Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH Thương Mại Duy Phát

Trường Đại Học Thương Mại
Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp
đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị
trường Nhật Bản tại công ty TNHH
Thương Mại Duy Phát”
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
1
Trường Đại Học Thương Mại
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH
ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG
KINH DOANH QUỐC TẾ.
1.1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, Việt Nam đang từng bước
hoàn thiện và phát triển nền kinh tế thị trường để hòa nhập với thế giới. Tham
gia khu vực mậu dịch tự do Đông Nam Á và trở thành thành viên chính thức của
WTO là những bước khởi đầu tốt đẹp cho tiến trình hội nhập. Trong giai đoạn
này, Việt Nam cần không ngừng phát triển và mở rộng thị trường xuất nhập
khẩu ra các nước trong khu vực và các nước trên thế giới. Năm 2009, thị trường
xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam là Hoa kỳ với tỷ trọng 21%, Nhật Bản đứng
thứ hai chiếm 12%. Đây là hai trong số những thị trường rộng lớn, đầy tiềm
năng của Việt Nam.
Trong cơ cấu hàng xuất khẩu của Việt Nam, hàng TCMN chiếm tỷ lệ thấp
nhưng mang lại giá trị cao bởi sản phẩm được sản xuất chủ yếu bằng nguồn
nguyên liệu sẵn có trong nước, nguyên phụ liệu nhập khẩu không đáng kể vì vậy
lượng ngoại tệ thu được từ xuất khẩu hàng TCMN rất cao. Với tiềm năng dồi
dào về nguyên liệu, lao động, đội ngũ nghệ nhân và thợ thủ công, việc phát triển
sản xuất kinh doanh hàng TCMN là một thuận lợi lớn và chủ trương của nước
ta, nó không chỉ mang lại lợi ích thiết thực mà còn có ý nghĩa chính trị xã hội to
lớn.
Tuy nhiên thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng TMQT
của các doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều hạn chế. Số lượng các cuộc đàm phán

thành công chưa nhiều, hiệu quả chưa cao. Trước tình hình kinh tế hiện nay, các
DN nói chung và các DN hoạt động TMQT nói riêng cần phải nâng cao khả
năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT để góp phần giúp DN tồn tại
và vượt qua thời kỳ khó khăn này.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
2
Trường Đại Học Thương Mại
Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát là một doanh nghiệp chuyên sản
xuất và thu mua hàng TCMN để xuất khẩu ra thị trường thế giới. Trong từng
bước chuyển mình của toàn ngành TCMN, công ty cũng đang từng bước mở
rộng hoạt động xuất khẩu hàng TCMN của mình sang thị trường Nhật Bản,
trong những bước tiến này, công ty gặp phải không ít những khó khăn trong quá
trình đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác. Do đó cần nâng cao hiệu quả hoạt
động đàm phán của công ty để giúp công ty phát triển mạnh mẽ trong thời gian
tới.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề.
Dựa trên cơ sở những kiến thức đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế
cũng như tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán
ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công
ty TNHH Thương Mại Duy Phát” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Có nhiều hình thức đàm phán nhưng em sẽ chỉ tập trung nghiên cứu hình thức
đàm phán trực tiếp tại công ty
1.3. Mục tiêu nghiên cứu.
Thông qua chuyên đề nghiên cứu này, em muốn:
• Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng
xuất khẩu.
• Nghiên cứu, phân tích thực trạng quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp
đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang thị truờng Nhật Bản của công ty
TNHH Thương Mại Duy Phát.
• Đề xuất một số giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong quản trị

quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty.
1.4. Phạm vi nghiên cứu.
• Đối tượng nghiên cứu: quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
• Phạm vi nghiên cứu:
- Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát.
- Mặt hàng: mây tren đan.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
3
Trường Đại Học Thương Mại
- Thời gian nghiên cứu: kết quả hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng xuất
khẩu mặt hang mây tre đan trong các năm 2007-2009.
- Thị trường nghiên cứu: Nhật Bản.
1.5. Tóm lược về đàm phán trong TMQT.
1.5.1. Một số nét cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng.
1.5.1.1. Khái niệm về đàm phán
Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản đề đạt
được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại
nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung và
một số lợi ích đối kháng”.
Đàm phán trong thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương
lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm
bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.
Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận giữa
các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán
hàng hóa quốc tế.
1.5.1.2. Các nguyên tắc trong đàm phán quốc tế.
• Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trường, quan điểm: vì con
người tham gia vào quá trình đàm phán nên dễ có cảm xúc dẫn đến việc trình
bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan. Do đó, trong
quá trình đàm phán các bên phải tách các cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, tập

trung vào quyền lợi và ít tập trung vào lập trường. Nhưng vấn đề này phụ thuộc
vào yếu tố văn hóa, phong cách, tính cách người đàm phán.
• Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi: việc nghĩ ra các phương án đôi
bên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn hơn chứ không phải chỉ
nghĩ đến phần riêng của mình. Tìm kiếm những phương án đảm bảo hai bên
cùng có lợi góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung, những vùng thỏa
thuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả của quá trình đàm phán.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
4
Trường Đại Học Thương Mại
• Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan, đặc biệt với đối tác là
người không khoan nhượng và chỉ bảo vệ lập trường của mình chứ không phải
là quyền lợi, thì tốt nhất là kiên quyết đảm bảo các thỏa thuận phải phản ánh
những tiêu chuẩn khách quan không phụ thuộc vào lập trường của một bên nào.
1.5.2. Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong TMQT.
1.5.2.1. Lập kế hoạch đàm phán.
Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm có hai phần là lập
kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán. Sau khi phân tích tình thế
của môi trường đàm phán, người đàm phàn phải tiến hành lập kế hoạch đàm
phán, trình tự lập kế hoạch đfm phán được tiến hành theo các nội dung như sau:
 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán.
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là
đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích phải đảm bảo được ba
yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của
doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu. Mục tiêu
cũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với
mục đích đàm phán, định hướng được thành công.
 Lập kế hoạch hành động:
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, nhân sự, địa điểm,

