Thư viện tỉnh Bình Dương số hóa tài liệu địa chí

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

61

THƯ VIỆ TỈH BÌH DƯƠG SỐ HÓA TÀI LIỆU ĐNA CHÍ

guyễn Thị Hai - Giám Đốc Thư viện tỉnh Bình Dương

Bình Dương đang hướng đến thành phố công nghiệp, đã thu hút khá lớn lực
lượng lao động về sinh sống, học tập và làm việc. Điều này đang và sẽ tạo nên một
nhu cầu thông tin mới, đặt ra cho Thư viện tỉnh nhiệm vụ phải thay đổi phương thức
phục vụ, đổi mới tổ chức, quản lý thông tin, quản lý tri thức để đáp ứng nhu cầu học
tập, nghiên cứu, giải trí của các tầng lớp nhân dân, góp phần tích cực trong công tác
đào tạo nhân lực của địa phương.
Thư viện Bình Dương cần có một hệ thống thông tin địa chí đầy đủ, phong phú
về nội dung và đa dạng về loại hình, đáp ứng yêu cầu dùng tin với nhiều phương thức
khác nhau, đặc biệt là cung ứng thông tin địa chí toàn văn chính xác và kịp thời các
nội dung mang tính dữ liệu, dữ kiện liên quan đến địa phương.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin trong giai đoạn mới, Thư viện tạo lập các cơ sở
dữ liệu toàn văn tư liệu địa chí, số hóa các loại hình tài liệu quý hiếm, độc bản, đổi
mới phương thức phục vụ, tạo điều kiện cho bạn đọc trong và ngoài thư viện khai thác
thông tin nhanh chóng, chính xác và phù hợp nhu cầu, không bị giới hạn bởi không
gian và thời gian.
Cơ sở dữ liệu số thông tin địa chí tỉnh Bình Dương góp phần đắc lực trong việc
phổ biến thông tin tri thức thông qua việc liên kết các nguồn tài nguyên thông tin lại
với nhau, mở rộng khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin, hợp tác liên thông, chia sẻ
nguồn lực thông tin và tổ chức phục vụ nhân dân trên môi trường mạng Internet, làm
tiền đề tiến đến thư viện số những năm tiếp theo.
Được sự hỗ trợ của Sở Khoa học và Công nghệ về kinh phí thông qua đề tài
khoa học cấp tỉnh “Xây dựng cơ sở dữ liệu số thông tin địa chí tỉnh Bình Dương”,

Thư viện tỉnh Bình Dương đã triển khai các hạng mục:
- Lựa chọn và đầu tư 01 máy scan chuyên dụng hiệu BOOKEYE BE3-SYSCL-
R2.
- Phân tích, so sánh những ưu điểm – hạn chế của phần mềm đang sử dụng và
quyết định trang bị phần mềm Thư viện điện tử - thư viện số PSC ZLIS 6.0
- Tiến hành số hóa toàn bộ kho địa chí của Thư viện tỉnh Bình Dương, dự kiến
ban đầu là 155.000 trang tài liệu.
- Tổ chức quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin
- Tổng kinh phí được duyệt là 1.895.211.810 đồng

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

62

Sau 12 tháng thực hiện đề tài, Thư viện tỉnh Bình Dương đã xây dựng được 01
cơ sở dữ liệu số hoàn chỉnh cụ thể như sau:

STT Loại hình tài liệu han đề Bản sách Số lượng trang
01 Sách địa chí 537 657 85.441
02 Sách địa phương 190 336 24.282
03 Luận văn, luận án 36 37 4.862
04 Báo - tạp chí 89 144 46.734
05 Tải Công Báo Bình Dương 01 15 11.520

Tổng cộng 853 1.189 172.839

Xây dựng cơ sở dữ liệu số thông tin địa chí là một quy trình bao gồm 9 thao tác
theo trình tự như sau:

Thu thập, lựa chọn tài
liệu


Phân loại tài liệu


Scan chuyển dạng tài liệu

Đóng tập tài liệu đã Scan


Định dạng, chỉnh sửa tài liệu sau
khi Scan

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

63

















Khi hệ thống thư viện số được triển khai, tài liệu giấy giữ được bản gốc nguyên
trạng, ít hỏng hóc và cán bộ thư viện thực hiện sao lưu dữ liệu toàn bộ hệ thống chỉ
mất vài phút cho hệ thống tự động tạo bản sao dữ liệu của hệ thống sang một thiết bị
hoặc máy tính khác một cách an toàn.
Các cơ sở dữ liệu toàn văn sẽ được sao chép trên các đĩa CD - ROM hoặc trong
bộ nhớ máy vi tính. Tài liệu sưu tầm được sẽ chọn lọc và chuyển sang toàn văn lưu trữ
trên CD – ROM theo từng chuyên đề.
Tài liệu địa chí được số hóa được bảo quản theo chế độ đặc biệt để lưu giữ đời
đời cả về giá trị vật chất lẫn giá trị nội dung thông tin địa chí. Môi trường bảo quản

kiểm soát được về hoá lý như ánh sáng, bụi bặm , kiểm soát được về sinh học là côn
trùng, nấm mốc, lũ lụt…, kiểm soát được các nguyên nhân do người như hoả hoạn,
mất cắp
Xây dựng ý thức bảo quản cơ sở dữ liệu số thông tin địa chí cho cán bộ Thư
viện và người dùng thông tin. Hướng dẫn về tầm quan trọng của thông tin số, cách
thức khai thác sử dụng và xây dựng qui chế sử dụng thông tin địa chí.
Biên mục theo chuNn nghiệp vụ
chung vào phần mềm

Phục vụ
người dùng tin


G
ắn dữ liệu số

Phân quyền bảo mật


Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

64

Chia sẻ dữ liệu là một trong những mục tiêu và nhiệm vụ của thư viện ngày
nay, nhằm giúp cho cán bộ thư viện giảm được thời gian và công sức khi xử lý tài liệu.
Muốn làm được điều này, phần mềm phải đáp ứng được các chuNn về nghiệp vụ và kỹ
thuật như: Biên mục theo khổ mẫu Marc21, phân loại tài liệu theo DDC, mô tả tài liệu
theo chuNn AACR2, tra cứu tài liệu theo chuNn z39.50… Phần mềm PCS zLIS đã đáp
ứng được những vấn đề trên, chia sẻ dữ liệu trong toàn hệ thống thư viện công cộng
tỉnh Bình Dương.

Dữ liệu chia sẻ để liên kết với các thư viện khác nhập trực tiếp biểu ghi theo
chuNn tìm kiếm z39.50 hoặc xuất biểu ghi ra theo cả 3 chuNn MARC21, USMARC và
MARCXML.
Thông tin địa chí được số hóa tạo nên những tiện ích:
Máy tính và vật mang tin được xem là “kho sách”, hạn chế đầu tư mở rộng các
kho sách, giá sách… tiết kiệm được rất nhiều không gian lưu trữ tài liệu và phục vụ
truy cập trực tuyến.
Thư viện tỉnh Bình Dương trở thành một Trung tâm thông tin - thư viện số công
cộng lớn của tỉnh Bình Dương, cơ sở hạ tầng hiện đại, thông tin tư liệu địa chí phong
phú, phương thức phục vụ hiện đại phù hợp với xu thế phát riển chun của xã hội, đáp
ứng tốt nhu cầu nghiên cứu, học tập, nâng cao dân trí kiến thức về địa phương của
nhân dân trong tỉnh.
Chia sẻ nguồn thông tin địa chí với các thư viện cơ sở trong địa bàn, 7/7 Thư
viện huyện, thị xã đã được triển khai cài đặt phần mềm thư viện điện tử - thư viện số
PSC zLIS 6.0.
Với phương thức phục vụ trực tuyến, không bị giới hạn không gian và thời
gian, bạn đọc tra cứu, khai thác tư liệu địa chí Bình Dương trên mạng thông qua địa
chỉ: thuvienbinhduong.org.vn, tiếp cận với nhiều nguồn thông tin địa chí, bình quân số
1.600 lượt truy cập / 01 ngày. Qua đó tạo nên môi trường nghiên cứu và học tập tốt
cho người dân Bình Dương, góp phần đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá tỉnh nhà.
Cán bộ hệ thống thư viện công cộng có điều kiện để nâng cao nhận thức về lĩnh
vực công nghệ thông tin chuyên ngành, tạo khả năng thích ứng với phương thức và nội
dung hoạt động trên môi trường mạng Internet.
Ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin chuyên dụng hiện đại đã làm thay đổi
quy trình xử lý nghiệp vụ chuyên môn của thư viện theo hướng tích cực, đầy tiện ích.
Cán bộ thư viện tự nâng cao trình độ nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của một thư viện
đang chuyển dần từ thư viện điện tử sang thư viện số.

