báo cáo thực tập khách sạn bình dương binh đoàn 15

PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN BÌNH DƯƠNG
1.1. Tên, địa chỉ
Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15
Khách sạn Bình Dương - Binh Đoàn 15 toạ lạc tại số 493 Đại lộ An Dương Vương
- TP.Quy Nhơn, Tỉnh Bình Đinh. Mặt trước giáp với Đại lộ An Dương Vương - con
đường đẹp nhất Thành phố biển Quy Nhơn. Mặt sau là bãi tắm xinh đẹp.
Cách khu du lịch Ghềnh Ráng và Đồi Thi Nhân Hàn Mạc Tử khoảng 1 km về
hướng Đông Nam.
Cách sân bay Phù Cát khoảng 30 Km về hướng Bắc.
Cách Ga Quy Nhơn khoảng 1,5 Km về hướng Đông Bắc .
Cách bến xe liên tỉnh Bình Định 1.km về hướng Tây Nam.
Trung tâm Bưu điện : 1.km
Cảng quy Nhơn :1.km
Bệnh viện đa khoa tỉnh : 1.km về hướng Đông Bắc
Cách Trung Tâm Thương Mại Quy Nhơn 500 m về hướng Bắc
Khách sạn nằm trên đường An Dương Vương con đường đẹp nhất TP. Quy Nhơn.
Đạt chuẩn 2 sao, quy mô 6 tầng gồm 60 phòng ngủ được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện
đại sang trọng, bố trí khoa học mang lại cho quý khách một cảm giác thư giãn như chính
ngôi nhà của mình.
Tọa lạc ngay trên biển Quy Nhơn một trong sáu bãi biển đẹp nhất khu vực Miền
Trung. Nơi đây quý khách có thể ngắm nhìn hoặc tản bộ trên bờ biển với cảm giác thú vị
khi chìm đăm trong vẻ huy hoàng của bình minh và sự lặng lẽ của hoàng hôn nơi có vùng
sơn thủ hữu tình.
Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15 tự tin mang lại cho bạn sự phục vụ tốt nhất
với phương châm"VUI LÒNG KHÁCH ĐẾN ,VỪA LÒNG KHÁCH ĐI"
1.2. Lịch sử hình thành
Ngày 2 tháng 6 năm 1988 Bộ tư lệnh Binh Đoàn 15 giao cho đoàn 385 khởi công
xây dựng công trình nhà Điều Dưỡng của Binh Đoàn tại khu vực Cổ Loa – đường
Nguyễn Huệ (Nay là số 493, đường An Dương Vương, Tp. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định).
Thiết kế ban đầu là nhà cấp 2, gồm 2 tầng với 50 giường ngủ, diện tích xây dựng 1800m
2

.
Những năm 1991 – 1992 hoạt động kinh doanh Nhà nghỉ, Khách sạn phát triển
mạnh mẽ. Nhà Điều Dưỡng được nâng cấp lên 3 tầng với 28 phòng ngủ, nhà hàng rộng
rãi, các trang thiết bị đổi mới, biên chế tăng lên 28 người và đổi tên thành “Khách Sạn
Binh Đoàn 15”.
Qua nhiều lần đổi tên theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Tháng 9/2000
Khách sạn Binh Đoàn 15 đổi tên thành “Nhà khách Binh Đoàn 15” thuộc công ty Bình
Dương – Tổng công ty 15(Binh Đoàn 15).
Ngày 23/01/2006 đổi tên thành Nhà khách Bình Dương – Binh Đoàn 15. Nhà
Khách Bình Dương – Binh Đoàn 15 hoàn thành sửa chữa nâng cấp và tổ chức khánh
thành với quy mô thiết kế 6 tầng gồm 57 phòng ngủ, tương đương với Khách sạn 3 sao,
có nhà hàng lớn, có cà phê giải khát, trang thiết bị hiện đại, kiến trúc khang trang sạch
đẹp. Đồng chí Thiếu tá chuyên nghiệp Lê Bảo Hoàn thay đồng chí Hoàng Văn Thuyết ở
cương vị phó chủ nhiệm Nhà khách. Biên chế hiện nay gồm 63 người.
Đến ngày 01/01/2008 đồng chí Lê Đình Hùng thay cho đồng chí Lê Đức Trí ở
cương vị giám đốc Nhà Khách Bình Dương – Bình Đoàn 15, đồng chí Trần Đình Trường
giữ cương vị Phó giám đốc Nhà Khách.
Tháng 11/2010 đồng chí Trần Đức Niên thay cho đồng chí Lê Đình Hùng ở cương
vị Giám đốc Nhà khách Bình Dương – Binh Đoàn 15, đồng chí Lê Thuận Sự thay cho
đồng chí Trần Đình Trưởng ở vị trí Phó Giám Đốc.
Theo quyết định của Bộ Tư Lệnh Binh Đoàn 15, ngày 01/07/2012 Nhà Khách
Bình Dương được đổi sang Khách Sạn Bình Dương – Binh Đoàn 15.
PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ
2.1. Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng
2.1.1. Sơ đồ phân phối công việc:
 Khái niệm:
Sơ đồ phân phối công việc đôi khi còn gọi là sơ đồ tương quan công việc là một sơ đồ
ttrình bày một cách tổng thể các công việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận
phòng ban phân theo từng cá nhân.