chương trình đàm phán, trong đó lập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương
trình đàm phán là rất quan trọng.
• Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến
lược, các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán
để đạt được mục tiêu đề ra. Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu
hỏi:
- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
- Chúng ta đối xử với đối tác theo cách thức gì?
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
5
Trường Đại Học Thương Mại
- Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc quan điểm chủ chốt của
mình?
- Tại sao các bên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?
• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà
đàm phán của dối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những
người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết. Từ đó
lập kế hoạch cho đàm phán của chúng ta, bao gồm những người đã từng tham
gia đàm phán với đối tác, những người đã từng được dối tác biết đến và những
người chưa biết đến, xác định số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế
hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành
đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
 Kiểm tra điểu chỉnh kế hoạch
Lập kế hoạch chủ yếu là quá trình của một bên, dung các thông tin về quá
trình phân tích tình huống đàm phán của DN. Trong thực tế, có nhiều thông tin
và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó
phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch.
1.5.2.2. Tổ chức đàm phán.
a, Chuẩn bị đàm phán:

 Chuẩn bị thông tin đàm phán:
• Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán
của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như
vậy, khi đàm phán DN cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp
ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập
nhật.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
• Quy trình thu thập và xử lý thông tin của DN gồm các bước:
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
6
Trường Đại Học Thương Mại
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại: trước tiên là phải
xác định các thông tin cần thiết. Các thông tin cần thiết chia làm hai loại: thông
tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộc
đàm phán chuyên biệt. Các thông tin đó có thể là: thông tin về thị trường, hàng
hóa, thông tin chung về đối tác, đoàn đàm phán của đối tác…
- Xác định nguồn thu thập thông tin. Sau khi đã xác định được
nhu cầu thông tin cần thiết, bước tiếp theo là phải xác định nguồn và thu thập
thông tin. Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được như:
+ Thông tin của các tổ chức quốc tế: WTO, EU, ASEAN, APEC, NAFTA…
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng Thương mại
và công nghiệp Việt Nam, hiệp hội ngành nghề…
+ Thông tin từ ghi chép nội bộ, nghiên cứu chuyên biệt của doanh nghiệp.
+ Thông tin từ sách báo thương mại, Internet
- Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép
xác định mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự việc bằng cách tập hợp, phân tích,
hệ thống, so sánh, lập luận, rút ra các kết luận cụ thể. Khi lưu trữ các thông tin
phải được phân loại và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận

tiện cho những lần sử dụng sau.
 Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Đoàn đàm phán cần xác định được nội dung đàm phán, phương án cho mỗi
nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung. Các bước xác định nội dung
đàm phán:
• Xác định nội dung cần đàm phán.
Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau lại có những nội dung đàm phán khác
nhau. Nhưng nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất
về các nghĩa vụ dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì ký
mã hiệu, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo
hành, kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng,
trọng tài và một số nội dung khác.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
7
Trường Đại Học Thương Mại
• Lựa chọn phương án đàm phán.
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nội
dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khác
nhau. Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng được tất cả các
phương án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn phương án tối ưu nhất.
Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:
- Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dung
đàm phán.
- Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác.
- Lựa chọn những phương án có thể chấp nhận được. DN cần xác định giới
hạn có thể nhượng bộ, đó chính là những điều kiện để DN trao đổi với đối tác.
- Đánh giá hệ số quan trọng với từng phương án đàm phán. Từ đó DN sẽ
thuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ số quan trọng cao nhất.
• Xác định trình tự đàm phán các nội dung.
Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

- Sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic.
- Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước.
- Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, không
trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc.
 Chuẩn bị nhân sự.
Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn
bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán TMQT phải hội tụ đủ chuyên
gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng
của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đi
tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao.
Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh
nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch TMQT, có đầu óc phân tích, quyết
đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tác
đàm phán. Để tổ chức một đoàn đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra những quy
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
8
Trường Đại Học Thương Mại
định chung cho đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho
đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán.
 Chuẩn bị địa điểm.
Địa điểm đàm phán có thể được lụa chọn ở nước người bán, nước người
mua, hoặc ở nước thứ ba. Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm
tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho
tất cả các bên.
 Chuẩn bị chương trình làm việc.
Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ
đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theo
của đàm phán.
b, Tiến hành đàm phán.
 Giai đoạn tiếp cận.

