XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN
BÁO CÁO ĐỒ ÁN
MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO
TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM”





Giảng viên hướng dẫn: ThS. Ngô Cao Định
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Vũ Nhật Linh K114061007
Phạm Thị Quỳnh Như K114061024
Phạm Thị Như Quỳnh K114061036
Nguyễn Hữu Tài K114061038
Nguyễn Trọng Thức K114061052
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2014
A. Mục lục

A. Mục lục 1
B. Nội dung đề tài 3
Phần 1. Giới thiệu 3
1.1. Lý do khởi tạo dự án 3
1.2. Đối tượng dự án 3
1.3. Mục tiêu và kết quả dự kiến 4
Phần 2. Khởi động 5
2.1. Kịch bản 5
2.2. Lựa chọn nhân lực 6
2.3. Phân tích tài chính 9

2.4. Tôn chỉ dự án (Project charter) 12
2.5. Đánh giá tiềm năng dự án 13
Phần 3. Lập kế hoạch 15
3.1. Giới thiệu 15
3.2. Mô tả giải pháp 15
3.3. Kế hoạch quản lý 16
3.4. Phần đánh giá khả thi 18
3.5. Phạm vi dự án (Scope statement) 20
3.6. Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS) 21
3.7. Sơ đồ Grantt – Lịch biểu dự án 23
3.8. Danh sách mức độ rủi ro 24
Phần 4. Thực hiện 30
4.1. Kịch bản 30
4.2. Báo cáo các cột mốc 31
4.3. Ghi nhận thay đổi dự án 31
Phần 5. Kiểm soát và điều khiển 32
Phần 6. Kết thúc 32
6.1. Tổng kết dự án 32
6.2. Bài học kinh nghiệm 33
C. TÀI LIỆU THAM KHẢO 33






B. Nội dung đề tài
Phần 1. Giới thiệu
1.1. Lý do khởi tạo dự án
Mặt hạn chế của ứng dụng trước đó

Ứng dụng quản lý rủi ro khi triển khai ERP trước đó chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu
của người dùng.Các chức năng còn sơ sài, không có các template sẵn có cho người dùng.
Quy trình triển khai chưa sát với thực tế.
Bổ sung chức năng mới
Phầm mềm còn thiếu các chức năng cần thiết: các template có sẵn, chi tiết rủi ro
cho từng giai đoạn, xuất báo cáo chi tiết.
Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro
Mong muốn được hiểu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro trong dự án phần mềm
nói chung và rủi ro trong triển khai dự án ERP nói riêng
1.2. Đối tượng dự án
- Ứng dụng quản lý rủi ro trong triển khai ERP đã có trước đó.
- Quá trình triển khai dự án ERP cho một doanh nghiệp.
- Các quy trình quản lý rủi ro dự án triển khai dự án phần mềm ERP.
- Các biểu mẫu và dữ liệu liên quan đến quản lý rủi ro dự án triển khai dự án
ERP.
- Các phương pháp, kỹ thuật và công cụ quản lý rủi ro dự án triển khai dự án
phần mềm ERP.
- Kỹ thuật xử lý, lập trình Window Form trong Microsoft Visual Studio C#
2010.
1.3. Mục tiêu và kết quả dự kiến
Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro
Hiểu rõ hơn quy trình triển khai ERP cũng như quy trình quản lý rủi ro ( các bước,
thời điểm, đo lường…)
Tinh chỉnh và hoàn thiện một số chức năng mới
Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý rui ro trong triển khai dự án ERP với đầy
đủ các chức năng cần thiết:
 Dự đoán và đưa ra những rủi ro cần thiết và quan trọng trong thời điểm hiện
tại.
 Quản lý các giai đoạn triển khai và các rủi ro đi kèm.
 Đưa ra template sẵn có cho người dùng.

