Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO
NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ LIÊN MINH
2.1. Các chứng từ trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
2.1.1. Hợp đồng ngoại thương (Contract)
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua
bán ở các nước khác nhau. Trong đó quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên phải
cung cấp hàng hoám chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa, bên mua
phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng. (xem phụ lục)
Hợp đồng XK là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển
giao hàng hóa đó cho nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sở hữu hàng hóa đó sang
tay người mua.
2.1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, và là yêu cầu của
người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải
nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao
hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải… (xem phụ lục)
Hóa đơn thường được người XK lập thành nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác
nhau: xuất trình cho người nhận hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo
hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế…
2.1.3. Phiếu đóng gói (Packing list)
Là chứng từ hàng hóa liệt kê tất cả các mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong
từng kiện hàng (thùng hàng, container…) và toàn bộ lô hàng được giao. Phiếu đóng
gói do người xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu thường được lập thành 3
bản. Nội dung phiếu đóng gói gồm: tên người bán, tên người mua, số hiệu của hóa
đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách thức đóng gói, loại hàng, số lượng hàng đóng trong
từng kiện hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì. (xem phụ lục)
2.1.4. Tờ khai hải quan xuất khẩu (Custom declaration)
Là chứng từ để chủ hàng khai báo cho Hải quan biết số hàng mình muốn vận chuyển
xuyên qua biên giới quốc gia, để hải quan kiểm tra giấy tờ và hàng thực tế khi hàng
này xuyên qua biên giới quốc gia. (xem phụ lục)

Nội dung tờ khai hàng xuất khẩu do Tổng cục Hải quan ấn hành gồm 27 khoản mục.
2.1.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
- Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do Phòng thương mại/ Bộ thương mại
cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
- Nội dung của C/O bao gồm: tên và địa chỉ người mua. Tên và địa chỉ của
người bán; tên hàng, số lượng; kí mã hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản
xuất hoặc khai thác hàng; xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. (xem phụ
lục)
2.1.6. Giấy lưu cước tàu (Booking note)

- Là chứng từ do người gửi hàng cung cấp thông tin cho hãng tàu để đặt chỗ trên
tàu. Khi kí vào Booking note, chủ tàu đã đồng ý cung cấp cho người gửi hàng
diện tích hầm hàng hoặc số lượng container mà chủ hàng đã đăng kí.
- Nội dung của Booking note bao gồm: tên người gửi hàng, tên người nhận hàng,
tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, thời gian xếp hàng, cước phí, phương
thức thanh toán, các chi tiết về hàng hóa. (xem phụ lục)
- Booking note khi có chữ kí của người gửi hàng và người nhận chuyên chở thì
sẽ thành hợp đồng vận tải sơ bộ có giá trị pháp lí ràng buộc hai bên.
2.1.7. Lệnh cấp container rỗng (Empty container release order)

- Là chứng từ do hãng tàu cấp cho người gửi hàng dựa trên cơ sở booking note.
theo lệnh này, hãng tàu sẽ cung cấp container rỗng cho chủ hàng đóng hàng
(trường hợp FCL).
- Nội dung của lệnh cấp container rỗng bao gồm: tên tàu, số chuyến - số loại
container cấp - cảng dỡ hàng - người gửi hàng - bãi cấp container rỗng, nơi hạ
bãi.
- Ngoài ra, trên lệnh này con ghi rõ nhân viên của hãng tàu mà chủ hàng liên hệ
để nhận container rỗng và trả container, thanh toán cước phí có liên quan. (xem
phụ lục)
2.1.8. Phiếu lưu khoang tàu (Container packing list)

- Phiếu lưu khoang tàu là một hợp đồng đơn gian, nó có chữ kí của người gửi
hàng và người vận tải, có giá trị pháp lí ràng buộc cả hai bên. Nếu một trong
hai bên vi phạm các điều đã thỏa thuận như: đúng thời hạn yêu cầu mà chủ
hàng không có hàng để chuyên chở hoặc người vận chuyển không thể xếp hàng
xuống tàu như đã thỏa thuận…thì sẽ chịu trách nhiệm và chịu các phí tổn phát
sinh. (xem phụ lục).
- Các thông tin của phiếu lưu khoang tàu còn được dùng để chuẩn bị vận đơn,
bao gồm các nội dung sau: tên người gửi hàng – tên người nhận hàng – số
lượng container cần chuyên chở – tên tàu, số chuyến – thời gian xếp hàng –
cảng đi, cảng đến – các thỏa thuận về giá cước và phương thức thanh toán.
2.1.9. Thư tín dụng (Letter of credit – L/C)

