Chương trình Quản lý Vật tư của Công ty TNHH thiết bị xây dựng Hùng Cường

Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT
LI NểI U

Trong nhng nm gn õy, vi s phỏt trin vt bc ca ngnh Cụng
ngh Thụng tin ó a mỏy tớnh xõm nhp v tác động trực tiếp khụng ch vo
cỏc ngnh khoa hc k thut núi chung m cũn nh hng lớn vo hu ht cỏc
lnh vc i sng xó hi. Bờn cnh ú, s phỏt trin vt bc ny cng to ra
nhiu hng i mi cho ngnh cụng ngh thụng tin.
Cụng ngh thụng tin theo ngha rng bao gm cỏc phng phỏp khoa hc,
cỏc phng tin v cụng c k thut cựng cỏc gii phỏp cụng ngh tiờn tin
nhm giỳp cho con ngi t chc khai thỏc v ỏp dng cỏc h thng thụng tin
qun lý trong nhiu lnh vc hot ng ca con ngi. Trong ú phi k n vic
ỏp dng tin hc vo cỏc quỏ trỡnh Qun lý sn xut v kinh doanh ca cỏc doanh
nghip nhm t hiu qu kinh t cao nht. Qun lý vt t l mt trong nhng
khớa cnh cn c quan tõm v qun lý cht ch trong cỏc doanh nghip. Bt c
mt doanh nghip no khi bc vo sn xut kinh doanh cng mun doanh
nghip mỡnh t li nhun cao nht, để qun lý doanh nghip mt cỏch tt nht
thì khụng th khụng núi n qun lý vt t. Vi trỡnh tin hc hoỏ nh hin
nay thỡ vic ỏp dng tin hc vo qun lý núi chung v qun lý vt t núi riờng ó
tr thnh vn cn thit ca mi doanh nghip. Qua thi gian thc tp ti Cụng
ty TNHH Thiết Bị Xây Dựng Hùng Cờng đợc tỡm hiu thc t v tỡnh hỡnh sn
xut kinh doanh ca cụng ty cựng vi s giỳp ca giỏo viờn hng dn em
quyt nh chn ti Quản lý vật t vi h qun tr c s d liu Access v
ngụn ng xõy dng phn mm l Visual Basic 6.0. T ú i sõu, tỡm hiu v
cụng tỏc qun lý vt t ca doanh nghip vi mong mun hon thin hn na h
thng qun lý vt t ca cụng ty gúp phn vo s phỏt trin kinh doanh ca
Cụng ty.

Giảng viên hớng dẫn

:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm Lớp TH37A
1
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Chng trỡnh Qun lý Vt t ca Cụng ty TNHH thiết bị xây dựng Hùng
Cờng õy c xõy dng lờn nhm giỳp qun lý mt cỏch y , hiu qu v
cú h thng cỏc thit b, vt t, linh kin, hng hoỏ ca Cụng ty. ng thi cung
cp cỏc thụng tin y v tỡnh hỡnh vt t nhng thi im khỏc nhau nhm
giỳp cho nh qun lý xõy dng k hoch, phỏt trin sn xut kinh doanh mt
cỏch cú hiu qu nht. Ngoi ra chng trỡnh cũn giỳp nh qun lý cú th tỡm
kim, nm bt y cỏc thụng tin v vt t, thit b, hng hoỏ trong quỏ trỡnh
kinh doanh ca Doanh Nghip.
Chng trỡnh c vit bng ngụn ng Visual Basic 6.0 l mt ngụn ng
chun v mnh v x lý d liu, h tr cụng c lp trỡnh hng i tng.
Chng trỡnh c chy trờn mụi trng Window XP cú giao din thõn thin i
vi ngi s dng. Hy vng chng trỡnh cú th giỳp nh qun lý, qun lý tt
hn trong quỏ trỡnh qun lý vt t ca Cụng ty. ng thi to ra mt bc phỏt
trin, ng dng mi trong vic tin hc hoỏ sn xut, kinh doanh ca Cụng ty .
Trong phm vi bỏo cỏo ny, Em trỡnh by mt s khỏi nim c bn v
chng trỡnh qun lý vt t bng ngụn ng Visual Basic. Chng trỡnh thc
hin mt s thao tỏc n gin v Qun lý vt t, nh l : tỡnh hỡnh xut, nhp vt

t, qun lý vt t, thit b, tn kho, cỏc thụng tin v vt t vv mc dự, ó cú c
gng nhng õy vn cha phi l mt chng trỡnh hon chnh a vo s
dng, vỡ cũn nhiu im v chi tit phc tp cha a vo chng trỡnh x lý vỡ
kh nng cú hn v thi lng b hn ch.
Nh s tn tõm, theo sỏt, hng dn chi tit ca Thầy giáo Đỗ Huy Cảnh v
ngi hng dn trực tiếp ở Công ty, anh Nguyễn Văn Thành, bc u em ó
thõm nhp thc t, nghiờn cu v vn dng xõy dng c chng trỡnh Qun lý
vt t ny, ó ỏp ng c cỏc yờu cu c bn ca quỏ trỡnh Qun lý núi chung
v Qun lý vt t núi riờng. Tuy nhiờn vỡ nng lực v kin thc cũn hn ch
chng trỡnh chc chn khụng th trỏnh khi nhng thiu sút v khuyt im. Vỡ
vy, em rt mong c s gúp ý ch bo ca thy, cụ cựng cụ chỳ, anh ch trong