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được
giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới
thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế,
thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến
trong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán.
 Trao đổi thông tin.
Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thu
nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoại tiếp
theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số
luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Yêu
cầu các thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Đây là giai
đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập
trường, mục tiêu và quyền lợi…của nhau làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa
ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán
đạt kết quả cao.
 Giai đoạn thuyết phục.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
9
Trường Đại Học Thương Mại
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được
từ phía đối tac, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiếu,
quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình
để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của
mình. Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của
mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm
phán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán.
 Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận.
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng
bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả các mâu thuẫn
còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên

thì mới đưa ra cuộc đàm phán đến thành công. Những nhượng bộ này có thể
được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ
là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàm
phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của
đối tác làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là
đạt được mục tiêu đàm phán của mình.
c, Kết thúc đàm phán.
Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể có hai tình huống sau:
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị
không thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những
thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa,
phương án kinh doanh không hiệu quả, hoặc không còn thực thi được, thì điều
tốt nhất là nên rút khỏi đàm phán. Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích
một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối
quan hệ tốt giữa các bên.
- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạt
được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn
tới ký hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
10
Trường Đại Học Thương Mại
được. Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn
thảo các hợp đồng đã thỏa thuận được.
1.5.2.3. Kiểm tra và kiểm soát.
Sau mỗi lần đàm phán, bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả của
cuộc đàm phán so với mục tiêu đã đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm cho
các cuộc đàm phán tiếp theo. Doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá kết quả
cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập biểu.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
11

Trường Đại Học Thương Mại
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT
QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI DUY PHÁT.
2.1. Phương pháp nghiên cứu.
2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu.
2.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.
- Phuơng pháp sử dụng phiếu điều tra
Phiếu điều tra đuợc thiết kế dựa trên những vấn đề mà đề tài cần để phân
tích đưa ra các câu hỏi gắn với quy trình thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng tại
công ty để cho điểm. Mẫu phiếu được phát cho ban Giám đốc, trưởng bộ phận
và nhân viên trong phòng kinh doanh. Số phiếu được phát ra 5 và thu về đuợc 5
phiếu.
- Phỏng vấn chuyên sâu các chuyên gia. Tiến hành phỏng vấn những người
trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty để nắm được cụ thể
những vướng mắc thường gặp khi tham gia vào hoạt động đàm phán xuất khẩu
hàng mây tre đan.
2.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
- Nguồn dữ liệu bên trong: tìm kiếm các thông tin về doanh nghiệp như: báo
cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh của công các năm 2007, 2008, 2009
và bản kế hoạch, mục tiêu phát triển của công ty…
- Nguồn dữ liệu bên ngoài: bao gồm các tài liệu chuyên ngành về hoạt động
TMQT như giáo trình, tạp chí, sách chuyên ngành (báo Thương Mại, Kinh tế
phát triển ) và một số website của Bô Công Nghiệp, Bộ Thương Mại…và luận
văn của các khoá trước.
2.1.2. Phương pháp phân tích dữ liệu.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
12
Trường Đại Học Thương Mại
- Phương pháp thống kê: thống kê và sử dụng dữ liệu sơ cấp thu được qua

việc tổng hợp kết quả từ bảng câu hỏi và câu hỏi phỏng vấn để thấy rõ được các
bước cụ thể trong quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mây
tre đan sang thị trường Nhật Bản
- Phương pháp tiếp cận thực tiễn các vấn đề lý luận: nghiên cứu và so sánh
quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu thực tế diễn ra tại DN
với lý thuyết để tìm hiểu những điểm khác biệt và khó khăn.
2.2. Đánh già tổng quan tình hình và các nhân tố ảnh hưởng.
2.2.1. Tổng quát về công ty TNHH Thương Mại Duy Phát.
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THUƠNG MẠI DUY
PHÁT
Tên giao dịch: DUY PHAT TRADING COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: DUY PHAT CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: số 9, ngách 43/99, ngõ 204, đườngh Trần Duy Hưng,
phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Ngành nghề kinh doanh:
• Sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ.
• Thu mua từ các chân hàng, các công ty để xuất khẩu.
• Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đồ dệt gia dụng
và các loại mặt hàng khác đuợc chính phủ cho phép.
• Tổ chức tiêu thụ mặt hàng nhập khẩu gồm các mặt hàng phục vụ sản
xuất như: nguyên vật liệu, thiết bị phụ vụ sản xuất gia công chế biến hàng
xuất khẩu của công ty và các ngành sản xuất khác trong nước.
• Nhận xuất khẩu và nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong
nước và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết các mặt hàng nhập khẩu và
tiêu thụ trong nước.
Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu: mây tre đan, sơn mài, thêu ren, thảm mỹ
nghệ, gốm sứ, hàng khác.
Các thị truờng xuất khẩu: Nhật, Châu Âu, Mỹ, Nga, các nước khác…
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
13

Trường Đại Học Thương Mại
2.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới đàm phán tại công ty.
2.2.2.1. Nhân tố thuộc môi trường bên trong công ty.
Các nhân tố bên trong của xí nghiệp có ảnh hưởng tới quy trình đàm phán ký
kết kết hợp đồng của công ty bao gồm:
• Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty.
Tại công ty Duy Phát, mỗi phòng chức năng được coi như một đơn vị KD
độc lập với chế độ hạch toán riêng. Mỗi phòng bổ nhiệm một quản lý để điều
hành công việc KD của phòng. Chính nhờ cơ cấu hoạt động độc lập nhưng có sự
quản lý chung của ban giám đốc với quy chế xác định do bộ phận quản lý đề ra
mà hoạt động của các phòng KD cũng như các bộ phận khác rất có hiệu quả.
Tuy nhiên với việc bố trí như vậy, cũng rất dễ gây ra sự cạnh tranh lẫn nhau khi
tình hình KD của công ty gặp khó khăn. Điều này có thể gây mất đoàn kết trong
nội bộ công ty và làm cho không phát huy được hết sức mạnh tập thể của công
ty.
• Mục tiêu, chiến lược của công ty
Mục tiêu đuợc xem như là điều mà các bên tham gia đàm phán mong muốn
đạt đựoc sau quá triình đàm phán. Các mục thiêu này có thể được chia thành
mục tiêu chung, mục tiêu mâu thuẫn và mục tiêu bổ trợ. Trong khi mục tiêu
chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán,
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
Giám đốc
Phó giám đốc
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận quản lý
KD hàng TCMN
Phòng tổ chức
Phòng thị trường
Phòng kế toán

