Bài giảng Access 12 từ Table -> Report

1
Gi
Gi
áo viên:
áo viên:
Tạ Hùng Thiện
Tạ Hùng Thiện
, Kỹ thuật viên tin học
, Kỹ thuật viên tin học
TT Bách khoa ASIAN
TT Bách khoa ASIAN
ĐT: 0905288222. Email:
ĐT: 0905288222. Email:
Mở đầu


Query
Table


Microsoft Access 2003
Microsoft Access 2003
Nội dung
 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access
 Bảng (Table)
 Truy vấn dữ liệu (Query)
 Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button
 Báo biểu (Report)
 Macro - Menu
Form
Report Macro

2
I. Giới thiệu

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên
môi trường Windows

Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft
Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai
thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh
như Pascal, Foxpro, C mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế
các yêu cầu, công việc cần giải quyết
Query
Table


Mở đầu


Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003
Form
Report Macro
3
II. Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho

một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản
lý lương, bài toán Quản lý sinh viên…

Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ
chức thành các bảng hai chiều.
* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần
quản lý (gọi là trường- Field)
Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm)
Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá, )
* Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi -
Record)
Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8)
Query
Table


Mở đầu


Form
Report Macro
4

Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho
phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng
trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các
trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp,
tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu


Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:
II. Các khái niệm cơ bản
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
5
II. Các khái niệm cơ bản

Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong
thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu
như nhập xuất trên Table hay Query

Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng
•
In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
•
Sắp xếp dữ liệu trước khi in
•
In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác
thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các
lệnh tương ứng đã qui định


Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro.
Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access
Basic

Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
Query
Table


Mở đầu


Form
Report Macro
6
III. Khởi động, thoát

Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc
chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn
hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn
hình sau:
Query
Table


Mở đầu


Form

Report Macro
7
III. Khởi động, thoát

Create a new database using
•
Blank Access database: tạo một CSDL mới
•
Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL
mới với các dạng có sẵn của Access
•
Open an Existing Database: mở một CSDL đã có

Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK

Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào
thẳng màn hình Access

Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)
Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát
sẽ có thông báo
Query
Table


Mở đầu


Form
Report Macro

8
Gồm các thao tác:
Mở đầu


Query
Table



Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ
liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật
Chương II : Bảng (Table)
Chương II : Bảng (Table)
Form
Report Macro
9
I. Tạo cấu trúc của bảng

Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn
Blank Access Database, OK

Từ cửa sổ
Database, chọn
Table /New, xuất
hiện hộp thoại

New Table cho
phép chọn cách
tạo Table:

Xuất hiện hộp thoại File New Database

Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
10
I. Tạo cấu trúc của bảng
1. Tạo bảng bằng Table Wizard
Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access

Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard,
OK.

Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của
Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next
để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table, sau
cùng là chọn Finish
Mở đầu

Query
Table


Form
Report Macro
11
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước,
Access dựa vào đó để tạo các Table

Bước 1:
trong hộp thoại
New Table,
chọn Datasheet
View, OK. Xuất
hiện cửa sổ
MS Access
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
12

I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View

Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format /
Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn
Rename Column

Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
13
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View

Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại

Table Name: gõ
tên bảng, OK


Access sẽ hỏi có
đặt khoá không,
bạn chọn No

Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
14
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Cho tạo bảng theo
nhu cầu của NSD

Trong hộp thoại
New Table, chọn
Design View, OK.
Cửa sổ định nghĩa
cấu trúc bảng có
các phần
Mở đầu


Query

Table


Form
Report Macro
15
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View

Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64
ký tự), có thể có khoảng trống

Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt
buộc. Chọn một trong các kiểu
Kiểu Ý nghĩa
Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự
Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự
Number Chứa giá trị số
Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ
Currency Chứa giá trị tiền tệ
Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi
mới)
Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)
Lookup
Wizard
Chọn một trị từ danh sách các trị
Mở đầu


