Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phẩn thương mại và dịch vụ Ngọc Hà

Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
1. Lý do chọn đề tài 3
2. Mục tiêu nghiên cứu 3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu 4
4. Nội dung nghiên cứu 4
5. Phạm vi nghiên cứu 5
6. Kết cấu của đề tài 5
CHƯƠNG 1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 6
MẶT HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ NGỌC HÀ 6
I. Khái quát về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà và hoạt động kinh doanh
mặt hàng văn phòng phẩm của công ty 6
1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà 6
1.1. Quá trình hình thành & phát triển của công ty 6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 8
1.3. Hệ thống tổ chức của công ty 9
1.3.1. Cơ cấu bộ máy quản lý 9
1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận 10
2. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty 13
2.1. Đặc điểm về thị trường khách hàng và mặt hàng kinh doanh 13
2.1.1. Đặc điểm về thị trường khách hàng 13
2.1.2. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh 15
2.2. Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh và phương thức kinh doanh 17
2.2.1. Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh 17
2.2.2. Đặc điểm về phương thức kinh doanh 18
2.3. Đặc điểm về nguồn nhân lực và vốn kinh doanh 19
2.3.1.Đặc điểm về nhân lực nguồn 19
2.3.2. Đặc điểm về vốn kinh doanh 22
II. Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần

thương mại và dịch vụ Ngọc Hà 24
1. Tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thời gian gần đây 24
1.1. Tổ chức hoạt động kinh doanh 24
1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây 26
2. Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phần thương
mại và dịch vụ Ngọc Hà 29
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
1
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
2.1. Hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển kinh doanh 29
2.1.1. Hoạt động nghiên cứu thị trường và khách hàng 29
2.1.2. Hoạt động phát triển sản phẩm và dịch vụ kinh doanh 31
2.2. Hoạt động tạo nguồn đầu vào 34
2.3. Hoạt động thanh toán và vận chuyển 37
2.4. Hoạt động quản lý và xúc tiến thương mại 38
2.4.1. Hoạt động quản lý 38
2.4.2. Hoạt động xúc tiến thương mại 39
III. Đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty 41
1. Những mặt tích cực 41
2. Những mặt hạn chế 42
Công ty cần có các giải pháp giải quyết các vấn đề trên đây để hoạt động kinh doanh của
công ty đạt hiệu quả hơn. 43
CHƯƠNG 2. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN 43
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 43
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ 43
I. Định hướng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty 43
1. Mục tiêu 43
2. Phương hướng 45
II. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh của công ty 45
1.Giải pháp hoàn thiện công tác thị trường 45

2.Giải pháp hoàn thiện công tác dịch vụ khách hàng và xúc tiến thương mại 48
3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng 49
4. Giải pháp quản lý và nhân sự 51
5. Giải pháp về tài chính, thanh toán và vận chuyển 52
III. Kiến nghị đối với công ty 54
KẾT LUẬN 54
PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
2
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các mặt hàng văn phòng phẩm hiện nay đang là dòng sản phẩm có nhu
cầu tiêu dùng ngày càng tăng. Trên thị trường Việt Nam đã có nhiều công ty
sản xuất cũng như kinh doanh, thương mại, dịch vụ cung cấp các mặt hàng
văn phòng phẩm với những chủng loại hàng hoá rất phong phú và đa dạng
nên người tiêu dùng đã có nhiều sự lựa chọn hơn. Cũng vì vậy mà áp lực cạnh
tranh đối với các công ty kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm cũng theo đó
tăng lên. Do đó, công tác đánh giá thực trạng và từ đó tìm ra giải pháp hoàn
thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh là rất quan trọng và cần
thiết trong mọi doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm nói
chung và trong công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà (công ty CP
TM&DV Ngọc Hà) nói riêng.
Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ sau khi gia
nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
trong và ngoài nước trở nên gay gắt hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp đều
có những chiến lược kinh doanh khác nhau, phù hợp với vị thế của mình trên
thị trường. Bản báo cáo này sẽ cho chúng ta thấy rõ hơn về những chiến lược
mà Công ty CP TM&DV Ngọc Hà đã và đang sử dụng để cạnh tranh trên thị
trường.

2. Mục tiêu nghiên cứu.
Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính sau:
1/ Tìm hiểu hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của Công
ty CP TM&DV Ngọc Hà với các đối thủ cạnh tranh. Thấy được những biến
chuyển tích cực trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt rút ra được những tồn
tại, yếu kém gây cản trở việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của
công ty CP TM&DV Ngọc Hà.
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
3
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
2/ Nghiên cứu, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho những vấn đề
trong hoạt động kinh doanh của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà trong thời
gian tới.
- Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các
chỉ tiêu hiệu quả, so sánh sự biến động của các khoản mục trong Bảng báo
cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán cũng như đánh giá tình hình tài
chính của công ty.
- Xác định nguyên nhân làm tăng, giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
- Đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Thu thập các tài liệu và thông tin liên quan đến mặt hàng văn phòng
phẩm của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà.
- Nghiên cứu phân tích các tài liệu đã thu thập để nắm bắt được tình
hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm
của Công ty.
- Phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm
của Công ty nhằm tìm ra những thành công và những mặt còn hạn chế trong

hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của Công ty CP TM&DV Ngọc
Hà.
4. Nội dung nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu cụ thể thực trạng hoạt động kinh doanh của
công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà, những nội dung chính là thị
trường khách hàng, mặt hàng kinh doanh, mạng lưới kinh doanh, phương thức
kinh doanh, nguồn nhân lực và vốn kinh doanh của công ty. Phân tích, xem
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
4
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
xét và đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm
của công ty để từ đó có những giải pháp hoàn thiện các hoạt động này.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu về hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của
công ty trong thời gian nghiên cứu từ năm 2008-2010.
- Sử dụng các số liệu từ Báo cáo tài chính năm 2008-2010 và các tài liệu
khác phục vụ cho việc phân tích từ Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh của
công ty.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phẩn mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo; đề tài chia
làm hai chương:
- Chương một: Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng
phẩm của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà
- Chương ba: Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh
doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty cổ phẩn thương mại và dịch vụ
Ngọc Hà
Xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Huy-người trực tiếp
hướng dẫn em trong quá trình thực tập. Em cũng xin cảm ơn các cô chú, các

