Bài giảng Quy trình mua hàng (Môn Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

9/30/2014
1
CHƯƠNG 02
QUY TRÌNH MUA HÀNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2
*
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
 Trình bày các khái niệm cơ bản, sơ đồ và cấu trúc của quy trình MUA
HÀNG
 Giải thích được lợi ích và ứng dụng của ERP đối với QT Mua Hàng
 Trình bày được quy trình Mua hàng mở rộng SCM/ERP
 Áp dụng các lý thuyết đã học để thực hành trên phân hệ Mua Hàng
của các phần mềm ERP: Epicor, Odoo,
Mục tiêu
9/30/2014
2
3
*
Chương này bao gồm các nội dung:
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa,
NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
2.5 Mở rộng quy trình mua hàng
(Integrating backward - ERP/SCM)
Nội dung

4
*
2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa, NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.5 Mở rộng quy trình mua hàng (Integrating backward - ERP/SCM)
9/30/2014
3
- Khách hàng (Customer)
- Nhà cung cấp (Supplier)
- Bộ phận kinh doanh (Sale Department/Dept.)
- Bộ phận kế toán (Accounting/Accountant)
- Bộ phận Sản xuất (Production)
- Bộ phận Mua hàng (Purchasing)
- Kho thành phẩm, nguyên liệu (FGS/Raw-materr Warehouse)
- ???
Liệt kê các tác nhân liên quan Quy Trình DN
STN
Picking
List
9/30/2014
4
7
*
*
Báo giá ( Quote entry)
1

QUY TRÌNH TỔNG QUÁT TỪ BÁO GIÁ ĐẾN THU TIỀN KH
2
3
4
5
6
7
Đơn hàng (Sales Order Entry)
Tạo lệnh sản xuất (Planning Workbench)
Xem chi tiết lệnh sản xuất (Job Tracker )
Đặt mua NVL (Purchasing)
Nhận hàng mua (Receipt Entry)
Xuất vật liệu để lắp ráp (Issue Material)
9/30/2014
5
9
*
Vào giờ công,giờ máy ( Labor entry)
8
QUY TRÌNH TỔNG QUÁT TỪ BÁO GIÁ ĐẾN THU TIỀN KH
9
10
11
12
13
14
Xem lệnh sản xuất ( Review the job)
Xuất hàng cho khách hàng (Customer shipment Entry)
Lập hóa đơn ( Invoice a customer)
Nhận thanh toán ( Cash receipts entry)

Nhập hóa đơn từ nhà cung
Thanh toán cho nhà cung cấp
10
*
2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa, NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.5 Mở rộng quy trình mua hàng (Integrating backward - ERP/SCM)
9/30/2014
6
11
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA
HÀNG
1. Khái niệm quy trình mua hàng
Là mô tả từ quá trình lập kế hoạch mua NVL qua phê duyệt đến
quá trình nhập kho và quản lý công nơ phải trả đối với nhà cung
cấp
Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua
nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ,… để phục vụ
cho hoạt động sản xuất của tổ chức
12
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA
HÀNG
2. Định nghĩa ( khái niệm )NVL
a.Nguyên liệu, vật liệu, nguyên phụ liệu ( Raw

material )
b.Nhà cung cấp ( Suppliers)
c. Đơn đặt hàng (Purchase Order)
d.Đơn đề nghị mua hàng (Purchase Suggestion)
f. Kho hàng (Warehouse)
9/30/2014
7
13
*
Ví dụ cụ thể
 Công ty cung cấp những sản phẩm nhựa đa dạng về chủng loại
như: hộp thực phẩm, ly kem, khay bánh, muỗng nhựa, hộp
nước trái cây các loại…Để sản xuất ra các SP này theo các bạn
công ty cần có thứ gì ?
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA
HÀNG
14
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
Nguyên vật liệu bao gồm
Hạt nhựa: PE, PET, PP, HI, PS, hupet, tippet , HD, LD (bao)
Hạt màu (materbas): nâu , vàng, socola, xanh, đỏ , trắng.
Hạt dẻo( kibiton)
Phụ gia khác: CNO8, chất bôi trơn CS, Ciba.
Phế liệu: PS trắng xanh, PS màu, PS trong, PP trong, PP đục, PP rau
câu, Pet trắng, PET nâu.
9/30/2014
8
15
*