- Trong hợp đòng mua bán ngoại thương thanh toán bằng L/C, L/C là chứng từ
quan trọng để hãng tàu/ khách hàng lập B/L và sắp xếp kế hoạch.
- Các chi tiết B/L phải tuyệt đối tuân thủ các chi tiết trong điều khoản giao hàng
của L/C (thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng, thanh toán
cước phí cần đặc biệt lưu ý đến thời hạn hiệu lực giao hàng và quy định về
chuyển tải. Nếu theo B/L hàng hóa được chuyển tải mà trong L/C quy định
không được phép chuyển tải thì sẽ không thanh toán được, trong hợp đồng L/C
có sai xót về lỗi chính tả thì B/L cũng phải theo đúng y như vậy. Nếu khác biệt
với L/C chủ hàng sẽ không được thanh toán.
2.1.10. Vận đơn (Bill of lading – B/L)
- Vận đơn đường biển là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển
do người chuyên chở (carrier)/ người giao nhận (forwarder) cấp cho người gửi
hàng (shipper) sau khi hàng đã xếp lên tàu nhận để xếp, đây là bộ chứng từ
quan trọng nhất trong bộ hồ sơ hàng nhập, nó điều chỉnh mối quan hệ giữa
người gửi hàng với người chuyên chở/ người giao nhận và người nhận hàng
(consignee).
- Các chức năng của B/L đường biển

• Là bằng chứng duy nhất xác định hợp đồng chuyên chở bằng đường
biển đã được kí kết.
• Là biên lai nhận hàng để gửi cho người chuyên chở/người giao nhận.
Sau khi cấp B/L, người chuyên chở/người giao nhận có trách nhiệm đối với số
lượng hàng và tình trạng hàng hóa ghi trong vận đơn và giao cho người cầm
B/L hợp pháp cảng đến.
• Là một chứng từ xác nhận việc sở hữu hàng hóa ghi trong B/L, người
cầm B/L hợp pháp có quyền sở hữu hàng hóa.
• Ngoài ra B/L còn là văn bản làm cơ sở cho việc khai báo hải quan, làm
cơ sở cho việc kí kết hợp đồng bảo hiểm hàng hóa XNK và chứng từ trong
thanh toán quốc tế đối với ngân hàng.
Phân loại vận đơn
Đứng trên góc độ của nghiệp vụ giao nhận thì ta có 2 loại vận đơn căn cứ theo người
phát hành vận đơn:
• Ocean Bill of Lading (OB/L) hoặc Master Bill of Lading (MB/L): là loại
vận đơn mà hãng tàu nhận vận chuyển hàng hóa cấp cho người giao nhận để
chứng nhận về việc đã xếp hàng lên tàu.
• House bill of lading (HB/L): là loại vận đơn do người giao nhận phát
hành, gửi cho chủ hàng về việc đứng ra nhận chuyên chở lô hàng mà người
xuất khẩu ủy thác.
B/L thường được lập thành 3 bản chính: bản gốc (original) và một số bản copy, 3 bản
chính được giao cho shipper (real shipper hay forwarder) và trên B/L ghi rõ khi một
bản gôc đã xuất trình để nhận hàng rồi thì các bản khác là vô giá trị (to be void) các
bản copy là phí lưu thông (copy non negotiable).
Thông thường để tạo mọi điều kiện và đơn giản hóa các thủ tục khi nhận hàng ở nước
ngoài thì người giao nhận thường yêu cầu hãng tàu phát hành vận đơn xuất trình
(surrendered B/L). Điều quan trọng nhất là hãng tàu phải điện báo cho đại lý của mình
ở nước ngoài về vấn đề này để việc nhận hàng được thông suốt.
2.2. Sơ đồ quy trình
Hình 2.1. S ơ đồ về quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển

tại C ông ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh
2.3. Các bước thực hiện quy trình
2.3.1. Tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ (Booking request)
Nhận yêu cầu đặt chỗ từ 3 đối tượng:
- Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ khách hàng: Yêu cầu người gửi
hàng cung cấp số lượng, ngày ra hàng, tên hàng hóa, v.v
- Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ nhân viên phòng kinh doanh:
Yêu cầu nhân viên kinh doanh cung cấp chi tiết về lô hàng gồm thông tin liên
hệ của người gửi hàng, chi tiết lô hàng và phương thức thanh toán, v.v
- Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ đại lý: Liên hệ người gửi hàng,
yêu cầu người gửi hàng cung cấp số lượng, ngày ra hàng, v.v
2.3.2. Liên hệ với hãng tàu
- Sau khi nhận được yêu cầu từ ba đối tượng đã đề cập ở bước 1, căn cứ vào các
yêu cầu mà liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ là hãng tàu hoặc đại lý
hãng tàu để xin lịch tàu, xem xét về thời gian vận chuyển, giá cước,…
- Xem lịch tàu thông qua trang web của hãng tàu hoặc trên tạp chí “VN Shipping
Gazette”
- Chọn ngày phù hợp với yêu cầu của đại lý và shipper
- Hỏi xin cước phí đường biển, ETD, Cut off time từ các hãng tàu
2.3.3. Gửi thông báo trước cho người gửi hàng và đại lý (Pre-advised)
• Gửi thông báo trước cho người gửi hàng: Gửi cho người gửi hàng lịch tàu, lịch
bay với hành trình của lô hàng, thời gian cắt máng, giá cả (nếu người gửi hàng
yêu cầu), và yêu cầu người gửi hàng xác nhận về lô hàng muốn vận chuyển.
• Gửi thông báo trước cho đại lý: Gửi cho đại lý lịch tàu của các hãng tàu, hãng
hàng không với hành trình của lô hàng, giá cả, thời gian vận chuyển, chi tiết
của lô hàng, tên người gửi hàng, tên người mua hàng để đại lý liên hệ người
mua hàng và xác nhận về lô hàng phát sinh (đây là bước quan trọng đối với
những lô hàng mà cước được trả bởi người mua hàng)
2.3.4. Tiến hành đặt chỗ (Book tàu)
- Dựa trên yêu cầu, xác nhận của người gửi hàng và đại lý, liên hệ với hãng tàu

hoặc đại lý hãng tàu để đặt và xác nhận chỗ.
• Cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng cho hãng tàu: tên hàng, loại hàng,
số khối, số lượng container, loại container, cảng đi, cảng đến, ETD, Freight
collect/ Freight prepaid,…
• Book tàu
• Nếu là hàng gửi nguyên container, sau khi hãng tàu hoặc đại lý hãng tà đã xác
nhận chỗ bằng lệnh cấp container rỗng (biểu mẫu của hãng tàu) nhân viên bộ
phận dịch vụ khách hàng gửi lệnh cấp container rỗng cho người gửi hàng.
• Nếu là gửi hàng lẻ một phần của container, sau khi đại lý hãng tàu đã xác nhận
chỗ (biểu mẫu của đại lý hãng tàu) nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng làm
xác nhận đặt chỗ gửi cho người gửi hàng
2.3.5. Nhận Lệnh cấp cont rỗng
2.3.5.1. Đối với hàng nguyên Container (FCL)
- Nhận Booking Confirmation/ Booking/ Booking Receipt Notice từ hãng tàu
- Kiểm tra các thông tin về số Container, loại Container, ETD, Closing time,
tên con tàu, chuyến tàu, nơi hạ Container
2.3.5.2. Đối với hàng lẻ (LCL)
- Nhận Booking Note từ hãng tàu
- Kiểm tra các thông tin về số khối, Closing time, nơi đóng hàng lẻ,…
2.3.6. Làm tờ khai Hải quan
2.3.6.1. Khai Hải quan điện tử
Sau khi có các thông tin trên, trường hợp khách yêu cầu làm thủ tục Hải quan:
Đăng nhập vào phần mềm ECUS4 và điền đầy đủ các thông tin như theo yêu
cầu của phần mềm.
Dựa vào các chứng từ mà Công ty TNHH DV & GPVN Tin Học Việt gởi sang
và thông tin sẵn có, nhân viên công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh sẽ
lên tờ khai hải quan với các nội dung sau: (Phụ lục 1)
Ô 1: Người nhập khẩu
Cần điền đầy thủ các thông tin như:
- Tên và địa chỉ đầy đủ của doanh nghiệp xuất khẩu: Tên và địa chỉ của doanh