anh chị trong Công ty CP TM&DV Ngọc Hà-những người đã giúp đỡ em rất
nhiều trong thời gian thực tập tại Công ty. Trong quá trình tìm hiểu và phân
tích hoạt động kinh doanh của Công ty CP TM&DV Ngọc Hà còn nhiều hạn
chế về số liệu, thời gian và trình độ hiểu biết nên đề tài không tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong được sự góp và giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn
và các nhân viên của công ty để đề tài được hoàn thiện hơn.
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
5
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
CHƯƠNG 1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
MẶT HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ
I. Khái quát về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà và hoạt
động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của công ty
1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại & dịch vụ Ngọc Hà
1.1. Quá trình hình thành & phát triển của công ty
Công ty CP TM&DV Ngọc Hà bắt đầu hoạt động từ năm 2000 với tinh
thần “kết nối đơn vị mua hàng với nhà sản xuất“, công ty Ngọc Hà đã trở
thành chiếc cầu nối quan trọng giữa các nhà sản xuất văn phòng phẩm trong
nước cũng như nước ngoài với người tiêu dùng Việt Nam. Hiện nay văn
phòng phẩm Ngọc Hà đang cung cấp rất nhiều chủng loại sản phẩm văn
phòng phẩm khác nhau, những sản phẩm được coi là thiết yếu cần có tại
bất kỳ công ty, văn phòng, gia đình, trường học công ty Ngọc Hà rất tự hào
là đã luôn đáp ứng được những yêu cầu khắt khe để phục vụ cho sự phát triển
bền vững của tất cả các khách hàng và đối tác.
Tên công ty: công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà.
Tên giao dịch: Ngoc Ha trading and service company, limited.
Tên viết tắt: Ngoc Ha trading and service co, ltd.
Trụ sở chính: Số 7, Ngõ 2, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: (84-4)3565.3074 – 3565.8579 – 3565.7945 – 3565.8580

Fax: 84 (4) 35653661
E-mail:
Ngành nghề kinh doanh: thương mại và dịch vụ mặt hàng văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số nét chính về tiêu chí hoạt động của công ty CP
TM&DV Ngọc Hà được thể hiện qua giá trị cốt lỡi, tầm nhìn.
Giá trị cốt lõi
- Uy tín là sự giữ gìn hàng đầu trong hợp tác.
- Đào tạo là công cụ chính
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
6
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
- Công bằng – hợp lý trong việc cùng hưởng thành quả lao động với Khách
hàng & nhân viên
- Làm việc luôn trên quan điểm “Khi khách hàng cần là có “
Tầm nhìn
- Dẫn đầu trong hoạt động cung cấp văn phòng phẩm tại Việt Nam
- Tới năm 2020 hoàn thành hệ thống phân phối trong các tỉnh thành trên cả
nước.
Kim chỉ nam của hành động là “Khách hàng cần là có”.
- Giảm chi phí cho khách hàng bằng việc đầu tư vào khu vực sản xuất những
mặt hàng chủ lực
- “Làm thỏa mãn khách hàng” trên cơ sở đào tạo ý thức chăm sóc khách hàng,
đào tạo nâng cao chuyên môn & nâng cao thu nhập của nhân viên.
Công ty văn phòng phẩm Ngọc Hà với hơn 10 năm hoạt động cung cấp
trong ngành văn phòng phẩm, để đạt sự phát triển như ngày hôm nay, công ty
đã và đang trau dồi và đào tạo cho từng nhân viên cung cách phục vụ khách
hàng nhiệt tình và tận tâm nhất. Nếu không có khách hàng thì không một
công ty nào có thể tồn tại, do dó với công ty thì sự hài lòng của khách hàng
khi được phục vụ cũng chính là niềm vui của chính công ty, lo lắng cho khách
hàng là lo cho chính công ty. Để đáp ứng tất cả những tiện nghi về nhu cầu

làm việc của quý khách tại văn phòng, công ty sẳn sàng phục vụ các mặt hàng
từ văn phòng phẩm đến đồ dùng văn phòng, trang thiết bị vệ sinh và các dịch
vụ văn phòng.
Công ty có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội. Mặc dù là một công ty mới
thành lập từ năm 2000 đến nay, dù còn khá non trẻ nhưng công ty CP
TM&DV Ngọc Hà đã phát triển rất mạnh mẽ, tạo một chỗ đứng khá vững trên
thị trường. Với những dịch vụ chất lượng của mình, công ty CP TM&DV
Ngọc Hà đã chinh phục được khách hàng cũng như mở rộng quy mô. Công ty
đã thành lập các chi nhánh tại nhiều tỉnh và thành phố trên khắp miền Bắc và
mở rộng ra toàn quốc như Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Hải
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
7
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và đại diện thương mại tại Nan
Ninh, Trung Quốc. Công ty có trên 100 nhân viên được đào tạo qua các
trường Đại học, Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
A, Chức năng
Công ty CP TM&DV Ngọc Hà chuyên phân phối và cung cấp các sản
phẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng:
- Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm
- Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng
- Mực dùng cho máy in, máy photocopy, máy fax
- Băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít
- Nội thất văn phòng, bệnh viện, trường học
- Dịch vụ in ấn
- Giấy và mực in mã vạch (barcode)
Công ty luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa và dịch vụ, trợ giúp và tư
vấn:
- Các tổ chức, đơn vị khách hàng thực hiện công tác mua hàng có hiệu quả.