Phần 2. Khởi động
2.1. Kịch bản
2.1.1. Hiện trạng ứng dụng trước
Phần mềm tạo ra ở môn Đồ Án Ngành đã phần nào giải quyết được những yêu cầu
cơ bản việc quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP tại Việt Nam. Phần mềm cung cấp
các chức năng: cho phép người dùng tạo một dự án mới, đưa ra quy trình triển trai hệ
thống ERP, tích hợp sẵn hệ thống các rủi ro thường gặp đồng thời phân mức, định lượng
được mức độ quan trọng của rủi ro trong từng giai đoạn triển khai. Ngoài ra, phần mềm
còn linh động, cho phép người dùng có thể thao tác thêm, xóa, sửa trực tiếp trên dự án
vừa tạo để đảm bảo tính phù hợp cho từng dự án riêng biệt.
Nhưng hiện nay thị trường phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức đang ngày
càng tăng nhanh, thực tế việc triển khai hệ thống ERP đang dần có những thay đổi nhất
định. Bên cạnh đó, các phần mềm về quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP khác của
đối thủ cũng đang dần được nâng cấp lên để theo kịp xu hướng. Vì vậy, đối với phần
mềm đã triển khai trước đó, phần mềm của nhóm cũng cần được nâng cấp, để đảm bảo
tính phù hợp theo thời gian và cung cấp nhiều chức năng tối ưu hơn, hỗ trợ các doanh
nghiệp, phòng tránh sát sao những rủi ro trong ERP
2.1.2. Nâng cấp ứng dụng
Về giao diện: chỉnh sửa giao diện,màu sắc dễ nhìn: (phần này bổ sung sau khi hoàn
thiện phần mềm)
- Thêm vào các chức năng mới: người dùng có thể tạo mới một dự án dựa
trên một template có sẵn, được tích hợp trong hệ thống. Mở rộng lĩnh vực
quản lý rủi ro (có thể là dự án kinh doanh, dự án đầu tư, dự án xây dựng,…).
ERP là chỉ là một trong những template được tích hợp trong phần mềm
- Bên cạnh các quy trình triển khai ERP tích hợp sẵn trong phần mềm, ở từng
giai đoạn triển khai, những quy trình con sẽ được kiệt kê chi tiết hơn, ứng
với mỗi quy trình cha và quy trình con là các rủi ro có thể xảy ra, theo từng
thời điểm cụ thể, và người dùng có thể linh hoạt thêm, xóa, sửa những chỗ
chưa hợp lý. Sau đó những chỉnh sửa sẽ được lưu vào hệ thống

2.2. Lựa chọn nhân lực
Sử dụng mô hình trọng số Weighted Scoring Model (WSM) để lựa chọn người quản
lý dự án cho phù hợp.
TIÊU CHÍ LỰA CHỌN TRƯỞNG DỰ ÁN (PM)
Ngày lập: 20/07/2014
Người lập: Nguyễn Trọng Thức
Tiêu chí
Tỷ lệ
Nguyễn
Vũ Nhật
Linh
Phạm
Thị
Quỳnh
Như
Phạm
Thị Như
Quỳnh
Nguyễn
Hữu Tài
Nguyễn
Trọng
Thức
Nhanh nhẹn, năng động
10%
7%
5%
6%
7%
8%

Kinh nghiệm làm việc và
quản lý nhóm
20%
15%
15%
15%
15%
15%
Kỹ năng giao tiếp
15%
10.5%
10%
10%
10%
11%
Hiểu biết các công nghệ
và kỹ thuật lập trình
15%
11%
6%
7%
12%
10%
Có khả năng ra quyết định
và giải quyết vấn đề
10%
7.5%
10%
8%
8%

9%
Kỹ năng lãnh đạo, tổ
chức, sắp xếp công việc
15%
11.5%
10%
12%
12%
12%
Tính chịu trách nhiệm cao
10%
7.5%
9%
8.5%
9%
8%
Có khả năng hỗ trợ và kết
hợp với các thành viên
5%
3.5%
5%
5%
5%
5%
Tổng
100%
73.5%
70%
71.5%
77%