nghiệp xuất khẩu: Công ty TNHH DV & GPCN Tin Học Việt, Phòng 802, tòa
nhà Vietnam Business Center, 57-59 Hồ Tùng Mậu
- Mă số thuế: 0312570936
- Số điện thoại và số fax của doanh nghiệp (nếu có)
Ô 2: Người xuất khẩu (điền thông tin tương tự ô số 1)
Ô 3 và Ô 4 Dành cho hàng hoá nhập khẩu theo h́ình thức ủy thác hoặc thông
qua đại lý thủ tục hải quan, do đó công ty sẽ để trống 2 ô này.
Ô 5: Loại Hình
Công ty sẽ chọn loại hình xuất kinh doanh (XKD01)
Ô 6: Giấy Phép (nếu có)
Ô này dành riêng cho các mặt hàng xuất khẩu nhà nước buộc phải có giấy
phép do bộ thương mại cấp. Ở mục này công ty để trống.
Ô 7: Hợp Đồng
Ghi rõ số hợp đồng, ngày có hiệu lực và ngày hết hạn:
- Số hợp đồng: 02-2014 NIT/HĐKD
- Ngày: 21/01/2014
Ô 8: Hóa Đơn Thương Mại
Ghi rõ số hóa đơn và ngày lập hoá đơn.
- Số: INV 02NIT -04/2014
- Ngày: 24/02/2014
Ô 9: Cửa khẩu xuất hàng
Chọn cửa khẩu cảng xuất tương ứng:
- Tên cảng: Cảng Tân Cảng/TP.HCM
- Mã HQ cửa khầu: C004
Ô 10: Nước nhập khẩu
Ghi tên nước nhập khẩu và kí hiệu tương ứng
• United States of America
• Tên viết tắt: US
Ô 11: Điều kiện giao hàng
Điều kiện giao hàng thể hiện trong hợp đồng ngoại thương: FOB

Ô 12: Phương thức thanh toán - (T/T)
Ô 13: Đồng tiền thanh toán
Ghi rõ loại ngoại tệ dùng để thanh toán theo hợp đồng: USD
Ô 14: Tỷ giá tính thuế.
Áp dụng tỉ gía tính thuế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố mỗi ngày, trừ chủ
nhật
• 21 036 VND/USD ( Tỉ giá ngày 25/04/2014)
Ô 15: Mô tả hàng hóa
Cần ghi rõ tên và quy cách hàng hóa (bằng tiếng Việt và tiếng Anh). Nếu có từ ba mặt
hàng trở lên th́ì sẽ sử dụng phụ lục tờ khai đính kèm. Trong trường hợp này, vì lô
hàng gồm 6 hàng hóa nên Công ty sẽ sử dụng Phụ lục tờ khai hải quan điện tử (Từ Ô
15 đến Ô 21)
• Chi tiết hàng theo phụ lục đính kèm
• Phụ lục bao gồm 6 mặt hàng như sau:
+ Điện thoại Cisco UC Phone 7965, Gig Ethernet, Color spare (CP- 7965G=),
hàng mới 100%
+ Điện thoại Cisco 7975G, UC Phone 7975, Gig Ethernet, Color spare (CP-
7975G=), hàng mới 100%
+ Điện thoại Cisco Unified Phone 8945, Plantom Grey Slimline handset (CP-
8945-L-K9=), hàng mới 100%
+ Điện thoại Cisco 7942G, Cisco UC Phone 7942 spare (CP- 7942G=), hàng
mới 100%
+ Điện thoại Cisco Cisco UC Phone 7962 spare (CP- 7962G=), hàng mới
100%
+ Điện thoại Cisco 7945, Cisco UC Phone 7945, Gig Ethernet, Color spare
(CP- 7945G=), hàng mới 100%
Ô 16: Mã số hàng hóa.
Căn cứ vào biểu thuế quy định theo từng năm của tổng cục Hải Quan ban
hành để áp mă cho từng đối tượng cần khai báo Hải Quan
• Áp dụng biểu thuế 2009