- Các đơn vị sản xuất phân phối sản phẩm tới các đơn vị tiêu dùng một cách
nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất.
B, Nhiệm vụ của công ty :
Bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng, đặt sự an tâm của khách hàng
lên hàng đầu. Mọi quyết định về chính sách đều nhằm mục đích tăng cường
lợi ích ngày càng tốt hơn cho khách hàng, lợi ích của khách hàng sẽ được đảm
bảo một cách tốt nhất. Khách hàng là trung tâm là động lực phát triển.
Cam kết không ngừng sáng tạo, nâng cao chất lượng các dịch vụ cho
khách hàng. Lắng nghe những ý nguyện và tận tâm trả lời mọi câu hỏi thắc
mắc của khách hàng. Cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ
tốt nhất.
Tôn trọng tính liêm chính, minh bạch và bảo mật nhằm xây dựng và duy trì
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
8
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
niềm tin, uy tín đối với khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm, dịch vụ
cung cấp.
Luôn mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Khẳng định và phát triển thương hiệu Ngọc Hà ngày càng vững mạnh.
1.3. Hệ thống tổ chức của công ty
1.3.1. Cơ cấu bộ máy quản lý
Công ty có 10 chi nhánh nằm rải rác ở các thành phố lớn từ Bắc vào
Nam và một trụ sở chính đặt tại Hà Nội. Bộ máy quản lý được sắp xếp, bố trí
một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ các mặt
kinh tế kỹ thuật, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, đem lại
hiệu quả cao.
Cơ cấu tổ chức quản lý của toàn bộ công ty được thể hiện qua sơ đồ
sau:
Ghi chú:
1. P.KD: Phòng kinh doanh

2. P.KTh: Phòng kỹ thuật
3. P.KT: Phòng kế toán
4. P.HC-NS: Phòng hành chính nhân sự
5. P.ĐHK: phòng điều hành kho
6. CN1: chi nhánh 1 (chi nhánh Hà Nội)
7. … : từ chi nhánh 2 đến chi nhánh 9
8. CN10: chi nhánh 10
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
9
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty.
(Nguồn: phòng hành chính nhân sự)
1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Với đặc điểm cơ cấu tổ chức như trên, các phòng ban trong công ty có
chức năng và nhiệm vụ như sau:
Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông công ty: bao gồm tất cả các cổ
đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bầu ra
hội đồng quản trị công ty.
Hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị là bộ máy lãnh đạo của
công ty, có nhiệm vụ đề xuất và thực hiện các phương án phát triển mà công
ty đã đề ra.
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
10
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ (HĐQT)
9
CHỦ TỊCH HĐQT
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC
P.KD
P.Kth
BAN
KIỂM
SOÁT
P.KTP.HC-
NS
P.ĐHK CN1 … CN10
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ giúp các cổ
đông giám sát toàn bộ hoạt động của công ty. Kiểm tra tính hợp pháp và hợp
lý trong quản lý và trong hoạt động kinh doanh cũng như sổ sách kế toán và
tình hình tài chính của công ty.
Giám đốc Công ty là người đại diện cho công ty trước pháp luật và trước
cơ quan Nhà nước, chịu trách nhiệm về các hoạt động trong công ty. Giám
đốc công ty quyết định việc điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty
theo kế hoạch của Hội đồng quản trị, đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội
Đồng quản trị. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các
kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Mỗi phòng, ban sẽ chuyển mục tiêu kinh doanh
thành các hoạt động cụ thể của mình để phấn đấu nhằm góp phần đạt mục tiêu
chung của Công Ty.
Phó giám đốc: tham mưu cho giám đốc các vấn đề cần thiết, điều hành
công việc do giám đốc phân công, đôn đốc và giám sát hoạt động của các bộ
phận trong công ty kết hợp cùng giám đốc quản lý chung công ty.
Dưới đó là các phòng ban chức năng và các chi nhánh. Mỗi phòng ban
có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp cho Giám đốc
trong quản lý và điều hành công việc.
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm tham gia ký kết hợp đồng bám sát

tiến trình thực hiện hợp đồng, chịu trách nhiệm trước công ty về toàn bộ sản
phẩm mẫu mã bày mẫu tại showroom, bán buôn bán lẻ hàng hóa. Trực tiếp
theo dõi các đơn đặt hàng. Ngoài ra còn có thể điều tra giám sát thị trường các
sản phẩm của công ty để tham mưu cho giám đốc những kế hoạch chính sách
nhằm phát triển thị trường và phát triển thương hiệu của công ty
Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ lắp đặt, bảo hành,bảo trì, sửa chữa các sản
phẩm của công ty đã bán trên thị trường.
Phòng kế toán: là phòng giúp đỡ các công việc cho giám đốc nói chung và các
bộ phận khác nói riêng. Có nhiệm vụ giải quyết những mối quan hệ tài chính
hoàn thành trong quá trình tuần hoàn luân chuyển vốn trong kinh doanh. Tổ
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
11
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
chức hạch toán các nghiệp vụ mua bán, thanh toán công nợ, thanh toán với
Ngân sách Nhà nước, phân phối lợi nhuận, quản lý vốn. tài sản, hàng hóa, chi
phí… bằng cách theo dõi, phản ánh chính xác sự biến động cũng như các đối
tượng đó. Hướng dẫn các bộ phận trong việc thanh toán, chế độ biểu mẫu, sổ
sách theo dõi theo đúng quy định. Báo cáo thường xuyên cho giám đốc về
tình hình tài chính của công ty và kết quả kinh doanh của từng bộ phận.
Phòng hành chính nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, theo dõi và
đề bạt cán bộ, sắp xếp nhân sự, lo một số công việc về chính sách như: vấn đề
khen thưởng, kỷ luật, lương bổng… đảm trách một số công việc mang tính
chất phục vụ, tiếp khách khi có những liên hệ thuần túy về hành chính, quản
trị, tiếp nhận và xử lý các công văn đến và đi, nhằm tổ chức bộ máy quản lý
gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao.
Phòng điều hành kho: tiếp nhận những đề nghị xuất hàng của phòng
phòng kinh doanh, sau đó lập kế hoạch chuyển hàng và điều hành bộ phận thợ
kỹ thuật đi cung cấp, vận chuyển, lắp đặt hàng cho khách hàng. Ngoài ra bộ
phận kho còn có trách nhiệm dự trữ hàng hóa để phục vụ kịp thời cho khách
hàng.