SƠ ĐỒ PHÂN PHỐI CÔNG VIỆC
BỘ PHẬN:
Người
thiết kế:
Ngày tháng duyệt:
Họ và tên:
Chức vụ:
Họ và tên:
Chức vụ:
Người duyệt: Xếp hạng: Xếp hạng:
STT Hoạt động Giờ/tuần
Công việc
cụ thể Giờ /tuần
Công việc
cụ thể Giờ /tuần
1
2
3
4
Tổng số giờ trong tuần

Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hóa công
việc HCVP bởi vì nó cho thấy bức tranh tổng thể của một đơn vị nhỏ( tổ hay phòng) mà
chỉ cần mô tả tối thiểu. Bên cột đầu tiên (Hoạt động) nó cho thấy đơn vị phải làm những
gì, và cột kế tiếp cho thấy từng cá nhân làm các công việc cụ thể gì so với tổng thể của
đơn vị. Nó giúp giải quyết các vấn đề tồn tại như công việc phân phối không quân bình,
nỗ lực sai hướng, kỹ năng sử dụng không phù hợp, thiếu phối hợp và trùng lặp. Sơ đồ này
giúp cho cấp quản trị khởi sự nghiên cứu các mức độ ưu tiên của công việc bởi vì nó cho
thấy một bảng danh sách các công việc theo thứ tự ưu tiên (cột số thứ tự ngoài cùng là cột
nói lên thứ tự: ưu tiên của từng loại hoạt động).

2.1.2. Sắp xếp chỗ làm việc hợp lý
Tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để có một tiện nghi
tối đa cho nhân viên và cho khách, xếp đặt sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng
dễ kiểm soát, đó là mục tiêu của công việc này.
Việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh
thần nhân viên phấn chấn, thư giãn bớt căng thẳng, và nhất là năng suất lao động cao.
Việc sắp xếp phòng ốc của từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả
là mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc và như thế sẽ rất phí
phạm. Ngoài ra, việc bố trí văn phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí. Để
sắp xếp các phòng làm việc sao cho hợp lý cần tuân thủ theo một số nguyên tắc:
1. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của hệ
thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau:
• Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của Công ty như: bộ phận điều
hành, kinh doanh, kế toán, tài chính, nhân sự.
• Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dẽ dàng thay đổi vị trí phòng ban.
• Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau.
• Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối
ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
• Cách ly xa chỗ làm vệc bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu.
• Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
2. Bố trí phòng- Ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc:
Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối
thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc, tránh lãng phí
thời gian, đảm bao công việc ít bị gián đoạn. Khoảng cách quá xa sẽ mất rất nhiều thời
gian. Ngoài ra còn giúp giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì hoãn công việc.
3. Hạn chế sử dụng phòng riêng:
Việc hạn chế sử dụng phòng riêng tại các tổ chức là vì một vài lý do sau:
• Phòng riêng chiếm diện tích gấp nhiều lần diện tích giành cho một nhân viên làm việc.
• Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió.

