Chu trình tiền lương (Môn Kiểm Soát Nội Bộ)

Chu trình
Tiền lương
GV: Ngô Ngọc Linh
2
LUỒNG THÔNG TIN
Sử dụng
lao động
Tính
lương
Ghi chép
và báo cáo
Phát lương
Chính sách Nguồn nhân lực
KSNB ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG
3
• MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
• 1. Có chính sách tiền lương phù hợp
• 2. Việc tuyển dụng, trả lương, khen thưởng phù hợp
chính sách của đơn vò và luật pháp.
• 3. Tiền lương, thưởng được tính chính xác.
• 4. Tiền lương, thưởng đến tay nhân viên
• 5. Kiểm soát được chi phí tiền lương
• 6. Lập Báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan
đến lao động trung thực và hợp lý.
Mục tiêu kiểm soát
4
Các rủi ro
• RỦI RO:
• 1. Chính sách tiền lương gây cản trở hoạt động.
• 1. Việc tuyển dụng, trả lương, khen thưởng
không phù hợp chính sách của đơn vò và luật pháp.

• 2. Các khoản lương, thưởng “khống”
• 3. Sai sót trong tính lương, thưởng
• 4. Lương, thưởng của nhân viên bò chiếm dụng
• 5. Không kiểm soát được chi phí tiền lương
• 6. Báo cáo tài chính không trung thực và hợp lý.
5
Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng :
°Chức năng nguồn nhân lực
°Chức năng sử dụng lao động
°Chức năng tính lương, thưởng
°Chức năng ghi chép và báo cáo
°Chức năng phát lương, thưởng
6
Chức năng nguồn nhân lực
• Có một chính sách nguồn nhân lực (bao gồm cả chính
sách tiền lương) rõ ràng và tuân thủ pháp luật.
• Các nhân viên đủ khả năng
• Có quy trình tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng…
chặt chẽ, trong đó quy đònh sự xét duyệt của người có
thẩm quyền.
• Hồ sơ nhân viên đầy đủ và cập nhật về lý lòch, hợp đồng
lao động, bảng mô tả công việc, mức lương, các khoản
khấu trừ lương
• Cung cấp thông tin kòp thời cho các bộ phận liên quan về
sự thay đổi về nhân viên (tuyển dụng, thuyên chuyển,
thôi việc, nâng lương, …)

7
Chính sách tiền lương

• Chính sách tiền lương bao gồm:
– Phương pháp trả lương
– Hệ thống thang, bậc lương
– Quy trình nâng bậc, tăng lương
– Các quy đònh khác như khấu trừ lương, phụ
cấp…
8
Chính sách tiền lương
• Xây dựng dựa trên:
– Mức đóng góp của nhân viên
– Tình hình thò trường lao động
– Khả năng tài chính của tổ chức
– Sự công bằng hợp lý giữa các bộ phận, cá
nhân
– Các giá trò vật chất và tinh thần mà nhân viên
nhận được ngoài lương.
– Các quy đònh pháp luật
9
Chức năng sử dụng lao động
Giám sát chặt chẽ việc chấm công
Đối với công nhân, sử dụng Phiếu theo dõi công việc để
xác đònh công việc đã làm trong mỗi ngày/tuần.
Đối với nhân viên văn phòng, cần lập dự toán về tiền
lương cho mỗi tháng/ cho mỗi công việc. Lập báo cáo
đònh kỳ về công việc đã thực hiện.
Đối chiếu giữa Bảng chấm công và Phiếu theo dõi công
việc/ Báo cáo công việc đã thực hiện.
10
Chức năng tính lương
• Lập Phiếu tính lương cho mỗi cá nhân trên cơ sở hồ

sơ cá nhân được cập nhật, chuyển cho người có thẩm
quyền ký duyệt.
• Lập Bảng tổng hợp tiền lương chuyển cho bộ phận kế
toán để ghi chép.
• Lập bảng tính tiền thưởng theo quy đònh
• Chương trình tính lương phải hạn chế khả năng truy
cập trái phép.
• Thực hiện các khoản khấu trừ theo quy đònh công ty
và pháp luật.
11
Chức năng ghi chép và báo cáo
• Kiểm tra bảng tổng hợp tiền lương,
thưởng
• Lập bảng phân bổ tiền lương, thưởng,
ghi chép vào sổ sách kế toán tổng
hợp và theo dõi từng cá nhân.
• Lập các báo cáo đònh kỳ về tiền
lương, thưởng.
12
Chức năng phát lương
• Phát tiền mặt cho nhân viên / Lập sec phát
cho nhân viên. Phiếu chi hay sec phải được ký
duyệt bởi người có thẩm quyền.
• Sử dụng dòch vụ phát lương qua ngân
hàng/TK chuyên chi về lương.
• Thu hồi các khoản lương, thưởng chưa có
người nhận sau một số ngày nhất đònh

13
Một số thủ tục kiểm soát khác

• Kiểm tra và xét duyệt các Phiếu tính lương của
các nhân viên:
- Kiểm tra tính toán
- Xem xét các khoản lương cao bất thường.
- Xem xét các khoản lương của nhân viên tính
lương, bộ phận nhận sự.
- Kiểm tra tránh thanh toán 2 lần
- Kiểm tra chặt chẽ lao động thời vụ (nếu có)
- Đối chiếu chi phí tiền lương với dự toán, với kỳ
trước. Điều tra biến động bất thường.