QUẢN LÝ CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚC THỌ NGHI LỘC – NGHỆ AN

LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến
nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và đạt hiệu
suất cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không
thể phủ nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất
định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày
càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần
trong chương trình học tập.
Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm
mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ
thống thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên
làm quen với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán
quản lý áp dụng kiến thức tin học của mình.
Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn có
nhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn. Và đặc biệt nhóm thực hiện rất mong
được nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng
dạy và trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập. Xin chân thành cảm ơn thầy!
1
Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:
Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Nhóm thực hiện gồm:
1. Nguyễn Thị Hương Giang ( Trưởng nhóm )
2. Hồ Thị Phương Anh
3. Phạm Hồng Minh Trí
4. Chu Văn Thức
5. Nguyễn Thị Nguyệt Thi
6. Đường Minh Danh.
7. Trần Đăng Tân
8. Lê Sỹ Nghĩa
Chương 3: Thiết kế hệ thống

Nhóm thực hiện gồm:
1) Lê Đức Hùng ( Trưởng nhóm)
2) Bùi Quang Sơn
3) Phan Ngọc Cương
4) Nguyễn Trọng Dũng
2
TRƯỜNG TH PHÚC THỌ
T
Ổ

2
Chương 1
KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG
TIỂU HỌC PHÚC THỌ - NGHI LỘC – NGHỆ AN
Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
1. Cơ cấu tổ chức
3
BAN GIÁM HIỆU
PHÒNG HIỆU TRƯỞNG
PHÒNG HIỆU PHÓ
P. CHUYÊN MÔN
P. HẬU CẦN
HÀNH CHÍNH
T
Ổ

3
T
Ổ

4
T
Ổ

5
T
Ổ

1
V
Ă
N

P
H
Ò
N
G
T
H
Ủ

Q
U
Ỹ
K
Ế

T
O

Á
N
2. Các đơn vị có liên quan:
 Phòng Giáo dục Huyện Nghi Lộc.
 Sở Giáo dục và Đào tạo Huyện
3. Lưu lượng văn bản hàng năm:
 Tổng cộng công văn đi: 296cv/năm.
 Các báo cáo, quyết định: 115cv/năm.
 Tỏng cộng công văn đến: 505cv/năm.
4. Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:
 Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều
 Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel.
5. Báo cáo hoạt động của phòng hành chính:
 Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần.
 Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần.
PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM
 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn đi
 Quản lý mượn trả
Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý
là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ khác biệt ở một
vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.
• Quy trình hoạt động
Khi có Công văn gửi đến (tức là Công văn mà phòng văn thư nhận được để xử lý,
không kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến có thể
do Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem Công văn
(Nếu Công văn gửi định danh thì không được bóc). Tại đây Công văn được phân loại
(Nếu có nhiều Công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như : Quyết định, Nghị quyết,
Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời v v…). Sau khi phân loại Công văn có thể được nhân viên
phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình

thức thủ công theo từng loại đã được phân như ở trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ
được thu nhập một cách đầy đủ, và được ghi vào sổ. Riêng với Công văn gửi đi cán bộ
4
chuyên trách xem xét Công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo, còn
không giải quyết được thì cần có sự đồng ý của ủy viên khác thì họ kí để chuyển đi. Nội
dung của Công văn sau khi kí bao gồm: chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí
duyệt hoặc chuyển đi). Khi có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý
của Lãnh đạo thì nhân viên văn phòng sẽ cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay bộ
phận đó. Nếu không thì không cho phép sử dụng Công văn.
SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT
SỐ
HIỆU
CÔNG
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
GỬI
CƠ QUAN
GỬI
PHÂN LOẠI MẬT
*** ** *
… … … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … … …
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
STT
SỐ

