Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhập khẩu tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX

Website: Email : Tel : 0918.775.368
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU KỸ THUẬT TECHNIMEX
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần XNK kỹ
thuật TECHNIMEX
* Khái quát chung
Tên gọi: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex
Tên giao dich quốc tế: technique import export joint stock company
Tên viết tắt: technimex jsc
Trụ sở chính: 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội
Điện thoại: 048223509/048224953
Fax: 048220377
Tài khoản số VNĐ: 002.1.00.0000408 - Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà
nội
Ngoại tệ: 002.1.37.0020269 -Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà nội
Mã số thuế: 0101192851
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103000693 – Do phòng Đăng ký
kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà nội cấp ngày 19/12/2001
Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp XNK trực tiếp số 4429- do
cục Hải Quan TP Hà Nội cấp ngày 02/01/2002
* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP xuất nhập khẩu kỹ
thuật Technimex
Công ty cổ phầp xuất nhập khẩu kỹ thuật được thành lập từ năm 1982
và đã đi vào hoạt động được hơn 20 năm. Quá trình hoạt động của công ty
có thể chia làm 3 giai đoạn.
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Giai đoạn 1982-1992:
Do nhu cầu hợp tác phát triển khoa học kỹ thuật với nước ngoài cũng
như được sự uỷ quyền của hội đồng bộ trưởng, ngày 06/10/1982 Giáo sư

Đặng Hữu Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước đã ký quyết
định 112/QĐ về việc thành lập công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật.
Trụ sở chính của công ty được đặt ở 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội. Chức năng
chính của công ty giai đoạn này là trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết các
hợp đồng về hợp tác khoa học kỹ thuật đã được thoả thuận trong các hiệp
định, nghị định thư của chính phủ Việt Nam với chính phủ các nước khác.
- Giai đoạn 1993- 2001:
Trong giai đoạn này thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp nhà
nước theo nghị định 388/HĐBT, Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và
Môi trường đã ra quyết định sáp nhập Công ty ứng dụng và phát triển Năng
lượng Hạt nhân vào Công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật, cùng với nó là việc
phê duyệt lại điều lệ tổ chức của công ty.
Công ty đã có các phòng ban nghiệp vụ và hai trung là Trung tâm ứng
dụng và phát triển năng lượng hạt nhân và trung tâm triển khai công nghệ
mới và chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Các hoạt động của công ty trong giai đoạn này là:
+ Chuyển giao công nghệ: Đầu tư từ quỹ phát triển sản xuất cùng với
các cơ sở nghiên cứu, cán bộ khoa học thực hiện nghiên cứu ứng dụng,
chuyền giao công nghệ tiên tiến vào thực tế.
+ Đầu tư phát triển các hoạt động về triển khai dịch vụ khoa học và
sản xuất
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Giai đoạn 2001 đến nay
Ngày 20/11/2001 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi Trường
đã ký quyết định số 2625/QĐ-BKHCNMT chuyển đổi pháp nhân kinh
doanh của công ty từ loại hình doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần.
Đây thực sự là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công

ty.
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex là pháp nhân
thừa kế toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của công ty Xuất nhập
khẩu kỹ thuật.
1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật
TECHNIMEX
* Ngành nghề kinh doanh
- Kinh doanh XNK vật tư, máy móc thiết bị trong các lĩnh vực:
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ cho
nghiên cứu và sản xuất gồm: Thiết bị công nghệ sinh học, thiết bị y tế,
thiết bị tin học, viễn thông; thiết bị hạt nhân; thiết bị lạnh, điều hoà không
khí; thiết bị điện thí nghiêm; thiết bị công nghệ hàn cao cấp; phương tiện
vận tải, phụ tùng thay thế; thiết bị vật tư máy móc phục vụ công nghiệp,
nông lâm ngư nghiệp.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất tinh khiết, chất thử thí
nghiệm, xét nghiệm và phục vụ sản xuất.
+ Kinh doanh sách, tạp chí khoa học kỹ thuật trên giấy và trên đĩa
CD-ROM
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liêu, thiết bị văn phòng,
hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tư liệu tiêu dùng, hàng tư liệu
sản xuất.
- Dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ
+ Tư vấn chuyển giao công nghệ và đầu tư trong lĩnh vực công nghệ-
môi trường
+ Xuất nhập khẩu lao động kỹ thuật; lao động có hàm lượng chất xám
cao.