Các chi nhánh: có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch kinh doanh chung
của công ty đồng thời cũng linh động nhạy bén trong kế hoạch phát triển
riêng của chi nhánh.
Kế hoạch của các phòng, ban, chi nhánh được Giám đốc Công Ty, phó
giám đốc và phụ trách các phòng ban xem xét, thảo luận, sửa đổi cho phù hợp
với những thay đổi của các điều kiện của đơn vị. Mọi tiến trình thực hiện các
kế hoạch, sửa đổi cũng như việc đánh giá kết quả đều được lưu trữ hồ sơ hoạt
động của Công Ty.
Bộ máy tổ chức của Công Ty được tổ chức trên các nguyên tắc cơ bản
sau:
a) Tập trung quyền lực cao nhất vào tay người lãnh đạo cao nhất.
b) Thực hiện phân quyền, phân cấp cho các bộ phận trong hệ thống tổ
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
12
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
chức.
c) Tổ chức thức hiện các hoạt động trên cơ sở dân chủ bàn bạc nhưng
thống nhất quản lý theo quyết định của thủ trưởng các bộ phận.
d) Tổ chức hoạt động theo ngưyên tắc cân bằng, cân đối giữa các bộ phận
trong tổ chức nhằm đạt được hiệu quả cao trong hoạt động.
2. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng
phẩm của công ty
2.1. Đặc điểm về thị trường khách hàng và mặt hàng kinh doanh
2.1.1. Đặc điểm về thị trường khách hàng
Hiện nay, cạnh tranh trong thị trường văn phòng phẩm tại nước ta chưa
quá lớn như tại một số nước châu Á khác, đặc biệt là Thái Lan, Singapore,
Indonesia hay Phihppines. Sức tiêu thụ đồ dùng văn phòng ở các thị trường
này cũng bão hoà. Trong khi đó, một tiềm năng lớn tại thị trường nước ta với
sức tiêu thụ ngày càng cao của người dân trong nước. Thêm vào đó, các công
ty nước ngoài đang xuất hiện ngày một nhiều hơn, đặc biệt sau khi nước ta gia

nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO). Đó cũng hứa hẹn là những khách
hàng lớn đối với ngành hàng văn phòng phẩm nói chung và với công ty Ngọc
Hà nói riêng. Tất cả những yếu tố đó làm nên sức hấp dẫn đối với các doanh
nghiệp về ngành hàng văn phòng phẩm này; và chắc chắn cũng làm cho sự
cạnh tranh trở nên gay gắt hơn khi miếng bánh thị phần bị xẻ nhỏ hơn với
nhiều doanh nghiệp mới xuất hiện. Như vậy, thị trường văn phòng phẩm có
một tiềm năng phát triển lớn đi đôi với nó là một điều tât yếu của cạnh tranh.
Cùng với xu hướng phát triển nhanh chóng về nền kinh tế, xã hội của
Việt Nam là sự gia tăng số lượng hệ thống văn phòng làm việc, bên cạnh đó
là sự xuất hiện hàng loạt các nhà cung cấp văn phòng phẩm đã đáp ứng phần
nào nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên việc lựa chọn cho mình một nhà cung
cấp văn phòng phẩm có uy tín đang là vấn đề mà hầu hết khách hàng đều
quan tâm. Công ty CP TM&DV Ngọc Hà hiện đang phải “chia sẻ” khách
hàng với các đối thủ cạnh tranh khá nặng ký như công ty cổ phần dịch vụ
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
13
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
thương mại công nghệ TST, công ty trách nhiệm hữu hạn văn phòng phẩm
Trà My, công ty văn phòng phẩm Minh Anh,… và sắp tới khi các công ty văn
phòng phẩm nước ngoài quyết định lấn sân vào thị rường văn phòng phẩm
Việt Nam thì nguy cơ thị trường khách hàng của công ty bị nhỏ lại là một vấn
đề đáng quan tâm. Đó là một trong những lý do để Công ty nên phát triển một
bộ phận chuyên trách việc mở rộng thị phần, phát triển thương hiệu với những
nghiệp vụ chuyên nghiệp. Hiện nay công việc này vẫn đang được giao cho
phòng kinh doanh của công ty phụ trách. Với những kế hoạch kinh doanh cụ
thể, công ty tìm kiếm những khách hàng, đối tác tiềm năng như các ngân
hàng, các doanh nghiệp lớn, nhỏ, các doanh nghiệp, cửa hàng lâu năm, các
doanh nghiệp mới thành lập và chuẩn bị thành lập… và thuyết phục khách
hàng sử dụng văn phòng phẩm của công ty nhằm mở rộng hoạt động và thị
trường kinh doanh. Bên cạnh đó, công ty cũng không ngừng chăm sóc các

khách hàng trung thành của mình với một hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin về
khách hàng. Những chính sách chiết khấu khuyến mãi, quà tặng khuyến mãi
và những đợt tri ân khách hàng…được công ty quan tâm khá nhiều. Dù là một
cá nhân, là cửa hiệu nhỏ hay là một tập đoàn đa quốc gia với hàng ngàn nhân
viên thì đều là những khách hàng quan trọng của công ty văn phòng phẩm
Ngọc Hà, vì công ty hiểu rằng khách hàng sẽ là nhịp cầu nối quan trọng để
công ty trở thành địa chỉ mua sắm đáng tin cậy.
Với phong cách phục vụ hiện đại và chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên
nhiệt tình, chu đáo, công ty CP TM&DV Ngọc Hà không chỉ tập trung ở
phạm vi bán lẻ mà còn là một trong những nhà phân phối Văn phòng phẩm có
uy tín trên thị trường hiện nay. Các sản phẩm của công ty đang ngày càng
được nhiều khách hàng tin dùng và được đánh giá cao về chất lượng. Công ty
luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và làm hài lòng mọi khách hàng
dù là khó tính nhất, đảm bảo cung cấp cho khách hàng các mặt hàng Văn
phòng phẩm tốt nhất với giá thành cạnh tranh nhất.
Có thể nói thành công mà văn phòng phẩm Ngọc Hà đạt được không
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
14
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
chỉ ở chất lượng và phong cách phục vụ mà còn thể hiện thông qua sự tín
nhiệm của khách hàng trong nhiều năm qua.
2.1.2. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh
Khái niệm thuật ngữ "Văn Phòng Phẩm" rất rộng, bao gồm các mặt
hàng từ các mặt hàng nhỏ như dụng cụ viết, giấy vở, túi hồ sơ… đến các mặt
hàng lớn như máy fax, máy chiếu, máy photocopy Theo ước tính mỗi năm,
cả nước chi khoảng 4000 tỷ đồng cho việc mua sắm đồ dùng văn phẩm. Phải
nhận định rằng đây có phải là cơ hội cho ngành kinh doanh mặt hàng này phát
triển ở nước ta. Mỗi một cửa hàng giao dịch của doanh nghiệp văn phòng
phẩm thì ngoài những mặt hàng chính là các sản phẩm văn phòng, luôn có
những mặt hàng phụ đi kèm như các sản phẩm thuộc nhóm hàng tiêu dùng,