KD hàng NK
KD tổng hợp
14
Trng i Hc Thng Mi
thỡ cỏc mc tiờu mõu thun li cú tỏc ng tiờu cc ti bu khụng khớ v kt qu
ca quỏ trỡnh m phỏn. Chớnh cỏc mc tiờu ny ó lm hỡnh thnh nờn s k
vng ca cỏc bờn tham gia m phỏn. Nu cỏc bờn cú k vng thõm nhp vo
mt th trng c th v k vng vo vic kinh doanh lõu di trong tng lai thỡ
xu hng tha hip s l xu hng chớnh trong quỏ trỡnh m phỏn. Ngc li,
nu cỏc k vng ny liờn quan ti mc tiờu trc mt ca cuc m phỏn thỡ
khụng khớ m phỏn s tr nờn cng thng hn.
Nht Bn l th trng chớnh mang li doanh thu cho DN, do ú DN t ra
mc tiờu tip tc thõm nhp sõu hn khai thỏc th trng ny do ú khi m
phỏn vi cỏc i tỏc cụng ty thng s dng chin lc m phỏn kiu mm: t
rừ thin chớ hp tỏc, xõy dng nim tin, tụn trng quyn li ca nhau nhm xõy
dng mi quan h lõu di trờn c s hp tỏc cựng cú li.
Ngun nhõn s ca cụng ty.
Nhõn s l mt trong nhng vn quý nht ca mt DN, nú quyt nh ti
hiu qu sn xut kinh doanh ca DN ú. Trong hot ng kinh doanh xut
khu, tt c cỏc khõu t khõu nghiờn cu th trng, thit k sn phmn
cụng tỏc giao dch m phỏn ký kt, thc hin hp ng nu c thc hin bi
nhng ngi cỏn b nhanh nhy, nng ng, trỡnh chuyờn mụn cao, giu kinh
nghim thỡ chc chn s mang li hiu qu kinh th cao.
Tng s nhõn viờn trong cụng ty l 25 ngi, trong ú s nhõn lc cú trỡnh
i hc tr lờn l 20 ngi chim 80% , s nhõn lc tt nghip khi kinh t:
14 ngi chim 65%. Đặc biệt là 100% cán bộ nghiệp vụ xuất khẩu đều có trình
độ đại học. Vi i ng cỏn b cú trỡnh cao ó to nờn nng lc ct lừi ca
cụng ty.
2.2.2.2. Mụi trng bờn ngoi cụng ty.
Nh cung cp

Ngun cung cp hng chớnh ca cụng ty l nhng c s sn xut hng
TCMN, h gia ỡnh sn xut Nu h khụng cú kh nng ln, c s vt cht k
thut tt nh mỏy sy, mỏy tc ộp, lm sch nguyờn vt liuthỡ cht lng
Nguyn Th Bớch Hnh Khoa Thng Mi Quc T
15
Trường Đại Học Thương Mại
hàng giao cho công ty sẽ không tốt sẽ khiến công ty bị đối tác ép giá trong quá
trình đàm phán hoặc nặng nề hơn là mất các mối làm ăn . Hay nếu họ không có
những năng lực tiềm tàng như khả năng tìm kiếm nguồn hàng mới, cải tiến mẫu
mã, nâng cao chất lượng thì hàng TCMN xuất khẩu của công ty càng khó có thể
đứng vững hay phát triển trên thị truờng quốc tế đặc biệt tại thị trường khó tính,
yêu cầu khắt khe như Nhật Bản. Điều đó tác động trực tiếp tới việc kinh doanh
của công ty nói chung và việc đàm phán ký kết hợp đồng nói riêng.
• Đối thủ cạnh tranh
Trong lĩnh vực KD XNK mặt hàng này, hiện nay trên cả nước có rất nhiều
DN thực hiện và họ cũng chủ yếu áp dụng hình thức thu mua hàng tại các cơ sở
làng nghề khiến cho công ty luôn phải có những chính sách đổi mới cho phù
hợp, tận dụng những lợi thế như uy tín, mối quan hệ với nhà cung cấp để đảm
bảo nguồn hàng luôn được ổn định đưa ra sản phẩm với giá cả cạnh tranh cho
đối tác.
• Văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản.
Xã hội Nhật Bản có nhiều nét đặc biệt cần chú ý về giao thiệp như: cách chào
hỏi khi mới gặp, cách trao đổi danh thiếp… Bên cạnh đó, người Nhật Bản rất coi
trọng uy tín và lời giới thiệu, chính vì vậy khi đã có quan hệ tốt với một đối tác
Nhật thì sẽ có nhiều cơ hội làm ăn mới mở ra cho chúng ta. Trong quá trình đàm
phán, người Nhật thường không thích sự trực tiếp nên hay sử dụng trung gian và
họ thường dùng tính kiên trì và chín chắn để thắng thế trong thương lượng do
vậy cần phải bình tĩnh trước mọi điều không vừa ý, không nên nổi giận. Cách
đặt câu hỏi của doanh nhân EU và Mỹ là đi thẳng vào vấn đề trong khi người
Nhật rất vòng vèo để tìm hiểu liệu đối tác có chân thành không. Vì vậy, DN phải