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
2
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Công ty em cú th nõng cao đợc nghip v ca mỡnh giúp chng trỡnh ngy
cng hon thin hn, ỏp ng c yờu cu trong quỏ trỡnh Qun lý vt t.
Em xin chõn thnh cm n thy cụ trong Khoa, Ban lónh o, cựng cỏc nhõn
viờn trong Cụng ty, ni em thc tp ó to mi iu kin giỳp em hon thành

đề ti ny.
Em xin chõn thnh cm n !
Hng Yên, ng y 18 tháng 04 năm 2007
Sinh viên thực tập

Đỗ Thị Liêm
Nội dung đề tài gồm 4 chơng:
Chơng I: Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý vật t tại Công ty TNHH Thiết bị
xây dựng Hùng Cờng
Chơng II: Phân tích hệ thống
Chơng III: Thiết kế hệ thống
Chơng IV: Hớng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm Quản lý vật t

chơng I
Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý vật t tại
công ty TNHH thiết bị xây dựng hùng cờng
1.1 Khái quát về Công ty
1.1.1. Giới thiệu sơ lợc về Công ty

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
3
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị xây dựng
hùng cờng
Tên giao dịch : Hungcuong construction equipment company limited
Địa chỉ: Số 402 La Thành - Ô Chợ Dừa - Đống Đa Hà Nội
Điện thoại : (04)8.512.218 Fax : (84-4)5.120.185
Quá trình hình thành và phát triển Công ty:
Công ty thiết bị xây dựng Hùng Cờng đợc thành lập theo giấy
phép số :0102002178 cấp ngày 20 tháng 03 năm 2001 do Sở kế hoạch và Đầu t
Thành phố Hà Nội cấp. Vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký kinh doanh là
900.000.000 VNĐ.Với định hớng phát triển đúng đắn, công ty đã khẳng định đợc
vị thế của mình trên thị trờng, đến thời điểm hết quý IV năm 2006, tổng giá trị
tài sản của công ty lên tới 35.000.000.000 VNĐ với hai khu nhà xởng diện tích
trên 6000 m2 đợc trang bị đầy đủ máy móc và các trang thiết bị hiện đại phù hợp
với quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Kể từ khi thành lập đến nay, với chặng đờng trên 6 năm kinh nghiệm, là một
thành viên của Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Công ty thiết bị xây dựng Hùng C-
ờng đã tạo đợc vị thế vững chắc của mình trên thị trờng, xây dựng cho mình một
thơng hiệu là nhà chuyên sản xuất, bán các thiết bị xây dựng nh: Giàn giáo, Cốp
pha thép, ống thép kỹ thuật Hiện nay những sản phẩm của công ty đã có mặt
và đợc khẳng định cả về chất lợng và
giá cả, đợc sử dụng rộng rãi trong các công trình xây dựng công nghiệp, dân
dụng, quân sự, đặc biệt là nhiều toà nhà cao tầng cao cấp nh: Khách sạn, nhà
hàng, văn phòng làm việc, khu chung c chẳng hạn nh: Sân vận động thể thao
Quốc gia Mỹ Đình, Nhà thi đấu Trịnh Hoài Đức, Các khu đô thị mới: Trung Hoà
- Nhân Chính, Bắc Linh Đàm, Định Công
1.1.2.C cu t chc v chc nng nhim v ca cỏc phũng ban
1.1.2.1.C cu t chc:

ng u l Giỏm c tip sau l cỏc phú giỏm c, cỏc phũng ban, cỏc
phõn xng v cỏc t trc thuc cụng ty.
1.1.2.2.Chc nng, nhim v:
L mt cụng ty TNHH nờn thc hin cỏc chc nng trong quỏ trỡnh
kinh doanh sao cho mt cỏch cú hiu qu, cụng ty ó t chc thc hin theo s
sau:

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
4
Ban Giám Đốc
Phòng kế toán Phòng kinh
doanh
Phòng nhân sự phòng kỹ thuật,
vật t
nhà máy
Kế toán Lái xe, tạp vụ Thủ kho Bảo vệ
Phân x ởng I Phân x ởng II
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT

Theo mụ hỡnh c cu t chc ny, mi phũng ban u cú chc nng
nhim v c th trong quỏ trỡnh hot ng kinh doanh ca doanh nghip, nhm
a doanh nghip phỏt trin, n nh, phc v tt yờu cu kinh doanh, v cú mi
quan h mt thit vi nhau, m bo cho chu trỡnh kinh doanh hot ng liờn tc
v cú hiu qu.
Giỏm c: l ngi cú quyn hnh cao nht chu trỏch nhim trc nh
nc v mi mt hot ng sn xut kinh doanh ca cụng ty, ngoi ra trc tip
ch o cỏc cụng tỏc nh: t chc v cỏn b, ti chớnh, k toỏn, k hoch vt t,
kinh doanh tiờu th sn phm.
Phú Giỏm c sn xut :
L ngi trợ giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu
trách nhiệm quản lý trực tiếp hoạt động sản xuất và vật t của công ty. Xõy dng
k hoch sn xut chi tit v k hoch qun lý k thut.
Phú Giỏm c kinh doanh :