HIỆU
CÔNG
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
NHẬN
CƠ QUAN
NHẬN
PHÂN LOẠI BẢO
MẬT
*** ** *
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
PHẦN III : ĐÁNH GIÁ
a) Về ưu điểm : Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản lý Công
văn bằng phương pháp thủ công truyền thống.
5
 Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Công văn như trên là hoàn toàn đúng quy tắc.
 Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ công để quản
lý.
b) Về nhược điểm:
 Việc quản lý Công văn đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một Công văn
nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình.
 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, và
việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ, tài liệu để làm.
 Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là việc tra
cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Công văn muốn

thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức.
 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn đề:
Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản lý phải tự
tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.
c) Lý do xây dựng hệ thống mới:
 Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ
giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó
Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học,
kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới
các lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó
khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các
Công văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiên hơn.
Chương 2:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN.
6
Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Nhân bản
Ghi sổ theo dõi công văn đi
Ghi sổ theo dõi công văn đến
Phân loại công văn
Phân phát công văn
Cấp quyền sử dụng cho công văn
Nhận công văn
Gửi công văn
Mượn trả công văn
Cơ quan
Bộ phận văn thư
Công văn đến
Công văn đi

Sổ công văn đi
Sổ công văn đến
Loại công văn
DS người có chức trách
Người liên quan
DS bộ phận
Thông tin công văn
Bộ phận liên quan
Tác nhân
Tác nhân
=
=
HSDL
HSDL
=
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
Tác nhân
II. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và nhóm
các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2
1. Ghi sổ
7
2. Nhân bản
3. Lưu
4. Phân phát
5. Phân loại

6. Ghi sổ
7. Nhân bản
8. Lưu
9. Mượn, trả
10. Cấp quyền sử dụng
Từ trên ta có bảng phân cấp chức năng như sau:
8
9
QL MƯỢN TRẢGỬI CV
QUẢN LÝ CV
NHẬN CV
GHI SỔ
NHÂN BẢN
LƯU CV
PHÂN PHÁT
PHÂN LOẠI
GHI SỔ
NHÂN BẢN
LƯU CV
CÂP QUYỀN SD
MƯỢN TRẢ
III.Các hồ sơ sử dụng và ma trận thực thể chức năng.
Dựa vào cột 2,3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:
STT Tên hồ sơ sử dụng
1
2
3
4
5
Sổ CV đến

Sổ CV đi
Danh sách người có chức trách
Danh sách bộ phân
Tệp CV
Ma trận thực thể chức năng:
Các thực thể dữ liệu
1. Sổ CV đến
2. Sổ CV đi
3. DS người có chức trách
4. Danh sách bộ phân
5. Tệp CV
Các chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4 5
1.1 Nhận CV U U
1.2 Gửi CV U R U
1.3 Quản lý mượn trả U U R U
10
IV. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ( mức đỉnh )
2. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
11
a. Chức năng nhận công văn:
b. Chức năng gửi công văn :
12
c. Chức năng mượn trả
13
V. Xây dựng thực thể liên kết :
Xác định các thực thể,các thuộc tính và định danh của chúng
14
Tên được chính xác của các
thuộc tính

Tên viết gọn thuộc
tính
Đánh dấu loại ở mỗi loại
bước
(1) (2) (3)
A-SỔ CÔNG VĂN ĐI
• Số công văn
• Loại công văn
• Trích yếu
• Ngày gửi đi
• Cơ quan nhận
• Phân loại bảo mật
• Bộ phận gửi
• Ngày ký
• Người ký
• Scv_ đi
• Tên _loại
• TYCV- đi
• Ngày gửi
• Cơ quan nhận
• Độ mật
• Bộ phận gửi
• Ngày ký
• Người ký CV đi
X
X
X
X
X
X

X
X
B-SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
• Số công văn
• Loại công văn
• Trích yếu
• Ngày nhận được
• Cơ quan gửi đến
• Phân loại bảo mật
• Người ký
• Scv_ đến
• Tên _loại
• TYCV- đến
• Ngày nhận
• Cơ quan gửi
• Độ mật
• Người ký cv đến
X
X
X
X
X
X
X
C-DANH SÁCH BỘ PHẬN
• Mã số
• Tên bộ phận
• Họ tên lãnh đạo
• Chức vụ
• Số người