rất cẩn trọng khi đàm phán làm ăn với một đối tác mới. Giới doanh nhân Nhật
thường tỏ ra rất khó tính với đối tác chưa quen biết nhưng khi đã tạo dựng được
niềm tin với họ rồi thì họ là đối tác rất trung thành.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
16
Trường Đại Học Thương Mại
2.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn về quản trị quy trình đàm
phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật
Bản tại công ty TNHH Thương Mại Duy Phát.
Thông qua quá trình thực hiện thu thập thông tin phỏng vấn và trắc nghệm,
cũng như quá trình quan sát thực tế tại công ty, em nhận thấy công ty đã thực
hiện đủ ba bước: lập kế hoạch, tiến hành, kiểm tra đánh giá kết quả trong quản
trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp
đồng xuất khẩu, công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn ở những bước
nhất định. Sau đây là kết quả thu thập được thông qua phiếu điều tra cùng với
những câu hỏi phỏng vấn chuyên gia:
- Công ty thực hiện đầy đủ các bước trong quản trị quy trình đàm phán ký
kết hợp đồng, không có bước nào bị cho là kém song còn một vài thiếu sót ở
khâu chuẩn bị thông tin đàm phán, chuẩn bị nhân sự và kiểm tra đánh giá sau
các cuộc đàm phán.
- Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn được đính kèm tại phần
phụ lục.
2.3.1. Lập kế hoạch đàm phán.
Đối với bất kỳ đơn hàng nào, khi có đơn chào hàng thì công ty tiến hành
thu thập thông tin, trên cơ sở những yêu cầu của khách hàng về quy cách sản
phẩm, chủng loại cũng như số lượng…ban giám đốc sẽ bàn bạc để xác định mục
tiêu cho đàm phán với đối tác chủ yếu về điều khoản giá, phương thức thanh
toán. Công ty thuờng đàm phán với các đối tác mới làm ăn, còn các khách hàng
quen thuộc thì đặt hàng qua email hoặc fax, nếu có điều khoản nào thay đổi đặc
biệt (như số lượng, giá cả…) thì hai bên mới tiến hành gặp gỡ đàm phán.

Trong bước lập kế hoạch này, công ty chỉ thực hiện khâu xác định mục tiêu,
chiến lược đàm phán mà bỏ qua các khâu còn lại. Thành viên trong đoàn đàm
phán thảo luận với nhau về văn hóa kinh doanh của Nhật Bản, cách tiếp cận bởi
họ rất coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch
đầu tiên, sau khi thảo luận xong không có bất kỳ bản kế hoạch đàm phán chi tiết
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
17
Trường Đại Học Thương Mại
nào được lập, có thể thấy việc lập kế hoạch của DN chưa được đánh giá cao.
Các mục tiêu đàm phán của DN thường được dựa trên các hợp đồng đã ký kết
trước đó, ít có sự thay đổi. Mục tiêu đàm phán thường bị ảnh hưởng bởi phương
hướng phát triển của DN: muốn mở rộng thị trường, xây dựng mối quan hệ lâu
dài trên cơ sở hợp tác và cùng có lợi. Do đó, DN thường sử dụng chiến lược
đàm phán kiểu mềm: khi tham gia đàm phán DN tỏ rõ thiện chí hợp tác và xây
dựng niềm tin cho đối tác, tôn trọng quyền lợi của đối tác.
2.3.2. Tổ chức đàm phán.
2.3.2.1. Chuẩn bị đàm phán.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán
Chuẩn bị thông tin là một khâu mà DN luôn thực hiện trước khi tiến hành
đàm phán đặc biệt với đối tác Nhật Bản thì càng phải chu đáo hơn bởi lượng
thông tin về sản phẩm họ yêu cầu rất chi tiết đây là điều mà các đối tác Mỹ và
EU ít khi đòi hỏi. Đối với đơn đặt hàng của khách hàng quen thì DN chỉ chuẩn
bị thông tin về sản phẩm được yêu cầu như nguyên liệu mây tre được xử lý theo
kỹ thuật gì để phòng trừ mối mọt và ẩm mốc: hun khói truyền thống hay ngâm
hóa chất, phun sơn, đánh vécni; tuổi của tre thường được yêu cầu từ 4 năm trở
lên; màu sắc của tre; tính thẩm mỹ cũng như độ phức tạp của sản phẩm…các
thông tin về sản phẩm, nguyên liệu, cũng như các mẫu mã, giá cả…được công ty
chuẩn bị đầy đủ rồi gửi qua email để họ nghiên cứu trước. Với các khách hàng
mới, ngoài những thông tin trên, công ty chỉ tiến hành thu thập thêm 1 chút
thông tin về đối tác như tên, địa chỉ, quy mô… Nguồn thông tin chủ yếu của DN