78%
Mô hình cho điểm có trọng số chọn vị trí Project Manager

Ngoài ra dựa trên kết quả trắc nghiệp đánh giá tính cách của mỗi cá nhân theo
nguồn Ta thống kê được kết quả
như sau:
1. Nguyễn Vũ Nhật Linh
Hướng nội
Trực quan
Tình cảm
Nguyên tắc
33
12
50
22
Bạn là người có xu hướng nội tâm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cô lập
với thế giới bên ngoài. Bạn nhìn nhận và đánh giá mọi thứa trên sự quan sát và cảm
nhận, trực quan cũng góp một phần quan trọng. Tuy nhiên, với mẫu người như bạn
thì cảm giác vẫn là chính yếu, cảm giác của bạn được xem là một điều đặc biệt với
tỷ lệ đúng khá cao và đương nhiên đánh giá của bạn cũng rất chính xác.
2. Phạm Thị Quỳnh Như
Hướng ngoại
Trực quan
Tình cảm
Nguyên tắc
22
38
1
11
Bạn nhiệt tình, sôi động, bạn nhìn nhận mọi thứ thông qua giác quan của chính

mình. Tuy nhiên sự nhiệt tình sôi động đó lại quên mất sự hiện diện của mọi người sung
quanh, đó là sự vô tư hồn nhiên của bạn. Điều đó cho thấy bạn khá hòa đồng và suy nghĩ
cũng rất đơn giản và thoải mái, vì vậy bạn nhập cuộc với mọi người rất nhanh. Sự đánh
giá của bạn cũng giống với tính cách, thoáng qua mà không xem xét kỹ lưỡng, chi tiết.
3. Phạm Thị Như Quỳnh
Hướng nội
Trực quan
Tư duy
Linh hoạt
22
25
12
11
Bạn thường rất nhút nhát và miễn cưỡng khi nói đến gặp gỡ những người lạ. Tuy
nhiên, rất thân thiện và tự tin khi tương tác với những người mà bạn biết rõ hoặc nói về
những điều mà bạn quan tâm.
Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo,
tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ.
4. Nguyễn Hữu Tài
Hướng ngoại
Cảm xúc
Tư duy
Nguyên tắc
1
6
12
11
Bạn không ưu sầu nhưng bạn cũng không gò bó mình trong một góc. Thế nhưng
cảm xúc của bạn lại có vấn đề. Bạn nhìn nhận mọi thứ quá hời hợt, không một phản ứng
gì khiến mọi người dễ lầm tưởng con người bạn. Thế nhưng nếu ai đã biết bạn thì họ sẽ

chắc chắn ở bạn một điều là bạn rất nghiêm túc trong suy nghĩ và bạn khá cầu toàn trong
mọi việc. Bạn là tuýp người làm việc trên lý trý và có sự đúng đắn. Bạn là mẫu người
khoa học.
5. Nguyễn Trọng Thức
Hướng nội
Trực quan
Tư duy
Linh hoạt
22
25
12
11
Bạn thường rất nhút nhát và miễn cưỡng khi nói đến gặp gỡ những người lạ. Tuy
nhiên, rất thân thiện và tự tin khi tương tác với những người mà bạn biết rõ hoặc nói về
những điều mà bạn quan tâm.
Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo,
tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ.

Kết luận:
Nguyễn Trọng Thức
Trưởng dự án
Nguyễn Hữu Tài
Phó trưởng dự án – Trưởng kỹ thuật
Phạm Thị Như Quỳnh
Business Analysis
Phạm Thị Quỳnh Như
Test Prime
Nguyễn Vũ Nhật Linh
Testing
2.3. Phân tích tài chính

Prepared by: Phạm Thị Như Quỳnh
Date: 21/07/2014
BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ CHI TIẾT CHO DỰ ÁN
(Chi phí thực thiện dự án, không bao gồm chi phí nhân lực)
Đơn vị: VNĐ
STT
CÁC CÔNG VIỆC
CHI PHÍ
1.
Tìm hiểu thị trường ERP và cập nhật thông tin
về các rủi ro trong triển khai ERP ở thời điểm
hiện tại
100.000
2.
Khảo sát các dự án ERP đã được nâng cấp
100.000
3.
Phỏng vấn khách hàng tiềm năng
100.000
4.
Nhân công
50.000
5.
Phương tiện đi lại
30.000
6.
Phương tiện phỏng vấn
20.000
7.
Tạo bộ phỏng vấn, bảng khảo sát

80.000
8.
Nhân lực
50.000
9.
Bút mực, giấy tờ, máy móc…
30.000
10.
Tổng hợp tài liệu khảo sát
50.000
11.
Nhân lực
30.000
12.
In báo cáo, giấy tờ khác
20.000
13.
Cập nhật các rủi ro trong ERP
100.000
14.
Xác định các rủi ro
50.000
15.
Phân nhóm rủi ro
50.000
16.
Mô tả chi tiết các rủi ro mới cập nhật
100.000
17.
Nhân lực