• Phòng riêng ít thuyên chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.
• Khó kiểm tra và làm trì trệ luồn công việc.
Do đó việc hạn chế sử dụng phòng riêng để tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian di
chuyển, tăng tính linh hoạt trong bố trí và dễ kiểm soát.
4. Sử dụng vách ngăn:
Thay vì bố trí phòng riêng cho nhân viên, các công ty thường bố trisvachs ngăn để
ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc giúp mỗi nhân viên có
chỗ riêng để làm việc.
Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi
người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại không gây gián đoạn luồng công việc.Nó
dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật
dụng.
5. Bố trí phòng của các cấp lãnh đạo:
Cần bố trí văn phòng của cấp trên đầy đủ các không gian theo tiêu chuẩn quốc tế,
đảm bảo tính sang trọng, tiện nghi, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của doanh nghiệp.
6. Bố trí phòng họp chung:
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cấp cao. Tuy nhiên,
nó cũng được sử dụng cho nhân viên, các cấp quản lý khác.
Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối
mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ, bản đồ…phù hợp với yêu cầu giao tiếp trong hội
họp.
2.2. Quản trị hồ sơ
2.2.1. Tiến trình quản trị hồ sơ
2.2.2. Các công cụ lưu trữ hồ sơ
Có rất nhiều công cụ để lưu trữ hồ sơ, có thể chia các công cụ lưu trữ hồ sơ như
sau:
+ Hồ sơ để đứng.
+ Hồ sơ để nằm.
+ Hồ sơ để ở hai bên.
+ Hồ sơ đễ truy tìm.

Hủy bỏ
hồ sơ
Phân loại
hố sơ
Lên lịch
lưu trữ
Lưu
chuyền hồ
sơ
+ Hồ sơ bánh xe.
+ Hồ sơ di động.
+ Hồ sơ để trên bàn.
+ Hồ sơ treo.
2.2.3. Hệ thống lưu trữ hồ sơ( xếp theo mẫu tự ABC)
Hệ thống sắp xếp thao mẫu tự bao gồm các loại hệ thống sau:
+ Hồ sơ theo tên.
+ Hồ sơ đề tài.
+ Hồ sơ khu vực địa lý.
2.2.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ
Thủ tục lưu trữ hồ sơ bao gồm phần chính sau đây:
+ Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ.
+ Tiến hành thủ tục bỏ hồ sơ vào tủ/ ngăn kéo.
Riêng việc chuẩn bị hồ sơ lưu trữ bao gồm các bước sau:
B1: kiểm tra.
B2: Làm thư mục tra cứu.
B3: Ghi mã số hoặc ký hiệu.
B4: Làm thư mục tra cứu.
B5: Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ.
2.2.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính
Mỗi một doanh nghiệp cần có các chương trình lưu trữ hồ sơ một cách khoa học.

Có rất nhiều loại hồ sơ văn bản, lưu trữu bẳng phần mềm và CD.ROM cũng rất thuận lợi.
Đây là hệ thống lưu trữ hồ sơ tiện lợi nhất và nhanh nhất.
PHẦN III: THỰC TRẠNG VỀ ĐƠNG GIẢN HÓA CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG
VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ
3.1. Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng
3.1.1. Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính
Qua sơ đồ phân phối công việc của phòng hành chính ở phía dưới, ta thấy:
- Sự phân phối công việc cho các cá nhân trong phòng không đều nhau.
Thời gian làm việc theo quy định đối với mỗi cá nhân là 48 giờ/tuần. Tổng thòi
gian làm việc trong tuàn của cả phòng là 194 giờ/tuần (=48 giờ/tuần *4 nhân viên). Tuy
nhiên, thời gian làm việc của các cá nhân trong phòng không đều nhau. Kế toán trưởng
phải làm việc với số giờ nhiều nhất (56 giờ/tuần), văn thư phải làm việc 54 giờ/tuần, vượt
thời gian quy định 6 giờ. Trong khi đó kế toán tiền lương và thủ quỹ lại chưa làm hết số
giờ theo quy định.
- Có sự chồng chéo trong một số công việc như:
+ Trong việc tiếp nhận, kiểm tra và trả lời thư có cả văn thư và kế toán cùng làm
gây ra sự lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc giảm.
+ Việc soạn thảo văn bản do nhiều người thực hiện dẫn đến sự chồng chéo trong
phân công công việc. Mặt khác, do không được đào tạo và tìm hiểu chuyên sâu nên có
thể trình bày các văn bản không đúng quy định…
BỘ PHẬN: HÀNH CHÍNH
Người
thiết
Ngày tháng duyệt: Họ tên: Lê Thị Thu
Hường
Họ tên: Nguyễn Thị Thu An
Chức vụ: Kế toán tiền lương
Họ tên: Phan Ngọc Nhi
Chức vụ: Thủ quỹ
kế Chức vụ: Kế toán trưởng

