HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA

CHƯƠNG 1
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH
THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA
1.1. Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở
tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công
ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành
cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng,
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc
Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và
xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban
lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với
đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng.
Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu
chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân
hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp.
Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách
hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
3

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc
giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu
khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của
khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm
phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập
phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số

tiền khách còn nợ lại.
Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy
thông báo nợ và yêu cầu thanh toán.
Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy
hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho
vào một phiếu theo từng ngày.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có
phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang
hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn
hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành
lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách.
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận
cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
5

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất
hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất
hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp.
Các công thức liên quan
Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất
Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi

Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100
Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)
Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)
1.3. Giải pháp
Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc
đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế
hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ
tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì
công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có
thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ
sách độ chính xác không cao không linh hoạt
Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của
công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống
có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận
đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức
khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
6

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Mô hình nghiệp vụ
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ
Động từ + Bổ ngữ
Lập đơn hàng
Danh từ

Đơn đặt hàng
Nhà cung cấp
Lập phiếu nhập hàng
Lập phiếu chi
Vào sổ quỹ
Đưa báo giá công ty
Yêu cầu mua hàng
Nhận dạng
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
Phiếu nhập hàng
Phiếu chi
Sổ quỹ
Báo giá công ty
Khách hàng
Phiếu yêu cầu
Lập phiếu xuất kho
Lập phiếu thu
Lập phiếu biên nhận

Lập phiếu sửa chữa
Lập báo cáo
Phiếu xuất hàng kiêm BH
Phiếu thu
Phiếu biên nhận
Phiếu sửa chữa
Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
7

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh
a) Biểu đồ
BAN LÃNH ĐẠO
Y/c
báo
cáo
Phiếu xuất hàng
Thanh toán
Phiếu chi
KHÁCH
HÀNG
Báo
cáo
Báo giá
0
HỆ THỐNG
THEO DÕI NHẬP
XUẤT HÀNG VÀ

THU CHI
Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng
Y/c thanh toán
Thông báo nợ
Phiếu chi
Trả lại hàng lỗi
NHÀ CUNG
CẤP
Y/c mua hàng
Báo giá
Yêu cầu BH
hang
Thông báo nợ
hang
Đổi hàng khác
hang
Y/c
chuyển
khoản,
ktra TK
Thông
báo
KQ
NGÂN HÀNG
b) Mô tả hoạt động
NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp,
gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công
ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.
KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin

về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi
phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu
xuất hàng kiêm phiếu bảo hành.
NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức
chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này.
BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình
nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
8

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
a. Sơ đồ phân rã chức năng
THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI
1. Nhập hàng
1.1 Lập đơn hàng
1.2 Kiểm tra đơn, hàng
1.3 Lập phiếu nhập hàng
1.4 Lập phiếu chi
1.5Lập ds hàng trả lạiNCC
2. Xuất hàng
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu
2.2 Kiểm tra hàng trong kho
2.3 Lập phiếu xuất hàng
2.4 Lập phiếu thu
2.5 Thông báo nợ khách hàng
2.6 Nhập hàng trở lại kho

3. Bảo hành
3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành
3.2 Lập phiếu biên nhận
3.3 Bảo hành
3.4 Lập phiếu sửa chữa
3.5 Lập phiếu thu
4. Báo cáo
4.1 Hàng nhập
4.2 Hàng xuất
4.3 Hàng tồn kho
4.4 Thu chi
4.5 Nợ khách hàng
4.6 Nợ nhà cung cấp
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
9


Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b. Mô tả chi tiết các chức năng
1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng
hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau
đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho
kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu
giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp.
1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ
tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho.
1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi,
giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc.