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
5
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


L ngi trợ giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu

trách nhiệm phụ trách quản lý trực tiếp mảng hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, Phó Giám Đốc kinh doanh còn thay mặt Giám Đốc điều hành công ty
khi Giám Đốc đi vắng.
Phòng kế toán :Là bộ phận quản lý tài chính kế toán và kiểm soát,
theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng
thời tuân thủ các quy định tài chính kế toán theo pháp luật hiện hành.
Phũng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp tham gia kinh doanh, tìm kiếm
khách hàng và trực tiếp giao dịch với khách hàng.
Phũng k thut vật t: Chịu trách nhiệm chính về vấn đề quản lý chất lợng
sản phẩm, trợ giúp Phó giám đốc sản xuất và Quản đốc nhà máy trong việc soạn
thảo, ban hành các chính sách về quản lý chất lợng sản phẩm và quy trình sản
xuất của Công ty.
Cỏc phõn xng sn xut:
T chc thc hin cỏc k hoch sn xut ca phõn xng v lp k hoch thc
hin nhim v c giao. Lp k hoch sản xuất theo đúng thời hạn. Cỏc phũng
ban vi cỏc chc nng khỏc nhau nhng u h tr nhau trong cụng vic sn
xut kinh doanh ca cụng ty.
1.2. Kho sỏt v ỏnh giỏ h thng
1.2.1 Khỏi nim v vai trũ ca vt t
Vt t l 1 trong cỏc yu t c bn ca quỏ trỡnh sn xut, l c s vt cht
cu thnh nờn sn phm. Vt t ch tham gia vo 1 chu k sn xut, nú c
tiờu dựng ton b v khụng gi nguyờn trng thỏi ban u m c chuyn ton
b vo giỏ tr ca sn phm .
Trong ba yu t ca sn xut thỡ t liu lao ng v i tng lao ng l
hai yu t quan trng nht hai yu t ny hp thnh t liu sn xut. S phỏt
trin ca sn xut l s phỏt trin ca cỏc yu t hp thnh trong ú i tng
lao ng l yu t cú ý ngha quyt nh. Mt trong cỏc iu kin cho quỏ
trỡnh sn xut din ra liờn tc l nguyờn vt liu cụng c, dng c hay núi cỏch
khỏc ú chớnh l vt t.

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
6
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Vt t tham gia vo quỏ trỡnh sn xut v nh hng giỏn tip ti kt qu
hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip v trong sn xut chi phớ vt t
chim t trng lớn trong vic hỡnh thnh nờn sn phm. Vỡ vy vic tit kim n
mc ti a vt liu trong quy trỡnh sn xut l mt vic rt quan trng vo vic
h giỏ thnh sn phm tng doanh thu, li nhun m rng th trng ca cụng ty.
1.2.2 Thc trng ca cụng tỏc qun lý vt t ca cụng ty
C ch hot ng ca Cụng ty l chuyờn nhp nguyờn vt liu sn xut
thnh thnh phm nờn yu t vt t gi vai trũ rt quan trng, nh hng trc
tip n kt qu hot ng sn xut kinh doanh, quyết định đến vic tng li
nhun hay m rng th trng. Chớnh vỡ vy m cụng vic qun lý vt t cn
c quan tõm chỳ trng.
Ni dung qun lý :
Lnh vc qun lý vt t ca Cụng ty bao gm nhiu loi vt t, hng hoỏ
khỏc nhau thng xuyờn bin ng khụng ch l v s lng trong mi ln giao
dch m bao gm c giỏ c (cú th l hng ngy v trong mi ln xut nhp vt
t hng hoỏ ). Vỡ vy m th kho ngi trc tip qun lý vt t ca Cụng ty phi

luụn nm bt c tỡnh hỡnh xut nhp vt t ca Cụng ty trong cỏc quỏ trỡnh
giao dch, bỏo cỏo cho nh qun lý trong cỏc kỡ kim kờ, ng thi lm c s
trong cỏc ln giao dch. Sau khi lng hng húa trong kho vt t khụng
thc hin chc nng kinh doanh, thỡ b phn Kinh doanh chu trỏch nhim tỡm
kim i tỏc (cú th l c hoc mi ), thng lng v cht lng sn phm
v giỏ c hp lớ i n kớ kt hp ng. Sau khi hp ng ó c kớ kt thỡ
hai bờn chu trỏch nhim thc thi theo cỏc iu khon trong hp ng khụng ch
l thi gian, cht lng sn phm, m cũn c v thi gian giao hng, m bo
quỏ trỡnh hot ng kinh doanh c din ra liờn tc v cú hiu qu.
Trong quỏ trỡnh kinh doanh th kho luụn l ngi m nhim chc nng
kim kờ hng húa ( v s lng v cht lng sn phm ), v thc hin cụng vic
xut kho hng hoỏ vt t cho khỏch hng, lờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh xut, nhp, tn

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
7
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


kho vt t cho nh qun lý. Cụng ty ó b trớ mt th kho thc hin cỏc chc
nng trờn
Khi nhp hng húa, vt t:

Khi nh cung cp thc hin cụng vic giao hng húa, vt t cho cụng ty theo
ỳng thi gian quy nh thỡ doanh nghip s thc hiờn cỏc nhim v sau :
B phn kinh doanh s nhn húa n , phiu giao hng t nh cung cp
thc hin cụng vic kim tra i chiu vi b phn k thut vt t trờn giy t
giao hng ca nh cung cp .
Th kho v k toỏn kho s kim tra s lng, giỏ c, cũn b phn k thut
chu trỏch nhim kim tra cht lng sn phm, phn ỏnh li s lng, cht
lng vt t cho nh qun lý.Khi xy ra sai sút v cht lng hng hoỏ khụng
m bo hoc s lng hng hoỏ khụng theo hp ng cú th yờu cu nh sn
xut i s hng hoỏ khụng cht lng, v b xung y lng hng hoỏ
cũn thiu trong hp ng cung cp.
Hng ngy th kho theo dừi kho vt t hng hoỏ trờn cỏc s kho ca mỡnh
tng hp s liu lm c s tin hnh lp cỏc bỏo cỏo:
+ Bỏo cáo chi tit vt t
+ Bỏo cỏo tng hp nhp - xut - tn cho cỏc nhúm loi vt t v chng loi
s lng lờn ban giỏm c cú k hoch thu mua vt t m bo phc v quỏ
trỡnh sn xut din ra liờn tc.
Cui ngy b phn qun lý vt t tiến hành kim kờ tng hp a ra danh
sỏch cỏc loi vt t ó nhp xut tiờu hao trong ngy, ghi nhn s lng hng
nhp v chuyn i. t ú cú cn c lp bỏo cỏo chi tit cỏc loi vt t ó nhp
xut tn kho theo yờu cu ca nh qun lý.
K toỏn kho thc hin ghi chộp tt c cỏc chng loi vt t hng hoỏ ó
nhp, tớnh toỏn giỏ thnh vt t nhp kho vo s nhp vt t bng phn mm
qun lý, ng thi vit phiu nhp kho lng hng hoỏ nhp, lu li phiu giao
hng t phớa nh cung cp.
Cụng ty cú th la chn cỏc hỡnh thc thanh toỏn nh l:

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh

Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
8
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Thanh toỏn bng tin mt.
Thanh toỏn bng chuyn khon.

(Mu phiu nhp kho):
n v: PHIU NHP KHO Mu s:01-VT
a ch: Ngy thỏng nm200 Theo Q:1141-
TC/Q/CKT
Ngy 1 thỏng 11 nm 200 .ca b ti chớnh
N: S:
Cú:
H tờn ngi giao hng:
Theo S Ngy thỏng nm ca
Nhp ti kho:
TT
Tờn, nhón hiu,
quy cỏch hng
hoỏ
Mó
s

n
v
tớnh
S lng
n
giỏ
Thnh
tin
Theo
chng t
Thc nhp

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
9
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Cng
Cng tin hng:
Thu sut GTGT: % Tin thu GTGT:
Tng cng tin thanh toỏn:

Cng thnh tin(bng ch):

Th trng n K toỏn trng Ph trỏch cung tiờu Ngi giao hng Th kho
(Ký , h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn)
Khi xut hng húa, vt t:
Cụng vic qun lý xut vt t do th kho m nhim: Cn c vo cỏc bn d trự
n t hng xỏc nh s lng hng cho tng phõn xng. Cn c vo phiu
ngh xut vt t ca giỏm c duyt th kho s tin hnh kim tra tn kho
thụng qua s theo dừi vt t v nhp, xut tn để lm th tc xut kho cho phõn
xng:
+ Nu vt t trong kho cũn ỏp ng yờu cu thỡ s xut vt t trc tip t
kho v lp phiu xut kho.
+ Nu trong kho khụng s lng vt t cn xut thỡ th kho bỏo vi cp
trờn ch x lý hoc cú th xut ht s vt t trong kho sau ú tin hnh lp bỏo
cỏo v s lng vt t cũn thiu gi ban giỏm c cú phng ỏn x lý c th
nhanh chúng ỏp ng nhu cu ca quỏ trỡnh sn xut c din ra liờn tc.
(Mu phiu xut kho: )
n v PHIU XUT KHO s Mu s:02-VT
a ch Ngy thỏng nm 200 Q:11TC/CKT
Ngy 1-11-199 ca BTC
N
Cể
H, tờn ngi nhn hng a ch , (b phn)
Lý do xut kho
Xut ti kho
S
TT
Mó s n
v tớnh S LNG n giỏ

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
10
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Tờn, nhón hiu
quycỏch hng
hoỏ
Thnh
tin
Yờu cu Thc xut
A B C D 1 2 3 4
Cng
Cng thnh tin (bng ch)
Th trng n v K toỏn trng Ph trỏch cung tiờu Ngi nhn Th kho
(Ký , h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn) (Ký,h tờn)

Khi nhn c cỏc yờu cu ca khỏch hng v chng loi hng hoỏ, vt t, cht
lng sn phm ca hng húa cn xut nhõn viờn kinh doanh thc hin cỏc cụng
vic sau vo húa n xut kho, kim tra chng loi hng hoỏ, v lng hng hoỏ
cú theo yờu cu ca khỏch hng.