I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
2. Định nghĩa ( khái niệm )NVL
A. Nguyên vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao
động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất,
kinh doanh của doanh nghiệp
16
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
Để có được hạt nhựa, hạt dẻo, hạt màu, phụ gia … vv phục vụ
cho sản xuất . Công ty sẽ lấy NVL từ đâu ??
9/30/2014
9
17
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
2. Định nghĩa ( khái niệm )
B. Nhà cung cấp:(Suppliers)
Là những doanh nghiệp, tổ chức mà các công ty, doanh nghiệp
mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các DN và tổ chức trên
Thông thường nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên
vật liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết sản phẩm và bán
thành phẩm
18
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
2. Định nghĩa (khái niệm)
C. Đơn đặt hàng (Purchase Order)
Là giấy tờ căn cứ cho việc mua bán, bên mua sẽ gửi cho bên bán
đơn đặt hàng sau khi đã tham khảo giá và dịch vụ do bên bán

cung cấp, công việc sản xuất sẽ diễn ra sau đó
9/30/2014
10
19
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
2. Định nghĩa (khái niệm)
D.Đề nghị mua hàng (Purchase Suggestion)
A request for material from a supplier, and it can be used to acquire parts for a
job or miscellaneous items
Yêu cầu cần vật liệu phục vụ cho sản xuất của bộ phận mua từ nhà cung cấp,
và nó có thể được sử dụng để mua các bộ phận cho một công việc hoặc các
mục linh tinh
20
*
I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH MUA HÀNG
2. Định nghĩa (khái niệm)
F. Kho hàng (Warehouse)
Là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán
thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến
điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình
trạng, điều kiện lưu giữ & vị trí các hàng hóa đươc lưu kho
Yêu cầu cần vật liệu phục vụ cho sản xuất của bộ phận mua từ nhà cung cấp,
và nó có thể được sử dụng để mua các bộ phận cho một công việc hoặc các
mục linh tinh
9/30/2014
11
21
*
2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng

hóa, NVL
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa, NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.5 Mở rộng quy trình mua hàng (Integrating backward - ERP/SCM)
22
*
Quy trình mua hàng
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
9/30/2014
12
23
*
Hoạch định là gì ?
Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên
tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng, năng suất cung
ứng…
Ví dụ : Hoạch định chính sách giá, chiết khấu các hình thức mua
hàng ,hoạch định phương án mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá
trình sản xuất của doanh nghiệp
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
24
*
Ví dụ cụ thể
 Công ty cung cấp những sản phẩm nhựa như: hộp thực phẩm, ly
kem, khay bánh, muỗng nhựa, hộp nước trái cây các loại…Để
tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình
điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty. Công ty sẽ lập kế hoạch

cụ thể về nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết phục vụ cho quá trình
sản xuất thông qua quy trình mua nguyên vật liệu
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
9/30/2014
13
25
*
*
Lập yêu cầu báo giá RFQ (Request For Quote Entry)
1
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
2
3
4
5
6
7
Trả lời từ nhà cung cấp (Supplier Responses)
Tạo đơn mua hàng ( PO/PO Suggestion)
Nhận hàng (Receipt Entry)
Kiểm tra hàng nhận (Inspection/DMR Processing)
Công nợ phải trả (AP Invoice Entry)
Thanh toán công nợ phải trả (AP Invoice Entry)
9/30/2014
14
2. Supplier Response
3. PO/PO Suggestion
4. Receipt Entry
6. AP Invoice Entry
5. Inspect Processing