80.000
18.
Phương tiện
20.000
19.
Đánh giá rủi ro mới cập nhật
180.000
20.
Đánh giá tính khả thi các rủi ro
50.000
21.
Ước lượng chi phí nếu rủi ro xảy ra
50.000
22.
Tổng hợp nội dung các rủi ro
50.000
23.
Báo cáo nội dung các rủi ro
30.000
24.
Phân tích (chỉnh sửa)
700.000
25.
Cập nhật các quy trình triển khai ERP
80.000
26.
Tổng hợp rủi ro vừa cập nhật, xác định mức
độ quan trọng
50.000
27.

Xác định thời gian cho các rủi ro
30.000
28.
Cập nhật quy trình quản lý rủi ro
30.000
29.
Cập nhật lại cách giải quyết rủi ro
150.000
30.
Chỉnh sử lại cấu trúc phần mềm
110.000
31.
Lập lại khung chi tiết
50.000
32.
Lập kế hoạch thực hiên nâng cấp phần mềm
150.000
33.
Báo cáo kế hoạch thực hiện dự án
50.000
34.
Thiết kế (nâng cấp)
700.000
35.
Chỉnh sửa lại giao diện phần mềm
100.000
36.
Thiết kế lại và thêm vào các chức năng mới
400.000
37.

Thiết kế, cập nhật lại nội dung phần mềm
150.000
38.
Báo cáo
50.000
39.
Xây dựng (nâng cấp)
850.000
40.
Xây dựng lại giao diện phần mềm
200.000
41.
Xây dựng các chức năng
500.000
42.
Chỉnh sửa lỗi
100.000
43.
Lập báo cáo tổng kết
50.000
44.
Kiểm thử
400.000
45.
Chạy thử phần mềm
50.000
46.
Chỉnh sửa lỗi phát sinh
300.000
47.

Báo cáo kết quả
30.000
48.
Bổ sung, chỉnh sửa tài liệu HDSD
20.000
49.
Chi phí phát sinh khác
200.000
50.
Tổng cộng
3.660.000
CHI PHÍ VỀ NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN
STT
TÊN NHÂN LỰC
GIỜ HÀNH CHÍNH
NGOÀI GIỜ
1
Phạm Thị Như Quỳnh
20.000 VNĐ/Giờ
30.000 VNĐ/Giờ
2
Nguyễn Trọng Thức
25.000 VNĐ/Giờ
50.000 VNĐ/Giờ
3
Nguyễn Vũ Nhật Linh
20.000 VNĐ/Giờ
30.000 VNĐ/Giờ
4
Phạm Thị Quỳnh Như

20.000 VNĐ/Giờ
30.000 VNĐ/Giờ
5
Nguyễn Hữa Tài
25.000 VNĐ/Giờ
45.000 VNĐ/Giờ

2.4. Tôn chỉ dự án (Project charter)
Tên dự án (Project Title):
XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG
TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM
Ngày bắt đầu (Project Start Day): 20/7/2014
Ngày kết thúc (Project Finish Day): 14/8/2014
Thông tin về kinh phí (Budget Information):
 Tổng kinh phí dự toán: 3.660.000VNĐ
Trưởng dự án (Project Manager)
 Họ tên: Nguyễn Trọng Thức
 Điện thoại: (+84) 169.769.5713
 Email:
1. Mục tiêu dự án
Tinh chỉnh ứng dụng quản trị rủi ro trong triển khai ERP cho các doanh nghiệp
tại Việt Nam.
2. Yêu cầu dự án
Ứng dụng sau khi tinh chỉnh sẽ hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong quá trình triển
khai dự án ERP như sau:
 Đưa ra template cho người sử dụng lựa chọn.
 Giúp người dùng quản lý được giai đoạn triển khai ERP hiện tại.
 Quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP tại một thời điểm.
 Quản lý rủi ro quan trọng nhất của dự án ERP.
 Đưa ra tiêu chí đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng đối với từng rủi ro cho