+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực môi
trường; viễn thông; điện công nghiệp, điện dân dụng
+ Thi công xây lắp các công trình khoa học, kỹ thuật, dân dụng, điều
hoà không khí, kỹ thuật lạnh.
* Đặc điểm kinh doanh
Để tiến hành nhập khẩu hàng hoà, công ty phải tiến hàng ký kết các hợp
đồng mua bán với nước ngoài thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực
tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng cố định, phí công ty căn cứ vào đơn
đặt hàng của bên bán, bên uỷ thác. Công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh
doanh. Sau đó cùng với vịêc đàm phán có kết quả, Công ty tiến hành ký kết
các hợp đồng ngoại chính thức. Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng
nguyên tắc, đúng quy định của pháp luật hiện hành, phải có chữ ký hợp pháp
đại diện hai bên. Hợp đồng phải được thể hiện dưới hình thức bằng văn bản
tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
Theo đó đối với hoạt động nhập khẩu Công ty phải tiến hành các bước
sau đây:
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hoạt động nhập khẩu ở công ty được tiến hành theo hai phương thức:
- Nhập khẩu trực tiếp: Có áp dụng ở Công ty ở hai hình thức là:
+ Nhập về sau đó mới bán nhưng điều này rất ít vì căn cứ vào
nhu cầu thị trường kỳ trước
+ Nhập hàng về trên cơ sở đã ký kết hợp đồng với khách hàng trong
nước, đây là hoạt động chủ yếu của Công ty.
- Nhập khẩu uỷ thác: Đối với phương thức này Công ty tiến hành trên cơ sở
ký kết hợp đồng với khách hàng trong nước. Những khách hàng không có đủ
điều kiện chuyên môn, đủ tư cách pháp nhân để tiến hành nhập khẩu hàng
hoá) gọi là các hợp đồng nội, sau đó nhập hàng về cho họ và hưởng % hoa
hồng nhất định gọi là phí uỷ thác ( % hoa hồng chính là doanh thu của Công

ty ). Ở công ty mức phí này khoảng từ 1%-3% tuỳ theo giá trị hàng hoá và
mức độ phức tạp cũng như quãng đường vận chuyển ( nếu mua theo giá
FOB)
Cũng chính vì đặc điểm này mà Công ty thường không có hàng tồn kho
và hàng về là Công ty giao cho khách hàng của mình ngay trên cơ sở hai bên
đã thanh toán cho nhau. Nếu hợp đồng nội có liên quan đến nhiều hợp đồng
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
Ký kết hợp
đồng nhập
khẩu
Xin phép
giấy nhập
khẩu
Mở L/C
khi bên
báo
Đôn đốc
bên bán
giao hàng
Thuê tàu
Giao hàng
cho đơn vị
đặt hàng
Kiểm tra
hàng hoá
Nhận hàngLàm thủ
tục hải
quan
Làm thủ
tục thanh

toán
Giải quyết
khiếu nại
(nếu có)
Mua bảo
hiểm
hàng hoá
(1)
(2
)
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ngoại thì để giảm các chi phí liên quan và đảm bảo giao hàng cho khách
hàng đúng thời hạn thì Công ty phải lưu trữ hàng hoá trong kho để chờ đủ
hàng giao cho khách.
Công ty thường nhập hàng theo giá CIF ( mua hàng tại cảng Việt Nam
theo đó giá đã bao gồm cả bảo hiểm và chi phí vận chuỷên) Công ty không
phải tiến hành bước (1) và (2), sau đó trên cơ sở hóa đơn chứng từ về hàng
hoá Công ty tiến hành thanh toán với khách hàng.
Đôi khi Công ty cũng tiến hành mua theo giá FOX, theo phương thức
này Công ty phải mua bảo hiểm hàng hoá và thuê tàu vận chuyển về Việt
Nam ( Công ty phải tiến hành cả bứơc (1) và (2)). Mức giá mà Công ty đòi
khách hàng của mình bao gồm cả hai loại phí này.
Xuất phát từ hoạt động của mình Công ty có sử dụng 3 phương thức
thanh toán chủ yếu:
- Mở L/C
- Chuyển tiền
- Nhờ thu
Trong 3 phương thức này Công ty sử dung phổ biến nhất là phương
thức mở L/C

Ở mỗi phương thức Công ty áp dụng những cách thức thích hợp phù
hợp với từng loại hợp đồng, loại hàng hoá và theo yêu cầu cũng như sự thoả
thuận của đôi bên.
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
* Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
Ngày 31 tháng 07 năm 2007
Đvt: đồng
Chỉ tiêu Mã số Cuối năm Đầu năm
1.Tổng doanh thu 01 140.862.112.538 118.595.857.892
Các khoản giảm trừ (03=05+06+07) 02 - 1.487.787.000
-Giảm giá hàng bán 05 - 664.987.000
-Hàng bán bị trả lại 06 - 816.800.000
2.. Doanh thu thuần(03=05+06+07) 10 140.862.112.538 117.114.070.892
3. Giá vốn hàng bán 11 114.482.737.448 97.885.365.743
4. Lợi nhuận gộp(20=10-11) 20 26.379.375.090 19.228.705.149
5. Chi phí bán hàng 21 9.276.846.555 8.336.482.405
6. Chí phí quản lý doanh nghiệp 22 5.317.277.124 4.778.511.502
7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 11.785.251.411 6.113.711.242
8. Doanh thu hoạt động tài chính 31 332.682.321 301.345.208
9. Chi phí hoạt động tài chính 32 1.262.393.662 1.591.873.757
10. Thu nhập khác 41 40.380.709 283.033.197
11. Chi phí khác 42 - 23.955.511
12.Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40+50) 60 10.895.920.779 5.082.260.379
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 3.050.857.818 1.423.032.906
14. Lợi nhuận sau thuế(80=60+70) 80 7.845.062.961 3.659.227.473
(Bảng 1: Báo cáo sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật
TECHNIMEX năm 2007)

Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ
thuật TECHNIMEX
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật
TECHNIMEX tương đối gọn nhẹ và đảm bảo hiệu quả cao về quản lý. Công
ty có 5 phòng ban, 2 trung tâm và 1 chi nhánh tại TP HCM.
Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến
(một cấp). Toàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống
nhất của ban giám đốc Công ty. Kiểu cơ cấu này có ưu điểm tăng cường
trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa phải thi hành những
chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuân nhau của người phụ trách.
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ
thuật TECHNIMEX
 Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất hoạch định chiến lược kinh
doanh phát triển của toàn thể Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp 12 tháng
một lần để bầu ra các cơ quan chức năng các chức vụ chủ chốt của Công ty
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
9
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN ĐIỀU HÀNH
PHÒNG

HÀNH
CHÍNH
TỔNG
HỢP
PHÒNG
TÀI
CHÍNH
KẾ
TOÁN
PHÒNG
DỰ ÁN
KHOA
HỌC
PHÒNG
KINH
DOANH
VÀ XNK
TRUNG
TÂM
CÔNG
NGHỆ
SINH
HỌC
V.P ĐẠI
DIỆN
TẠI
TPHCM
TRUNG
TÂM
LẮP

ĐẶT VÀ
BẢO
HÀNH
THIẾT
BỊ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
như: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. Xem xét và đánh giá các hoạt động
của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, quyết định tổ chức quản lý Công ty.
 Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị do Đại hội đồng tín nhiệm bầu ra. Hội đồng quản trị
là cơ quan quản lý cao nhất mọi hoạt động của Công ty. Là cơ quan đưa ra
các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ hoạt động của
mình. Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám
đốc và các cán bộ quan trọng khác của Công ty, quyết định cơ cấu tổ chức.
 Ban kiểm soát
Ban kiểm soát được thành lập ra với mục đích theo dõi các công tác
hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành trong nhiệm kỳ hoạt
động. Cụ thể, Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý
trong quản lý điều hành Công ty trong ghi chép sổ sách kế toán cũng như
trong báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Công ty.
 Ban điều hành
Đây là cơ quan giữ vai trò trọng trách cao nhất và trực tiếp nhất đối với
mọi hoạt động của Công ty, là đại diện pháp lý của Công ty trước pháp luật.
Ban điều hành có quỳên quyết định đến mọi hoạt động hàng ngày của Công
ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện
kinh doanh và phương án đầu tư, kiến nghị phương án tổ chức và quy chế
quản lý nội bộ của Công ty. Ban điều hành do Hội đồng quản trị bổ nhiệm
gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế Toán trưởng.
 Các phòng chức năng
- Các trưởng phòng: trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và

chịu trách nhiệm trứoc Ban giám đốc về nhiệm vụ được giao, đồng thời có
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nhiệm vụ cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra
quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc
- Các trung tâm: Là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và
điều hành của Giám đốc Công ty.
- Phòng hành chính tổng hợp: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng
và các nhân viên. Phòng hành chính tổng hợp giữ nhiệm vụ quản lý chung
về mặt nhân sự đối với toàn Công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên,
là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, giám đốc về các hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng dự án khoa học kỹ thuật: Bao gồm trưởng phòng, một phó
phòng và các nhân viên, là nơi chuyên cung cấp các thiết bị nghiên cứu khoa
học kỹ thuật, các thiết bị thí nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực như:
Công nghệ sinh học, vật liệu, đo lường…
- Phòng kinh doanh và XNK: Bao gồm một trưởng phòng, phó phòng
và các nhân viên, là phòng được thành lập từ khởi đầu. Ngoài chức năng
thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và XNK còn giữ vai trò khai thác các mảng
sản phẩm và dịch vụ mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Trung tâm công nghệ sinh học: Nhằm hỗ trợ các dự án về thiết bị công
nghệ sinh học, trung tâm được thành lập với nhiệm vụ cung cấp các sản
phảm mới, các phương pháp nghiên cứu mới trong lĩnh vực này.
- Trung tâm lắp đặt và bảo hành thiết bị: Trung tâm được thành lập với
nhiệm vụ theo dõi, bảo dưỡng duy trì và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng
với các thiết bị do Công ty cung cấp.
- Văn phòng đại diện tại TPHCM
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17

11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trụ sở: 120- Sương Nguyệt Ánh- TPHCM
Là đại điện pháp lý của Công ty đối với các hợp đồng cung cấp thiết bị.
Ngoài chức năng này, văn phòng còn là cơ sở liên lạc của Công ty, là cơ
quan thực hiện các hoạt động triển khai thực hiện hợp đồng, theo dõi, cung
ứng sản phẩm hàng hoá kịp thời, hướng dẫn sử dụng và thực hiện các dịch
vụ sau bán hàng.
Bùi Thị Thanh Lớp: KTBN-K17
12