Sau khi khỏch hng ó chp nhn thanh toỏn lng hng hoỏ theo yờu cu
thỡ b phn kinh doanh giao cho th kho phiu xut kho v Th kho s thc hin
tip cỏc cụng vic :
Nhn phiu xut vt t t b phn kinh doanh
Vo trong kho tỡm kim hng hoỏ vt t, hng húa theo yờu cu ghi trong
phiu xut
K toỏn kho ghi li tờn vt t, s lng thc xut, n giỏ, ngy xut
Lu li phiu xut
Giao vt t, cho b phn k thut kim tra cht lng trc khi giao vt t
cho khỏch hng, m bo uy tớn ca cụng ty.
K toỏn kho thc hin cụng vic vit Hoỏ n bỏn hng v thc hin cụng
vic giao hng cho khỏch.
Bỏo cỏo kim kờ :
Khi cú yờu cu ca nh qun lý v bỏo cỏo thụng kờ hng húa cũn tn
trong kho thỡ th kho v k toỏn s thc hin cỏc cụng vic sau :

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
11
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT

- Kim tra s lng thc nhp v thc xut trờn giy t Chng t, Hoỏ
n nhp, xut c lu li b phn kho hoc kim tra chng t c theo dừi
trong chng trỡnh k toỏn FAST.
- nm bt mt cỏch chớnh xỏc nht s lng vt t, hng hoỏ, cũn tn
li trong kho Th kho s thc hin cụng vic tiếp trực kim kờ trong kho(nhng
cụng vic ny ũi hi tn rt nhiu thi gian v cụng sc v gp rt nhiu khú
khn trong cụng tỏc kim kờ ).
- Ghi chộp s lng tng chng loi vt t v sau ú s i chiu li vi
s lng trờn giy t, chng t, hoỏ n nhp xut .
- Lờn bỏo cỏo kim kờ
- Giao li bỏo cỏo kim kờ cho nh qun lý
Mu Bỏo cỏo :
n v BO CO THNG Kấ
a ch H Ni, ngy Thỏng nm
S BC:
Stt Tờn sn phm
n v
tớnh
S
Lng
n
Giỏ
Thnh
Tin
Ghi chỳ
1

Tng

Giảng viên hớng dẫn

:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
12
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Th kho Phũng K thut Phũng kinh doanh Giỏm c
(Kớ tờn) (Kớ tờn) (Kớ tờn) (Kớ tờn)
1.2.3. ỏnh giỏ h thng qun lý vt t
Mc hon thnh cụng vic :
Qua vic kho sỏt t thc t trờn ta thy, cụng vic qun lý vt t ca
Cụng ty TNHH Thit b xõy dng Hựng Cng ch cú th ỏnh giỏ l hon thnh
nhng cụng vic cn lm trong quỏ trỡnh qun lý vt t:
- Vic b xung sa cha d liu mt nhiu thi gian cú khi phi lm li t
u hay phi lm li trờn giy t k toỏn khỏc cp nht d liu dn n tn
kộm.
- Vic qun lý khụng thun li ụi khi cũn thiu chớnh xỏc.
- Khụng ỏp ng nhanh kp thi nhu cu ca khỏch hng.
- Bo qun d liu phc tp, cng knh tn din tớch
- Vic lu tr ti liu d b h hng
Nhng hn ch ca h thng:
- H thng qun lý vt t thc ti cn nhiu ngi cựng qun lý
- Cha nhanh chúng v mt thi gian khi cú nhu cu Bỏo cỏo, Tỡm kim

- ụi khi xy ra sai xút v s liu bỏo cỏo
- Qun lý giy t kng knh tn din tớch
- Cn phi bo qun cn thn
* Lý do ca tỡnh trng trờn :
Ch yu l do cỏch t chc qun lý vt t bng phng phỏp qun lý vt t n
gin: bng giy t nhp xut, chng t, Hoỏ n. Trong cỏc kỡ kim kờ k toỏn
kho thc hin cụng vic tớnh vt t bng cỏch tớnh Tn kho vt t l:
Tn kho vt t = S lng Tn + S lng nhp vt t - S lng xut
vt t
Hin nay k toỏn Vt t vn phi lu li ton b phiu nhp xut vt t theo th
t ngy thỏng. Trong mi ln giao dch lng hng hoỏ, vt t bin i theo

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
13
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


ngy nờn khú cú th nm bt tỡnh hỡnh vt t tn trong kho yờu cu hay bỏo cỏo,
kim kờ ca nh qun lý thỡ cụng vic thc hin rt l khú khn v mt nhiu
thi gian, ụi khi cũn khụng chớnh xỏc m bo tớnh hiu qu kim kờ ca bỏo
cỏo, hin nay vi s lng vt t, hng hoỏ nhiều nờn cụng vic kim kờ vật t,