phụ liệu nhỏ trong gia đình…Theo xu hướng chung đó, công ty cổ phần Ngọc
Hà cũng có đầy đủ các sản phẩm văn phòng để
phục vụ nhu cầu người tiêu dùng. Dưới đây là bảng phân loại sơ lược các sản
phẩm
của công ty (chỉ tiêu chưa kể đến các nhãn hiệu)
Bảng 2. Bảng sơ lược danh mục sản phẩm của công ty CP TM&DV Ngọc
Hà
STT Nhóm STT Nhóm
1 Sản phẩm
giấy
Giấy in, giấy Photo
Giấy nhắn, giấy phân
trang
Giấy in ảnh, in phun
Giấy in vi tính, giấy in
liên tục
Giấy fax, phim fax
Giấy than, giấy niêm
phong
Giấy Decan, giấy Tomy,
giấy can
Giấy ăn, giấy vệ sinh
Bìa Duplex, bìa bóng kính
Bìa màu, giấy in màu
6 Văn phòng
phẩm khác
Đĩa CD, vỏ đĩa, đĩa
mềm
USB, thẻ nhớ, chuột,
keyboard

Máy tính Casio
Pin, sạc pin
Dấu, mực dấu, mút
đếm tiền
Thẻ, dây đeo thẻ
Bảng chức danh
Lò xo nhựa, lò xo kẽm
Chun vòng, dây bó tiền
Dụng cụ vệ sinh văn
phòng
Mực in
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
15
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
2 Các loại bút Bút bi, bút kim
Bút bảng, bông xóa
Bút dạ dầu, bút ghi CD
Bút nhớ dòng
Bút xóa, băng xóa
Bút chì, tẩy chì, gọt bút
chì
Bút ký Alland'lious
Bút ký Parker
Bút chỉ Laser
Phấn viết bảng, sáp màu
7 Máy văn
phòng
Máy đóng sách
Máy hủy tài liệu
Máy đếm tiền

Máy in nhãn Tepra
Máy ép Plastic
Máy photocopy
Điện thoại
Máy fax
Máy chiếu
Linh kiện máy văn
phòng
Màn chiếu
3 File hồ sơ File Clear bag, file góc
File càng cua, file ống
File còng nhẫn, file lồng
File rút gáy, file Acco
Kẹp trình ký, file kẹp
File lá, Sơmi đục lỗ
Chia file bìa, chia file
nhựa
File hộp gấp
File nan nhựa, file hộp vát
Cặp tài liệu, tủ hồ sơ
8 Nội thất và
thiết bị văn
phòng
Bàn dao cắt, dao cắt
giấy
Bàn làm việc
Ghế văn phòng
Ghế phòng họp, hội
trường
Tủ hồ sơ gỗ

Tủ hồ sơ sắt
Két sắt
Giá sách, kệ thư viện
Vách ngăn văn phòng
4 Sổ các loại Sổ da, sổ lịch
Sổ lò xo
Sổ bìa cứng
Sổ thừa đầu
Sổ xé
Sổ name card
Vở học sinh
Biểu mẫu kế toán
Phong bì thư, túi hồ sơ
9 Dịch vụ
văn phòng
Thuê máy Photocopy
Đổ mực máy in
Đồ uống
Thiết kế nội thất văn
phòng
Dịch vụ in ấn
5 Dụng cụ văn
phòng
Dập ghim, gỡ ghim, ghim
Đục lỗ, thanh cài Acco
Kéo, thước kẻ, thước dây
Khay cắm bút, khay hồ sơ
Kẹp bướm, kẹp inox
Băng dính, cắt băng dính
Dao rọc giấy, lưỡi dao

Ghim cài, ghim mũ, ghim
từ
Hộp đựng Card, chặn sách
Keo, hồ khô, hồ nước
10 Tạp phẩm Bàn ghế, đồ nhựa
Nước tẩy rửa
Giấy ăn, giấy vệ sinh,
Phụ liệu ngành may
Vật tư ngành điện
(Nguồn: Tổng hợp hàng nhập kho, xuất kho-chi nhánh Hà Nội)
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
16
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
Mỗi nhóm sản phẩm nêu trên lại có nhiều loại được sản xuất từ nhiều
thương hiệu khác nhau, ví dụ như nhóm hàng sản phẩm giấy thì có nhiều sản
phẩm xuất xứ từ các hãng khác nhau từ trong nước như Hồng Hà, Tiến
Thành, Bãi Bằng… đến các hãng nước ngoài như Aplus, Apple, Kokuyo,
HP… Trong đó nổi bật là các sản phẩm của Bãi Bằng và Kokuyo vì công ty
đã là đại lý đại diện cho sản phẩm của hai công ty lớn này, như vậy sản phẩm
nhập về sẽ có giá cả cạnh tranh hơn rất nhiều so với các sản phẩm khác.
Ngoài ra công ty cũng luôn chú trọng đến việc nhập về các model sản phẩm
mới nhằm làm phong phú hơn chủng loại sản phẩm của mình. Trong thời gian
gần đây, cơ cấu mặt hàng của Công ty ngày càng đa dạng. Trong đó phải kể
đến sản phẩm của hãng Canon, HP, Samsung. Đây là những sản phẩm có giá
trị tương đối cao và tỷ suất lợi nhuận lớn, trở thành nhóm hàng chủ lực của
công ty.
Khác với các mặt hàng khác như mỹ phẩm hay thực phẩm, thì sản
phẩm văn phòng có thời hạn sử dụng khá lâu, điều kiện bảo quản tương đối
dễ, tạo thuận lợi
cho việc dự trữ các sản phẩm này hơn. Đây cũng là một trong những nguyên