dự án triển khai.
 Ảnh hưởng, tác động của rủi ro đối với dự án triển khai ERP.
 Đưa ra cách giải quyết cho từng loại rủi ro (các phương pháp, phương án).
3. Phương pháp thực hiện dự án
 Khảo sát thực nghiệm, tài liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP.
 Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh,
nghiên cứu và bổ sung thêm một số chức năng.
 Chia dự án thành 2 giai đoạn là chỉnh sửa và nâng cấp
2.5. Đánh giá tiềm năng dự án
2.5.1. Khả năng thành công dự án Xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro ERP
Trước khi làm đề tài này, nhóm đã xây dựng được một Ứng dung như thế và hiện
nay nhóm đang điều chỉnh lại ứng dụng để làm cho ứng dụng này thích nghi, phù hợp
hơn với các doanh nghiệp, bên cạnh đó thêm một số chức năng mà doanh nghiệp đang
yêu cầu. Ứng dụng này đánh giá các tiêu chí dựa trên những tiêu chuẩn mẫu để doanh
nghiệp xem xét những tiêu chí đó và làm chọn ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp
họ. Đồng thời giúp doanh nghiệp biết được thời gian hoàn thành, chi phí, khả năng đáp
ứng yêu cầu của mình khi họ triển khai, những rủi ro mà họ cần tránh phải nên việc khả
năng thành công của dự án này là rất cao.
2.5.2. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ứng dụng này:
Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều
mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để việc áp dụng trở nên hiệu quả. Và đó đều là
những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP. Khi sử dụng hệ thống này
doanh nghiệp :
Thời gian triển khai và sử dụng rút gắn và đúng hạn hơn: Khi thực hiện đề tài
này, nhóm đã tiến hành nghiên cứu việc triển khai một dự án ERP ta có kết quả như sau:
98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến. Hiếm có dự án nào mà hoàn thành xong sớm
thời hạn.
Kiểm soát được nguồn lực, chi phí được giới hạn trước, tiết kiệm hơn: Ngoài vấn
đề thời gian, chi phí triển khai phát sinh thêm cũng thường xuyên xảy ra trong các dự
án ERP. 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến. Trong đó, hơn ¼ số lượng

các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách.
Lựa chọn các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy
trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp sẽ
được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống không quá xa vời, dẫn đến việc đáp ứng được
yêu cầu kinh doanh, làm giảm nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP.
Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt
của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi
hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề
kinh doanh của mình. Do đó ứng dụng hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tìm được giải
pháp thích hợp cho ngành nghề của họ.
Dự đoán được mức độ phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP là sự liên kết của
nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo
trì. Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì
nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ
thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém.
Do đó, việc ứng dụng hệ thống này, sẽ giúp doanh nghiệp biết được khả năng
hoàn thành việc triển khai này được trong bao lâu,các chi phí liên quan, khả năng thành
công khi triển khai, tìm ra thêm được các chi phí phát sinh, thời gian phát sinh dự
kiến.Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng chi phí vào những công việc không
dự kiến trước được hay phát sinh bất ngờ một cách hiệu quả nhất.

Phần 3. Lập kế hoạch
3.1. Giới thiệu
3.1.1. Mục tiêu và kết quả dự kiến
 Bổ sung và hoàn chỉnh những rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP.
 Phân tích rủi ro đồng thời đưa ra tiêu chí đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng
đối với từng rủi ro cho dự án triển khai.
 Đề ra được những phương pháp quản lý rủi ro triển khai phần mềm nói chung
và ERP nói riêng.
 Nêu ra những phương án phòng ngừa và giải quyết rủi ro.