Người duyệt: Xếp hạng Xếp hạng Xếp hạng
STT HOẠT ĐỘNG
Giờ/
tuần
CÔNG VIỆC CỤ
THỂ
Giờ/
tuần
CÔNG VIỆC CỤ
THỂ
Giờ/
tuần
CÔNG VIỆC CỤ
THỂ
Giờ/
tuần
1 Lập kế hoạch, họp
triển khai công việc 4
Chuẩn bị tài liệu
và họp giao ban 2
Tổng hợp số lượng,
chất lượng thời gian
sử dụng LĐ
2
Thực hiện thu, chi
tiền theo chứng từ 13
2 Lập báo cáo tài
chính 20
Kiểm tra các báo
cáo trước khi trình

lên cấp trên
2
Lập bảng báo tiền
lương, tiền thưởng,
trợ cấp
7
Kiểm tra, phân loại
tiền trước khi cho
vào két
12
3 Thực hiện công tác
thu, chi tiền
30
Tổng hợp chúng
từ, lập báo cáo tài
chính định kỳ hàng
tháng
20
Kiểm tra tình hình
các quỹ tiền lương,
BHXH, BHYT,
KPCĐ
12
Sắp xếp các chứng
từ thu, chi tiền
5
4 Xử lý công văn
đi/đến 21
Phổ biến, triển
khai thực hiện các

chỉ thị của cấp trên
5
Lập báo cáo phân tích
tình hình sử dụng LĐ,
quỹ tiền lương
3
5 Phổ biến, triển khai
công việc do cấp
trên yêu cầu
10
Giải quyết vướng
mắc của phòng
5
Giải quyết vướng
mắc với người LĐ về
lương, phụ cấp
7
6 Giải quyết vướng
mắc 5
Kiểm tra hợp đồng
kinh tế, sổ sách,
giấy tờ…
1
7 Lập báo cáo phân
tích sử dụng LĐ và
bảng báo lương
29
Kiểm tra, trả lời
thư, soạn thảo báo
cáo, giấy tờ…

2
8 Thực hiện soạn thảo,
trích lục công văn,
giấy tờ…
12
Tổng số giờ trong tuần 131 37 31 30
Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính
3.1.2. Sắp xếp nơi làm việc hợp lý
Hiện nay cách tổ chức nơi làm việc phòng Hành chính khách sạn Bình Dương như sau:
Sơ đồ cách tổ chức nơi làm việc
Qua sơ đồ trên ta thấy rằng, phòng Hành chính có diện tích tương đối rộng rãi,
thoáng mát nên dễ dàng bố trí được một không gian làm việc thoải mát cho nhân viên.
Tuy nhiên cách tổ chức nơi làm việc của phòng còn những điểm chưa hợp lý.
- Cách bố trí bàn ghế, dụng cụ còn những điểm chưa phù hợp.
+ Vị trí làm việc của văn thư ở xa cửa ra vào và tủ đựng hồ sơ như vậy sẽ tốn rất
nhiều thời gian cho việc đi lấy hồ sơ, tài liệu và việc nhận, chuyển thư từ, công văn. Vị trí
làm việc của thủ quỹ cần đảm bảo về an ninh nhưng lại đặt ngay cửa ra vào.
+ Bàn làm việc của thủ quỹ quá to nhưng thủ quỹ lại không có nhiều tài liệu, giấy
tờ. Trong khi đó, văn thư phải làm việc với nhiều giấy tờ và máy móc, dụng cụ hơn
nhưng bàn làm việc lại nhỏ hơn.
+ Điện thoại của phòng nên đặt tại bàn làm việc của văn thư sẽ giúp giảm thời
gian di chuyển để trả lời điện thoại.
+ Bình nước nên đặt tại bàn tiếp khách để thuận lợi và giảm thời gian đi lấy nước
cho tất cả các thành viên.
+ Máy photocopy được đặt gần vị trí thủ quỹ và gần cửa sổ nên tốn thời gian cho
văn thư photo, in ấn tài liệu và ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ của máy.
- Giữa các bàn làm việc không sử dụng vách ngăn, do đó các nhân viên có thể dễ dàng nói
chuyện với nhau làm ảnh hưởng đến năng suất lao động. Đồng thời, không tạo ra được
không gian làm việc riêng cho mỗi người.
Giải pháp