nhân
mà công ty có lượng hàng hóa khá nhiều.
2.2. Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh và phương thức kinh doanh
2.2.1. Đặc điểm về mạng lưới kinh doanh
Ngày nay, trong kinh doanh, vai trò của mạng lưới kinh doanh, uy tín
kinh doanh là vô cùng quan trọng. Mạng lưới hoạt động của công ty CP
TM&CV Ngọc Hà nằm trải rộng ở khu vực miền Bắc và rải rác khắp cả nước
với trụ sở chính tại thành phố Hà Nội, 2 chi nhánh lớn tại thành phố Hồ Chí
Minh và thành phố Đà Nẵng (chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng đã mở thành 2
văn phòng dịch vụ khách hàng), 7 chi nhánh ở các tỉnh thành phía Bắc là Bắc
Ninh, Nội Bài, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Nam Định,
miền Trung thì có 1 chi nhánh ở Nghệ An. Hình thành mạng lưới là một nghệ
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
17
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
thuật xây dựng và duy trì các mối quan hệ. Mục đích của việc xây dựng mạng
lưới là tạo ra nhóm khách hàng và nguồn thông tin cần thiết cho hoạt động
kinh doanh của công ty. Mở rộng mạng lưới kinh doanh cũng đồng nghĩa với
mở rộng quy mô thị trường, quy mô kinh doanh, Công ty vẫn đang trong tiến
trình phát triển mạng lưới kinh doanh phủ khắp khu vực miền Bắc, lan rộng ra
các khu vực trên toàn quốc. Công ty hướng tới năm 2020 sẽ có một mạng lưới
kinh doanh lớn nhất miền Bắc và xa hơn thế nữa.
2.2.2. Đặc điểm về phương thức kinh doanh
Hiện nay công ty CP TM&DV Ngọc Hà đang thực hiện các hoạt động
kinh doanh theo “phương thức kinh doanh vì khách hàng” hay còn gọi là
“phương thức kinh doanh E+”. Phương thức này đã và đang mang lại khá
nhiều thành công cho công ty, không chỉ tiền lãi thu được tăng cao mà "lợi
nhuận" lớn nhất của một công ty là sự mến tin của khách hàng đối với mình.
Công ty luôn phải tự đặt ra câu hỏi và tự tìm câu trả lởi cho câu hỏi đó,
“Công ty có thể làm gì cho khách hàng của mình?". Một công ty thành đạt chỉ

có thể phát triển tốt khi giữ được khách hàng trong khi vẫn tạo ra một khoản
lợi nhuận vừa phải. Việc thu hút khách hàng trong cuộc cạnh tranh ngày một
gay gắt như hiện nay luôn đóng vai trò quyết định. Nhưng để lôi kéo được
khách hàng đến với sản phẩm hay dịch vụ của mình thì không phải công ty
nào cũng làm được. Cách tốt nhất để thu hút và giữ chân khách hàng là có
được sự thoả mãn của khách. Khách hàng chỉ " bám" doanh nghiệp khi họ có
mức độ thoả mãn cao, đồng nghĩa với sự thoải mái về tinh thần. Những khách
hàng được thoả mãn cao thường ít quan tâm hơn đến vấn đề giá cả. Mặt hàng
họ ưa chuộng sẽ luôn được chú ý và đánh giá cao, từ đó, các bạn bè, người
thân của họ sẽ biết đến sản phẩm dịch vụ của công ty trong các buổi nói
chuyện thân mật.
Khách hàng đều là những người có lý tính. Nếu họ cảm thấy vui vẻ khi
mua hàng thì có thể họ sẽ quay lại, nếu họ có cảm giác tiêu cực khi tham gia
trao đổi thì họ sẽ không bao giờ quay lại mua nữa Việc khách hàng có hài
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
18
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
lòng hay không không chỉ có liên quan tới chất lượng của sản phẩm hay dịch
vụ của công ty, mà họ còn luôn suy nghĩ về những lần mua bán trước đây Vì
vậy khó khăn lớn nhất là phải nâng cao khả năng khách hàng quay lại mua
hàng, phải vượt lên trên sự hài lòng của khách hàng, làm cho họ có động cơ
quay lại mua hàng của công ty.
Phương thức kinh doanh này cũng đã được thể hiện rõ qua tôn chỉ kinh
doanh, các chính sách, tiêu chí hoạt động của công ty. Nó được cụ thể là
không ngừng tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng, cố gắng thực hiện một
cách tỉ mỉ, khách quan và luôn luôn nỗ lực để vượt qua những nhu cầu của
khách hàng.
2.3. Đặc điểm về nguồn nhân lực và vốn kinh doanh
2.3.1.Đặc điểm về nhân lực nguồn
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào cũng được cấu

thành nên bởi các cá nhân. Trước sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế thị
trường, môi trường kinh doanh cùng với xu thế tự do hóa thương mại cạnh
tranh ngày càng gay gắt, vai trò của yếu tố con người – lao động trong các
doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng đã và đang
được quan tâm theo đúng tầm quan trọng của nó. Vấn đề đặt ra cho các doanh
nghiệp là phải quản lý, khai thác và phát huy tiềm năng của đội ngũ cán bộ
lao động của doanh nghiệp làm sao cho hiệu quả, tạo nên được lợi thế cạnh
tranh so với các doanh nghiệp khác. Lực lượng lao động này phải là những
con người có đủ trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản, có đạo đức, có
văn hóa và đặc biệt phải có phương pháp làm việc có hiệu quả. Vì lao động là
yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Trình độ của
người lao động ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động của Công ty. Sử
dụng hợp lý và tiết kiệm lao động sẽ giúp Công ty giảm chi phí về lao động,
giảm giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao khả
năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường.
Vấn đề nhân lực được đề cập đến ở đây trước hết là về số lượng. Không
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
19
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
một công ty nào có thể hoàn thành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
nếu thiếu lao động, bởi kết quả của việc này sẽ gây không ít thiệt hại cho các
công ty cả về uy tín và khả năng cạnh tranh. Chính vì thế mà Công ty cổ phần
Ngọc Hà luôn coi trọng vấn đề bổ sung lực lượng lao động.
Quy trình tuyển dụng tuân theo các bước sau:
Đăng tin tuyển dụng.
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ.
Nghiên cứu đơn xin việc.
Trắc nghiệm tuyển chọn.
Phỏng vấn tuyển chọn.
Thẩm tra trình độ và tiểu sử làm việc.