• Mã HS là: 85171800
Ô 17: Xuất xứ
• Hong Kong (HK)
Ô 18: Lượng hàng
• Theo thứ tự hàng hóa như trên thì số lượng hàng là: 320-120-60-540-540-320
Ô 19: Đơn vị tính- CAI
Ô 20: Đơn giá nguyên tệ
Ô 21: Trị giá ngyên tệ
• Trị giá của từng loại hàng hóa
• Tổng cộng: 296 019
Ô 22: Thuế xuất khẩu
• Mặt hàng điện thoại hiện nay xuất khẩu với thuế xuất 0%
Ô 23: Thu khác (Không có)
Ô 24: Tổng số tiền thuế và thu khác (Không có)
Ô 25: Lượng hàng, số hiệu container
Ô 26: Chứng từ đi kèm
Ô 27: Cam kết về nội dung tờ khai
• Tích hợp chữ kí điện tử vào phần mềm
• Truyền thông tin tờ khai tới cơ quan HQ
2.3.6.2. Nhận phản hồi từ Hải quan
• Chờ iđợ ph nả h iồ từ m ngạ c aủ chi c cụ h iả quan n iơ khai báo.
• Sau khi có phản hồi từ HQ về số tờ khai, kết quả phân luồng, hướng dẫn làm
thủ tục HQ, thông báo thuế. Khi có thông báo về luồng ra của tờ khai HQ
(luồng của tờ khai ám chỉ mức độ chịu sự kiểm soát HQ của lô hàng, có những
luồng hàng chính là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ tương ứng với mức
độ kiểm tra tăng dần), nhân viên giao nhận tiến hành in ra giấy và chuẩn bị hồ
sơ mang đến chi cục HQ nơi khai báo
• Đối với tờ khai được phân luồng xanh- tức là thờ khai đã được thông quan trên
mạng, bộ phận OP chỉ cần mang 1 tờ khai chính và 1 tờ khai photo đến HQ
cảng để thông quan. Đối với tờ khai được phân luồng vàng- tức là kiểm tra

chứng từ giấy, khi đó bộ phận OP phải mang bộ chúng từ theo yêu cầu để HQ
kiểm tra. Còn đối với những lô hàng bị phân luồng đỏ thì ngoài bộ chứng từ
như ở luồng vàng, lô hàng sẽ bị HQ kiểm hóa, mức độ kiểm hóa tùy theo loại
hàng hóa mà có thể là 5%, 10% hay 100%,…
+ Tờ khai ở Phụ lục 1 cho thấy luồng của tờ khai là luồng Vàng. Vì thế, công ty phải
mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị HQ
+ Bộ hồ sơ bao gồm: Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation), Tờ khai hải quan đã
phân luồng, Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), Bảng kê chi tiết hàng hóa
(Packing list)
2.3.7. Làm hàng và ra hàng
2.3.7.1. Đối với hàng nguyên container (FCL)
- Tiến hành nhận hàng
Nhân viên của công ty giao nhận có thể nhận hàng và kiểm hàng tại kho của
khách hàng hoặc của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của công ty
giao nhận và điều kiện của khách hàng.
- Đóng hàng vào container
• Bộ phận OP tiến hành nhận container sau khi ký đơn xin khoang (Booking
note) nhận packing list, seal (chì) và lệnh vỏ container rỗng. Tùy theo số lượng
và kiểu cách hàng hóa mà công ty giao nhận đã lên phương án mượn loại
container thích hợp. Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao
nhận là người có khả năng kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng
hỏng hàng hoặc các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Nhân viên giao nhận/ vận tải sau đó hoặc kéo container về kho của khách
hàng/ kho của công ty mình để đóng hàng sau đó kéo container ra cảng hoặc
kéo container ra CY, đưa hàng ra CY để đóng hàng
- Hàng bị kiểm hóa (nếu có)
• Sau khi đóng hàng vào container, OP sẽ bấm Seal tạm thời, kéo container ra
cảng và hạ bãi chờ kiểm hóa. Sau đó cầm giấy giới thiệu xuống Điều Độ Bãi,
yêu cầu làm Phiếu bấm Seal và liên lạc với nhân viên hải quan để tiến hành
kiểm hàng.

