tiểu luận môn quản lý dự án hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp sergi france

Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM
CHỐNG NỔ MÁY BIẾN ÁP SERGI FRANCE
Môn học: Quản lý Dự án
Giảng viên: TS. LƯU TRƯỜNG VĂN
Tên Học viên: PHẠM BẢO TRÂN
Mã số Học viên: MBA12B044 – Lớp MBA12B
1
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
05/2013 PHỤ LỤC
2
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
GIỚI THIỆU
- Sergi France là Tâp đoàn sản xuất thiết bị chống nổ máy biến áp hàng đầu trên thế
giới. Sản phẩm của Sergi France đã được cung cấp cho trên 1000 dự án, có mặt trên 60
quốc gia và là sản phẩm được sản xuất theo công nghệ mới có độ tin cậy, chính xác và
đáp ứng các tiêu chuẩn Quốc tế.
CÁC MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN
- Đối với Tập đoàn Sergi France: Giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp của Sergi
France đến với ngành điện.
- Đối với Tổng công ty Điện lực TP.HCM: Cung cấp thông tin bổ ích về sản phẩm công
nghệ mới đến các CBCNV để làm cơ sở xem xét ứng dụng sản phẩm tại Tổng công ty
nhằm ngăn ngừa các rủi ro về cháy nổ máy biến áp, đồng thời tạo cơ hội để các
CBCNV giao lưu trao đổi kinh nghiệm.
TÓM TẮT QUY MÔ DỰ ÁN
- Tên Dự án “ Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France”
- Đơn vị đăng cai tổ chức: Tổng công ty Điện lực TP.HCM (EVNHCMC) phối hợp
cùng Tập đoàn Sergi France.
- Địa điểm tổ chức: Hội trường Tổng công ty Điện lực TP.HCM

- Thời gian tổ chức: 8h30 – 12h00, ngày 20/03/2013
- Số lượng đại biểu: 100 người (các cán bộ EVNHCMC và khách mời của Sergi France)
- Số lượng CBCNV tham gia chuẩn bị, hậu cần, phục vụ, tổ chức: 10 người
- Kinh phí: 35.200.000đ
- Quy mô của việc tổ chức Hội thảo bao gồm: lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố phục vụ
cho Hội thảo và thực hiện Hội thảo. Việc tổ chức Hội thảo do EVNHCMC phối hợp
với Tập đoàn Sergi France và một số đơn vị dịch vụ bên ngoài thực hiện.
CÁC GIẢ ĐỊNH
3
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
- Hủy việc tổ chức hoặc thay đổi thời gian tổ chức Hội thảo
- Thay đổi các nhân sự tham gia việc tổ chức Hội thảo
- Các công tác liên quan đến việc tổ chức hoàn thành không đúng hạn
CÁC RÀNG BUỘC
- Quy mô dự án: Hội thảo cho 100 người tham dự, tổ chức trong 01 buổi
- Chi phí dự án: 35.200.000đ
- Tiến độ: Danh sách những mốc thời gian quan trọng
Hội nghị được tổ chức vào sáng 20/03/2013. Công tác chuẩn bị tổ chức Hội nghị được
thực hiện từ 05/03/2013 đến 19/03/2013, gồm các mốc thời gian chính như sau:
Stt Công việc chính Thời gian
1
Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê duyệt cho tổ
chức Hội thảo
05/03/13
2 Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo 07/03/13
3
Lập kế hoạch thực hiện và chương trình dự kiến
của Hội thảo
09/03/13

4 Lập bảng chi phí. 11/03/13
5 Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, in ấn 12/03/13
6 Soạn và gửi thư mời đến các Đại biểu. 12/03/13
7 Nhận thông tin đăng ký và lập danh sách. 14/03/13
8 Lập chương trình hội nghị chính thức. 17/03/13
9
Chuẩn bị bài phát biểu tại Hội thảo, phân công lễ
tân, MC
17/03/13
10 Chuẩn bị các văn phòng phẩm và dụng cụ cần thiết 18/03/13
11 Hội thảo 20/03/13
Ban QLDA đã bám sát vào kế hoạch trên để xác định nguồn nhân lực tham gia tổ chức
và phục vụ cho Hội thảo cũng như tiến độ để hoàn thành các công tác liên quan đến việc
tổ chức nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn (hoàn tất các công tác chuẩn bị vào
ngày 19/03/2013).
- Sự thỏa mãn của khách hàng: Công tác tổ chức hoàn thành đúng tiến độ, Hội thảo diễn
ra thành công tốt đẹp, đạt được mục tiêu đề ra => 02 đơn vị đồng tổ chức (EVNHCMC
và Sergi France) cùng với các đại biểu tham dự đều hài lòng.
CÁC LOẠI TRỪ
4
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
Công tác không bao gồm trong quá trình tổ chức: chuẩn bị phương tiện đưa đón, khách sạn
cho các đại biểu tham dự Hội thảo.
DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN
Ban QLDA đã tham khảo các dự án tổ Hội thảo tương tự để công tác lập kế hoạch được thực
hiện nhanh chóng và hoàn thiện công tác tổ chức.
WBS CỦA DỰ ÁN
Stt Công việc Bắt đầu Kết thúc CV trước Ghi chú
1

Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức Hội
thảo từ Sergi France
04/03/13 04/03/13
2
Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê
duyệt cho tổ chức Hội thảo
05/03/13 06/03/13 1
3 Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo 07/03/13 08/03/13 2
4
Lập kế hoạch thực hiện và chương
trình dự kiến của Hội thảo
09/03/13 10/03/13 3
5 Lập bảng chi phí. 11/03/13 11/03/13 4
6
Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn
uống, in ấn
12/03/13 12/03/13 5
7
Soạn và gửi thư mời đến các Đại
biểu.
12/03/13 13/03/13 5
8
Nhận thông tin đăng ký và lập danh
sách.
14/03/13 16/03/13 7
9
Lập chương trình hội nghị chính
thức.
17/03/13 17/03/13 8
10 Đặt dịch vụ ăn uống, in ấn… 17/03/13 17/03/13 8

11
Chuẩn bị bài phát biểu tại Hội thảo,
phân công lễ tân, MC
17/03/13 18/03/13 8
12
Chuẩn bị các văn phòng phẩm và
dụng cụ cần thiết, sắp xếp phòng
Hội thảo
18/03/13 19/03/13 9
13 Hội thảo 20/03/13 20/03/13 12
5
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Stt Công việc
Thời gian (ngày)
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
1
Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức
Hội thảo từ Sergi France
2
Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê
duyệt cho tổ chức Hội thảo
3
Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo
4
Lập kế hoạch thực hiện và chương
trình dự kiến của Hội thảo
5
Lập bảng chi phí.

6
Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn
uống, in ấn
7
Soạn và gửi thư mời đến các Đại
biểu.
8
Nhận thông tin đăng ký và lập
danh sách.
9
Lập chương trình hội nghị chính
thức.
10
Đặt dịch vụ ăn uống, in ấn…
11
Chuẩn bị bài phát biểu tại Hội
thảo, phân công lễ tân, MC
12
Chuẩn bị các VVP và dụng cụ cần
thiết, sắp xếp phòng Hội thảo
13
Hội thảo
6
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France được
theo dõi theo Phương pháp theo dõi đơn giản (PP 0-100) do: những công việc liên quan
đến dự án có thời gian thực hiện ngắn, giá trị thấp và việc đánh giá công việc đã hoàn
thành hay chưa có thể dễ dàng xác định.

Có hai mức độ hoàn thành mỗi công việc là 0% và 100%. Chỉ khi mỗi công việc liên
quan đến dự án hoàn tất thì mới được coi là hoàn thành với mức độ 100%, nếu một công
việc nào đó không hoàn tất thì coi như công việc này hoàn thành với mức độ 0%.
MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM)
Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký và Tổ hậu cần. Trong đó:
1. Ban tổ chức: nắm rõ các thông tin về:
- Người đứng đầu tổ thư ký, tổ hậu cần (để làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi,
kiểm tra công việc)
- Kế hoạch và tiến độ thực hiện
- Các văn bản, email báo cáo công việc của các bộ phận liên quan
2. Tổ thư ký: quản lý, lưu trữ các hồ sơ liên quan đến bài vở phục vụ cho Hội nghị:
- Thư mời
- Tài liệu của Hội thảo
- Bài phát biểu
3. Tổ hậu cần: quản lý, lưu trữ các hồ sơ liên quan công tác chuẩn bị cho Hội nghị:
- Hợp đồng ký kết với các đơn vị thực hiện dịch vụ và thông tin người liên hệ của
mỗi đơn vị
- Bảng phân công công việc cho công tác hậu cần (các công việc trong ngày hội
nghị: MC, lễ tân…, việc mua sắm các dụng cụ, sắp xếp phòng Hội thảo…)
- Thông tin các thành viên Ban tổ chức, Tổ thư ký, Tổ hậu cần
7
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)
Tên Chức vụ
Công việc
Kiểm soát
chung
công tác
tổ chức

Kiểm soát
công tác về
bài vở
Thực
hiện
công tác
về bài vở
Kiểm
soát công
tác hậu
cần
Thực
hiện
công tác
hậu cần
Ban
tổ
chức
A Trưởng ban TC
x
B Phó ban TC
x
Tổ
thư
ký
C Tổ trưởng
x
D Thư ký
x
Tổ

hậu
cần
E Tổ trưởng x
F MC x
G Phiên dịch x
H Lễ tân 1 x
I Lễ tân 2 x
J Phục vụ x
RACI CỦA DỰ ÁN
Nhiệm vụ
Bên có trách
nhiệm - R
Chịu trách
nhiệm trước -
A
Phối hợp với -
C
Báo tin cho - I
Công tác tổ
chức
EVNHCMC /
Sergi France
Sergi France /
EVNHCMC
Sergi France /
EVNHCMC
Sergi France /
EVNHCMC
Dịch vụ ăn
uống, in ấn