 Tinh chỉnh, xây dựng thêm một số chức năng cho phần mềm quản lý rủi ro
ERP tại Việt Nam dựa trên một phần mềm đã có sẵn trước đó.
 Ứng dụng kiến thức tìm hiểu vào xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro dự án
triển khai ERP trong doanh nghiệp trên thực tế.
3.1.2. Phương Pháp nghiên cứu và tiếp cận
 Khảo sát thực nghiệm, tài liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP.
 Nghiên cứu và mô phỏng phần mềm quản lý rủi ro.
 Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh,
nghiên cứu và bổ sung thêm một số chức năng.
 Khảo sát ý kiến chuyên gia.
3.2. Mô tả giải pháp
Các Phương Án
 Phương án 1: chia thành 2 nhóm nhỏ. Nhóm 1 chịu trách nhiệm chỉnh sửa
ứng dụng cũ. Nhóm 2 chịu trách nhiệm nâng cấp
 Phương án 2: chia thành 2 giai đoạn (chỉnh sửa và nâng cấp) và cả nhóm thực
hiện.
Phương Án Lựa Chọn
Nhóm quyết định chia dự án thành hai giai đoạn nhỏ: chỉnh sửa và nâng cấp.
Giai đoạn 1: Chỉnh sửa phần mềm cũ về giao diện, cập nhật thêm nội dung về
những rủi ro trong triển khai ERP, tối ưu các nút chức năng.
Giai đoạn 2: Tiến hành thêm vào các chức năng mới như tạo template,…
Mô tả sản phẩm
Phần mềm giúp doanh nghiệp hay nhà quản lý kịp thời phát hiện những rủi ro có
thể xảy ra trong từng giai đoạn của quá trình triển khai ERP nói chung và tại một thời
điểm nhất định, song song với những rủi ro đó là những phương pháp đo lường, quy
trình kiểm soát rủi ro cũng như những phương án giải quyết hiệu quả giúp doanh nghiệp
hạn chế được phần nào rủi ro cho dự án của mình và hạn chế tối đa chi phí phát sinh.
Mô tả chi tiết sản phẩm
Sản phẩm tạo ra cho phép người dùng đăng nhập (đối với người quản trị dự án),
tạo một dự án mới, nhập các giai đoạn và quản lý tiến trình triển khai (giai đoạn, rủi ro,

giải pháp). Trong phần mềm tích hợp sẵn các template về từng lĩnh vực cụ thể cần quản
lý rủi ro ( ví dụ dự án xây dựng, dự án đầu tư, ). Với template quản lý rủi ro cho dự
án triển khai ERP chương trình tích hợp sẵn các quy trình ở mức chi tiết nhất, ngoài ra
cho phép người dùng có thể linh động thêm, xóa, sửa các quy trình để phù hợp với đặc
thù của từng loại dự án. Ứng với từng quy trình là các rủi ro có thể xảy ra và thời điểm
sẽ xảy ra, biểu đồ đo lường mức độ quan trọng của rủi ro, bên cạnh đó, đi cùng với các
rủi ro là những phương án giải quyết gợi ý nhằm giúp nhà quản trị có những biện pháp
kịp thời để điều chỉnh kế hoạch dự án, đưa dự án đi đúng tiến độ.
3.3. Kế hoạch quản lý
 Kế hoạch quản lý tiến trình dự án ( tham chiếu mục 3.7)
 Kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Hoàn thành các yêu cầu của dự án đã đặt ra theo phạm vi dự án tại mục 3.5
 Kế hoạch quản lý chất lượng.
- Độ chính xác: ứng dụng sau khi hoàn thành đưa vào cài đặt bình thường.
- Tính dễ sử dụng: ứng dụng mang tính linh hoạt với môi trường làm việc (cho
phép người dụng thêm, xóa, sửa, tùy chỉnh các giai đoạn triển khai ERP)
- Tính bắt mắt: theo một mẫu giao diện cố định về màu sác, các nút bấm cho từng
form
- Cơ sở dữ liệu (tham chiếu file đính kèm: QLCL_1)
 Kế hoạch quản lý nguồn lực
Nhân sự: khuyên khích tạo động lực cho các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt
các công việc đã đặt ra bằng những buổi liên hoan nhỏ sau mỗi tuần. Bên cạnh đó
giám sát và phân công việc cụ thể cho mỗi thành viên. Phân chia công việc phù
hợp, tận dụng được sát sao thời gian của từng cá nhân, có thời gian nghỉ ngơi trong
suốt quá trình tham gia dự án đối với từng cá nhân (xem sơ đồ Grantt có thể thấy
được thời gian rãnh rỗi, nghỉ ngơi của từng thành viên).
Sơ đồ tổ chức nhân sự dự án

Ma trận phân bố trách nhiệm

Linh
Như
Quỳnh
Tài
Thức
Business Analysis
I
C
R
C
A
Test Prime
C
R
I
A
C
Testing
R
I
C
C
A
Editing software
C
I
C
A
R
Upgrade sofware