1. RFQ Entry
7. AP payment Entry
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
28
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
Lập kế hoạch/đề nghị mua NVL
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng tồn kho thực tế,
hàng đang trên đường về (hàng đã đặt mua), tồn kho an toàn,… hệ
thống sẽ tự động cân đối và đưa ra một dự báo mua hàng nhằm hỗ
trợ cho cán bộ chuyên môn của phòng cung ứng lập kế hoạch mua
hàng.
Duyệt kế hoạch mua NVL
Sau khi kế hoạch mua hàng được bộ phận cung ứng lập, lãnh đạo
tiến hành kiểm tra và duyệt kế hoạch.
-Nếu kế hoạch không được duyệt thì quay về "Lập kế hoạch mua NVL"
-Nếu kế hoạch được duyệt thì thực hiện bước 1.
9/30/2014
15
29
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
1. Lập đề nghị báo giá để mua hàng (RFQ)
Căn cứ trên yêu cầu mua NPL, bộ phận cung ứng lập đơn đề nghị
báo giá để mua hàng.Trong quá trình lập đơn, cán bộ mua hàng
chỉ được phép chọn các nhà cung cấp đã được phòng QC phê
duyệt.Trong quá trình lập đơn báo giá, cán bộ chuyên môn liên hệ
với nhà cung cấp để nhận thông báo giá của NCC qua điện thoại,
email…
30

*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
2. Nhận trả lời từ NCC
Sau khi đơn báo giá được gửi đến, cán bộ chuyên môn liên hệ với
nhà cung cấp để nhận thông báo giá của NCC để nhận xác nhận
đề nghị đặt hàng. Nếu đơn báo giá do NCC gửi đáp ứng yêu cầu
của DN thì sẽ phản hồi về NCC để chuẩn bị lập đơn đặt hàng
(bước tiếp theo)
9/30/2014
16
31
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
3. Tạo đơn mua hàng
Căn cứ trên yêu cầu mua NPL, bộ phận cung ứng lập đơn hàng
mua theo yêu cầu.
32
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
4. Nhận hàng
Sau khi bộ phận cung ứng lập xong đơn hàng, đơn hàng sẽ được
chuyển NCC. Sau đó, NCC sẽ giao hàng đến DN để được kiểm tra
trước khi được chấp nhận
9/30/2014
17
33
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
5. Kiểm tra chất lượng
Quy trình kiểm tra, kiểm tra phiếu giao hàng đúng với đơn đặt hàng

về chất lượng, số lượng, chủng loại nếu đúng thì cho nhập vào kho
hàng lưu trữ
34
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
6. Hóa đơn phải trả được lập
Sau khi hàng hóa NVL được tiếp nhận, hóa đơn sẽ được xuất để
tiến hành chi trả cho NCC ở bước tiếp theo
9/30/2014
18
35
*
II. HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG HÓA, NVL
7. Thanh toán công nợ cho NCC
Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn
cứ vào số tiền đã trả LC và số tiền còn lại phải trả, cũng như công
nợ trả chậm (Nếu có)
36
*
2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa, NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.5 Mở rộng quy trình mua hàng (Integrating backward - ERP/SCM)
9/30/2014
19
37
*

dữ liệu tích hợp
& tập trung
9/30/2014
20
39
*
2.3 Tác động của ht ERP để minh họa QT MUA HÀNG
Cơ sở dữ liệu
 Tập trung, tích hợp DL
 Xử lý thời gian thực
Tính liên kết hệ thống
 Giữa các chức năng/module khác
 Ưu điểm & Nhược điểm?
40
*
2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.0 Quy trình tổng quát từ báo giá đến thu tiền KH
 2.1 Các khái niệm liên quan đến quy trình mua hàng
 2.2 Hoạch định về nhu cầu mua (cung ứng) hàng hóa, NVL
 2.3 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 2.4 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa quy trình
 2.5 Mở rộng quy trình mua hàng (Integrating backward - ERP/SCM)
9/30/2014
21
2. Supplier Response
3. PO/PO Suggestion
4. Receipt Entry
6. AP Invoice Entry
5. Inspect Processing
1. RFQ Entry

7. AP payment Entry
2.4 Ứng dụng ht ERP để minh họa QT MUA HÀNG
1. RFQ Entry
9/30/2014
22
1. RFQ Entry
1. RFQ Entry
9/30/2014
23
1. RFQ Entry
1. RFQ Entry
9/30/2014
24
2. Supplier Response
2. Supplier Response
9/30/2014
25
3. PO/PO Suggestion
3. PO/PO Suggestion