là qua sự giới thiệu của các đối tác quen, thông tin lưu trữ nội bộ và thông tin từ
các công ty môi giới.
Việc chuẩn bị thông tin của DN chỉ được đánh giá ở mức khá do việc tìm
kiếm thông tin của DN tập trung vào thông tin về hàng hóa là chính, thông tin về
đối tác còn ít, chưa đầy đủ. Còn các thông tin khác chỉ được đối tác cung cấp
thêm trong quá trình trao đổi đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
18
Trường Đại Học Thương Mại
Khi đàm phán với các đối tác quen thuộc đã có quan hệ làm ăn lâu dài thì
chuẩn bị nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các phương án giá cả tùy từng
trường hợp mà công ty có thể giảm tới 5% cho khách hàng; điều kiện thanh toán
sẽ là TTR trong đó khách hàng trả trước 30%-50%, có trường hợp khách hàng
không phải trả trước, số còn lại sẽ được thanh toán sau khi hàng được giao; các
nội dung khác được thực hiện như các đơn hàng đã ký trước đó. Còn với các đối
tác mới thiết lập quan hệ thì chuẩn bị nội dung cần đàm phán sẽ nhiều hơn, bao
gồm: các phương án lựa chọn giá cả (đa số theo giá FOB), thanh toán bằng LC
không hủy ngang hoặc phương thức TTR trong đó đối tác trả trước 70% trị giá
hàng, số còn lại sẽ thanh toán sau khi hàng được giao Công ty chỉ bản sản
phẩm cho các đại lý mà không mở chi nhánh, văn phòng đại diện tại Nhật nên
việc bảo hành sản phẩm do các đại lý tự giải quyết. Mỗi loại sản phẩm có chính
sách bảo hành khác nhau như: giường bảo hành 2 năm, bàn ghế là 12-18 tháng,
đèn mành trang trí là 6 tháng. Vì vậy, công ty phải chuẩn bị các phương án chiết
khấu (1-3%) để đàm phán với đối tác giải quyết việc bảo hành từng loại sản
phẩm.
Trước mỗi buổi đàm phán, thường có cuộc họp giữa các thành viên trong
đoàn đàm phán để phân công nhiệm vụ, thảo luận về nội dung cũng như các
phương án có thể xảy ra trong cuộc đàm phán để kịp thời ứng xử. Do đó, việc
chuẩn bị nội dung đàm phán được đánh giá là rất tốt.

• Chuẩn bị nhân sự đàm phán
Cuộc đàm phán giữa hai bên do phòng KD TCMN của DN bố trí và bàn
bạc. Đoàn đàm phán của DN gồm hai đến ba người. Với những đối tác quen thì
đoàn đàm phán của công ty chỉ gồm Phó Giám Đốc, trưởng phòng TCMN. Còn
đối với những khách hàng mới và những hợp đồng quan trọng thì có thêm Giám
Đốc công ty làm trưởng đoàn. Trưởng đoàn đàm phán sẽ là người có vai trò
quyết định cao nhất, còn trưởng phòng TCMN sẽ phụ trách việc giới thiệu và
giải thích về sản phẩm. Hiện nay, công ty không có phiên dịch, 2 bên chủ yếu
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
19
Trường Đại Học Thương Mại
trao đổi thông tin bằng tiếng anh hoặc sử dụng phiên dịch của đối tác và các hợp
đồng được ký kết mà không có sự tham gia của chuyên gia pháp lý.
Việc chuẩn bị nhân sự của công ty chỉ đạt mức khá vì nguồn lực để tham
gia đàm phán của công ty còn hạn chế. Hiện tại, công ty có nhu cầu về nhân sự
trong đoàn đàm phán nhưng những người có đủ khả năng và kinh nghiệm để
tham gia thì không có nên dẫn tới hiệu quả hoạt động chưa cao.
• Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Văn hóa người Nhật tương đối tương đồng với người Việt Nam, một buổi
trao đổi kinh doanh hợp tác sẽ thuận tiện hơn nếu như chúng ta tổ chức buổi tiệc
nhỏ với đối tác, do đó công ty thường kết hợp mời đối tác đi ăn rồi bàn bạc công
việc. Đàm phán tại Việt Nam nên công ty Duy Phát có thể chủ động lựa chọn
thời gian, địa điểm cho cuộc đàm phán. Công ty sẽ đặt chỗ tốt nhất và mời họ tới
các nhà hàng Nhật hoặc Trung Quốc sang trọng ở Hà Nội bởi sự coi trọng hình
thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hoá Nhật Bản, việc chú ý đến hình
thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người và rất
được coi trọng trong môi trường kinh doanh.
Công ty đã có kinh nghiệm làm ăn với người Nhật nên việc chuẩn bị địa
điểm và thời điểm họp được 4phiếu đánh giá là tốt, 1 phiếu đánh giá khá.
• Chuẩn bị chương trình làm việc