1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng
phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng
phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với
NCC để đổi hàng.
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ
cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt
hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh
doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không.
Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.
2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn
còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ
kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất
hàng
2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào
phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản
nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách
hàng và yêu cầu thanh toán.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
11

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp
khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho.
3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang
phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn
hạn dùng không?
3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa

chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao
cho khách hàng.
3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.
3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết
hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có
yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập
phiếu sửa chữa.
3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho
khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống
kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng
hàng nhập và mặt hàng nhập.
4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất
nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để
đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày.
4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những
loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng
mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để
có phương hướng nhập hàng mới.
4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường
xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu,
lợi nhuận của công ty.
4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng
cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
12

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty

còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu
Ký hiệu
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10
D11
D12
D13
D14
D15
D16
D17
Tên hồ sơ dữ liệu
Báo giá nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng
Phiếu nhập hàng
Sổ kho
Phiếu chi
Sổ quỹ
Phiếu yêu cầu
Báo giá công ty

Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
Giấy thông báo nợ
Phiếu thu
Giấy biên nhận
Phiếu sửa chữa
Báo cáo
Danh sách hàng trả lại NCC
Danh sách hàng nhập lại kho
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
13

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D1 Báo giá NCC
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng
D4 Phiếu nhập hàng
D5 Sổ kho
D6 Phiếu chi
D7 Sổ quỹ
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D10 Phiếu xuất hàng
D11 Giấy Tbáo nợ
D12 Phiếu thu
D13 Giấy biên nhận
D14 Phiếu sửa chữa
D15 Báo cáo

D16DS hàng trảlạiNCC
D17DShàng nhậplạikho
Chứcnăng nghiệpvụ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 14
15
16
17
1. Nhập hàng
2. Xuất hàng
3. Bảo hành
4. Báo cáo
R C U C U C U
U
U R R C C C
U
R R R R
R R
R

C C C
R
C
C
C
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
14

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Phiếu giao hàng
Đơn đặt hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
D3 Phiếu giao hàng
1.0
Nhập hàng
D16
D4 Phiếu nhập hàng
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
D8 Phiếu yêu cầu
Đổi hàng
Phiếu yêu cầu
2.0
Xuất hàng
D5 Sổ kho
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ

DS hàng trả lại NCC
NHÀ CUNG
CẤP
Phiếu chi
Trả lại hàng lỗi
D2 Đơn đặt hàng
NGÂN
HÀNG
D11
Thông báo nợ
KHÁCH
HÀNG
Báo giá công ty
Phiếu thu
Thông báo nợ
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
NGÂN
Thông báo KQ
HÀNG
D9 Báo giá công ty
D5 Sổ kho
D17 DShàng nhập lại kho
D12
Phiếu thu
D10
Phiếu xuất hàng
D13
Giấy biên nhận
Y/c bảo hành
Phiếu biên nhận

Phiếu thu
3.0
D9 Báo giá công ty
Bảo hành
D14 Phiếu sửa chữa
D7 Sổ quỹ
4.0
Y/c báo cáo
Báo cáo
D15
KHÁCH
HÀNG
D12
D5 Sổ kho
Báo cáo
D6
Phiếu chi
BAN LÃNH
ĐẠO
Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
15

Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Phân rã tiến trình 1.0
D5 Sổ kho
1.1
Lập đơn

hàng
Đơn đặt hàng
D2 Đơn đặt hàng
NHÀ CUNG
CẤP
Báo giá
NHÀ CUNG
CẤP
Phiếu
giao
hàng
1.2
Kiểm tra
đơn, hàng
sai
Đơn đặt hàng đã gửi
D3 Phiếu giao hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
D4
Phiếu nhập hàng
Phiếu nhậphàng
1.3
Lập phiếu
nhập hàng
Thông tin
phiếu nhập
hàng
1.4
Phiếu giao hàng hợp lệ
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản

NGÂN
HÀNG
D5 Sổ kho
Thông báo KQ
D16
DS hàng trả lại NCC
D6 Phiếu chi
Lập phiếu
chi
D7 Sổ quỹ
Phiếu chi
Thông báo nợ
NHÀ CUNG
CẤP