- Đối với vị trí làm việc cần bố trí lại như sau:
+ Đổi vị trí làm việc của văn thư và thủ quỹ. Văn thư nên làm việc gần cửa ra vào,
thủ quỹ làm việc tại vị trí hiện tại của văn thư.
(Chèn sơ đồ mới)
+ Máy photocopy nên đặt giữa vị trí văn thư và thủ quỹ vì thủ quỹ sẽ hỗ trợ văn
thư trong việc in ấn tài liệu. ngoài ra nên bố trí tại nơi tránh ánh sang gay gắt của mặt
trời.
+ Điện thoại phòng nên chuyển gần vị trí của văn thư vì văn thư là người trực tiếp
trả lời điện thoại nhiều nhất. Tương tự bình nước sẽ chuyển đến vị trí bàn làn việc để
thuận tiện cho tất cả các thành viên và cho cả quá trình tiếp khách.
- Đặc biệt, nên sử dụng vách ngăn thấp để tạo không gian làn việc riêng cho các nhân
viên, làm các nhân viên hạn chế nói chuyện riêng trong giờ làm việc. Đồng thời vách
ngăn thấp không cản gió, ánh sáng và giúp trưởng phòng có thể dễ dàng quan sát các
thành viên trong giờ làm việc. Mặt khác các thành viên sẽ có cảm giác thoải mái hơn vì
nghĩ rằng mình không bị quan sát. (chèn hình ảnh bàn làm việc có vách ngăn thấp)
3.2. Quản trị hồ sơ
Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn
đề hoặc một con người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. (Lê Hữu
Thân, 2007)
Quản trị hồ sơ là việc hoạch định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi,
đúng lúc và kiểm tra sao cho hệ thống thông tin được hiệu quả nhất. (Lê Hữu Thân,
2007)
Tủ hồ sơ chung của phòng Hành Chính khách sạn Bình Dương
Tủ hồ sơ riêng của văn thư
2.1. Tiến trình quản trị hồ sơ
 B1: Phân loại hồ sơ
Các hồ sơ của phòng Hành chính của khách sạn Bình Dương được sắp xếp tại tủ
hồ sơ của văn thư và tủ hồ sơ chung của phòng và được chia thành các loại hồ sơ như
sau:
+ Hồ sơ cần thiết: hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ về các hợp đồng, các

dự án của khách sạn, các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành Trong đó:
hồ sơ thường hay sử dụngbao gồm: các hồ sơ về nhân viên, các hồ sơ về khách hàng….
+ Hồ sơ không cần thiết: hồ sơ tuyển dụng nhân viên, các quyết định đào tạo nhân
viên…
 B2: Lên lịch lưu trữ
Việc lên lịch lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành chính của khách sạn Bình Dương được
thực hiên theo quy định của pháp luật. Trong đó:
+ Các hồ sơ được lưu trữ: các hồ sơ có giá trị sử dụng trên một năm.
+ Người thực hiện công việc lưu trữ hồ sơ: Văn thư lưu trữ hồ sơ tại tủ hồ sơ
riêng của mình. Đồng thời các nhân viên khác trong phòng như kế toán trưởng, kế toán
viên, thủ quỹ thì lưu trữ hồ sơ mình quản lý tại tủ hồ sơ chung của phòng.
+Thời hạn lưu trữ hồ sơ được chia như sau:
 Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn bao gồm: hồ sơ về đường lối, chủ trương, chính sách,
cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình quan trọng của khách sạn…

Hồ sơ bảo quản có thời hạn: hồ sơ không thuộc vào nhóm hồ sơ bảo quản vĩnh
viễn và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