Công ty thường áp dụng chương trình làm việc có sẵn mà không chuẩn bị
cụ thể chương trình làm việc cho từng đối tác bởi đa số khách hàng Nhật dù đã
quen biết lâu vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt
chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của công ty hay của đối tác sản xuất hàng
cho công ty. Chương trình làm việc được công ty thực hiện theo các buổi đàm
phán và kéo dài một đến hai ngày Cụ thể ngày đầu tiên khi đối tác tới công ty sẽ
được dẫn tham quan một số cơ sở sản xuất ở Chương Mỹ-Hà Nội hoặc Tăng
Tiến-Bắc Giang …tiếp đó hai bên trò chuyện để tạo mối quan hệ thân thiết hơn,
cung cấp những thông tin cơ bản về nhau. Buổi thứ hai, sau khi tiến hành đàm
phán xong 2 bên sẽ tổng hợp lại những nội dung đã được thống nhất và tiến tới
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
20
Trường Đại Học Thương Mại
ký kết hợp đồng. Khách hàng của công ty chủ yếu là các đối tác Nhật Bản nên
công ty đã quen với phong cách làm việc của họ. Do đó, việc chuẩn bị chương
trình làm việc của công ty được đánh giá là tốt.
2.3.2.2. Tiến hành đàm phán
• Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin
Đối tác Nhật Bản là những người không thích đi thẳng vào vấn đề nên giai
đoạn tiếp cận diễn ra rất từ từ. Hai bên sẽ bắt đầu với các câu chuyện về chủ đề
kinh tế thế giới, thời tiết, gia đình…sau đó mới chuyển sang trao đổi thông tin.
Người Nhật có thói quen ghi chép rất kỹ để họ đối chiếu những điều đối tác nói,
nếu có gì mâu thuẫn nhau họ bắt bẻ, đánh giá đối tác. Trong giai đoạn này, cả
công ty lẫn đối tác đều đưa ra những thông tin chi tiết cho nhau. Đối tác cung
cấp cho công ty những thông tin mà công ty chưa trực tiếp thu thập được, còn
công ty cũng giải đáp những điều đối tác chưa rõ về mình. Do tiếng anh không
phải là tiếng bản ngữ của cả 2 bên nên nên việc tiếp cận và trao đổi thông tin của
công ty chỉ mới được đánh giá ở mức khá tốt.
• Giai đoạn thuyết phục và giai đoạn nhượng bộ, thỏa thuận
Sau khi đã có được những thông tin cần thiết, hai bên tiến tới đàm phán

những nội dung chính của hợp đồng như loại hàng hóa, giá cả, ngày giao hàng,
hình thức thanh toán… Trong giai đoạn đàm phán, cả hai bên đều cố gắng
thuyết phục đối phương đồng ý với phương án của mình, nội dung được quan
tâm nhất trong giai đoạn này của hai bên là giá cả. Đây là nội dung mà xí nghiệp
luôn cố gắng giữ vững lập trường để có giá cả phù hợp
Ví dụ: trong quý I năm 2010, đèn trang trí là một trong số dòng sản phẩm
có doanh số bán cao nhất của công ty. Tùy theo từng loại đèn mà giá FOB dao
động từ 20-40USD. CLA 169 là 1 mẫu thiết kế mới được tung ra thị trường với
giá là 25USD/sản phẩm, đây cũng là sản phẩm được khách hàng ưa chuộng bởi
thiết kế tinh tế mà giá cả không quá cao. Trong khi đàm phán, đối tác Nhật Bản
đã đưa ra mức giá FOB cảng Hải Phòng là 22USD/chiếc với số lượng là 200
chiếc. Số lượng đối tác đặt không lớn nhưng mức giá này quá xa so với giá công
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
21
Trường Đại Học Thương Mại
ty đưa ra. Tuy nhiên khi đàm phán với đối tác Nhật, họ thường rất mặc cả rất lâu
và kiên nhẫn cho tới khi đạt được mục đích. Cuối cùng, do hai bên đều có thiện
chí nên đã chấp nhận ký hợp đồng 200 chiếc đèn trang trí CLA 169 với mức giá
FOB 23.5USD/sản phẩm hay giảm 6% trên giá FOB và phía Nhật sẽ phải tự giải
quyết việc bảo hành sản phẩm, vì là thương vụ đầu tiên của hai bên nên công ty
đã lựa chọn phương thức thanh toán là dùng L/C không hủy ngang. Công ty có
quy định mức giá tối đa mà công ty có thể giảm cho đối tác là 5% với giá trị hợp
đồng trên 100.000USD. Tuy nhiên công ty muốn mở rộng thị trường, có thêm
khách hàng mới nên đã chịu nhượng bộ khách hàng.
Trong quá trình đàm phán, các thành viên trong đoàn đàm phán đã sử dụng
các kỹ năng đàm phán khá tốt. Các kỹ năng lắng nghe, kỹ năng lập luận thuyết
phục và kỹ năng đưa ra nhượng bộ mới chỉ thực hiện ở mức độ khá. Còn kỹ
năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi đạt kết quả cao hơn. Quá trình thuyết phục và
nhượng bộ, thỏa thuận của công ty được đánh giá là khá nhưng công ty còn yếu
trong việc thuyết phục đối tác nên công ty thường phải nhượng bộ nhiều hơn

một chút.
2.3.2.3. Kết thúc đàm phán
Kết thúc mỗi buổi đàm phán, hai bên tổng kết những vấn đề đã đàm phán đi
đến thống nhất và hẹn sẽ xem xét lại những điều khoản chưa giải quyết được để
mong rằng lần gặp gỡ sau sẽ có kết quả tốt đẹp. Có 94% các cuộc đàm phán
thành công, mọi điều khoản của hợp đồng được quyết định bởi các kết quả đàm
phán. Thư ký của buổi đàm phán sẽ đối chiều các quyết định của người đàm
phán và công bố những nội dung đã quyết định. Trên cơ sở các quyết định này,
hợp đồng có thể do công ty hoặc do đối tác soạn thảo. Hợp đồng chủ yếu được
soạn theo mẫu từ trước, khi hai bên đồng ý, các nội dung của hợp đồng sẽ được
hoàn chỉnh và đưa cho hai bên ký kết. Đối với các hợp đồng lớn thì thường do
đối tác soạn thảo đưa cho công ty kiểm tra rồi ký. Sau khi ký kết hợp đồng, công
ty hay mời đối tác đi hát karaoke bởi hát karaoke là 1 phần thiết yếu trong văn
hóa Nhật, là cách để giao lưu giữa nhóm người từ các nền văn hóa khác nhau,
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
22
Trường Đại Học Thương Mại
tạo sự gần gũi thân thiết và công ty cũng không quên tặng quà kỷ niệm cho đối
tác-đây cũng là truyền thống của người Nhật.
Cũng có một số thương vụ, do không thể thuyết phục được đối tác hoặc hai
bên không có cùng vùng thỏa thuận hoặc các nguyên nhân khác mà không thể đi
đến các kết quả cuối cùng, phải bỏ dở ngang chừng, không đi đến ký kết hợp
đồng.
Bảng 2.1: Kết quả giao dịch đàm phán trực tiếp
Đối tác Số vụ đàm phán
Số hợp đồng ký
kết
Giá trị hợp
đồng (USD)
Tất cả các đối tác 25 23 710.327

