự án liên quan:
Dự án thực hiện không đi kèm dự án liên quan, tuy nhiên, với dự án này có thể kết
hợp với các dự án khác như: chiến dịch marketing căn hộ, quảng bá thương hiệu,
khảo sát nhu cầu người tiêu dùng, triển khai đầu tư, xây dựng căn hộ mới
6 Cơ cấu Công việc – WBS.
9/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
7 Tiến độ dự án:
10/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Lễ khai trương chung cư THE HYCO4
Lễ khai trương chung cư THE HYCO4
Ngân sách Truyền Thông
Ngân sách Truyền Thông
Dự
phòng
Dự
phòng
Đồ án môn học Quản lý Dự án.

8 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)
11/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.

Công việc
Nhân sự thực hiện Bộ phận liên quan
T.DA
CV
Thiế
t kế
CV
PR
CV
Ma
r
Trợ
lý
BGĐ
BP
Nhâ
n sự
KH
(HYCO4)
Đối
tác
Lập BQL dự án 1
Lập chương trình dự kiến 1 2 2
Lập kế hoạch chi tiết thực hiện 1 2
Trình kế hoạch chi tiết đến BGĐ 1 3
Trình kế hoạch truyền thông & sự
kiện
sang HYCO4
1 4 3
Thông điệp mẫu quảng cáo 2,3 1

Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo
giấy
và tạp chí; thiệp mời
3 1 2
Thiết kế banner trực tuyến 3 1 2
Trình kí hợp đồng và chọn các ngày
theo kế hoạch quảng cáo đã duyệt
3 1
Nội dung thiệp mời & các bài PR
theo lộ trình truyền thông
3 2 1 2
Duyệt nội dung bài PR 4 1
12/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
kiện
2,3 1
Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu
3,4 1 2,4 1
Chuẩn bị quà tặng + thiệp mời 3,4 1 2
Lên danh sách khách mời
Mời khách hàng, MC,…
3 1 2 3 2 2,4,3
Đưa tin cho phóng viên theo kế
hoạch
truyền thông
1 2
Thi công bên ngoài sự kiện 3 1 1 2 2,4 2
Thi công bên trong sự kiện 1,3 1 2 2 2 2,4 2

Đánh giá,chuyển giao 1 1 4
Kết thúc 1 4 4 4 4 4 4 4

1. Thực
hiện

2. Hỗ
trợ

3. Chấp
thuận
4. Được thông
báo
9 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI.
Công việc Bên có trách nhiệm
( R )
Bên chịu trách nhiệm
trước
Phối hợp với ( C ) Báo tin cho (I)
13/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
(A)
Lập BQL dự án BGĐ HĐQT
Lập chương trình dự kiến Ban dự án BGĐ
Lập kế hoạch chi tiết thực hiện Ban dự án BGĐ
Trình kế hoạch chi tiết đến BGĐ Ban dự án BGĐ
Trình kế hoạch truyền thông & sự kiện
sang HYCO4
Ban dự án HYCO4 BGĐ

Thông điệp mẫu quảng cáo Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo giấy
và tạp chí; thiệp mời
Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Thiết kế banner trực tuyến Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Trình kí hợp đồng và chọn các ngày
theo kế hoạch quảng cáo đã duyệt
Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Nội dung thiệp mời & các bài PR
theo lộ trình truyền thông
Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Duyệt nội dung bài PR Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
kiện
Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu
Ban dự án BGĐ, HYCO4
BP. Nhân sự
Đối tác
BGĐ, HYCO4
Chuẩn bị quà tặng + thiệp mời Ban dự án BGĐ, HYCO4
BP. Nhân sự
Đối tác
BGĐ
14/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
Lên danh sách khách mời
Mời khách hàng, MC,…
Ban dự án BGĐ, HYCO4