Hồ sơ hết giá trị cần loại ra để hủy: hồ sơ có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời
hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử.
 B3: Lưu chuyển hồ sơ
Các hồ sơ khi không còn hoạt động nữa thì được lưu chuyển vào các ngăn hồ sơ
không còn hoạt động nữa nằm trong tủ hồ sơ chung của phòng.
Sau đó, các hồ sơ này sẽ được các nhân viên trong phòng thường xuyên kiểm tra
xem hồ sơ nào nên tiêu hủy hoặc được đưa vào kho hồ sơ không còn hoạt động nữa.
Phòng Hành Chính sử dụng phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn . Các hồ sơ không
sử dụng nữa hoặc đã hoàn tất sẽ được đưa vào kho hồ sơ không còn hoạt động nữa.
 B4: Hủy bỏ hồ sơ
Đối với các giấy tờ không cần thiết, hàng ngày nhân viên của phòng luôn hủy bỏ

vào thùng rác.
Đối với các hồ sơ khác khi đã cho vào kho hồ sơ không còn hoạt động nữa thì
được hủy bỏ theo lịch đã quy định của khách sản Bình Dương là 6 tháng 1 lần.

Nhận xét:
- Ưu điểm:
Phòng Hành Chính của công ty đã tiến hành quản trị hồ sơ tương đối tốt. tại đây,
phòng đã tiến hành phân loại hồ sơ, lên lịch lưu trữ một cách khoa học.
Khi các hồ sơ không còn hoạt động nữa đã được phòng lưu chuyển vào kho hồ sơ
không hoạt động của khách sạn nhằm làm giảm diện tích của tủ hồ sơ, để cho các ngăn tủ
có khoảng trống để chứa những hồ sơ mới.
Phòng đã biết cách lên lịch hủy bỏ các hồ sơ không còn hoạt động một các khoa
học và hợp lý.
- Nhược điểm:
Việc lưu trữ hồ sơ nên còn nhiều hồ sơ chiếm quá nhiều chỗ bằng chứng là việc
đặt 2 tủ hồ sơ rất lớn trong phòng làm việc, như vậy sẽ tốn rất nhiều diện tích của phòng.
2.2. Các công cụ lưu trữ hồ sơ
Tại khách sạn Bình Dương sử dụng một số dụng cụ lưu trữ hồ sơ sau:
1. Kệ đựng hồ sơ gắn trên tường nơi làm việc
2. Tủ hồ sơ tổng hợp
3. Hồ sơ để trên bàn
4. Bìa đựng hồ sơ 5. Kệ nhựa đựng hồ sơ để đứng

2.3. Hệ thống lưu trữ hồ sơ
Khách sạn Bình Dương sử dụng hệ thống mẫu tự ABC để lưu trữ hồ sơ của khách
sạn mình và được thực hiện của thể như sau:
Hồ sơ tên theo mẫu tự ABC: tức là theo trật tự từ A đến Z, các nhân viên phải học
thuộc lòng bảng chữ cái để biết vị trí các từ một cách nhanh chóng.
Nhận xét:
Ưu điểm: không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ

sơ, dễ hiểu nhanh chóng.
Nhược điểm: có nhiều tên thông dụng có thể trùng nhau.
3.2.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành Chính
Thủ tục lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành Chính của khách sạn Bình Dương được chia
thành 2 giai đoạn:
+ Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ.
+ Tiến hành thủ tục bỏ hồ sơ vào tủ/ ngăn kéo.
Riêng việc chuẩn bị hồ sơ lưu trữ bao gồm các bước sau:
B1: kiểm tra.
B2: Làm thư mục tra cứu.
B3: Ghi mã số hoặc ký hiệu.
B4: Làm thư mục tra cứu.
B5: Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ.
 Nhận xét:
Việc thực hiện thủ tục lưu trữ hồ sơ tại Khách Sạn Bình Dương trong thời gian
qua đã thực hiên theo đúng các bước theo quy định song bên cạnh đó không tránh khỏi
việc bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
- Cơ sở để xác định mức biên chế lưu trữ hồ sơ rất khó khăn vì chưa có định mức
lao động cho từng hoạt động lưu trữ hồ sơ.
- Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa
đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa thủ tục lưu trữ hồ sơ.
- Tình trạng lưu trữ hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu nội dung của công tác lưu
trữ hồ sơ vẫn còn.
2.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính
Công tác cập nhật, quản lý văn bản vẫn còn theo phương pháp thủ công, chưa áp
dụng các phần mềm quản lý văn bản vào công tác văn thư lưu trữ mà chủ yếu lưu trữ
bằng các hồ sơ bằng giấy chứ chưa ứng dung các đĩa hồ sơ sao cho tiện lợi. Chính vì vậy
mà hiệu quả trong công tác quản lý và tra cứu, tìm kiếm văn bản trong lưu trữ còn chưa
đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của khách sạn Bình Dương.
PHẦN IV: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐƠN GIẢN

HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ
4.1. Đề xuất giải pháp hoàn thiện việc đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng
4.1.1. Đề xuất giải pháp hoàn thiện sơ đồ phân phối công việc tại phòng Hành chính của
khách sạn Bình Dương
Phòng Hành Chính của khách sạn Bình Dương cần tiến hành phân phối lại công
việc cho các nhân viên trong phòng nhằm tạo sự đồng đều về thời gian làm việc giữa các
cá nhân và tránh sự chồng chéo, đảm bảo các cá nhân sử dụng hết thời gian làm việc thoe
quy định, tránh sự làng phí thời gian.
Cụ thể:
- Giảm sự chồng chéo trong công việc
+ Đối với công việc soạn thảo văn bản: Nếu như các văn bản đòi hỏi người soạn
thảo phải có kiến thức chuyên môn thực hiện thì sẽ do cá nhân phụ trách công việc đó
tiến hành, còn nếu các văn bản yêu cầu phải theo quy định của Nhà nước hoặc theo quy
định nội bộ thì do văn thư thực hiên. Mục đích của việc làm này là nhằm giảm thời gian
của việc soạn thảo văn bản, rút ngắn thời gian kiểm tra và chỉnh sửa các văn bản chưa
hợp lý và đảm bảo tính chính xác của văn bản.
+ Đối với việc kiểm tra và trả lời thư: Khi thư được chuyển đến, văn thư cần kiểm
tra, phân loại thư. Kế toán trưởng chỉ thực hiện trả lời các thư trong phạm vi thẩm quyền
của mình, những thư khác sẽ được chuyển đến những bộ phận có liên quan xử lý. Nhằm
giảm thời gian trả lời thư cho kế toán trưởng và cho văn thư, đảm bảo.
4.1.2. Đề xuất giải pháp để hoàn thiện việc sắp xếp
4.2. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình quản trị hồ sơ tại phòng Hành
Chính của khách sạn Bình Dương
4.2.1. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tiến trình quản trị hồ sơ
Vì việc lưu trữ hồ sơ chiếm nhiều diện tích của phòng nên ta cần sử dụng việc
chụp vi phim để tiết kiệm diện tích tủ đựng hồ sơ của văn phòng.
Các vi phim này bao gồm nhiều phiếu phim, mỗi một phiếu phim có thể sao chụp
được gần 200 trang tài liệu. Với phiếu này ta có thể đọc được dễ dàng qua máy đọc phim.
4.2.2. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Nếu hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, khách sạn nên phân loại theo từng giai

đoạn.
- Nếu các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ
có màu khác để phân biệt.
4.2.3. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục lưu trữ hồ sơ
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ và tăng
cường trách nhiệm của các nhân viên văn thư ở phòng Hành Chính của Khách Sạn.
Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành về công tác lưu trữ hồ sơ.
- Thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác lưu
trữ hồ sơ. Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị,
cá nhân được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ hồ sơ ở
phòng Hành Chính của Khách Sạn phải phù hợp với các thủ tục công việc như: Kiểm tra
hồ sơ, làm thư mục tra cứu, ghi mã số hoặc ký hiệu, làm phiếu tham khảo chéo, sắp xếp
thứ tự bỏ vào tủ.
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công
tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông
qua các lớp tập huấn do các Chi cục Văn thư – Lưu trữ địa phương tổ chức.
4.2.4. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện việc lưu trữ hò sơ qua hệ thống máy tính
Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong các lĩnh
vực hoạt động là điều tất yếu, thể hiện tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công
việc. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay được các nhà khoa học thiết
kế sẵn các phần mềm quản lý văn bản, rất thuận tiện trong việc quản lý văn bản và tìm
kiếm tra cứu khi cần thiết.
Trên cơ sở nghiên cứu các phần mềm quản lý văn bản hiện có trên thị trường và
thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lưu trữ văn bản ở Khách sạn Bình
Dương. Để ứng dụng tốt, có hiệu quả việc quản lý văn bản, tài liệu ở phòng nghiệp vụ
văn thư của nhà trường cần phải đảm bảo một số yêu cầu và nội dung cơ bản sau:
+ Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên văn thư:
Nhân viên văn thư phải tăng cương tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng, tập