Nhật Bản 15 14 475.903
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Quá trình kết thúc đàm phán của công ty được 4 phiếu đánh giá là tốt, 1
phiếu đánh giá là khá.
2.3.3. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
Hiện nay, công ty TNHH Thương Mại Duy Phát có giai đoạn kiểm tra đánh
giá kết quả đàm phán nhưng chưa có việc rút ra kinh nghiệm. Sau các cuộc đàm
phán, công ty tiến hành cuộc họp nhỏ giữa các thành viên tham gia đàm phán để
tổng kết lại những kết quả đạt được và chưa đạt được trong quá trình đàm phán.
Trưởng đoàn đàm phán nêu ra những điểm đã thuyết phục được đối tác, những
nội dung nào nhượng bộ đối tác từ đó so sánh với mục tiêu ban đầu của công ty.
Việc tổng kết này chỉ được nêu ra chứ chưa hình thành văn bản. Đôi khi công
việc này chỉ là những câu tổng kết ngắn gọn của trưởng đoàn chứ chưa rút ra
được những điểm cần lưu ý, những kinh nghiệm khi đàm phán với đối tác này
trong tương lai. Do đó, khâu này chỉ được đánh giá ở mức trung bình-khá.
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
23
Trường Đại Học Thương Mại
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ
NGHIÊN CỨU
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng quản trị quy
trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị
trường Nhật Bản tại công ty TNHH Thương mại Duy Phát.
3.1.1. Một số thành tựu công ty đã đạt được.
Nhìn chung, quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng
mây tre đan của công ty TNHH Thương mại Duy Phát với đối tác Nhật Bản
trong những năm gần đây đã đạt được một số thành tựu như:
- Mặc dù khủng hoảng kinh tế toàn cầu xảy ra từ cuối năm 2007, kim ngạch
xuất khẩu hàng TCMN nói chung và hàng mây tre đan luôn hoàn thành và vượt
kế hoạch đặt ra. (Xem số liệu chi tiết tại bảng 3.1 đính kèm tại phục lục)

Sơ đồ 3.1: Kim ngạch xuất khẩu hàng TCMN theo mặt hàng.
Đơn vị USD.
- Tỷ lệ và chất lượng của các thương vụ ngày càng cao. Hợp đồng xuất khẩu
ban đầu còn nhỏ lẻ, một khối lượng hàng nhỏ mà phải chia ra nhiều chuyến
hàng, lý do chính là hai bên chưa thực sự hiểu biết về nhau, công ty chưa gây
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
24
Trường Đại Học Thương Mại
được uy tín cho khách hàng. Nhưng tình trạng này đã dần được khắc phục. Các
hợp đồng với số lượng lớn ngày càng gia tăng. Việc tạo dựng mối quan hệ với
các khách hàng sẵn có đã giúp công ty có cơ hội tiếp cận với mối làm ăn lớn,
hứa hẹn các thương vụ làm ăn lớn.
- Có được những kết quả như hiện nay, không thể không kể đến vai trò của
công tác đàm phán hợp đồng xuất khẩu của ban giám đốc và câc cán bộ phòng
kinh doanh TCMN. Với sự chỉ đạo của trưởng phòng, cán bộ trong phòng kinh
doanh nhanh chóng nắm bắt thời cơ, thu thập thông tin thị trường, khách hàng
để có thể giao dịch đàm phán hợp đồng thành công. Uy tín của công ty được
nâng cao giúp các mối quan hệ kinh doanh được duy trì ổn định và ngày càng
được mở rộng.
- Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty Duy Phát với
đối tác Nhật Bản đã thực hiện được một số nội dung cơ bản của quy trình đàm
phán trực tiếp.
- Mục tiêu đàm phán của công ty được lập trên cơ sở là các hợp đồng đã ký
kết trước đó, có sự kết hợp với điều kiện cụ thể của công ty tạo ra định hướng rõ
ràng cho các cuộc đàm phán. Bên cạnh đó, công ty cũng lựa chọn chiến lược
đàm phán phù hợp do đó những mục tiêu của công ty trong khi đàm phán với
đối tác Nhật Bản hầu như đã đạt được.
3.1.2. Một số vấn đề còn tồn tại.
Dù đã có kinh nghiệm trong việc đàm phán nhưng công tác quản trị quy
trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty TNHH Thương mại Duy

Phát vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục như:
- Giao dịch đàm phán trực tiếp chiếm tỷ lệ nhỏ nên mô hình đàm phán của
công ty còn đơn giản, chưa có sự đầu tư vào các bước của quy trình nên đa số
các bước thực hiện được đánh giá là trung bình khá, số ít được đánh giá là tốt.
- Công ty mới chỉ thực hiện một phần của khâu lập kế hoạch như xác định
mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán, còn phần xác định chiến
Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế
25