BP. Nhân sự
HYCO4
BGĐ
Đưa tin cho phóng viên theo kế hoạch
truyền thông
Ban dự án BGĐ, HYCO4 BGĐ
Thi công bên ngoài sự kiện Ban dự án BGĐ, HYCO4
BP. Nhân sự
HYCO4, Đối tác
BGĐ
Thi công bên trong sự kiện Ban dự án BGĐ, HYCO4
BP. Nhân sự
HYCO4, Đối tác
BGĐ
Đánh giá,chuyển giao Ban dự án BGĐ, HYCO4 HYCO4 BGĐ
Kết thúc BGĐ BGĐ, HYCO4 BP. Nhân sự Tất cả
15/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
10 Phương án kiểm soát dự án:
- Theo dõi chi tiết ma trận phân công trách nhiệm (RAM) và RACI để giám sát việc
thực hiện theo kế hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu. Được thực
hiện hàng ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
- Kế hoạch dự phòng nhân sự, đối tác (bên thứ 3) để có thể đáp ứng nhu cầu đúng tiến
độ của dự án.
- Các công việc hàng ngày phải được rà soát lại vào mỗi cuối ngày làm việc, các thành
viên trong ban dự án báo cáo tiến độ cho Trưởng ban dự án hàng ngày và báo ngay khi
có phát sinh đột xuất nằm ngoài kế hoạch.
- Chứng từ, hợp đồng, công văn được lưu giữ theo thời gian và hạng mục.
- Sau mỗi hạng mục công việc hoàn thành hoặc định kỳ hàng tuần Ban dự án phải họp

đánh giá lại công việc đã và đang làm, những khó khăn và đưa ra giải pháp giải quyết
kịp thời.
- Chi phí: Trưởng dự án theo dõi và kiểm soát từng khoản mục chi phí tránh tình trạng
phát sinh nhỏ nhất có thể. Các trường hợp phát sinh nằm trong hạn mức cho phép thì
các thành viên báo cáo cho Trưởng dự án phê duyệt, những trường hợp phát sinh ngoài
hạn mức thì Trưởng dự án trình lên BGĐ.
- Kiểm soát sai lệch các tiêu chí của dự án:
o Chi phí:
+ Trong giới hạn cho phép: trình lên Trưởng dự án phê duyệt, tìm nguyên nhân.
+ Ngoài giới hạn cho phép: Rà soát lại tất cả các khoản mục phát sinh, trình lên
BGĐ.
o Thời gian thực hiện:
+ Phát sinh có nguy cơ chậm trễ trong từng khoản mục công việc, thành viên
tham gia thực hiện công việc đó báo ngay cho Trưởng dự án. Trưởng dự án tìm
ra nguyên nhân và phân bổ người hỗ trợ kịp thời.
+ Sau khi có người hỗ trợ mà công việc vẫn không hoàn thành đúng tiến độ thì
Trưởng dự án cần thảo luận nhanh với các thành viên tìm ra phương án để dự
án được thực hiện đúng thời gian ban đầu dự kiến.
16/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
11 Sơ đồ tổ chức dự án.
17/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
18/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
12 Các rủi ro chính của dự án, phương án giảm nhẹ:
- Bất cứ dự án nào cũng có rủi ro dù lớn hay nhỏ, sau đây là 1 số trường hợp có thể xảy

ra khi thực hiện dự án:
o Về mặt nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột suất như bệnh hay việc riêng.
o Tính bảo mật thông tin về: Ý tưởng, các đối tác cung cấp trang thiết bị, vật
dụng phục vụ cho sự kiến.
o Giá cả thiết bị, vật dụng tăng lên do lạm phát hay khan hiếm nguồn.
o Chất lượng của thiết bị, vật dụng khi thu mua hay thuê mướn từ bên thứ 3.
o Trường hợp phát sinh từ đối tác (bên thứ 3).
- Phương án giảm thiểu rủi ro:
o Trưởng dự án dự tính nhân sự có thể thay thế cho các thành viên trong ban dự
án khi cần thiết.
o Văn bản cam kết tính bảo mật được ký bởi các thành viên trong ban dự án.
o Những quy định bắt buộc đối với các thành viên trong ban dự án khi tham gia
dự án, kèm theo đó là các chế độ được hưởng nếu hoàn thành tốt công việc.
o Đối với bên thứ 3 (nhà cung cấp và đối tác) ký hợp đồng ghi rõ mức bồi thường
thiệt hại nếu phá vỡ cam kết hoặc không thực hiện đúng như trong hợp đồng
o Tìm hiểu và dự phòng nhà cung cấp khác.
o Tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín, quen biết, bên cạnh đó ký hợp đồng rang
buộc cụ thể và rõ ràng.
13 Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án:
13.1 Liên lạc, Giao tiếp.
- Ban quản lý dự án: nắm rõ các thông tin về:
+ Người đứng đầu các phòng ban và đối tác, và các thành viên tham gia dự án để
liên lạc khi cần thiết
+ Thông tin về điện thoại, địa chỉ, email,…
- Quản lý và lưu trữ văn bản, công văn và các chứng từ liên quan: hợp đồng ký kết, thư
mời, biên bản, các bài biết PR,…
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
19/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Lễ khai trương chung cư THE TOWER 4