• Sau khi HQ kiểm hóa xong, nếu hàng đúng như từ khai, nhân viên HQ sẽ ghi
kết quả kiểm hóa và đóng dấu vào ô xác nhận thông quan trên tờ khai. Sau đó,
bấm Seal HQ cùng với Seal Hãng tàu vào container
- Tiến hành giao hàng
Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục
hạ bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ
hải quan và lấy biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy biên lai
thuyền phó đổi lấy vận đơn.
2.3.7.2. Đối với hàng lẻ
- Nhận hàng:
Trước khi nhận hàng của khách hàng, nhân viên giao nhận ký Booking note và
thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ địa điểm giao hàng. Nhận hàng cũng yêu
cầu kiểm tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng.
- Vận chuyển và giao hàng
Mang hàng đến và giao cho hãng tàu hoặc thông quan nội địa (ICD). Chuyển
các chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục hải quan
cho người gom hàng
- Ηàng bị kiểm hóa
Mời nhân viên hải quan đến để kiểm tra hàng hóa. Sau khi kiểm tra, nếu hàng
đúng yêu cầu, nhân viên HQ sẽ đóng dấu thông quan lên tờ khai HQ xuất khẩu
2.3.8. Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
2.3.8.1. Đối với hàng nguyên container (FCL)
- Khi đã có tờ khai đã được thông quan xuất khẩu, mang 1 tờ khai chính và 1 tờ
khai photo cho HQ thanh lý. HQ tiến hành kiểm tra số cont, vị trí cont và ký,
đóng dấu xác nhận thanh lý vào ô 31 của tờ khai HQ/2012-XK
- Đóng phí tờ khai và đem tờ khai bản chính sang bộ phận vào sổ tàu để tiến
hành vào sổ tàu
2.3.8.2. Đối với hàng lẻ (LCL)
- Sau khi có tờ khai thông quan xuất khẩu, đem hàng vào kho
- Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ ghi chú số kiện, số khối lên Booking note và đóng

dấu kho
- Mang 1 tờ khai chính, 2 tờ khai photo và Booking note đã đóng dấu kho đến
HQ thanh lý để thanh lý tờ khai
- Sau khi thanh lý tờ khai, sang Thương vụ kho để làm Phiếu nhập kho và đóng
phí.
2.3.9. Làm vận đơn (House Bill of Lading) và gửi chi tiết làm vận đơn
(Shipping Instruction)
Sau khi nhận hồ sơ từ nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng, nhân viên bộ phân
chứng từ có trách nhiệm:
- Liên lạc với người gửi hàng để xin số cont, seal và chi tiết hàng hóa để làm
vận đơn nhà nháp gửi cho người gửi hàng và yêu cầu người gửi hàng xác nhận
vận đơn trong ngày tàu chạy.
- Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để báo số cont, seal, gửi chi tiết
hàng hóa cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để làm vận đơn chủ.
- Kiểm tra vận đơn chủ, đối chiếu thông tin về tên tàu, ngày tàu chạy, chi tiết
hàng hóa giữa vận đơn nhà và vận đơn chủ.
- Xin hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu thư báo nợ của lô hàng đã phát sinh.
* Lưu ý:
- Nếu shipper lấy trực tiếp vận đơn chủ thì không cần làm vận đơn nhà.
- Đối với hàng lẻ, hàng gửi một phần container: Liên hệ người gửi hàng và nhắc
nhở người gửi hàng ra hàng trước giờ cắt hàng, nếu hàng giao vào kho hàng ở
cảng thì fax xuống kho xác nhận đặt chỗ bản đã gửi cho shipper để nhờ dưới
kho chuyển hàng cho đại lý hãng tàu và liên hệ nhân viên hiện trường của bên
đại lý hãng tàu để biết số khối thực tế mà nhân viên kho đã cân đo để thể hiện
trên vận đơn.
- Đối với hàng đi Mỹ, Nam Mỹ và các nước thuộc Châu Âu phải hoàn thành
xong chứng từ trong ngày tàu chạy đối với tàu có chuyển tải ở một cảng thứ 3
và trước ngày tàu chạy 2 ngày đối với tàu đi thẳng từ cảng chở hàng đến cảng
đến cuối cùng.
- Đối với hàng đi Mỹ, xin hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu thông tin ISF và gởi đầy

