Chương 5 Quy trình kế toán và thông tin kế toán (Môn Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

Vũ Quốc Thông 9/30/2014
1
CHƢƠNG 05
Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N
V À T H Ô N G T I N K Ế T O Á N
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Giảng viên: Vũ Quốc Thông
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2
Sau khi học xon g chương này, người học có thể:
 Trình bày các khái niệm ghi nhận và lưu trữ của kế toán
(chứng từ, nhật ký và sổ sách)
 Giải thích các bước công việc trong quy trình kế toán
 Trình bày tác động của môi trường ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để thực hiện các thao tác kế
toán cuối kì
 Mở rộng kiến thức về báo cáo kế toán trên hệ thống ERP
Mục tiêu
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
2
3
Quy trình kế toán
Dữ liệu
kinh tế
Ghi chép
ban đầu
( )
Phân loại,
ghi chép,
tổng hợp

( ,
)
Cung cấp
thông tin
( )
Thông
tin
4
Chương này bao gồm các nội dung:
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác
cuối kì kế toán
 Báo cáo kế toán trên hệ thống ERP
Nội dung
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
3
5
CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN
GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán
6
Các khái niệm liên quan – chứng từ
 Chứng từ kế toán (accounting documents) – những giấy tờ và
vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và
đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

(Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp. Hồ Chí Minh)
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
4
7
Các ví dụ về chứng từ
Bảng kê
mua hàng
8
Các ví dụ về chứng từ
Phiếu thu
tiền mặt
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
5
9
Các ví dụ về chứng từ
Giấy báo
nợ
10
Các ví dụ về chứng từ
Hóa đơn GTGT,
liên gửi cho KH
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
6
11
Phân loại chứng từ
 Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ tương ứng
1. Tiền mua NVL đƣợc Cty thanh toán cho nhà cung cấp
54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB

2. Chi tiền trả thuê bao điện thoại cố định VNPT trong đó
có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ
3. Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa
1,2 trđ
4. Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển
khoản trả tiền cho Cty 28 trđ
5. Tính lƣơng phải trả trong tháng cho bộ phận xƣởng SX
35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ
12
Phân loại chứng từ (tt.)
 Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ tương ứng
6. Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chƣa
bao gồm thuế GTGT 10%. Cty chƣa thanh toán cho
ngƣời bán N
7. Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết
với số lƣợng 9kg
8. Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lƣợng 1triệu cái
cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT
10%, đã giao hàng và chƣa thu tiền từ khách hàng
9. Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số
lƣợng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
7
13
Các khái niệm liên quan – chứng từ
 Theo góc nhìn của quy trình kinh do anh, chứng từ kế toán
đƣợc phân ra các loại:
 Chứng từ nguồn gốc (source document). Ví dụ?

 Chứng từ kết quả (product document). Ví dụ?
 Chứng từ lƣu chuyển (turnaround document). Ví dụ?
14
Các khái niệm liên quan – nhật ký
 Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các sự kiện liên
quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc trình bày theo thứ tự
thời gian, gọi là nhật ký kế toán (accounting journal)
 Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
8
15
Các khái niệm liên quan – nhật ký
 Một trong các hình thức kế toán đƣợc ứng dụng phổ biến trong
môi trƣơng kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chia
nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:
 Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?
 Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ?
16
Ví dụ ghi nhật ký
 Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt nhƣ sau:
 Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ
 Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ
 Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ
 Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác:
3.000.000đ
 Giả sử kế toán ghi Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền hàng ngày và
kết chuyển sang Sổ cái vào ngày cuối mỗi tháng. Hãy ghi các nghiệp
vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền của công ty tháng
7/20x4.

Vũ Quốc Thông 9/30/2014
9
17
Ví dụ ghi nhật ký
18
Ví dụ ghi nhật ký
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
10
19
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều
trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán.
 Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế
toán theo góc nhìn của của tài khoản kế toán.
 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác
động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản
(nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli).
20
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Ví dụ minh họa về mẫu Sổ Cái
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
11
21
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, đƣợc sử dụng để tổng hợp
nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các
thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên
trong.

 Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết
 Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?
 Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?
22
Các khái niệm liên quan
 Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán
S ổ c á i c h i t i ế t
T K P h ả i t h u
k h á c h h à n g B
H ó a đ ơ n
b á n h à n g
N V K T p h á t s i n h :
B á n h à n g c h o
k h á c h h à n g
H ó a đ ơ n
b á n h à n g
N h ậ t k ý b á n
h à n g c h ị u
S ổ c á i t ổ n g h ợ p
T K P h ả i t h u
k h á c h h à n g
S ổ c á i c h i t i ế t
T K P h ả i t h u
k h á c h h à n g A
G h i n h ậ n t r ê n
c h ứ n g t ừ
G h i
s ổ n h ậ t k ý
C ậ p n h ậ t
c ô n g n ợ

t ổ n g h ợ p
C ậ p n h ậ t
c ô n g n ợ t ừ n g
k h á c h h à n g
c ụ t h ể
Đ ố i c h i ế u T K
t ổ n g h ợ p v à
c á c T K c h i t i ế t
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
12
23
CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC
TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán
24
Dẫn nhập…
Tôi làm gì
trong công việc
kế toán?
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
13
25
 Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system), bản
chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải
qua các bƣớc từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổ
sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC và
BCQT).

Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
26
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
Thu thập, phân
tích các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Tóm lược các
nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Chuẩn bị các báo
cáo tài chính
1. Ghi Nhật ký theo
trình tự thời gian với
mục đích kiểm soát
2. Ghi vào Sổ cái tài
khoản theo cách
thức phân loại
hướng đến nội dung
3. Chuẩn bị bảng cân
đối tài khoản từ số
liệu trên các Sổ cái
tài khoản
1. Cập nhật các bút
toán điều chỉnh
2. Kết chuyển các
tài khoản tạm thời
3. Kết xuất ra báo

cáo tài chính
4. Khóa sổ kỳ kế
toán
Minh họa
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
14
27
 Thu thập và phân tích các nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh
 Ghi chép và tóm lƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
 Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi Nhật ký. Công
việc này mang tính kiểm soát.
 Sau đó, kế toán ghi chép theo cách thức phân loại hƣớng đến nội
dung bằng việc sử dụng công cụ là các Sổ cái tài khoản.
 Chuẩn bị các báo cáo tài chính
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
28
TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
15
29
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
 Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính đƣợc bố trí ở các
định dạng tập tin điện tử (electronic files)
 Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu
kế toán bằng giấy

30
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
 Tập tin điện tử (electronic files)
 Tập tin số liệu của tài khoản (master file)
 Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)
 Tập tin tham chiếu (reference file)
 Tập tin lƣu trữ (archive file)
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
16
31
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
 Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ
thống ERP
Ảnh hƣởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc
xử lý theo hƣớng quy trình trên hệ thống tích hợp này.
32
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
 Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện
tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác.
 Ví dụ: sự kiện bán hàng bắt đầu với [a…] của khách hàng đƣợc
ghi nhận ở bộ phận [b…], sau đó trải qua các bộ phận nhƣ bộ
phận kho, phát sinh chứng từ [c…] rồi đến bộ phận [d…] phát
hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho [e…]…
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
17
33
*
*
*

*
*
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình
34
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình
Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế
toán đƣợc sinh ra?
ĐỊNH KHOẢN
(11) *
(12) (13) *
(14) (15) *
(17) *
(18) *
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
18
35
Quy trình kế toán
trên hệ thống ERP
36
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
 Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP
 Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate
business event updates)
 Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)
 Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)
 Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)
 Ghi nhận ngân sách (record budget)
 Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts)
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
19

37
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP ĐỂ
MINH HỌA CÁC THAO TÁC CUỐI KÌ KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán
38
Minh họa trên hệ thống ERP
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
20
39
Minh họa trên hệ thống ERP
40
Thao tác kế toán cuối kì
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
21
41
Bài tập thực hành
Giúp sinh viên:
 Hiểu đƣợc các xử lý trên phân hệ sổ cái
 Minh họa đƣợc các thao tác kế toán cuối kì trên
hệ thống ERP
42
Bài tập thực hành
 Xem xét lại các nhật ký (review journals)
Trên hệ thống ERP:
- Các tình huống nhật ký: nhật ký lập (recurring journal), nhật
ký đảo (reversal journal)
- Các tình huống: hủy nhật ký, xác nhận nhật ký, tạo bút toán

điều chỉnh (nếu cần thiết)
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
22
43
Bài tập thực hành
 Thực hiện thao tác cuối kỳ (closing period)
- Xem xét các tài khoản tổng hợp (reconcile general accounts)
- Kết xuất báo cáo tài chính (print financial reports)
- Chuyển số dƣ của các tài khoản thƣờng xuyên sang kì mới
(carry balance-forward)
- Đóng kỳ kế toán (close accounting period)
44
MỞ RỘNG …
BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÊN HỆ THỐNG ERP
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
23
45
Minh họa thông tin kế toán
46
Sử dụng thông tin kế toán
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
24
47
 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán
 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán
 Xu hƣớng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin
48
Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán
 Quan điểm về sản phẩm thông tin kế toán
 Quan điểm sản phẩm thông tin cần phù hợp với ngƣời sử

dụng (J. M. Juran). Ví dụ?
 Quan điểm sản phẩm thông tin bị ảnh hƣởng bởi quá trình
hình thành (Wang et. al.). Ví dụ?
Vũ Quốc Thông 9/30/2014
25
49
Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán
 Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
 Nhóm ngƣời bên trong tổ chức. Liệt kê?
 Nhóm ngƣời bên ngoài tổ chức. Liệt kê?
50
Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán
 Các nhóm báo cáo (thông tin) kế toán
 Nhóm báo cáo tài chính (financial reports)
 Nhóm báo cáo thuế (tax reports)
 Nhóm báo cáo quản trị (management reports)
Mỗi nhóm báo cáo chủ yếu
cung cấp thông tin cho AI?