Đơn vị nhận
cung cấp dịch vụ
Chủ đầu tư
(EVNHCMC và
Sergi France)
Chủ đầu tư
(EVNHCMC và
Sergi France)
Chủ đầu tư
(EVNHCMC và
Sergi France)
8
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

↓
↓

+ Thư ký + MC
+ Phiên dịch
+ Lễ tân 1
+ Lễ tân 2
+ Phục vụ
CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN
- Thay đổi về nhân sự phụ trách các công việc => Lập bảng thông tin liên lạc và công
việc phụ trách của các cán bộ tham dự dự án để người thay thế có thể dễ dàng theo dõi.
- Thay đổi về quy mô của dự án (thời lượng tổ chức – tăng lên thành 01 hoặc 02 ngày,
thời gian tổ chức – đổi ngày tổ chức sớm hơn hoặc muộn hơn, số lượng đại biểu, chi
phí…) hoặc hủy dự án (không tổ chức Hội thảo) => Trao đổi, thỏa thuận và thống nhất

với phía Sergi France trước khi tiến hành việc tổ chức.
- Các công tác liên quan đến việc tổ chức hoàn thành không đúng hạn => Kiểm soát tiến
độ thực hiện và yêu cầu các bộ phận tham gia dự án báo cáo thường xuyên.
- Các rủi ro liên quan đến chất lượng dịch vụ thuê ngoài => Lựa chọn nhà cung cấp uy
tín, có ký kết hợp đồng rõ ràng về tất cả các điều khoản liên quan đến dịch vụ cung
cấp.
9
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
GĐDA
(Trưởng Ban tổ chức)
Phó Ban tổ chức
Tổ trưởng Tổ hậu cầu
Tổ trưởng Tổ thư ký
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA
Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký và Tổ hậu cần. Trong đó, Ban tổ chức kiểm
soát chung toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức qua các báo cáo bằng mail, văn
bản và báo cáo trực tiếp từ Tổ trưởng Tổ thư ký và Tổ trưởng Tổ hậu cần. Tổ trưởng Tổ thư
ký và Tổ trưởng Tổ hậu cần có nhiệm vụ kiểm soát công việc của tổ mình để báo cáo Ban tổ
chức kịp thời tiến độ của dự án.
Ban QLDA họp 2 lần trong suốt thời gian thực hiện dự án: khi thành lập Ban QLDA để phân
công công việc và khi rà soát lại công tác chuẩn bị, tổ chức 01 ngày trước Hội thảo.
Tổ hậu cần cập nhật bảng thông tin các thành viên Ban QLDA và gửi cho mọi thành viên để
tiện liên hệ khi cần thiết:
Tên Chức vụ Email Điện thoại
VP
ĐTDĐ
Ban tổ
chức
A Trưởng ban TC

B Phó ban TC
Tổ
thư ký
C Tổ trưởng
D Thư ký
Tổ
hậu
cần
E Tổ trưởng
F MC
G Phiên dịch
H Lễ tân 1
I Lễ tân 2
J Phục vụ
MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN
Sự thành công của dự án được đo lường thông qua 04 ràng buộc chính của dự án: Quy mô,
Chi phí, Tiến độ và Sự thỏa mãn của Khách hàng. Trong đó, Quy mô, Chi phí và Tiến độ
của dự án đều phù hợp với kế hoạch đặt ra ban đầu. Đối với sự thỏa mãn của khách hàng,
tuy còn một số sơ suất nhỏ trong công tác phục vụ ăn uống nhưng nhìn chung Hội thảo nhận
10
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044
Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France
được phản hồi tốt từ cả Chủ đầu tư và các đại biểu tham dự (về cả chất lượng nội dung và
chất lượng của các công tác phục vụ tổ chức). Do đó, có thể đánh giá dự án tổ chức Hội
thảo giới thiệu thiết bị chống nổ máy biến áp Sergi France là hoàn toàn thành công.
NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN
Dự án được đánh giá là hoàn toàn thành công nhưng vẫn còn phải cải thiện một vài sơ suất
nhỏ trong việc phục vụ ăn uống.
CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN
Ban QLDA cần đưa ra các giả định trong việc phục vụ ăn uống và thảo luận với đơn vị cung

cấp dịch vụ để có phương án thực hiện tốt nhất. Cụ thể:
- Do tổ chức tiệc Buffet tại sảnh bên ngoài phòng tổ chức Hội thảo nên cần chuẩn bị
sẵn phương án cho các món ăn dùng nóng (súp, cháo…), các món dùng lạnh (chè,
kem…) như: chuẩn bị bếp cồn để làm nóng thức ăn tại bàn Buffet, chuẩn bị nơi để
hâm nóng thức ăn trước khi dọn lên bàn để tiết kiệm thời gian, có tủ giữ lạnh hoặc các
thiết bị làm lạnh…
- Bộ phận phục vụ dịch vụ ăn uống cần biết chương trình Hội thảo (bắt đầu và kết thúc
khi nào…?) và thực tế diễn ra nhằm nắm chính xác thời gian để dọn thức ăn lên bàn
Buffet, tránh dọn quá sớm hoặc dọn không kịp.
11
Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044