đủ thông tin ISF cho đại lý. Tự file AMS nếu đại lý có hệ thống file hoặc gởi
vận đơn nhà cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu file AMS giúp nếu đại lý không
có hệ thống file AMS.
- Đối với hàng LCL đi Mỹ, gởi vận đơn nhà cho đại lý hãng tàu để file AMS
- Đối với hàng đi Úc, yêu cầu shipper gởi bản lược khai chi tiết đóng gói, hàng
kiện gỗ phải có hun trùng và cung cấp chứng thư hun trùng.
2.3.10. Gửi chi tiết của lô hàng đã phát sinh cho đại lý (pre-alert)
- Sau khi hoàn thành tất cả chứng tù liên quan (Vận đơn chủ, vận đơn nhà, hóa
đơn thương mại, chi tiết hàng hóa,chứng nhận nguồn gốc hàng hóa, chứng thư
hun trùng, chứng nhận kiểm dịch thực vật…) thì gởi thông báo chi tiết về lô
hàng đã phát sinh cho đại lý
- Đối với hàng của nhân viên phòng kinh doanh, bộ phận chứng từ sẽ cc thông
báo chi tiết về lô hàng cho nhân viên phòng kinh doanh theo dõi
2.3.11. Kiểm tra hồ sơ của lô hàng đã phát sinh và làm thư báo nợ (Debit
note)
- Nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng sau khi nhận hồ sơ hoàn tất của một lô
hàng đã phát sinh từ bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra lại kỹ các chứng từ đã thể
hiện thông tin của lô hàng chính xác chưa. Sau đó làm thư báo nợ để gửi cho
cho đại lý hoặc chủ hàng tùy theo điều kiện thanh toán. Làm Job costing sau
đó chuyển hồ sơ hoàn chỉnh của lô hàng lên kế toán (bao gồm Job costing, thư
báo nợ, vận đơn chủ, vận đơn nhà, tờ khai (nếu có), và các chứng từ hóa đơn
gốc trả k/hàng)
- Nếu khách hàng lấy vận đơn chủ, có thề chuyển thư báo nợ của hãng tàu cho kế
toán để kế toán thanh toán cho hãng tàu trước, sau đó sẽ chuyển hồ sơ của lô
hàng lên kế toán trong thời gian không quá 3 ngày đối hảng vận chuyển bằng
đường hàng không và không quá 5 ngày đối hàng vận chuyển bằng đường biển.
Bộ phận chứng từ kiểm tra với hãng tàu tiền vào chưa để tiến hành lấy bill gốc
về giao cho người gửi hàng.
2.3.12.Theo dõi lộ trình của lô hàng đã phát sinh cho đến khi hàng đến
- Đối với hàng có chuyển tải ở môt cảng thứ ba, ghi chú lại ngày đến, ngày đi,

tên tàu mẹ ở cảng chuyển tải để lên trang website của hãng tàu, kiểm tra xem
hàng đã được xếp lên tàu mẹ tại cảng chuyển tải chưa và làm xác nhận xếp
hàng lên tàu mẹ (Loading Confirm) gởi cho đại lý, cho người gửi hàng. Nếu
hàng lẻ đi qua đại lý hãng tàu thì hỏi họ kiểm tra với hãng tàu và làm xác nhận
xếp hàng lên tàu mẹ. Nếu phát hiện có sự thay đổi hay sự chậm trễ gì trong quá
trình chyển tải hàng thì báo cho bộ phận dịch vụ khách hàng và xin hãng tàu
hoặc đại lý hãng tàu thông báo để báo cho đại lý, chủ hàng.
- Hàng gần tới thì nhắc chủ hàng thanh toán để báo đại lý thả hàng.