• Điện thoại
• MS BP
• Tên BP
• Họ tên LĐ
• Chức vụ
• Số người
• ĐT BP
X
X
X
X
X
X
D-DANH SÁCH NGƯỜI CÓ
CHỨC TRÁCH
• Họ và tên
• Chức danh
• Chức vụ
• thuộc bộ phận
• Tên NV
• Chức danh
• Chức vụ
• Thuộc bộ phận
X
X
X
15
• Điện thoại • ĐT NV
X
X

Thuộc tính
tên gọi
Thực thể
tương ứng
Thuộc tính Định danh
Sổ CV đến Cv đến
Sổ CV đến
Tên loại
TYCV - đến
Ngày nhận
Người ký
X
Sổ Cv đi CV đi
Sổ CV đi
Tên loại
TYCV- đi
Ngày gửi
Ngày ký
Người ký
X
Mã BP Bộ phận
Mã BP
Tên BP
ĐTBP
Họ tên LD
Số người
X
Mã NV
Nhân viên
Mã NV

Tên NV
ĐTNV
Chức vụ
Chức danh
Thêm vào
Các phụ thuộc hàm :
SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai ,
Ma_BP,Ngày ký.
16
SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV.
Ma_NV -> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,ChucDanh,Chucvu.
Ma_BP -> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi
DS THUỘC TÍNH DẠNG 1NF DẠNG 2NF DẠNG 3NF
SCV_Den
TY_CVDen
Ngay_Den
Nguoi ki _CVden
TCV_den
Ma_Loai
Ten_Loai
Ma_NV
Ten_NV
DT_NV
Ma_BP
Ten_BP
DT_Bp
Ho ten_LD
TCV_Di
SCV_Di
TYCV_Di

Ngay_ Gui
Nguoi ki _CV di
Ngay_ki
Ma_NV
Ten_NV
DT_NV
Ma_BP
Ten_BP
DT_BP
Hoten_LD
Ma_NV
Ma_Loai
Ten_Loai
SCV_Di
TYCV_Di
Ngay_Gui
Nguoiki_Cvdi
Ngay_ki
Ma_NV
Ma_Loai
Ten_Loai
Ma_NV
Ten_NV
DT_NV
Ma_BP
Ten_BP
DT_BP
Hoten_LD
Ma_NV
Ma_Loai

Ten_Loai
SCV_Di
TYCV_Di
Ngay_Gui
Nguoiki_Cvdi
Ngay_ki
Ma_NV
Ma_Loai
Ten_Loai
Ma_NV
Ma_BP
Ten_NV
DC_NV
DT_NV
Ma_BP
Ten_BP
DT_BP
Hoten_LD
Ma_NV
Ma_Loai
SCV_Di
TYCV_Di
Ngay_Gui
Nguoiki_Cvdi
Ngay_Ki
Ma_NV
17
SCV_Den
TY_CVDen
Ngay_Den

Nguoiki_CVden
SCV_Den
TY_CVDen
Ngay_Den
Nguoiki_CVde
n
Ma_Loai
SCV_Den
TY_CVDen
Ngay_Den
Nguoiki_Cvden
Ma_Loai
Ten_Loai
Dựa vào lược đồ 3NF ta có các lược đồ quan hệ sau :
Congvanden( SO_CVDEN,TEN_CVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN, MALOAI,
MA_BP, NGAYKY ,NGUOIKY).
Congvandi( SO_CVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI,
MA_BP, NGAYKY, NGUOIKY)
Loaicongvan( MALOAI,TENLOAI).
Chucvu( MA_NV,TEN_NV, DIACHI_NV, MA_BP, DT_NV, CHUCVU,
CHUCDANH ).
Bophan( MA_BP,TEN_BP,TENLANHDAO,SONGUOI, DIENTHOAI).
18