Thử việc.
Quyết định tuyển dụng.
Tổng số lao động đã đăng ký Hợp đồng lao động có thời hạn xác định và
dài hạn của Công ty tại thời điểm 31/12/2010 là 935 người (số lao động hiện
nay có thể bị thay đổi do có người xin chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu,
tuyển thêm lao động mới), trong đó số lượng lao động có trình độ đại học và
cao đẳng chiếm tỷ lệ cao, đến hơn 60% trong tổng số lao động tại công ty.
Công ty thu hút được nhiều lao động là do có các chính sách ưu đãi với người
lao động nên tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động công tác. Công ty
khuyến khích cán bộ công nhân viên đi học tại chức học để nâng cao nghiệp
vụ bằng cách hỗ trợ tiền học phí, tạo điều kiện thuận lợi về thời gian, đồng
thời có các chính sách khác khuyến khích cán bộ công nhân viên thi đua làm
việc. Công ty luôn chú trọng tới chất lượng lao động. Số lượng công nhân kỹ
thuật có tay nghề cao đảm bảo hoàn thành tốt mọi kế hoạch kinh doanh do
Công ty đề ra. Bên cạnh đó số lượng lao động được đăng ký hợp đồng dài hạn
cũng được tăng đều trong những năm gần đây tạo điều kiện làm việc lâu dài
và ổn định cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các chế độ về
người lao động, lương thưởng, đào tạo và bồi dưỡng người lao động được
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
20
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
thực hiện theo quy chế của Công ty và đúng theo quy định của nhà nước.
Bảng 3. Cơ cấu lao động của Công ty
Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%)
1. Theo trình độ Trên đại học 2 0,61
Đại học 101 30,42
Cao đẳng 45 13.55
Trung cấp 67 20.18
Công nhân kỹ thuật 34 10.24
Lao động khác 83 25.00

Tổng số 332 100
2. Theo giới tính Nam 204 61.45
Nữ 128 38.55
Tổng số 332 100
3. Theo khu vực Chi nhánh Hà Nội (trụ sở chính) 117
Chi nhánh Bắc Ninh 15
Chi nhánh Nội Bài 18
Chi nhánh Vĩnh Phúc 15
Chi nhánh Hưng Yên 16
Chi nhánh Hải Dương 17
Chi nhánh Hải Phòng 22
Chi nhánh Nam Định 19
Chi nhánh Nghệ An 23
Chi nhánh Đà Nẵng 37
Chi nhánh TP Hồ Chí Minh 33
Tổng số 332
( Nguồn : Báo cáo lao động của Công ty tại thời điểm 31/12/2010 )
Dựa vào bảng số liệu ta thấy số lao động nữ trong công ty ít hơn số lao
động nam (tỉ lệ lao động nữ chưa đến 40% tổng số lao động của công ty). Đó
là điều dễ hiểu vì đặc điểm công việc của công ty yêu cầu cao về tính linh
động trong việc vận chuyển hàng hóa, lắp ráp máy móc phụ tùng, đi lại nhiều
để tìm kiếm khách hàng, điều tra nghiên cứu và mở rộng thị trường.
Do công ty có nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau, quy mô của
mỗi chi nhánh cũng khác nhau và nhiều yếu tố khác về địa lý, điều kiện kinh
tế xã hội, điều kiện kinh doanh ở các khu vực khác nhau nên số lượng cũng
như cơ cấu lao động ở mỗi chi nhánh có sự khác biệt đáng kể. Số lao động tập
trung phần lớn ở chi nhánh các thành phố lớn, đặc biệt là ở Hà Nội, đây cũng
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
21
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342

là chi nhánh gắn liền với trụ sở chính nên số lượng lao động cũng chiếm
nhiều nhất, đến hơn 1/3 số lượng lao động của cả công ty. Song, những chi
nhánh nhỏ ở các tỉnh thành, khu vực lân cận các thành phố lớn như chi nhánh
Hưng Yên, chi nhánh Bắc Ninh… thì số lao động chỉ dao động trong khoảng
20 người, điểm này phù hợp với quy mô kinh doanh của chi nhánh. Công ty
vẫn đang tiến hàng từng bước để tiến tới mở rộng quy mô ngày càng lớn hơn.
Khi đó số lượng lao động cũng sẽ tăng lên và cũng yêu cầu khắt khe hơn về
chất lượng lao động.
2.3.2. Đặc điểm về vốn kinh doanh
Vốn là nhân tố cần thiết của kinh doanh. Tạo vốn và quay vòng vốn có
hiệu quả đó là những bài toán theo đuổi không ngừng nghỉ trong suốt quá
trình hoạt động kinh doanh, chính sách giái đáp bài toán đó của mỗi công ty
sẽ tạo ra một bản sắc riêng khẳng định sự thành công của doanh nghiệp mình
trên thương trường. Những giải pháp được đưa ra luôn dựa trên hiện thực
khách quan tình hình sử dụng hay đặc điểm về vốn kinh doanh của doanh
nghiệp.
Số liệu về tài sản có thể cho thấy tài sản cố định chiếm một phần rất
nhỏ, chỉ chưa đầy 1/10 trong cơ cấu tài sản của công ty, và tỉ lệ này cũng
không có biến động nhiều trong quá trình kinh doanh. Đây là một nét đặc
trưng về tài sản trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. Tài sản lưu
động chiếm một tỉ lệ rất lớn. Điều này có thể được giải thích bởi công ty CP
TM&DV Ngọc Hà không phải là một doanh nghiệp sản xuất hay gia công mà
là một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, có chức năng như một trung gian
cung cấp sản phẩm, nên các máy móc thiết bị công nghệ chuyên ngành không
chiếm nhiều tỉ lệ. Đây cũng có thể coi là một ưu điểm trong ngành thương
mại nói chung và đối với công ty Ngọc Hà nói riêng, vì hoạt động kinh doanh
không cần đầu tư quá nhiều vào phần tài sản cố định, như vậy sẽ có nhiều
vốn để quay vòng kinh doanh.
Bảng 4. Bảng tóm tắt thống kê về tài sản vả nguồn vốn của công ty, 2010
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD

22
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
Đơn vị: nghìn đồng
Chỉ tiêu Đầu kỳ
(ĐK)
Cuối kỳ
(CK)
Tỉ lệ %
ĐK CK CK so với ĐK
A.Tài sản (TS) 725628691 834379287
1.TS lưu động 668101521 784651027 92,07 93,04 +0,97
2.TSCĐ 57527170 49728260 7,93 6,96 -0,97
B. Nguồn Vốn 725628691 834379287
1.Nợ phải trả 272883736 385211331 37,61 46,17 +8,56
2.Vốn chủ sở hữu 452744955 131845016 62,39 53,83 -8,56
(Nguồn: bảng cân đối phát sinh các tài khoản-phòng kế toán chi nhánh Hà
Nội)
Tổng tài sản cũng như tổng nguồn vốn đã tăng vào cuối năm có thể
nhận định rằng công ty kinh doanh có lợi nhuận trong kỳ kinh doanh. Nguồn
vốn kinh doanh của công ty chủ yếu dựa vào vốn chủ sở hữu, tuy có xu hướng
giảm đi vào cuối kỳ nhưng vẫn chiếm vị trí chủ đạo đến trên 50%. Điều này
cho thấy tiềm lực về vốn tự lực của công ty khá mạnh, công ty giữ lại khoản
lợi nhuận chưa phân phối khá lớn để tiếp tục quay vòng kinh doanh. Những
điểm này cũng là một đặc trưng của thương mại dịch vụ. Huy động vốn tối đa
của cổ đông để đầu tư thu gom hàng hóa phục vụ cung cấp cho khách hàng.
Bảng số liệu sơ lược trên cho thấy khá khả quan về tình hình kinh doanh
của công ty trong năm 2010 vừa qua.
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
23
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342

II. Thực trạng hoạt động kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm của
công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà
1. Tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thời gian gần
đây
1.1. Tổ chức hoạt động kinh doanh
Việc lựa chọn hình thức doanh nghiệp trước khi bắt đầu công việc kinh
doanh là rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không nhỏ tới sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Với những đặc điểm riêng về tình hình vốn kinh
doanh cũng như kế hoạch triển khai hoạt động kinh doanh của mình, công ty
Ngọc Hà đã và vẫn đang duy trì loại hình kinh doanh là một công ty cổ phần.
Do vậy, công ty có những ưu điểm của một công ty cổ phần như khả năng
hoạt động rất rộng, trong hầu hết các lịch vực, ngành nghề; cơ cấu vốn linh
hoạt tạo điều kiện nhiều người cùng góp vốn vào công ty; khả năng huy động
vốn rất cao và việc chuyển nhượng vốn là tương đối dễ dàng.
Ngọc Hà là công ty cổ phần thương mại và dịch vụ, những hoạt động của
công ty
trong thời gian qua bám sát những nội dung chủ yếu của hoạt động thương
mại và dịch vụ nói chung và mang đặc điểm của mặt hàng kinh doanh nói
riêng.
Các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:
Thứ nhất là điều tra, phân tích, nghiên cứu và xác định nhu cầu thị
trường về các loại hàng hóa, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh. Đây cũng
là khâu đầu tiên trong quá trình hoạt động kinh doanh thương mại - dịch vụ
nhẵm có những thông tin cơ bản nhất tìm ra các khách hàng tiềm năng, thiết
lập các mối quan hệ mới và củng cố những mối quan hệ đã có để tiến hành
những phương án kinh doanh, lập kế hoạch cụ thể cho những hoạt động tiếp
theo. Ví dụ như về các sản phẩm giấy vở, công ty sẽ tiến hành điều tra nhu
cầu của khách hàng về dòng sản phẩm này như nhãn hiệu giấy mà khách hàng
Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
24

Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Dung – CQ490342
ưa chuộng, khổ giấy thông dụng nhất, chất lượng giấy cũng như giá cả mà
khách hàng sẵn sàng chấp nhận…Trên cơ sở đó sẽ tiếp tục tiến hành các bước
cụ thể tiếp theo.
Thứ hai, công ty tiến hành huy động và sử dụng hợp lý các nguồn lực
(nhân lực, vật lực, tài lực…) để thực hiện kế hoạch kinh doanh. Trong điều
kiện cạnh tranh và hàng hóa kinh tế, việc tạo nguồn để đáp ứng các nhu cầu
và nâng cao được năng lực cạnh tranh là khâu công việc hết sức quan trọng.
Công ty đã tìm đến rất nhiều nhà cung cấp để giao dịch đàm phán ký hợp
đồng đại lý phân phối nhằm có được nguồn hàng đều và ổn định với giá cả tốt
nhất. Thực tế công ty đã ký kết với nhiều đối tác có uy tín lớn trên thị trường
như hãng Kokuyo, Hp, Transam, Bãi Bằng…
Thứ ba, là tổ chức chuyển giao hàng hóa dịch vụ một cách chuyên
nghiệp và hợp lý. Đây là quá trình liên quan tới việc điều hành và vận chuyển
hàng hóa, dịch vụ đến người sử dụng với những điều kiện hiệu quả tối đa.
Quá trình này giải quyết các vấn đề thay đổi quyền sở hữu hàng hóa, di
chuyển hàng hóa qua các khâu vận chuyển, dự trữ, bảo quản, đóng gói, bốc
dỡ, cung cấp thông tin thị trường cho nhà sản xuất.
Thứ tư, là quá trình quản lý hàng hóa ở công ty, các chi nhánh, và xúc
tiến mua bán hàng hóa. Đối với doanh nghiệp thương mại, đây là nội dung
công tác quan trọng kêt thúc quá trình kinh doanh hàng hóa. Công tác này chủ
yếu do phòng điều hành kho đảm nhiệm.
Bên cạnh đó cũng phải kể đến các hoạt động hỗ trợ cho quá trình kinh
doanh, bao gồm các hỗ trợ trước, trong và sau khi bán, là phần mềm của sản
phẩm được cung ứng cho khách hàng. Công ty cung ứng các dịch vụ như dịch
vụ vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa và bảo dưỡng theo yêu cầu của khách như là
một phần hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh chính của mình.
Cụ thể trên thực tế hiện nay với vai trò “kết nối đơn vị mua hàng với
nhà sản xuất“, công ty Ngọc Hà phân thành hai hoạt động chính: Tạo nguồn
và bán hàng. Trụ sở chính của công ty chuyên trách về mảng tạo nguồn hàng,

Khoa TM&KTQT Trường ĐH KTQD
25