h ng hoá gặp một số khú khn. Vi s phỏt trin lõu di ca cụng ty thỡ nhng
cụng vic kim kờ mt cỏch th cụng cỏc hng hoỏ vt t s gp rt nhiu khú
khn. Nhng tn ti ny cn tr rt ln trong cụng tỏc qun lý vt t ti doanh
nghip.
* Yờu cu qun lý :
Cụng vic qun lý vt t phi ỏp ng c cỏc yờu cu c bn trong quỏ trỡnh
qun lý vt t nh l :
* Qun lý cht ch, Khụng xy ra thiu sút, mt mỏt vt t
* Cp nht thụng tin y v chớnh xỏc v tỡnh hỡnh vt t (xut, nhp,
tn kho)
* Thc hin cỏc yờu cu tỡm kim mt cỏch d dng v nhanh chúng
* Bỏo cỏo nhanh chúng, y v chớnh xỏc
T chc thc hin :
giỳp cho cụng tỏc qun lý vt t mt cỏch tt nht cú th Doanh nghip ó
phi b trớ : 01 th kho, 02 k toỏn nhp xut, m bo hon thnh cụng vic
qun lý vt t Trong mi ln chun b nhp vt t thỡ th kho phi lờn mt bn
bỏo cỏo tỡnh hỡnh kinh doanh, tỡnh hỡnh nhp xut vt t trong kỡ va qua v
nhng hng húa cũn tn ng trong kho nh qun lý cú th nm bt tỡnh hỡnh
kinh doanh, ng thi a ra k hoch phỏt trin sn xut kinh doanh.
1.3. Mc tiờu ca h thng qun lý
Xut phỏt t nhng yờu cu thc t ca quỏ trỡnh qun lý vt t Cụng
ty TNHH Thit b xõy dng Hựng Cng. Em ó bc u nm bt c cỏc
cụng vic cn thc hin trong qun lý vt t, hng hoỏ, a vo chng trỡnh
x lý cỏc cụng vic sau:
- Cp nhp vt t.

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh

Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
14
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


- Qun lý cỏc thụng tin v vt t.
- Vt t tn kho tc thi.
- Chnh sa, thụng tin v vt t.
- Bỏo cỏo Theo yờu cu ca nh qun lý.
- Tỡm kim vt t.
To phn mm cú tớnh chuyờn mụn cao gim thiu mt vi nhc im
ca h thng c.
H thng mi cn ti u hoỏ cỏc chc nng:
+ a ra cỏc bỏo cỏo nhp, xut, tn theo yờu cu ca nh qun lý
+ H thng phi x lý thụng tin nhanh chúng chớnh xỏc theo dừi khi
lng nhp, xut, tn vt t giỳp cỏc nh qun lý a ra cỏc x lý ỳng n
chớnh xỏc.
+ H tr c lc cho cỏc nh qun lý, h thng phi d s dng, m bo
tớnh khoa hc.
xõy dng h thng thụng tin giỳp cỏc nh qun lý qun lý ton b v
cụng tỏc vt t trong doanh nghip mt cỏch d dng thun tin. H thng qun
lý vt t cú cỏc chc nng sau:
+ Qun lý vt t danh
+ Qun lý vt t chi tit
+ Qun lý kho vt t

+ Qun lý chng t: nhp xut
+ Qun lý nh cung cp
+ In bỏo cỏo, thng kờ tng hp v chi tit vt t nhp xut tn.
1.4. Nhng cụng vic chớnh ca h thng Qun lý vt t thc ti
*Tỡm kim nh cung cp vt t
* Cp nht thụng tin v vt t
* Tỡnh hỡnh Nhp vt t
* Tỡnh hỡnh Xut Vt t
* Bỏo cỏo thng kờ, In n

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
15
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


1.5. Tớnh cp thit ca ti
Mt doanh nghip phỏt trin ton din c v chiu rng v chiu sõu ũi
hi cú s phi hp ca cỏc khõu trong h thng cụng ty, tm quan trng ca h
thng qun lý vt t v cỏc h thng khỏc to thnh mt th thng nht. ỏp
ng theo kp s phỏt trin ca khoa hc cụng ngh thi i ũi hi mi ngnh
ngh cụng vic phi cú s i mi v cụng tỏc t chc qun lý sn xut ũi hi

ngy cng tin b hn v tớnh chớnh xỏc kp thi m bo quỏ trỡnh sn xut
c din ra liờn tc. Tuy h thng c khụng quỏ phc tp song nhiu khõu cũn
lm th cụng lc hu khụng theo kp xu hng phỏt trin thi i. S nh hng
trc tip n tp hp chi phớ tớnh giỏ thnh sn phm s khụng c chớnh xỏc
nh hng giỏn tip n cụng vic ca nh qun tr xõy dng chớnh sỏch giỏ
c, ti doanh s bỏn ca cụng ty n doanh thu v li nhun ca cụng ty.
Lnh vc Qun lý vt t khi cha c tin hc hoỏ, v ng dng tin hc
vo qun lý, thỡ cụng vic vn din ra mt cỏch th cụng, tn rt nhiu thi gian,
v cn rt nhiu ngi cựng tham gia x lý. ng thi lu li cỏc Hoỏ n,
chng t, thụng tin cú liờn quan n vt t hu ht l bng s sỏch, giy t. ụi
khi cũn xy ra sai sút v khụng chớnh xỏc v s liu bỏo cỏo. Do ú yờu cu qun
lý ngy cng phi cao hn, ỏp ng c yờu cu trong quỏ trỡnh qun lý.
Chng trỡnh Qun lý vt t Cụng ty TNHH Thit b xõy dng Hựng Cng
c vit ra da trờn nhng yờu cu thc t ca quỏ trỡnh qun lý vt t thc ti
v ng dng tin hoc vo cụng vic qun lý ny.
Vỡ vy cụng tỏc qun lý vt t cn c coi trng, cn cú s i mi v k thut
nghip v, ỏp dng khoa hc cụng ngh thụng tin vo cụng tỏc qun lý vt t l
cn thit cp bỏch cn c gii quyt.
chơng II
phân tích hệ thống
2.1. Phõn tớch tỏc nghip