C
C
I
R
A

A = Accountable (also Approver) - Có thể quyết toán
R = Responsible - Chịu trách nhiệm thực hiện
C = Consulted - Tưvấn
I = Informed - Thông báo các cập nhật tiến độ
Tài chính: Đảm bảo không được vượt quá mức đã đề ra ở các giai đoạn. Chi tiêu
tài chính theo mục 2.3
 Kế hoạch quản lý rủi ro ( them chiếu file đính kèm: QLRR_2)
3.4. Phần đánh giá khả thi
3.4.1. Kinh tế
Dự án giúp ích rất nhiều cho quá trình triển khai ERP tại doanh nghiệp, giảm
thiểu rủi ro cũng như kịp thời có những phương án phòng ngừa, tiết kiệm, hạn
chế được các nguồn chi phí có thể phát sinh do rủi ro bất ngờ. Người quản lý
nắm bắt được tiến độ dựa án từ đó đề ra cũng như chỉnh sửa kịp thời phương
pháp quản lý để dự án thực hiện đúng tiến độ tiết kiệm nguồn lực
3.4.2. Kỹ thuật công nghệ
Tận dụng triệt để nguồn công nghệ hiện tại, áp dụng từ những căn bản có sẵn
phát triển thành ứng dụng có ích ( ví dụ: SQL Server, Microsoft Visual Studio,
kỹ thuật Nhibernate)
Tính khả thi trong tương lai: sử dụng đa dạng ngôn ngữ, kỹ thuật như PHP,
Android, Java, HTML, MySQL …
3.4.3. Vận hành
Phần mềm tạo ra với đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ cho nhà quản lý
dự án trong việc hoạch định, kiểm soát, quản lý rủi ro trong quá trình triển
khai ERP.

Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, tính linh động cao giúp người
dùng nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng.
Cài đặt còn hạn chế vì ngôn ngữ lập trình ứng dụng ( Microsoft Visual
Studio).
3.4.4. Pháp lý
Phần mềm dừng lại ở các chức năng: tạo mới dự án từ các template có sẵn và các
thông tin liên quan đến dựa án, lựa chọn các giai đoạn triển khai, rủi ro trong từng giai
đoạn, mức độ nghiêm trọng của rủi ro, cho phép người dùng thêm xóa sửa thông tin và
xuất ra kết quả cuối cùng. Hợp đồng pháp lý cho dự án bao gồm các điều khoản và các
chức năng phần mềm được yêu cầu như trên.
3.5. Phạm vi dự án (Scope statement)
Tên dự án:
XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO CHO DỰ ÁN
TRIỂN KHAI ERP TẠI VIỆT NAM
Ngày: 22/07/2014
Người viết: Nguyễn Trọng Thức
Mục tiêu dự án:
Mục tiêu dự án là xây dựng và tinh chỉnh một ứng dụng phần mềm mô phỏng được
các quy trình triển khai ERP, đồng thời cũng kiểm soát được các yếu tố rủi ro xáy ra
trong từng bước triển khai (đánh giá, định lượng rủi ro). Bên cạnh đó ứng dụng cung
cấp cho người dùng những giải pháp để khác phục những rủi ro này.
Tính chất và yêu cầu sản phẩm:
- Giao diện gần gũi, dễ sử dụng, tương thích với nhiều môi trường làm việc thông
qua 3 giai đoạn: khởi tạo dự án, nhập các giai đoạn, nhập rủi ro và cách thực
hiện thao tác quản lý thông qua các chỉ mục có sẵn.
- Hệ thống quản lý đơn giản giúp người dùng nhận biết được ngay dự án đã triển
khai đến giai đoạn nào, biết được rủi ro nào đáng quan tâm…
- Cung cấp quy trình triển khai ERP tổng quát.
- Các rủi ro phổ biến (đánh giá, định lượng).
- Hỗ trợ các giải pháp khắc phục rủi ro bằng cách đưa ra các lời khuyên từ chuyên