Query

Table


Form
Report Macro
16
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View

Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu,
khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung
(General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)
Mở đầu


Query
Table



Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa
bằng một trong các cách

Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)

Hoặc đóng cửa sổ Table,
Access sẽ hỏi có lưu không, chọn
Yes để lưu.
Form
Report Macro

17
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View

Nếu chưa tạo khoá chính
(Primary Key), Access sẽ hỏi có
tạo không
•
No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế
•
Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh

Gõ tên bảng vào mục
Table Name
Mở đầu


Query
Table


Bạn nên chọn No
Form
Report Macro
18
3. Tạo bảng bằng Design View

Trong cửa sổ Database,
chọn trang Table


Chọn tên bảng cần
nhập, chọn Open
Trang Table
Bảng cần nhập
Chọn Open
Nhập dữ liệu
Mở đầu


Query
Table



Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng
Form
Report Macro
19
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
1. Công dụng:

Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

Nhập dữ liệu theo mẫu

Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai

Tăng tốc độ tìm kiếm
Mở đầu

Query
Table


Form
Report Macro
20
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
2. Tổng quan về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Ý nghĩa
Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number
Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số
Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency
Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu
Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì
tên trường)
Default Value Xác định giá trị mặc định của trường
Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này
mới được nhập
Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới
hạn qui định ở mục Validation Rule
Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường
Allow Zero Length
Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)
Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này
Mở đầu


Query

Table


Form
Report Macro
21
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Field Size

Trường Number
Field Size Miền giá trị
Integer
-32768 → 32767
Long Interger
-2147483648 → 2147483648
Single
-3.4*10
38
→ 3.4*10
38

Double
-1.797*10
308
→ 1.797*10
308
Mở đầu

Query
Table


•
Có thể chọn các
kiểu sau

Thuộc tính Format

Trường Text
Ký tự Công dụng
@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn
bản
< Biến chữ hoa thành chữ thường
> Biến chữ thường thành chữ hoa
Form
Report Macro
22
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Format

Trường Number
Dạng Số Trình bày
General
Number

1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1234.5
Fixed 1234.5 1234.50
Standard 1234.5 1,234.50
Percent 0.825 82.5%
Mở đầu


Query
Table



Trường Date /
Time: thường chọn
kiểu Short Date
Dạng Hiển thị
General Date 4/23/02 10:30:00 AM
Long Date Tuesday, April 23, 2002
Medium Date 23/April/2002
Short Date 4/23/02
Long Time 10:30:00 AM
Medium Time 10:30 AM
Short Time 10:30
Form
Report Macro
23
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường


Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Công dụng
•
Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn
cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để
phân cách các cụm ký tự của tài khoản
•
Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định
là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không
phải là chữ số)
•
Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ
thường sang chữ hoa)
•
Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)
Mở đầu


Query
Table


Form
Report Macro
24
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho
0 chữ số 0 9, bắt buộc
9 chữ số 0 9, không bắt buộc
# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách
L một chữ cái, bắt buộc
? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc
A ký tự chữ hay số, bắt buộc
a ký tự chữ hay số, không bắt buộc
& ký tự bất kỳ, bắt buộc
C ký tự bất kỳ, không bắt buộc

Vd1: để nhập số
điện thoại dạng Text
theo mẫu:
0-511-810425
ta dùng mặt nạ
0-000-000000

Vd2: để nhập điểm
thi chứa hai chữ số
phần nguyên, một
chữ số phần thập
phân ta dùng mặt nạ
00.0
Mở đầu


Query
Table

Form
Report Macro
25
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Default Value

Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định
này có thể là một hằng hay một hàm của Access.
•
Ví dụ: Date(): ngày hiện hành

Thuộc tính Required

Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không
máy sẽ báo lỗi
Mở đầu


Query
Table



Thuộc tính Validation Rule
Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập
liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta
đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)

Form
Report Macro