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm

16
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Trong cỏc quỏ trỡnh giao dch, lng Vt t, hng hoỏ ca Doanh nghip
bin i liờn tc. Cụng vic u tiờn ca h thng l phi nm bt c nhng
thay i trong cỏc ln giao dch. Ngi qun lý s cp nht d liu thay i ca
thụng tin võt t v mỏy s lu li cỏc thụng tin u vo bao gm:
Thụng tin u vo cn x lý:
- Thụng tin chi tit v vt t ( bao gm: S lng thc Nhp, Xut v tn
trong kho, n giỏ, nh cung cp ).
- Thụng tin v nh cung cp ( bao gm: mó NCC, Tờn NCC, a ch, in
thoi, loi vt t thng nhp ).
Thụng tin v khỏch hng ( bao gm : Mó KH, Tờn KH, a ch, in thoi, S
Hoỏ n xut, ).
- Cỏc loi Hoỏ n, chng t, Phiu Giao hng
Sau ú mỏy tớnh s thc hin cỏc cụng vic lu li thụng tin, x lý cỏc d
liu u vo v a ra cỏc thụng tin u ra bao gm :
Thụng tin cn xut ra sau quỏ trỡnh x lý :
- Cỏc loi bỏo cỏo ( bao gm: Bỏo cỏo Kim kờ nh kỡ, Bỏo cỏo nhp
xut vt t, Bỏo cỏo tn kho, ).
- Kt qu ca cỏc yờu cu tỡm kim
Phõn tớch nhng yờu cu thc t ca cụng vic qun lý vt t :
Tin hc hoỏ cỏc quỏ trỡnh qun lý vt t, v lm cụng c tr giỳp cú
hiu qu cho nh qun lý thỡ quỏ trỡnh x lý ca Phn mm Qun lý vt t phi
ỏp ng c y cỏc yờu cu thc t ca cụng tỏc qun lý vt t. Bao gm
cỏc yờu cu sau :
- Lu tr cỏc thụng tin cn thit trong quỏ trỡnh kinh doanh ( bao gm :

Thụng tin v vt t, khỏch hng, Hoỏ n Nhp, Xut).
- Thc hin cỏc cụng tỏc qun lý v d liu ca tng loi vt t (bao
gm : mó VT, Tờn VT, quy cỏch phm cht, n giỏ, S lng, Thnh tin, hỡnh
thc thanh toỏn ).
- Lp ra cỏc Bỏo cỏo trong quỏ trỡnh qun lý

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
17
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


2.1.1 Yờu cu ca qun lý vt t
Xut phỏt t nhng vai trũ ca vt t trong quỏ trỡnh sn xut kinh doanh ũi
hi doanh
nghip cú bin phỏp qun lý cht ch vt t mi khõu ca quỏ trỡnh sn xut
kinh doanh. Qun lý thu mua nguyờn vt liu sao cho cú hiu qu v mt s
lng, giỏ c v thi hn cung cp. Qun lý tt tit kim vt t trong quỏ trỡnh
sn xut, hn ch hao ht mt mỏt vt t trong quỏ trỡnh sn xut sn phm. Phi
cú h thng kho tng ct gi v bo qun vt t thích hợp .
Xõy dng k hoch phõn b vật liu cho tng i tng sn xut, tng i
tng tp hp chi phớ, trỏnh tỡnh trng hng hoỏ b tn ng hay khan him vt

t nh hng ti quỏ trỡnh sn xut kinh doanh ca doanh nghip.
2.1.2 Nguyờn tc khi thit k h thng
+ Nguyờn tc tip cn h thng
+ Nguyờn tc m bo tin cy
+ Nguyờn tc thit k tun t v lp li
+ Nguyờn tc tớnh toỏn chi phớ v hiu qu
+ Nguyờn tc tp th
+ Nguyờn tc phỏt trin liờn tip
2.1.3 Cỏc bc khi xõy dng mt h thng qun lý.
+Kho sỏt
+ Phõn tớch
+ Thit k
+ Xõy dng
+ Chy th
+ Chuyn tip
+ Sn phm
2.2. Phõn tớch chc nng ca h thng
*Chc nng qun lý Nhp vt t :