gia hoặc từ những dự án tương tự.
- Cập nhật thông tin từ người dùng (cập nhật quy trình ERP, cập nhật rủi ro, cập
nhật giải pháp).
Tiêu chí đánh giá:
- Tính thực tiễn: cung cấp một ứng dụng phần mềm mà hiện nay trên thị trường
chưa đáp ứng.
- Tính ứng dụng: giúp các doanh nghiệp nói chung và nhà quản lý nói riêng có
một tầm nhìn bao quát về việc quản lý một dự án.
- Tính thân thiện với người dùng: dễ sử dụng qua các chỉ mục có sẵn.
- Thời gian hoàn thánh dự án: thời gian tinh chỉnh và nâng cấp không kéo dài
trong vòng 4 tuần thực hiện, đáp ứng tức thời cho người dùng ứng dụng mới.
Yếu tố thành công:
- Đáp ứng được các yêu cầu cần thiết về ERP đối với doanh nghiệp.
- Người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng về tiến độ dự án bao gồm quy trình
và rủi ro sau khi ứng dụng nâng cấp.
- Chi phí, thời gian, nhân lực phù hợp.
- Tài liệu thiết yếu cho thực tiễn.

3.6. Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS)

Chú thích chi tiết:
1. Khảo sát hệ thống cũ
2. Khảo sát các dự án ERP đã được nâng cấp
2.1. Phỏng vấn khách hàng tiềm năng
2.2. Tạo bộ phận phỏng vấn, bảng khảo sát
2.3. Tổng hợp tài liệu khảo sát
3. Cập nhật lại rủi ro trong ERP
3.1. Xác định rủi ro
3.2. Phân loại rủi ro
4. Đánh giá rủi ro mới cập nhật

4.1. Đánh giá tính khả thi của các rủi ro
4.2. Ước tính chi phí nếu rủi ro xảy ra
4.3. Tổng hợp nội dung các rủi ro
4.4. Báo cáo nội dung các rủi ro
5. Phân tích(chỉnh sửa)
5.1. Cập nhật các quy trình triển khai ERP
5.2. Tổng hợp rủi ro vừa cập nhật, xác định mức độ quan trọng
5.3. Xác định thời gian cho các rủi ro
5.4. Cập nhật quy trình quản lý rủi ro
5.5. Cập nhật lại cách giải quyết rủi ro
5.6. Chỉnh sử lại cấu trúc phần mềm
5.7. Lập lại khung chi tiết
5.8. Lập kế hoạch thực hiên nâng cấp phần mềm
5.9. Báo cáo kế hoạch thực hiện dự án
6. Thiết kế nâng cấp
6.1. Chỉnh sửa giao diện phần mềm
6.2. Xây dựng các chức năng
6.3. Chỉnh sửa lỗi
6.4. Lập báo cáo tổng kết.
7. Xây dựng nâng cấp
7.1. Xây dựng lại giao diện phần mềm
7.2. Thiết kế lại và thêm vào các chức năng mới
7.3. Thiết kế, cập nhật lại nội dung phần mềm
7.4. Lập báo cáo
8. Kiểm thử(Testing)
8.1. Chạy thử phần mềm
8.2. Chỉnh sửa lỗi phát sinh
8.3. Báo cáo kết quả test
8.4. Viết tài liệu hướng dẫn sự dụng
9. Nghiệm thu

9.1. Cài đặt hệ thống
9.2. Đưa hệ thống vào hoạt động
9.3. Chỉnh sửa lỗi phát sinh
9.4. Báo cáo kết quả dự án
3.7. Sơ đồ Grantt – Lịch biểu dự án
Ngày bắt đầu : 20/7/2014
Ngày két thúc : 14/8/2014






3.8. Danh sách mức độ rủi ro
Rủi ro khi triển khai hệ thống ERP
Để triển khai thành công một dự án ERP, ban quản lý dự án và doanh nghiệp phải
đối mặt rất nhiều thách thức, cụ thể là việc triển khai ERP vào hoạt động của doanh
nghiệp, cần đúng hạn và trong ngân sách cho phép, tránh tình trạng kéo dài thời gian
ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp.
Vòng đời triển khai ERP (ERP life cycle)

Hình 3.1 - Vòng đời ERP
 Tiền dự án: khái niệm đề cập đến các hoạt động giới thiệu ERP từ lập kế hoạch
chiến lược của các yêu cầu để lựa chọn gói phần mềm.