Lễ khai trương chung cư THE TOWER 4
Nhân
sự
Nhân
sự
Trợ
lý
Trợ
lý
Nhân
sự
Nhân
sự
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản.
o Email.
o Điện thoại.
o Chat: Yahoo, Skype.
- Tồ chức các buổi họp định kỳ hàng tuần và các buổi họp đột xuất cần thiết để rà soát
và theo dõi tiến độ thực hiện công việc
- Họp với các bộ phận và đối tác, các bên liên quan khi cần thiết.
13.2 Quản lý thông tin.
Hồ sơ của dự án được lưu trữ theo đúng trình tự thời gian và phân loại như sau:
o Văn bản, giấy tờ giao dịch, biên bản liên quan đến dự án.
o Hợp đồng ký kết với đối tác: hợp đồng, quy trình phối hợp làm việc, hướng dẫn
thực hiện, …
o Các văn bản về các bài PR, bài viết, nội dung bài phát biểu,…
14 Mức độ thành công của dự án:
14.1 Đối với Công ty thực hiện – HIM LAM:
- Dự án kết thúc đúng thời hạn.

- Cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng:
+ Tiến độ dự án: như dự kiến từ ban đầu
+ Chất lượng: tất cả công việc diễn ra trong tầm dự kiến.
+ Công việc: nằm trong tầm kiểm soát, không phát sinh vấn đề phức tạp.
- Mở rộng hình ảnh của HIM LAM đến với nhà đầu tư, đối tác, thị trường bất động sản.
- Chi phí:
o Chi phí event: chi phí phát sinh thêm 39.300.000 đồng
o Chi phí truyền thông: chi phí thực hiện thấp hơn so với ngân sách ban đầu là
22.700.000.
=> Tổng chi phí thực hiện dự án (bao gồm lương, chi phí event, chi phí truyền
thông): 797.600.000 đ. Tổng chi phí thực hiện vượt 16.600.000 đ so với dự kiến
ban đầu nhưng vẫn nằm trong con số cho phép (ngân sách dự phòng là
70.700.000 đ.
20/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Đồ án môn học Quản lý Dự án.
14.2 Đối với khách hàng – HYCO4:
- Buổi lễ diễn ra thành công (đúng tiến độ, chất lượng, số người tham dự như ban đầu đề
ra).
- Tác động đến nhà đầu tư, đối tác, các công ty bất động sản và khách hàng (người mua
hàng của HYCO4).
- Sức lan tỏa của buổi lễ, các bài báo, bài PR đến thị trường bất động sản và nhiều người
biết đến dự án chung cư The HYCO4.
- Số lượng căn hộ bán ra trong và sau ngày diễn ra buổi lễ khai trương tăng lên.
15 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này:
Dự án kết thúc thành công tốt đẹp ngoại trừ chi phí event phát sinh cao hơn dự kiến
ban đầu, vài hạng mục công việc chậm tiến độ. Tuy nhiên, phần phát sinh đó nằm
trong khuôn khổ cho phép nên cũng không gì đáng nói, điều cần cải thiện là dự kiến
chi phí phát sinh chi tiết hơn cho những dự án sau.
16 Kết luận & kinh nghiệm rút ra:

- Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên
các vấn đề, hạng mục công việc được lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết,…Do đó dự án
được thực hiện thành công như mong đợi.
- Dự án được lên kế hoạch khá chi tiết và đầy đủ, nguồn nhân sự tham gia dự án được
bố trí phù hợp về trình độ cũng như kinh nghiệm. Các thành viên trong Ban dự án phối
hợp với nhau hiệu quá, có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau. Việc này cần tiếp tục phát huy
trong những dự án sau.
- Tuy nhiên, trong khi thực hiện phần chi phí có phát sinh thêm và một số hạng mục
công việc chậm trễ so với kế hoạch ban đầu. Ban dự án đã có những điều chỉnh kịp
thời nên cuối cùng dự án cũng theo kịp tiến độ. Lý do của sự chậm tiến độ trong hạng
mục công việc là một thành viên trong Ban dự án nghỉ phép một tuần vì việc gia đình,
và để xử lý việc này các thành viên đã tích cực hỗ trợ nhau cùng với sự tham gia của
thành viên dự phòng.
- Dự án cần phải được bố trí và phân công rõ hơn từng công việc và nhiệm vụ cụ thể của
từng thành viên để khắc phục tình trạng thất lạc hồ sơ chứng từ.
- Cần dự trù các khoản chi phí cụ thể, rõ ràng trong khi lên kế hoạch cho dự án.
21/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.