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
18
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Da vo bỏo cỏo theo yờu cu ca nh qun lý m chng trỡnh thc hin
ta bit c lng vt t tn kho. Khi cú du hiu thiu vt t nh qun lý da
vo thụng tin v vt t lu li C S D Liu bao gm nh : Vt t tn kho, s
lng v thụng tin v nh cung cp lờn k hoch Lp n t hng b xung
vt t thiu v tỡm kim nh cung cp. Khi nhn hng nh qun lý thc hin
nhp cỏc thụng tin v vt t v Chng trỡnh t ng ghi nhn hng nhp v lp
hoỏ n nhp hng v lu li Phiu nhp v thc hin lp phiu chi v lu li
phiu chi cho nh cung cp
* Chc nng qun lý Xut vt t:
Khi khỏch hng, phân xởng cú nhu cu về vt t, H thng qun lý t
ng tra cu thụng tin v vt t nh : s lng, n giỏ, lu kho no v cỏc
thụng tin khỏc
Sau ú nh qun lý s nhp cỏc thụng tin vo phiu xut kho, v h thng s t
ng lu li tip sau ú lp phiu thu, t ng ghi nhn giao hng.
* Chc nng tớnh vt t tn kho
Chng trỡnh s thc hin tớnh vt t tn kho da vo lng thụng tin lu
CSDL v a ra thụng tin u ra trong cỏc bỏo cỏo Nhp, Xut v Tn kho
Cụng vic c thc hin cn c vo cỏc tiờu chun sau :
+ Theo vt t
+ Theo Thi gian
+ Theo kho
+ Theo chứng từ
* Chc nng tỡm kim :
Cụng vic tỡm kim vt t c h thng thc hin da trờn thụng tin v
vt t. Nh qun lý s a ra cỏc yờu cu cho H thng thc hin
Cn c vo cỏc kiu tỡm kim sau :
+ Theo số chứng từ

+ Theo ngày chứng từ
+ Theo nhà cung cấp
+ Theo khách hàng
* Chc nng Bỏo cỏo thng kờ

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
19
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Da vo cỏc yờu cu bỏo cỏo ca nh qun lý m h thng s a ra cỏc
loi bỏo cỏo cho nh cung cp. H thng ly thụng tin t c s d liu lu
trong h thng thc hiờn chc nng bỏo cỏo. ng thi tớnh s tin cho cỏc
loi vt t Nhp, Xut, Tn kho, ỏp ng yờu cu qun lý.
Da trờn thc t ca quỏ trỡnh qun lý vt t Cụng ty TNHH Thit b xõy
dng Hựng Cng. Chng trỡnh qun lý vt t bao gm cỏc thụng tin chớnh
sau: :
+ Qun lý Nhp Vt t
+ Qun lý Xut Vt t
+ Tớnh Vt t tn kho
+ Tỡm kim vt t

+ Bỏo cỏo
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu
2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ ch ơng trình quản lý vật t

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
20
Quản lý
nhập
Báo cáo
Quản lý vật t
Quản lý xuất
Quản lý tồn
kho
Tìm kiếm
Nhận hàng
Kiểm tra,
đối chiếu
hàng
Ghi nhận
giao hàng
Nhận yêu
cầu của

khách hàng
Kiểm tra
tồn kho
Ghi nhận
xuất kho
Theo dõi
nhập xuất
Kiểm kê
tồn kho
Báo cáo
Tìm theo
phiếu nhập
Tìm theo
phiếu xuất
Lập phiếu
nhập kho
Lập phiếu
xuất kho
Báo cáo
XNT
Báo cáo
tồn kho
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Vật t, PGH Hoá đơn ĐN thanh toán
Vật t, PXK

Thanh toán
Đơn đặt hàng
Y Yêu cầu khách hàng
Hoá đơn đề nghị thanh toán
Vật t, kế hoạch thực hiện Thanh toán
Báo cáo kế hoạch thực hiện

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
21
Quản lý
vật t
Nhà cung cấp Khách hàng
Phân x ởng
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


2.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh

Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
22
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


Quản lý
nhập
Quản lý
tồn
Quản lý
xuất
Tìm kiếm
Báo cáo
Nhà cung
cấp
Nhà quản
lý
Khách
hàng
Hoá đơn đề nghị thanh toán
Đơn đặt hàng
Thanh toán
Vật tu, PGH
PNK

PNK
PXK
Tồn
Phiếu nhập kho
Số luợng tồn
Yêu cầu
Báo cáo tồn kho
Hoá đơn thanh toán
Hàng không đúng
ĐĐH, yêu cầu
PGH, vật tu
Hàng không đạt yêu cầu

2.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
2.3.4.1 Quản lý nhập vật t

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
23
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT

.
Nhận
hàng
Kiểm tra , đối
chiếu hàng
Lập phiếu
NK
Ghi nhận
giao hàng
Nhà cung
cấp
Phiếu XK, vật tu
ĐĐH
PNK
PNK
Phiếu giao hàng
Phiếu XK
Phiếu xuất kho, đơn đặt hàng

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
24
Trờng CĐ Tài chính Quản trị kinh doanh

Khoa tin KT


2.3.4.2 Quản lý xuất vật t
Nhận yêu cầu
khách hàng
Kiểm tra kho
Lập phiếu XK
Ghi nhận giao
hàng
PXK
Khách
hàng
ĐĐH, yêu cầu
Phiêú XK, Hoá đơn thanh toán
Thông báo
Đơn đặt hàng, yêu cầu
Thông báo, xuất vật tu
Phiếu giao hàng
2.3.4.3. Quản lý tồn kho

Giảng viên hớng dẫn
:
thầy Đỗ Huy Cảnh


Sinh viên thực tập
:
Đỗ Thị Liêm
25