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

65

Mở ra hình thức phục vụ đa phương tiện nhằm vào thế hệ bạn đọc trong thiên
niên kỷ mới với năng lực ứng dụng công nghệ thông tin, làm chủ thiết bị tiếp cận với
xã hội thông tin, phát huy tiềm lực kinh tế tri thức.
Cơ sở dữ liệu số thông tin địa chí (Toàn văn địa chí) là cơ sở dữ liệu cung cấp
các thông tin gốc về tài liệu địa chí đọc trên máy tính. Đây là hình thức phục vụ mới
của Thư viện Bình Dương. So với các loại cơ sở dữ liệu khác, xây dựng dữ liệu số đòi
hỏi sự tinh tế, cNn thận trong từng thao tác. Sự xuất hiện loại cơ sở dữ liệu toàn văn địa
chí đã đem lại nhiều lợi ích cho cả bạn đọc lẫn cán bộ thư viện:
Bạn đọc sử dụng vốn tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng không bị giới hạn
bởi không gian và thời gian.
Cán bộ thư viện giảm nhẹ công việc phục vụ và dịch vụ mượn - trả tài liệu giữa
các thư viện sẽ thực hiện dễ dàng hơn.
Ngoài ra, cơ sở dữ liệu toàn văn địa chí không chỉ kể là những cơ sở dữ liệu do
Thư viện tạo lập ra, mà trong đó bao hàm cả cơ sở dữ liệu do các cơ quan nghiên cứu,
nhà xuất bản tạo ra và phát hành dưới hình thức CD-ROM. Loại tài liệu này thường
được nhập về bằng kinh phí bổ sung tài liệu địa chí và đây cũng là nguồn bổ sung quan
trọng cho cơ sở dữ liệu toàn văn địa chí của Thư viện.
Do hạn chế kinh phí, Thư viện tỉnh Bình Dương chưa đầu tư được phần mềm
nhận dạng ABBY, nên việc số hóa chỉ dừng lại ở file ảnh, chưa chuyển sang file text.
Người dùng tin tìm kiếm thông tin chỉ dừng lại ở tên tài liệu, không tìm kiếm được nội
dung bên trong. (Điểm truy cập bị hạn chế)
Thay lời kết, ngày 20/10/2011 vừa qua Thư viện tỉnh Bình Dương đã Báo cáo
tổng kết đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin địa chí tỉnh Bình Dương” đã được
Hội đồng Khoa học đánh giá cao về chất lượng triển khai và hiệu quả ứng dụng của đề
tài.
Để công tác số hóa tài liệu những năm tiếp theo được thực hiện thuận lợi hơn,
Thư viện tỉnh Bình Dương xin kiến nghị:

Vụ Thư viện cần tham mưu Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành các
chính sách liên quan đến phát triển tài liệu số, nên có định mức về kinh phi chi cụ thể
từng công việc như sưu tầm, scan tài liệu, xử lý, biên mục, cập nhật website, chế độ ưu
đãi đối với cán bộ chuyên trách về số hóa tài liệu và tăng cường kinh phí hàng năm
cho công tác số hóa tài liệu ….
Chương trình mục tiêu quốc gia cần quan tâm đầu tư trang thiết bị chuyên dùng
phục vụ công tác số hóa tài liệu, các loại phần mềm: quản lý, nhận dạng, bảo mật…./.