huấn ứng dụng các phần mềm vào trong nghiệp vụ quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Tiếp
cận các thiết bị công nghệ hiện đại vào trong xử lý nghiệp vụ như: các phần mêm quản lý
lưu trữ hồ sơ.
Cần phải xây dựng một hệ thống mã hoá quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp thực tế ở
khách sạn Bình Dương để ứng dụng trong quản lý khai thác tài liệu, lưu trữ hồ sơ nhằm
tiết kiệm diện tích của tủ lưu trữ hồ sơ.
+ Về việc ứng dụng các phần mềm quản lý:
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên, tuỳ
thuộc vào chức năng hoạt động của khách sạn mà cài đặt phần mềm cho tương thích,
tránh không phù hợp, hoặc khó quản lý, sử dụng, khai thác. Các hồ sơ chưa được lưu trữ
trên máy tính cần phải quét nội dung văn bản lưu vào máy tính mới cập nhật vào phần
mềm lưu tên hồ sơ. Sau khi lưu trữ, cần chuyển dữ liệu vào địa chỉ Website để cán bộ,
nhân viên văn thư cập nhật nội dung đính kèm vào tên văn bản hồ sơ lưu trong thư mục.
Phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu” là một phần mềm miễn phí, được phát triển trên
nền Visual Studio 2010, sử dụng SQLEXPRESS 2010 để lưu trữ dữ liệu. Tiện ích của
phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý văn bản đến và văn bản đi, hoặc dùng cho các cá
nhân quản lý văn bản khi soạn thảo. Các dữ liệu quản lý có trong các thư mục rất dễ dàng
quản lý và tra cứu, tìm kiếm nội dung khi cần thiết. Ở phần giao diện chính có các thông
tin về quá trình thực hiện việc cập nhật, tra cứu văn bản như: Cập nhật dữ liệu, danh mục
chuẩn, hướng dẫn sử dụng, cài đặt tuỳ chọn, thưmục ảo và tra cứu thông tin. Chức năng
cập nhật dữ liệu văn bản pháp luật, tài liệu cá nhân dưới dạng tệp tin đưa vào lưu trữ
trong tài liệu. Với 3 tiện ích để cập nhật văn bản là văn bản, tài liệu và thư mục. Danh
mục chuẩn là giao diện có 3 tiện ích để cho người sử dụng tự định nghĩa và cập nhật vào
chương trình, cơ quan ban hành văn bản, loại văn bản, lĩnh vực hoạt động. Chức năng tra
cứu thông tin dùng tìm kiếm thông tin có lưu trong phần mềm, phần giao diện có hai tiện
ích tìm kiếm đó là văn bản và tài liệu. Thư mục ảo dùng để định nghĩa dữ liệu theo cấu
trúc có thể thêm bớt, sửa, xoá, di chuyển Chức năng cài đặt tuỳ chọn cho phép người sử
dụng thiết lập một số thông tin liên quan như: hỗ trợ tiếng việt, cài đặt tham số nén, quản
lý mật khẩu Hướng dẫn sử dụng trong giao diện chính là giới thiệu cách sử dụng phần
mềm và một số lưu ý khi sử dụng cũng như việc bảo vệ dữ liệu chống đánh cắp. Trước

khi cập nhật văn bản, cần xác định xem các danh mục chuẩn và tên cơ quan ban hành văn
bản đã có hay chưa. Nếu chưa có thì phải tiến hành cập nhật danh mục chuẩn.